PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

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1 AUDIFARMA S.A PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Código: DEDH012 Página: 1 de 26 Versión: 5 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Con Asesoría Maria Aydee García vargas Profesional En Prevención de Riesgos ARP SURA Última actualización: Diciembre 2011

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN RESEÑA HISTORICA DEFINICIONES GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1. POLÍTICA DE SALUD OCUPACIONAL 2. PLANIFICACION 2.1. Diagnostico integral de las condiciones de Trabajo y Salud Diagnostico de las condiciones de trabajo Diagnostico de las condiciones de salud 2.2. Requisitos legales 2.3. Objetivos y Programas de Gestión en Salud Ocupacional Objetivos Programas de Gestión en Salud Ocupacional 3. IMPLEMENTACION Y OPERACION 3.1. Estructuras y Responsabilidades 3.2. Recursos 3.3. Entrenamiento y competencia 3.4. Consulta y Comunicación 3.5. Control de documentos 3.6. Control operativo Normas o estándares de Seguridad Inspecciones Promoción de la salud Demarcación y Señalización 3.7. Preparación y respuesta ante emergencias 4. VERIFICACIÓN Y ACCION CORRECTIVA 4.1. Medición y Seguimiento del desempeño Indicadores de proceso Indicadores de impacto 4.2. Accidentes e incidentes de trabajo y Acciones correctivas 4.3. Registros 5. REVISIÓN POR LA GERENCIA Y MEJORA CONTINUA BIBLIOGRAFÍA NATURALEZA DEL CAMBIO ANEXOS

3 PRESENTACIÓN El Programa de Salud Ocupacional contiene una descripción práctica de los principales elementos que conforman los sistemas de seguridad y salud ocupacional a partir de los parámetros establecidos por el ICONTEC, en la norma NTC OHSAS y siguiendo los delineamientos generales de los sistemas de gestión que tienen como plataforma los procesos de mejoramiento continuo, que ayudan a la generación de una cultura sostenible de seguridad en la Empresa. Estos procesos buscan mejorar las condiciones de salud y seguridad de la Empresa a partir de una Política que incluya los objetivos clave que deben guiar a los equipos de trabajo para alcanzar los resultados en materia de mejoramiento de las condiciones de trabajo y la satisfacción del personal. También es propio de los procesos de mejoramiento continuo, el asignar responsabilidades a los jefes de área en materia de la salud y seguridad, partiendo de la identificación y evaluación de los riesgos, pasando por la definición de los planes de acción hasta llegar al control y evaluación de la efectividad de las medidas, para establecer nuevos ciclos de mejora. Esta responsabilidad lleva implícita la participación de los equipos de trabajo en la identificación de los peligros y la definición de las medidas de prevención y control.

4 RESEÑA HISTORICA Audifarma S.A. nació el 26 de agosto de 1996 ante la preocupación de un equipo de profesionales por la eficiencia que debían tener las empresas prestadoras de la salud en cuanto a la dispensación de medicamentos para lograr ser rentables, en un mercado cada vez más competitivo. El objetivo inicial de Audifarma fue evaluar de manera objetiva la prescripción que realizaban los médicos para los usuarios del Plan Obligatorio de Salud. Para ello se inicio el ofrecimiento de servicios de asesoría en la implementación de estrategias de uso eficiente y racional de medicamentos. Idea que no fue bien acogida por las entidades salud ya que era percibida como un sobrecosto. Ante esta perspectiva se decidió evaluar las condiciones del mercado de suministro de medicamentos ante el nuevo sector institucional y ofrecer tanto el suministro como la asesoría en el manejo de medicamentos. Operación que se inicio con éxito el 26 de octubre de 1996, con 5 empleados, en nuestro primer C.A.F. (Centro de Atención Farmacéutica), ubicado en la calle 23 No En 1997 el Instituto de Seguros Sociales intenta solucionar el problema de atención a sus usuarios, mediante la inscripción de médicos particulares y la descentralización de la dispensación de medicamentos. Lo cual se constituyó para Audifarma en una oportunidad ya que no solo podría dispensar los medicamentos a esta población sino que además ofrecería medidas de control para la misma. En 1998 se inician negociaciones con SaludCoop y se realiza la apertura de nuestro segundo C.A.F, el cual se inauguró en la ciudad de Manizales, donde se atenderían los usuarios de Cabañal. En el segundo semestre de 1998 Audifarma realiza una alianza estratégica con los depósitos Drogas S.A. y Droservicios Ltda. Para obtener una mejor negociación en la compra de medicamentos y así lograr obtener una mayor rentabilidad en esta operación. En marzo de 1999 se inician gestiones en Bogotá con la E.P.S. Salud Total quienes venían en un proceso de crecimiento importante y contaban con un modelo de atención en unidades propias en donde nos destinaron un espacio para la dispensación directamente a los usuarios para prestar un mejor servicio. Con este vínculo se inician operaciones en todas las ciudades donde Salud Total atiende usuarios, como son Bogotá, Medellín, Cartagena, Barranquilla, Ibagué, Bucaramanga, Villavicencio, Cali, Pereira, Manizales. Gracias a estas exitosas negociaciones la empresa consolida aún más su imagen en el

