Organizaciones de Pequeños Productores

Transcripción

1 Manual de Crédito Interno de Organizaciones de Pequeños Productores Objetivos Que el equipo gerencial y administrativo de las organizaciones tenga conocimientos básicos de administración y gestión del crédito interno como herramienta de generación de desarrollo e inversión comunitaria Por qué es importante tener conocimientos básicos de crédito interno en organizaciones de pequeños productores? Porque el crédito es una herramienta de desarrollo y apoyo a pequeños productores para mejorar productividad, calidad y sus ingresos. Porque puede significar una fuente adicional de ingresos para el funcionamiento y la sostenibilidad de la organización. Porque sí el crédito no se administra correctamente genera un alto riesgo a la sostenibilidad de la organización.

2 Tabla de Contenidos Concepto de Crédito: Qué es un crédito? Conceptos Asociados al Crédito 4 4 El Ciclo del Crédito La Solicitud de Crédito Datos Generales Detalles del Crédito que Solicita Situación Financiera del Solicitante Garantías Referencias Documentos adicionales 6 Análisis del Crédito Evaluación del Solicitante Capacidad de Pago, Situación de Endeudamiento y Garantías Evaluación de Riesgos y Amenazas 9 Otorgamiento del Crédito y Formalización Supervisión del Crédito Gestión del Cobro Errores más Comunes en Organización de Pequeños Productores 10

3 Mejores Prácticas en Microfinanzas para OPP Lecciones Aprendidas en Financiamiento Rural Reducción de Costos Sistemas e Instrumentos de Control El Expediente de Crédito Custodia de la Documentación Legal Los Comprobantes de Crédito Sistema de Información de Crédito Reservas y Saneamiento de Cartera Rendimiento de la Cartera de Préstamos Tasa de Costos Operativos Calidad de la Cartera Eficiencia Otros Indicadores Relevantes 32

4 Concepto de Crédito: Qué es un Crédito? Un crédito es la entrega de algo de valor con la condición de que sea devuelto en el futuro. El crédito es una operación financiera donde una persona, empresa o institución (acreedor) presta una cantidad de dinero a otra persona, empresa o institución (deudor). Este último se compromete a devolver dicha cantidad en un tiempo o plazo definido más los intereses devengados y seguros y costos asociados, si los hubiera. La palabra crédito viene del latín credititus que significa cosa confiada, de tal manera que se interpreta confiar o tener confianza en la capacidad que tiene el deudor (solvencia) para cumplir con la obligación contraída. El crédito es una gran herramienta de desarrollo para las organizaciones de pequeños productores (OPP s) y para sus miembros. El crédito permite hacer inversiones que no podríamos hacer por carecer de suficientes recursos propios. Si esperamos a contar con recursos propios para hacer inversiones, probablemente nunca las haríamos o tendríamos que dejar pasar buenas oportunidades de inversión Concepto Asociados al Crédito Los elementos que caracterizan el crédito son: 1. Solvencia, 2. Garantía, 3. Tasa de interés y 4. Plazo. 1. Solvencia: se entiende como la capacidad y la voluntad de pago del deudor para cumplir el crédito obtenido y el cumplimiento de los elementos que lo caracterizan (condiciones). Lo anterior dependerá de su capacidad productiva, su capacidad como administrador y su honorabilidad y responsabilidad como persona. 2. Garantía: su función es dar mayor seguridad al cumplimiento de una obligación o pago de una deuda. Es una especie de seguro para cubrirse del riesgo de la falta de solvencia 4

5 o falta de voluntad de pago del deudor. Las garantías tienen que tener un respaldo legal y pueden ser fiduciarias, prendarias e hipotecarias. Garantía fiduciaria, son personas individuales o grupales (solidarias), que respaldan el crédito. Si el deudor no cumple con el reintegro del capital y los intereses, la obligación de pagar recae sobre los fiadores. Las garantías solidarias son usadas con mucho éxito y mucha frecuencia en organizaciones de pequeños productores. Es una garantía muy barata y práctica de usar, además de ser muy efectiva. Se recomienda que los grupos sean por lo menos de tres personas y que se organicen por afinidad. Garantía prendaria (prendas) pueden ser bienes como joyas, maquinaria, vehículos y hasta cosechas que respaldan el pago del crédito si en algún momento falla la capacidad de pago del deudor. Garantía hipotecaria, o basada en bienes inmuebles (hipotecaria) como edificios, casas, terrenos que quedan registrados legalmente como garantías. Si el deudor cumple con la obligación estos bienes pasan a propiedad del acreedor. Los inconvenientes de esta garantía son: que muchos pequeños productores no tienen garantías reales para hipotecar o no poseen la propiedad de la tierra, o sus bienes son poco realizables, además tiene un costo muy alto, por lo que se recomienda para préstamos de montos mayores, ya que no se justifica para montos pequeños. 3. Tasa de interés: es el precio que hay que pagar por el uso del dinero (crédito) y se expresa como un porcentaje (%) del monto de capital recibido. Esta tasa debe cubrir los costos relacionados con la prestación del servicio del crédito, cubrir los riesgos asociados y además generar una ganancia. La tasa de interés está asociada con el plazo o tiempo de duración del crédito (mensual, semestral, anual). 5

6 4. Plazo: Es el tiempo de duración del crédito y define el tiempo en el cual hay que cumplir con la obligación y devolver o reintegrar los recursos que fueron dados en préstamo más la tasa de interés y los costos relacionados. 1. Solicitud del crédito 2. Análisis del crédito 3. Otorgamiento y formalización 4. Supervisión del crédito 5. Recuperación del crédito (cobros) El Ciclo del Crédito A continuación se detallan cada uno de los pasos antes mencionados. La Solicitud de Crédito La solicitud del crédito debe tener la siguiente información: Datos generales Detalles del crédito que solicita Situación financiera del solicitante Garantías Referencias Documentos adicionales Datos Generales Se debe presentar toda la información que identifique al productor (socio de la organización) y que identifique su relación comercial con la organización. Se debe recabar la información que a continuación se menciona. Identificación del solicitante: nombre, número del DPI, dirección, teléfono (casa, trabajo, celular, teléfono comunitario). Tiempo de ser socio de la organización 6

