Informe de Auditoría M de junio de 1998

Transcripción

1 Informe de Auditoría M de junio de 1998 MUNICIPIO DE CATAÑO CORPORACION PARA EL DESARROLLO ECONONUCO URBANO Y VIVIENDA E INDUSTRIAL DE CATAÑO, C.D. (Unidad 4117) Período auditado : 9 de febrero de 1993 al 31 de diciembre de 1996

2 CONTENIDO Pávina Información sobre la unidad auditada Periodo cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Otros anejos Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento S Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Pagos efectuados sin que se produjeran comprobantes de desembolso, pagos por servicios profesionales sin informes detallados sobre los servicios prestados, y cheques, facturas y justificantes que no se nos mostraron para examen Préstamos otorgados ilegalmente a dos comerciantes Pagos a contratistas no informados al Departamento de Hacienda Compras y servicios sin solicitar cotizaciones de precio Contratos de servicios profesionales y consultivos que no contenían información y cláusulas importantes, y contratos donde no se especificó la cantidad de horas de servicio que debían rendir los asesores a cambio de la compensación Deficiencias relacionadas con el sistema de contabilidad

3 P 7 - Deficiencias en controles y procedimientos Falta de documentos necesarios en los expedientes de los empleados y otra deficiencia relacionada con la administración del personal Deficiencias relacionadas con las actas de la Junta de Directores Anejo 2 - Miembros de la Junta de Directores y los directores ejecutivos de la CODEUVICA que actuaron durante el período auditado Anejo 3 - Funcionarios principales del nivel ejecutivo del Municipio que actuaron durante el período auditado Anejo 4 - Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el período auditado

4 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 29 de junio de 1998 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Cataño (Municipio) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La auditoria se realizó a base de la facultad que nos confieren la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Emitimos dos informes de dicha auditoría. Este es el segundo y cubre las operaciones relacionadas con la Corporación para el Desarrollo Económico Urbano y Vivienda e Industrial de Cataño, C.D. (CODEUVICA). El primer informe se emitió el 30 de mayo de 1998 y cubrió las operaciones del Municipio examinadas durante nuestra auditoría (Informe de Auditoría M-98-33). INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La CODEUVICA era una corporación sin fines de lucro organizada bajo las leyes de Puerto Rico y registrada en febrero de 1985 en el Departamento de Estado (Certificado de Incorporación Núm. 15,104). Se creación fue auspiciada por el Municipio para desarrollar y administrar proyectos de viviendas para familias de ingresos bajos y moderados. En febrero de 1993 se convirtió en una corporación especial de acuerdo a lo dispuesto en el Capítulo 17 de la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios

5 Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Núm. 81) y se registró en el Departamento de Estado (Certificado de Incorporación Núm. 11-CD). Hasta la fecha de conversión, la CODEUVICA operaba con el nombre de Administración de Vivienda de Cataño, Inc. Como parte del proceso de conversión se incluyó el cambio de nombre a Corporación para el Desarrollo Económico, Urbano y Vivienda e Industrial de Cataño, C.D., y sus funciones se ampliaron a promover el desarrollo económico comercial e industrial y de vivienda del Municipio. Las operaciones de la CODEUVICA se rigen poruna Junta de Directores (Junta) (véase el Anejo 2). Para realizar las funciones administrativas la Junta de Directores nombró un Director Ejecutivo. La CODEUVICA ha estado operando desde su conversión en febrero de Los recursos de la CODEUVICA eran de $1,709,634 a junio de 1994, $1,671,291 en junio de 1995 y de $1,614,076 a junio de 1996, según los estados financieros auditados. Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Núm. 81 y los estatutos ("By-Laws") de la CODEUVICA. PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoria de la CODEUVICA cubrió del 9 de febrero de 1993 al 31 de diciembre de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias.

