CONTENIDO. I. Objetivo 323. II. Alcance 323. III. Políticas 323. IV. Desarrollo y responsabilidades 324. V. Referencias 343. VI.

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1 CONTENIDO I. Objetivo 323 II. Alcance 323 III. Políticas 323 IV. Desarrollo y responsabilidades 324 V. Referencias 343 VI. Formatos 344 VI. Histórico de revisiones 345 VI Firmas de Autorización de mayo de de 394

2 I. Objetivo Recibir, registrar, procesar y concentrar la información financiera generada de un período de tiempo con el fin de integrar los Estados Financieros. II. Alcance Procesar el 100% de la información financiera generada en un periodo contable, para la emisión de Estados Financieros y reportes requeridos por la Alta Dirección. III. Políticas 1. El Cierre Contable mensual se deberá realizar de acuerdo al calendario interno establecido por el Director de Contabilidad para la entrega de Estados Financieros a la Dirección General de Recursos Financieros de acuerdo al calendario establecido por la misma. Y el Cierre Anual se deberá realizar en las fechas establecidas en la minuta de cierre anual que se elabora en la Dirección General de Recursos Financieros en coordinación con las Direcciones de Ingresos, Egresos, Presupuestos, Recursos Materiales y Contabilidad. 2. Deberán quedar registrados todos los ajustes correspondientes al mes de que se trate y /o en su caso los ajustes del cierre anual. 3. Las pólizas del registro de movimientos diarios (formato DGRF-C-FI-01) que se capturen, deberán tener su soporte documental y no deberán presentar tachaduras ni enmendaduras y deberán contener nombre y firma del Encargado quien elabora, Jefe quien revisa y Director quien autoriza. 4. Al final del ejercicio contable, los saldos de los Vales por anticipo a cuenta de gastos son aplicados al gasto en la Dirección de Egresos y la Dirección de Contabilidad los presenta en cuentas de orden. 13 de mayo de de 394

3 5. Las facturas originales por compra o donaciones de mobiliario y equipo permanecerán en custodia en el Departamento de Control de Inventarios. IV. Desarrollo y responsabilidades CIERRE MENSUAL Director de Contabilidad 1. De acuerdo al calendario autorizado para la Entrega de Estados Financieros, informa a los involucrados el inicio del cierre mensual de manera verbal. 2. Instruye a la secretaria para elaborar y enviar los oficios de aviso de cierre a las direcciones de Egresos, Ingresos, Presupuestos, Recursos Materiales y Departamento de Inventarios. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste) 3. Solicita de manera verbal al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros o al Jefe de Afectación Contable, los reportes FWRCASH y FWRBCCF del módulo FWGREPO del SIIU, éste último del fondo 610 Fondo Bancario. 4. Elabora cédula de Integración de Bancos e Interfondos (DGRF-C-FI-25) con el reporte FWRBCCF del SIIU, contra la cuenta 1090 Interfondos correspondiente a cada fondo según el reporte FWRCASH del SIIU. 5. Turna la cédula de Integración de Bancos e Interfondos (DGRF-C-FI-25) al Jefe de Afectación Contable, Jefe de Análisis e Interpretación de Estados Financieros y a los Encargados de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste) involucrados en el Cierre Contable. El Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros o el Jefe del Departamento de Afectación Contable 6. Procesa e imprime los reportes FWRBCCF dentro del módulo FWGREPO del SIIU de cada fondo que son las Balanzas de comprobación por fondo; del fondo de operación ordinario 111 se imprimirá una Balanza para cada persona involucrada en el cierre, excepto para el Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista). 7. Turna las Balanzas de comprobación al Jefe del Departamento de Afectación Contable o al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, según sea el caso, y a los Encargados de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados 13 de mayo de de 394

4 de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste) involucrados, de forma equitativa según sea el número de fondos. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste) Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Jefe del Departamento de Afectación Contable. 8. Reciben la cédula de Integración de Bancos e Interfondos (DGRF-C-FI-25) y las Balanzas de comprobación por fondos y proceden a elaborar las pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) de Transferencia y/o Deuda pertinentes para cada fondo. Con el objeto de eliminar de la cuenta 1090 Interfondos, de un fondo determinado, los movimientos bancarios que no le correspondan por tratarse de una Deuda o Transferencia a otro fondo, o en caso contrario Deuda o Transferencia de otro fondo. A. Verifica que el saldo de la Deuda por cobrar y la Deuda por pagar de cada fondo sea el mismo que aparezca en el fondo de Operación Ordinario 111, en las cuentas Deuda por pagar y Deuda por cobrar, respectivamente. Además verifica que la Entrada y Salida de Transferencias estén balanceadas. a) En caso de existir diferencia, se analizará y corregirá. b) Si no existen diferencias continua el proceso B. Para las cuentas bancarias que pertenecen a un solo fondo, el monto a afectar en la póliza de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) de Deuda o Transferencias será el que muestre la cédula de Integración de Bancos e Interfondos (DGRF-C-FI-25) como diferencia entre la cuenta 1090 Interfondos y la(s) cuenta(s) bancaria(s). C. Cuando existe una cuenta bancaria asociada a varios fondos, por ejemplo un fideicomiso con dos o mas subcontratos y que cada subcontrato pertenece a un fondo distinto; se procederá de la siguiente manera: a) Para determinar el monto a afectar en cada fondo, se genera e imprime la cuenta 1090 Interfondos, de todos los fondos involucrados con la cuenta bancaria. b) Se generan e imprimen todas las cuentas bancarias que pertenezcan a estos fondos. c) En cada fondo, se cruza la información de su(s) cuenta(s) bancaria(s) y la cuenta 1090 Interfondos, los movimientos de la cuenta 1090 que quedan sin cruzar son los que integran el monto de la póliza de Deuda. 9. Compensa los saldos entre la Deuda por cobrar y la Deuda por pagar, cuando ambas cuentas presenten saldo, permaneciendo el que resulte mayor. Excepto cuando se trate de casos especiales, como por ejemplo subsidios por cobrar. 13 de mayo de de 394