7 Área sembrada con café y producción: área y qq cps de café producidos en las últimas 3 cosechas. Entregas de café a la organización: entregas en qq cps realizadas a la organización en los últimos 3 años. Ha recibido crédito de la organización: Montos de crédito que ha recibido de la organización (últimos 3 créditos otorgados) Situación crediticia actual con la organización: solvente, vigente, atrasado, moroso. Detalles del Crédito que Solicita Se debe presentar toda la información relacionada con monto, uso y destino del crédito, plazos y formas de pago. Objetivo y presupuesto: Para qué se necesita el crédito? Destino de la inversión? Cuenta con presupuesto que incluya la inversión total, fondos propios, crédito de la organización y otras fuentes? Monto: Cantidad solicitada. Plazo: El tiempo en que se propone pagarlo Forma de pago: Cuotas, mensuales, semestrales, anuales. Período de gracia: Qué tiempo se solicita para poder empezar a abonar? (en este período se paga interés). Situación Financiera del Solicitante Se debe presentar toda la información que nos muestre la situación financiera del socio/ productor solicitante del crédito y sobre todo evaluar sus niveles de inversión, versus su nivel de endeudamiento y evaluar su capacidad productiva, sus costos de producción y sus gastos familiares vs su capacidad de pago de deudas. Detalle de ingresos: por período de producción y por actividades. Puede ser mensual, anual o por cosecha. Detalle de gastos y costos: por período de producción y por actividad Puede ser mensual, anual o por cosecha. Se deben incluir los gastos familiares Deudas: familiares, comerciales, con bancos, con otras cooperativas o asociaciones, sus montos, plazos y respectivas formas de pago. Presentar estado patrimonial, y flujo de efectivo (flujo de caja) para analizar la capacidad de pago. 7

8 Garantías Prendaria: detalle del bien, marca, número de serie, o estimación del producto que va a entregar a la Organización. Fiduciaria: nombre de los fiadores, dirección, número de cédula, teléfono (celular, casa, trabajo, teléfono comunitario etc.). Hipotecaria: detalle del bien, ubicación, área, escrituras. etc. Solidaria: nombre de las personas, direcciones, teléfono, referencias, tiempo de conocerse y actividad a la que se dedican. Referencias Instituciones, comercios o personas con las cuales se a tenido algún tipo de relación, ya sea de trabajo, comercial y crediticia que pueda brindar referencias sobre el solicitante. Se debe incluir nombre de la organización, persona contacto, dirección y teléfonos. Las referencias pueden ser: Personales Laborales Familiares Comerciales Crediticias Es necesario verificar cada una de las referencias antes del análisis y, por supuesto, antes del otorgamiento del crédito. Documentos adicionales Fotocopias de cédulas Reportes de auditoría interna para la certificación Constancia de salarios o de ingresos Descripción del proyecto (perfil) 8

9 Análisis de Crédito Los principales aspectos que se deben evaluar al momento de brindar un crédito en organizaciones de pequeños productores son la honorabilidad del solicitante y su capacidad de pago. Las garantías son importantes pero están en segundo plano ya que el objetivo es apoyar al productor a mejorar su capacidad productiva, la calidad de sus productos y mejorar su nivel de ingresos y su nivel de vida. El objetivo en ningún momento debe ser la ejecución de la garantía y quitarle al productor sus medios de vida. Los aspectos que se deben evaluar a la hora de otorgar un crédito son: Evaluación del Solicitante Su visión de negocio/objetivos. Su historial como productor/experiencia. Evaluación del manejo de su parcela. Su historial como socio de la cooperativa/participación como socio y sus entregas de café. Evaluación del cumplimiento de entregas con la organización. La experiencia en el uso del crédito. Récord de uso de crédito en la organización y en otras instituciones o empresas. El nivel de responsabilidad (honradez). Referencias de vecinos, amigos, compañeros de trabajo, otros socios, familia y líderes comunitarios. Calidad del producto que produce y entrega a la organización. Verificar cada una las referencias que fueron proporcionadas en la solicitud del crédito. Capacidad de Pago, Situación de Endeudamiento y Garantías Esta información puede ser elaborada por el analista de crédito o bien por el técnico agrícola que asesora al socio/productor solicitante del crédito. El objetivo es analizar la rentabilidad de la inversión, la capacidad de pago y el nivel de endeudamiento del usuario del crédito. La garantía es importante, solamente si se considera que por alguna razón la capacidad de productor se viera afectada o disminuida por presencia de riesgos y amenazas que pudieran limitarla. Qué ingresos y egresos tiene actualmente el productor? Y hacer proyecciones a futuro, en función del plazo del pago del crédito que se solicita. Flujo de caja: es el detalle de las entradas y salidas de efectivo que tendrá la microempresa y que muestra la capacidad de generar utilidades y la capacidad cumplir con los compromisos o deudas. Punto de equilibrio: Cuál es el nivel de ventas que el productor necesita realizar para poder cubrir sus costos y gastos. 9

