Denominación del Proyecto: Valdepeñas Territorio Urban.

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1 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 1 / 11 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA DEL SERVICIO DE WEB SERVICE DE SICALWin Y SERVICIOS ANEXOS, COFINANCIADO POR FONDOS FEDER, DENTRO DEL PROYECTO VALDEPEÑAS TERRITORIO URBAN. 1. Objeto del Pliego. Introducción Mediante Resolución de 22 de Junio de 2011, de la Secretaría de Estado de Cooperación Territorial, por la que se resuelve la convocatoria 2011 de ayudas del Fondo Europeo de Desarrollo regional para cofinanciar proyectos de desarrollo local y urbano durante el periodo de intervención , se propone la concesión a este Ayuntamiento la siguiente ayuda: Entidad solicitante: Ayuntamiento de Valdepeñas. Código: CM3. Denominación del Proyecto: Valdepeñas Territorio Urban. Importe del presupuesto: ,68. Importe de la ayuda: ,98. Mediante Resolución de 21 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado de Cooperación Territorial, por la que se asignan las ayudas del Fondo Europeo de Desarrollo Regional para cofinanciar proyectos de desarrollo local y urbano durante el periodo de intervención , se ratifica y eleva a definitiva, la relación de proyectos financiables contenidos en la Resolución mencionada en el párrafo anterior. La medida nº.3 del Proyecto mencionado se refiere al fomento de la sociedad de la información y nuevas tecnologías. Una de las líneas de actuación de esta medida, contempla la mejora del entorno de la gestión electrónica de expedientes, reingeniería de procedimientos ya implantados, y más concretamente, y con carácter instrumental el servicio de Web Service de SICALWin y servicios anexos. 2. Alcance del Proyecto. El objetivo principal del presente proyecto es la prestación del servicio de Web Service de SICALWin y servicios anexos para la integración de las aplicaciones de Registro de Entrada y Salida, Gestor de Expedientes (en cuyo Gestor se incluyen las resoluciones mediante Decreto y Acuerdos de Junta de Gobierno y Pleno), Gestor Documental y Portafirmas utilizados en la actualidad por el Ayuntamiento de Valdepeñas bajo la Plataforma Lotus Notes, con la gestión económica financiera SICALWin. PÁGINA 1 / 11

2 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 2 / 11 Para cumplir este objetivo global será necesario la realización de las siguientes aplicaciones y servicios: - Web Service de SICALWin para que desde las aplicaciones antes especificadas desarrolladas en Lotus Notes se puedan registrar las facturas y actualizar la situación de las mismas. Desarrollo del conector para el almacenamiento de documentos contables y consulta de la situación de firma, así como vinculación a los documentos almacenados en el Gestor Documental de Lotus Notes. A estos efectos habrá de tenerse en cuenta lo dispuesto en la regla 91.2 de la ICAL (Instrucción de Contabilidad para la Administración Local), que dice: en caso de que las operaciones sean registradas a partir de los datos contenidos en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, la diligencia de toma de razón se sustituirá por los oportunos procesos de validación en el sistema, mediante los cuales dichas operaciones queden referenciadas en relación con las anotaciones contables que hayan producido - Servicio de instalación, asistencia técnica, formación y puesta en marcha. El Ayuntamiento de Valdepeñas tiene que suministrar a la empresa adjudicataria los Web Service de las aplicaciones de Registro de Entrada/Salida, Gestor de Expedientes, Gestor Documental y Portafirmas con los que se han de integrar SICALWin, así como la documentación y servicios necesarios para llevar a cabo dicha integración. Los Web Service suministrados deberán disponer de al menos las funciones necesarias para conocer el estado de tramitación, de firma y conexión con todos los documentos que afecten a la contabilidad como son resoluciones o acuerdos de aprobación de gastos, pagos o ingresos, facturas, justificantes de gastos, documento soporte de operaciones contables de presupuesto de gastos de ejercicio corriente y de cerrados, de presupuesto de ingresos de ejercicio corriente y de cerrados, de operaciones no presupuestarias, etc. 3. Funcionalidades de los Web Service de SICALWin. o Contabilización de operaciones definitivas de gastos, tanto de presupuesto corriente o RC Retención de Crédito o A Autorización del Gasto o D Disposición o AD Autorización y disposición, o O Reconocimiento de la Obligación o ADO Autorización, Disposición y Reconocimiento de la Obligación) o P Ordenación del Pago como de presupuestos cerrados PÁGINA 2 / 11