5 10. Firma las pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) y las turna para revisión, firma del Jefe de Departamento y autorización del Director de Contabilidad. 11. Elabora formato Control de Pólizas para Registro (DGRF-C-FI-09) y turna al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista). Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 12. Recibe las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), por los siguientes conceptos: a) Por Deuda y Transferencia que elaboran los Encargados del Cierre Contable y emisión de Estados Financieros y Reportes (Estado de Origen y Aplicación de Recursos y pólizas de ajustes), así como de los Jefes del Departamento. b) Por el Registro de Movimientos de Activo Fijo y el Retiro de Bienes en Desuso, que elabora el Departamento de Control de Inventarios o en el Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros. c) Por ajustes o reclasificaciones que elabora el Encargado de Validación y Registro Electrónico de la cancelación de pasivo, inversiones y transferencias bancarias. d) Por ajustes o reclasificaciones que elaboran los Encargados de Importación y Validación del registro de sistemas externos, emisión, cancelación y reposición de nómina. e) Por los registros complementarios que elaboran los Encargados de Conciliaciones Bancarias. f) Recibe del Jefe del Departamento de Afectación Contable, pólizas por registro de provisiones y ajustes de los pagos al IMSS, SAR, IPE e ISR proporcionado por la Coordinación de Integración Salarial y del ISR que corresponde al Fondo de Ahorro, Premio al Decano y Bono Anual. g) Así como de las reclasificaciones o ajustes propuestos por la Dirección de Presupuestos. h) De los Jefes de Departamento, pólizas de ajustes y reclasificaciones varias. i) Del Encargado de Validación de registros de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e intereses, pólizas de reclasificación de Ingresos o Deuda. 13. Asigna número consecutivo de pólizas y anota en su relación el número que le corresponde y procede a la captura en la opción FGAJVCD del SIIU. Jefe del Departamento de Afectación Contable 13 de mayo de de 394

6 14. En caso necesario se abren cuentas, códigos bancarios y fondos en los catálogos institucionales respectivos. 15. Genera un proceso de la información en SIIU utilizando la forma FGRACTG, si se requiere. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 16. Genera e Imprime los reportes FWRCASH y FWRBCCF en el módulo FWGREPO del SIIU, éste último del fondo 610 Fondo Bancario y los turna al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste). 17. Imprime en la opción FWRPOLI dentro del módulo FWGREPO del SIIU, las pólizas contables y las compagina con su soporte documental. 18. Turna a los Encargados señalados en el punto No. 11, las pólizas contables para validación de la captura. 19. Los Encargados mencionados en el punto No. 11, validan la captura: a) Si existe error, propone corrección. b) Si no existe error, devuelve al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista), para integrar al paquete mensual de Pólizas Contables que se identifican con una J y con referencia S Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste) 20. Repite paso 3 del cierre mensual y verifica que ningún fondo presente diferencia entre los saldos bancarios (que presenta el reporte FWRBCCF del módulo FWGREPO del SIIU) y la cuenta 1090 Interfondos correspondiente a cada fondo (según saldos en el reporte FWRCASH del módulo FWGREPO del SIIU). a) Si existen diferencias se repiten pasos 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 del cierre mensual. b) Si no existen diferencias se repite paso 4 para que quede evidencia. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 21. Verifica firmas y si existe alguna incompleta, las recaba. 22. Integra paquete mensual de pólizas J con referencia S y lo entrega al encargado del archivo documental de ingresos, gastos y prestaciones. 13 de mayo de de 394

7 Jefe del Departamento de Afectación Contable 23. Genera un proceso de la información en SIIU utilizando la forma FGRACTG. 24. Da la instrucción de cierre definitivo mensual, en la forma FTMFSYR del SIIU. 25. Da la instrucción de apertura del mes siguiente, en la forma FTMFSYR del SIIU. Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 26. Informa con memorando al Director de Contabilidad, que concluyó el proceso de cierre mensual. ELABORACIÓN DE CEDULAS PARA AUDITORIA EXTERNA IMSS Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes 1. Recibe de la Secretaria Ejecutiva a través del formato Registro y Control de Correspondencia (DGRF-C-FI-03) copia de los pagos al IMSS. 2. Imprime reportes FGRODTA y FGRGLTA del SIIU. 3. Solicita impresión de Balanzas de Comprobación al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros en lo referente a sus cuentas. 4. Elabora cédula de integración de pagos al IMSS (DGRF-C-FI-22) comparativa en donde detalla descuentos al empleado, aportación UV y pago. 5. Determina diferencias. 6. Turna al Jefe de Departamento de Afectación Contable para validación de sus Provisiones Mensuales. 7. Elabora pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) de ajuste cuando se requiere. 8. Integra un expediente IMSS y turna al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, para su revisión y firmas de autorización. SAR 9. Recibe de la Secretaria Ejecutiva a través del formato Registro y Control de Correspondencia (DGRF-C-FI-03) copia de los oficios para pago SAR y cédula bimestral informativa que se genera en la Dirección de Tecnología e Información. 13 de mayo de de 394

