FORMACIÓN CARPETA DEL EMPRESARIO

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1 E-Fácil FORMACIÓN CARPETA DEL EMPRESARIO

2 Avanza Local Soluciones Plan Avanza Local Soluciones e-fácil Copyright 2011 Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. La presente publicación pertenece al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (Mityc) y está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 España de Creative Commons, y por ello esta permitido copiar, distribuir y comunicar públicamente esta obra bajo las condiciones siguientes: Reconocimiento: El contenido de este informe se puede reproducir total o parcialmente por terceros, citando su procedencia y haciendo referencia expresa tanto a Mityc como a su sitio Web: Dicho reconocimiento no podrá en ningún caso sugerir que Mityc presta apoyo a dicho tercero o apoya el uso que hace de su obra. Uso No Comercial: El material original y los trabajos derivados pueden ser distribuidos, copiados y exhibidos mientras su uso no tenga fines comerciales. Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra. Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso de Mityc como titular de los derechos de autor. Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales de Mityc. 2

3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN USUARIOS Qué tipos de usuario hay en efacil? FUNCIONALIDADES CARPETA EMPRESARIO Cómo empezamos a utilizar los servicios de efacil? Qué puede hacer un usuario registrado? Mis datos 8. Cómo valido mi usuario? Qué puede hacer un usuario validado? Mis datos Acceso al módulo de Circe local (constitución de empresas) Inicio DUE Consulta Trámite CIRCE Facturación electrónica Qué es la facturación electrónica? Cómo genero las facturas en formato FACTURAE?...19 Cómo envío la factura a la entidad local? Ver archivos Ver noticias Cómo me doy de alta en efacil como representante legal? Cómo asocio usuarios a mi empresa? Qué puede hacer un usuario asociado a mi empresa? Iniciar solicitudes de trámites Consulta de solicitudes de trámites Consulta de facturas Firma de acuerdos para utilización de APS Puede el representante legal delegar funciones en efacil? Qué funciones puede realizar el representante legal o el asociado con privilegio de representante? Modificar datos de empresa Gestionar usuarios asociados a la empresa Consulta de solicitudes de la empresa

4 27. Consulta de facturas de la empresa

5 Introducción En la carpeta del empresario estarán disponibles una serie de servicios orientados a empresarios y trabajadores autónomos, así como a aquellos ciudadanos, que denominaremos emprendedores, que todavía no lo son pero tienen intención de serlo. 5

6 Usuarios Qué tipos de usuario hay en efacil? A continuación se muestran los distintos tipos de usuario que existen en efacil: Tabla 1. Tipos de usuario Tipo Descripción Operaciones Anónimo Usuario que todavía no se ha registrado. -Auto-registro -Ver noticias Registrado Usuario que se ha registrado con usuario y clave. -Modificar sus datos -Ver noticias Validado Validado Validado representante legal de empresa -Modificar sus datos -Ver noticias Usuario que se ha registrado con -Enviar facturas formato Certificado digital o que se facturae ha personado en la entidad local -Constituir empresa CIRCE. Y ha acreditado su identidad. -Consulta trámite CIRCE -Ver archivos Usuario que accede con Certificado de representante de empresa o que se ha personado en la entidad local y ha presentado los poderes de empresa. -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae - Consultar facturas (todas) -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE -Ver archivos -Iniciar trámites -Consulta de trámites (todos) -Asociar usuarios a su empresa -Otorgar privilegio de representación a usuarios asociados -Modificar datos de la empresa -Firmar acuerdos para utilizar APS/WS 6

7 Tipo Validado asociado empresa Descripción a Validado asociado a empresa con privilegio de representante Usuario al que representante legal le asociado a su empresa. Operaciones un ha Usuario al que un representante legal le ha asociado a su empresa y además le ha otorgado el privilegio de representación -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae -Consultar facturas (enviadas por él) -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE - Ver archivos -Iniciar trámites -Consulta de trámites (iniciados por él) -Firmar acuerdos para utilizar APS/WS -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae - Consultar facturas (todas) -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE - Ver archivos -Iniciar trámites -Consulta de trámites (todos) -Asociar usuarios a su empresa -Modificar datos de la empresa -Firmar acuerdos para utilizar APS/WS Anónimo Se ha añadido el perfil anónimo, para asociarlo a algunas operaciones que se pueden realizar sin estar identificado en sesión, no siendo éste un perfil que se pueda crear en efácil. Llamamos perfil anónimo al que tiene un usuario que accede a la carpeta del empresario por curiosidad o como paso previo a registrarse o bien a identificarse y así adquirir un perfil en e-fácil. Registrado 7

