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1 Portafolio de Soluciones

2 CONÓCENOS Historia de la Empresa Premios Fundada en el 2003 Oficinas Corporativas en San Pedro Garza García, N.L. Distribuidor certificado Laserfiche desde el 2003 Distribuidor Autorizado Kodak Document Imaging Más de 200 Clientes a nivel Nacional Empresa Certificada en ISO 9001:2008 Laserfiche Winner Circle VAR ( ) Mejor Distribuidor Kodak ( ) Misión Ofrecer soluciones de digitalización y automatización de procesos mediante soluciones de gestión documental, cumpliendo con los más altos niveles de calidad. Basados en el profesionalismo y capacidad de nuestro equipo de trabajo y en combinación con herramientas tecnológicas de clase mundial logramos la plena satisfacción de nuestros clientes. Visión Ser líderes en el ramo de digitalización y gestión documental en Latinoamérica, ofreciendo soluciones que contribuyan al éxito de nuestros Clientes. 1

3 Nuestros Valores Honestidad Responsabilidad Compromiso Confidencialidad Profesionalismo Política de Calidad Nuestra Política de Calidad está basada en el compromiso adquirido con los Clientes a fin de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas. Proporcionando Servicios de Digitalización y Automatización de Procesos mediante Soluciones de Gestión Documental de la más alta calidad cumpliendo siempre con los valores fundamentales que son el pilar de nuestra organización: Responsabilidad Cumpliendo en tiempo y forma con cada una de las actividades encomendadas por nuestros clientes. Confidencialidad Parte esencial de nuestra organización es preservar la seguridad en el manejo de la información, valorando la confianza que depositan en nosotros. Mejora Continua Constantemente estamos actualizando nuestro buró de servicios y soluciones, así como el equipo técnico y humano, obteniendo una mejora en el sistema de administración de calidad. 2

4 PORTAFOLIO DE SOLUCIONES Soluciones de Gestión Documental Laserfiche proporciona a su organización un control central de su infraestructura de Información, al mismo tiempo ofrece ofreciendo unidades de negocios individuales, contenido flexible y administración de procesos empresariales. Con su sistema ágil de Administración de contenido empresarial y filosofía, Laserfiche esta diseñado para brindar a las organizaciones control central sobre su infraestructura de información, incluyendo estándares, seguridad y auditoría, al mismo tiempo que ofrece a las unidades empresariales flexibilidad local sobre contenido y administración de procesos empresariales. Este diseño único crea valor proporcionando un sistema único que satisface las necesidades de todos los departamentos al mismo tiempo que mejora el cumplimiento implementando un punto central de control sobre activos de información de la empresa. Con una estructura de diseño fundamental diseñada para satisfacer las necesidades del departamento de TI, Laserfiche está diseñado para que sea fácil de adquirir, fácil de implementar, fácil de admitir y fácil de extender. No solamente las organizaciones pueden configurar sus propios flujos de trabajo, personalizar plantillas o escribir sus propias aplicaciones sin tener que contratar a consultores costosos, sino que Laserfiche es además lo suficientemente flexible para que los jefes de departamento puedan personalizar y manejar fácilmente sus propios sistemas sin ninguna ayuda por parte del departamento de TI. 3

5 Características Importantes Fácil adaptación desde uno hasta miles de usuarios. Licencias de usuario designado con descuentos de volumen significativos simplifican el proceso de compra, eliminando las largas requisiciones y facilitando la gestión presupuestaria para la implementación de una empresa. Se integra con su portafolio de TI existente. Como una plataforma abierta, Laserfiche facilita y promueve la integración con línea de negocio y aplicaciones heredadas para resolver los problemas de documentos transaccionales y proporcionar un ROI rápido. Extiende flexibilidad local. Ningún sistema ECM ofrecerá control centralizado sobre contenido si no se utiliza. Laserfiche está diseñado para proporcionar centralización y estandarización sin comprometer la flexibilidad y personalización de entrega de información requerida para las aplicaciones de negocio definidas. Configurar, no personalizar. La configuración de las soluciones estandarizadas de Laserfiche aprovecha las plataformas de administración existentes-incluyendo las aptitudes de Microsoft y ofrece un menor costo total de propiedad. Mantiene el control sobre su entorno ECM. Soporte para virtualización, creación de reflejo, prueba, desarrollo y otros entornos sin la necesidad de comprar licencias de software adicional le pone en completo control de topología del sistema, alta disponibilidad y recuperación. Crezca con su organización. Debido a que las necesidades cambian, Laserfiche Rio mantiene flexibilidad de cambiar los atributos del sistema aun después del traspaso a producción con cambios hechos con las mismas herramientas intuitivas usadas para la configuración inicial. 4

