Manual de Manejo y Control de Inventarios. Fundación Tierra de Esperanza

Transcripción

1 Manual de Manejo y Control de Inventarios Fundación Tierra de Esperanza Dirección Nacional Exeter 540 D, Fono: (041) Mail: contacto@tdesperanza.cl Concepción Junio 2012

2 MANUAL DE MENEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Fundación Tierra de Esperanza Introducción El presente manual tiene por objetivo ser un instructivo formal, que entregue directrices claras sobre la forma de registrar y controlar los distintos Activos fijos que posee la Fundación, proporcionando información oportuna y actualizada del estado de los bienes. Objetivo; Normar y controlar el registro material de los distintos bienes que posee la Fundación, su incorporación, estado material, ubicación, su vida útil y dada de baja del registro según corresponda. I Generalidades 1. Responsables; Será responsabilidad del Director de Proyecto velar por que los registros de inventarios se mantengan correctamente actualizados y a disposición de los distintos estamentos que se encuentren facultados para solicitarlos, tanto internos como externos, tales como Dirección Nacional, Regional, Sename, entre otros. 2. Cada proyecto tendrá su respectiva Planilla de Registro de Inventario.

3 3. Conceptos a. Activo Fijo; Conjunto de bienes tangibles adquiridos por compra, donaciones, adjudicaciones etc. Que forman parte del patrimonio de la fundación. b. Planilla de Registro Inventario; Registro escrito, ordenado, clasificado y valorizado de todos los bienes tangibles que posee la fundación, según formato institucional. c. Bienes de uso; son los bienes que no sufren un desgaste inmediato por su utilización como por ejemplo; escritorios, sillas, Pc etc. d. Bienes en Buen estado; Son aquellos que prestan utilidad para el fin que fueron adquiridos. e. Bienes en mal estado; Son aquellos que no pueden ser utilizados para el fin que fueron adquiridos, por presentar deterioro considerable. f. Bienes en regular estado; Son aquellos que presentan un deterioro que no les impide ser utilizados para el objetivo por el cual fueron adquiridos. g. Ingreso al inventario; es el acto material de registrar en la planilla de registro el bien adquirido como patrimonio de la Fundación. h. Dar de Baja; es el acto material autorizado por el Director ejecutivo o por quien el delegue expresamente, con el cual la Fundación se desprende de un bien que formaba parte de su patrimonio.

4 i. Bienes inventariable; se entenderá como tal, todo bien tangible adquirido por la fundación, ya sea por compra o donación que preste utilidad en el tiempo. j. Bienes Complementarios; se entiende como tal aquellos bienes que se complementan en su uso k. Código asignado; corresponde al numero correlativo asignado al bien. l. Propiedad : Poder directo para uso, goce y enajenación de un bien II Implementación del Inventario; 1. Cada proyecto o centro de costo deberá tener una Planilla de Registro de inventario. 2. Todo el proceso de registro, mantenimiento y control del inventario se regirá por el presente Manual de Inventario proporcionado por el referente administrativo de Dirección Nacional asignado. 3. Toda duda que surja con respecto al registro y mantenimiento del inventario, deberá ser consultada por escrito por el Director de proyecto al Referente Administrativo de Dirección Nacional asignado, con copia al Director Regional según corresponda. 4. Será responsabilidad del director de proyecto velar por que el registro se mantenga actualizado y a disposición de las distintas instancias de control. 5. El inventario actualizado será enviado mensualmente junto al libro banco mensualmente el primer día hábil de cada mes.

5 Ingreso al Inventario; Las causales por la cual un bien ingresa al registro de inventario Institucional son; 1. Por compra del Bien 2. Por donación a la Fundación Inscripción en el registro de Inventario; 1. Todo bien adquirido por la Fundación ya sea por compra o donación, deberá ser registrado en la respectiva Planilla de registro de inventario, según el formato entregado. 2. El acto de inscripción en el registro de Inventario será realizado por la Secretaria Administrativa del proyecto al cual se destine dicho bien, en caso de este cargo no exista, el ingreso será realizado por el Director de proyecto. 3. El registro se debe realizar al momento de ingresar recibir materialmente el bien. 4. El registro se mantendrá materialmente en el proyecto resguardado por el Director de proyecto, quien deberá visar cada una de las hojas según formato. 5. Después de ingresado el bien al registro de inventario, deberá ser etiquetado, entendiendo por tal el acto de adherir a dicho bien la respectiva etiqueta de registro según formato proporcionado formalmente por el área Financiera contable, debiendo individualizarse el tipo de bien, el código

6 asignado, identificación del lugar físico en donde se encuentra (oficina, cocina, baño etc.,). 6. Los bienes complementarios, deberán ser inventariados en forma individual 7. todos lo bienes deberán ser valorizados; entendiendo por tal el valor factura. 8. Los bienes que no formen parte de la Propiedad de la Fundación no podrá se registrados en el Inventario. Egreso de bienes del Inventario Se entenderá que un bien egresa del inventario, cuando ocurran las siguientes situaciones; 1. Traslado del bien a dependencias de otro proyecto. 2. Bien dado de Baja : se entenderá que un bien es dado de baja en los siguientes casos; cuando; a. El bien sea enajenado b. Por perdida del Bien c. Robo del bien d. Destrucción del bien III Formalidades para dar de Baja un bien del inventario. Para que un bien sea dado de baja del inventario se deberán cumplir las siguientes formalidades;

7 1. Enviar al Director ejecutivo por intermedio del referente administrativo contable de Dirección Nacional, nomina del o los bienes que se solicitan dar de baja, según formato. 2. Fundamentar por escrito, la razón de la solicitud. 3. El destino que se les dará a dichos bienes. 4. El Director de Proyecto deberá 5. recibir la autorización formal del Director ejecutivo, para proceder a dar de baja los bienes. Si la solicitud de dar de baja un bien se fundamenta en una causal de robo, hurto u otra acción atribuibles a terceros adicionalmente a los puntos anteriores de deberá adjuntar. 1. Informe escrito señalando la situación en que se produzco la perdida, por los motivos señalados 2. Las acciones legales que se están realizando tendientes a esclarecer los hechos 3. estados de avance en los proceso legales que se sigan con posterioridad al hecho acaecido 4. Informe final con las resoluciones y sentencias de las instancias legales respectivas. 5. La Fundación, se reserva el derecho a solicitar la restitución del bien si la pérdida por hurto o robo se produzca por negligencia de quien era responsable de mantener a buen resguardo el o los bienes. Se entenderá como falta grave que el Director de Proyecto el no cumplimiento de las disposiciones señaladas.

8 IV Proceso de Mantenimiento del Inventario. El inventario se debe mantener constantemente actualizado entendiendo por tal; 1. Cada vez que se adquiera un bien inventariable, se deberá incorporar al registro en forma inmediata, cumpliendo con los requisitos de ingreso al inventario. 2. El inventario se revisara mensualmente, debiendo entregar el registro mensualmente junto a los registros contables los días 1 de cada mes o día hábil siguiente en caso de que sea festivo. 3. Se deberá señalar si han realizado modificaciones, entendiéndose por tal ; i. Incorporaciones ii. Egresos Formativa Final; Todo tema relacionado con los inventarios institucionales que no haya sido señalado por el presente manual, deberá ser instruido por el área Financiera Contables por los canales formales establecidos por la Fundación.