10 Garantías: Cubren o no el monto del crédito solicitado? La garantía debe cubrir el valor del crédito, debe ser fácilmente realizable (vendible) más un margen para gastos e intereses, ya que si el cliente no puede pagar, se debe hacer uso de la garantía. Evaluación de Riesgos y Amenazas Aspectos que podrían afectar el logro de los objetivos de la inversión, su rentabilidad y afectar la capacidad de pago del productor a continuación algunos ejemplos: Clima Plagas y enfermedades Precios Problemas socio políticos Vías de acceso Otorgamiento del Crédito y Formalización Esta es una actividad relativamente sencilla de realizar y básicamente consiste en documentar adecuadamente el otorgamiento del crédito, la cual debe realizarse de la siguiente manera: Contrato de crédito a. Datos de identificación del acreedor y del deudor. b. Monto, plazo, tasa de interés, desembolsos y forma de pago (reintegro) del crédito. c. Objetivos, destino y requisitos de uso y administración del crédito. d. Penalidades por incumplimiento. e. Firmas del acreedor y del deudor. Documentar adecuadamente las garantías (hipotecarias, fiduciarias, prendarias y solidarias). Cheque a nombre del deudor Recibo con datos de identificación del deudor, monto recibido y firma. De preferencia se recomienda documentar el crédito con un pagaré. 10

11 Supervisión del Crédito El objetivo de esta actividad es velar por el adecuado uso y administración de los recursos del crédito a manera de alcanzar los objetivos del otorgamiento del mismo. Se recomienda hacer una supervisión sobre la adecuada utilización y administración del crédito a manera de determinar si el crédito está siendo utilizado de acuerdo a lo solicitado y de acuerdo a las condiciones del contrato. Si se determina que no hay un adecuado uso del crédito y no se cumplen los requisitos de administración y control del mismo se deberán aplicar las penalidades de incumplimiento (que podría implicar la suspensión del plan de desembolsos). Esta supervisión deberá ser debidamente documentada y adjuntada al expediente del deudor. Gestión del Cobro Esta es una actividad tan importante como las cuatro actividades anteriormente mencionadas. Se debe tener un adecuado control de todos los créditos otorgados y un cronograma de pagos rigorosamente controlado. Para la adecuada realización de esta actividad se recomienda: En los días previos a las amortizaciones de pagos se deben emitir los respectivos recordatorios de pago (entre 2 y 4 semanas antes del vencimiento del plazo). No se debería dejar pasar más de 5 días de vencido el plazo para realizar la labor de cobro respectiva y acordar con el deudor el día que pasará a realizar el pago respectivo. Si el pago se realizará con cosecha, el encargado de compras y pagos a productores deberá contar con el listado de productores a los que se les ha otorgado crédito para que realicen las deducciones respectivas con los intereses correspondientes. Si por alguna razón un productor no puede cumplir con el plan de pagos acordados se le deberá reestructurar la deuda de acuerdo a sus nuevas condiciones de pago, haciendo una reevaluación de su capacidad de pago. Si luego de haber realizado los cobros respectivos, el deudor no cumple con sus compromisos se deberá evaluar la ejecución de las respectivas garantías y las 11

12 respectivas sanciones consideradas en el contrato, reglamentos y estatutos de la organización. Llamar a las referencias brindadas en la solicitud del crédito y verificadas durante el análisis del crédito puede ser un instrumento de presión moral para agilizar la recuperación del crédito. Errores más Comunes en Organización de Pequeños Productores 1 1. Restan importancia al programa de créditos: dado que el crédito no es la principal actividad de este tipo de organizaciones se da prioridad a otro tipo de servicios como producción, asistencia técnica y acopio y se descuida la actividad de créditos. En resumen, no se hacen adecuadamente los 5 pasos del ciclo del crédito, se descuida la identificación y el control de riesgos, todo se hace de buena voluntad y como consecuencias se tienen carteras morosas incontrolables, lo que genera un efecto contraproducente al desarrollo. 2. Personal sin experiencia y/o sobrecargado: es común observar que este servicio tiene un presupuesto muy limitado y el personal a cargo o no tiene la experiencia, o no tiene los conocimientos (no ha tenido capacitación), o está sobrecargado con otro tipo de responsabilidades y no tiene tiempo para dedicarse a la gestión del crédito. Es frecuente encontrar que en muchas organizaciones el personal a cargo de las funciones de gestión de créditos está a cargo de los miembros de la Junta Directiva que muchas veces ni siquiera reciben un salario por realizar dichas funciones y carecen de las competencias para poder hacerlo y no le dedican el tiempo que requiere. 3. Carecen de los sistemas de control básicos que demanda la administración de la cartera: registros, controles, reportes. Se carecen de los procedimientos administrativos que documentan adecuadamente la gestión el crédito, los desembolsos y las amortizaciones y pagos. Los créditos vencen y se hace la gestión del cobro entre 2 y hasta 12 meses después de vencidos. 4. Intereses personales: el personal a cargo, que administra o dirige el programa de crédito, prioriza intereses personales sobre los intereses de la organización, por ejemplo tasas de interés que no cubren los costos o no apoyan la gestión del cobro debido a que también son usuarios del crédito. 5. Inician prestando montos altos sin un previo conocimiento del comportamiento de pago del socio. No toman en cuenta que a pesar de que el solicitante es socio puede tener conductas de pago que no son deseables para la organización. Por lo tanto se debe de iniciar prestando montos bajos y de acuerdo al historial de pago, al historial de entregas 1 Organizaciones de pequeños productores (cooperativas, asociaciones y grupos informales). 12