8 10. Consulta datos en SIIU para localizar número de pólizas referentes a SAR e imprime póliza contable de referencia en la opción FWRPOLI dentro del módulo FWGREPO del SIIU. 11. Detalla en Cédula Analítica de Integración de las Aportaciones al SAR (DGRF-C-FI-24) para auditoría externa. 12. Integra expediente SAR y turna al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, para su revisión y firmas de autorización. IPE 13. Solicita expediente de pagos IPE a la Secretaria Ejecutiva. 14. Imprime reportes FGRGLTA y FGRODTA, del SIIU de las cuentas relacionadas con IPE (Descuentos en nómina IPE, Aportaciones IPE y Gastos IPE). 15. Solicita impresión de Balanzas de comprobación del mes, al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, sí se requiere. 16. Detalla en Cédula Analítica de Integración de Pagos al IPE (DGRF-C-FI-23) para auditoría externa. 17. Integra expedientes y turna al Jefe del Departamento de Análisis de Estados Financieros, para su revisión y firmas. Con copias de recibos de IPE que recibe del encargado de validación del registro electrónico de cuentas por cobrar, estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e intereses, y Con cédula de Integración de pagos al IPE (DGRF-FI-23) y copias de oficios y de finiquitos al IPE. 18. Integra las partidas de cuentas por pagar en Excel de los fondos que no proporciona en forma integrada (por proveedor o acreedor) el SIIU, se compara el reporte FWRFAUS contra la cédula de Excel al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Para integrar el saldo se hacen las modificaciones en el mismo reporte e integra expediente. 19. Verifica que coincidan las cuentas de gasto y pasivo por aportación patronal OBRAS EN PROCESO 20. Recibe de la secretaria, los oficios de autorización de recursos y oficios o avisos de conclusión de obra de la Dirección de Proyectos y Construcción y se archivan en expediente. 21. Recibe del encargado de Validación del registro electrónico de cuentas por pagar y comprobaciones de Vales, copias de las afectaciones presupuestales, factura y acta de 13 de mayo de de 394

9 entrega recepción de obras y se archivan en expediente, donde permanece hasta la elaboración de la póliza respectiva de traspaso a inmuebles. 22. Integra expedientes de oficios, reportes auxiliares y copias de pólizas de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) e integración de la cuenta 1520 Obras en Proceso de activo con el reporte FGRGLTA con base en los movimientos de las cuentas 7361 y 7362 de gastos a nivel dependencia con el reporte FGRPDTA al cierre mensual. 23. Elabora pólizas de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) con los oficios o de avisos de conclusión de obras de la Dirección de Proyectos y Construcciones o las Actas de entrega recepción, de traspaso de Obras en Proceso de a las cuentas de Edificios y Terrenos. 24. Elabora póliza de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) en caso de realización de avalúos, para los registros de actualización de inmuebles. 25. Se realizan los pasos descritos en los puntos 10 al13, 17 y 18 del cierre mensual. 26. Turna copia de pólizas de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) al Director de Contabilidad para actualizar notas a los Estados Financieros. 27. Elabora cédula de integración de la cuenta 1520 obra en proceso (Activo Fijo) a nivel de dependencia y fondo en forma mensual y acumulada. 28. Elabora cédula de integración de las cuentas 7361 y 7362 obra en proceso y gastos indirectos a nivel de dependencia, fondo, número de obra, en forma mensual y acumulada. 29. Se comparan las cuentas de Activo fijo y de Gastos de obras en proceso e indirectos, para detectar diferencias y en su caso proponer y registrar con pólizas de movimientos diarios. 30. Después de cada cierre mensual envía con oficio a la Dirección de Proyectos y Construcciones los reportes auxiliares mensuales de las partidas de Obras en Proceso, Anticipo a Constructores y Gastos Indirectos, para fines de conciliación de datos. PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (PIFI) Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes 31. Recibe del Encargado de Validación del registro electrónico de Cuentas por Pagar y Reportes y comprobaciones de vales (Afectación contable), originales de documentos de los fondos PIFI, PEF y copia de subsidios. 32. Firma de recibido y conserva documentos, para posteriormente proceder a la captura detallada por folio y factura o nota de los mismos, en los formatos establecidos por la SEP. 33. Genera reporte FWRPDTP para identificar los documentos anexando los talones de cheque con firma de recibido del proveedor ó responsables del proyecto, o en su caso copia de las 13 de mayo de de 394

