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1 Gestión de Expedientes GEX Puede descargar el documento de novedades de esta versión del Campus Virtual de Eprinsa. 1

2 Novedades de versiones anteriores de GEX Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: 1. Se permite administrar tipos de expedientes independientemente de la aplicación de éstos. 2. Modificaciones a la comunicación entre GEX y Órganos Colegiados. 3. Nueva opción de selección de documentos de expedientes para envío a cartera electrónica. 4. Permitir consultar por fecha de anexo de documentos en la consulta extendida de expedientes. A continuación se explica de manera más detallada esta modificación: 1. A partir de esta versión, se permite gestionar tipos de expedientes, sus permisos, etc. aunque la aplicación asociada a dichos tipos de expedientes no sea GEX. 2. Modificaciones a la comunicación entre GEX y Órganos Colegiados: Se añade el campo estado, que recoge la situación del Asunto en Secretaría. 2

3 3. Nueva opción de selección de documentos de expedientes para envío a cartera electrónica: En el formulario de Cartera Electrónica existe un botón para seleccionar documentos del expediente y vincularlos a la cartera de las personas que se hayan escogido. Siguiendo esta forma de trabajar, se ha creado un nuevo botón en el formulario que permite escoger documentos de los distintos Asuntos de Secretaría relacionados con el expediente. 3

4 4. Permitir consultar por fecha de anexo de documentos en la consulta extendida de expedientes: Se han incluido los correspondientes campos para filtrar. 4

5 Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: 5. Mejora en el envío de documentos a Órganos Colegiados y su gestión posterior. A continuación se explica de manera más detallada esta modificación: Envío de documentos a Órganos Colegiados. Hasta ahora, si se enviaba a Órganos Colegiados un documento con varios anexos, todos los documentos aparecían marcados en el expediente con el icono que indica enlace con Órganos Colegiados. Esto impedía por ejemplo, enviar a Órganos Colegiados un documento si había acompañado previamente como anexo a otro documento. A partir de esta versión, se modifica el comportamiento de la aplicación para que sólo aparezcan marcados como vinculados los documentos que son los documentos principales de sus respectivos asuntos, no sus anexos. 5

6 Además, si se hace clic en el icono de Órganos Colegiados, aparecerá un formulario que contiene toda la información del documento y sus anexos, dentro del asunto de Órganos Colegiados. En la parte superior se muestra el documento seleccionado y el expediente al que pertenece. En el bloque Asuntos se recogen los diversos asuntos en los que interviene el documento, bien como documento principal, bien como anexo. En el bloque Documentos del asunto se reflejan los documentos del asunto seleccionado en el bloque anterior. Para cada documento se indica si actúa como documento principal o como anexo. Dentro de este formulario se pueden realizar las siguientes operaciones: Si el asunto no está cerrado, se puede eliminar. Simplemente hay que eliminar el registro correspondiente en el bloque Asuntos. Si el asunto se rechazó desde Secretaría, apareciendo marcada dicha casilla en el bloque Asuntos, se puede subsanar dicho rechazo, pulsando el botón situado en la esquina superior izquierda del formulario. Todas estas operaciones dejan anotación en el registro de autorías del expediente. También, mientras el asunto esté abierto (no tenga fecha de cierre), se pueden añadir o quitar documentos al mismo, siempre que no sean el documento principal. 6

7 Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: 6. Introducción del concepto de versión del tipo de expediente. A continuación se explica de manera más detallada esta modificación: Versiones de tipos de expedientes. Los expedientes se clasifican en tipos. Cada tipo de expediente determina entre otras cosas qué documentos, trámites y datos llevan los expedientes de dicho tipo. Cuando se produce un cambio en el procedimiento del expediente no se puede modificar de manera directa el tipo de expediente correspondiente, ya que pueden existir expedientes del tipo considerado cuyo estado de tramitación o documentación no encaje con las modificaciones que se pretenden introducir (por ejemplo, si se pretende eliminar un tipo de documento que se use en un tipo de expediente y ya existen expedientes que contienen documentos de ese tipo). Para solucionar este problema se plantea la creación de un nuevo tipo de expediente que se adapte a los nuevos requerimientos. El inconveniente que tiene esta solución es que no habría manera de consultar de manera unificada los expedientes de ambos tipos, que en el fondo no serían más que versiones del mismo procedimiento. La modificación que se ha introducido en la aplicación pretende resolver estos problemas. Consiste en: Cada tipo de expediente pertenecerá a un tipo general de expediente. El tipo general de expediente admitirá de este modo diferentes tipos de expedientes, cada uno con un número de versión. En la práctica, el funcionamiento de GEX continuará siendo el mismo. Solamente hay que tener en cuenta que cada tipo de expediente será una versión determinada de un tipo general de expediente. Inicialmente, cada tipo de expediente será la versión 1 de un tipo general que se llamará de la misma manera que el propio tipo. Elementos afectados de la aplicación: Mantenimiento de tipos de expedientes Mantenimiento de expedientes Consulta extendida de expedientes Selección de expedientes por bandejas Listados de tipos de expedientes 7

8 Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: El envío de documentos a Órganos Colegiados deja autoría en el expediente. En los clientes que se han migrado a la nueva estructura de expedientes y firma, para cada tipo de expediente, se permite configurar los envíos a firma de cada tipo de documento, de modo que para cada uno se elija siempre un circuito de firma específico. En el ejemplo anterior, para el tipo de documento especificado, siempre que el envío a firma se realice desde un expediente del tipo dado, se realizará al circuito indicado. Se ignorará la configuración del tipo de documento en este caso (se hará caso omiso de los circuitos asociados al tipo de documento en el catálogo general). 8

9 Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: 1. En el envío de correos electrónicos se permite enviar copia del correo al remitente. Además, se envía en el correo el campo Su número de expediente. 9

