PROTOCOLO DE GESTIÓN, INVESTIGACIÓN Y RESOLUCION DE COMUNICACIONES RECIBIDAS A TRAVÉS DEL BUZÓN ÉTICO

Transcripción

1 PROTOCOLO DE GESTIÓN, INVESTIGACIÓN Y RESOLUCION DE COMUNICACIONES RECIBIDAS A TRAVÉS DEL BUZÓN ÉTICO Versión 1 Aprobación Comité Ético de LUCTA, S.A. 9 de noviembre de 2017

2 1. OBJETO DEL PROTOCOLO. El presente protocolo tiene por objeto regular la gestión, investigación y resolución de las comunicaciones susceptibles de ser recibidas por LUCTA, S.A. (en adelante LUCTA o la Empresa ) a través del Buzón Ético habilitado a tal efecto. 2. COMUNICACIONES A TRAVÉS DEL BUZÓN ÉTICO. 2.1 OBLIGACIÓN DE COMUNICACIÓN Los empleados, directivos y administradores de LUCTA, así como terceros que tengan relaciones comerciales con ésta, tienen la obligación de poner en conocimiento de la Empresa con carácter inmediato eventuales hechos y/o conductas que puedan constituir incumplimientos de las leyes vigentes, del Código Ético y de la normativa interna de la Empresa o que resulten contrarias a los principios y valores éticos de LUCTA. En particular, deberán reportarse todos los hechos y/o conductas que se refieran a la actuación del personal de LUCTA en el ejercicio de sus cargos y/o prestaciones laborales (incluidos directivos y administradores), así como de cualquier persona que actúe en nombre, provecho o beneficio de la Empresa. Igualmente, se regirá por el presente Protocolo la investigación de posibles conductas ilícitas y/o irregulares de las que LUCTA haya tenido conocimiento como consecuencia de comunicaciones remitidas por organismos públicos y/o de la incoación de procedimientos administrativos y/o judiciales que afecten a la Empresa y/o a empleados, directivos, administradores y/o personas facultadas para actuar en nombre de LUCTA. 2.2 CANAL DE COMUNICACIÓN Las comunicaciones descritas en el apartado anterior deberán remitirse al Buzón Ético de LUCTA cuya gestión corresponde al Comité Ético de LUCTA, por medio del correspondiente formulario que deberá remitirse a través de los buzones físicos habilitados a tal efecto, o por vía telemática mediante el siguiente enlace: buzon.etico@lucta.com Las comunicaciones enviadas al Buzón Ético deberán contener al menos los siguientes aspectos: 2

3 i. Nombre y apellidos de la persona que envía la comunicación. No están permitidas las comunicaciones anónimas, comprometiéndose LUCTA a garantizar el tratamiento reservado y confidencial de la información recibida, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos. ii. Nombre y apellidos de la/s persona/s a las que se atribuyen los hechos y/o conductas objeto de comunicación. iii. Fecha de los hechos y máxima información disponible sobre los mismos. iv. Eventuales documentos u otros medios de prueba que tenga a su alcance y que puedan acreditar la realidad de los hechos y/o conductas objeto de comunicación. 3. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES. 3.1 RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y ANÁLISIS PRELIMINAR El encargado de gestionar el Buzón Ético, recibir las comunicaciones y proceder a su eventual investigación es el Comité Ético de LUCTA. Tras la recepción de cualquier comunicación a través del Buzón Ético, el Comité Ético acusará recibo de la misma a la mayor brevedad y formará el correspondiente expediente. Atendiendo a la comunicación recibida y a los datos facilitados en la misma, el Comité Ético realizará un análisis inicial en orden a verificar la entidad de la información, su suficiencia y verosimilitud, la credibilidad del comunicante y la relevancia de los hechos reportados, determinando si los mismos pueden ser susceptibles de ser constitutivos de alguna infracción legal o de la normativa interna de LUCTA. A estos efectos, y en caso de considerar que la información recibida mediante la comunicación es insuficiente, el Comité Ético podrá solicitar al comunicante su ampliación y/o aclaración en orden a poder adoptar una decisión preliminar en los términos que se indican en el apartado siguiente. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso en que las comunicaciones versen sobre posibles situaciones de acoso en el ámbito laboral, las funciones del Comité Ético se limitarán exclusivamente a la recepción de dicha comunicación, su acuse de recibo e inmediata remisión al Departamento de RRHH, informando al comunicante de tal extremo. 3

