Solicitar la creación de dato maestro de activo fijo.

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Administración datos maestros Descripción de actividades Administración datos maestros DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5

2 1. OBJETIVO Registrar en SAP un activo adquirido. 2. ALCANCE Inicia con el envío de la solicitud Área de Gestión de Activos referente a: Creación, bloqueo, o borrado de activos por medio del formato correspondiente y su respectiva cotización y finaliza informando a la unidad solicitante el número del activo. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos La solicitud de creación de dato maestro debe hacerse enviando un correo electrónico a moviacti@uniandes.edu.co con el Formato de Creación de Datos Maestros de debidamente diligenciado. Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 1 día hábil 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Compras y Activos fijos 4.2. Responsabilidades Auxiliar administrativo de : Crear el dato maestro de activo fijo y de material. Informar a la unidad solicitante el número de dato maestro de activo fijo y de material. Unidad Académica / Administrativa: Solicitar la creación de dato maestro de activo fijo. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Administración datos maestros 5.2. Descripción de actividades Administración datos maestros -Necesidad de registrar en SAP un activo adquirido ENTRADA -Documento de donación -Unidad Académica / Unidad Administrativa PROVEEDOR -Dirección de Desarrollo SALIDA Correo electrónico de aceptación de Activos CLIENTE Unidad Académica / Unidad Administrativa

3 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Enviar Formato de Creación Dato Maestro Activo Fijo Revisión del formato diligenciado Notificar que el bien no es activo fijo Crear dato maestro de activo fijo Visualizar dato maestro de activo fijo Verificar dato maestro de material Crear dato maestro de material La Unidad Académica o Administrativa envía la solicitud por correo electrónico al área de Activos Fijos a la cuenta de correo moviacti@uniandes.edu.co con el formato de Creación de Datos Maestros de y la cotización correspondiente. Se revisa la información recibida con el fin de garantizar que cumpla con las consideraciones vigentes para creación del dato maestro de activo fijo. Si el valor del bien es mayor o igual a 50 UVT o si son: Computadores, televisores, amplificadores de audio y sonido, agitadores, balanzas para laboratorio, proyectores, sistemas de electroforesis, sonómetros o PHmetros, se determina que es un activo fijo de lo contrario no. En caso que el bien solicitado no cumpla con las consideraciones de activo fijo, se envía una notificación por correo electrónico a la Unidad Académica o Administrativa, informando que el bien no es un activo fijo. Se realiza la creación del dato maestro en SAP con la transacción AS01 (si es un activo principal) o AS11 (si es un subnúmero de un activo principal) Una vez creado el dato maestro, se verifica que la creación ha sido correcta visualizándolo con la transacción AS03. Una vez creado el dato maestro de activo fijo se verifica en SAP el código de material que el usuario debe ingresar al momento de generar la solicitud de pedido para compra Si luego de la anterior verificación, se identifica que no existe el dato maestro de material, se procede a Unidad Académica / Unidad Administrativa SAP-AM SAP-AM SAP-MM SAP-MM FOR Creación, borrado, bloqueo de Datos Maestros de Activos Fijos

4 crearlo en el sistema. Transacción MM01 y con la categoría de valoración Informar número de dato maestro de activo fijo y material La asignación del número de dato maestro se realiza de forma automática en el sistema de acuerdo con el rango preestablecido para cada clase. Una vez ejecutada la creación solicitada, se le informa a la Unidad solicitante por correo electrónico el número de dato maestro de activo fijo correspondiente. En el mismo formato se informa el dato maestro de material para el activo fijo correspondiente. 6. DEFINICIONES 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) FOR Creación, borrado, bloqueo de Datos Maestros de 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO Error al ingresar el material. CALIDAD DE SERVICIO Informar mal el código del material a la Unidad.

5 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 23/04/ Publicación 23/04/ Elaboración 14/07/2015 Publicación 03/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 14/07/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 29/07/2015 APROBÓ Paola Andrea Garcia Jefe Compras y 03/08/2015