Suministro de medicamentos e insumos para la salud. Tercerización o outsourcing

Transcripción

1 Suministro de medicamentos e insumos para la salud Tercerización o outsourcing

2 1. Qué es la tercerización o outsourcing? 2. Por qué tercerizar? 3. Qué objetivos buscamos con la tercerización? 4. Aspectos a considerar Contenido 5. Del Sector Salud, Quiénes han incursionado en tercerización? 6. Qué ventajas y desventajas han encontrado quienes experimentado la tercerización? 7. Recomendaciones de la OMS sobre tercerización 8. Qué podemos medir en tercerización?

3 Qué es la tercerización o outsourcing? Según Robert White, en su Manual del outsourcing, la tercerización es: La relación contractual entre un vendedor externo y una empresa, en la que el vendedor asume la responsabilidad de una o más funciones que pertenecen a la empresa.

4 Qué es la tercerización o outsourcing? El modelo de abasto tercerizado asigna una parte de la cadena a un tercero, encargado de distribuir los medicamentos hasta los puntos de atención para su entrega a los pacientes. Los servicios estatales de salud (SESA) conservan bajo su responsabilidad las fases de planeación y financiamiento, pero descargan en una o varias empresas la tarea de almacenar y distribuir los medicamentos hasta los centros de atención. los medicamentos hasta los centros de Organización del abasto de Medicamento en los Servicios Estatales de Salud. Potenciales consecuencias de la mezcla publico privada. López Moreno, Sergio, y otros autores. P S445tención.

5 Por qué tercerizar? Modelo Planeación Inicial Salud 1 Planeación requerimientos 2 Compra del medicamento 3 Distribución medicamento 4 Entrega del medicamento 5 Control Inventarios 6 Administración recetas 7 Pago del medicamento Porque: Tercerizado Vinculación Tercerizados Vinculación con sistemas de Terceros Farmacia IP SESA s Operador Logístico Los proveedores / mayoristas cubren una mínima parte del total de la distribución a las unidades habilitadas con farmacia. Cerca del 90% restante lo realizan los propios Servicios de Salud, pero con grandes ineficiencias y falta de controles. Se presentan inconvenientes (ineficiencia y falta de compromiso) con el personal que realiza la distribución o la entrega del medicamento. La mayoría de los estados no cuentan con sistemas de información que abarquen todo el proceso de suministro. El costo de distribución estatal es en promedio 40% mayor que el que representa para un tercero. (1) (1) A.T. Kearney, Estrategia de Abasto de medicamentos

6 Porque, hasta 2003, la distribución se realizaba con base en dos modelos Modelo rígido (90%) Por qué tercerizar? Modelo flexible con entrega directa (10%) Proveedor Almacén estatal/central Almacenes jurisdiccionales/ delegacionales Hospitales/ Centros de salud Proveedor Almacén estatal/central Almacenes jurisdiccionales/ delegacionales Hospitales/ Centros de salud Contrato Cerrado Puntos de entrega un o dos máximo Frecuencia calendarizada inflexible Modelo Inventarios empujar Planeación demanda estatal Contrato Abierto Puntos de entrega mas de dos Frecuencia por demanda flexible Modelo Inventarios jalar Planeación demanda puntos de consumo Orientado al almacenamiento Orientado al surtimiento efectivo de recetas

7 Qué objetivos buscamos con la tercerización de medicamento? Surtir completamente los medicamentos prescritos a los usuarios de los servicios Ampliar el horario de servicio a los usuarios de los servicios Contar con la información necesaria, confiable y oportuna para planear la demanda y acercarnos lo más posible a la necesidad real de medicamento Optimizar los recursos de la institución Eficientar los procesos de la cadena de suministro Apoyar acciones de mejora en la prescripción y uso racional de medicamento Retroalimentar la toma de decisiones Contener el gasto en medicamento

8 Objetivos de la tercerización (continuación) Medir beneficio / impacto del esquema de surtimiento de recetas a paciente en farmacias privadas. Superar el 95% en el surtido completo de recetas. Definir red logística de distribución y administración de farmacias. Optimizar del proceso de planeación de la demanda, mediante la administración de información de las recetas. Establecer controles para los procesos tercerizados: Distribución, Inventarios, Recetas y Prescripción. Ampliar horario de servicio en farmacias.