5 sector de la salud, lo cual le permite en el año captar nuevos clientes como fue Colmena Salud, en este mismo año se inicia la gestión del Departamento de Servicios, quien en adelante sería el encargado de estandarizar y consolidar los procesos en los C.A.F. Se realiza una alianza estratégica con Salud Total. En el año la empresa busca nuevas ventajas competitivas creando la división de Farmacoepidemiologia, quien se encargaría de adelantar investigaciones sobre medicamentos, ofrecer asesoría tanto a las E.P.S, como a los médicos y a los usuarios mismos en cuanto a mejor aprovechamiento de los medicamentos. Se inicia también en este año el proceso de capacitación, en convenio con el SENA, en atención farmacéutica (P.A.F.A), para todos los empleados. Gracias a todos estos esfuerzos nuestra Empresa cuenta hoy con aproximadamente 300 C.A.F distribuidos en todo el territorio nacional. La nuestra ha sido una historia de luchas, trabajos y de aprovechamiento de oportunidades, que nos han permitido crecer y llegar a ser lo que hoy somos y a continuar con nuestro dinamismo para seguir creciendo, esta es una historia que seguiremos construyendo con un trabajo honesto día a día.

6 DEFINICIONES Programa de Salud Ocupacional de la Empresa: Consiste en el diagnóstico, planeación, organización, ejecución y evaluación de las distintas actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones, y que deben ser desarrolladas en los sitios de trabajo en forma interdisciplinaria. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional: Forma parte del sistema de gestión total que facilita la administración de los riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados al negocio de la organización. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de seguridad y salud ocupacional. Mejoramiento Continuo: Proceso para fortalecer al sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, con el propósito de lograr un mejoramiento en el desempeño del mismo en concordancia con la política de seguridad y salud ocupacional de la organización. Política de Salud Ocupacional: Son los lineamientos generales establecidos por la dirección de la empresa, que orientan el curso de acción de unos objetivos para determinar las características y alcances del programa de salud ocupacional. Factor de riesgo: Llamado también peligro, se define como aquellos objetos, instrumentos, instalaciones, acciones humanas, que encierran una capacidad potencial de producir lesiones o daños materiales y cuya probabilidad de ocurrencia depende de la eliminación o control del elemento agresivo. Ejemplo: contacto con el punto de operación de una máquina herramienta; proyección de virutas, contacto o inhalación de gases y vapores. Riesgo: Combinación de la probabilidad y las consecuencias de que ocurra un evento peligroso específico. Las medidas de prevención y control tales como protección de maquinaria, estandarización de procesos, sustitución de sustancias, suministro de elementos de protección personal, tienen como objetivo reducir el grado de riesgo. Grado de riesgo (peligrosidad): Es un dato cualitativo obtenido para cada factor de riesgo detectado, que permite determinar y comparar la agresividad de un factor de riesgo con respecto a los demás. Panorama de factores de riesgo: Es una herramienta que se utiliza para recoger en forma sistemática la siguiente información: el factor de riesgo, la fuente generadora, el personal expuesto, el tiempo de exposición, La Estimación del riesgo y

7 las Recomendaciones Condiciones de trabajo y de salud: Es el conjunto de factores relacionados con las personas y sus acciones, los materiales utilizados, el equipo o herramienta empleados y las condiciones ambientales, que pueden afectar la salud de los trabajadores. Accidente de trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Enfermedad profesional: Todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar y que haya sido determinado como enfermedad profesional por el gobierno nacional o por la Junta Nacional de Invalidez. Ausentismo: Condición de ausente del trabajo. Número de horas programadas, que se dejan de trabajar como consecuencia de los accidentes de trabajo o las enfermedades profesionales. Sistemas de vigilancia epidemiológica: Se refieren a la metodología y procedimientos administrativos que facilitan el estudio de los efectos sobre la salud, causados por la exposición a factores de riesgo específicos presentes en el trabajo e incluye acciones de prevención y control dirigidas al ambiente y a las personas.

8 GENERALIDADES DE LA EMPRESA La empresa: AUDIFARMA S.A. Nombre o razón social Identificación: Nit Representante Legal: Giovanny Humberto Mesa Escobar Pereira Risaralda Calle 105 No Ciudad Departamento Dirección Teléfono Sucursales o agencias No X Nombre de la ARP: ARP SURA. Código de la actividad económica: Clase de riesgo: 1 Actividad económica Suministro y venta de medicamentos a E.P.S., e I.P.S. Importación y exportación de productos químicos naturales, farmacéuticos, cosméticos, hospitalarios así como de instrumentos, aparatos quirúrgicos o electrónicos y auditoria médica. Numero de trabajadores