10 Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: 2. Nuevos criterios para la consulta extendida de expedientes. 3. Se añade el campo Servicio en los tipos de documentos. Las actualización indicadas en el punto 2 solamente estarán disponibles para aquellas entidades que hayan migrado a la nueva estructura de gestión de firma y gestión de expedientes. Las actualizaciones indicadas en en punto 1 afecta a todas las entidades. A continuación se explica de manera más detallada esta modificación: Nuevos criterios para consultar documentos de expedientes. En los formularios de Consulta extendida de expedientes y Tratamiento masivo de expedientes se han añadido nuevos campos para buscar documentos de expedientes. Además de por tipo de documento, podemos buscar por estado del documento, seleccionando la casilla adecuada: Todos: la consulta devolverá todos los documentos, independientemente del estado de la firma del mismo. Pendientes: la consulta devolverá aquellos documentos enviados a firma y que aún no hayan sido firmados (están pendiente de firma). Rechazados: la consulta devolverá los documentos que cuya firma ha sido rechazada. Firmados: la consulta devolverá los documentos que hayan sido firmados. 10

11 Desde, Hasta: estos campos, junto con el campo Firmados, me permite indicar un rango de fechas, de manera que la consulta nos devuelva aquellos documentos firmados en ese rango de fechas. Nuevo campos Servicio emisor en los tipos de documentos Se añade un nuevo campo, llamado Servicio emisor es para los tipos de documentos (solamente para cliente migrados a la nueva estructura de firma). Este campo permite indicar el servicio emisor del tipo de documento, por ejemplo, si el servicio de intervención es el que emite un determinado tipo de informe, lo indicaremos en este campo: Esta mejora es para Administradores, por lo que no afecta a los usuarios/as normales de la aplicación. Si quieres consultar la documentación de actualizaciones anteriores a ésta, así como novedades de otras aplicaciones, puedes hacerlo en el Campus Virtual de EPRINSA en Novedades y Actualizaciones o a través del siguiente enlace: 11

12 Gestión de Expedientes GEX En esta nueva actualización de Gestión de expedientes se han realizado las siguientes mejoras: Cambia el mecanismo de envío de documento a firma, antes de enviar a firma se mostrará un formulario con toda la información del envío. Se permite especificar como remitente en el envío de correo electrónico al usuario que hace la operación. Opción de mantenimiento y uso de textos tipo para el envío de correos electrónicos. En el Gestor de firmas, se añaden nuevos campos en el tipo de documento, para permitir la automatización del envío a tablón de edictos de un documento. Las actualizaciones indicadas en los puntos 1 y 4 solamente estarán disponibles para aquellas entidades que hayan migrado a la nueva estructura de gestión de firma y gestión de expedientes. Las actualizaciones indicadas en los puntos 2 y 3 afecta a todas las entidades. A continuación se explica de manera más detallada esta modificación: Nueva ventana de envío de documentos a firma A partir de ahora al ejecutar la opción Enviar a Firma... del menú contextual de documentos de un expediente, se abrirá una ventana como la que se muestra en la siguiente imagen: En este nuevo formulario se agrupa toda la información necesaria para el envío a firma. En un primer bloque, llamado Documento, se recogen los datos del documento, a título informativo: Descripción: descripción del documento. F/H. Importación: fecha y hora de importación. Tipo: tipo de documento. 12

13 Expediente: expediente al que pertenece el documento. El siguiente bloque titulado Quién firma el documento, se mostrará el circuito de firma donde se va a enviar el documento. Si el tipo de documento sólo tiene un circuito asociado, o de los varios que tenga asociados, se puede elegir sólo uno para las condiciones especificadas, será éste el que aparezca automáticamente en este campo. En el caso que no tenga circuito asociado tendremos que seleccionarlo de la lista de valores ( o [F9]): El contenido de esta lista de valores variará de acuerdo a la siguiente casuística: Si el tipo de documento sólo tiene un circuito asociado, sólo se mostrará éste en la lista de valores. Si el tipo de documento tiene varios circuitos asociados, la lista de valores se restringirá a esos circuitos. Si el documento tiene varios circuitos asociados con condiciones y no se puede determinar automáticamente cuál de ellos tomar, la lista de valores se restringirá a esos circuitos. Si el tipo de documento no tiene ningún circuito asociado, la lista de valores mostrará todos los circuitos activos. Si el documento no está tipificado, la lista de valores mostrará todos los circuitos activos. Una vez se indique el circuito de firmas, en el campo Firmantes se mostrará la lista de personas que firmarían el documento. Si el campo circuito está vacío, se avisará mediante un mensaje de advertencia: El siguiente bloque Anexos que se acompañan se permite elegir de entre todos los documentos del expediente, cuáles acompañarán en calidad de anexos al documento que se envía a firma. Para ello será necesario marcar la casilla de los seleccionados para tal fin: Para que sea más fácil seleccionar documentos en este bloque, es posible ordenar los documentos tanto por fecha y hora de importación (F/H. Importación) como por Descripción del documento, bastará con pulsar sobre la etiqueta correspondiente para ordenarlos por ese campo: 13

14 El último bloque Información adicional contiene un campo Resumen que admitirá un texto que se visualizará junto al documento en el portafirmas. Este campo puede admitir texto plano o HTML. Una vez hemos rellenado toda la información de envío a firma, o hemos comprobado que ésta es correcta, pulsaremos sobre el botón Enviar a firma, de esta forma el documento será enviado a firma: Se permite especificar como remitente en el envío de correo electrónico al usuario que hace la operación Hasta ahora, la dirección del remitente de los correos electrónicos enviados desde la aplicación era fija, establecida por parámetro. Ahora, en cada envío, la aplicación sugerirá esta dirección por defecto, pero permitirá cambiarla por la del usuario/a que esté realizando la operación de envío: 14

15 Esto facilitará las respuestas a los mensajes por parte de sus receptores. Tanto la dirección del remitente especificada como la de los destinatarios quedarán guardadas en el registro de autorías cuando se realice el envío del correo electrónico. Opción de mantenimiento y uso de textos tipo para el envío de correos electrónicos Dentro de la opción de envío de correos electrónicos aparece un nuevo botón que permite acceder a una ventana donde se podrá añadir, editar, eliminar textos tipo para ser posteriormente usados como contenido de los correos electrónicos que se envíen desde GEX. Para hacer un texto tipo, que podamos reutilizar posteriormente en otro envío, pulsamos sobre el botón Seleccionar o editar textos predefinidos para correos electrónicos ( ), se nos abre la siguiente pantalla: En ella podemos escribir nuevos textos predefinidos, modificar o eliminar los ya existentes. Si queremos utilizar uno de los textos de esta lista, tendremos que colocar el cursor en él y pulsar sobre el botón Seleccionar: 15

