Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

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1 CARACTERIZACION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERON FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 0 05/05/20 Se realiza modificación de los indicadores del proceso. 02 9/0/202. Se adicionan las entradas al proceso Consulta de planillas de asistencia y consulta de planillas de notas en el sistema NU 2. Se adicionan las salidas al proceso Configuración del Plan de estudios en el Sistema Académico NU Horario Académico Prenomina Aprobación y registro en el Sistema Académico NU, las solicitudes de trámites académicos. Asistencia de estudiantes registrada en el NU. 3. Se modifican los indicadores del proceso 03 20/04/202 Se adiciona el formato FT-RC-07 AUDITORIA INTERNA REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO /0/202 Se modifican los indicadores del proceso //202 Se modifica los flujogramas del proceso. ELABORO REVISO APROBO MBRE: Bibiana Sepúlveda Botero MBRE: Guillermo Bolívar MBRE: Bibiana Sepúlveda Botero Secretaria de División Responsable Mejora Continua Secretaria de División

2 CARACTERIZACION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO MBRE DEL PROCESO: REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO RESPONSABLE: Secretaria de División Apoyar a la gestión académica a través del registro y seguimiento de la información de los docentes y estudiantes en el Sistema Académico OBJETIVO: SAC. Comprende las siguientes actividades: matrícula del estudiante, generación del listado de asistencia, registro notas por docentes, generación de ALCANCE: horarios de docentes y estudiantes, registro de aulas, generación de histórico de notas, registro y seguimiento de la información de docentes y estudiantes a través del sistema SAC de la USTA Sede Medellín. PROVEEDORES Int. - Ext. Proceso de Planeación Académica s s ENTRADAS CICLO PHVA SALIDAS Dimensionamiento de Grupos Selección Solicitud de tramites académicos Solicitud de permisos para asiento de notas en Sistema Académico NU Consulta de planillas de asistencia Consulta de planillas de notas en el Sistema NU. Según Flujograma A V P H Configuración del Plan de estudio en el Sistema Académico NU, Horario académico y prenomina docente Materias posibles Matrícula académica Recibo de pago de matricula Aprobación y registro en el Sistema NU de las solicitudes de trámites académicos Notas asentadas en el Sistema Académico NU Asistencia registrada en el Sistema Académico NU CLIENTES Int. - Ext. / Gestión del Talento Humano Necesidades de personal, capacitación y evaluaciones de personal Lista de s s Mejora Continua Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, No Personal con inducción, programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal Gestión del Talento Humano

3 CARACTERIZACION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO Conformidades, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas Documentos y registros controlados, Resultados de auditoria, toma de acciones y seguimientos a acciones correctivas Resultados de indicadores de Gestión Mejora Continua Sistema Académico NU Hardware. Personal competente. Base de datos. RECURSOS REQUITOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Ley 30 de 992. NTC ISO 900:2008 Requisitos: 7.2,7.2.,7.2.2,7.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN FT-RC-0 Formulario de Matricula Inicial FT-RC-02 Solicitud Tramites Académicos FT-RC-03 Paz y Salvo FT-RC-04 Autorización Ingreso de Notas Extemporáneas FT-RC-05 Novedades Notas FT-RC-06 Reporte Cambio de Horario FT-RC-08 Reporte de Pago FT-RC-09 Aprobación Curso Vacacional Pregrado y Posgrado Reglamento Estudiantil Política Curricular Estatuto. SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META (No. de estudiantes matriculados por la web en el semestre con respecto al No. de estudiantes matriculados en el semestre anterior de acuerdo a la fechas establecidas por el calendario académico/no. total de estudiantes) Novedades de Notas por programa académico Semestral Semestral 80% de estudiantes matriculados en web Reducir en un 0% las novedades con respecto al semestre anterior