8 Es un usuario que se ha registrado en la carpeta del empresario, pero todavía no se ha identificado ante la entidad local y no ha adquirido todavía otro perfil. Validado Es un usuario identificado, bien con certificado electrónico personal o de empresa, o bien con usuario y contraseña tras visita presencial a una oficina que confirme su identidad (típicamente en las EELL). El usuario con este perfil puede acceder a todos los servicios de e-fácil de la carpeta del empresario. Un usuario que se registra y que adquiere perfil validado podrá ser, a su vez: Representante legal de empresa. Podrá adquirir derechos de representación en efacil siempre que: 1. si accede con certificado de representante de empresa 2. Si se persona en la entidad, presenta los poderes de la empresa y un gestor le da representación en efacil para esa empresa. Asociado a empresa. Un usuario asociado podrá realizar operaciones relacionadas con la empresa a la que está asociado. Además el representante legal podrá otorgar privilegio de representante a un usuario asociado. Este permiso permitirá al usuario asociado, realizar determinadas funciones para esa empresa, como modificar datos de empresa, visualizar todas las licencias de la empresa, todas las facturas de la empresa, no sólo las que ha iniciado o enviado él. Un usuario podrá estar asociado a una empresa en efacil siempre que un usuario representante legal de empresa le asocie a la empresa de la que es representante. 8

9 Funcionalidades carpeta empresario Cómo empezamos a utilizar los servicios de efacil? Para comenzar a usar efacil debemos registrarnos como usuarios de efacil. Para ello iremos a la opción superior derecha Registro de usuarios. Figura 1. Formulario de registro de usuarios Deberemos rellenar al menos los campos obligatorios marcados con un *. Al pulsar en el botón guardar, habremos registrado nuestro usuario. Desde este momento podemos acceder a la carpeta de empresario. Para ello pulsamos en Iniciar sesión: 9

10 Figura 2. Inicio de sesión Deberemos rellenar los campos de usuario y contraseña, y accederemos a la carpeta del empresario. En efacil tenemos dos perfiles: Registrado Validado. Qué puede hacer un usuario registrado? Un usuario registrado puede acceder a la carpeta del empresario y puede realizar la siguiente operación: Mis datos 10

11 Mis datos El usuario puede modificar sus datos registrados en efacil y modificar su clave de acceso: Figura 3. Usuario registrado Figura 4. Formulario de modificación de datos de usuario 11

12 Cómo valido mi usuario? Hay dos formas de validar un usuario: 1. Iniciar sesión con certificado o Dnie. 2. El usuario registrado valida sus datos personándose en las instalaciones de la entidad local. Allí un usuario gestor de la entidad valida su identidad dándole perfil validado. Qué puede hacer un usuario validado? Un usuario validado puede acceder a la carpeta del empresario y puede realizar la siguientes operaciones: Mis datos Acceso al módulo Circelocal para constituir una empresa o consultar el trámite de constitución. Acceso al módulo efactura de facturación electrónica para adjuntar facturas a la entidad. Ver archivos Ver noticias 12

13 Mis datos El usuario puede modificar sus datos registrados en efacil y modificar su clave de acceso: Figura 5. Formulario de modificación de datos de usuario Acceso al módulo de Circe local (constitución de empresas) Desde este módulo el usuario puede iniciar el trámite de constitución de su empresa, para ello deberá pulsar en Iniciar Due. 13

14 Inicio DUE Figura 6. Iniciar Due Pulsando en el botón Continuar se accede a la aplicación CIRCE del MITYC, donde el usuario podrá rellenar el DUE (Documento Único Electrónico), para constituir su empresa: Figura 7. CIRCE 14

15 Al cumplimentar el DUE, el usuario tiene la posibilidad de iniciar ya el proceso de solicitud de Trámite para la empresa (licencia de obra menor o licencia de apertura). De esta forma, el usuario al acceder a la opción de Trámites para empresas tendrá el formulario de solicitud del trámite pre-relleno con los datos de CIRCE. Consulta Trámite CIRCE Desde esta opción el usuario puede visualizar los trámites de constitución de empresa en los que el usuario consta como socio y además haya solicitado el inicio de trámites (licencias) al cumplimentar el DUE. Figura 8. Consulta de trámites circe Se muestran los siguientes datos: Id. Empresa: Identificador de la empresa Estado: estado del trámite Además también existe el botón que permite visualizar el detalle del trámite CIRCE de la empresa. Detalle de trámite CIRCE de la empresa Se muestra el detalle del trámite CIRCE para la empresa seleccionada. 15