16 De esta manera el texto se copiará como mensaje a enviar: Nuevos campos para automatización del envío de documento al tablón de edictos En el gestor de firmas se han añadido nuevos campos en los tipos de documento, para automatizar el envío a tablón de edictos de un documento. Los nuevos campos se encuentran dentro del catálogo de documentos (en la aplicación EpriADM dentro del menú Administración Administración de documentos y firmas Catálogo general de documentos, dentro de la pestaña Automatización: 16

17 Se ha añadido el bloque Tablón de edictos con los siguientes campos: Categoría: categoría del tablón de edictos (hay lista de valores). Nº Días: número de días que se publicará el documento en el tablón de edictos. Tipo: tipo de días, es decir, si el número de días indicados en el campo anterior va a ser días hábiles o naturales. Al tener estos datos rellenos podremos automatizar el envío al tablón de edictos de los documentos que pertenezcan a este tipo de documento. Esta mejora es para Administradores, por lo que no afecta a los usuarios/as normales de la aplicación. Si quieres consultar la documentación de actualizaciones anteriores a ésta, así como novedades de otras aplicaciones, puedes hacerlo en el Campus Virtual de EPRINSA en Novedades y Actualizaciones o a través del siguiente enlace: 17

18 Gestión de Expedientes GEX Cambia el mecanismo de asignación de expedientes y documentos a cartera electrónica. En primer lugar, la pestaña Cartera-e desaparece del formulario de mantenimiento de expedientes. Para los usuarios que tengan el permiso de gestión de cartera electrónica, aparecerá un nuevo botón en la botonera vertical a la izquierda del formulario, tal como se puede observar en la siguiente imagen: 18

19 A través del botón se accede a un nuevo formulario para gestionar la asignación del expediente y sus documentos a las carteras electrónicas de distintos usuarios. En el bloque superior aparecen los datos fundamentales del expediente con el que se está trabajando. A continuación tendríamos el bloque de usuarios, en el que se podrían añadir o eliminar las personas a cuya cartera electrónica se desea vincular el expediente. Por último, el bloque de documentos permite especificar por cada usuario los documentos del expediente que se asignan a la cartera electrónica de esos usuarios. Aunque a continuación presentamos las pantallas de trabajo con grupos, debido a que la creación de éstos debe realizarse desde EPRIADMIN, tendrá que ser llevada a cabo por los administradores. Se pondrá en las Guías Rápidas del Campus Virrtual de EPRINSA (www.eprinsa.es/campus) información de cómo configurar los grupos y cómo trabajar con ellos. Estas asignaciones se pueden realizar individualmente, usuario a usuario, documento a documento (tal y como se venía haciendo hasta el momento. O bien mediante los botones de la botonera que hay en el margen izquierdo, trabajar con grupos de usuarios y asignarles documentos a todos ellos. El botón superior permite asignar el expediente a todos los usuarios de un grupo: Sólo habría que elegir el grupo y pulsar el botón aceptar. 19

20 El botón inferior permite asignar los documentos del expediente que se desee a todos los usuarios que se hayan asociado previamente al expediente. 20

21 Gestión de Expedientes GEX Formulario de selección de expedientes por bandejas. En el formulario de selección de expedientes por bandejas, se mostrará el icono de un lápiz en aquéllos expedientes que contengan documentos pendientes de firma. 2. Opción de creación de expedientes con los mismos interesados que otro dado. En el formulario de selección de expedientes por bandejas, se mostrará el icono de un lápiz en aquéllos expedientes que contengan documentos pendientes de firma. 21

22 Gestión de Expedientes GEX Nueva opción de creación de expedientes. Desde esta versión de GEX es posible crear un nuevo expediente utilizando los mismos interesados del expediente actual. Para tal fin pulsaremos el nuevo botón disponible en la barra vertical de botones de la pantalla de Mantenimiento de expedientes. Esto nos dará paso a una nueva pantalla en la que podremos especificar el nuevo tipo de expediente y asunto antes de crear el expediente. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 22

23 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones adicionales. Se han modificado diversos sistemas internos de GEX si bien no cambia sustancialmente la funcionalidad de cara al usuario final de la aplicación. Principalmente se han mejorado algunos asistentes a la hora de adjuntar documentos y enviar a firma. Por ejemplo, al adjuntar la aplicación pregunta ahora el tipo de documento, y si bien no es obligatorio, es aconsejable indicarlo en este momento ya que facilita su posterior envío a firma. Adicionalmente se ha corregido algún error detectado. 23

24 Gestión de Expedientes GEX Modificación en el envío de correos electrónicos. Se ha modificado la opción de envío de correo electrónico desde la aplicación, en concreto lo relativo a la forma de seleccionar los destinatarios del mismo. Hasta ahora teníamos la opción de enviar al Interesado principal del expediente y a uno adicional. En esta nueva versión se cambia por completo este sistema de selección y se incorpora un nuevo campo 'Enviar a' con el objetivo de que sea más parecido a una aplicación de correo electrónico. Si el interesado principal del expediente tiene dirección de correo-e definida, ésta se incluye ya en este campo. También podemos añadir más destinatarios accediendo a la lista de valores del campo, o simplemente escribiéndolos. Ahora es posible, por tanto, enviar a más de 2 direcciones a la vez, y éstas no deben estar previamente definidas en el sistema, ya que pueden añadir de forma manual. También se ha modificado el sistema de autorías para recoger los documentos enviados como adjuntos en el correo. 2. Modificación en el envío de SMS. De la misma forma que en el punto anterior, el envío de SMS también se modifica, y tiene disponible el campo 'Enviar a'. El funcionamiento es similar al del envío de correo-e, salvo que, actualmente, no se puede enviar a más de un número de teléfono de forma simultánea. 3. Modificación de la generación de expedientes electrónicos. Se ha modificado el comportamiento de la aplicación a la hora de generar expedientes electrónicos. En la versión anterior de GEX, algunos clientes han tenido problemas con los campos de fecha y las máscaras de formato elegidas en OpenOffice. Esto queda solucionado en esta versión, de forma que GEX se comporta ahora igual que antes de que apareciese este problema. 4. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 24

