PROCEDIMIENTO GESTIÓN TESORERÍA DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Planificar, ejecutar y controlar el pago de las obligaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro a funcionarios y proveedores de bienes y servicios, entre otros, a través de las cuentas bancarias pagadoras de la entidad para el manejo de los gastos de personal, gastos generales y transferencias, ajustándose a los requerimientos legales y de las diferentes partes interesadas y su gestión de recaudos de los ingresos por el servicio registral que prestan las Oficinas de Registro en sus diferentes modalidades de recaudo y el portafolio de inversión. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, nivel central, en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y como eje esencial para las operaciones de tesorería se tiene una relación directa con todo el sistema bancario. Los clientes internos son la Dirección financiera, Grupo Central de Cuentas, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y como clientes externos se destacan el sistema financiero, Ministerio de Hacienda y demás organismos de control. ALCANCE: Inicia: Informe de los ingresos mensuales por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, Notarias y rendimientos financieros. QUE HACE?: Recibir de las ORIPS la información de ingresos y recaudos de las notarias vía transferencias a las cuentas centralizadas cuenta producto, según compromiso con los bancos (verificando fechas de desembolsos). Hacer consolidación de ingresos mensuales, según reporte oficial de ingresos. ELABORAR PLAN DE PAGOS: Con base en los ingresos mensuales, planear los pagos mensuales, teniendo en cuenta principalmente Inversión forzosa, Ley 55 de 1985, compromisos de las ORIPS, del nivel central y nóminas. Recibir del área Contable las obligaciones tramitadas para la elaboración de la orden de pago con los datos requeridos de la cuenta bancaria para el pago al beneficiario final. Con respecto al pago SIIF de nomina, SOI y descuentos asociados a la nomina, se recibe de talento humano archivo plano y resumen de nomina con el fin de revisar y comparar cifras para continuar el tramite a la cadena presupuestal correspondiente y el pago de la misma por la banca electrónica a la cuenta

2 Página:2 bancaria de cada funcionario, HACER INVERSIÓN FORZOSA: será el promedio diario mensual, durante el trimestre inmediatamente anterior, de las disponibilidades en caja, cuentas corrientes, depósitos de ahorro, a término o cualquier otro depósito y de la inversión del mes anterior se obtiene el valor que se propone al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para que éste dé las instrucciones pertinentes para realizar o no inversión. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO: Con base en la inversión el banco genera los extractos pertinentes que son la base para mantener actualizado el portafolio TES. TERMINA: En el aplicativo SIIF se genera pago a los beneficiarios. Inversión TES. Termina: Pagos de obligaciones y la inversión TES. 2. RESPONSABLES: Responsable: Coordinador y equipo de trabajo. 3. DEFINICIONES: TES: Títulos de tesorería clase B. Inversión forzosa: Excedentes de liquidez Decreto 1525 de Cuenta producto: Es una cuenta recaudadora de la Superintendencia de Notariado y Registro, donde se consignan los recursos producto de la venta de bienes y servicios de la gestión registral. Cuenta gastos: Cuenta corriente utilizada para el pago de los gastos de la entidad, fuente de financiación es el PAC. Proyección de pagos: documento que contiene la programación de los pagos del mes, acorde a los ingresos mensuales. Plan de Pagos: Documento que contiene la planeación de los pagos del mes, acorde a los ingresos mensuales. PAC: Plan anual mensualizado de caja, monto máximo mensual de pagos para el Presupuesto General de la Nación con el fin de cancelar las obligaciones pendientes de pago.