3 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 3 / 11 o P Ordenación del Pago o Contabilización de operaciones definitivas de ingreso tanto de presupuesto corriente o RD Reconocimiento del Derecho o I Ingreso sobre Contraído Previo o ICS Ingreso de Contraído Simultaneo como de presupuestos cerrados o I Ingreso sobre Saldo Inicial de DR o Contabilización de operaciones definitivas de Conceptos No Presupuestarios o I Ingresos o PMP Propuesta de Mandamiento de Pago o P Mandamiento de Pago o Incorporación de terceros o Creación de Terceros o Consulta de Terceros o Registro de facturas y Justificantes o Registrar facturas y Justificantes de Pagos o Consulta de facturas y Justificantes de Pagos o Consulta de partidas asociadas a un proyecto o Consulta de partidas de gasto corrientes o Consulta de Niveles de vinculación o Consulta de partidas de gasto de ejercicios cerrados o Consulta de partidas de ingresos corrientes o Consulta de partidas de ingresos de ejercicios cerrados o Consulta de Conceptos No Presupuestarios. o Consulta de operaciones previas plurianuales de gastos o Consulta de relación de partidas entre ejercicios. o Contabilización de movimientos internos de tesorería definitivos o Consulta de operaciones definitivas no presupuestarias o Contabilización de operaciones previas a definitivas o Consulta de operaciones de Gastos de Presupuesto Corriente o Consulta de operaciones de Gastos de Presupuestos Cerrados o Consulta de operaciones de Ingresos de Presupuestos Corriente PÁGINA 3 / 11

4 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 4 / 11 o Consulta de operaciones de Ingresos de Presupuestos Cerrados o Consulta de operaciones de Operaciones No Presupuestarias o Consulta de áreas gestoras o Consulta de bancos internacionales o Consulta de entidades de SICALWin o Consulta de tipos de documentos de SICALWin o Consulta de cuentas y datos de un tercero o Contabilización de movimientos internos de tesorería definitivos o Consulta de operaciones definitivas no presupuestarias o Contabilización de operaciones previas (Gastos, Ingresos, No Presupuestarias) En caso de ser necesario desarrollar alguna nueva funcionalidad por no estar incluida entre las actuales, dicho desarrollo será objeto valoración y propuesta independiente a esta. 4. Servicios de Desarrollo para la Integración de SICALWin con el Gestor de Expedientes de Lotus Notes. Registro de facturas Todas las facturas recibidas en el Ayuntamiento de Valdepeñas se registran de entrada en la Plataforma Lotus Notes, desde ese momento se tendrá que hacer la llamada al servicio web habilitado para tal finalidad de manera que se provoque en alta de la factura en el sistema contable (SICALWin) de manera automática. En el momento de envío de la factura por parte de la Plataforma Lotus Notes, se deberá retornar un número de referencia, exista ya o se cree de nuevo, de forma que se tenga la vinculación entre facturas de la Plataforma Lotus Notes y documentos generados desde la plataforma de Sicalwin. El adjudicatario deberá proveer de un servicio de recuperación de documentos de Sicalwin en base a la referencia obtenida inicialmente al envío de la factura, de forma que estos documentos puedan ser recuperados desde portafirma a la hora de la firma de documentos. Es obligatorio contar con determinados datos para poder dar de alta la factura en el sistema contable, siendo algunos de ellos el NIF o CIF del Tercero, El número de documento, la fecha del documento, el importe. Por parte del Ayuntamiento de Valdepeñas se tendrá que desarrollar las llamadas al servicio web proporcionado por el adjudicatario. Por parte del adjudicatario se garantiza la disponibilidad del servicio web y la documentación técnica del mismo. PÁGINA 4 / 11