9 Jornada laboral: Administrativos Lunes a Viernes Jornada continua diurna: 7:00 a.m. - 5:30 p.m. Jornada continua nocturna (Soporte sistemas): 11:00 a.m. - 9:00 p.m. Sabados (Soporte sistemas) 7:00 a.m. - 2:00 p.m. Organigrama de la Empresa: Esquema donde se presenta la ubicación de los diferentes niveles de autoridad, relaciones entre áreas y el responsable del Programa de Salud Ocupacional. El organigrama se encuentra ubicado en el aplicativo Control De Documentos, Registro y Acciones Correctivas/Preventivas: Gestión Gerencial, A03-MGCGE001 Interacción de procesos Logísticos de Dispensación de Medicamentos Audifarma S.A - Alianza C.T.A (Organigrama) Materias Primas Audifarma S.A., es una empresa de servicios, no produce ni transforma ningún producto. Para alcanzar su objeto social solamente adquiere los insumos necesarios en el proceso administrativo, de almacenamiento y distribución de los medicamentos. Misión Somos una organización conformada por un equipo humano altamente calificado que apoya a las instituciones de salud mediante la provisión y dispensación e insumos de calidad, con oportunidad y costo racional, ofreciendo valores agregados de información y asesoría que le permitan a nuestros clientes hacer gestión en el uso racional de estos recursos, contribuyendo así al mejoramiento de la salud y al desarrollo económico y social del país. Visión AUDIFARMA S.A. Será en el 2010 la organización líder del país en la provisión y dispensación oportuna de medicamentos e insumos de uso ambulatorio y hospitalario de la más alta calidad, con presencia internacional. Ampliara la certificación NTC ISO 9001:2000 a todos sus centros de atención y obtendrá la acreditación. Mantendrá su liderazgo en el suministro de información y asesoría a sus clientes y usuarios finales. Afianzará una cultura organizacional de trabajo en equipo y promoverá el crecimiento de sus colaboradores.

10 1. POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Para Audifarma S.A, la salud y la seguridad forman parte de la naturaleza misma del trabajo y por lo tanto son conceptos inherentes a todos los procesos operativos y como tal, forman parte de la planeación y diseño de los trabajos que se realizan, para evitar al máximo las situaciones de riesgo que puedan afectar a las personas, los equipos y las instalaciones. Por tal efecto la alta gerencia se compromete con lo siguiente: Proveer las medidas de prevención y control de los riesgos propios de las actividades y procesos de acuerdo con la identificación, análisis y valoración que se haga de los mismos. Cumplir los requisitos legales de seguridad y salud ocupacional que sean aplicables a las actividades que desarrolle la organización. Consultar con los colaboradores los principales factores de riesgo que son necesarios corregir para garantizar su salud y su seguridad e involucrarlos en las mejoras Desarrollar programas de capacitación y motivación permanentes dirigidos a trabajadores, supervisores y contratistas Revisar esta política cada año y cambiarla cuando las condiciones así lo exijan

11 2. PLANIFICACIÓN Es cierto que todo sistema de mejora continua para su construcción y mantenimiento requieren de un explicito compromiso por parte de la Gerencia. Sin embargo, también es cierto que la política se construye una vez se tenga claridad sobre los peligros o factores de riesgo y los focos centrales para su prevención y control. El proceso de planificación comienza con la identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos, continua con la definición de prioridades y termina con objetivos concretos y planes de acción para el control de los riesgos prioritarios. 2.1 Diagnóstico Integral de las Condiciones de Trabajo y Salud Este aspecto del programa incluye una información resumida sobre los riesgos prioritarios por secciones o centros de trabajo, de acuerdo con la información suministrada en el panorama de factores de riesgo, las estadísticas de accidentalidad, ausentismo y teniendo en cuenta las percepciones que tienen las personas sobre sus condiciones de trabajo y de salud Diagnóstico de las condiciones de trabajo La identificación de peligros, evaluación y control de riesgo, se realiza a través del modelo británico, BS 8800:1996 el cual tiene un enfoque de estimativa cualitativa del nivel del riesgo y una sugerencia de un criterio para la toma de decisiones. La evaluación del riesgo sucede en dos etapas: la valoración de la probabilidad de que ocurra un accidente resultante de la interacción con el peligro y la valoración de la severidad del daño potencial de dicho accidente. PROBABILIDAD La probabilidad se ha definido como el resultado de la suma de los valores atribuidos a 4 (cuatro) variables: Frecuencia de exposición al peligro: Evalúa la interacción entre las personas o su exposición al agente o situación de peligro. Número de personas expuestas a aquel peligro: Evalúa la extensión de exposición al peligro. Eficacia de los medios de control disponibles: Evalúa la extensión de la protección o prevención proporcionada por el control adoptado.