4 En este sentido, el Departamento de RRHH será el órgano encargado de la formación, instrucción y resolución del correspondiente expediente de conformidad con lo dispuesto en el Protocolo contra el acoso en el ámbito laboral de LUCTA, motivo por el cual ni el Comité Ético tendrá facultades de investigación sobre dicha materia ni será de aplicación a estos casos el contenido del presente protocolo. 3.2 DECISIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INFORMACIÓN RECIBIDA Tras el análisis preliminar de la información contenida en la correspondiente comunicación, el Comité Ético podrá adoptar alguna de las siguientes decisiones, que deberán ser motivadas y de las que se dejará constancia por escrito en el correspondiente expediente: a) Archivo del expediente, cuando (i) los hechos reportados resulten manifiestamente irrelevantes y/o no constituyan ningún incumplimiento de la legislación vigente y/o de la normativa interna de LUCTA; (ii) la información sea insuficiente para proceder con cualquier actuación adicional; (iii) los hechos reportados resulten inverosímiles o el informante carezca totalmente de credibilidad. En este caso, el Comité Ético informará al comunicante acerca de la decisión de archivo adoptada, así como de cualquier medida adicional que se hubiese acordado, sin perjuicio de la posibilidad de volver a incoarlo en caso de que se disponga de nueva información que resulte relevante a estos efectos. b) Inicio del procedimiento de investigación, conforme a lo dispuesto en el presente Protocolo. 4. PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN. 4.1 PROCEDENCIA DE LA INVESTIGACIÓN Y ÓRGANO INVESTIGADOR El procedimiento de investigación regulado en el presente Protocolo resulta de aplicación en todos aquellos supuestos en los que, tras un análisis preliminar de la información recibida, el Comité Ético considere procedente investigar los hechos y/o conductas objeto de comunicación. El Comité Ético es el único órgano facultado para llevar a cabo investigaciones internas en la Empresa, sin perjuicio de que pueda: 4

5 i. Realizar consultas o requerir el apoyo puntual de otros empleados y/o departamentos de LUCTA para la completa sustanciación de la investigación o por razón de su especialidad. En particular, el Comité Ético podrá solicitar la colaboración del Departamento de Recursos Humanos cuando ello fuese necesario para el correcto desarrollo de la investigación o para la eventual adopción de medidas cautelares respecto de las personas investigadas. ii. Externalizar en todo o en parte el procedimiento de investigación, dependiendo de si las circunstancias del caso así lo exigen o resulte recomendable en los casos en los que se considere que la investigación pueda requerir un especial estándar de confidencialidad. 4.2 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN En un plazo máximo de 15 días laborables a contar desde la apertura del expediente, el Comité Ético se pondrá en contacto con la/s persona/s contra la que se dirige la comunicación, informándoles por escrito de los hechos y/o conductas que se les atribuyen, así como de las siguientes actuaciones que se prevé realizar en el marco del procedimiento de investigación interna. En aras de garantizar la confidencialidad de las comunicaciones remitidas a través del Buzón Ético, en ningún caso se notificará a las personas investigadas la identidad del comunicante. Asimismo, el Comité Ético preservará la privacidad de la/s persona/s contra las que se dirige la comunicación, así como el carácter reservado y confidencial de la información que se obtenga durante el procedimiento de investigación interna. La investigación incluirá todas aquellas actuaciones que resulten oportunas para el esclarecimiento de los hechos y de las personas responsables, entre ellas: a. Celebrar una entrevista con el comunicante a fin de obtener mayor información sobre los hechos y/o conductas objeto de comunicación. b. Celebrar una entrevista con la/s persona/s contra las que se dirige la comunicación. c. Realizar cuestionarios y/o entrevistas confidenciales con posibles testigos y/o con cualquier persona de la Empresa que el Comité Ético considere relevante para el esclarecimiento de los hechos, así como con terceros ajenos a LUCTA que pudieran tener relación con los hechos objeto de investigación. 5

6 En todas las entrevistas que se realicen por el Comité Ético, se tomará nota por escrito de los hechos relevantes de la misma incorporándolas a un acta, que deberá firmarse por los comparecientes y por un representante del Comité Ético. d. Recabar cuanta información sea posible a través de la documentación a disposición de la Empresa. e. Si fuera indispensable para el esclarecimiento de los hechos, adoptar medidas de vigilancia a través de medios informáticos, telemáticos o audiovisuales, siempre que los mismos atiendan a criterios de razonabilidad, idoneidad y proporcionalidad, velando en todo momento por el derecho a la intimidad de la/s persona/s contra las que se dirige la comunicación y por el derecho al secreto de las comunicaciones. f. Solicitar asesoramiento de profesionales ajenos a la Empresa. 4.3 INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN Y POSIBLE PROPUESTA DE SANCIÓN Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, el Comité Ético elaborará en el plazo máximo de 15 días laborables un informe de conclusiones, que contendrá una breve descripción de los siguientes elementos: a. Naturaleza de la incidencia: se identificarán, en la medida de lo posible, los sujetos intervinientes, la naturaleza de los hechos, la fecha, el lugar y las circunstancias en que supuestamente sucedieron, los preceptos legales o la normativa interna infringida o puesta en peligro. b. Relación de los hechos y descubrimientos relevantes: se relatarán los hechos más relevantes recabados a lo largo del procedimiento de investigación diferenciando entre aquéllos obtenidos de la documentación en posesión de LUCTA, de la información proporcionada por el comunicante o de las entrevistas mantenidas con los sujetos investigados y con los testigos. c. Conclusiones y valoración de los hechos: se especificarán las conclusiones extraídas por el Comité Ético, así como su valoración de los hechos relatados, pudiendo proponer dos posibles acciones: a. Terminación del procedimiento, si se estima que el hecho no es constitutivo de infracción, que no aparece suficientemente justificada su perpetración o que no se ha acreditado autor conocido. b. Propuesta de continuación del procedimiento, si se estima que de las diligencias practicadas ha quedado suficientemente acreditada la comisión por el 6

