PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ASISTENCIA EN. LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA II CNIC CONFERENCE y III

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA II CNIC CONFERENCE y III CNIC CONFERENCE 2012 (Nº EXP.2011/ES/24) 1

2 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto de este Pliego responde a la necesidad de contratar una empresa para la asistencia técnica en la organización y gestión de la II CNIC Conference : Vascular Inflammation, aging and imaging y III CNIC Conference dentro del ciclo de conferencias de carácter internacional en el área cardiovascular. El objetivo de este ciclo de conferencias de carácter internacional en el área cardiovascular sería generar un foro de intercambio de los últimos conocimientos y avances en las diferentes áreas de investigación estratégicas de nuestro centro. A través de esta iniciativa se pretende dar una mayor visibilidad internacional al centro y generar nuevas colaboraciones con otros investigadores de otros centros y países para abordar proyectos estratégicos de investigación en el área cardiovascular. Las Conferencias tendrán lugar en la primavera y el otoño de Las fechas exactas se comunicarán con suficiente antelación. Para la organización de dichas Conferencias, resulta imprescindible solicitar la contratación de una secretaría de apoyo a la gestión y organización de los eventos, dado que es necesario la generación de una web especializada para la gestión del eventos (inscritos, abstracts científicos, generación de booklet ), gestión de viajes y alojamiento de ponentes, una elevada carga administrativa para el control de inscritos, evaluación y selección de abstractas, contacto con un volumen estimado de asistentes de 100 personas por evento, elaboración de material gráfico y para difusión, etc que no puede ser realizado exclusivamente por el personal interno del centro, ni por los actuales servicios contratados para la asistencia de viajes y alojamiento. 2. ALCANCE DE LOS TRABAJOS SOLICITADOS El alcance de los trabajos requeridos comprende una serie de puntos, que deberán iniciarse desde la adjudicación de la contratación, durante la preparación de los 2

3 eventos, los días de los eventos y seguimiento de los mismos durante las 2 semanas posteriores a su realización. Las necesidades específicas a cubrir en cada una de las Conferencias son las siguientes: 1. Contacto con los ponentes para gestionar sus viajes (los datos se proporcionarán en ficheros Excel) 2. Recogida y acompañamiento de los ponentes para su traslado al auditorio durante los dos días del congreso 3. Gestión del traslado de los ponentes a los lugares de salida de su avión/ tren /autobús 4. Gestión de las pertenencias de los inscritos durante las jornadas (el CNIC proveerá una sala para ello) 5. Envío de correspondencia necesaria, digital o física a los inscritos, incluida la documentación recomendada que sea necesaria para el curso. 6. Gestión de la secretaría asociada a la gestión del congreso (contacto con los ponentes para las gestiones de sus viajes, gestión de los abstracts presentados y de las inscripciones, etc) 7. Elaboración del material gráfico necesario para la jornada: impresión de los programas, carteles de indicación, enara con logo a color, acreditaciones, carpetas y bolígrafos para los asistentes y libro de abstracts (bajo las indicaciones de diseño del CNIC) 8. Elaboración y gestiones de envío de los certificados de asistencia a los asistentes a la Jornada (bajo las indicaciones de diseño del CNIC) 9. Elaboración de encuestas para los asistentes (según indicaciones del CNIC) y entrega a los mismos, así como la elaboración de los resultados derivados de ellas para entregar en CNIC. 10. Gestión de los medios audiovisuales adicionales necesarios 11. Coordinación de los servicios de restauración (serán proporcionados por la empresa contratada por el CNIC como proveedor de su comedor excepto el cóctel de 3

4 bienvenida y la cena de ponentes que se realizará en el hotel dónde se alojen los ponentes y en un restaurante respectivamente) 12. Coordinación técnica durante la realización del congreso que comprenderá todo el personal de apoyo 13. Dos azafatas (Primer día de 8:30 a 20:00 h; Segundo día de 8:30 a 14:30 h) 14. Teléfono de atención a los inscritos durante la organización del congreso 15. Organización de la cena de gala para los ponentes y jefes de departamento del CNIC (25 asistentes) 16. Montaje de 25 paneles para los posters científicos según las indicaciones del CNIC que se mantendrán durante toda la jornada 17. Diseño y mantenimiento de una página web de la conferencia a través de la cual se recibirán y gestionarán las inscripciones y los abstracts científicos. En concordancia con la ley 56/2007 la página web deberá cumplir con el nivel AA de accesibilidad, requisito imprescindible para todas las páginas web del CNIC. 18. Renovación y mantenimiento del servicio de hosting y el dominio que establezca el CNIC para el desarrollo de estas conferencias. El dominio será de propiedad del CNIC y una vez finalizado el contrato del presente expediente se delegará su gestión al Centro. 19. Cualquier otra función de naturaleza análoga o semejante, o en su caso, complementaria de las descritas anteriormente. 3. LUGAR DE EJECUCIÓN La preparación previa de los trabajos, antes de la realización de los eventos, tendrá lugar en los locales de la empresa adjudicataria. Durante los días de realización de los eventos, el apoyo y asistencia de la empresa deberá ser realizado en las instalaciones del CNIC. El seguimiento de los eventos, a través de encuestas y envío de certificados de asistencia, será realizado por la empresa adjudicataria desde su sede. 4

5 4. METODOLOGÍA EN LA ELABORACIÓN DE LOS TRABAJOS La empresa deberá presentar las propuestas correspondientes para la ejecución de los trabajos solicitados: diseño de la página web y su funcionalidad, así como ejemplos de material gráfico elaborados para conferencias anteriores. Así mismo, el contenido de las encuestas y certificados de asistencia serán definidos por el CNIC. 5. PLANIFICACION DE LA PUESTA EN MARCHA Los licitadores deberán ajustarse a la planificación realizada por el CNIC para llevar a cabo los trabajos solicitados: lanzamiento de la página web, apertura de los plazos de inscripción, recogida de abstracts, generación de booklets del evento, elaboración de programas para difusión, etc. El CNIC podrá realizar las correcciones y ajustes que estime conveniente sobre la planificación para poder cumplir los plazos adecuados para la realización de los eventos en los días señalados. 6. PROTECIÓN DE DATOS Y CONFIDENCIALIDAD La empresa adjudicataria estará obligada a cumplir con las disposiciones normativas vigentes en cada momento en materia de protección de datos personales, Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), y Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI). 5

6 7. CONTROL DE CALIDAD La empresa adjudicataria deberá garantizar la calidad de los trabajos contratados conforme a este Pliego, obligándose a realizar durante la vigencia del mismo cualquier cambio necesario para solventar las deficiencias detectadas imputables al adjudicatario si así lo solicitara el CNIC. Al tratarse de servicios de asistencia técnica en el desarrollo de eventos científicos de carácter internacional, la experiencia y cualificación profesional de las personas que el adjudicatario va a dedicar a este proyecto constituirán un punto especialmente crítico para el CNIC. La documentación generada durante la ejecución del contrato será propiedad exclusiva del CNIC sin que la empresa adjudicataria pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin expresa autorización del CNIC. A la finalización de los trabajos, el adjudicatario deberá entregar toda la documentación, tanto en soporte informático como en papel, que posea en virtud de la relación contractual con el CNIC. POR EL CNIC, Madrid a 13 de julio de 2011 Directora del Departamento de Gestión Científica El Director-Gerente Julia Redondo Mínguez Alberto Sanz Belmar 6

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