16 Figura 9. Detalle de un trámite CIRCE Se muestra en primer lugar el identificador de la empresa y el estado actual del trámite. A continuación se muestra el detalle del trámite. La información se divide en las pestañas Histórico estados trámite CIRCE, Observaciones TGSS, Datos registrales, NIF provisional. Pasamos a detallar cada una de ellas. Histórico estados trámite CIRCE En esta pestaña se muestra la relación de actividades finalizadas o a la espera de trámite. Figura 10. Histórico de estados de trámite CIRCE Se muestra la descripción, el estado, la fecha en la que se produjo y los días que ha pasado en ese estado. Observaciones TGSS En esta pestaña se muestra información retronada por la Tesorería General de la Seguridad Social tras el proceso de alta de un trabajador. 16

17 Datos registrales En esta pestaña se muestra información retornada por el Registro Mercantil Provincial una vez inscrita la empresa. Figura 11. Datos registrales trámite CIRCE Se muestra la siguiente información: Tipo Código Entrada: fecha de entrada Asiento F. asiento: Fecha asiento Inscripción F. resolución: Fecha resolución Tomo Libro Folio Sección Hoja Hoja bis Comentario Causas 17

18 NIF provisional Esta pestaña muestra el NIF provisional asignado a la empresa por la Agencia Tributaria. Figura 12. Nif provisional trámite CIRCE Pulsando en el botón Ver licencias, accederá al módulo TramitaFacil y podrá ver las licencias de la empresa con ese nif, siempre y cuando el usuario sea representante legal o asociado con privilegio de representante. Facturación electrónica Qué es la facturación electrónica? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. (Para saber más ver 18

19 Un usuario validado puede acceder al módulo efactura de facturación electrónica para adjuntar facturas en formato FACTURAE (Formato integrable orientado a Internet e interpretable mediante hojas de estilo ) a la entidad local, desde su versión 3.0. El usuario deberá generar las facturas en dicho formato y firmarlas antes de adjuntarlas. Cómo genero las facturas en formato FACTURAE? Las facturas en formato FACTURAE se podrán generar: Elaboración desde una plataforma de facturación electrónica existente en el mercado Elaboración desde mi propio ERP Elaboración desde el programa del MITyC de distribución gratuita. Se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, micropymes y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel: Cómo envío la factura a la entidad local? Hay varias formas de enviar la factura a la entidad local: Utilizando los conectores que la solución me ofrece que enlazan plataformas diversas o ERP con EFacil (APS y Web Service). Entrando con mi usuario a la carpeta del empresario y adjuntando la documentación. Cualquier usuario una vez validado puede enviar facturas en efacil, ya que los datos de la empresa están en la factura en formato facturae. Para ello accederá a la opción Facturación electrónica de la carpeta del empresario de efacil. Deberá ir a la bandeja de salida y pulsar en la opción: Envío de facturas, le aparecerá un formulario como el siguiente: 19

20 Figura 13. Formulario para adjuntar facturas en formato FACTURAE Se puede informar del asunto de la factura; se añade el fichero de la factura en formato Facturae y si es necesario se adjuntan los anexos en formato ZIP y se hace click en el botón Enviar. Es posible que haya que contestar a una pregunta de un captcha lógico antes de pulsar en el botón enviar (Fig.13). EFacil al recibir la factura, realiza validaciones internas (comprobación del formato Facturae, verificación de firma y validez del certificado). La factura válida se registra en el registro de la entidad local, que facilita a efacil un nº de registro. Ver archivos El usuario podrá visualizar en esta opción los archivos que estén publicados para su descarga. Podrá realizar una búsqueda por entidad, módulo y fecha: 20

21 Figura 14. Búsqueda de archivos Figura 15. Detalle y descarga de archivo Ver noticias El usuario podrá visualizar en esta opción las noticias que estén publicadas. Podrá realizar una búsqueda por entidad, módulo y fecha: 21

22 Figura 16. Búsqueda de noticias Podrá visualizar el detalle de la noticia pulsando en la opción : Figura 17. Detalle de una noticia Cómo me doy de alta en efacil como representante legal? Un usuario puede adquirir los derechos de representación de una empresa de dos formas. La primera forma, que denominaremos presencial, consiste en personarse en algún puesto de atención al público, por regla general en el ayuntamiento o en alguna oficina habilitada a 22