25 Gestión de Expedientes GEX Modificación en el envío de correos electrónicos. Se ha modificado la opción de envío de correo electrónico desde la aplicación. Además de rediseñar la pantalla, se ha añadido la posibilidad de tener acceso a los documentos del expediente. Es similar a los documentos anexos, si bien éstos no van como tal en el correo, sino que se envía un enlace a los mismos. A todos los efectos es similar, ya que permite consultar su contenido. Los documentos a incluir en el correo se seleccionan de igual forma a como se hace en otras pantallas de selección de documentos en GEX. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 25

26 Gestión de Expedientes GEX Modificación de la generación de expedientes electrónicos. Se ha modificado el comportamiento de la aplicación a la hora de generar expedientes electrónicos. En la versión anterior de GEX disponíamos de dos botones, en la barra vertical situada a la izquierda de la pantalla, para la generación de expedientes electrónicos, uno para la generación PDF y otro para la HTML. En esta versión de GEX se ha eliminado el segundo, dejando sólo el primero, que ahora da acceso a una pantalla nueva en la que se puede seleccionar el tipo de generación entre tres posibles: 'Archivo PDF Portfolio', que era la única versión PDF que existía hasta ahora. 'Archivo HTML', que es la misma generación del botón HTML desaparecido. 'Archivo PDF para impresión', que es la nueva versión de generación PDF disponible. Esta opción genera un único PDF con todos los documentos seleccionados, con un índice al principio y paginado por documento y de forma general, listo para imprimir y/o presentar dónde proceda (Juzgados, etc...) 2. Domicilios en Interesados GEX. Desde esta versión de GEX es posible asignar un domicilio a cada uno de los interesados de un expediente. Para tal fin deberemos acceder a la pantalla de Mantenimiento de Personas estando previamente situados sobre el interesado a actualizar. Este acceso se realiza mediante el icono de lupa situado a la derecha de este bloque de Interesados, o adicionalmente, mediante F9, si nuestra versión de GEX está configurada para utilizar siempre la pantalla de mantenimiento de personas, y no la 'Lista de Valores', para asignar personas. Una vez en esta pantalla veremos una pestaña con los domicilios posibles. Para elegir uno situremos una marca al principio del registro elegido, saliendo a continuación con el botón 'Escoger persona al salir'. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 26

27 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues se ha modificado el sistema de apertura de OpenOffice tras la generación de un documento, para evitar posibles bloqueos por la generación de un archivo vacío. Además se ha modificado la apertura de Acrobat Reader, prescindiendo del parámetro que define su ubicación, para obtener la misma del registro de Windows. 27

28 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues se ha rediseñado el sistema de apertura de OpenOffice tras la generación de un documento y se ha enviado una nueva versión del documento de Enlace a Base de Datos, que incluye ahora la fecha del registro. 28

29 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues se ha corregido un error que se producía al enviar a Órganos Colegiados, relacionado con la ventana de selección de documentos a anexar al envío. 29

30 Gestión de Expedientes GEX Modificación al borrar un documento que está enlazado con Registro. Se ha modificado el comportamiento de la aplicación a la hora de borrar un documento de un expediente. Desde la versión anterior de GEX no era posible eliminar ningún documento del expediente si existía un enlace con Registro. Desde esta versión de GEX se permite el borrado si el enlace es con Registro de Entrada, o si es con un Registro de Salida que se encuentra en estado Temporal. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues se ha corregido un error que se producía al trabajar de forma simultánea sobre los documentos de un mismo expediente. 30

31 Gestión de Expedientes GEX Esta nueva versión de GEX incorpora la siguiente característica importante: 1. Modificación en Actuaciones. Se ha modificado el comportamiento de la aplicación a la hora de gestionar las actuaciones que pueden crearse para cada expediente. Hasta ahora todas las actuaciones eran de visibilidad pública y estaban disponibles mientras estuviesen en el expediente. En esta versión de GEX se ha creado el concepto de visibilidad 'Pública' o 'Privada', así como el de fecha de caducidad, que de estar rellena evita que la actuación sea visible con posterioridad a la misma, salvo para su creador, que puede verla siempre. Para el ámbito 'Privado' es necesario indicar además el usuario al que va dirigida la actuación. Esta operación debe realizarse desde la ventana de detalle, a la que podemos acceder mediante doble-click sobre la actuación deseada. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 31

32 Gestión de Expedientes GEX Esta nueva versión de GEX incorpora la siguiente característica importante: 1. Modificación en Cartera electrónica. Se ha modificado el comportamiento de la aplicación a la hora de asignar expedientes a usuarios para su visualización en la cartera electrónica. Los expedientes que estaban visibles en alguna cartera electrónica dejarán de estarlo, siendo necesario hablar con su administrador de GEX si necesitase disponer de ellos. Información adicional para administradores. La visualización de un expediente en la cartera electrónica de un usuario incorpora un nuevo permiso a nivel de documento. Hasta ahora bastaba con asignar el expediente al usuario introduciendo su nombre en la pestaña 'Cartera-e'. Ahora con esto no es suficiente y se deben añadir a cada usuario los documentos del expediente que queremos que pueda consultar, es decir, ya no estarán disponibles, para cada usuario de forma automática, todos los documentos de ese expediente. En una próxima versión de GEX se podrá realizar un mantenimiento individual de los documentos asignados a cada usuario, pero actualmente la única funcionalidad disponible, y que será seguramente la más usada, es un asistente que asigna los documentos que seleccionemos a todos los usuarios asignados en 'Cartera-e' para un expediente dado. Al asistente se accede pulsando botón derecho en el bloque de la pestaña 'Cartera-e' y eligiendo la única opción disponible: 'Asignar documentos a todos los Técnicos...'. Se muestra entonces la ventana de selección de documentos para que podamos marcar los documentos deseados. Tras pulsar 'Aceptar', el proceso asigna los documentos a los Técnicos que tienen la marca 'visible' activada, sustituyendo cualquier asignación que se hubiese realizado previamente. 32