6 PORTAL DE PROVEEDORES ED Por qué contar con un portal para la recepción y validación de Facturas? De acuerdo al inciso I de la Resolución de la Miscelánea Fiscal para el 2012, los contribuyentes que emitan y reciban Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas Electrónicas) deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML. Sin olvidar que todos los comprobantes fiscales recibidos por parte del emisor deben ser validados por el receptor y garantizar que estos cumplan con los requisitos establecidos en el SAT. Características del Portal de Proveedores Interfaz amigable para los proveedores Integración directa con el repositorio de gestión documental Laserfiche Validación en línea de las facturas que suban los proveedores (Validación del Certificado, timbre, estado del CFDI, fechas, RFC, entre otros ) Integración con los diferentes ERP de las compañías para consulta de datos como por ejemplo, información de proveedores, órdenes de compra, saldos, etc. No permite la duplicidad de las facturas. Validación de datos fiscales correctos del receptor. Personalización de módulos en base a requerimientos. Diseño personalizado del Portal de proveedores. El proveedor tendrá acceso en todo momento al reporte de facturas que ha ingresado donde podrá consultar: Estado de la factura (recibida, en proceso o rechazada) Estado del proceso de autorización en línea Fechas de pago Comentarios Descarga del comprobante de pago. Beneficios Control de todas las facturas recibidas por parte de los proveedores. Cumplir con los requerimientos fiscales. Reducción del uso de papel. Eficientar el proceso de pago. La información queda centralizada en Laserfiche por lo que garantizamos la disponi bilidad de la misma en todo momento y de manera segura. Fácil acceso a las facturas recibidas de manera estructurada. Ustedes son los dueños la información. 5

7 PORTAL GASTOS DE VIAJE ED La solicitud, aprobación, seguimiento, pago y reembolso de los gastos de viaje en ocasiones requiere de procesos muy complicados y difíciles de controlar. Expert Data ofrece una solución completa para el control automatizado de los gastos de viaje que le permite tener soluciones modulares de acuerdo a los requerimientos específicos de cada cliente. Con el portal de gastos de viaje se automatiza el proceso de autorización, verificación e inclusive la asignación de los tipos de gastos que tienen definidos los empleados a realizar de acuerdo a las políticas internas de cada una de la empresa. Con el portal de gastos de viaje se automatiza el proceso de autorización, verificación e inclusive la asignación de los tipos de gastos que tienen definidos los empleados a realizar de acuerdo a las políticas internas de cada una de la empresa. Características Generales Solución Web Integrada 100% con Laserfiche (Para el resguardo seguro de los documentos compro batorios y proceso de flujo de trabajo) Verificación en línea de los comprobantes XML con el SAT. Validación del archivo XML para garantizar su integridad. Manejo de políticas de viáticos que se determinan en las compañías. Requerimientos de viaje. Planeación del viaje. Comprobación de gastos. Afectación cuenta contable. Reportes. Requerimiento de viaje. Solicitud de viáticos. Espera de aprobación Anticipos. Manejo de tarjetas corporativas. Comprobación de gastos. Envío de comprobantes por concepto. Validación fiscal de comprobantes (CFDI). Verificación de importes. Comprobante de viáticos. Proceso para aprobación. Afectación contable. Pago de viáticos. 6

