Términos de Referencia 1

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1 Términos de Referencia 1 Términos de Referencia HEIFER PROJECT INTERNATIONAL TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS OFICINAS DE HEIFER EN CENTRO Y SUR AMERICA.

2 Términos de Referencia 2 HEIFER PROJECT INTERNATIONAL TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS OFICINAS DE HEIFER EN CENTRO Y SUR AMERICA. I. ANTECEDENTES Heifer Project International es una organización sin fines de lucro cuya misión es trabajar con las comunidades para terminar con el hambre y la pobreza en el mundo y cuidar nuestro planeta. Para este fin Heifer tiene oficinas en distintos países mediante los cuales implementa proyectos de desarrollo que le ayudan a lograr sus objetivos. Actualmente Heifer tiene oficinas en México, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Haití y Ecuador. La operación en éstos países en términos generales se maneja bajo los parámetros y lineamientos establecidos por Heifer International, sin embargo, cada país tiene una propia realidad de acuerdo a las áreas en las que trabaja, la coyuntura y el contexto de país, forma de ejecución de los proyectos (directa, indirecta, combinada), disponibilidad de otros financiamientos, etc. Así mismo, en cada país existen regulaciones y normas legales establecidas por los Gobiernos y entidades reguladoras. En la gestión 2016 se ha implementado en las Américas un sistema de revisión y planificación interna (IRAP) mediante el cual se han efectuado revisiones de los procesos en cada país. Como resultado de esta revisión, se ha identificado como una necesidad común en la región de las Américas la de generar manuales de políticas y procedimientos íntegros y actualizados a las regulaciones de Heifer, tomando en cuenta la coyuntura y regulaciones de cada país. II En este contexto se ha definido la necesidad de contratar una consultoría externa a efectos de que pueda elaborar los manuales de procedimientos para el País de México OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA Generar manuales de Políticas y Procedimientos, operaciones y Recursos Humanos íntegros y actualizados para el país establecidos que consideren: - La políticas y regulaciones de Heifer Project International - Adecuación a la realidad de la operación de cada país - Que sean ágiles y de fácil acceso y uso para facilitar la implementación y aplicación de procesos y controles en las oficinas de los países establecidos. - Que consideren e incluyan la normas y regulaciones legales vigentes en cada país. III ALCANCE DE LA CONSULTORIA

3 Términos de Referencia 3 La realización de ésta consultoría comprenderá: - Recopilación y revisión de las políticas de Heifer International que son aplicables a las oficinas de Heifer en los países establecidos generando un compendio de normas básicas que serán aplicables en lo posible de forma uniforme. - Efectuar un relevamiento de información en relación a la coyuntura y forma de operación de cada país, ejecución directa o a través de contrapartes de proyectos, oficinas y sub oficinas en operación, estructura de organización, ambiente de control, procesos en aplicación, manuales existentes, prácticas en ejecución, recursos humanos y técnicos existentes, informes de auditoría interna y externa, etc. - Efectuar un relevamiento y recopilación de información en relación a la legislación y normas aplicables en cada país que deben ser consideradas e incluidas en los manuales de operación. - Recopilación de toda otra información que sea relevante y útil para la elaboración de los manuales de operaciones. - El consultor deberá presentar ante el responsable de la consultoría de Heifer sus observaciones y/o recomendaciones cuando identifique procedimientos y/o regulaciones en aplicación poco prácticos, no factibles de aplicar o que vulneren principios básicos de control interno. - Así mismo, como parte de la realización del trabajo presentará a consideración de la institución sugerencias específicas que contribuyan a mejorar los procesos y prácticas de control interno. De igual forma si se identifica la necesidad de un nuevo proceso o control este deberá ser planteado por el consultor a la Oficina de Heifer País. - Coordinará su trabajo con la Dirección de Finanzas y Administración así como Operaciones Americas y con el equipo Gerencial y personal de apoyo de cada uno de los países establecidos. De forma enunciativa y no limitativa a continuación se presenta una enumeración de los alcances del manual de operaciones que debería comprender: - Administración y manejo de documentación y archivos - Manual técnico/financiero para contrapartes (ejecutores) - Administración de Proyectos (compliance y PMDPro) - Administración de Recursos Humanos o Reclutamiento e inducción o Anexar políticas organizacionales y formas a firmas o Capacitación o Permisos, vacaciones y compensaciones o Administración y reporte del tiempo (timesheets) o Estructura salarial y remuneración o Evaluación o Descripción de funciones o Desvinculación del personal o Prestadores de servicio social