9 Aspectos a considerar El modelo recomendado incluye 1 Planeación requerimientos 2 Compra del medicamento 3 Distribución medicamento 4 Entrega del medicamento 5 Control Inventarios 6 Administración recetas 7 Pago del medicamento SESA s Operador Logístico Evaluar y determinar la necesidad real de la institución, en cuanto a servicio, cantidad y calidad de los medicamentos (lista institucional de medicamento. Recopilación y entrega de información necesaria al tercero: validación de usuarios, seguridad de la receta Implica cambios en: Bases de licitación: contrato multianual, abierto Ajuste en procedimientos administrativos: solicitud y entrega de medicamento, validación de facturas y pago Administración de la información de la receta: mecanismos de seguridad Implantación de un esquema de indicadores apropiados Monitoreo y supervisión interna, para garantizar apego a listas autorizadas y contratadas de medicamento Auditoría al proveedor Resistencia al cambio Ruptura de intereses creados

10 Bajo un modelo que incluya administración de recetas es posible obtener datos que apoyan no solo el proceso de planeación para compra de medicamentos, sino que proporciona información oportuna muy valiosa sobre los servicios otorgados Ejemplo: Reporte de Médicos a Nivel General: Información de Enero 05

11 Del Sector Salud, Quiénes han incursionado? TOTAL Estados Institutos y hospitales No. ESTADO / INSTITUCIÓN TERCERIZARON MEDICAMENTO EN: a AGUASCALIENTES X X X X 2 BAJA CALIFORNIA* X X 3 BAJA CALIFORNIA SUR X X 4 CAMPECHE* X 5 COAHUILA* X 6 COLIMA* X 7 CHIAPAS X X 8 CHIHUAHUA X 9 DISTRITO FEDERAL X 10 DURANGO X X X 11 GUANAJUATO X X X 12 GUERRERO* 13 HIDALGO* X X 14 JALISCO** X X X 15 MEXICO X X X 16 MICHOACAN X X 17 MORELOS* X 18 NAYARIT X X X X 19 NUEVO LEON X X X X 20 OAXACA X X X X 21 PUEBLA* X 22 QUERETARO 23 QUINTANA ROO X X 24 SAN LUIS POTOSI* 25 SINALOA* X X 26 SONORA* 27 TABASCO X X X X 28 TAMAULIPAS X X X X 29 TLAXCALA X X 30 VERACRUZ X X X 31 YUCATAN X X X 32 ZACATECAS Suministro de Medicamentos en Insumos para la Salud TERCERIZARON MEDICAMENTO EN: 2006* a No. ESTADO / INSTITUCIÓN 33 HOSPITAL DE LA MUJER 34 HOSPITAL GENERAL MANUEL GEA GONZÁLEZ 35 HOSPITAL GENERAL DE MÉXICO* 36 HOSPITAL INFANTIL DE MÉXICO FEDERICO GÓMEZ 37 HOSPITAL JUÁREZ DE MÉXICO 38 HOSPITAL NACIONAL HOMEOPÁTICO * No reportó información para 2007 y TERCERIZARON MEDICAMENTO EN: 2006* a HOSPITAL PSIQUIÁTRICO INFANTIL "JUAN N. NAVARRO" X 40 HRAE BAJIO 41 HRAE OAXACA* X 42 HRAE TUXTLA GUTIÉRREZ X X 43 HRAE TAPACHULA* 44 INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA X X 45 INSTITUTO NACIONAL DE CARDIOLOGÍA IGNACIO CHÁVEZ * 46 INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS MÉDICAS Y NUTRICIÓN SALVADOR ZUBIRÁN 47 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSIO VILLEGAS * 48 INSTITUTO NACIONAL DE NEUROLOGÍA Y NEUROCIRUGÍA MANUEL VELASCO SUÁREZ 49 INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA X X X 50 INSTITUTO NACIONAL DE PERINATOLOGÍA ISIDRO ESPINOSA DE LOS REYES 51 INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRÍA RAMÓN DE LA FUENTE 52 INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACIÓN (ORTOPEDIA) 53 INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL AL SERVICIO DE LOS X TRABAJADORES DEL ESTADO 54 INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL AL SERVICIO DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO DE X MÉXICO 55 SERVICIOS DE ATENCIÓN PSIQUIÁTRICA* ** No reportó información para 2007 y 2008, pero es sabido que terceriza.

12 Ventajas encontradas Garantía de surtido de claves autorizadas. Asegurar la calidad de los medicamentos. 0 % en merma, caducidad y problemas de lento o nulo movimiento Requerimientos de claves de acuerdo a necesidades reales Atención de calidad. (Mayor satisfacción de los usuarios) Disminución de carga de trabajo para los empleados del sector salud (unidades y hospitales), especialmente de médicos. Redistribución del personal que se utilizaba para esta función hacia otras áreas de la entidad o institución, que requerían apoyo en recursos humanos.