13 de café a la organización y a la capacidad de pago, se pueden ir subiendo los montos de manera gradual. 6. No premian y reconocen la trayectoria del socio en cuanto a su participación en la organización, lealtad en la entrega de la cosecha a la asociación y en cuanto a la puntualidad en los pagos. Si un productor hizo un buen uso de crédito se le puede recompensar otorgando un monto más alto en las siguientes solicitudes, siempre teniendo cuidado de nunca rebasar la capacidad de pago y sin dejar de considerar los riesgos relacionados con la actividad productiva. 7. No miden la capacidad de pago del deudor contemplando la totalidad de los ingresos y en el total de costos y gastos, se basan por lo general en el cultivo principal y se sustentan en datos históricos de entrega o pronósticos de cosecha, que a veces pueden ser poco confiables. Además no consideran otras deudas que el productor puede tener con otras fuentes de financiamiento. 8. Definen tasas de interés a su propia conveniencia sin contemplar los beneficios para la organización y para los socios en el largo plazo. No contemplan los costos del manejo del crédito, los riesgos por pérdida y los costos financieros. Si el dinero ha sido donado no contemplan la inflación, ni procesos de capitalización. 9. Las políticas de crédito presentan limitaciones en cuanto a: a. Montos a otorgar por socio en relación con su record de crédito, récord de entregas de café y su capacidad de pago. b. Castigos a directivos que tienen atrasos de pagos con la organización. c. Sanciones por incumplimiento de contratos y e incumplimiento en el cronograma de pagos. d. Garantías y documentación de las mismas. e. Documentación del crédito. 10. No se usan garantías: tienen preferencia por el crédito individual y por la garantía real (pero sus miembros no las tienen) y muy pocos usan el aval de otros integrantes del grupo (garantía solidaria) que en muchos casos a funcionado muy bien. 11. Concentran la cartera en la actividad principal de la cooperativa, sin considerar otras actividades importantes y otras demandas de financiamiento de los socios que podría 13

14 ser una fuente importante de negocios crediticios para la cooperativa. En la práctica los socios solicitan un crédito para café y lo terminan usando en otros actividades y necesidades familiares. 12. Los técnicos y directivos no se sienten cómodos presionando al productor por el cumplimiento de los compromisos de crédito. Priorizan una relación de amistad sobre el compromiso con la organización. Mejores Prácticas de Microfinanzas OPP Montos según record: la experiencia en microfinanzas revela en la mayoría de los casos, que el monto de los préstamos otorgados es pequeño y el plazo para pagarlos se limita a unos cuantos meses, en especial si se trata de clientes nuevos. A los prestatarios que tengan registros de reembolso satisfactorio se les premia otorgándoles casi automáticamente nuevos préstamos. Algunas entidades aumentan el monto de los nuevos préstamos mediante el uso de fórmulas predeterminadas. Si bien resulta caro otorgar un crédito de poco monto y de corto plazo a un prestatario nuevo, los costos de las transacciones financieras relacionados con los prestatarios conocidos que vuelven a solicitar un préstamo pueden reducirse considerablemente. Tasas de Interés: casi siempre, las tasas de interés fijadas por las instituciones de microfinanzas y las comisiones que cobran a sus prestatarios son mucho más altos que en el caso de los prestamistas formales y convencionales. Las tasas de interés tienen que ser positivas en términos reales, con el fin de proteger el valor de la cartera de préstamos contra el efecto de la inflación, los incobrables, el costo de capital y los costos de administración. Por supuesto, esas variables también están en función del tamaño de la cartera de créditos. Si la cartera es muy pequeña y se desea que la tasa de interés sea positiva, eso significará que la tasa será muy elevada y hay que tener en consideración la tasa que cobra la 14

15 competencia y que al final lo que se desea es apoyar al pequeño productor y no afectarlo con tasas de interés lo que podrían esclavizar al crédito y a la organización. Productividad de los funcionarios encargados de los préstamos: a los oficiales de crédito o analistas se les exige atender a muchos clientes; con frecuencia, a cada uno se le asignan de 200 a 300 prestatarios. Con el fin de alcanzar dicha meta, se utilizan mucho las primas de buen desempeño del personal. Estos incentivos están relacionados con el volumen de préstamos supervisados, la calidad de la cartera de préstamos y el número de clientes de bajos ingresos o de localidades remotas que se atienden en algunos casos. En el caso de OPP se involucra a los técnicos y a los contadores en dicha labor, y además de las obligaciones que ya tienen, adicionalmente tienen que involucrarse en la actividad del crédito. Préstamo de carácter colectivo: el préstamo colectivo se basa en la responsabilidad colectiva de los miembros del grupo para el reembolso del dinero prestado. Los partidarios de esta modalidad argumentan que esta metodología permite a los prestamistas otorgar servicios a más clientes de escasos recursos a costos relativamente menores. Sin embargo, el riego del prestamista es mayor, ya que cada miembro del grupo corre con su propio riesgo y el de los demás. El hecho de que los prestatarios estén expuestos a pagar por el incumplimiento de un compañero hace que soliciten la misma cantidad de crédito que el resto y no el monto que corresponde a la capacidad de reembolso del préstamo de cada uno. Esta situación puede generar una «solidaridad negativa» en el grupo, lo que significa que todo el grupo deja de pagar si uno de sus miembros no cumple con su parte del contrato. Esta es una buena salida cuando los solicitantes de crédito no tienen garantías que lo respalden. Los miembros del grupo se conocen entre sí y hacen un adecuado proceso de selección del mismo. Ningún grupo quiere miembros que no van a pagar el crédito. Si algún miembro del grupo no paga, entonces a todo el grupo le tocaría pagar y harán ellos la labor del cobro. La presión social para el cliente moroso es mucha y usualmente termina pagando. Préstamos individuales: la principal diferencia entre la concesión de microcréditos a prestatarios individuales y las tecnologías convencionales de préstamos bancarios radica en el uso de sustitutos de la garantía, entre los que se incluyen confirmantes, fiadores independientes, mobiliario y enseres domésticos y otros sustitutos. También se evalúa la capacidad de reembolso del préstamo de los posibles prestatarios. 15