7 sujeto investigado de una infracción o irregularidad en los términos expuestos en el presente Protocolo. En este último caso, en el informe se incluirá una propuesta de sanción susceptible de ser adoptada contra los sujetos responsables de los hechos, así como de cualquier otro tipo de medidas adicionales, incluyendo las posibles acciones resarcitorias que se puedan adoptar respecto a cualquier perjudicado por los hechos. 5. RESOLUCIÓN. 5.1 TRÁMITE DE AUDIENCIA Y RESOLUCIÓN DEL EXPEDIENTE. Tras emitir el informe final, el Comité Ético comunicará a la/s persona/s investigada/s el resultado de la investigación interna, concediéndoles un plazo de 10 días laborables para que formulen por escrito las alegaciones que consideren convenientes y para aportar los documentos que consideren de interés. Transcurrido el citado plazo sin que por parte del interesado se haya formulado alegaciones, el Comité Ético resolverá el expediente, adoptando alguna de las siguientes decisiones: i. Archivar el expediente. ii. Decretar la comisión de un incumplimiento y/o irregularidad en LUCTA, adoptando las sanciones y/o medidas adicionales que resulten procedentes, previa consulta obligatoria al Director del Departamento de Recursos Humanos. En el caso en que el interesado formule alegaciones, y con carácter previo a decretar el archivo o resolución del expediente, el Comité Ético podrá realizar actuaciones adicionales dirigidas al esclarecimiento de los hechos atendiendo al contenido de tales alegaciones. La decisión que haya adoptado el Comité Ético se comunicará por escrito a la persona investigada, dejando constancia de su recepción. Dicha comunicación podrá dirigirse igualmente al responsable o superior jerárquico de la persona investigada, cuando las circunstancias del caso así lo exijan y siempre que la misma no contenga datos e información de carácter reservado y/o confidencial obtenidos durante el procedimiento de investigación interna. 7

8 5.2 SANCIONES Y OTRAS MEDIDAS APLICABLES. Las sanciones susceptibles de ser impuestas en cada caso serán las previstas en el Estatuto de los Trabajadores y/o en el Convenio Colectivo que resulte de aplicación. Tales sanciones se graduarán atendiendo a la gravedad de los hechos cometidos, pudiendo tomarse en consideración circunstancias tales como la reincidencia, los perjuicios causados, las circunstancias de la víctima si la hubiera, etc. Asimismo, el Comité Ético podrá adoptar otras medidas adicionales de reacción y respuesta, tales como: a. Reportar los hechos a cualquier autoridad con competencia sobre los mismos, bien sea administrativa o judicial. b. Proponer, adoptar y/o mejorar las medidas de prevención de cualquier clase. c. Buscar fórmulas de mediación dirigidas a favorecer la confianza y el entendimiento entre los empleados de LUCTA. 5. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN Todas las actuaciones llevadas a cabo en el marco de las comunicaciones de incumplimientos y la tramitación del expediente correspondiente se documentarán por escrito. La documentación relativa a los expedientes por incumplimientos se custodiará por el Comité Ético y se conservará como mínimo durante un plazo prudencial de 2 meses a contar desde la finalización del procedimiento. No obstante, en caso de que los hechos investigados fueran presuntamente constitutivos de delito, y a los efectos de prestar la máxima colaboración con los Juzgados y Tribunales, y Administraciones Públicas competentes que puedan conocer de la investigación de los mismos, el plazo de conservación se extenderá al menos hasta la fecha de prescripción de los presuntos delitos. En cualquier caso, los datos se conservarán de forma bloqueada, es decir, se identificarán y reservarán con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales. Transcurridos los plazos anteriormente indicados, se suprimirán el expediente y toda la documentación relacionada con los hechos investigados. 8

9 5.2. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercerse, en los términos especificados por la normativa vigente, ante LUCTA, mediante comunicación escrita (vía correo electrónico buzon.etico@lucta.com - o postal - Carrer de Can Parellada, 28, Montornès del Vallès -, con la ref. Protección de Datos ) a la que se adjunte fotocopia del DNI y en la que se indique el derecho concreto que se desea ejercitar. Las personas que efectúen una comunicación a través de los canales de comunicación manifiestan y garantizan que los datos personales proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados, y mantendrán indemne a LUCTA de cualesquiera responsabilidades que se puedan derivar por el incumplimiento de dichas manifestaciones y garantías. En todo caso se conservarán los datos relativos a cualquier hecho investigado, en los términos recogidos en el apartado anterior. Sólo en el caso de que el hecho denunciado dé lugar a actuaciones administrativas o judiciales, los datos facilitados podrán ser comunicados por LUCTA a las autoridades competentes para su investigación y sanción, en su caso. En caso de celebrarse reuniones o entrevistas durante el procedimiento de investigación, los intervinientes deberán consentir de forma expresa el uso y tratamiento de los datos facilitados. 9