8 PROCESOS DE NEGOCIOS Para todas las organizaciones, el uso de tecnologías fundamentales como administración de contenido de empresas (ECM) disponible para todas las oficinas, unidades de negocio y departamentos es una estrategia viable para reducir costos a múltiples niveles. Mientras que los costos de las iniciativas de ECM están generalmente justificados basándose en retorno de inversión proyectado, seleccionando una plataforma estándar permite al departamento de TI ofrecer soluciones departamentales de configuración mínima. El enfoque del sistema ágil ECM de Laserfiche brinda un poderoso marco de empresa que agrega valor, aumenta productividad y mejora regulación a través de múltiples líneas de negocio. En un lugar de comprar múltiples aplicaciones aisladas para abordar casos de uso particular, Laserfiche brinda una solución ECM para manejar todos los procesos de contenido relacionados, desde procesamiento C/P y administración de contratos hasta administración del ciclo de inversiones y mucho más. CUENTAS POR PAGAR Recepción de facturas electrónicas XML / PDF en línea. Validación de los archivos XML cumpliendo con los requisitos fiscales. Administración eficiente de los archivos XML y PDF recibidos por los proveedores. Automatización del proceso de pago siguiendo las reglas de negocio de cada organización. Autorización de facturas desde cualquier parte incluso desde su propio celular. Integración con los sistemas ERP. Auditoria de todo el proceso de pagos para detectar los cuellos de botella. Búsqueda inteligente de facturas en cualquier momento y en cuestión de segundos. Resguardo seguro de las facturas recibidas cumpliendo con lo establecido por la autoridad fiscal. 7

9 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y PLANOS El objetivo principal de la digitalización de documentos es ayudar a las organizaciones a reducir espacios importantes, disminuir costos por el uso de consumibles para impresión y copias, resguardar información en medios seguros para protegerlos de cualquier contingencia como pueden ser algún desastre natural así como incendio, robo, etc. además de permitir a los usuarios el acceso a la información de manera rápida, segura y confiable. Contamos con personal capacitado para el manejo de documentos de formato amplio y el equipo especializado que garantizan la fidelidad y buen trato a sus planos. 8

10 Evita la Pérdida de Información El acceso a la información en medios digitales garantiza en todo momento su integridad y permite de manera fácil y rápida la realización de respaldos de seguridad, mismos que pueden ser resguardados en un pequeño espacio. Espacio Qué prefiere 1 bodega llena de papeles que genere un elevado costo de mantenimiento o un simple CD que puede ser resguardado en un pequeño cajón? Acceso a la información Usted podrá accesar, consultar, enviar por correo electrónico miles de documentos de manera rápida, sencilla y desde su propia PC y a unos cuantos Clics de distancia, además el acceso a la información puede ser de manera simultánea por 2 o más usuarios. Reducción de Costos Importante reducción en costos de impresión, copiado, consumibles, transportación de los documentos, mantenimiento de archivos y el más importante reduce el costo Operacional, el cual se ocasiona por el tiempo que pierden los ejecutivos de las empresas en la búsqueda de información. Seguridad El acceso a la información por medios digitales es controlado en todo momento de manera automática y de esta manera se pueden obtener bitácoras de acceso a los documentos para saber exactamente el uso que se le da a la información. Ecología Con la reducción en impresión y copiado, se requiere el uso de menos papel por lo que ayudamos a proteger el medio ambiente y el talado de árboles. 9

11 RECURSOS HUMANOS LEGAL Automatización del proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal. Auditoria durante todo el proceso. Formularios electrónicos para llenado de solicitudes en línea. Administración de los expedientes del personal en una plataforma amigable. Recuperación de los expedientes del personal en cualquier momento de manera rápida y segura. Solicitud en línea de servicios (Contratos, Visitas, Contencioso, Ambientales, Aperturas, entre otros). Seguimiento puntual y eficiente a los servicios solicitados. Automatización de los procesos (Servicios solicitados) para una rápida atención. Asignación de tareas a los abogados responsables de acuerdo a cargas de trabajo. Gestión de los expedientes requeridos e incorporación de nuevos archivos / documentos durante el proceso según se requieran. Control de versiones de los documentos electrónicos y/o digitalizados. Acceso en todo momento a los expedientes del área legal para consultas más rápidas y eficientes. Resguardo de los expedientes en una plataforma segura y amigable. CALIDAD Automatización de los procesos de calidad de las organizaciones. Gestión completa de todos los documentos/archivos requeridos por la norma. Proceso de revisión y aprobación de documentos de manera automatizada. Seguimiento de versiones como indica la norma de calidad. Notificaciones a los usuarios cuando existen cambios en los documentos o nuevas versiones. Acceso a los documentos requeridos en base a perfiles/puestos sin que tengan que accesar a ver toda la información. Control de acceso a los documentos. Notificaciones cuando los documentos son leídos. 10

12 NUESTRAS ESFERAS DE ÉXITO 11

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16 Dirección CONTACTO Av. José Vasconcelos 209 Ote. Piso 2 L-3 Col. Residencial San Agustín San Pedro Garza García, N.L. T. (81) Lada

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