12 Reconocimiento e identificación previa del peligro: Mide la facilidad con la que las personas son capaces de identificar la situación o el agente peligroso. Probabilidad alta: El daño ocurrirá siempre o casi siempre. Probabilidad media: El daño ocurrirá en algunas ocasiones. Probabilidad baja: El daño ocurrirá raras veces. CONSECUENCIAS La consecuencia es estimada según el potencial de la gravedad de las lesiones y se clasifican en: Ligeramente Dañino: lesiones superficiales, cortes y dolencias menores, irritación en los ojos a causa del polvo, irritaciones, malestares temporarios, dolores de cabeza, poca incapacidad. Dañino: laceraciones, quemaduras de segundo y tercer grado, fracturas menores, golpes, trastornos músculo-esqueléticos (esguinces, torceduras) dermatitis, asma proveniente de desordenes pulmonares, sordera y dolencias que provocan incapacidades menores permanentes. Todas las enfermedades profesionales no mortales. Extremamente Dañino: amputaciones, fracturas mayores, intoxicaciones, fracturas múltiples, fracturas fatales, cáncer laboral y otras dolencias que acortan la vida o dolencias agudas fatales, enfermedades profesionales graves progresivas o eventualmente mortales, traumas encéfalo craneal. La normativa BS 8800:1996 define cinco tipos de riesgo: Trivial, Tolerable, Moderado, Importante e Intolerable.

13 RIESGO - RECOMENDACIONES Trivial: No se requiere acción específica si hay riesgos mayores. Tolerable: No se necesita mejorar las medidas de control pero deben considerarse soluciones o mejoras de bajo costo y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es tolerable Moderado: Se deben hacer esfuerzos por reducir el riesgo y en consecuencia debe diseñarse un proyecto de mitigación o control. Como está asociado a lesiones muy graves debe revisarse la probabilidad y debe ser de mayor prioridad que el moderado con menores consecuencias. Importante: En presencia de un riesgo así no debe realizarse ningún trabajo. Este es un riesgo en el que se deben establecer estándares de seguridad o listas de verificación para asegurarse que el riesgo está bajo control antes de iniciar cualquier tarea. Si la tarea o la labor ya se han iniciado el control o reducción del riesgo debe hacerse cuanto antes. Intolerable: Si no es posible controlar este riesgo debe suspenderse cualquier operación o debe prohibirse su iniciación. APLICACIÓN La identificación de peligros se realiza de forma permanente con el equipo asignado en salud ocupacional, el cual debe además de identificar los riesgos actualizar los peligros a los que se encuentran expuestos los trabajadores mediante la inspección de los puestos de trabajo. La información suministrada por las inspecciones de los puestos de trabajo se valida con el panorama de riesgos (modelo británico - BS 8800:1996) con el fin de actualizarlo y definir la estimación del riesgo según probabilidad y consecuencias y valorar el nivel de riesgo en la matriz de peligros. Para definir el control de los riesgos encontrados en la matriz de peligro, se tiene en cuenta los siguientes aspectos: El impacto que genera el riesgo establecido, el nivel de afectación, incumplimiento de requisitos legales y la afectación de la imagen corporativa. El equipo asignado en salud ocupacional realiza una revisión permanente sobre cambios en la información de la matriz de peligros con el fin de mantenerla actualizada; y es responsable de establecer estrategias para que los trabajadores identifiquen y reporten situaciones de peligro, para que estas sean analizadas y establecer su actualización en la matriz de peligros. De acuerdo a la eficacia de los controles, se actualizan las medidas de control y se valora nuevamente el riesgo.

14 Ver Anexo Formato Panorama de Factores de Riesgo Diagnóstico de las condiciones de salud El diagnóstico de las condiciones de salud se obtiene de las estadísticas de accidentes de trabajo, ausentismo y enfermedades en general. En la Caracterización se evidencia la: tasa de accidentalidad por secciones, áreas u oficios, agentes de lesión más frecuentes y naturaleza de lesiones más frecuentes. Ver Anexo Formato Caracterización de accidentalidad 2.2 Requisitos legales y otros Con base en esta identificación y actualización de los factores de riesgo, el equipo asignado en salud ocupacional relaciona a través de una matriz legal los requisitos vigentes en la legislación Colombiana y define los temas generales que aplican a las actividades que desarrolla la organización. Los medios definidos para garantizar la actualización de los requisitos legales son: páginas Web, página ARP, Ministerio de Salud y Protección Social y Ministerio de Trabajo, estos se revisan mensualmente. El personal es informado de los nuevos requisitos por los medios corporativos: Circular corporativa, correo electrónico, intranet, información en carteleras y divulgaciones impresas; para otras partes interesadas se informan mediante comunicados oficiales. El equipo asignado en salud ocupacional revisa el cumplimiento legal interno con base a las rutinas de inspección definidas. 2.3 Objetivos y Programas de Gestión en Salud Ocupacional Una vez se tiene claridad sobre la legislación básica en materia de salud ocupacional y sobre las condiciones de trabajo y de salud de la empresa (factores de riesgo prioritarios en el panorama, estadísticas, auto-reporte y análisis integral de la información), se establecen objetivos claves y programas de gestión en salud ocupacional que incluye estrategias relacionadas con la intervención del riesgo Objetivos La organización establece y mantiene un conjunto específico de objetivos para Seguridad