33 Gestión de Expedientes GEX Enlace con los documentos de Registro / Notificaciones. Se ha modificado el comportamiento de la aplicación a la hora de enviar a Registro de Salida o Notificar un documento. Hasta ahora GEX anotaba un enlace al Registro / Notificación para cada uno de los documentos implicados en el proceso, es decir, tanto para el oficio o documento principal, como para los archivos seleccionados como adjuntos o anexos a este documento. A partir de esta versión de GEX, dicho enlace se realiza sólo para el documento principal u oficio, no anotándose nada en los documentos anexos, si los hubiese. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 33

34 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones generales. Se han añadido o modificado los siguientes puntos en GEX: Modificaciones en el proceso de generación de documentos OpenOffice para mejor control de posibles bloqueos. Reestructuración de la información que, de los Interesados, se muestra en la pantalla de Mto de Expedientes. Ahora se muestra el teléfono móvil. Modificación de la definición del camino dónde se guardan los log, para unificarlos para borrado automático. Georeferenciación: Ahora es posible definir un Tipo de expediente como de tipo 'Georeferencia', lo que permite enlazar los expedientes de ese tipo con una Base de Datos de información geográfica, para la visualización de objetos geográficos asociados a los expedientes. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 34

35 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones generales. Se han añadido o modificado los siguientes puntos en GEX: Al adjuntar un documento de un expediente a otro se evita copiar el Tipo de Documento, salvo que el expediente destino sea del mismo tipo que el de origen. Ahora el campo Número de Expediente está activo, aunque no modificable, a efectos de copiar su valor. En esta versión ya es posible seleccionar y adjuntar varios documentos de forma simultánea. Se ha modificado el orden de las actuaciones en el listado de expedientes, de forma que se ordenen por fecha ascendente. Se ha modificado la opción de Adjuntar resolución para ajustarla a la nueva función de Secretaría. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Cabe destacar la corrección de un error SQL que se producía al lanzar alguna opción en el Tratamiento masivo de expedientes. 35

36 Gestión de Expedientes GEX Nueva opción de Gestión de Cartera electrónica. Se ha incorporado en esta versión de GEX la posibilidad de gestionar la cartera electrónica de los usuarios o Técnicos de la aplicación, de forma que puedan hacerse visibles, o no, los expedientes en las diferentes carteras electrónicas de los usuarios. Los expedientes visibles se podrán consultar desde un visor web desarrollado a tal efecto. Para poder gestionar las carteras electrónicas, añadiendo o quitando expedientes de las mismas es necesario disponer del permiso correspondiente, otorgado por los administradores de GEX. Con el citado permiso podremos observar una nueva pestaña en la pantalla de Mantenimiento de expedientes, denominada 'Cartera-e' que contendrá los usuarios que tienen el expediente actual, o consultado, en su cartera electrónica. El mantenimiento de los datos se hace de manera similar a otro bloque del formulario, pudiendo añadir y/o eliminar registros. Los usuarios aquí consignados deben tener también marcada la casilla 'Visible', situada a la derecha, para poder ver el expediente en su cartera electrónica. También se encuentra disponible una opción de 'Enviar a Cartera-e' en el Tratamiento masivo de expedientes, siempre que se realice una consulta de tipo 'Expedientes'. Tras marcar los expedientes a tratar aparecerá una nueva ventana para introducir los usuarios o Técnicos a cuya cartera electrónica se asignarán los mismos. Los expedientes seleccionados se colocarán en cada una de las carteras de los usuarios o técnicos especificados. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Cabe destacar la ampliación de los controles en la generación de documentos basados en plantillas, para evitar y/o detectar comportamientos anómalos. 36

37 Gestión de Expedientes GEX Nueva opción de adjuntar documentos: Adjuntar resolución. Se ha ampliado en esta versión de GEX la forma de adjuntar documentos, añadiéndose la posibilidad de adjuntar una resolución. Ahora, al pulsar el botón derecho del ratón tenemos esta nueva opción y al seleccionarla aparecerá una nueva ventana en la que se nos pedirá el año y número de resolución, necesarios para adjuntar la misma al expediente. 2. Relación con Decretos al enviar un documento de un expediente a otro. Se ha modificado GEX de forma que se mantenga el enlace o relación con Decretos al enviar un documento de un expediente a otro. Así pues, en el expediente destino aparecerá también el icono de enlace con Decretos, siendo posible consultar el número de resolución al pulsar sobre el mismo, de la misma forma que en el documento situado en el expediente desde el que se envió el documento. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 37

38 Gestión de Expedientes GEX Autorías de Modificación de Datos adicionales. Se ha ampliado en esta versión de GEX el número de autorías o cambios que registra la aplicación, añadiendo 'MODIFICACION DE DATO ADICIONAL'. Ahora queda anotado en cada expediente los cambios que se produzcan en sus datos adicionales. En la columna de autorías, que tiene el valor inicial del dato, se anota previamente el nombre del dato adicional motivo de la modificación. 2. Descripción de los Tipos de expedientes. Se ha modificado GEX de forma que no permita que existan dos Tipos de expedientes con el mismo nombre o descripción, algo que hasta ahora sí era posible, siempre que sus códigos fuesen diferentes. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Mención especial merecen dos actuaciones encaminadas a evitar bloqueos en la aplicación y a detectar posibles problemas en la generación de documentos. 38

