C/ Albareda, 52, 5º, 35008, Las Palmas de Gran Canaria

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1 MANUAL DE LA CARTA UNIVERSITARIA ERASMUS (Extracto del EUC Handbook, disponible en NOTAS IMPORTANTES Para poder participar en cualquiera de las acciones del programa Erasmus, las instituciones de enseñanza superior deben solicitar antes la Carta Universitaria Erasmus (EUC). Existen tres diferentes tipos de Carta Universitaria Erasmus: - Carta Universitaria Erasmus Standard - (sólo para movilidad académica de estudiantes y profesorado) - Carta Universitaria Erasmus Extendida - (sólo para prácticas de estudiantes) - Carta Universitaria Erasmus Extendida - (Standard y prácticas) Es aconsejable, por tanto, solicitar directamente la Carta Universitaria Erasmus Extendida (Standard y prácticas), ya que, de resultar aprobada, no obliga a nada y sin embargo permite al centro que la posee solicitar cualquier acción del programa Erasmus. Más información sobre la Carta Universitaria Erasmus, en la web de la Agencia Ejecutiva de Educación, Cultura y Audiovisual (EACEA): La solicitud para la Carta Universitaria Erasmus sólo puede ser tramitada usando la herramienta on-line disponible en el sito web de la Agencia Ejecutiva de Educación, Cultura y Audiovisual (EACEA): https://eacea.ec.europa.eu/euc/index.jsp Después de haber enviado la solicitud a través de la herramienta on-line, es necesario imprimirla y enviar tres copias en papel firmadas y selladas: una al EACEA, otra al Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos, división Erasmus y una tercera copia a la Oficina de Programas Europeos de Educación en Canarias - OPEEC (todas las direcciones se indican más adelante). La Declaración de Política Erasmus (EPS) de las instituciones solicitantes deberá ser publicada en la web de dichas instituciones en el caso de que se apruebe su solicitud. CONSIDERACIONES ANTES DE ENVIAR LA SOLICITUD Idioma Para ser elegible, la solicitud de la Carta Universitaria Erasmus debe ser tramitada en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea: Búlgaro, Checo, Danés, Holandés, Inglés, Estonio, Finlandés, Francés, Alemán, Griego, Húngaro, Irlandés, Italiano, Letón, Lituano, Maltés, Polaco, Portugués, Rumano, Español, Eslovaco, Esloveno o Sueco. Los formularios de la solicitud on-line sólo están disponibles en tres idiomas (Inglés, Francés y Alemán), pero es posible introducir texto libre en cualquiera de las lenguas oficiales de la Unión Europea. VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 1

2 Gestión de la solicitud Los Centros interesados sólo podrán tramitar la solicitud de la Carta usando la obligatoria herramienta on-line, y sólo podrán solicitarla de forma individual. Por lo tanto, no será aceptada ninguna petición proveniente de un consorcio de instituciones. Impresión del borrador de la solicitud La solicitud puede imprimirse en cualquier momento al completarla. Mientras no se haya enviado el formulario, éste permanecerá como un borrador de la solicitud (se indica en cada página de la impresión), en el cual no aparecerá la parte final, Sección F- Aceptación de la Solicitud. Esta parte sólo se podrá imprimir cuando el formulario esté completo y enviado vía on-line. Envío de la solicitud de la Carta Universitaria Erasmus Llegado el momento, la Agencia Ejecutiva abrirá el plazo para el envío de las solicitudes de la Carta a través de la herramienta on-line de su página web: https://eacea.ec.europa.eu/euc/index.jsp, siendo imprescindible que se presenten antes de la fecha de cierre del plazo, tanto la versión electrónica como las copias impresas en papel firmadas por el representante legal de la entidad aspirante. Una copia será enviada por correo postal a la Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural (EACEA): Education, Audiovisual and Culture Executive Agency LLP Erasmus University Charter Unit P2: Erasmus Jean Monnet BOU2 03/57 Avenue du Bourget 1 B-1140 Brussels Belgium Una segunda copia se enviará, también por correo postal, al: ORGANISMO AUTONOMO DE PROGRAMAS EDUCATIVOS EUROPEOS. DIVISION ERASMUS Pº DEL PRADO, MADRID Otra copia se enviará, también por correo postal, a: VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES OFICINA DE PROGRAMAS EUROPEOS DE EDUCACIÓN EN CANARIAS OPEEC C/ Albareda, 52, 5º, 35008, Las Palmas de Gran Canaria Sólo se considerarán elegibles aquellas solicitudes que hayan sido completadas y enviadas a través de la herramienta informática y cuya correspondiente copia impresa y debidamente firmada haya sido remitida por correo postal a la Agencia Ejecutiva antes del cierre de plazo de presentación. Las solicitudes con matasellos posterior a esa fecha serán consideradas como no válidas. Se aconseja enviar los formularios en papel mediante correo certificado. De esta forma, si la copia en papel no fuera recibida por la Agencia Ejecutiva o lo hiciera fuera de plazo, con la prueba formal de que se ha remitido dentro de las fechas dictadas el envío sería aceptado. Las solicitudes enviadas por fax o por correo electrónico no son aceptadas. VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 2