15 & Salud Ocupacional, que van de acuerdo a los riesgos significativos, requisitos legales, opciones tecnológicas y financieras. Dichos objetivos se definen a continuación: Identificar y evaluar los factores de riesgo existentes dentro de la organización, con el fin de adoptar las medidas de control para mejorar las condiciones de trabajo y salud. Crear y aplicar estándares de seguridad y vigilancia que ayuden a evitar accidente de trabajo y enfermedades profesionales. Planear, organizar y desarrollar eventos de instrucción y capacitación que fortalezcan los elementos de formación integral en el trabajo y fomente la participación activa de los trabajadores en general. Evaluar el impacto de las acciones en la disminución de los accidentes y las enfermedades de origen profesional Programas de Gestión en Salud Ocupacional Para la planeación de las actividades de control de los riesgos priorizados en la matriz de peligros, se cuenta con los siguientes Programas de Gestión en relación al factores de riesgo: Osteomuscular (esfuerzos y movimientos repetitivos); Tránsito (transporte en moto); Público (situaciones de robo y atraco); Psicosocial (contenido propio de las tareas), Deportivo (entrenamientos y prácticas deportivas de fúltbol) y Alturas (labores de bodegaje a más de 1,80 mts) Estos programas se encuentran establecidos a través del plan de trabajo específico para cada riesgo, con indicadores que medirán los resultados obtenidos. OSTEOMUSCULAR Formato lista de Chequeo de puestos de trabajo Estándar de seguridad Manejo de cargas Estándar de seguridad Uso de puesto de trabajo en oficinas PUBLICO Estándar de Seguridad Riesgo Público PSICOSOCIAL Modelo Satisfacción y Gestión

16 3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 3.1 Estructura y Responsabilidades La Empresa definió un responsable para la coordinación, asesoría y apoyo de las actividades del programa. Así mismo, deja claramente establecidas las responsabilidades en materia de prevención de riesgos, en todos los niveles de la organización. Tabla de responsabilidades: Responsable Mandos Elemento del Programa de Gerente de Salud Medios o Jefes Salud Ocupacional Ocupacional de Área Política y Reglamento de Higiene y Seguridad x Panorama de Factores de Riesgo x Normas legales que aplican x x Objetivos y Plan de Salud Ocupacional x x Entrenamiento y Competencia Conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional x ALTA GERENCIA Jefe de Gestión Humana Responsabilidades: Mantener la integridad de la estructura del Programa y gestión de Salud Ocupacional frente a los cambios. Funciones: 1. Cumplir con los requerimientos de ley en materia de Salud Ocupacional 2. Garantizar la implementación y desarrollo del plan de trabajo de Salud Ocupacional. 3. Delegar funciones de Salud Ocupacional para el cumplimiento de los planes de trabajo. 4. Desplegar y comunicar el plan de trabajo de Salud Ocupacional a todos sus colaboradores. 5. Detectar las necesidades de formación y sensibilización para la organización, tomando como base la información de las matrices de peligros y requisitos legales. 6. Participar en las investigaciones de accidentes e incidentes de trabajo. 7. Apoyar al encargado de Salud Ocupacional en la planeación y control de factores de riesgo. X

17 NIVELES MEDIOS Responsabilidades: Garantizar el cumplimiento de las normas, instructivos y procedimientos de salud ocupacional. Funciones: 1. Participar en las investigaciones de accidentes e incidentes de trabajo que ocurran en el personal a su cargo. 2. Apoyar al encargado del programa de salud ocupacional en la prevención, planeación y control de factores de riesgo. 3. Difundir las prácticas de seguridad y salud ocupacional en sus procesos y actividades. 4. Participar en la identificación y actualización de los factores de riesgo. RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Responsabilidades: Asegurar el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de la gestión en salud ocupacional en la organización. Funciones: 1. Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración del panorama de factores de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención. 2. Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento. 3. Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la organización. 4. Gestionar los recursos para cumplir con el plan de salud ocupacional y hacer seguimiento a los indicadores. 5. Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la organización. 6. Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo y calcular las estadísticas de accidentalidad para la toma de decisiones. 7. Participar de las reuniones del Comité Paritario y apoyar su gestión. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL Responsabilidades: Apoyar el desarrollo integral de la gestión en salud ocupacional establecida por la organización. Funciones: 1. Realizar actividades de inspección y salud ocupacional, en apoyo del encargado de Salud Ocupacional. 2. Participar en la identificación y actualización de los factores de riesgo dentro de la organización. 3. Colaborar en la implementación de prácticas de seguridad y salud ocupacional. 4. Participar en las investigaciones de accidentes e incidentes de trabajo que ocurran.

