REGLAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Transcripción

1 REGLAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES RD 05/2014, incluye las siguientes modificaciones RD 08/2014, RD 09/2014, RD 11/2014 y RD 01/2015 TÍTULO I. FIJACION DE MONTOS LÍMITES SIN INCLUIR IVA PARA DETERMINAR EL PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN. 1. Las contrataciones deberán efectuarse mediante CONCURSO DE PRECIOS cuando superen la suma de PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) 2. Cuando las contrataciones no superen la suma de PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) podrán efectuarse mediante CONTRATACIÓN DIRECTA, requiriendo tres (3) cotizaciones como mínimo. El Área Solicitante y/o Suministros y Contrataciones justificarán en caso de no llegar al número de cotizaciones requerido. (Modificación Resolución de Directorio Nº 09/2014) 3. También podrá recurrirse a la CONTRATACION DIRECTA, aunque supere la suma de pesos quinientos mil ($ ), en los siguientes casos: a. Cuando existan razones de urgencia debidamente fundamentadas b. Cuando se acredite la existencia de único Proveedor c. Cuando se acredite la necesidad de ampliar un contrato, para efectuar reparaciones y/o trabajos imprevistos al momento de realizarse la contratación original. Se requerirá la fundamentación técnica de la mencionada ampliación. 4. no se admitirá el desdoblamiento o reiteración de compras o contrataciones, que por su objeto correspondan a una misma contratación. TÍTULO II. RÉGIMEN DE AUTORIZACIONES PARA LA INICIACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS CONTRATACIONES. LOS MONTOS NO INCLUYEN IVA. 1. CONCURSO DE PRECIOS a. INICIO DEL PROCEDIMIENTO: las contrataciones cuyos montos superen los PESOS UN MILLÓN SEISCIENTOS MIL ($ ) requerirán que el Directorio autorice el inicio del 1

2 procedimiento de contratación. Todas las contrataciones por Concurso de Precios requerirán que la Comisión de Compras y Contrataciones autorice el inicio del procedimiento, debiéndose comunicar al Directorio, en la primera Reunión que celebre, las que superen los PESOS UN MILLON SEISCIENTOS MIL ($ ) (Modificación Resolución de Directorio Nº Las contrataciones cuyos montos sean inferiores a PESOS UN MILLÓN SEISCIENTOS MIL ($ ) pero superiores a PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) requerirán que el Gerente General o Subgerente General, conjuntamente con el Gerente Solicitante, autoricen el inicio del procedimiento de contratación. b. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: Para aquellas contrataciones cuyos montos superen los PESOS UN MILLON SEISCIENTOS MIL ($ ) la adjudicación del contrato será aprobada por el Directorio. Las contrataciones cuyos montos sean inferiores a PESOS UN MILLON SEISCIENTOS MIL ($ ) peso superiores a PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) requerirán la aprobación del Gerente General conjuntamente con el Subgerente General para la adjudicación del contrato debiendo ser comunicado al Directorio en la primera reunión que se encuentre convocada. Será aprobada por la Comisión de Compras y Contrataciones. (Modificación Resolución de Directorio Nº 2. CONTRATACIÓN DIRECTA POR EXCEPCIÓN a. INICIO DEL PROCEDIMIENTO: Las contrataciones indicadas en el Título I, apartado 3, mayores a PESOS UN MILLÓN SEISCIENTOS MIL ($ ) requerirán que el Directorio autorice el inicio del procedimiento de contratación. (Modificación Resolución de Directorio Nº Las contrataciones indicadas en el Título I, apartado 3, cuyos montos sean inferiores a PESOS UN MILLÓN SEISCIENTOS MIL ($ ) pero superiores a PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) requerirán que el Gerente General o Subgerente General, conjuntamente con el Gerente Solicitante, autoricen el inicio del procedimiento de contratación. (Modificación Resolución de Directorio Nº Para las contrataciones indicadas en el párrafo anterior el Gerente General o el Subgerente General deberá comunicarlo al Directorio en la primera reunión que se encuentre convocada. 2