10 transferencias electrónicas bancarias o de los cheques pendientes de entrega. Por excepción se anexará el reporte FWRCIMP cuando no se cuente con alguno de los datos anteriores. 34. Procede a la Captura. Secretaria Ejecutiva: 35. Elabora oficios que se requieran con respecto a la entrega de información PIFI y PEF a solicitud del Jefe del Departamento de Análisis e Int, de Edos. Financieros. Para revisión y autorización del Director. 36. Entrega al Director oficios de aceptación de la documentación entregada a la SEP o liberación de convenios autorizados. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes 37. Actualiza cédulas en forma trimestral y acumulada, en los formatos autorizados por la SEP con base en los Estados de Cuenta Bancarios de los fideicomisos para su entrega a la SEP en la Ciudad de México en coordinación con la Dirección de Planeación Institucional 38. Envía a la D.P.I. las carpetas que contienen la documentación original de las comprobaciones con las cédulas respectivas detalladas y acumuladas para validaciones previas a su envío, a) si existen observaciones o correcciones se realizan y b) si no existen observaciones o correcciones se llevan a cabo los trámites de firmas de las autoridades correspondientes. 39. Se coordina con la D.P.I. para la entrega en la SEP, en la ciudad de México de la Información previa cita establecida. 40. Una vez recabado el sello de revisado en SEP, se devuelven las facturas de activo fijo al Departamento de Control de Inventarios, y se resguarda la información en el archivo de la Dirección de Contabilidad. Al término de la comprobación total de u fondo, la Dirección de Contabilidad recibe copia del oficio de Liberación otorgado por la SEP a través de la D.P.I. 41. Recibe de la Secretaria ejecutiva copias de Actas del Comité Técnico del PIFI por las liberaciones de recursos del Fideicomiso para devolver al fondo ordinario de la U.V., los recursos utilizados provisionalmente para el pago a proveedores, que sirven de base para elaborar informes. 42. Elabora periódicamente Estados de cuenta del PIFI requeridos por la D.P.I. anexando las siguientes cédulas: 1) Capital, intereses y gastos por proyecto. 2) Interés mensual y acumulado histórico. 3) Adeudos a la U. V. 13 de mayo de de 394

11 4) Penalizaciones 5) Copias de estados de cuenta bancarios PROGRAMA DE MEJORAMIENTO AL PROFESORADO (PROMEP) Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes 43. Envía periódicamente a la Dirección General de Desarrollo Académico copias de facturas y pólizas cheque de los documentos tramitados con cargo a este fondo, previo oficio de requerimiento. 44. Elabora informe trimestral del fideicomiso PROMEP en base al formato establecido por la SEP anexando los estados de cuenta bancarios originales. 45. Elabora oficio para recabar por la Dirección de Desarrollo Académico las firmas del C. Rector y el Representante Institucional del PROMEP para la entrega del Informe a la SEP en México D.F. 46. Elabora Estado de Cuenta PROMEP mensual y acumulado histórico para la Contraloría General, con anexos de Capital e intereses y avances presupuestales. ARCHIVO DOCUMENTAL Encargado del Archivo Documental de Ingresos, Gastos y Prestaciones 1. Recibe del Encargado de Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes y Validación del Registro de Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses, formato Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11), así como su documentación respectiva y firma de recibido. 2. Desengrapa, acomoda e intercala separadores entre cada documento, formando los tomos que permitan la consulta manual por día. 3. Elabora carátula con detalle del contenido de cada tomo e indicando el número que le corresponde y el total de tomos por día y por rango de pólizas de ingresos que en el sistema contable se distinguen con la letra F y con la letra H los reintegros en efectivo. En este grupo de pólizas también se incluyen pólizas de movimientos diarios que en el sistema contable se distinguen con la letra J. 4. Recibe de los Encargados de Validación de Registro Electrónico de Cuentas por Pagar y de Comprobación de Vales, formato Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11), así como su documentación respectiva y firma de recibido. Se incluyen en este paquete documentos derivados de las actividades de la Dirección General de Recursos Materiales. 13 de mayo de de 394

12 5. Repite los pasos 2 y 3, sólo que las pólizas de egresos en el sistema contable se distinguen con la letra I y en este grupo de pólizas se incluyen también pólizas de movimientos diarios J generadas en la Dirección de Egresos por comprobaciones de vales o por registros complementarios. 6. Recibe del Encargado de Validación de Registro Electrónico de la Cancelación de Pasivo, Inversiones y Transferencias Bancarias, formato Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11), así como su documentación respectiva y firma de recibido. 7. Repite los pasos 2 y 3 sólo que las pólizas de cheque en el sistema contable se identifican con la letra C y además incluye pólizas G de transferencias, O de orden de pago, J de movimientos por de movimientos diarios generadas en el Departamento de Caja por registro de traspasos o transferencias bancarias diarios y pólizas de pagos a proveedores por transferencias electrónicas. 8. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) paquete mensual de pólizas contables J, acompañado del Reporte mensual de Control de Pólizas para captura, el cual firma de recibido y repite paso 2 y 3 sólo que las pólizas de la Dirección de Contabilidad se identifican con la letra de referencia S. 9. Perfora, cose y engoma cada paquete. 10. Rotula en forma manual los lomos de cada paquete con día, mes, año y número de paquete (del día al que corresponde), así como rango de pólizas que abarca, identificándose cada mes con diferente color. 11. Anexa documentación entregada en forma extemporánea por el Encargado de Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes y Validación del Registro de Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses y Encargados de Validación de Registro Electrónico de Cuentas por Pagar y de Comprobación de Vales. 12. Conserva y custodia los paquetes en el archivo general de la Dirección de Contabilidad. 13. Atiende requerimiento de información a solicitud del Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros la consulta documental de los paquetes de pólizas contables. 14. Fotocopia documentación requerida por Dependencias Universitarias u Órganos Fiscalizadores. 15. Recibe del Departamento de Prestaciones el paquete diario de comprobantes, derivados de la prestación de ayuda médica, con una relación de los números de póliza que abarca ese día. 16. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista), las pólizas impresas derivadas del gasto de ayuda médica que se identifican en el sistema contable con la letra I. 13 de mayo de de 394