4 CARACTERIZACION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO DIAGRAMA DE FLUJO MATRICULAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO. REALIZA PROGRAMACION DE MATRICULAS Vicerrector Académico. Realiza programación de matrículas según el Calendario Académico de la Universidad. 2. REALIZA PROGRAMACION ACADEMICA DE LA FACULTAD Decano Académico 2. Revisa Plan de Estudios, programa, horario y prenomina. 3. REALIZA SELECCIÓN DE AGNATURAS 3.Realiza la selección de asignaturas utilizando aplicativo web de la Universidad. 4. PREMATRICULA EN WEB SATISFACTORIO? 5. IMPRIMIR LISTADO DE AGNATURAS SELECCIONADAS 6. IMPRIME Y REALIZA CANCELACION DE RECIBO DE PAGO DE MATRICULA 7. REALIZA SOLICITUD DE REGISTRO DE AGNATURAS EN FORMA MANUAL. 8. REALIZA EL REGISTRO DE AGNATURAS EN EL SAC 9. GENERACION DE RECIBO DE PAGO Y FORMALIZACION DE MATRICULA Registro y Control 4. Realiza Prematricula en web satisfactoriamente?, ir a la actividad No. 5 ; Ir a la actividad No. 5. Una vez realizado en la página web, el registro de la prematricula satisfactoriamente, imprimir listado de asignaturas. 6. Imprime y realiza cancelación de recibo de pago de matrícula. Ir a la actividad No Solicita por medio del FT-RC-0 FORMULARIO MATRICULA MANUAL,, por no contar con acceso al Sistema Académico por la siguientes causas: Encontrarse excluido por bajo rendimiento académico Matricula condicional Promedio semestre crédito acumulado inferior a 3,3 (pregrado) y estudiantes de posgrado (3,5) Deudas en Sindicatura 8. Realiza registro en el Sistema Académico SAC, si el estudiante cumple con: normalizar su situación académica, tener aprobada la solicitud de reintegro (cuando aplique), deudas con Sindicatura. 0. Una vez aceptada la matricula por parte del estudiante en SAC web, se genera el recibo de pago. Al momento de ser efectuado dicho pago por parte del estudiante automáticamente es validada la matricula académica y financiera en el sistema académico, y de esta manera es validada la condición de estudiante de la Universidad. FIN

5 CARACTERIZACION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO. SOLICITA TRAMITES ACADEMICOS 2. REALIZA ANALIS Y APROBACION DE LA SOLICITUD 3. REQUIERE LA SOLICTUD APROBACION CONSEJO DE FACULTAD? Decano Académico. Realiza tramites académicos como: Reintegro (No aprobación del 90% de las asignaturas del semestre anterior) Aplazamiento de semestre Cancelación de semestre Segundo calificador Transferencias internas (En misma sede) Cancelación y adición de asignaturas Cancelación de semestre Examen de suficiencia Examen de validación Cambio de grupo Supletorio Habilitación Reintegro Requiere diligenciar el FT-RC-02 SOLICITUD TRAMITES ACADEMICOS. 2. Realiza análisis y aprobación de la solicitud. 4. APRUEBA? 3. Requiere la solicitud aprobación del Consejo de Facultad?, Ir a la actividad No. 4, Ir a la actividad No. 5 Consejo de Facultad 4. Aprueba?, Ir a la actividad No. 5, Fin 5. REALIZA REGISTRO EN EL SAC Registro y Control 5. Una vez realizado el pago por estudiante del costo adicional de trámite. Realiza el respectivo registro en el Sistema Académico SAC. FIN

6 CARACTERIZACION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE TAS EN EL STEMA ACADEMICO SAC ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO. Realiza ingreso de notas: 35%, 35%, 30% de acuerdo a las fechas establecidas por el calendario académico.. REALIZA REGISTRO DE TAS EN EL STEMA SAC 2. REALIZA REGISTRO DE TAS EN EL TIEMPO ESTABLECIDO? 2. Realiza registro de notas en el tiempo establecido?, Ir a la actividad No. 3, FIN 3. SOLICITA AVAL DEL DECA DE FACULTAD Decano de Facultad 3. solicita mediante el FT-RC-04 AUTORIZACION INGRESO TAS EXTEMPORANEAS aprobación del Decano de Facultado, para ser habilitado en el Sistema Académico SAC. 4. INGRESA TAS 4. Ingresa notas en el Sistema Académico SAC. FIN