39 Gestión de Expedientes GEX Modificación en las opciones de Envío a Registro y Notificaciones. Se han modificado en esta versión de GEX las opciones de Envío a Registro de Salida y de Notificación con acuse de recibo, de forma que ahora ambas están sincronizadas en cuanto a su disponibilidad en el menú. De esta forma no es posible notificar un documento si previamente se ha enviado a Registro de Salida, salvo que se elimine previamente. Igualmente no se puede utilizar la opción de enviar a Registro de Salida si el documento se ha notificado con anterioridad, de hecho ya estará registrado junto con la notificación. Las opciones individuales que existían antes para eliminar un Registro de Salida y una Notificación se han integrado en una sóla, de forma que si se desea eliminar un registro de salida temporal y/o una notificación se hará de forma conjunta.. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 39

40 Gestión de Expedientes GEX Modificación en la Generación del expediente electrónico. Se ha modificado en esta versión de GEX la generación del expediente electrónico permitiendo incluir no sólo los documentos del expediente seleccionado sino los de los subexpedientes. Lo único necesario es seleccionar la visualización de estos documentos en el bloque de documentos del expediente. Cuando se proceda a generar el expediente se permitirá incluir por defecto todos los documentos, tanto del expediente actual como de sus subexpedientes. 2. Modificación del Sistema de visualización de documentos del expediente. Se ha modificado en esta versión de GEX la forma de visualizar los documentos no firmados. Desde la versión anterior GEX pasó a utilizar siempre el navegador para realizar la visualización. Ahora GEX sólo lo usa para los documentos PDF, los demás se abren como se hacía anteriormente. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 40

41 Gestión de Expedientes GEX Modificación en la opción 'Adjuntar a otro expediente'. Se ha modificado en esta versión de GEX la opción de adjuntar un documento de un expediente a otro, de forma que ahora no se envía la información del campo 'Orden', que indica el lugar que ocupa el documento en el expediente origen. 2. Modificación del Sistema de visualización de documentos del expediente. Se ha modificado en esta versión de GEX la forma de visualizar los documentos no firmados. Hasta ahora GEX utilizaba la asociación de la extensión de un archivo definida en el Sistema Operativo para determinar el programa que iba a visualizar el mismo. Como ejemplo, los PDFs se abrían con Acrobat Reader. Tras el cambio se usa siempre el navegador para realizar la visualización. Ahora GEX no tiene que extraer temporalmente documentos, lo que aumenta la seguridad del procedimiento de visualización. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 41

42 Gestión de Expedientes GEX Modificación en el envío de mensajes desde GEX. Se ha modificado en esta versión de GEX el mensaje que se envía al recibir un expediente en una determinada bandeja, incorporando el número de expediente en el texto; actualmente queda como 'Expediente Año/Número recibido en la bandeja X'. 2. Modificación al buscar por 'Su Nº de expediente'. Se ha modificado en esta versión de GEX la forma de realizar la búsqueda por el campo 'Su Nº de expediente' de forma que ahora se permiten realizar búsquedas parciales, cuando antes sólo se permitía por el campo completo. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 42

43 Gestión de Expedientes GEX Clonación de Datos adicionales. Se ha incorporado en esta versión de GEX la funcionalidad de clonar los datos adicionales de un Tipo de expediente. Esto se realiza de forma automática al clonar el Tipo de expediente, luego no tenemos que realizar nada, a parte de la clonación en sí. 2. Nueva autoría de Modificación del nombre de un documento. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva autoría denominada 'MODIFICACION DE NOMBRE DE DOCUMENTO' y que registra, como su propio nombre indica, los cambios que pueda sufrir el nombre de un documento anexo del expediente. 3. Nueva opción de visualización de documentos del expediente. Se ha incorporado en esta versión de GEX la posibilidad de visualizar en cada expediente, no sólo los documentos del mismo, sino también los de sus subexpedientes, todo de forma conjunta. Los documentos pertenecientes al expediente seleccionado se muestran en negro, mientras que los de los subexpedientes se muestran en azul. Esto permite tener simultáneamente en pantalla todos los documentos y poder trabajar con ellos de forma más ágil. 4. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 43

44 Gestión de Expedientes GEX Mostrar documentos en Internet. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva opción que permite mostrar documentos de un expediente en Internet de forma individual, hasta ahora sólo estaba disponible de forma masiva. Para tal fin, nos posicionaremos sobre cualquier documento de un expediente y pulsaremos sobre la casilla de control situada totalmente a la derecha en este bloque, junto a la de Visto Bueno. Para poder utilizar esta opción es necesario disponer del permiso correspondiente. 2. Nuevo envío de mensajes desde GEX. Se ha incorporado en esta versión de GEX un nuevo sistema de envío de mensajes. Para utilizarlo es necesario tener instalado un cliente de mensajería y activar la opción 'Habilitar (S/N) los envíos de mensajes desde GEX', en la pantalla de parámetros de la aplicación, dando el valor 'S'. El mensaje que se envía actualmente es el de 'Expediente recibido en la bandeja X'. 3. Envío de SMSs desde GEX. Se ha incorporado en esta versión de GEX la posibilidad de enviar SMSs. Para utilizarlo es necesario tener contratado un paquete de mensajes y activar la opción 'Habilitar (S/N) el envío de SMS', en la pantalla de parámetros de la aplicación, dando el valor 'S'. De esta forma, desde la pantalla 'Mantenimiento de expedientes', tras pulsar el botón 'Enviar Correo-e / SMS' situado en la barra vertical de botones y seleccionar la opción SMS, podemos especificar el texto y a quién realizar el envío, de la misma forma que lo haríamos al enviar un correo electrónico. 4. Nuevos bloques de 'Exp. Relacionados' y 'Subexpedientes'. Se ha modificado en esta versión de GEX el funcionamiento del bloque de expedientes relacionados, de forma que ahora se comporta como un bloque estándar, pudiéndose añadir registros en cualquier lugar, y necesitando grabar cambios mediante el botón correspondiente o la tecla F10. Se ha incorporado además Lista de Valores para elegir los expedientes y la posibilidad de ordenar los mismos por su número, para lo que se dispone de botones sobre las columnas de Año y Número de expediente. Todo esto último es también aplicable al bloque de Subexpedientes, si bien, debido a su funcionamiento especial, este bloque continua con el mismo sistema de tratamiento especial para sus registros. 5. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 44