3 Para ello el Área de Suministros y Contrataciones realizará un listado con las contrataciones mencionadas en el párrafo anterior. (Modificación Resolución de Directorio Nº Las contrataciones indicadas en el Titulo I, apartado 3,) requerirán que la Comisión de Compras y Contrataciones autorice el inicio del procedimiento de contratación. Cuando superen los PESOS UN MILLÓN SEISCIENTOS MIL ($ ) se deberá comunicar al Directorio en la primera reunión que se encuentre convocada. Para ello la Comisión realizará un listado con las contrataciones mencionadas en el párrafo anterior. (Modificación Resolución de Directorio Nº B. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: Para aquellas contrataciones cuyos montos superen los PESOS UN MILLON SEISCIENTOS MIL ($ ) la adjudicación del contrato será aprobada por el Directorio. Las contrataciones cuyos montos sean inferiores a PESOS UN MILLON SEISCIENTOS MIL ($ ) peso superiores a PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) requerirán la aprobación del Gerente General y el Subgerente General, en forma conjunta, para la adjudicación del contrato, debiendo ser comunicado al Directorio en la primera reunión que se encuentre convocada de la Comisión de Compras y Contrataciones. (Modificación Resolución de Directorio Nº 3. CONTRATACIÓN DIRECTA: a. Centrales: 1. Las contrataciones cuyos montos lleguen hasta PESOS DIEZ MIL ($ ) deberán ser canceladas con las cajas chicas de las Centrales Eléctricas, y requerirán la aprobación del Responsable de Suministros y Contrataciones y del Gerente de Planta, debiendo ser comunicadas vía , dentro de las 24 horas, a la Gerencia de Administración y Finanzas. 2. Las contrataciones que superen los PESOS DIEZ MIL ($ ) y hasta PESOS TREINTA MIL ($ ) deberán ser gestionadas en el ámbito de las Centrales Eléctricas, y deberán ser canceladas en la Administración Central. Tanto el inicio de la gestión como la formalización del contrato deberá ser autorizado por el responsable del área Suministros y Contrataciones la Comisión de Compras y Contrataciones y por el Gerente de Planta, y comunicado vía dentro de las 24 horas a la Gerencia de 3

4 Administración y Finanzas. En los casos de incumplimiento en la comunicación por parte de las Gerencias de las Centrales, las contrataciones deberán ser aprobadas por la Gerencia General o Subgerente General. Comisión de Compras y Contrataciones. (Modificación Resolución de Directorio Nº 3. Las contrataciones cuyos montos superen los PESOS TREINTA MIL ($ ) se gestionaran y cancelaran en la Administración Central. b. Administración Central: 1. Las contrataciones que se realicen en la Administración Central, inferiores a PESOS CIEN MIL ($ ) DIEZ MIL ($10.000), requerirán la autorización para el inicio del procedimiento de contratación del Gerente Solicitante y del Gerente de Administración y Finanzas y la aprobación y la aprobación de la formalización del contrato por parte del Gerente de Administración y Finanzas. (Modificación Resolución de Directorio Nº 2. Las contrataciones que se realicen en la Administración Central que superen los PESOS DIEZ MIL ($10.000) hasta PESOS QUINIENTOS MIL ($ ) requerirán para el inicio del procedimiento de contratación del la autorización del Gerente Solicitante y de la Comisión de Compras y Contrataciones y la aprobación de la formalización del contrato por parte de la citada comisión. cuyos montos superen los PESOS CIEN MIL ($ ) y sean inferiores a PESOS QUINIENTOS MIL ($ ), requerirán para el inicio del procedimiento la autorización del Gerente General o Subgerente General, conjuntamente con el Gerente solicitante. (Modificación Resolución de Directorio Nº La formalización del contrato deberá ser aprobada por el Gerente General o el Subgerente General. (Modificación Resolución de Directorio Nº 4. CONSULTORÍA Y ASESORAMIENTO: Las contrataciones de servicios de consultoría y asesoramiento, y el pago de los honorarios por tales servicios, deberán contar con la aprobación del Gerente General o Subgerente General. (Modificación Resolución de Directorio Nº 08/2014) TÍTULO III. CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS 1. Concurso de precios: a. La Gerencia Solicitante de la contratación remitirá el requerimiento a la Comisión de Compras y Contrataciones Gerencia de Administración y Finanzas Área Suministros y 4