6 OPINION Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones de la CODEUVICA se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación, excepto por lo siguiente : 1. Contrario a la ley y a la reglamentación : a. Entre febrero de 1993 y diciembre de 1996 la CODEUVICA efectuó pagos por $404,755 sin que se produjeran comprobantes de desembolso aprobados por funcionarios autorizados. b. Entre marzo de 1994 y noviembre de 1996 se efectuaron pagos por servicios profesionales por $38,480 en los cuales los informes sometidos por los asesores no contenían información detallada que permitiera determinar la razonabilidad de los servicios prestados y la corrección de los pagos efectuados. c. No se nos mostraron para examen las facturas y demásjustificantes de tres pagos por $10,155 efectuados entre julio de 1993 y noviembre de 1994 por la reparación de un vehículo ($5,416) y la compra de equipo de oficina ($4,739). 2. En agosto de 1995 y marzo de 1996 la CODEUVICA otorgó dos préstamos por $50,000 a dos comerciantes, en relación con los cuales se determinó que : a. Dichos comerciantes no cualificaban para estos préstamos porque excedían los límites establecidos por la reglamentación, la cual era para la concesión de préstamos a negocios pequeños. b. No se solicitó evidencia de la titularidad sobre la propiedad que se utilizó como colateral de uno de dichos préstamos. Sobre el particular se determinó que una parte de la propiedad no estaba inscrita a nombre del comerciante y la otra parte tenía un gravamen. c. No se preparó el informe sobre el análisis de la solicitud del préstamo en ambos casos, ni se requirieron las pólizas de seguro de riesgo y seguro de vida.

7 En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos principales resumidos y los hallazgos secundarios enumerados del 3 al 9. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto ojuicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

8 Cuando ello lo amerita, se incluye al final del hallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. OTROS ANEJOS El Anejo 2 contiene una relación de los miembros de la Junta y los directores ejecutivos de la CODEUVICA que actuaron durante el período auditado. El Anejo 3 contiene una relación de los funcionarios principales del nivel ejecutivo del Municipio que actuaron durante el período auditado. El Anejo 4 contiene una relación de los funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES Al Secretario de Hacienda 1. Considerar la situación que se señala en el Hallazgo 3 para las medidas que estime de lugar. Al Comisionado de Asuntos Municipales 2. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina el 1 de diciembre de 1987 y con las disposiciones del Boletín Administrativo aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998 (hallazgos 1 al 9). Al Alcalde 3. Tomar las medidas pertinentes para que no se repitan situaciones como las indicadas en los hallazgos 1 al 6, 7-b, 8 y 9.

9 4. Ver que la CODEUVICA obtenga las fianzas correspondientes para los empleados que realizan las funciones de cobro y depósitos de los fondos (Hallazgo 7-a). A la Junta de Directores de la CODEUVICA 5. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director Ejecutivo para asegurarse de que : a. Para todos los pagos se preparen comprobantes de desembolsos con los justificantes correspondientes, aprobados por los funcionarios autorizados (Hallazgo 1-a y c). b. Procese los pagos de servicios profesionales cuando estén evidenciados con informes detallados sobre las tareas realizadas por los consultores (Hallazgo 1-b). c. Informe al Secretario de Hacienda los pagos en exceso de $500 anuales hechos a las personas que presten servicios a la CODEUVICA (Hallazgo 3). d. Establezca un sistema de contabilidad para las operaciones fiscales de la CODEUVICA (Hallazgo 6-a y b). e. Prepare mensualmente las conciliaciones bancarias de la Cuenta Corriente (Hallazgo 6-c). f. Corrija las deficiencias relacionadas con : (1) los registros de Cobros y de Depósito (Hallazgo 7-b). (2) los expedientes de personal (Hallazgo 8). 6. Cumplir con la reglamentación establecida por la CODEUVICA para el otorgamiento de préstamos a comerciantes (Hallazgo 2). 7. Solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado, para las compras y servicios que no excedan de $10,000 anuales (Hallazgo 4).