13 17. Compagina Pólizas con documentos soporte (comprobantes de pago como son recibos, recetas, facturas, etc.) 18. Archiva relaciones que envía el Departamento de Prestaciones e integra expediente. 19. Repite pasos 2, 3, 9,10, 13 y Elabora relación de paquetes por mes y año para su envío al CIDU cuando correspondan a años anteriores a solicitud del Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros y previa autorización del Director de Contabilidad. Nota: Los números de póliza no son siempre consecutivos por tener acceso a la captura diferentes Direcciones y Departamentos de la Universidad. Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 21. Coordina y atiende los requerimientos de información de las diferentes Dependencias Universitarias y Órganos Fiscalizadores. 22. Supervisa las actividades del Archivo. 23. Coordina los envíos de paquetes al CIDU. Secretaria Ejecutiva 24. Elabora los oficios de contestación a requerimientos. 25. Sella las copias de la documentación soporte de pólizas que se entregan a la Contraloría General. Director de Contabilidad 26. Autoriza la entrega de información a las diversas Dependencias Universitarias u Órganos Fiscalizadores. TALONES DE CHEQUES DE LA CUENTA DE GASTOS Encargado del Archivo Documental de Ingresos, Gastos y Prestaciones 1. Recibe del Departamento de Afectación Contable sobres que contienen talones de cheque o copias de pólizas de cheques emitidos por pago de becas de Promep con firma de la persona que cobró, anexando reporte FWRCIMP del SIIU en el caso de la cuenta de Gastos y por excepción en el caso de Promep. 13 de mayo de de 394

14 2. Verifica que estén incluidos en reporte FWRCIMP del SIIU, ordenados por rango de número de cheque y que tengan la marca de enviados. 3. Elabora relaciones en Excel que detalla fecha de entregado sobre y número de caja, cuando hay rangos consecutivos se indica de que número a que número cheque, en caso contrario se relacionan de manera individual para facilitar la búsqueda cuando se requiere. 4. Detalla en la relación elaborada en Excel si encuentra un talón fuera del reporte FWRCIMP. 5. Cuando se reciben talones fuera de relación impresa FWRCIMP, se consulta la fecha de entrega en la misma opción del SIIU (FWRCIMP) y se anexa al paquete correspondiente, si ya se envió la caja al CIDU se relaciona en el día en que vino físicamente. 6. Se elabora oficio con número previamente asignado por la Secretaria. 7. Turna al Jefe de Departamento para recabar firma del Director y coordinar la entrega al CIDU. 8. Integra expediente en el oficio expediente de envíos, con la copia del oficio confirma de recibido y sus relaciones. 9. Atiende solicitudes de copia de talones con firma de recibido con memorandum y por excepción a solicitud verbal del Director de Contabilidad. CONTROL DE VALES Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) 1. Recibe de los Encargados de validación de registro electrónico de cuentas por pagar y de comprobación de vales, los vales originales de anticipo a cuenta de Gastos (fondo fijo), Deudores Diversos, Anticipo a Proveedores y Constructores, con reporte FWRMTIP generado en FWGREPO del SIIU, cada vez que terminan su revisión del paquete diario. 2. Verifica que los vales según reporte FWRMTIP sean los mismos que recibe físicamente. 3. Revisa que los vales estén debidamente requisitados y firmados, de no ser así, los entrega al Jefe de Afectación Contable, para su corrección y/o firma. 4. Registra los vales en Tarjeta Control de Adeudos (DGRF-C-FI-16) por empleado, proveedor, constructor o deudor diverso, en donde se anota: la cuenta, empleado o proveedor y dependencia, así como su clave, la fecha, folio, concepto, debe, haber y el número que le corresponda según índice alfabético. 5. Intercala en kardex, que se tiene clasificado por año y por tipo de vales para su custodia en forma numérica y alfabética. 13 de mayo de de 394