5 Contrataciones, acompañado de: objeto y necesidad de la contratación, monto estimado, grado de urgencia y especificaciones técnicas y demás condiciones de la contratación. (Modificación Resolución de Directorio Nº b. La gerencia de Administración y Finanzas Área Suministros y Contrataciones Comisión de Compras y Contrataciones encuadrará la contratación en función del monto estimado en el apartado a, y la remitirá a la Gerencia General o Subgerencia General previa intervención de la Gerencia de Asuntos Legales quien verificará los aspectos de forma y fondo del trámite para su autorización del inicio, en caso que esta correspondiere, o para su elevación al Directorio en el supuesto de que por el monto debiera ser autorizado por el mismo y considerará la normativa aplicable, y la necesidad de contratación, autorizando, en su caso, el inicio de la misma. (Modificación Resolución de Directorio Nº c. Con la aprobación del Directorio o la autorización de las Gerencias que correspondan, se remitirá el legajo a la Gerencia de Administración y Finanzas. Luego de ello, la Comisión fijará el lugar día y hora para el acto de apertura de sobres conteniendo las ofertas y remitirá el legajo con el listado de proveedores a invitar al Área de Suministros y Contrataciones para que confeccione el Formulario de Pedido de Cotización, adjuntando toda documentación aprobada. (Modificación Resolución de Directorio Nº d. Recibida la documentación indicada en el punto anterior el Área de Suministros y Contrataciones confeccionará el Formulario de Pedido de Cotización, adjuntando toda la documentación aprobada en el punto c). (Modificación Resolución de Directorio Nº e. El Área de Suministros y Contrataciones cursará las invitaciones a los proveedores, fijando lugar, día y hora para la apertura de los sobres conteniendo las ofertas, debiéndose acreditar en el legajo la recepción de dicha notificación a cada proveedor, en un plazo máximo de 48 horas. (Modificación Resolución de Directorio Nº No se admitirá la presencia de oferentes o terceros ajenos a la sociedad, durante la apertura de sobres. (Modificación Resolución de Directorio Nº 11/2014) f. En aquellas contrataciones que deban autorizarse y aprobarse por Directorio, con tres (3) días de antelación al día fijado para la apertura de los sobres conteniendo las ofertas, la Gerencia de Administración y Finanzas, comunicará por memorando a la Gerencia de Asuntos Legales y a la Gerencia y/o Área que origina el requerimiento, para que envíe un representante al acto de apertura. 5

6 f. En el acto de apertura de los sobres conteniendo las ofertas, deberá estar presente la Comisión de Compras y Contrataciones, que se confeccionará un acta, debiendo constar: nombre y apellido de los asistentes al acto, ofertas recibidas, montos presupuestados, y toda otra circunstancia que consideren de interés. (Modificación Resolución de Directorio Nº g. La comisión analizará el legajo y emitirá un informe de todos los aspectos de la contratación que son de incumbencia de la misma. En caso que correspondiere por el monto, procederá. Si así lo entendiera a la adjudicación de la contratación.. (Modificación Resolución de Directorio Nº h. Tanto las contrataciones que deban ser aprobadas por el Gerente General y/o el Subgerente General, como en las que deban ser autorizadas y aprobadas por el Directorio, se deberá contar con la verificación y opinión en los aspectos técnicos, de la Gerencia solicitante de la contratación, y con la verificación y opinión en los aspectos económicos y financieros respecto de las propuestas y de los oferentes de parte de la Gerencia de Administración y Finanzas. Luego, la Gerencia e Asuntos Legales deberá emitir dictamen de los aspectos legales de forma y fondo de la contratación. Si de dicho dictamen se formularan objeciones, el legajo deberá ser remitido a la Gerencia de Administración y Finanzas para que, por donde corresponda, se dé tratamiento a la objeción. Cumplido, los actuados deberán volver a la Gerencia de Asuntos Legales para su intervención. En las contrataciones que deban ser adjudicadas por el Directorio, la Comisión elevará al Directorio (por intermedio de la Secretaria General del Directorio) para que se incluya en la próxima convocatoria a Reunión el legajo con el informe producido conteniendo la propuesta de lo que la misma considera la mejor oferta (Modificación Resolución de Directorio Nº i. En el caso de no haberse encontrado objeciones que formular o habiéndose subsanado o justificado las mismas, la Gerencia de Asuntos Legales deberá remitir el Legajo al Consejo de Vigilancia para su intervención. (Modificación Resolución de Directorio Nº j. El Consejo de Vigilancia remitirá el legajo al Gerente General o Subgerente General, según corresponda, a los efectos de su evaluación y aprobación por quien corresponda. (Modificación Resolución de Directorio Nº k. En los casos de contrataciones que impliquen el desarrollo de tareas en las instalaciones de la empresa, de personal ajeno a la misma, se dará intervención a la Gerencia de 6