18 5. Contribuir activamente en el desarrollo e implementación del plan de salud ocupacional. 6. Apoyar el desarrollo de actividades que contribuyan al mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores. Ver Anexo: Acta de constitución del COPASO Formato de Inscripción del COPASO EQUIPO INVESTIGADOR DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Responsabilidades: Identificar las causas, hechos y situaciones que generan la ocurrencia de accidentes e incidentes de trabajo, garantizando las medidas correctivas para la eliminación o minimización de estos. Funciones: 1. Investigar todos los accidentes e incidentes de trabajo, conforme lo determina la Resolución 1401 de Proponer al Comité paritario, medidas y acciones correctivas que se generen como producto de las investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo. 3. Realizar seguimiento a las acciones planteadas y ejecutadas a partir de cada investigación de accidente e incidente de trabajo ocurrido en la empresa. COMITÉ DE EMERGENCIAS Responsabilidades: Garantizar el cumplimiento del programa para atención de preparación de emergencias, asegurando los medios administrativos y técnicas necesarias para su implementación, mantenimiento y puesta en marcha. Funciones: 1. Dar soporte y solidez a la estructura orgánica del plan de emergencias sumiendo el liderazgo y responsabilidad desde el más alto nivel jerárquico. 2. Ejercer control y seguimiento sobre el desarrollo y control del programa para atención de emergencias, velando porque se realice por lo menos un simulacro anual del plan de emergencias, con la participación de todos los niveles de la organización. 3. Decidir la información que debe suministrar la coordinación de prensa a los medios de comunicación pública en caso de emergencia. BRIGADA DE EMERGENCIAS Responsabilidades: Prevenir y controlar situaciones de emergencia que puedan ocasionar lesiones sobre las personas y/o daños a los bienes de la empresa y/o medio ambiente. Funciones: 1. Realizar el diseño y divulgación de los planes de prevención y atención de

19 emergencias. 2. Efectuar el análisis de vulnerabilidad hacia las emergencias. 3. Mantener capacitado y entrenado el personal brigadista, para prevenir y atender las emergencias. 4. Atender y controlar las emergencias de acuerdo con el Plan previamente establecido. 5. Entrenar al personal de la organización en el uso de extintores, en evacuación y en el comportamiento de emergencias TODOS LOS EMPLEADOS Responsabilidades: Garantizar el cumplimiento de las Normas, instructivos y procedimientos de seguridad y salud ocupacional que sean aplicables a sus actividades o tareas. Funciones: 1. Participar en las actividades de seguridad y salud ocupacional. 2. Cumplir los procedimientos de preparación y atención de emergencias establecidos en la organización, incluidos los planes de evacuación. 3. Cumplir los procedimientos y normas de seguridad y salud ocupacional definidas por la compañía. 4. Reportar los incidentes y accidentes de trabajo en que incurra 5. Usar los elementos de protección personal que le sean suministrados para el desarrollo de su labor. 6. Identificar y reportar situaciones que puedan afectar los niveles de riesgo ocupacionales establecidos. PERSONAL TEMPORAL, ESTUDIANTES Y CONTRATISTAS Responsabilidades: Garantizar el cumplimiento de las Normas, instructivos y procedimientos de seguridad y salud ocupacional que sean aplicables a sus actividades o tareas. Funciones: 1. Cumplir con las actividades del Programa según las exigencias y políticas de la empresa. 2. Cumplir con las normas de prevención y seguridad establecidas. 3. Colaborar con las directivas y el Comité Paritario, así como con el coordinadores de salud ocupacional en las actividades a desarrollar 4. Participar con sugerencias e inquietudes en el desarrollo del programa. 5. Utilizar adecuadamente los Elementos de Protección Personal y dotar de ellos a sus colaboradores (contratistas) 6. Tener afiliados a sus trabajadores al Sistema General de Seguridad Social.

20 REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL El Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial se tiene publicado en dos sitios específicos y visibles de la Empresa para las sedes administrativas, para los CAF pueden acceder a él desde el SADDA 3.2 Recursos Ver Anexo: Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Recursos humanos: Los recursos humanos que garantizan el cumplimiento estricto, la planeación, ejecución y evaluación del proceso de salud ocupacional, se encuentran enmarcados dentro del Programa de Salud Ocupacional, de la siguiente manera: Comité Paritario de Salud Ocupacional Comité de Emergencia Brigada de Emergencias Equipo investigador de accidentes e incidentes de trabajo Administradora de Riesgos Profesionales SURA Auxiliar de Salud Ocupacional Jefes de Áreas Recursos Físicos y tecnológicos: Sala de capacitación, equipos de oficina, papelería, video-bean, tablero de marcador seco, expografos Recursos financieros: De acuerdo a las Actividades a desarrollar se realizara un presupuesto individual para la respectiva aprobación por la Gerencia 3.3 Entrenamiento y Competencia A partir de los objetivos del plan de salud ocupacional y teniendo en cuenta las responsabilidades y recursos definidos anteriormente, la empresa tiene definido un plan de entrenamiento y desarrollo de competencias para garantizar que todas las personas de la empresa, según sea su responsabilidad y nivel de exposición a los riesgos, apliquen los procedimientos de salud y seguridad definidos a nivel general y en cada uno de los