23 tal efecto por la entidad local, con la documentación necesaria para identificarse y demostrar que posee tales derechos (escritura de constitución de la sociedad, escritura de poderes, documentación que le identifique como trabajador autónomo, ). Allí, un gestor del sistema, que esté autorizado para ello, le valida como representante legal de esa empresa, utilizando la herramienta de administración de efacil. La segunda forma, que denominaremos telemática, es la utilización de un certificado electrónico específico que incluya la autenticación como representante. Los derechos adquiridos de forma presencial son persistentes, es decir, están almacenados de forma permanente en el sistema mientras no sean revocados; siempre que el usuario acceda, adquirirá automáticamente esos derechos. En el caso de que una persona deje de tener esos poderes para esa empresa, es responsabilidad de ésta el darlo de baja como representante (de forma análoga a lo que sucede con los bancos, por ejemplo). Los derechos adquiridos de forma telemática son, en cambio, temporales, válidos solamente para esa sesión; cuando la sesión termina o expira, el derecho se destruye, y se volverá a adquirir, en su caso, cuando el usuario vuelva a acceder al sistema. Cómo asocio usuarios a mi empresa? Como hemos dicho anteriormente, sólo los usuarios que estén asociados a la empresa podrán consultar facturas en iniciar trámites para la empresa. El usuario representante legal puede acceder a la opción de la carpeta del empresario: Asociados a empresas. En esta opción le aparecerán la empresa o empresas (puede ser representante legal de más de una empresa) en las que posee derechos de representación (ya sea permanente o telemática). 23

24 Figura 18. Empresas en las que tiene derechos de representación Seleccionamos la empresa a la que queremos asociar el usuario, y nos aparecerá la lista de usuarios que están asociados a esa empresa: Figura 19. Usuarios asociados a la empresa Pulsando en Asociar usuario, nos aparecerá una pantalla donde tendremos que introducir el nif del usuario al que queremos asociar. Un requisito es que este usuario sea un usuario validado ya en efacil. 24

25 Figura 20. Formulario de asociación de usuario a una empresa Igual que se asocian, también se pueden desasociar de la empresa. Figura 21. Formulario de eliminación de asociación de un usuario a una empresa Cuando el usuario no está asociado a la empresa, deja de poder consultar las facturas y los trámites, no pudiendo tampoco iniciar trámites para la empresa. 25

26 Qué puede hacer un usuario asociado a mi empresa? Un usuario asociado a la empresa, además de las operaciones que puede realizar por ser usuario validado (las descritas anteriormente), podrá realizar las siguientes: Iniciar solicitudes de trámites para la empresa Consultar las solicitudes para la empresa iniciadas por él. Consultar las facturas electrónicas de la empresa enviadas por él Firmar acuerdos telemáticamente para la utilización de la aplicación envío desatendido de facturas APS y/o Web service. Iniciar solicitudes de trámites Para iniciar un trámite, el usuario asociado a la empresa deberá acceder a la opción Trámites para empresas en la Carpeta del empresario, allí pulsar en la opción de menú: Iniciar Trámite. Se le mostrarán los distintos trámites para la empresa que puede iniciar en esa entidad. Figura 22. Lista de trámites para empresas disponibles en la entidad local Al elegir el trámite que deseamos iniciar, nos mostrarán las empresas en las que estamos asociados (puede que estemos asociados a más de una empresa). 26

27 Figura 23. Lista de empresas en las que el usuario está asociado Seleccionamos la empresa y nos aparecerá un formulario de inicio de solicitud de trámite, en este caso el de Licencia de obra menor: 27

28 Figura 24. Formulario de solicitud de licencia de obra menor Rellenaremos los datos que nos pide en el formulario y a continuación, al pulsar en el botón Aceptar, deberemos firmar la solicitud (si el trámite requiere firma nos mostrará un selector de certificados). Figura 25. Selector de certificado para firma de trámite Una vez firmado el trámite se registra, y se puede descargar el justificante de registro firmado por la entidad. 28

29 Figura 26. Justificante de registro de trámite Consulta de solicitudes de trámites El usuario asociado a una empresa, puede visualizar las solicitudes que inició él desde la opción Consulta: 29

30 Figura 27. Consulta de trámites Esta pantalla está dividida en dos partes, en la superior, se podrán ver las solicitudes pendientes de firma, iniciadas desde la aplicación CIRCE durante la constitución de la empresa. En la inferior, se pueden visualizar las solicitudes ya firmadas y enviadas al tramitador. Si queremos ver el estado en el que está el trámite en estos momentos, debemos seleccionarlo y nos mostrará el detalle: 30