5 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 5 / 11 Actualización de la situación de una factura. A medida que en el sistema de gestión de tramitación y firma electrónica con el que cuenta el Ayuntamiento de Valdepeñas vaya tramitando la factura se tendrá que hacer las pertinentes llamadas al servicio web de SICALWin que permite actualizar la situación de la misma, hasta dejarla en la situación que permite su contabilización. Por parte del adjudicatario se garantiza que todos los informes que cualquier entidad tiene que generar en materia de cumplimiento de los plazos de pagos de las facturas se generan desde el sistema contable, en este caso SICALWin, siendo fundamental por lo tanto el cambio de situación mencionado. Por parte del adjudicatario se garantiza la disponibilidad del servicio web y la documentación técnica del mismo. Por parte del Ayuntamiento de Valdepeñas se tendrá que desarrollar las llamadas al servicio web proporcionado por el adjudicatario. Eliminación de facturas Por parte del adjudicatario se garantiza no eliminar ninguna factura siendo lo más correcto proceder a tramitarla hasta llevarla a la situación de anulada en contabilidad. Consulta de facturas Desde SICALWin visualizara el documento y el estado de firma del mismo, servicios que han de ofrecer desde el Ayuntamiento de Valdepeñas mediante la llamada al servicio web pertinente. Operaciones de Gastos. Los documentos soporte de operaciones de Gastos, tanto de ejercicio Corriente como de ejercicios Cerrados y Futuros serán enviados al sistema de gestión de tramitación y firma electrónica con el que cuenta el Ayuntamiento de Valdepeñas para su tramitación y firma que serán definidos y controlados por dicha aplicación. El Ayuntamiento proporcionará las funcionalidades (Web Service de sus aplicaciones) necesarias a través del servicio web para que desde SICALWin se pueda consultar el estado de firma del documento. Operaciones de Ingresos. Los documentos soporte de operaciones de Ingresos, tanto de ejercicio Corriente como de ejercicio Cerrado serán enviados al sistema de gestión de tramitación y firma electrónica con el que cuenta el Ayuntamiento de Valdepeñas para su tramitación y firma que serán definidos y controlados por dicha aplicación.. El Ayuntamiento proporcionará las funcionalidades (Web Service de sus aplicaciones) necesarias a través del servicio web para que desde SICALWin se pueda consultar el estado de firma del documento. Operaciones de Conceptos No Presupuestarios. PÁGINA 5 / 11

6 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 6 / 11 Los documentos soporte de operaciones de Conceptos No Presupuestarios serán enviados al sistema de gestión de tramitación y firma electrónica con el que cuenta el Ayuntamiento de Valdepeñas para su tramitación y firma que serán definidos y controlados por dicha aplicación.. El Ayuntamiento proporcionará las funcionalidades (Web Service de sus aplicaciones) necesarias a través del servicio web para que desde SICALWin se pueda consultar el estado de firma del documento. Otros documentos Contables. Los documentos contables, distintos a de soporte de operaciones, de Gastos, de Ingresos o Conceptos No Presupuestarios, tales como actas de arqueos o balances de situación, que tengan que ser tramitados y/o firmados electrónicamente serán enviados al sistema de gestión de tramitación y firma electrónica con el que cuenta el Ayuntamiento de Valdepeñas para su tramitación y firma que serán definidos y controlados por dicha aplicación. El Ayuntamiento proporcionará las funcionalidades (Web Service de sus aplicaciones) necesarias a través del servicio web para que desde SICALWin se pueda consultar el estado de firma del documento. Formación. Las firmas participantes deberán contemplar en sus propuestas las actividades de formación para la implantación de los nuevos desarrollos. 5. Características técnicas Tecnología sobre la que debe sustentarse. La solución propuesta deberá ser cien por cien compatible con el Programa SICALWin de Contabilidad Otros requisitos. La plataforma implantada deberá dar cumplimiento a los requisitos legales impuestos por la normativa en vigor y sobre todo por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos y sus Reglamentos de desarrollo. Asimismo deberá tener en cuenta lo previsto en la Ordenanza de Administración Electrónica Municipal en vigor o la modificación de la misma Procedimientos de seguimiento de productos entregables Revisión de productos entregables PÁGINA 6 / 11