10 8. Asegurarse de que los contratos de servicios profesionales contengan cláusulas e información importante para proteger los intereses de la CODEUVICA (Hallazgo 5-a). 9. Asegurarse de que en los contratos de servicios profesionales y consultivos se pacten los honorarios a base de una compensación por horas de servicios (Hallazgo 5-b). 10. Asegurarse de que la CODEUVICA obtenga la fianza de fidelidad o seguro de responsabilidad para los empleados que realicen funciones de cobro y depósito (Hallazgo 7-a). 11. Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con las actas de la Junta de Directores (Hallazgo 9). CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe les fueron referidos al Alcalde, Hon. Edwin Rivera Sierra, a la Presidenta de la Junta, Sra. Ana M. Expósito Martínez, al ex Presidente de la Junta, Sr. Andrés Cermeño Class, al Director Ejecutivo, Sr. Rey Javier Ríos Alméstica, y al ex Director Ejecutivo, Sr. Augusto Nieves Ayala, para comentarios. COMENTARIOS DE LA GERENCIA 1. El Director Ejecutivo sometió sus observaciones a nuestros hallazgos por carta del 14 de mayo de 1998 (la carta del Director Ejecutivo). Sus observaciones se incluyen en los hallazgos del Anejo El ex Director Ejecutivo sometió sus observaciones por carta del 1 de junio de Sus observaciones se consideraron en la revisión de los hallazgos. 3. En carta del 22 de junio de 1998 la Ayudante Especial del Alcalde, en representación de éste, nos informó que le corresponde a la CODEUVICA tomar las medidas correctivas sobre los hallazgos que le sometimos. 4. La Presidenta de la Junta y el ex Presidente no contestaron.

11 RECONOCZUENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Municipio y de la CODEUVICA por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoria.

12 MUNICIPIO DE CATAÑO Aneio 1 CORPORACION PARA EL DESARROLLO ECONOMICO, URBANO Y VIVIENDA E INDUSTRIAL DE CATAÑO, C.D. Hallazp-os Hallazgo 1 - Pagos efectuados sin que se produjeran comprobantes de desembolso, Daaos por servicios profesionales sin informes detallados sobre los servicios prestados, v cheques, facturas v_ justificantes que no se nos mostraron para examen a. Entre febrero de 1993 y diciembre de 1996 la CODEUVICA efectuó pagos por $404,755 sin que se produjeran comprobantes de desembolso aprobados por funcionarios autorizados. b. Entre marzo de 1994 y noviembre de 1996 se efectuaron pagos por servicios profesionales por $38,480 en los cuales los informes sometidos por los asesores no contenían información detallada que permitiera determinar la razonabilidad de los servicios prestados y la corrección de los pagos efectuados. c. No se nos mostraron para examen las facturas y demás justificantes de tres pagos por $10,155 efectuados entre julio de 1993 y noviembre de 1994 por la reparación de un vehículo ($5,416) y la compra de equipo de oficina ($4,739). En el Articulo de la Ley Núm. 81 se establece que los libros, documentos y récords de la corporación especial se mantendrán en las oficinas principales de la misma, bajo la custodia de su principal funcionario corporativo y se conservarán por el término que se dispongan en sus estatutos, el cual podrá ser menor del mismo término que se dispone en las leyes de Puerto Rico para el archivo y conservación de documentos oficiales de cualquier otra agencia pública. Es norma de control interno y de sana administración que los pagos estén justificados con comprobantes de desembolsos firmados por los funcionarios autorizados y que contengan aquella información necesaria para que se pueda verificar en todo momento la corrección de los desembolsos.

13 (Cont. Aneio 1 ) Además, que los documentos de desembolsos se mantengan archivados para examen de las entidades con autoridad para ello. se conservarán por un término de diez años. desembolsos. En la reglamentación de la CODEUVICA se establece que los libros, documentos y récords de ésta Esta situación nos impidió verificar en todos sus detalles la corrección y propiedad de dichos Los directores ejecutivos y los miembros de la Junta en funciones no cumplieron con las disposiciones de los estatutos corporativos y se apartaron de normas de control interno y de sana administración. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : Las disposiciones que dan base a las exigencias en este señalamiento no son aplicables a las corporaciones municipales las que son entidades privadas con existencia y personalidad legal e independiente y separada del Municipio, por lo que no están sujetas al funcionamiento dentro del sistema de contabilidad municipal. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 5-a y c. Hallazgo 2 - Préstamos otorgados ilegalmente ados comerciantes En agosto de 1995 y marzo de 1996 la CODEUVICA otorgó dos préstamos comerciales por $50,000 cada uno a dos comerciantes para la reconstrucción de un edificio y para la construcción de dos pasarelas para embarcaciones marítimas. Nuestro examen sobre dichos préstamos reveló lo siguiente : a. El volumen de ventas anuales y is proyección de ingresos de dichos comerciantes excedían el límite de $200,000 establecidos por la CODEUVICA para el otorgamiento de préstamos. Uno