16 Por su carácter de instrumento personalizado, el préstamo individual facilita la concesión de productos crediticios que satisfagan la demanda del cliente y se adapten a su capacidad de reembolso. Al mismo tiempo, este mecanismo fomenta el establecimiento de una relación más estrecha entre el prestamista y el prestatario y aumenta la confianza mutua. Asimismo, mejora las posibilidades de cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato de préstamo. El mejor conocimiento del cliente también simplifica la apreciación de nuevas solicitudes de préstamos y reduce el riesgo de incumplimiento del mismo. Gestión de riesgos: las instituciones de microfinanzas gestionan los riesgos relacionados con los préstamos a personas con bajos ingresos seleccionando una clientela destinataria específica. Estos clientes son normalmente microempresarios urbanos que cuentan con cierta experiencia en la actividad empresarial para la cual solicitan un préstamo. Las sucursales bancarias están autorizadas a otorgar créditos hasta por un determinado monto. Esto permite a los oficiales de crédito que tratan directamente con los clientes tener cierto grado de injerencia en la decisión relacionada con la concesión del crédito. Otro de los elementos que forma parte de la estrategia de gestión del riesgo de algunas microfinancieras es exigir a los prestatarios que contribuyan con un mínimo de su propio patrimonio para financiar el total de los costos de la inversión, o sea, que hagan un pago inicial. Asimismo, en el caso de préstamos individuales, la duración y las cuotas de reembolso del crédito se determinan de acuerdo con la capacidad de repago de cada prestatario, reduciendo así el riesgo de incumplimiento del préstamo. Por lo general, también se aceptan sustitutos de garantías de préstamo, puesto que la mayoría de la clientela destinataria casi nunca cuenta con las garantías convencionales que exigen los bancos. Si un cliente nuevo quiere acceder a un préstamo más grande, su historial de cliente del banco tiene que demostrar que siempre ha cumplido con sus obligaciones de reembolso de los créditos. Entre los mecanismos de gestión de riesgos más importantes utilizados por las instituciones de microfinanzas profesionales cabe mencionar la gestión y planificación adecuadas de los pasivos y activos, el uso de normas de contabilidad de estándar internacional y de sistemas computarizados e integrales de información para la gestión y la contabilidad. Dichas herramientas permiten que el proceso de toma de decisiones sea más oportuno y más efectivo en función de sus costos. Aportación de capital: los préstamos nunca deben financiar el monto total solicitado para solventar los costos de la inversión. 16

17 Los prestamistas exigen que el prestatario aporte una parte de su propio capital para complementar los recursos externos. El uso de su propio capital en la transacción aumenta el interés del prestatario en presentar una solicitud de préstamo realista, promoviendo así activamente el éxito de su negocio. Medición de la capacidad de reembolso del préstamo: las Instituciones de Microfinanzas exitosos examinan la capacidad de reembolso del préstamo y la solvencia de los posibles prestatarios. Al evaluar la capacidad de pago tienen en cuenta todas las fuentes de ingreso y los gastos de la unidad microempresa/familia. La fuente de los recursos para repagar el crédito no necesariamente tiene que proceder del ingreso que generará la inversión financiada a través del préstamo. Planes de reembolso de préstamos: la fijación de cuotas periódicas para repagar el préstamo, generalmente semanales o mensuales, ayuda a supervisar de cerca el comportamiento del prestatario con respecto al pago de su deuda. Cuando los clientes que ya han establecido un buen historial de crédito solicitan otro préstamo, generalmente suelen obtener plazos más largos e intervalos de reembolso más espaciados. Algunas instituciones de microfinanzas ofrecen productos de préstamo cada vez más personalizados a los prestatarios que hayan demostrado ser lo suficientemente solventes. Este hecho, que se denomina por lo general «graduación», permite el acceso a la siguiente categoría de tipo de préstamo o de cliente. Sustitutos de garantías de préstamo: Como la mayoría de los clientes que solicita un microcrédito no cuenta con garantías bancarias convencionales, las instituciones financieras aceptan que estos clientes den sustitutos de garantías de préstamo (véase antes Préstamos individuales). El valor personal que el sustituto de la garantía tenga para el prestatario es de vital importancia. En vista de los problemas legales y prácticos relacionados con el embargo de los bienes en el caso de un incumplimiento de préstamo, las instituciones de microfinanzas casi siempre se preocupan más de evaluar la solvencia del posible prestatario y, de hecho, prefieren supervisar de cerca el comportamiento de sus clientes en relación con el reembolso del préstamo. Incentivos para el reembolso del préstamo: normalmente, las instituciones de microfinanzas otorgan sumas pequeñas a los clientes que solicitan un préstamo por primera vez. Sólo una vez que el prestatario ha repagado el préstamo oportunamente queda en condiciones de recibir un préstamo por una suma un poco mayor. Es así como se va estableciendo un buen historial de crédito y, como consecuencia, va disminuyendo el riego de incumplimiento del pago. Uno de los mayores incentivos que tiene el microprestatario para pagar su deuda es la posibilidad de obtener otro préstamo. La recompensa por reembolsar completa y oportunamente un préstamo, por una parte, y el cobro de cuotas y multas por pagos 17

18 atrasados, por la otra, son dos maneras eficaces de disciplinar bien a los prestatarios con respecto a sus obligaciones de contrato Sistemas de información para la gestión: los sistemas de información actualizados y precisos son fundamentales para que la gestión de las instituciones financieras se realice en forma eficiente. Las instituciones de microfinanzas prestigiosas han tomado la sensata decisión de invertir en la compra de programas informáticos bancarios adecuados para automatizar sus sistemas de información para la gestión y de la contabilidad, de acuerdo con sus necesidades específicas. El grado de complejidad del sistema computacional depende del volumen y de los tipos de los servicios financieros ofrecidos, y de la estructura operacional y orgánica de la institución financiera. Lo ideal sería que el control de la cartera de préstamos y la generación de informes de concesión y reembolso de préstamos de las sucursales estuvieran integrados a la gestión de fondos disponibles (los pasivos), con el fin de que la sede principal pudiera contar con la información necesaria en forma oportuna. Los sistemas automatizados e integrados de información para la gestión y de contabilidad de los préstamos que generan informes en forma habitual permiten garantizar que los funcionarios de préstamos y los encargados de la gestión bancaria actuarán oportunamente si se llegan a presentar problemas de pagos atrasados. En estos casos, el personal de terreno tiene la responsabilidad de averiguar las razones del atraso de los reembolsos del préstamo. Descentralización de la toma de decisiones: las instituciones de microfinanzas eficientes delegan la autoridad para conceder préstamos y descentralizan las responsabilidades del personal al interior de las instituciones financieras. Con todo, la supervisión de este proceso descentralizado de toma de decisiones requiere verificaciones e inspección adecuadas. Con el fin de alentar el cobro oportuno de los préstamos pendientes, el personal debiera recibir bonos de desempeño, los cuales deberían basarse en porcentajes de reembolso de préstamos, fijados previamente, así como en el número y volumen de los créditos otorgados. 18