7 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 7 / 11 La revisión de productos entregables es gestionada por los directores del proyecto. El propósito de estas revisiones es asegurar que cada entregable o producto de trabajo cumple todos los criterios de aceptación, lo cual garantiza que satisface los requerimientos del Ayuntamiento. También permiten resolver las posibles incidencias o problemas que hayan surgido antes de dar por finalizada una fase. Esto implica que en una misma fase se realizarán varias revisiones de productos entregables. Estas revisiones pueden ser internas o externas. En cualquier caso estas revisiones deben ser documentadas. Una vez que se haya realizado y pasado correctamente una revisión interna se deberá realizar una revisión externa con la participación del cliente. En ella se obtendrá la aceptación del entregable por parte del cliente. Los dos tipos de revisiones de entregables son: Revisiones para garantizar que los entregables cumplen los niveles de calidad y satisfacción de los requerimientos del proyecto. Revisiones de soporte para revisar temas como estándares, planes de trabajo, riesgos y estimaciones Procedimiento de gestión de excepciones Es necesario establecer métodos de actuación que indiquen qué hacer ante las incidencias que puedan producirse a lo largo del proyecto. Estos procedimientos estándares facilitan el control de los problemas y reducen el tiempo necesario para su resolución. Normas generales Cualquier persona podrá abrir una excepción. Si la excepción afecta a una determinada actividad, se revisará con el Responsable del equipo correspondiente. Si la excepción afecta al proyecto en general, deberá realizarse por escrito y entregarse al Jefe del Proyecto. Cualquier excepción que sobrepase la responsabilidad del Jefe del Proyecto o retrase la terminación del mismo deberá ser escalada. Control de cambios Cualquier cambio será estudiado por el Comité de Dirección que evaluará su repercusión en plazo de ejecución y coste del proyecto. Si el cambio es aprobado por el Comité de Dirección será incluido en los planes del proyecto mediante una ampliación del contrato o de una facturación adicional a la presentada. PÁGINA 7 / 11

8 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 8 / 11 Si es denegado, se justificará su decisión. Es posible establecer planes alternativos FUERA DEL PROYECTO para su inclusión. Estos nuevos planes deberán ser aprobados por el Comité de Dirección. Control de Problemas y/o Incidencias El Director de Proyecto del Adjudicatario establecerá un plan de resolución para cada problema o incidencia designando a la persona encargada de resolverlo y la fecha estimada de la resolución. Control de Riesgos Ante un riesgo, el Jefe del Proyecto evaluará su probabilidad e impacto estableciendo las posibles alternativas para su control. Si estas alternativas escapan a su responsabilidad serán comunicadas a la línea de dirección para su conocimiento y posibles acciones. Control de Acciones Las acciones y/o escaladas para la resolución de cualquier excepción deberán ser seguidas por el Comité de Dirección para asegurar su cumplimiento y efectividad Gestión de cierre En la fase de cierre del Proyecto las principales actividades son: Cerrar formalmente el proyecto y los contratos, generando los informes correspondientes y obteniendo la aprobación del Comité de Dirección. Redistribuir los recursos y activos materiales utilizados al departamento correspondiente. Iniciar el cierre financiero con el Director y/o proveedores. Activar el mantenimiento de la solución si es requerido. 6. Garantía y nivel de servicio. Se demanda un periodo de garantía de los trabajos realizados de 12 meses a contar desde la firma del acta de finalización de los trabajos, es decir, una vez validado el buen funcionamiento de la aplicación por parte de los funcionarios municipales encargados de su gestión. El adjudicatario estará obligado a modificar los errores detectados, durante este periodo, sin coste adicional, así como prestar asistencia técnica al usuario final durante el mismo periodo de tiempo, en lo que respecta a consulta sobre el trabajo realizado. La garantía en el momento de la entrega del producto cubrirá: PÁGINA 8 / 11