3 Página:3 Cuenta Bancaria: Contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los movimientos de dinero de la Entidad. Orden de Pago: Documento mediante el cual se realiza el pago de las obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley. Confirmación: Registro mediante el cual se verifica las obligaciones y deducciones fijadas por la entidad PHVA PLANEACIÓN: Planea Administra y controla los ingresos, el plan de pagos y las inversiones. HACER: Recibir de las ORIPS la información de ingresos y recaudos de las notarias vía transferencias a las cuentas centralizadas cuenta producto, según compromiso con los bancos (verificando fechas de desembolsos). Hacer consolidación de ingresos mensuales, según reporte oficial de ingresos. ELABORAR PLAN DE PAGOS: Con base en los ingresos mensuales, planear los pagos mensuales, teniendo en cuenta principalmente Inversión forzosa, Ley 55 de 1985, compromisos de las ORIPS, del nivel central y nóminas. Recibir del área Contable las obligaciones tramitadas para la elaboración de la orden de pago con los datos requeridos de la cuenta bancaria para el pago al beneficiario final. Con respecto al pago SIIF de nomina, SOI y descuentos asociados a la nomina, se recibe de talento humano archivo plano y resumen de nomina con el fin de revisar y comparar cifras para continuar el tramite a la cadena presupuestal correspondiente y el pago de la misma por la banca electrónica a la cuenta bancaria de cada funcionario, HACER INVERSIÓN FORZOSA: será el promedio diario mensual, durante el trimestre inmediatamente anterior, de las disponibilidades en caja, cuentas corrientes, depósitos de ahorro, a término o cualquier otro depósito y de la inversión del mes anterior se obtiene el valor que se propone al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para que éste dé las instrucciones pertinentes para realizar o no inversión. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO: Con base en la inversión el banco genera los extractos pertinentes que son la base para mantener actualizado el portafolio TES. TERMINA: En el aplicativo SIIF se genera pago a los beneficiarios. Inversión TES.

4 Página:4 VERIFICAR: Verificar los registros efectuados en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación de los recaudos, plan de pagos y las inversiones en TES ACTUAR: Definir las estrategias y establecer puntos control para el manejo de los ingresos, plan de pagos y las inversiones en los TES. 4. CONTENIDO ACTIVIDAD ESENCIAL Información de ingresos DESCRIPCIÓN CÓMO? Descripción de actividades: 1. Recibir de las ORIPS la información de ingresos vía transferencias a las cuentas centralizadas-cuenta producto-, según compromisos con los bancos (verificando fechas de desembolsos): La ORIP principal envía cuadro de ingresos el cual se recepciona y se verifica el monto total contra extracto. 2. Registrar en el macro proceso de SIIF Nación las transferencias efectuadas por las 192 oficinas con afectación con las cuentas producto de la SNR. 3. Recibir de las Notarias la información de ingresos vía transferencias a las cuentas centralizadas-cuenta producto-, según compromisos con los bancos (verificando fechas de desembolsos). 4. Confrontar la información de los recaudos de las consignaciones y movimientos de las notarias con el aplicativo misional SIN. 5. Con los documentos generados por recaudos en SIIF se conforma el Boletín diario de tesorería con los documentos soporten que respalden el ingreso de los recursos 6. Registrar en SIIF los ingresos que se recaudan de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos por conceptos de sobrantes de vigencias anteriores, cargando

5 Página:5 el extracto bancario, el cual genera un recaudo por clasificar y la clasificación a través del macroproceso de ingresos en el rubro Reintegros Vigencias Anteriores Funcionamiento y/o Reintegros Vigencias Anteriores Inversión. catalogo oficial de ingreso Modulo 9. Gestión de Ingreso. 7. Recibir, identificar, verificar y registrar en el libro auxiliar de bancos las transferencias por concepto de ingresos de las ORIPS, recaudo por Notarias certificados expedidos en Supercades y en línea. 8. En el macro proceso de ingresos de SIIF Nación cargas de los extractos bancarios, contabilizarlos clasificando los ingresos y depurando las partidas no identificadas. Procedimiento carga de extractos 7. Ciclo de negocio de Tesorería. Responsable: Técnicos Administrativos y profesionales contratistas. Conocimiento: Ingresos de la Entidad. Naturaleza y origen de los ingresos. Recursos esenciales: Dotación de Oficina. Valor agregado: efectivo control sobre los recaudos mensuales. Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Herramientas de control: Confrontación de documentos soportes los recaudos por oficina con el extracto bancario. Aplicativo SIIF. Frecuencia: Mensual. Tecnología: Excel, SIIF. Descripción de actividades: Realizar pagos. 1. Recibir, identificar, verificar y registrar en el libro auxiliar de bancos Los movimientos por todo concepto de pagos. 2. Elaborar proyección de pagos: Con base en los ingresos mensuales planear los pagos, atendiendo principalmente:

6 Página:6 Inversión forzosa, ley 55 de 1985, compromisos de las ORIPS del nivel central y nómina. 3. En el sistema SIIF recibir comprobante de la obligación presupuestal, con los requisitos cumplidos, y generar la orden de pago, posteriormente orden bancaria y el pago respectivo de cada una de éstas, para ser remitidas a la Dirección Financiera para el pago. ciclo de negocio 7.Gestión de Tesorería) 4. Recibir de las ORIPS por correo electrónico o fax solicitud situación de fondos, en el sistema SIIF revisar requisitos de la cadena presupuestal para luego generar orden bancaria y situar los fondos en cada una de las oficinas ya sea por servicios, devoluciones, etc. 5. En SIIF generar orden de pago no presupuestal de las deducciones de nómina de los funcionarios. 7.Gestión de Tesorería) 6. Una vez la Dirección Financiera en forma diaria reporte los pagos efectuados, se realiza la notificación a las Oficinas de Registro para que realicen el pago respectivo a la empresa prestadora del servicio o proveedor. 7. En el sistema SIIF Nación, las consignaciones que correspondan a Reintegros presupuestales originados ellos desde una cadena presupuestal de gastos, como condición deben ingresar en la misma vigencia presupuestal en que se pago la orden de pago, el cual genera un recaudo por clasificar. guía como aplicar reintegros en SIIF Nación versión ) La información para ser aplicada como un reintegro debe ser detallada por quien lo realice indicando la información correspondiente a fecha de consignación, numero y fecha de la orden presupuestal de gastos, valor consignado y detalle del concepto que origina la consignación. Estos reintegros deben estar debidamente soportados con

7 Página:7 el acto administrativo el cual origino el pago, para liberar la orden de pago que fue afectada en la cadena presupuestal respectiva, enviando copia de esta documentación a los Grupos de Presupuesto y Contabilidad para revisar sus efectos y liberar los recursos. 8. Diseñar el archivo plano de los embargos ejecutivos y de familia y elaborar el plano de estos embargos, llevarlos al banco y atender las inquietudes y reclamos presentados por teléfono y correo electrónico. 9. Consolidar y verificar que los giros a través de transferencias ACH (Cheque electrónico) se hayan realizado en la fechas previstas 10. Verificar los giros que se efectúan diariamente contra órdenes de pago generadas en SIIF tanto de las orips como nivel central. 11. Con los documentos generados para pago por SIIF se conforma el Boletín diario de tesorería con los documentos soporten que respalden la erogación de los recursos. 12. En los eventos en que los pagos sean rechazados por la banca se aplica el procedimiento de pago no exitoso en el sistema SIIF Nación para anular la orden de pago y realizar nuevamente el proceso de pago en SIIF. 7.Gestión de Tesorería Procedimiento carga archivos no exitosos. 13. Realizar la consolidación de la rete fuente, rete IVA, rete Ica, impuestos departamentales y municipales causadas por el nivel central y las oficinas de registro a nivel nacional (verificación de correos electrónicos de las oficinas y luego sobre SIIF, descargar reportes, generar orden bancaria, generar orden de pago no presupuestal, generar segunda orden bancaria, elaborar el formulario de pago y finalmente realizar el pago) 14. En el sistema SIIF realiza los registros para el pago de Devolución de dineros por certificados no expedidos en Supercades Bogotá y en línea, y además por inadecuada liquidación de los derechos registrales. Anexo generación

8 Página:8 orden de pago no presupuestal. Ciclo de Negocio 9.Gestion de Ingreso Procedimiento para realizar devoluciones de dinero. 15. Devolución de dineros por certificados no expedidos en línea (Recibir por correo electrónico la solicitud del usuario, verificar la información en el sistema botón de pago y en PSE de acuerdo a esto realizar certificación y Resolución. En el SIIF se reclasifica el tercero y se solicita la devolución) Ciclo de Negocio 9.Gestion de Ingreso Procedimiento para realizar devoluciones de dinero. 16. Evaluar, consolidar y validar información solicitada y presentar informes mensuales y trimestrales. 17. Conformación del boletín diario de ingresos y egresos. Responsable: Profesionales asignados, técnicos, secretaria y auxiliar administrativo. Conocimiento: Naturaleza, origen y destino de los ingresos. Plan de pagos Recursos esenciales: Dotación de Oficina Valor agregado: efectivo control sobre los pagos acode al plan. Normatividad: Ley de presupuesto. Herramientas de control: Verificar los pagos acorde a plan de pagos. Frecuencia: Diario. Tecnología (M.A.S): automatizado. Aplicativo SIIF. Manejo de inversión forzosa. Descripción de actividades HACER INVERSIÓN FORZOSA: Es el resultado de tomar los promedios trimestrales de las cuentas bancarias y de la inversión del mes anterior se obtiene el valor que se propone al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para que éste dé las instrucciones pertinentes para realizar o no inversión.