14 (Cont. Anejo 1 ) de los comerciantes excedía dicho limite por $1,904,155 en cuanto a la proyección del volumen de ventas y por $480,400 la de ingresos. b. No se solicitó evidencia para verificar la titularidad sobre la propiedad de uno de dichos comerciantes y que la misma estuviera libre de contribuciones e imposiciones fiscales. Sobre el particular se determinó que parte de la parcela de terreno que se utilizó de colateral para el préstamo, unos metros cuadrados, estaba inscrita a nombre del Municipio. La otra parte de la parcela de terreno, unos metros cuadrados, tenía un gravamen de $8,000 como garantía de un préstamo con una entidad comercial. c. Para el otorgamiento de dichos préstamos no se preparó el informe sobre el análisis de la solicitud del préstamo ni se solicitó las pólizas de seguro de riesgo y seguro de vida. En el Reglamento para la Otorgación de Préstamos Comerciales a Pequeños Negocios, aprobado por la Junta de Directores en abril de 1994 se dispone lo siguiente : - El Reglamento aplicará a toda persona natural o jurídica que opere o desee establecer un pequeño negocio dentro de los límites territoriales del Municipio. - Se define como pequeño comerciante a toda persona natural o jurídica que opera un negocio dedicado a la venta o a la prestación de bienes o servicios, cuyo volumen de ventas anuales y proyecciones de ingresos no excedan de $200, Para poder ser elegible a recibir un préstamo el solicitante deberá ser un pequeño comerciante, no disponer de otras fuentes de financiamiento razonables y operar su negocio en los límites del Municipio.

15 (Cont. Anejó 1 ) - La solicitud de préstamo será analizada por el Director Ejecutivo quien someterá un informe al Comité de Evaluación de préstamos nombrado por la Junta de Directores de la Corporación, tomando en consideración el aspecto financiero y el impacto socioeconómica para determinar el grado en que el proyecto responde a las metas y objetivos de desarrollo económico de Cataño. - El colateral a ofrecerse deberá ser de tal naturaleza que cuando se considere simultáneamente con la integridad, historial del negocio y habilidad de pago del solicitante, asegure razonablemente el riesgo a ser asumido por la CODEUVICA. El colateral puede consistir de hipotecas sobre terrenos, edificios, maquinarias y equipo y/o valores negociables. En el caso que se utilice como colateral propiedad mueble o inmueble el solicitante deberá evidenciar que las contribuciones e imposiciones fiscales han sido satisfechas y que la propiedad no ha sido gravada por ningún otro crédito otorgado. Añade que se exigirá una póliza de seguro sobre edificaciones y equipo. Estas situaciones limitaron los recursos de la CODEUVICA para atender las necesidades de otros comerciantes que cualificaran para dichos servicios. La Junta de Directores no cumplió con las disposiciones citadas ni protegió adecuadamente los intereses de la corporación. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : No concurrimos con la interpretación que le da la Oficina del Contralor al reglamento de préstamos, ya que la interpretación de la Junta de Directores sobre el particular es fomentar los negocios nuevos para generar empleos y fomentar la economía del Municipio de Cataño, por esto al otorgarse los mismos y ser negocios nuevos se considera el volumen de negocios que pueda generar así como evaluar individualmente is capacidad económica de dicho negocio y no de su proponente. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 6. 12

16 (Cont. Aneio 1) Hallazgo 3 - Pagos a contratistas no informados al Departamento de Hacienda No se informaron al Departamento de Hacienda, para fines contributivos, los pagos en exceso de $500 anuales por $124,128 efectuados a ocho personas que prestaron servicios por contrato a la CODEUVICA durante los años 1994 a Esta Oficina informó dicha situación al Secretario de Hacienda por carta del 8 de mayo de En la Ley de Contribuciones sobre Ingresos de 1954, según enmendada, se dispone que los pagos sobre $500 a cualquier persona que se efectúen durante un año natural deben informarse al Departamento de Hacienda en la Forma 480.6, "Declaración Informativa", antes del 28 de febrero del año siguiente. En la Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, Código de Rentas Intemas de Puerto Rico, se establece una disposición similar. Esta omisión puede propiciar la evasión contributiva. Los directores ejecutivos en funciones no cumplieron con la disposición citada. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : Es norma y política de esta Corporación y la oficina de contabilidad contratada para esos fines, el notificar al Departamento de Hacienda la forma de todos los pagos de servicios profesionales brindados a la Corporación. Estos documentos se le presentaron al auditor de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Véanse las recomendaciones 1, 2, 3 y 5-c. Hallazgo 4 - CoMpras servicios sin solicitar cotizaciones de recio Entre agosto de 1993 y abril de 1996 la CODEUVICA adquirió bienes y servicios por $20,674 sin solicitar cotizaciones de precio a varios proveedores representativos en el mercado. A continuación presentamos el desglose : 1 3