15 6. Entrega, cada vez que se comprueba un vale en forma total y sea requerido por el Encargado de Validación de Registro Electrónico de Cuentas por Pagar y de Comprobación de Vales, o bien por el Encargado de Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes y Validación del Registro de Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses (si se trata de un reintegro), el vale original mediante Relación de Vales Comprobados (DGRF-C-FI-15) según reporte FGIENCD del SIIU, para anexarlo a la póliza contable J (si se trata de una comprobación) o H (si se trata de un reintegro) o bien C (si se canceló el cheque) que le corresponda. En la opción FGIENCD del SIIU se detallan todas las comprobaciones parciales y totales, y se anexa a la tarjeta para sustituir el vale original en el kardex para tener el historial del empleado, deudor, proveedor o constructor. 7. Sella cada vale original con la leyenda VALE COMPROBADO o CANCELADO según sea el caso y los entrega al Encargado de validación de registro electrónico de cuentas por pagar y de comprobación de vales, o bien al Encargado de validación de registro de cuentas por cobrar a estudiantes y validación del registro de Ingresos, reintegros en efectivo e intereses, según corresponda. 8. Proporciona copias e información a solicitud del Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros para atender requerimientos de dependencias universitarias y órganos fiscalizadores. 9. Depura su kardex periódicamente y entrega al encargado del archivo documental de ingresos, gastos y prestaciones, los vales que han sido comprobados en su totalidad y que están pendientes de anexar a las pólizas de la última comprobación. 10. Recibe del Jefe de Afectación Contable los documentos de comprobación de vales del ejercicio anterior. 11. Elabora pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) por las comprobaciones de vales de Ejercicios anteriores y las turna al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros para revisión y firma de autorización del Director de Contabilidad, posteriormente llena el formato (DGRF-C-FI-09) Control de Pólizas para registro y las turna para captura al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista). Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 12. Recibe las pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) les asigna número consecutivo y anota en su relación de pólizas y procede a la captura en la opción FGAJVCD del SIIU. Jefe del Departamento de Afectación Contable 13. Genera un proceso de la información en SIIU utilizando la forma FGRACTG. 13 de mayo de de 394

16 Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 14. Imprime en la opción FWRPOLI dentro del módulo FWGREPO del SIIU, las pólizas contables y las compagina con su soporte documental. 15. Turna al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) las pólizas contables para validación de la captura. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) 16. Valida las pólizas contables y las entrega al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 17. Depura su kardex al cierre anual, separando los vales del ejercicio que se cancelaron y que se reportan como cuentas de orden en el ejercicio siguiente. 18. Investiga las pólizas que le corresponden a los vales que por omisión no se anexaron y se los turna al Encargado del Archivo Documental de Ingresos, Gastos y Prestaciones. 19. Archiva en carpetas la relación de folios formato FWRMTIP y oficios de trámite de vales, relaciones de canjes de vales comprobados (DGRF-C-FI-15) y reporte de folios capturados de ejercicios anteriores. 20. Recaba dentro de los primeros 15 días de cada mes ante las instituciones bancarias y del Director de Contabilidad los estados de las cuentas que se encuentran registradas en la contabilidad, así como, de otras cuentas que diversas dependencias controlan. 21. Entrega a los encargados de elaborar las conciliaciones bancarias, los estados de cuenta originales, quienes devuelven una copia de las cuentas de ingresos y de cheques, con excepción de las de sueldos de las zonas para su entrega a la Dirección de Ingresos. 22. Entrega la copia recabada en el punto anterior a la Secretaria Ejecutiva, quién elabora oficio y entrega a la Dirección e Ingresos. Además entrega los originales de los estados de cuenta bancarios de las cuentas de sueldos a la Vicerectorías. 23. Entrega estados de cuenta originales de las cuentas que controlan diversas dependencias para su envío a las Vicerectorías por oficio cuando corresponden a las zonas foráneas. Cuando se trata de estados de la zona Xalapa, entrega a solicitud de los interesados. En los casos de programas CONACYT se turnan con oficio a la Dirección de Ingresos. CIERRE ANUAL 1. Realizan los pasos del 1 al 17 del cierre mensual, los agentes de cambio mencionados en ellos. Jefe del Departamento de Afectación Contable 13 de mayo de de 394

17 2. Abre en el sistema el ejercicio presupuestal siguiente, en la opción FTMFSYR del SIIU para que la Dirección de Presupuestos esté en posibilidad de hacer la carga del presupuesto de operación del año siguiente. Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 3. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) de reexpresión de inmuebles, en caso de que proceda. 4. Recaba Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) del Departamento de Control de Inventarios por ajuste derivado del inventario anual del hato ganadero del Rancho el Torreón. 5. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) por movimientos de la cuenta Moneda Conmemorativa. 6. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) de traspaso de la cuenta Instalaciones a la cuenta de Edificios. 7. Recaba firma de autorización del Director en las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) señaladas en los puntos anteriores. 8. Elabora formato Control de Pólizas para registro (DGRF-C-FI-09) y turna al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 9. Genera en la opción FGRPDTA del SIIU reporte de las cuentas 5249 Ingresos por Aplicar, 2100 Efectivo no Aplicado y 2200 Exenciones no Aplicadas y turna al Director de Ingresos para su depuración. 10. Verifica que las cuentas Anticipo a cuenta de gastos de los Fondos Ordinarios y Fondos de Contraparte Institucional queden con saldos en cero, esto se realiza una vez que la Dirección de Egresos informe que terminó de aplicar a cuentas de gastos los anticipos. Director de Contabilidad 11. Acuerda con el Director General de Recursos Financieros y las Direcciones involucradas las actividades y fechas compromisos del cierre del ejercicio presupuestal. 12. Acuerda con los Auditores Externos la fecha de cierre contable definitivo del ejercicio presupuestal. 13. Instruye al Jefe de Afectación Contable para el cierre contable definitivo del ejercicio presupuestal, en el sistema. Jefe del Departamento de Afectación Contable 13 de mayo de de 394