21 puestos de trabajo que lo requieran. El proceso inicia desde el ingreso del personal a la organización recibiendo el entrenamiento y capacitación necesaria para desempeñar las labores en forma competente. Igualmente, cada departamento periódicamente programa talleres de capacitación o actualización y charlas de divulgación al personal teniendo en cuenta las necesidades individuales para garantizar el nivel óptimo de competencia. Cada departamento a intervalos planificados mínimo 1 vez al año, realiza evaluaciones de desempeño por competencias a su personal para evaluar distintos factores que permitan determinar la necesidad de entrenamiento y formación. Los procedimientos que respaldan este proceso son: PDH001 Selección y vinculación de personal PGC001 Entrenamiento del personal PGC002 Formación, capacitación y desarrollo de personal DGC001 Inducción de personal 3.4 Consulta y Comunicación Para la consulta y comunicación de todas las novedades que tiendan a fortalecer e informar la gestión en S & Salud ocupacional, se desarrollan campañas y promoción con el COPASO, reuniones de divulgación, se fija información en carteleras, se realizan divulgaciones impresas, se utiliza el Notifarma; además de esto la organización posee correo electrónico interno, equipos de videoconferencia y otros apoyos del departamento de sistemas. Estos mecanismos de comunicación interna se encuentran documentados en la directriz A01 - DGE002 Matriz de cominicaciones. 3.5 Control de documentos La organización en cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma NTC-ISO 9001, establece en el procedimiento documentado para la generación, actualización y el control de los documentos: PS C001 Norma de Documentación, en él se menciona la responsabilidad de: Quien aprueba los documentos, tanto en cambios necesarios o la creación de nuevos Quien los revisa y actualiza, asegurándose de que se identifican los cambios y que las versiones actualizadas se encuentran disponibles, legibles y fácilmente identificables para su uso y consulta. Quien los distribuye identificándolos si son de origen externo o interno Quien los aplica, dependiendo del área de competencia de cada documento.

22 3.6 Control operativo Paralelo a la intervención de los factores de riesgo prioritarios, la empresa lleva a cabo un Plan de trabajo de control operativo para los riesgos eléctricos, físicos, químicos, mecánicos y locativos que incluye actividades relacionadas con inspecciones, construcción de estándares de seguridad, señalización, métodos didácticos de aprendizaje y actividades de prevención y control que demandan los riesgos propios de la actividad económica. Otras de las herramientas utilizadas de acuerdo al factor de riesgo son: Manejo de sustancias químicas Aprenda jugando Test del sector químico Aprenda jugando Riesgo químico Matriz de productos químicos Orden y Aseo Las 5s de orden y aseo Manejo del estres Aprenda jugando Manejo de Estrés Normas o estándares de seguridad Se tienen documentadas las normas de trabajo seguro, que además de ser de fácil acceso para el trabajador, son divulgadas según a través del plan de entrenamiento y capacitación o mediante los medios de comunicación existentes Inspecciones Estándar de Seguridad Almacenamiento Estándar de Seguridad Manejo de escaleras Estándar de Seguridad Manejo de Herramientas Manuales Estándar de Seguridad Orden y Aseo Estándar de Seguridad Personal de Servicios Generales Estándar de Seguridad Ubicación Ergonómica Teniendo en cuenta las características y actividad económica, se cuenta con las listas de chequeo que apoyan el seguimiento de los factores de riesgo críticos. El plan de inspecciones incluye las áreas críticas de acuerdo con el panorama de factores de riesgo, la periodicidad según el grado de riesgo de los factores que se están evaluando y el responsable de hacer seguimiento a las recomendaciones Promoción de la salud Formatos de Inspecciones de Seguridad

23 La empresa tiene implementado el desarrollo de actividades de promoción y prevención, campañas de vacunación, exámenes de ingreso y egreso, estudios de casos que requieran reubicación y/o rehabilitación por ATEP y programas de recreación y deporte Demarcación y Señalización Se cuenta con señalización que identifican los riesgos existentes y la forma de actuar sobre los mismos. La demarcación se utiliza en áreas de circulación de personal, movilización y transporte de materiales, almacenamiento y vías de evacuación, regidas por la legislación vigente. 3.7 Preparación y respuesta ante emergencias La Empresa cuenta con un plan, para que en caso de presentarse alguna situación de emergencia originada por las amenazas identificadas, garantice la intervención oportuna y reacción inmediata frente a las mismas, con el fin de proteger a las personas, los bienes y a la comunidad en general. Este plan incluye los siguientes elementos: Análisis de amenazas e inventario de recursos. Determinación de la vulnerabilidad y plan de acción. Comité de emergencia y brigadas de apoyo. Plan de evacuación y evaluación. 4. VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA 4.1 Medición y Seguimiento del desempeño Se definieron indicadores de proceso y de impacto que ayuden a realizar el seguimiento a las actividades planeadas y los resultados esperados en la disminución de las lesiones en el trabajo y el mejoramiento de la calidad de vida laboral. Este seguimiento se hace comparando los indicadores de dos períodos diferentes (antes y después de la intervención) y observando la tendencia del indicador durante un período de tiempo que incluya varios años. El resultado de este seguimiento sirve para ajustar los planes de salud ocupacional o definir otros que contengan las acciones correctivas y preventivas con responsables y fechas de ejecución Indicadores de proceso