19 Selección de prestatarios entre microempresarios con experiencia: las microfinancieras disminuyen el riesgo de incumplimiento del reembolso de préstamos otorgando crédito sólo a prestatarios que tengan un registro donde se compruebe que han pagado sus deudas. Por ejemplo, un cliente cuyo negocio haya subsistido durante un período determinado de tiempo tiene más posibilidades de tener éxito en el futuro. Estos tipos de prestatarios se toman muy en serio sus obligaciones de pagar el préstamo obtenido y constituyen posibles clientes a largo plazo para las instituciones de microfinanzas. La eficacia del crédito en las zonas rurales depende de la posibilidad de planificar la carga de trabajo de los oficiales de crédito y programar los viajes de campo adecuadamente. Perfil de los oficiales Lecciones Aprendidas en Financiamiento Rural Los oficiales de crédito que trabajan en zonas rurales deben tener amplios conocimientos en agronomía y experiencia laboral en estas zonas y estar dispuestos a brindar servicios incluso en zonas muy apartadas. Como son responsables de todas las etapas del proceso de otorgamiento de préstamos, se les debe capacitar ampliamente en la realización de estudios de mercado, en los aspectos técnicos de la producción agrícola y en los métodos para realizar análisis financieros y apreciación de solicitudes de crédito, con el fin de que puedan cumplir eficazmente sus funciones. El personal recién contratado trabaja codo a codo con funcionarios expertos que actúan como tutores. Mediante la simplificación de los procedimientos de apreciación de préstamos es posible disminuir el tiempo necesario para procesar, aprobar y otorgar un crédito Las instituciones de microfinanzas que operan con metodología grupal desarrollan un proceso de confianza con los líderes de los grupos de responsabilidad conjunta, que se encargan de seleccionar a sus integrantes y de examinar las solicitudes de préstamos; esto reduce considerablemente el tiempo que los oficiales de crédito necesitan para tramitar un crédito. 19

20 Por otra parte, en el caso de metodologías individuales se invierte mucho tiempo en la Investigación de los clientes nuevos y en la apreciación de las solicitudes de préstamos individuales. Con todo, cuando se trata de solicitudes de personas que ya han obtenido un préstamo, dicho proceso se agiliza considerablemente. El objetivo de ambas metodologías es introducir la tecnología crediticia, denominada «crédito automático», utilizada para sus préstamos en zonas urbanas. Este sistema permite a los prestatarios que han repagado debidamente 4 ó 5 préstamos anteriores obviar la etapa de la apreciación de nuevas solicitudes para obtener préstamos siguientes. En cambio, una vez al año se realiza una evaluación del comportamiento de los clientes respecto del repago de sus préstamos. Al definir la cantidad máxima de «préstamos automáticos», los costos de verificación se reducen considerablemente, permitiendo a las instituciones dedicar mayor tiempo a la supervisión del desempeño de los clientes actuales en cuanto al reembolso de los préstamos y a la identificación y evaluación de posibles prestatarios. El establecimiento de relaciones estrechas con organizaciones y redes locales permite obtener información relevante acerca de los clientes La participación activa de las organizaciones y comunidades locales puede redundar en la disminución del tiempo y de los costos relacionados con la identificación del cliente, y con la apreciación y supervisión de los préstamos. El establecer vínculos de colaboración con las ONG y con el personal de extensión agrícola locales y especialistas puede proporcionar información valiosa sobre el potencial de la producción local, los riesgos agrícolas y los posibles prestatarios. La diversificación de la cartera de préstamos rurales en términos de lugares y propósitos del crédito ayuda a equilibrar la carga de trabajo dispareja que tiene el personal debido a la estacionalidad del crédito agrícola El conceder créditos rurales para financiar actividades agrícolas y no agrícolas, permite a los oficiales de crédito suministrar servicios a un mayor número de clientes y otorgar diferentes tipos de créditos. Esta situación ha redundado en el aumento de la productividad del personal y en la disminución de los costos de los préstamos concedidos. La diversificación de la cartera de préstamos permite a los oficiales de crédito estabilizar su carga de trabajo anual y gestionar una mayor cantidad de préstamos. 20

21 La evaluación realista de la demanda de crédito agrícola es fundamental para la adecuada planificación y administración de la cartera de préstamos El dividir a las familias campesinas de acuerdo con los sistemas agrícolas, les permita les permite evaluar mejor el modelo estacional de las necesidades financieras que presentan las diferentes actividades de producción de cultivos y ganado. Se debe tener claridad sobre los riesgos que implica la producción agrícola: Es claro que la actividad agrícola implica mayores riesgos en comparación con otras actividades económicas. Estos riesgos son: Comportamiento del clima. El cambio climático y las variables climáticas pueden afectar fuertemente la producción y la calidad de las cosechas. Todo el esfuerzo de un período de producción puede verse dañado en un solo día, o en una sola noche producto de una helada, una inundación, etc. Por lo anterior es importante hacer un monitoreo de los pronósticos climáticos. Plagas y enfermedades que pueden afectar severamente los cultivos y devastarlos en unos pocos días. Por lo anterior es recomendable hacer un monitoreo de plagas y enfermedades en los cultivos que se están financiando. Usualmente los productos agrícolas tiene mucha volatilidad y son estacionales o cíclicos. Lo anterior complica hacer proyecciones y estimaciones a futuro y dificulta estimar la capacidad de pago un agricultor por lo que hay que ser muy prudentes. Por lo anterior se recomienda hacer un monitoreo del comportamiento de precios de los productos agrícolas que se están financiando. La distancia a la que se encuentran ubicados los productores y su dispersión complica el análisis de capacidad de pago y verificación de información relacionada con la solicitud y verificación de garantías, además complica la supervisión y la gestión del cobro. Por lo tanto es necesario tener claridad de la siguiente información: Experiencia del solicitante de crédito en actividades agrícolas y específicamente en el cultivo para el cual se solicita el crédito. 21