17 (Cont. Aneio 1 ) Concepto Período Importe Equipo de oficina ago 93 a abr 96 $11,570 Materiales de oficina ene a mar 94 3,688 Reparación de un vehículo nov 94 5,416 Es norma de sana administración solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores representativos en el mercado para las compras que no excedan de $10,000 y adjudicar la compra al que ofrezca el precio y las condiciones más ventajosas. Estas situaciones impidieron que la CODEUVICA tuviera a su disposición varias alternativas para seleccionar aquellas que le ofrecieran las condiciones más ventajosas. La Junta y los directores ejecutivos en funciones no protegieron los intereses de la CODEUVICA y se apartaron de normas de sana administración. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : Las disposiciones legales que dan base a dichas exigencias no son aplicables a la Corporación que funciona como entidad separada e independiente del Municipio por lo que no está sujeta al funcionamiento dentro del sistema de contabilidad municipal ni a las normas establecidas por la Ley de Municipios Autónomos para el desembolso y el manejo de los fondos. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 7. $20,674 Hallazgo 5 - Contratos de servicios rofesionales consultivos ue no contenían información cláusulas importantes, y contratos que no se especificó la cantidad de horas de servicio que debían rendir los asesores a cambio de la compensación a. El examen de siete contratos de servicios profesionales y consultivos formalizados por $94,900 entre julio de 1993 y junio de 1996 reveló que los mismos no contenían información y cláusulas importantes para proteger los intereses de la CODEUVICA, según se indica : 14

18 (Cont. Anejo-!) (1) No se especificó si el contratista tenia contratos con otras entidades públicas o privadas, y si los mismos no eran incompatibles con el contrato formalizado con la CODEUVICA. (2) En dos contratos por $32,400 no se estableció la obligación de los contratistas de rendir informes de trabajo realizado en forma periódica, asi corno el tipo de informe a rendir, fecha y la relación que existe entre los pagos y ios informes o trabajos requeridos. (3) En un contrato por $15,000 no se especificaron las labores que realizaría el contratista. (4) En un contrato por $2,500 no se indicó la vigencia del mismo. Es norma de sana administración incluir dichas cláusulas e información en los contratos que se formalicen. La exclusión de la información y de las cláusulas mencionadas pudo resultar perjudicial para la CODEUVICA. Los directores ejecutivos en funciones no protegieron adecuadamente los intereses de la CODEUVICA. b. En julio de 1993 y julio de 1994 se formalizaron dos contratos por $45,000 con dos consultores por servicios de asesoramiento. Los honorarios se establecieron a base de una compensación fija mensual de $1,750 y $2,000. En los contratos no se especificó la cantidad de horas de servicio que debían rendir los consultores a cambio de la compensación pactada. En los informes sobre la labor realizada sometidos por éstos tampoco se ofrecía información sobre el particular. Es norma de sana administración requerir que en los contratos de servicios en que una entidad se comprometa a pagar una remuneración a base de una compensación fija mensual, se establezca también el número de horas de servicio que razonablemente debe rendir el contratista. 1 5