31 Figura 28. Detalle de un trámite Consulta de facturas El usuario puede visualizar las facturas que ha adjuntado él en efacil, desde la opción Facturación electrónica: Figura 29. Facturación electrónica 31

32 En la bandeja de salida, el usuario puede visualizar las facturas que ha adjuntado: Figura 30. Bandeja de entrada Puede realizar un filtro de facturas por distintos campos, pulsando en la opción superior Ver filtros: Figura 31. Filtro para visualización de facturas Puede ver el detalle de una factura, y el histórico de estados por los que va pasando: 32

33 Figura 32. Detalle de una factura También puede descargar la factura en distintos formatos: Figura 33. Descarga de factura En la bandeja de entrada, el usuario puede visualizar los justificantes de entrega de las facturas: 33

34 Figura 34. Bandeja de entrada Figura 35. Justificante de entrega de factura 34

35 Firma de acuerdos para utilización de APS Las empresas para poder utilizar el WS de envío de facturas o el módulo APS (envío desatendido de facturas), deberán ser empresas proveedoras dadas de alta en la instalación de e-facil donde deseen enviar las facturas. La empresa deberá rellenar un formulario de aceptación de los términos de uso del WS y el módulo desatendido. Es necesaria la firma de este documento. Para firmar este acuerdo debe pulsar en la opción del menú de la izquierda Acuerdos utilización APS/WS. Figura 36. Empresas en las que figura el usuario como asociado En la siguiente pantalla podrá buscar los acuerdos firmados que tiene la empresa. Una empresa podrá tener varios acuerdos en el histórico porque lo hayan solicitado varios usuarios de la empresa, pero sólo tendrá uno activo. 35

36 Figura 37. Búsqueda de acuerdos Al solicitar un nuevo acuerdo, previamente se deberá dar de baja el anterior: 36

37 Figura 38. Mensaje nuevo acuerdo Para firmar un nuevo acuerdo, el usuario debe pulsar en Nuevo acuerdo, le aparece un formulario con datos a utilizar en el WS o APS, y donde puede añadir las IP desde las que va a utilizar el WS o APS, pulsando en Nueva dirección IP: Figura 39. Nuevo acuerdo 37

38 Al aceptar el acuerdo, le aparecerá una página de confirmación de datos, donde podrá firmar el formulario. Una vez firmado, deberá pulsar en Guardar para finalizar el proceso. Figura 40. Confirmación datos a firmar en acuerdo APS/WS Figura 41. Mensaje acuerdo APS/WS guardado correctamente 38

39 Se enviará un correo al usuario que realizó la solicitud con los datos necesarios para la descarga y configuración de la aplicación APS y WS, entre ellos una clave que se enviará en un mail separado. Puede el representante legal delegar funciones en efacil? El representante legal puede otorgar privilegio de representación a un usuario asociado a su empresa. De esta forma este usuario puede realizar también las funciones en efacil que puede realizar el representante legal. Para ello el representante legal debe acceder a la opción de menú Asociados a empresas en la Carpeta del empresario: Figura 42. Pantalla para otorgar privilegio de representante a un usuario asociado Se deberá marcar la casilla Privilegio de representante y pulsar en Modificar, a continuación se muestra una pantalla de confirmación, donde se muestran las nuevas funcionalidades que puede realizar el usuario al que otorgamos el privilegio. 39

40 Qué funciones puede realizar el representante legal o el asociado con privilegio de representante? Las operaciones que pueden hacer un representante legal o un asociado con privilegio de representante son las siguientes: Modificar los datos de empresa Gestionar los usuarios asociados a la empresa Consultar todas las solicitudes de trámites de la empresa Consultar todas las facturas de la empresa Modificar datos de empresa El usuario desde la opción Modificación de empresas, puede modificar la dirección de la empresa, correo electrónico. Figura 43. Formulario de modificación de datos de empresa Gestionar usuarios asociados a la empresa Ver Cómo asocio usuarios a mi empresa? 40

41 Consulta de solicitudes de la empresa Para consultar las solicitudes de trámites para la empresa, el usuario deberá acceder a la opción Trámites para empresas, a Consulta empresa: Figura 44. Lista de empresas en las que se tiene privilegio de representación Si seleccionamos la empresa, podemos ver todos los trámites de la empresa: 41

42 Figura 45. Pantalla de consulta de trámites de la empresa. Consulta de facturas de la empresa El usuario al acceder a la opción Facturación electrónica, podrá visualizar en las bandejas todas las facturas y justificantes de la empresa, no sólo los enviados por él. 42