18 14. Marca en la opción FTMFSYR del SIIU los parámetros necesarios para cerrar el mes de diciembre y luego el año. Esto es hasta cerrar el ejercicio definitivamente. Jefe del Departamento de Afectación Contable o Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 15. Realiza los siguientes pasos con la asesoría del Líder Funcional de Módulo de Finanzas del SIIU y de acuerdo a las páginas del manual SIIU : A. Imprime compromisos abiertos en la opción FWROPNE dentro del módulo FWGREPO del SIIU y compara estos datos con la información proporcionada por la Dirección de Recursos Materiales y la Dirección de Egresos, respecto de: a) Compromisos generales b) Órdenes de compra c) Requisiciones B. Genera reportes auxiliares para detectar posibles errores, en las siguientes opciones del SIIU: a) FGRCTRL.- Sirve para comparar las cuentas de control del Libro Mayor con el Libro de Diario. b) FGRBIEX.- Proporciona Interfondos fuera de saldo.(sólo se genera en caso de existir diferencia entre la balanza del fondo bancario y el reporte FGRCASH) c) FGRCASH.- Proporciona efectivo fuera de saldo. d) FGRTBEX.- Proporciona fondos fuera de saldo. C. Programa, en la opción FGAYRLM del SIIU, el pase de las Cuentas de Mayor al nuevo Ejercicio, dando los parámetros establecidos: En año, se teclea el del ejercicio actual, después se teclea BALC000 y el número consecutivo anual; en fecha Progamada, la fecha en que se elabora esta actividad. En Pasar compromisos/ Inicio Num Doc, se teclean PPT000_ y el número consecutivo anual. D. Entra a la opción FGRGLRL del SIIU, que es el proceso que pasa los saldos de las Cuentas de Mayor al nuevo año fiscal, en parámetros aparece señalado 01 Report Mode y en valores se teclea la letra A que se refiere al Modo Auditoria, se envía, guarda e imprime para validar con balanzas generadas al 31 de diciembre del ejercicio que se cierra. Posteriormente se teclea en valores la letra U, se envía y guarda e imprime la información para validar contra la impresión de Modo Auditoria. 13 de mayo de de 394

19 Nota: es recomendable haber revisado la última Balanza de Comprobación y generar las balanzas del nuevo año. Además se debe verificar en FTMESYR los ejercicios que deben estar cerrados. E. Entra a la opción FGRENRL del SIIU, que es el proceso que pasa los compromisos abiertos al nuevo año fiscal, envía y guarda. Se imprime el reporte para validar la información que debe coincidir con el reporte mencionado en el punto A F. Entra a la opción FGRTRNI del SIIU, que es el proceso de interfase que genera el documento de compromisos abiertos que se pasan al nuevo año fiscal, se envía y se guarda. Imprime las pantallas. G. Entra en la opción FGRTRNR del SIIU, que se utiliza para validar los errores captura los parámetros establecidos, envía y guarda. a) Si salen errores se corrigen con una póliza en la opción FGAJVCD del SIIU y luego se imprime. H. Entra en FWIAPPD dentro del módulo FWGREPO del SIIU para validar si hay documentos pendientes de aplicar. Se imprime pantalla para darle seguimiento. I. Envía proceso en la opción FGRACTG del SIIU que es el proceso de aplicación contable. J. Entra a la opción FWROPNE dentro del módulo FWGREPO del SIIU, imprime para validar que hayan pasado los compromisos al siguiente año fiscal. 16. Genera e imprime balanzas para validación de saldos iniciales del ejercicio siguiente, utilizando la opción FWRBCCF del SIIU, y se integra al expediente de apertura del nuevo ejercicio. 17. Elabora para el nuevo ejercicio fiscal (mes de enero del siguiente año) pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) para traspaso de los saldos que muestra la cuenta 4141 Exceso de ingresos s/ egresos del Ejercicio anterior, a la cuenta 4142 Exceso de ingresos s/ egresos de Ejercicios anteriores, en cada fondo. 18. Una vez realizados los puntos se podrá en caso necesario seguir afectando el ejercicio anterior y el nuevo, antes de cerrar definitivamente el ejercicio anterior auditado. EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REPORTES Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 1. Procesa e imprime las siguientes formas en el sistema SIIU dentro del módulo FWGREPO. A. Para los Estados Financieros Consolidados: FWRBGRC 13 de mayo de de 394

20 FWREDOC FWRBCCO FWRCMIE B. Para los Estados Financieros por tipo de Fondo FWRBGRF FWREDOR FWRBCCF FWRRMIE 2. Perfora e integra en una carpeta, siguiendo el orden en que se mencionan en el punto anterior y en forma progresiva por número de fondo (Consolidado, Fondo 111, Fondo 112, etc.). 3. Integra 6 juegos de Estados Financieros, de acuerdo a lo señalado en los puntos 1 y 2 y entrega al Director de Contabilidad. 4. Imprime todos los Reportes que solicitan las diversas dependencias universitarias. 5. Imprime Reportes de Activo Fijo para el Departamento de Control de Inventarios. 6. Imprime Reportes base para pago de Impuestos. 7. Imprime Auxiliares Bancarios para conciliación de las cuentas de sueldos de las Vice-rectorías y algunas otras que requieran los encargados de conciliaciones bancarias. 8. Integra cada mes, paquete de pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) capturadas e impresas en la opción FWRPOLI dentro del módulo FWGREPO del SIIU. 9. Verifica que todas las pólizas de registro de movimientos diarios (DGRF-C-FI-01) ya capturadas, lleven firmas. 10. Turna el paquete de pólizas contables registradas en contabilidad por mes, al Encargado de archivo documental de ingresos, gastos y prestaciones; previa actualización del reporte de pólizas consecutivo en el cual recaba firma de recibido. 11. Apoya en la impresión de reportes de proveedores. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Estados de Origen y Aplicación de Recursos y Pólizas de Ajuste). 13 de mayo de de 394