19 (Cont. Aneo 1 La contratación de servicios bajo los términos comentados no protegió adecuadamente los intereses de la CODEUVICA. Esta situación pudo dar lugar a que los servicios que se recibieron no guardaran proporción razonable con la compensación pagada. Los directores ejecutivos en funciones no protegieron adecuadamente los intereses de la CODEUVICA. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : Este señalamiento no tiene fundamento legal alguno, la base de norma de sana administración es un concepto subjetivo y arbitrario que brinda para especulaciones y es "over broad" al aplicarse a una intervención ya que es uno discrecional a cada auditor. Las disposiciones legales o normas de administración pública que se quieren aplicar no son de aplicabilidad a la Corporación Municipal que funciona como un ente separado y distinto al del Municipio. Véanse las recomendaciones 2, 3, 8 y 9. Hallazgo 6 - Deficiencias relacionadas con el sistema de contabilidad a. Desde su creación en febrero de 1993 la CODEUVICA no mantenía libros de entrada original donde se registraran las transacciones diarias de contabilidad. Entre éstos, no se mantenían registros de ingresos, de desembolsos y de cheques. Tampoco, subsidiarios de cuentas por cobrar y por pagar. En los talonarios de cheques de las diferentes cuentas tampoco se presentaba el balance según libros luego de efectuar cada pago. Los ingresos y desembolsos se registraban mensualmente cuando se recibían los estados bancarios. b. El sistema de contabilidad de la CODEUVICA no permitía conocer en cualquier momento el balance de los préstamos otorgados. La información registrada sólo incluía el detalle de los pagos 1 6

20 Cont. Anejo 1) efectuados por los deudores. No se indicaba el balance inicial y el monto adeudado de cada préstamo. Dicha información la proveía al finalizar cada mes un contador por contrato que tenía la CODEUVICA, quien registraba la información de los depósitos y producía los informes mensuales pertinentes. c. No se prepararon las conciliaciones bancarias de la cuenta Corriente para el periodo entre noviembre de 1995 y febrero de 1996 y de mayo y junio de En los estatutos de la CODEUVICA se establece que se mantendrán libros y registros de cuentas. Los mismos estarán disponibles para la inspección por cualquier director, agente o su abogado para los propósitos que estimen razonable. Los libros, documentos y récords de la CODEUVICA se conservarán por un término de diez años. Es norma de control interno y de sana administración mantener registros adecuados sobre el balance diario de los préstamos, asi como preparar las conciliaciones bancarias. Estas situaciones impiden mantener un control adecuado sobre las operaciones de ingresos y desembolsos y de las cuentas por cobrar a los clientes de préstamos. Además, impidieron verificar la corrección de los saldos existentes en los libros de contabilidad. También impiden que se detecte a tiempo cualquier deficiencia o irregularidad en el manejo de los fondos de la CODEUVICA para fijar responsabilidades. Los directores ejecutivos y los miembros de la Junta en funciones no cumplieron con las disposiciones de los estatutos corporativos y se apartaron de normas de control interno y de sana administración.

21 (Cont. Aneio 1) En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : El sistema de contabilidad de la Corporación se maneja como un sistema de contabilidad totalmente independiente y separado del Municipio y el mismo no está sujeto a las aplicaciones de la Ley de Municipios Autónomos ni al Reglamento de Normas Básicas de contabilidad para los Municipios. Es por eso erróneo el aplicar o exigir a la Corporación un sistema de contabilidad paralelo al que están obligados a llevar los municipios. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 5-d y e. Hallazgo 7 - Deficiencias en controles yprocedimientos a. No se mantenía una fianza ("blanketposition bond") para los empleados que realizaban funciones de cobro y depósito en la CODEUVICA. En el Artículo de la Ley Núm. 81 se establece que el municipio deberá requerir a la corporación especial que proteja sus activos contra posibles pérdidas financieras. En la reglamentación de la CODEUVICA se establece que la Junta podrá solicitar que se mantenga un seguro de responsabilidad que cubra al personal contra cualquier acción judicial en que dicha persona se vea involucrado como resultado de su participación en actividades de la Corporación. Es norma de control interno administrativo que se mantenga una fianza que cubra los riesgos de pérdida de fondos públicos. Esta situación pudiera ocasionar que la CODEUVICA quedara al descubierto y no pudiera recuperar fondos en caso de que surja alguna irregularidad en el manejo de los mismos por parte de dichos empleados. La Junta y el Director Ejecutivo no protegieron adecuadamente los intereses de la CODEUVICA.