3 Solicitudes rechazadas Una petición puede ser rechazada en los siguientes casos: Si no se usa el formulario de solicitud electrónico on-line Erasmus University Charter Application form Si la propuesta no está escrita en uno de los idiomas oficiales de la Unión Europea Si la entidad aspirante no está reconocida por el Ministerio de Educación y Ciencia (MEC) como una institución de estudios superiores. Si se utiliza la opción de imprimir situada en la barra de herramientas de la pantalla y no la del propio programa on-line de solicitud. Si se acepta y envía la solicitud cuando en la nota a pie de página ponga Draft (borrador). Si SOLAMENTE se envía la solicitud a través de Internet. Si la versión electrónica no es idéntica a la versión en papel que se envíe. Si la copia en papel remitida no lleva la firma original del representante legal de la entidad junto con el sello de la institución. ESTRUCTURA DE LA SOLICITUD DE LA CARTA UNIVERSITARIA ERASMUS A continuación se ofrece un breve resumen de las partes que configuran la solicitud de la Carta, informando sobre qué se pide en cada una de ellas y resaltando los aspectos a tener en cuenta a la hora de completarlos. SOLICITUD EUC A- Perfil Institucional A.1. Identificación de la institución solicitante A.2. Identificación del representante legal A.3. Identificación del coordinador Erasmus de la entidad/persona de contacto A.4. Datos estadísticos sobre la institución solicitante B- Principios Fundamentales Principios fundamentales C- Cuestiones sobre OM (Organización de Movilidad) Información sobre la Organización de la Movilidad D- EPS Declaración de Política Erasmus. Ésta es la parte más importante de la solicitud. E- EUC Carta Universitaria Erasmus (versión normal y versión ampliada) Esta parte es simplemente informativa y, por tanto, está en formato sólo lectura (no puede ser modificada). La Carta Universitaria Erasmus establece los principios fundamentales para todas las cooperaciones Erasmus. Las instituciones aceptadas recibirán la Carta Universitaria Erasmus firmada por la Comisión Europea. F- Aceptación Aceptación de la solicitud Esta sección está en modo sólo lectura y no podrá ser rellenada por el solicitante. VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 3

4 Cuando la petición sea completada y enviada electrónicamente, esta sección será generada automáticamente por el sistema y estará disponible para su impresión. Introducción e Identificación del Solicitante Cuando se accede a al herramienta informática on-line por primera vez, se le asigna un nombre de usuario y una contraseña, que le será requerido en las sucesivas ocasiones en que acceda a la herramienta para completar la solicitud. Además, las solicitudes recibirán automáticamente un número de referencia para la Carta Universitaria Erasmus, el cual aparecerá en la pantalla de la primera página de la solicitud y siempre que se imprima. Las instituciones que hayan obtenido anteriormente una Carta Erasmus deben usar el nombre de usuario y la contraseña de la solicitud anterior para poder completar la actual vía on-line. En esta parte se ha de indicar también el idioma en que se desea recibir la correspondencia posterior (solamente se puede elegir entre inglés, francés y alemán), así como el idioma original en el cual se va a introducir la Declaración de Políticas Erasmus en la sección D del formulario (el español es válido) y el idioma que se elige para traducir, si procede, dicha Declaración en la misma sección D: inglés, francés o alemán. A- Perfil Institucional A. 1. Identificación de la institución solicitante Es necesario introducir el nombre de la entidad en su idioma original, el acrónimo o la abreviación en caso de que lo tuviera, y el país en el que se encuentra. También es preciso escribir el nombre traducido al inglés. A. 2. Identificación del representante legal En este apartado se piden los datos detallados de contacto del representante legal de la institución. El representante legal es la única persona que puede llevar a cabo un compromiso legal de la entidad, y que podrá firmar los acuerdos si ésta finalmente consigue una beca de la Comisión y/o de la Agencia Nacional Erasmus. Normalmente, suele ser el Director de la institución. Este dato se recupera de la primera pantalla de la identificación donde se proporciona el nombre de la institución y del país en donde se localiza. Si no fuera correcto, NO SE PUEDE CORREGIR, debiendo de empezar el proceso desde el principio, por lo que observará que se le ha asignado un nuevo número de referencia (las solicitudes creadas pero no enviadas se suprimirán de la base de datos al finalizar el plazo de envío). A. 3. Coordinador institucional Erasmus persona de contacto El coordinador Erasmus (o persona de contacto ) es aquél que se encarga de supervisar todas las actividades Erasmus dentro de su institución. Como en el apartado anterior, es necesario indicar lo más detalladamente posible los datos de contacto de esta persona. La dirección suministrada será la utilizada para todo el correo relativo a la carta Universitaria Erasmus, por lo que se recomienda emplear la VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 4