13 Ventajas encontradas (continuación) Aceptación del nuevo sistema por parte de la base trabajadora posterior al entendimiento de las bondades ofertadas por el mismo. Reducción en el costo que implica la administración de la cadena de abasto, permitiendo reorientar recursos para programas de medicina preventiva($) u otras mejoras en cuanto a infraestructura u operación, en beneficio el propio usuario

14 Desventajas encontradas Entre las desventajas al incursionar en tercerización se encontraron las siguientes: Falta de información necesaria para el tercero: cpm, afiliación, etc. Falta de coordinación en la implementación de los recetarios utilizados. Resistencia del personal de los Servicios de Salud al nuevo sistema de abasto Falta de definición de los mecanismos que permiten una adecuada solicitud, surtido y utilización de los materiales de curación. Bloqueo de proveedores del tercero Errores en la contabilidad de productos otorgados al usuario al momento de facturar, debido al tipo de presentación de las claves y menudeo unitario. Errores de facturación derivadas de inconsistencias en la escritura de la prescripción y errores de captura por parte de la empresa Inexperiencia del personal contratado por la empresa. Incumplimiento en algunos rubros: medicamentos, horarios, etc.

15 Recomendaciones de la OMS sobre tercerización Si va a tercerizar, la OMS recomienda: Cualquier actividad relacionada con la distribución de productos farmacéuticos delegada a una persona o entidad debe realizarse de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato entre ambas partes El contrato debe definir las responsabilidades de cada una de las partes incluyendo el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Distribución (BPD) La subcontratación a su vez es posible en ciertos casos, pero siempre con la aprobación del contratante Toda entidad o persona contratada para distribuir productos farmacéuticos debe ser auditada periódicamente Toda entidad o persona que acepte distribuir producto debe cumplir con lo establecido en las guías de BPD

16 En resumen, el Reporte 40 de la OMS sobre BPD considera estos aspectos

17 Cadena de suministro Entrada Indicadores propuestos para medir tercerización Indicadores propuestos para medir el servicio de tercerización de medicamento - Sector Salud Grupo No. Proceso Indicador Fórmula Objetivo Estándar Frecuencia de Medición Fuentes de información Responsable de medición 1 Proceso licitatorio. Consideración de necesidades reales: - Medicamento surtido y no surtido, - Lista de medicamentos a incluir, - Aprendizaje de ciclos anteriores con el tercero (resultados de la evaluación de su desempeño), y - Ajustes a procedimientos en la operación del servicio Cada evento 2 Planeación de demanda Exactitud en la planeación de la demanda Número de claves en punto de consumo con una variabilidad menor al +-20% / Total de claves (comparación demanda pronosticada vs. demanda real) Identificar el grado de precisión entre la demanda pronosticada y el consumo real 80% Anual - Reporte de claves en desabasto - Kárdex - Control de insumos - Sistema de Administración de la Receta (SAR) Administrador estatal o institucional del contrato / Área Médica 3 Adquisiciones Compra alterna de claves incluidas en contrato (Importe de las compras emergentes o alternas de claves incluidas en contrato) / (Monto total del contrato) Identificar el porcentaje de compras de medicamento que se realizan, en virtud de incumplimiento del tercero 2% Mensual - Reportes o facturas de las compras alternas realizadas de claves incluidas en contrato Administrador estatal o institucional del contrato Distribución /inventarios Distribución /inventarios Prescripción médica Nivel de servicio del tercero a unidades médicas de la institución (en su caso) Probabilidad de desabasto Prescripción ajustada a la lista de medicamentos autorizada para la entidad / institución (Unidades entregadas a tiempo y completas desde almacén del tercero a unidades médicas de la institución) / (total de unidades solicitadas al tercero) Total ((Claves con exist. en alm. <= 15 días) y con (tráns1) = 0)) / Total (Claves con información de consumo promedio mensual) Total de claves prescritas dentro de lista autorizada / Total de claves de la lista autorizada Identificar el nivel de atención que el tercero está otorgando a unidades médicas o farmacias de la institución, cuando estas no están bajo la administración del tercero Identificar con el tiempo suficiente, la probabilidad de desabasto para realizar las acciones necesarias a fin de minimizarlo Identificar, evaluar y, en su caso, determinar la exclusión o inclusión de medicamentos a la lista aplicable a la entidad / institución 100% Mensual 10% Semanal 98% Mensual - Control de insumos - Calendario de entregas - Solicitudes de insumos, dentro de contrato - Kárdex - Control de insumos - Receta - Lista de medicamentos incluida en el contrato - SAR Administrador estatal o institucional del contrato Tercero / Unidades médicas / Farmacias Administrador del contrato y Comité estatal / institucional de medicamentos 7 Prescripción médica Prescripción fuera de la lista de medicamentos incluida en el contrato Total de claves prescritas fuera de la lista de medicamentos incluida en el contrato / Total de claves prescritas Cuantificar la prescripción que se hace fuera de la lista de medicamentos incluida en el contrato, cuyo abasto o desabasto no es imputable al tercero. Identificar las claves que bajo la situación antes dicha, son susceptibles de incluir en la nueva licitación, a fin de cubrir lo más posible la demanda del usuario de los servicios, bajo el esquema tercerizado. 2% Mensual - Receta - Lista de medicamentos incluida en el contrato - SAR Administrador estatal institucional del contrato