22 (Cont.Aneio i) b. Al 31 de diciembre de 1996 la CODEUVICA no llevaba los siguientes registros : (1) Relación de Cobros y un Registro de Depósitos donde se anotaran diariamente los recaudos y los depósitos en el banco, respectivamente. y depósitos que se realicen. Es norma de sana administración y de control interno llevar un control diario de los recaudos Esta situación no permitió que se efectuara un cuadre diario de los cobros contra los depósitos en el banco que asegurara que los fondos recaudados fueron depositados íntegramente y prontamente en las cuentas de la CODEUVICA. (2) Un Registro de Inversiones donde se detallaran los certificados de depósitos con información sobre su adquisición, cancelación, importe, intereses, tasa de interés e institución financiera. Nuestros auditores no pudieron determinar el curso o movimiento de cada certificado durante el período de la auditoría. la CODEUVICA. Es norma de sana administración y de control interno mantener dicho Registro. Esta situación impidió que se verificara el vencimiento de los certificados de depósito y el monto de los intereses devengados. Los directores ejecutivos en funciones no protegieron adecuadamente los intereses de En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : La Corporación no está obligada a tenor con la Ley de Municipios Autónomos a exigir una fianza de fidelidad o seguro de responsabilidad para los empleados que realizan funciones de cobro y depósitos, la reglamentación establecida en CODEUVICA establece claramente que es discrecional de la Junta el solicitar y mantener dicho seguro y no es una situación obligatoria el tener los mismos. Véanse las recomendaciones 2, 3, 4, 5-f(1) y

23 (Cont. Anejo 1) Hallazgo 8 - Falta de documentos necesarios en los expedientes de los empleados y otra deficiencia relacionada con la administración del personal a(1) Los expedientes de los empleados no contenían ciertos documentos necesarios, tales como : historial de personal, hoja de deberes, solicitud de empleo, retrato, certificado de nacimiento, evaluaciones, certificado de antecedentes penales y evidencia de la preparación académica. (2) El acceso a los expedientes de los empleados no estaba restringido al personal autorizado. Como norma en la administración de los recursos humanos se deben mantener expedientes organizados para cada empleado y que los mismos reflejen el historial completo de éstos. Dichos expedientes también deben conservarse archivados en lugares seguros con acceso restringido al personal autorizado. b. Las nóminas no estaban firmadas ni certificadas. Es norma de sana administración y de control interno que las nóminas sean firmadas y certificadas por funcionarios autorizados. Las situaciones señaladas en los apartados "a" y "b" no permiten mantener una administración adecuada del personal. Además, la situación señalada en el Apartado "b" no permite fijar responsabilidades. Los directores ejecutivos en funciones se apartaronde lasnormas de sana administracióny de control interno indicadas.

24 (Cont. Anejo 1) En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : El señalamiento anterior carece de basejurídica y de facto, ya que la Corporación mantiene expedientes de empleados con los documentos que ella entiende necesarios, el intentar requerirle documentación necesaria a tenor con la Ley de Municipios Autónomos es incorrecta, ya que la misma no aplica en su funcionamiento a la Corporación Municipal quien trabaja como una entidad independiente y distinta del Municipio en todo lo relacionado al personal, de igual forma la base de sana administración es una indefinida y que no obliga a la Corporación, ya que la misma es subjetiva. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 5-f(2). Hallazgo 9 - Deficiencias relacionadas con las actas de la Junta de Directores a. Los presidentes y las secretarias de la Junta en funciones no firmaron 20 y 18 actas, respectivamente, de reuniones celebradas entre julio de 1993 y diciembre de Es norma de sana administración que las actas sobre los asuntos discutidos y los acuerdos tomados en las reuniones de la Junta estén firmadas y certificadas por el Presidente y el Secretario de ésta. b. Los secretarios en funciones no prepararon en forma de libro un volumen de las actas de las reuniones de la Junta. Estas se archivaban en cartapacios. En los estatutos de la CODEUVICA se establece que se mantendrán correcta y completamente, libros, registros de cuentas y libros de actas de todos los trabajos de sus miembros, Junta y comités. Todos los libros y registros estarán disponibles para la inspección de cualquier director, agente o su abogado para cualquier propósito que estimen razonable. Los libros, documentos y récords de la Corporación se conservarán por el término de 10 años. la Junta. Estas situaciones evitan mantener un récord permanente y confiable de los acuerdos adoptados por 2 1

25 Cont. Anejo 1) Los presidentes y las secretarias en funciones de la Juntanoprotegieron adecuadamente los intereses de la CODEUVICA. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó lo siguiente : A tenor con la Ley de Municipios Autónomos lajurisdicción de la Oficina del Contralor se limita en la corporación especial a lo relativo a ingresos, cuentas, desembolsos y propiedad en lo relativo a los fondos recibidos del Municipio por tal razón el funcionamiento de la Junta de Directores no forma parte de lajurisdicción que la ley le concede a la Oficina del Contralor en sus intervenciones por tal razón se extralimita en sus funciones la Oficina del Contralor al entrar en estos aspectos de funciones que nada tienen que ver con los fondos o propiedades recibidas del Municipio. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 11.