9 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 9 / 11 - Las actualizaciones necesarias por los cambios en la normativa legal y administrativa. - Las actualizaciones tecnológicas del producto imprescindibles para la ejecución óptima del mismo durante ese periodo. - La subsanación de errores o fallos ocultos que se pongan de manifiesto en el funcionamiento de las aplicaciones, o que se descubran mediante pruebas o cualesquiera otros medios, así como la conclusión de la documentación incompleta y subsanación de la que contenga deficiencias. - Soporte técnico y de resolución de consultas en línea. - Cuantos otros servicios o suministros de productos sean precisos para mantener el sistema a pleno rendimiento. Finalizado el periodo de garantía anterior, los compromisos expuestos se establecerán mediante el oportuno contrato de mantenimiento. Las ofertas deberán especificar el coste de los servicios de mantenimiento una vez concluido el periodo de garantía.- Este precio podrá incrementarse como máximo por el Índice de Precios al Consumo publicado por el Instituto Nacional de Estadística para el periodo Diciembre-Noviembre del ejercicio anterior al del objeto del contrato de mantenimiento. 7. Características del contrato Clasificación de las empresas licitadoras. No se exige clasificación de las empresas licitadoras, dada la cuantía del contrato.- No obstante, las mismas deberán acreditar la solvencia técnica necesaria para llevar a cabo el objeto de este contrato, sobre todo en lo atinente a la integración del Proyecto con SICALWin; por lo que deberá acompañar los títulos o diplomas acreditativos de tal cuestión Duración. El plazo de duración del contrato será de 7 meses a contar desde la fecha de formalización del mismo.- Antes, se habrá procedido a la validación general de la aplicación, una vez pasado satisfactoriamente el plan de pruebas de cada módulo Forma de contratación. La forma de contratación será el procedimiento abierto con varios criterios de valoración Presupuesto económico. PÁGINA 9 / 11

10 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 10 / 11 El importe total del contrato no podrá superar la cantidad de , ,31 de I.V.A. lo que hace un total de ,31 I.V.A. incluido. 8. Mejoras. Las mejoras ofertadas deben ser de interés municipal y pertinente al objeto de este Pliego, como por ejemplo: Reducción del plazo de realización de los trabajos. Ampliación de funcionalidad por encima de la demandada (siempre y cuando sea relevante para los intereses del Ayuntamiento). Ampliación del plazo de garantía. Otras mejoras propuestas por el proveedor y que puedan resultar de interés. 9. Criterios de valoración. La valoración de las ofertas recibidas se realizará de acuerdo a los siguientes elementos: a) Criterios sujetos a baremo cuantitativo: 51 puntos. Oferta económica: Hasta un máximo de 47 puntos, de acuerdo a la siguiente fórmula: Valoración económica = raíz cuadrada del precio de la oferta más baja dividido por el precio a valorar y multiplicado por 47. Mejoras: Hasta un máximo de 4 puntos de acuerdo con lo siguiente: o o Reducción de plazo: Hasta 3 puntos a razón de un punto por cada mes menos. Ampliación de plazo de garantía: Cada 6 meses adicionales 0,5 puntos, hasta un máximo de 1 punto. b) Criterios no sujetos a baremo cuantitativo: 49 puntos. Memoria explicativa del planteamiento y desarrollo del servicio: 35 puntos. Planificación de la ejecución: 5 puntos. Medidas de seguridad a aplicar: 2 puntos. Certificados de calidad obtenidos: 2 puntos. Otras mejoras: 5 puntos. PÁGINA 10 / 11

11 DILIGENCIA para hacer constar que este asunto ha sido aprobado por Decreto de Alcaldía el 04/04/2014, nº de acuerdo 2014D00739 REFERENCIA SECRETARIA GENERAL - Ayuntamiento de Valdepeñas FECHA/HORA 04/04/ :47:46 CÓDIGO Exp: z99lt/gsazeai3ol9fbqoc46djfephfw PÁGINA 11 / Documentación técnica a presentar. Todas las cuestiones previstas en este Pliego, en cuanto a la parte técnica, deberá tener la siguiente estructura: Introducción. Memoria explicativa del planteamiento y desarrollo del servicio, sistemas de organización y programación y ejecución de los trabajos. Planificación de la ejecución del trabajo, con grado de detalle suficiente. Medidas de seguridad a aplicar. Certificados de calidad obtenidos por la empresa y relacionados con los servicios previstos en este Pliego. Certificados acreditativos para poder realizar los desarrollos pertinentes en SICALWin. Otra información que considere relevante. PÁGINA 11 / 11

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