PROCESO: GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE USUARIOS

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1 Pág. 1 de 6 1. OBJETIVO Atender las solicitudes de creación, modificación, o retiro de cuentas de usuario para la disponibilidad y uso de los recursos tecnológicos como archivos, directorios, aplicaciones, entre otros.. ALCANCE Inicia con la solicitud debidamente autorizada por el Jefe, o encargado de Área, dar trámite a la solicitud y termina con el registro a satisfacción. 3. INSUMOS Solicitud de Creación, modificación, o retiro de cuentas de usuario. 4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA Recibo a satisfacción por parte del usuario, registro en bitácora de la petición. 5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES Consultar normograma. 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Administración de usuarios: se entiende como el conjunto de procedimientos y sus responsabilidades asociadas, que permiten validar la legitimidad de la operación Alias: Dirección de correo electrónico alternativa que dirige a una cuenta de usuario existente. Directorio activo: Herramienta que permite a los administradores de red establecer políticas a nivel de empresa, desplegar programas en muchos computadores y almacenar información de una organización en una base de datos central, organizada y accesible. Passwords, contraseña o palabra clave: Serie secreta de caracteres que permite a un usuario tener acceso a un archivo, computador o programa. Perfil: Es una colección de datos personales asociados a un determinado usuario. Un perfil se refiere por lo tanto a la representación explícita digital de una persona de identidad.

2 Pág. de 6 Usuarios: Individuo que utiliza una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier sistema informático. Por lo general un usuario se asocia a una única cuenta de usuario, en cambio, una persona puede llegar a tener múltiples cuentas en un mismo sistema o servicio. 7. CONDICIONES GENERALES Este procedimiento únicamente se deberá realizar en los sistemas que se basen en contraseñas, la identificación y autenticación de los usuarios. La solicitudes se atenderán en tiempo de llegada o teniendo en cuenta la prioridad del requerimiento. Se debe revisar el número de cuentas de correo disponibles en la plataforma del proveedor del servicio de internet, para su asignación, dependiendo del número disponible se solicitara al proveedor asignación de nuevas cuentas. La clave de acceso al aplicativo debe ser entregada de manera segura y es de uso personal e intransferible del usuario. Cualquier cambio realizado por el administrador de otra aplicación (Ingreso a manejador de contenidos y bases de datos administradas por el área de comunicaciones) debe ser reportada mediante correo electrónico al área de sistemas. Se debe llevar un control para determinar cantidad de solicitudes de cambios o creaciones de claves, verificación de cuentas e intentos fallidos, mediante la bitácora. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicio Inicio del procedimiento 1 Realizar solicitud de creación, modificación o retiro Recibir Solicitud Se realiza la solicitud al área de sistemas para la creación, modificación o retiro de los usuarios. Se recibe la solicitud, debidamente autorizado por el jefe o encargado, con el requerimiento, creación de cuentas (Correo, Orfeo, equipo, chat, acceso a páginas, listas de correo, redes sociales), modificación, desactivación, bloqueo intencional y/o el retiro de usuarios de las aplicaciones. Subdirector o encargado del área Formato de Solicitud de creación, modificación o retiro de usuarios.

3 Pág. 3 de 6 Realizar creación de usuarios nuevos De acuerdo con la solicitud se pueden realizar las siguientes actividades: Si la solicitud es para creación de usuarios nuevos realice las actividades 1, y 3. Bitácora Administración De Usuarios 1. Cuentas Orfeo. Se verifica que el usuario no se encuentre en la base de datos. El Ingreso del usuario se hace teniendo en cuenta Dependencia a la que pertenece y permisos de acceso y/o consulta. Se asigna una clave temporal y una vez ingresado al aplicativo el usuario la debe cambiar. Para conocer la forma de utilizar el sistema ORFEO. Ver instructivo de ORFEO. 3. Cuentas Correo. Se verifica que el usuario no se encuentre en la base de datos de la plataforma de manejo del proveedor de servicio. En el equipo del usuario, se configura la cuenta, claves, lista de contactos en el aplicativo cliente correo electrónico (Outlook o Thunderbird) Se envían correos de prueba para verificar el correcto funcionamiento de la cuenta de correo electrónico. 3. Cuentas Directorio Activo. 3 6 Recibida la información del usuario con nombre, cargo y dependencia, se realiza la creación de la cuenta en el servidor del administrador y se asigna

4 Pág. 4 de 6 una contraseña temporal. En el equipo del usuario se registra el equipo al dominio idpc.gov.co y se entrega la cuenta y contraseña al usuario. Se hace la revisión de la cuenta con los permisos respectivos. 3 Ir a la actividad 6. Si la solicitud tiene que ver con alguna modificación pude presentarse lo siguiente: Bitácora Administración De Usuarios 4 Realizar modificaciones de acuerdo con la solicitud Bloqueo intencional Este bloqueo es solicitado por el jefe directo o encargado para suspender temporal los accesos a un sistema de información bien sea por novedades como vacaciones, licencias, incapacidades u otro tramite de suspensión a un usuario.. Desbloqueo de cuentas Solicitud para desbloquear claves de acceso a los sistemas de información internos cuando el usuario ha olvidado su clave o por intentos fallidos o expiración de la misma. Ir a la actividad 6.

5 Pág. 5 de 6 4 Si la solicitud es para retiro de usuarios puede presentarse lo siguiente: Bitácora Administración De Usuarios Realizar el retiro de acuerdo con la solicitud 1. Desactivación y/o eliminación de cuentas de usuarios Para las cuentas del directorio activo se realiza una modificación al nombre del usuario. 5 El correo electrónico y chat se elimina. En la supresión de cuentas de correo Electrónico, se verifica la eliminación de la cuenta, si es necesario se adiciona a una cuenta de correo como un alias. Para ORFEO se elimina si y solo si no tiene radicados a nombre del usuario. Para tal fin se procede con la realización de Backups. Consultar procedimiento Backup y Restauración de la Información Nota: Cualquier cambio interno de un equipo de cómputo (PC, impresoras, Scanner o elemento de consumo regulado, informar al Almacén). Consultar procedimiento Administración de Inventarios. Se informa al solicitante que el servicio se realizó satisfactoriamente.. Formato correo electrónico. o Informar al usuario Fin Fin del procedimiento

6 Pág. 6 de 6 9. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de aprobación Cambios realizados 0 3 de Abril de 013 riginal. 10. APROBACIÓN Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó LUIS CORTÉS CASTIBLANCO Profesional Universitario SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA -riginal firmado en Subdirección General- CATHERINE CIFUENTES GUERRERO Profesional Contratista SUBDIRECCIÓN GENERAL -riginal firmado en Subdirección General- ALFREDO JOSÉ DELGADO DÁVILA Subdirector de Gestión Corporativa SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA -riginal firmado en Subdirección General- Fecha: 16 de octubre de 01 Fecha: 17 de octubre de 01 Fecha: 3 de Abril de 013

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