9 Página:9 ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES: Hecha la inversión se recibe de la entidad financiera los reportes de pre liquidación y extractos de TES por cada inversión realizada, y con el reporte se alimenta el portafolio. Cuando se requiere liquidez se venden los TES o los cupones. Responsable: Coordinador Tesorería y Profesionales asignados. Conocimiento: ingresos de la entidad. Naturaleza y origen de los ingresos. Recursos esenciales: Dotación de Oficina Valor agregado: Inversión forzosa según normatividad. Normatividad: Ley de presupuesto y normatividad del MHCP. Herramientas de control: Verificar recursos invertidos y control a los vencimientos y redimir. Frecuencia: Mensual. Tecnología (M.A.S): Automatizado. Expedición certificados ingresos retenciones, funcionarios, contratistas proveedores de y y Descripción de actividades Certificado de funcionarios: En el link de nóminas se escribe el número de cédula del empleado, la fecha y se señala el ítem de enviar por correo electrónico, se da enter para enviarlo al correo del funcionario el cual ya se encuentra registrado en el sistema. Para Contratistas o Proveedores sobre el sistema SIIF por el módulo de reportes: ruta EPG, certificado de ingresos, solicitud de certificados, personas jurídicas o naturales, escribir cédula o NIT según el caso, ver reporte detallado o consolidado. 7.Gestión de Tesorería) Guía para generar certificado de ingreso y retenciones. Responsable: Profesionales, técnico Administrativos asignados. Recursos esenciales: Dotación de Oficina Normatividad: Ley de presupuesto y normatividad del MHCP. Frecuencia: Anual Tecnología (M.A.S): Automatizado.

10 Página:10 Apoyo Administrativo Descripción de actividades 1. Recepcionar, verificar, trasladar y archivar toda la correspondencia de la tesorería, apoyar en redacción, comunicación con el cliente interno y externo y recepción de órdenes de pago. 2. Expedición de certificaciones de notarios en fechas anteriores al año 2002: - Se realiza la búsqueda de la carpeta del notario en el archivo de tesorería y en Word se realiza la descripción de los pagos mes ames y año por año para la firma del director financiero y la Secretaria General. 3. Búsqueda de información de años anteriores para entidades externas, y elaboración de registros de historia laboral. 4. Solicitudes bancarias de toda índole (solicitud de apertura de cuentas de nomina y de oficinas de registro, solicitud de cheques y traslados, y demás): Esta se realiza en el boletín diario que se encuentra organizado por día, mes, año en el archivo de tesorería. 5. Manejo de correspondencia al interior de la SNR, y visitas a los bancos por diferentes motivos. Responsable: Secretaria y auxiliar administrativo. Conocimiento: Naturaleza, origen y destino de los ingresos. Plan de pagos Recursos esenciales: Dotación de Oficina Valor agregado: Efectivo control documental. Normatividad: Ley de presupuesto. Normativa documenta. Frecuencia: Diario. Tecnología (M.A.S): automatizado.

11 Página:11 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Decreto 2789 de Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. Estatuto Tributario Régimen de Contabilidad Publica Resolución 357 del 23 de julio de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación. Manuales, procedimientos, circulares y comunicados de la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Manual de procedimientos y trámites para la apertura, terminación y sustitución de cuentas corrientes. Nomograma generado por la Coordinación SIIF y Dirección Financiera de la SNR. Manual de impuestos de industria y comercio Cartilla de instrucciones sobre las ventas-dian 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Metodologías. Ley de presupuesto de la vigencia. Normatividad sobre inversión forzosa. Instructivos para cargue de registros de información en SIIF Nación II. (Ministerio de Hacienda) 6. NOTAS DE CAMBIO VERSION FECHAS NATURALEZA DEL CAMBIO Versión 01 11/10/08 Diseño del procedimiento Versión 02 26/11/09 Ajustes al procedimiento Versión 03 05/02/12 Actualización al Software

12 Página:12 Versión 04 21/08/12 Versión 05 02/11/12 SIIF Ajustes al procedimiento Actualización del procedimiento según aplicativo SIIF, Inclusión de documentos Asociados, Cambio en la redacción del Objetivo y Cambio de Aplicación Elaboró: Yolanda Rodriguez Roldan Coordinadora Proyecto SIIF - Nación Fecha: 2 de Noviembre de 2012 Revisó: Oscar Anibal Luna Director Financiero María Mónica Lopera C. Coordinadora Tesorería Fecha: 2 de Noviembre de 2012 Aprobó: Juan Carlos Torres Coordinador MECI -Calidad Fecha: 2 de Noviembre de 2012

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