22 Que el solicitante tenga acceso a los medios de producción como terreno, agua, semillas, insumos, asistencia técnica, y los cconocimientos sobre métodos para disminuir los riesgos de producción. Que el solicitante tenga información sobre el comportamiento de los precios de mercado y acceso fácil a mercados de insumos y productos. Que el solicitante tenga diversas fuentes de ingresos para financiar los gastos familiares, de preferencia que este diversificado con otras fuentes no agrícolas. La firma conjunta de los contratos de préstamo por parte de los cónyuges y la persuasión moral son medios eficaces para mejorar la disciplina de crédito Experiencias en financiamiento rural han llegado a determinar que la firma de contratos por parte de ambos cónyuges genera que la responsabilidad del crédito se extiende la relación entre el prestamista y el prestatario a toda la familia y aumenta el compromiso moral del prestatario. En efecto, la experiencia en microfinanzas dejó de manifiesto que las mujeres demuestran tener un fuerte compromiso moral con el cumplimiento de sus contratos de préstamos. La estrecha relación entre el prestamista y prestatario propicia un ambiente de confianza mutua que mejora el cumplimiento del contrato crediticio por el prestatario Las visitas periódicas de los oficiales de crédito mejoran el desempeño de las actividades crediticias de la institución financiera. El personal de terreno establece una relación personalizada con sus prestatarios, lo que infunde una actitud positiva frente a la institución financiera. La índole social de dicha relación y la promoción de la confianza mutua son elementos claves para lograr una buena disciplina crediticia. Los sustitutos de garantías reemplazan a los tipos de garantías de préstamos más convencionales y pueden operar como importantes incentivos para reembolsar un préstamo Cuando se trata de préstamos por cantidades pequeñas otorgados a prestatarios de escasos recursos, los activos requeridos (por ejemplo, electrodomésticos, muebles, maquinaria agrícola, entre otros) tienen un escaso valor de mercado, pero son muy valiosos para sus dueños a quienes les costaría reponerlos. La eficacia de estos bienes como garantía se basa más en la presión psicológica que ejercen sobre el prestatario que en el valor real de mercado. Las instituciones financieras utilizan confirmantes y fiadores para todos los préstamos, cualquiera que sea su monto, aunque no es un requisito indispensable. De hecho, utilizan dos tipos de fiadores: los «morales» y los «personales». 22

23 Reducción de Costos Para garantizar cobertura y sostenibilidad satisfactorias, las instituciones financieras agrícolas deberían hacer todo lo posible por utilizar estrategias de concesión de préstamos que resulten eficientes desde el punto de vista de sus costos. Algunas de las estrategias implementadas para reducir costos son las siguientes: Establecer una estructura operativa descentralizada y emplear oficiales de crédito y/o sucursales móviles. Delegar al personal de terreno la autoridad necesaria para conceder préstamos. Contratar personal con amplios conocimientos en agronomía y en administración y economía rurales. Capacitar debidamente al personal y crear un sistema de incentivos por desempeño. Simplificar los procedimientos de concesión de préstamos. Seleccionar los posibles clientes y apreciar los préstamos en colaboración con las organizaciones y redes locales (personal de extensión agrícola, ONG y comunidades). Instalar un programa de automatización bancario integrado que permita disponer de datos precisos y oportunos sobre las cuentas y que constituye un sistema de información para una gestión eficaz. Diversificar la cartera de préstamos para equilibrar la carga de trabajo desigual del personal, producto de la estacionalidad de las actividades agrícolas. 23

24 Sistemas e Instrumentos de Control El Expediente de Crédito Será responsabilidad del responsable de créditos mantener actualizados los expedientes crediticios de los clientes. Cada expediente crediticio contendrá un máximo de 6 divisiones, que incluyen: Información general del crédito (Pre-solicitud) Solicitudes de Crédito y Estados Financieros Correspondencia con el Cliente (estados de cuenta, cobros, etc.) Investigaciones crediticias, avalúos, inspección de garantías Referencias (Comerciales, Personales, Central Riesgos) Documentación Miscelánea (facturas, comprobantes de remesas, recibo de pago, permiso de operación de negocio, constancias salariales, etc.) Custodia de la Documentación Legal A efecto de evitar la pérdida, alteración o destrucción de la documentación legal del crédito, la custodia de la misma debe de mantenerse en archivo protegido contra incendio, con acceso limitado al resto del personal y bajo el control de funcionario responsable. La documentación legal está compuesta por: El Contrato de Crédito Pagaré Documentos de Vehículos, propiedades, cartas de venta, certificación de fierro, Hojas de Garantías, etc. La Dación en Pago (garantías no convencionales) Los Comprobantes de Crédito Los comprobantes de crédito son: El voucher del cheque de desembolso (firmado de recibido) Nota de Crédito a Cuenta Los comprobantes que amparan los pagos del Cliente (selladas y certificadas por la máquina registradora) 24