21 12. Fotocopia los Estados Financieros de los fondos Consolidado, 111, 112, 113, 114, 125, 126 y Genera y elabora Estados de Origen y Aplicación de Recursos de los fondos mencionados en el punto anterior y en forma consolidada. 14. Elabora Cédula Comparativa mensual de Gastos por Servicios Personales, de la siguiente manera: Del Estado de Ingresos y Egresos Consolidado del mes que se trate, en el rubro 6 Sueldos y Prestaciones, se determina por diferencia contra los saldos del mes inmediato anterior, el gasto real del mes actual. 15. Genera FWRCOME y elabora estados comparativos de ingresos y egresos. 16. Elabora Cédula comparativa mensual de Gastos de Operación. 17. Genera FWRINRE y elabora reporte ejecutivo de Remanente Financiero 18. Entrega los Estados de Origen y Aplicación de Recursos, y Cédula Comparativa mensual de Gastos por Servicios Personales al Director de Contabilidad. Director de Contabilidad 19. Elabora las notas y anexos a los Estados Financieros. 20. Firma una Carpeta de Estados Financieros. Nota : Esta carpeta se envía (en el punto 19) al Director de Recursos Financieros para firma y posteriormente al Secretario de Administración y Finanzas para el mismo fin. Una vez que se tienen las tres firmas la carpeta es regresada a la Dirección de Contabilidad. Secretaria Ejecutiva 21. Imprime y archiva las notas a los Estados Financieros en las carpetas, así como anexos a los mismos (entre estos: Estados de Origen y Aplicación de Recursos, Cédula Comparativa mensual de Gastos por Servicios Personales ) 22. Elabora e imprime el oficio de entrega de los Estados Financieros a las siguientes dependencias universitarias: Original en el cual se recaban las firmas del Director General Financiero, el Secretario de Administración y Finanzas y el Director de Contabilidad. Agregar copias controladas que se envían a la: 1. Contraloría General. 13 de mayo de de 394

22 2. Dirección de Presupuestos. 3. Dirección de Ingresos. 4. Dirección de Contabilidad. 5. Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros. 6. Auditoría Externa IV. Referencias 1. Norma ISO 9000:2000, fundamentos y vocabulario. 2. Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana, artículo 106 y Estatuto General, artículo Reglamento de Ingresos y Egresos. 5. Manual de Procedimientos Administrativos (Id. UOM-GE-MI-02) anexos 1 al Formato de Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) 7. Formato Control de Pólizas para Registro (DGRF-C-FI-09) 8. Procedimiento (DGRF-C-PI-03) Validación y registro electrónico de la cancelación de pasivo, inversiones y transferencias bancarias 9. Procedimiento (DGRF-C-PI-04) Validación y registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e intereses 10. Procedimiento (DGRF-C-PI-05) Validación de registro electrónico de cuentas por pagar y comprobación de vales. 11. Procedimiento (DGRF-CPI-06) Importación y validación del registro de sistemas externos, emisión, cancelación y reposición de nómina. 12. Procedimiento (DGRF-CPI-11) Conciliaciones Bancarias 13. Procedimiento (DGRD-C-PI-12) Registro de Movimientos de Activo Fijo 14. Procedimiento (DGRF-C-PI-13) Retiro de Bienes en Desuso 13 de mayo de de 394

23 15. Procedimiento (DGRF-E-PI-04) Emisión de cheques de gastos de operaciones M.N. y Dlls. (Dirección de Egresos). 16. Registro y Control de Correspondencia (DGRF-C-FI-03) 17. Paquete diario para entrega al Archivo (DGRF-C-FI-11) VI. Formatos Identificación Nombre del Formato Anexo DGRF-C-FI-09 Control de Pólizas para Registro Anexo 1 DGRF-C-FI-16 Control de Adeudos Anexo 2 DGRF-C-FI-22 Cédula de Integración de pagos al IMSS Anexo 3 DGRF-C-FI-23 Cédula de Integración de pagos al IPE Anexo 4 DGRF-C-FI-24 Cédula de Integración de las aportaciones del SAR Anexo 5 DGRF-C-FI-25 Cédula de Integración de Bancos e Interfondos Anexo 6 13 de mayo de de 394

24 VII. Histórico de revisiones No. de Revisión Fecha de modificación Sección o Pág. modificada Descripción de la modificación 1 Abril del 2008 Todo Se da de baja el procedimiento anterior y se sustituye completamente por el presente documento. VIII. Firma de autorización Autoriza Fecha de autorización 9 de mayo de 2008 C.P. Ma. Antonieta Salvatori Bronca (nombre y firma) 13 de mayo de de 394