4 Términos de Referencia 4 - Viajes y viáticos o Viajes aéreos o Gastos grupales - Compras de bienes y servicios - Administración de inventarios - Administración de Activos Fijos - Seguros institucionales - Sistema Administrativo/Financiero o Gestión de Cuentas por pagar o Gestión de Cuentas por cobrar o Administración y manejo de caja chica o Anticipos y rendiciones de cuenta o Administración de cuentas bancarias o Tratamiento y registro de ingresos o Tratamiento y registro de gastos o Control y administración de presupuestos o Manejo y reporte de información financiera o Manejo y distribución de costos IV REFERENCIAS 1. Como información referencial para que se pueda tener una mejor idea del tamaño y volumen de operaciones del país se presentaran los siguientes datos: N País N Proyectos en ejecución 1 México 7 proyectos Presupuesto Anual US$ 30 millones de pesos 45 N Personas en el País. 2. Adicionalmente a la normativa institucional de Heifer Project International existen algunos otros documentos de importancia que deben ser considerados en este proceso y que forman parte de la operación de los países como ser: - Normas para el Cumplimiento y Gestión de Adjudicaciones (Compliance) - PMD Pro Manual V. PRODUCTOS ESPERADOS Como resultado de la consultoría se espera tener los siguientes resultados:

5 Términos de Referencia 5 - Un manual de operaciones íntegro y actualizado para cada país establecido, adecuado a la realidad de su operación y con la aceptación y conformidad del personal de cada país. Este manual deberá ser ágil y de fácil uso y acceso e incluir los formularios y anexos correspondientes que se requieran para la aplicación de los procedimientos establecidos. - Un documento en medio electrónico de cada manual por país establecido. Este documento debe tener referencias vinculadas de forma automática que permitan facilitar la búsqueda y ubicación de la información. - Un informe del consultor en el que incluya sus observaciones y/o recomendaciones en relación al proceso y aspectos claves que deben ser considerados en cada país para el éxito en el uso de los manuales. VI. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS La postulación está abierta para personas naturales o empresas de consultoría quienes prestarán sus servicios desde sus propias oficinas y quienes mantendrán comunicación con el o los responsables de la consultoría vía electrónica. Los postulantes deberán tener experiencia demostrada en la creación y validación de manuales de procedimientos para organizaciones de cooperación internacional y/o desarrollo. Los requisitos mínimos a considerar en el o los curriculums de los postulantes serán: - Profesional del área de administración y/o finanzas con estudios de especialización preferentemente en Gerencia, Procesos, Controles, etc. - Experiencia de trabajo con Organizaciones no Gubernamentales sin fines de lucro - Experiencia de trabajo con Organizaciones internacionales - Experiencia y/o practica en implementación de proyectos preferentemente en desarrollo agropecuario. - Experiencia mínima de 10 años de trabajo en el área de administración/finanzas - Muy buen manejo del idioma ingles La propuesta de servicios deberá contener: - Un esquema general del enfoque y alcance del trabajo considerando las condiciones y términos del presente documento. - Detalle y disposición del equipo y/o persona a ser asignado para la consultoría, adjunto su o sus respectivos curriculums vitae que incluya la experiencia específica en trabajos similares y resumen de su nivel y experiencia profesional. - Presentar un ejemplo (acápite corto) muestra de una parte de un manual de procedimientos que haya elaborado el consultor. - Cronograma de trabajo que incluya una estimación de plazos y tiempos de ejecución de la consultoría. - Propuesta económica detallando costo total y forma de pago de la consultoría y número de horas de trabajo estimadas según el personal que sea asignado.

6 Términos de Referencia 6 VII. PLAZOS Las propuestas para la ejecución de la consultoría serán recibidas en el correo electrónico siguiente Heifer.Mexico@heifer.org hasta el 28 de Febrero de En el apartado de asunto deberán po9ner Elaboración de manuales y procedimientos Heifer México. Las consultas aclaratorias podrán ser efectuadas al mismo mail entre el 8 al 28 de febrero de Se estima que la consultoría será iniciada en febrero de 2017 y deberá concluir con la presentación de los resultados establecidos como máximo hasta el 31 de Mayo de Estas fechas estarán sujetas a confirmación según la coordinación que se logre con cada una de las oficinas involucradas.