5 misma dirección para la correspondencia sobre las actividades de movilidad con la Agencia Nacional (OAPEE). A.4. Datos estadísticos sobre la entidad solicitante Los datos requeridos en esta sección serán utilizados como fuente de información sobre la institución aspirante. Las estadísticas que se piden sólo tienen que ver con la educación superior; no se deben incluir datos sobre ningún otro nivel de educación que se imparta en la institución. También se ha de indicar el número de personal docente (referido también exclusivamente al nivel de educación superior), y personal administrativo durante el año anterior, así como información sobre anteriores participaciones en el programa Erasmus, si las ha habido. B- Principios Fundamentales En esta sección se debe indicar si la entidad aspirante cumple con los Principios Fundamentales establecidos en la Carta Universitaria Erasmus. Si algún Principio (o más de uno) no se observa o no se aplica, debe darse una descripción de las razones por las que no se cumple con ello. Es importante realizar una buena argumentación porque ésta será valorada y tomada en consideración a la hora de conceder la Carta a una institución. C- Información sobre la Organización de Movilidad (OM) En este punto se ha de introducir toda aquella información sobre la estrategia a largo plazo (téngase en cuenta que la validez de la EUC, una vez concedida, se extiende hasta el curso ) de las actividades de movilidad, referida a: El tipo de reconocimiento académico del periodo de estudios en el extranjero, relativo al uso del Sistema de Transferencia de Créditos Europeo (ECTS) para el reconocimiento en la institución Implantación del suplemento europeo al título, si procede. Ayudas para la movilidad del personal docente. Ayudas para estudiantes/profesores discapacitados, en su caso. D- Declaración de Política Erasmus (EPS) La Declaración de Política Erasmus es una parte obligatoria (y quizá la más importante) en la solicitud de la Carta, y puede ser escrita en español. En este caso, no obstante, también debe proporcionarse una traducción en inglés, alemán o francés. Consta de tres partes, a cumplimentar en función de la modalidad de Carta solicitada: Carta Erasmus Standard Partes 1 y 2 Carta Erasmus Extendida (prácticas) Partes 1 y 3 Carta Erasmus Extendida (prácticas+standard) Partes 1,2 y 3 VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 5

6 Parte a Describir clara y detalladamente la estrategia de su institución, los objetivos y prioridades en las futuras acciones de Erasmus (prácticas de alumnos, formación del profesorado, etc.) así como en cualquier futura acción en el marco del Programa de Aprendizaje Permanente. La información proporcionada en este subapartado debe cubrir los siguientes puntos: Cuál es la experiencia previa de su institución en experiencias previas de cooperación internacional? Cómo se relaciona la estrategia internacional de su institución con la participación en el programa Erasmus? Cuáles son los objetivos/prioridades que su institución piensa alcanzar con su participación en el programa Erasmus? Qué tipo de acciones específicas del programa Erasmus planea desarrollar su institución tras la obtención de la Carta Erasmus? 1.b Qué acciones específicas se han planificado para dar a conocer las actividades Erasmus y qué tipo de publicidad se va a dar a la Carta Universitaria Erasmus y a la Declaración de Política Erasmus? 1.c Qué tipo de acciones (si es el caso) desarrollará el centro para cumplir con los objetivos de no discriminación (por ejemplo, acciones relacionadas con la promoción de la igualdad de género, integración de discapacitados, desarrollo de la cohesión social y económica, eliminación del racismo y xenofobia)? Parte 2.- Qué tipo de medidas específicas se han puesto en práctica en la entidad para garantizar la alta calidad de las actividades de movilidad académica (intercambio de estudiantes para estudios)? Parte 3.- Qué tipo de medidas específicas se han llevado a cabo para garantizar la calidad de las estancias de los estudiantes (intercambio de estudiantes para realización de prácticas)? E - Carta Universitaria Erasmus La finalidad de esta parte es meramente informativa, por lo que los datos contenidos en ella no se pueden completar o corregir (está en modo sólo lectura ). F - Aceptación de la solicitud La sección F es generada automáticamente y, al igual que la anterior parte, no se puede ni completar ni corregir. Solamente una vez se haya completado y enviado la solicitud vía on-line se podrá imprimir esta sección del formulario con el resto de la solicitud. Aparecerá la fecha y la hora de envío en cada página de la impresión como garantía de que la versión impresa es idéntica a la versión final on-line. VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 6

7 Para imprimir la solicitud, se ha de hacer clic en el botón de impresión de la herramienta on-line situado en la parte de debajo de la pantalla, NO mediante el botón imprimir del navegador web del ordenador. Es importante reseñar que se debe enviar sólo cuando se tenga la seguridad de haber finalizado completamente la solicitud, ya que una vez que se haya aceptado el envío no se puede modificar posteriormente. Hasta que finalice el envío se puede acceder a una versión sólo lectura de la solicitud para consultas o para imprimirla cuantas veces se necesite. Para garantizar que se ha introducido toda la información necesaria y requerida, se puede Hacer clic en el botón de la aplicación Check All que aparece en la primera y última página del formulario (la Introducción y la Sección F, respectivamente, para comprobar la solicitud al completo) o en el botón Check que aparece en cada una de las secciones (para comprobar únicamente esa sección). Es muy recomendable realizar este chequeo a menudo mientras se completa el formulario para no dejar campos de información obligatoria incompletos. VICECONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES 7

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