26 MUNICIPIO DE CATAÑO Anejo 2 CORPORACION PARA EL DESARROLLO ECONOMICO, URBANO Y VIVIENDA E INDUSTRIAL DE CATAÑO, C.D. Miembros de la Junta de Directores y los directores ejecutivos de la CODEUVICA que actuaron durante el período auditado. Período Nombre Cargo Desde Hasta Sr. Kenneth Stewart Ahedo Presidente 1 mar ago 96 Sr. Alberto Ocasio González Idem 1 oct feb 96 Sr. Andrés Cermeño Class 24 mar sep 95 Sra. Ana M. Expósito Martínez Presidenta Interina 1 sep dic 96 Sra. Jackeline J. Canino Torres Secretaria' 1 mar jul 96 Sra. Ana M. Expósito Martínez Idem 1 oct feb 96 Sra. Magdalena Soto Ruiz mar sep 95 Sra. Ana M. Expósito Martínez Tesorera 1 mar dic 96 Sr. Augusto Nieves Ayala Tesorero 24 mar feb 96 Sr. Rey Javier Ríos Alméstica Director Ejecutivo 1 feb dic 96 Sr. Augusto Nieves Ayala Idem 24 mar ene 96 1 El puesto está vacante desde el l de agosto de

27 MUNICIPIO DE CATAÑO CORPORACION PARA EL DESARROLLO ECONOMICO, URBANO Y VIVIENDA E INDUSTRIAL DE CATAÑO, C.D. An_ ejo 3 Funcionarios principales del nivel ejecutivo del Municipio que actuaron durante el periodo auditado z Período Nombre Caro Desde Hasta Hon. Edwin Rivera Sierra Alcalde 9 feb dic 96 Sr. Jorge Santos Guadalupe Ayudante Ejecutivo 3 1 abr dic 96 Sr. Juan Santos Figueroa Director de Finanzas 16 feb dic 96 Sra. Irma N. Rojas Brunet Directora de Finanzas 1 abr feb 94 Interina Sr. Jorge Santos Guadalupe Director de Finanzas 9 feb mar 93 Sra. S ara M. Pagán Reyes Secretaria Municipal 1 jul dic 96 Sr. Pedro Pratts Urbiztondo Secretario Municipal 9 feb jun 93 Sra. Maritza Ríos Camacho Auditora Interna 3 ene dic 96 Sr. Jacinto Desiderio Ortiz Auditor Interno 4 9 feb dic 94 Sr. Carlos Pagán Cruz Director de Obras 26 may dic 96 Públicas Municipal 9 feb nov 94 Interino 2 No se incluyen interinatos menores de 30 días. 3 El puesto estuvo vacante entre el 1 de julio de 1991 y el 31 de marzo de El puesto estuvo vacante entre el 1 de julio de 1991 y el 31 de enero de

28 (Cont. Anejo 3 ) Período Nombre Cargo Desde Hasta Sr. Alberto García Espada Director de Obras 1 dic may 95 Públicas Municipal Sr. William Cora García Director de la Oficina de 3 ene dic 96 Programas Federales Sr. José A. Flores Santiago Idem 9 feb dic 93 Sr. Pedro M. Cruz Santana Director de Recursos 9 feb dic 96 Humanos Sra. Luz M. de Jesús Narváez Directora de Planificación 9 feb dic 96 y Presupuesto

29 MUNICIPIO DE CATAÑO Aneio 4 Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el período auditado Período Nombre Cargo Desde Hasta Hon. Ena 1. Pagán Reyes Presidenta de la Asamblea 9 feb dic 96 Municipal Sra. María S. Martínez Olivo Secretaria de la Asamblea 9 feb dic 96 Municipal ' No se incluyen interinatos menores de 30 días. 26