7 Administración y Finanzas o el área con incumbencia en la cuestión, a efectos del control del cumplimiento de las obligaciones laborales por parte de la contratista durante el período de la contratación. l. Las facturas deberán ser conformadas, previa certificación de los trabajos a realizar, por los Gerentes solicitantes, y en el caso que las facturas provengan de las Centrales Eléctricas, deberán ser serán conformadas además por el Gerente de Producción. Dicha certificación de los trabajos deberá ser incorporada al Legajo. (Modificación Resolución de Directorio Nº 2. Contratación Directa: a. La Gerencia solicitante de la contratación deberá remitir el requerimiento a la Gerencia de Administración y Finanzas Comisión de Compras y Contrataciones, el cual deberá contener: objeto, necesidad de la contratación, grado de urgencia y monto estimado. Asimismo, deberá informar especificaciones técnicas, y toda otra información que permita la mejor orientación tanto para la selección de proveedores, como para la contratación. La Gerencia solicitante encuadrará la contratación en función del monto estimado según TÍTULO I. (Modificación Resolución de Directorio Nº b. La documentación indicada en el punto anterior será incorporada al legajo, el cual también deberá contar con: proveedores posibles, invitaciones a cotizar, plazo fijado para la presentación de las cotizaciones y propuestas recibidas. La Comisión de Compras y Contrataciones Gerencia de Administración y Finanzas, a su vez podrá invitar a otros proveedores. (Modificación Resolución de Directorio Nº c. El Área de Suministros y Contrataciones La Comisión de Compras y Contrataciones analizará las propuestas recibidas, confeccionará una planilla comparativa de precios, y producirá un informe analizando la contratación y adjudicación, si correspondiere por el monto. d. Dicho informe será remitido para su aprobación, previa intervención de la Gerencia de Asuntos Legales cuando la contratación supere los $ a los funcionarios autorizados según lo señalado en el TÍTULO II. RÉGIMEN DE AUTORIZACIONES PARA LA INICIACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS CONTRATACIONES. (Modificación Resolución de Directorio Nº 09/2014) Si corresponde al Directorio autorizar la contratación, la Comisión elevará el legajo con el informe producido al Directorio por intermedio de la Secretaria General del Directorio para 7

8 que incorpore el tratamiento del legajo en el Orden del Día de la próxima Reunión del Cuerpo a celebrarse. (Modificación Resolución de Directorio Nº e. Las contrataciones que se efectúen mediante Contratación Directa, y que deban ser autorizadas y aprobadas por el Directorio, deberán cumplimentar lo expuesto en el TITULO III CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS Punto h de estas Normas para las contrataciones. (Modificación Resolución de Directorio Nº Las facturas deberán ser conformadas, PREVIA CERTIFICACIÓN DE LOS TRABAJOS A REALIZAR, por los Gerentes solicitantes, y en el caso que las facturas provengan de las Centrales Eléctricas, serán conformadas además por el Gerente de Producción, la certificación de los trabajos debe incorporarse al legajo. f. Las facturas así conformadas pasarán a la Comisión de Compras y Contrataciones, para verificación de las mismas, y posterior remisión a la Gerencia de Administración y Finanzas para que confeccione la pertinente Orden de Pago. (Modificación Resolución de Directorio Nº 3 Aspectos Ambientales: En todas las contrataciones en las que estén involucrados aspectos ambientales deberá observarse el procedimiento general sobre gestión ambiental en compras y contrataciones del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de la empresa. Según Resolución del Directorio 01/2015 la Comisión de Compras y Contrataciones se encuentra integrada por: 1. Sr. Gerente General 2. Sr Gerente de Administración y Finanzas 3. Sr Gerente de Asuntos Legales 4. Sr. Gerente de Medio Ambiente y Proyectos Especiales 5. Sr Presidente del Consejo de Vigilancia 8