45 Gestión de Expedientes GEX Nuevo enlace con Secretaría (Órganos Colegiados). Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva opción que permite enviar documentos de un expediente como asunto a un Órgano Colegiado. Para tal fin, nos posicionaremos sobre cualquier documento de un expediente y pulsaremos botón derecho del ratón para acceder al menú desplegable que contiene las acciones que podemos realizar sobre los documentos. A continuación seleccionaremos la opción 'Enviar a Organo Colegiado', trás lo cual GEX nos permitirá seleccionar el interesado a enviar y nos preguntará (si tenemos más de un documento en el expediente) si deseamos adjuntar otros documentos de ese expediente para enviarlos de forma conjunta. Trás responder a esta pregunta accederemos a una pantalla que nos permite completar la operación, indicándonos si se ha creado correctamente el asunto. Podemos consultar desde GEX el estado en que se encuentra un asunto pulsando sobre el nuevo icono que representa el enlace con Órganos Colegiados. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 45

46 Gestión de Expedientes GEX Posibilidad de modificar el Asunto antes de enviar a 'Decreto'. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva opción que permite modificar el asunto antes de proceder con el envío a Decreto de un documento. Anteriormente, el asunto del expediente se enviaba directamente sin posibilidad de cambio. 2. Nuevo comportamiento en Consulta extendida de expedientes. Se ha modificado la pantalla 'Consulta extendida de expedientes' / 'Tratamiento másivo de expedientes' para que la elección del Interesado pueda ser realizada rellenando cualquier combinación de los 3 campos mostrados en pantalla, NIF, Persona y Calidad. Así pues, ya no se realiza ninguna validación previa a la consulta, ni se obliga a introducir la calidad de actuación. El resultado sólo dependerá de los datos introducidos en éstos campos. Sigue siendo posible utilizar las listas de valores para seleccionar alguno de los campos si así se considera. 3. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 46

47 Gestión de Expedientes GEX Nueva opción 'Eliminar Registro de Salida'. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva opción que permite eliminar el registro de salida de un documento. En caso de que el documento que tengamos seleccionado haya sido previamente enviado a Registro de Salida, podremos observar que se muestra en el menú del bloque de 'Documentos' la opción 'Eliminar Registro de Salida', que nos permitirá realizar esta acción. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pués: Se ha optimizado la consulta de expedientes y documentos en la pantalla 'Consulta extendida de expedientes' / 'Tratamiento másivo de expedientes' aumentando la velocidad de ejecución de la misma. Se ha modificado la pantalla 'Consulta extendida de expedientes' / 'Tratamiento másivo de expedientes' para que la elección del Interesado a consultar actue según el parámetro 'Sistema de introducción de Interesados. (LISTA / PANTALLA)', de la misma forma que se viene usando en la pantalla 'Mantenimiento de expedientes'. 47

48 Gestión de Expedientes GEX Modificación del Envío a Registro de Salida / Notificaciones. Se ha modificado el comportamiento de GEX a la hora de enviar a Registro de Salida o realizar una notificación con acuse de recibo, de forma que ahora, si se anexan o adjuntan documentos al documento seleccionado (oficio), éstos se considerarán también registrados y, si corresponde, notificados. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 48

49 Gestión de Expedientes GEX Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pués: Se ha optimizado la consulta de expedientes en la pantalla 'Selección de expedientes por bandejas' para que sea más rápida, lo que se notará especialmente si seleccionamos una bandeja que tiene muchos expedientes. Se ha modificado la generación de expedientes electrónicos para que admita la utilización del carácter '&' en los campos del expediente, incluido los datos adicionales del mismo. Se ha modificado la exportación de datos a Excel / HTML para que admita en una celda la inclusión de retornos de carro y saltos de linea. 49

50 Gestión de Expedientes GEX Envío de mensajes desde GEX. Se ha incorporado en esta versión de GEX el envío de mensajes. Para utilizarlo es necesario tener instalado un cliente de mensajería y activar la opción 'Habilitar (S/N) los envíos de mensajes desde GEX', en la pantalla de parámetros de la aplicación, dando el valor 'S'. El mensaje que se envía actualmente es el de 'Expediente recibido en la bandeja X'. 2. Ordenación por número de expediente en la pestaña de Subexpedientes. Se ha incorporado en esta versión de GEX, en la pantalla de 'Mantenimiento de Expedientes', pestaña de Subexpedientes, el orden por número de expediente. Hasta esta versión no existía ningún criterio de ordenación en esta pestaña. 3. Nuevo campo 'NIF' en la consulta extendida de expedientes. Se ha incorporado en esta versión de GEX, en las pantallas de Consulta extendida y Tratamiento masivo de expedientes, el campo NIF del interesado principal, el cual se exporta también a Excel y/o HTML al utilizar la opción de exportación correspondiente. 4. Ventanas de diálogo en OpenOffice. Se ha estudiado un error de OpenOffice que, en determinados sistemas, no rellena de forma automática el nombre del documento cuando se va a exportar el mismo a PDF. Se ha descubierto que el citado error ocurre si OpenOffice utiliza las ventanas de diálogo de Windows, no ocurriendo así si usa las suyas propias. Para cambiar a sus propias ventanas deberemos entrar en 'Herramientas Opciones OpenOffice.org General' y marcar la opción 'Usar diálogos OpenOffice.org'. Con esto desaparece el problema citado. 5. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 50

51 Gestión de Expedientes GEX Consulta extendida de expedientes. Rango de expedientes. Se ha incorporado en esta versión de GEX, en las pantallas de Consulta extendida y Tratamiento masivo de expedientes, la posibilidad de seleccionar expedientes especificando un rango de números de expedientes. Esta opción se añade a la ya existente de consulta por un único número de expediente. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues Se ha corregido un error que se producía al realizar consultas extendidas con datos adicionales, en concreto al especificar rangos de fechas y números. Se ha corregido un error con la autoría de Visto Bueno de un documento que hacía que no se recogiese de forma correcta la información, fundamentalmente la de Visto Bueno Asignado. Se ha corregido un error que se producía al adjuntar un documento a otro expediente y que hacía que no estuviesen disponibles los enlaces con algunas aplicaciones. 51