18 Salida Cadena de suministro Indicadores propuestos para medir tercerización Grupo No. Proceso Indicador Fórmula Objetivo Estándar 8 Cadena de abasto Indicadores propuestos para medir el servicio de tercerización de medicamento - Sector Salud Costo unitario de la cadena de abasto (Costos de almacenes + Costos de transporte + Costos de inventario + Gastos operativos + Personal de adquisiciones) / (Total de unidades compradas) Medir el costo total de la cadena de abasto y determinar el costo unitario promedio para abastecer una unidad (pieza) de medicamento Frecuencia de Medición $2.00 Anual Fuentes de información - Kárdex. - Control de insumos. - Costos de mantenimiento de vehículos. - Nóminas. - Servicios de mantenimiento de almacenes. - Costos de las claves (porgramados y compras alternas). Responsable de medición Administrador estatal institucional del contrato 9 Surtimiento completo de medicamento en forma inmediata Total de pacientes con recetas surtidas completamente en forma inmediata / Total de pacientes encuestados Conocer el nivel de surtimiento de medicamentos a los derechohabientes / usuarios de manera inmediata 95% Mensual - Encuesta de satisfacción del usuario y recetas surtidas completamente. - Receta Red de calidad de la entidad/institución - SAR 10 Surtimiento Total de días naturales transcurridos entre le emisión de la receta y el surtimiento completo de la misma Promedio del total de días transcurridos entre la emisión de la receta y el surtimiento completo de la misma de los pacientes encuestados con surtimiento completo de recetas en forma diferida Estimar el número de días que en promedio se surte completamente aquel paciente que no pudo ser surtido de manera inmediata, a fin de determinar acciones tendientes a reducir el tiempo que transcurre entre la emisión de una receta y el surtido completo de la misma. 1 día Mensual - Encuesta de satisfacción del usuario y recetas surtidas - Recetas - Vales - SAR Red de calidad de la entidad/institución / Administrador estatal o institucional del contrato 11 Uso de vales para surtimiento de recetas Identificar el porcentaje de pacientes que son referidos a otras farmacias para completar el surtimiento de sus Total de pacientes, surtidos mediante recetas, considerando que ésta es una vales / Total de pacientes encuestados medida excepcional, dados los inconvenientes y costo que puede representar para un paciente el trasladarse de un punto a otro. 5% Mensual - Encuesta de satisfacción del usuario y recetas surtidas - Recetas - Vales - SAR Red de calidad de la entidad/institución / Administrador estatal o institucional del contrato

19 Administrativo Indicadores propuestos para medir tercerización Indicadores propuestos para medir el servicio de tercerización de medicamento - Sector Salud Grupo No. Proceso Indicador Fórmula Objetivo Estándar 12 Presupuesto Avance financiero. Total pagado / Monto total del contrato De acuerdo al esquema de facturación, medir las variables de presupuesto, facturación, tiempo por transcurrir, y expectativa de la demanda, a fin de determinar las acciones conducentes. Según planeación Frecuencia de Medición Fuentes de información Responsable de medición Mensual - Contrato y facturas Contabilidad 13 Pago Pago oportuno Total de días transcurridos entre la presentación completa de facturas Garantizar que el contratante realiza el para pago y el cheque listo para cobro, pago al tercero en el plazo establecido o bien, transferencia bancaria en el contrato, a fin de estar en efectivamente realizada al proveedor / condiciones plenas de exigir el Total de días establecido en el cumplimiento por parte del tercero. contrato como periodo máximo para la realización del pago 100% Mensual - Facturas y cheque o comprobante de transferencia bancaria Contabilidad 14 Cumplimiento del contrato Sanciones aplicadas Importe total por concepto de sanciones aplicadas al tercero / Importe total del contrato Garantizar que se aplican las sanciones respectivas al tercero, así como en función de las mismas, determinar el impacto en el servicio por incumplimiento del tercero, a fin de considerarlo en los criterios de selección en las bases de licitación. 2% Mensual - Receta - Control de insumos - SAR Administrador estatal o institucional del contrato, o bien, área médica y Contabilidad

20 G r a c i a s