25 Además de servir de base a la contabilización de las operaciones crediticias, la misma es usualmente requerida cuando se ejecuta un crédito, por lo que su fácil acceso es importante para el personal autorizado de crédito, de ahí la necesidad de que una copia del voucher del cheque sea destinada al expediente de crédito y los comprobantes de pago se archiven de forma ordenada y protegida. Sistema de Información de Crédito Se debe contar con un sistema de información, un sistema de control de cuentas por cobrar o al menos una hoja de Excel que permita identificar con facilidad la información de los deudores. La información clave a la que se debe tener acceso es al menos la siguiente: Nombre del deudor Dirección detallada No de identificación Monto del crédito otorgado Destino del crédito Fecha de desembolso Plazo Tasa de Interés Fecha de reintegro o fecha de próximo pago si son varios pagos Monto del reintegro o cuota Garantía Valor de la Garantía o datos de fiadores Tasa de interés moratorio Promotor u oficial responsable del seguimiento Notas o detalle de gestiones de cobro realizadas 25

26 Reservas y Saneamiento de Cartera Cuanto se implementa un programa de créditos es necesario implementar un sistema de reservas por cuentas incobrables. El sistema de reservas se debe implementar con base en el riesgo de recuperación del crédito. Cuándo un crédito se encuentra atrasado en más de 180 días, el mismo debe ser reclasificado como activo no generador, salvo que exista a juicio de la Junta Directiva o el Comité de Crédito suficientes probabilidades de recuperación que justifiquen no tomar esa acción. Al menos una vez al año se debe llevar a cabo un saneamiento de cartera con base en el riesgo de la cartera, para que la cuentas por cobrar muestren razonablemente el saldo neto de las cuentas por cobrar. El registro contable consiste en abonar el monto considerado incobrable contra la reserva de cuentas incobrables. Los criterios a considerar en conjunto o por separado para declarar una cuenta incobrable son: La cuenta muestra un atraso superior a 180 días. No existe posibilidad legal de recuperar el crédito debido a la mala calidad de la garantía o a la quiebra del negocio. Se perdió contacto con el cliente. Para llevar a cabo la provisión por incobrable se sugiere utilizar los siguientes parámetros que se basan en un sistema utilizado en microfinanzas que se denomina CAMEL. Para crear la provisión se debe registrar en la cuenta de gastos un gasto por provisión de incobrables, el monto que se provisiona se registra en la cuenta del activo, restando el monto a las cuentas por cobrar. Cuándo un crédito se declara incobrable, se deduce de la reserva. Algunos indicadores financieros importantes en el análisis de la cartera de créditos: 26

27 Reservas y Saneamiento de Cartera El rendimiento de la cartera indica la proporción de los infresos por la colocación de créditos Es el indicador financiero más importante que se debe de obtener en una organización de microfinanzas es el rendimiento de la cartera. No hay otro indicador que refleje el buen manejo financiero de una institución microfinanciera (IMF) tanto como el rendimiento de la cartera. Si se logra hacer que aumente el rendimiento de la cartera, esto se trasladará a las ganancias de la empresa. Este índice es de mucha importancia en una institución de microfinanzas ya que permite conocer si la cartera está rindiendo lo suficiente para hacer frente a los costos operativos y al total de costos de la institución. Para calcular éste índice es necesario calcular la cartera promedio del período analizado. El promedio de la cartera de préstamos se determina de la siguiente forma: se suma al valor inicial los valores de la cartera final del mes analizado y se divide entre dos. A continuación se ilustra el cálculo de la cartera promedio: Cartera Promedio (Fórmula 5): Cartera Promedio = Cartera de Préstamo inicial + Cartera Préstamo Final 2 Una vez que se ha determinado la cartera promedio, se procede a estimar el rendimiento de la cartera. Rendimiento de la Cartera de Préstamos (Fórmula 6): Rendimiento de la Cartera = Intereses y Comisiones del Período Cartera promedio del Período 27

28 Interpretación Se puede comparar el rendimiento de la cartera de préstamos entre diferentes períodos y entre el rendimiento que se ha proyectado para el año. Este es un índice de mucha importancia ya que permite conocer si la cartera está rindiendo lo suficiente para hacer frente a los gastos de la organización. Tasa de Costos Operativos Los costos de un programa de crédito están integrados por los siguientes rubros: costos operativos, costos administrativos, costos financieros o costos de los recursos y por pérdidas por incobrables. La tasa de Costos Operativos es la expresión en porcentaje de los costos incurridos para colocar Créditos como porcentaje de la Cartera El proceso de otorgar un préstamo de dinero involucra una serie de gastos. Los gastos administrativos en un programa de crédito generalmente están representados por: Sueldos de personal Alquiler Prestaciones sociales Papelería Depreciación de equipo Servicios públicos Otros Los gastos administrativos abarcan todos los costos ordinarios anuales, excepto el costo de los fondos y la pérdida por préstamos. Como ya se mencionó, tanto los gastos administrativos como todos los costos, deben ser expresados como un porcentaje de la cartera. Para obtener ese porcentaje es necesario conocer el promedio de la cartera de préstamos con que trabaja la organización en el tiempo analizado. Para efectuar ese cálculo sumamos todos los gastos incluyendo: gastos operativos, administrativos, y otros y se dividen por la cartera promedio. 28

29 Tasa de Gastos o Índice de Gastos Operativos (Fórmula 7): Tasa de Costos Operativos = Total de Gastos Operativos y Administrativos Cartera Promedio Práctica 3 Con los estados financieros solicitados en la sección 10 (práctica 1 y 2) calcular e interpretar los siguientes índices. Indicador Cálculo Interpretación Razón de endeudamiento sobre el patrimonio Cartera Promedio Rendimiento de la cartera de Préstamos Tasa de Costos Operativos 1. Cómo se relacionan el indicador de rendimiento de la cartera y la tasa de costos operativos? 2. Qué acciones concretas se pueden hacer para mejorar el rendimiento de la cartera? 3. Qué acciones concretas se pueden hacer para disminuir los costos operativos? 29