24 Los indicadores de proceso generalmente son proporciones de cumplimiento de las actividades críticas realizadas o fechas de ejecución, para cada uno de los riesgos que se planea intervenir. % Cumplimiento del cronograma de actividades Actividades del Programa desarrolladas X 100 Actividades del Programa planeadas Indicadores de impacto Los indicadores de impacto permiten evaluar el desempeño del plan de salud ocupacional. Índice de frecuencia de Accidentes de Trabajo Es la relación entre el número total de accidentes de trabajo, con y sin incapacidad, registrados en un periodo y el total de horas hombre trabajadas durante el periodo considerado multiplicado por K. Esta constante es igual a y resulta de multiplicar 100 trabajadores que laboran 48 horas semanales por 50 semanas que tiene el año. El resultado se interpretará como el número de accidentes de trabajo ocurridos durante el último año por cada 100 trabajadores de tiempo completo. Este mismo índice se puede utilizar para los incidentes de trabajo. IF AT =No. total de AT en el año x K No. HHT año Índice de severidad de accidentes de trabajo Se define como la relación entre el número de días perdidos y cargados por los accidentes durante un periodo y el total de horas hombre trabajadas durante el periodo considerado multiplicado por K. IS AT =No. días perdidos y cargados por AT en el año x K No. HHT año Expresa el número de días perdidos y cargados por accidentes de trabajo durante el último año por cada 100 trabajadores de tiempo completo. Días cargados, corresponde a los días equivalentes según los porcentajes de pérdida de

25 capacidad laboral (Norma ANSI) Z 16 Índice de frecuencia del ausentismo (I.F.A.) Los eventos de ausentismo por causas de salud incluyen toda ausencia al trabajo atribuible a enfermedad común, enfermedad profesional, accidente de trabajo y consulta de salud. Las prórrogas de una incapacidad no se suman como eventos separados. IFA = ISA = No de eventos de ausencia por causas de salud durante el último año Número de horas - hombre programadas en el mismo periodo Índice de severidad del ausentismo (I.S.A.) Número de días de ausencia por causas de salud durante el último año Número de horas-hombre programadas en el mismo periodo x x Accidentes e incidentes de trabajo y Acciones correctivas y preventivas La organización cuenta con un procedimiento para el reporte e investigación de accidentes y/o incidentes de trabajo, igualmente genera los informes de reporte e investigación de accidentes e incidentes para procesos internos y externos ARP. Cada accidente e incidente de trabajo es investigado y encaminado a un plan de acción preventivo y/o correctivo, siendo evaluado su efectividad por el equipo de Salud Ocupacional. Ver Anexo Procedimiento de investigación de AT 4.3 Registros Para la administración de salud ocupacional, se mantienen los siguientes registros de acuerdo a las actividades involucradas en el desarrollo del programa: Registros de capacitación proporcionada a todos los empleados Registros de inspecciones y evaluación a puestos de trabajo Registros de evaluaciones médicas Registros de incidentes y accidentes con su investigación

26 5. REVISIÓN POR LA GERENCIA Y MEJORA CONTINUA La Gerencia, mínimo cada año, hace una revisión general del proceso de salud ocupacional a partir de la política y los objetivos trazados para el periodo. Esta revisión incluye el resultado del seguimiento a los indicadores, el cumplimiento de los planes propuestos, los recursos disponibles, los resultados de las investigaciones de incidentes, accidentes y enfermedades, entre otros aspectos propios de la gestión de en Salud Ocupacional. Esta revisión genera acciones correctivas y preventivas que le ayudan al sistema a su mejora continua. Las conclusiones de la revisión se registran y comunican al equipo responsable de Salud Ocupacional y al COPASO.

27 BIBLIOGRAFÍA Instituto Colombiano de Normas Técnicas, ICONTEC y Concejo Colombiano de Seguridad. Norma técnica NTC OHSAS 18001, Bogotá, Instituto Colombiano de Normas Técnicas, ICONTEC y Concejo Colombiano de Seguridad. Anteproyecto de Norma Técnica Colombiana, Guía Estructura Básica del Programa de Salud Ocupacional. Secretaría Técnica de Normalización en Salud Ocupacional. Bogotá, Octubre 1995, 7p. MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL. Modelo de Evaluación del Programa de Salud Ocupacional de Empresa. Bogotá, Organización Internacional del Trabajo (OIT). Directrices relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y la salud ocupacional. ILO_OSH. Oficina Internacional del trabajo, Ginebra, SURATEP. Conceptos y acciones básicas del Programa de Salud Ocupacional. Gerencia de prevención de riesgos. División de Capacitación. Elaborado por: Fabiola Betancur G. Medellín, 2da edición 1996.