52 Gestión de Expedientes GEX Exportar consultas de expedientes. Se ha incorporado en esta versión de GEX, en las pantallas de Consulta extendida y Tratamiento masivo de expedientes, la posibilidad de exportar datos de los expedientes consultados. Para tal fin nos situaremos sobre el bloque de expedientes, resultado de la consulta, y pulsaremos el botón derecho del ratón. Si disponemos de los permisos adecuados veremos dos opciones activas que nos permitirán exportar los datos en formato texto (Hoja de Cálculo) o en formato HTML, para visualizar en navegador web. Si en la consulta hemos especificado un Tipo de expediente se añadirán los datos adicionales a la exportación, no siendo posible en caso contrario. 2. Nuevos archivos para la generación de documentos OpenOffice. Se ha incorporado en esta versión de GEX un nuevo archivo 'Datos del expediente.sql' que amplía la información del anterior. De esta forma tenemos ahora disponible información del Tipo de expediente, del Registro del expediente y del Representante que figura como interesado en el mismo. Para poder utilizar este nuevo archivo es necesario cargarlo en el Tipo de expediente correspondiente, bien de forma genérica, o asociado al documento en concreto que nos interese. Se ha modificado también el documento 'Nuevo expediente.odt' para añadirle los nuevos campos. Como siempre, este documento vacío está pensado para que sea el punto de partida para crear un nuevo documento plantilla para la generación posterior desde un expediente en concreto. Ambos archivos se encuentran en el directorio 'OpenOffice' dentro de la estructura de archivos de GEX. 3. Nueva opción para mostrar documentos en Internet de forma masiva. Se ha incorporado en esta versión de GEX la característica citada, en concreto en la pantalla de Tratamiento masivo de expedientes, siempre que elijamos como resultado de la consulta 'Mostrar documentos'. Una nueva opción, disponible dentro de las acciones, nos permite realizar la operación citada. 4. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. 52

53 Gestión de Expedientes GEX Botones de orden en Mantenimiento de Permisos. Se ha incorporado en esta versión de GEX, en la pantalla de Mantenimiento de Permisos, unos botones sobre las columnas 'Tipo de expediente' y 'Técnico' que permiten ordenar por las mismas, alternando entre orden ascendente y descendente, de la misma forma que ya se hace en otras pantallas de GEX. 2. Ampliación de la forma de ordenación de los documentos de un expediente. Se ha incorporado en esta versión de GEX, en la pestaña de documentos de la pantalla de Mantenimiento de Expedientes, una ampliación en la ordenación para garantizar que, a igualdad de fechas y horas, se ordenen los documentos según se adjuntaron al expediente. 3. Nueva autoría de 'Adjuntar documento a otro expediente'. Se ha incorporado en esta versión de GEX la característica citada, de forma que se recoja en las autorías de cada expediente los documentos que se han adjuntado a otro expediente, facilitando además información de a qué expediente se han enviado. 4. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues Se ha corregido un error que se producía al realizar consultas extendidas con datos adicionales cuyos valores estaban definidos en base a una tabla propia de la aplicación Se ha ampliado la capacidad de los datos adicionales, pasando a disponer cada uno de un máximo de 1024 caracteres, en vez de los 256 disponibles anteriormente. 53

54 Gestión de Expedientes GEX Enlace de GEX con Notificaciones. Detalle de Notificación. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva pantalla que muestra el detalle de cada notificación. Para acceder a esta pantalla sólo debe pulsar en el icono del sobre amarillo que representa que el documento se encuentra enlazado con Notificaciones. 2. Modificaciones adicionales. errores detectados mientras que otras son mejoras en la aplicación. Así pues Se ha corregido un error que se producía al anexar varios documentos a un expediente y a continuación enviarlos a Firma, Decreto, etc, consistente en que no preguntaba si deseaba anexar otros documentos para que estuviesen disponibles como consulta. Se ha corregido un error que se producía al maximizar la pantalla de Mantenimiento de Expedientes, de forma que se producía un desplazamiento a la derecha del contenido de la ventana, dejando en algunos casos contenido sin visualizar. Se ha revisado el funcionamiento de las Autorías de Altas de expedientes relacionados y Altas de Subexpedientes. 54

55 Gestión de Expedientes GEX Enlace de GEX con Notificaciones. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva opción que permite enlazar con Notificaciones. Para activarla es necesario cambiar el parámetro denominado 'Habilitar (S/N) el enlace con Notificaciones', que puede tomar dos valores, 'S' para activar la opción, y 'N', la opción por defecto, para desactivarla. En caso de activación podremos observar que se muestra en el menú del bloque de 'Documentos' la opción 'Notificar con acuse de recibo...', que nos da acceso a la misma pantalla de Registro de Salida, pero con la pestaña de Notificación activada, de forma que mediante esta opción Registramos y Notificamos simultáneamente. GEX envía información de notificación que podrá observar al acceder a la pestaña mencionada. 2. Enlace de GEX con Tablón de Edictos. Se ha incorporado en esta versión de GEX una nueva opción que permite enlazar con Tablón de Edictos. Para activarla es necesario ser usuario de esta aplicación de Eprinsa y cambiar el parámetro denominado 'Habilitar (S/N) el enlace con Tablón de Edictos', que puede tomar dos valores, 'S' para activar la opción, y 'N', la opción por defecto, para desactivarla. En caso de activación podremos observar que se muestra en el menú del bloque de 'Documentos' la opción 'Enviar a Tablón de Edictos...', que nos da acceso a una pantalla de esta aplicación dónde podremos crear el edicto correspondiente. 3. Leyenda de iconos. Se ha incorporado en esta versión de GEX información sobre todos los iconos disponibles y que se pueden mostrar en un momento dado en la columna 'Estado del documento'. Para acceder a esta Leyenda de iconos basta con pulsar sobre la 'i' de información situada junto a la descripción de este campo. Entonces se mostrará la siguiente pantalla. 55

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