GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES

Transcripción

1 GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES Toda institución posee su propia identidad. Es así como ésta suele figurar en los documentos institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su cultura. Establece un conjunto de normas y reglas de cortesía, buenas prácticas protocolarias y fórmulas que refuerzan las relaciones humanas dentro y fuera de la Institución, para lograr su propio perfil. La identidad institucional se basa en su dimensión, misión, valores, principios, ideales, en la composición de sus colaboradores y actividad, construyendo su carácter distintivo, la cual la hace única y diferente a las demás. En un ceremonial, se utilizan una serie de piezas, medios, materiales y escenarios para la celebración del evento, donde se debe cuidar el más mínimo detalle. Lo que se utilice debe ser uniforme y acorde con la de imagen institucional guardando la sobriedad, buscando siempre la sencillez y el buen gusto en la preparación de los escenarios. El Protocolo institucional se convierte en la imagen de la organización en sus presentaciones sociales, se aplica en diferentes ámbitos organizacionales. Sin embargo, lo importante es su alineación con la estrategia que la universidad quiere transmitir como entidad y como marca, junto con el talento humano que la conforma. Al momento de pensar en organizar una actividad de cualquier índole bien sea: académica, deportiva, social, cultural, etc., por mínimo que sea debemos cuidar nuestra imagen y saber qué clase de protocolo se necesita y se debe cumplir de acuerdo al tipo de evento y filosofía de la universidad. Es importante conocer las técnicas de la práctica protocolaria, a la planificación de cada uno de los tipos de actos, los cuales exigen aplicaciones específicas. Existen técnicas para la organización de un evento o actividad, las cuales son consideradas como el conjunto de herramientas, métodos, sistemas y aplicaciones, que basadas en las normas y las reglas de la universidad, se deben tener en cuenta: la planeación, el protocolo y la logística. La aplicación del protocolo nos permite actuar de acuerdo a las costumbres y tradiciones, para el agrado de los invitados y el prestigio de la universidad y sus representantes. Aquí está en juego la reputación institucional, que se debe cuidar con cada detalle de la planeación de todo evento o actividad.

2 PLANEACIÓN: Es muy importante tener claro que se pretende con el evento, su filosofía, su finalidad y sus objetivos. Por lo anterior debemos identificar los siguientes aspectos para la organización de un acto: Objetivo: clase de evento (comercial, cultural, académico, institucional, deportivo, social, religioso, familiar o de Estado), cuál es el propósito y a quién va dirigido Número de invitados: Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto que requiero. Por ejemplo: tarjetas, correo, material de apoyo, refrigerios, almuerzos o cenas, papelería, personal de apoyo, entre otros. Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia: Si el invitado es de alto rango se le debe enviar una carta donde se le informe sobre el evento y la importancia de la presencia de él. La carta debe enviarse con un (1) mes de anticipación. El evento se agenda con tiempo una vez confirme la asistencia el invitado de honor. Características del sitio: Acceso, comodidad, iluminación, ambientación, parqueadero y seguridad. Actividades a desarrollar: Permite definir si se requiere salones alternos, ayudas audiovisuales, apoyo fotográfico, internet, intranet, diseño de imágenes o escenarios virtuales, Wi-Fi y GSM con navegador y aplicaciones de mensajería instantánea, comunicaciones múltiples (teleconferencia y video conferencias), streaming, acreditaciones, entre otros. Hora: Está sujeta a la característica del evento. Si es una rueda de prensa lo ideal es programarla para las 10 de la mañana. Fecha: Revisar la programación institucional para evitar que el evento se cruce con otras actividades que le resten visibilidad. Identificar si el evento requiere organización protocolaria: Se comunicará a la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, mínimo con quince (15) días de anticipación.

3 PROTOCOLO: Guión: Una vez se tiene claro lo que queremos decir, buscamos la idea central para hacer el guión y establecer el cómo lo hacemos. Esta herramienta permite ordenar por escrito el programa de la ceremonia y contiene la estructura del programa. El guión o libreto contempla cuatro (4) partes: Bienvenida Introducción (motivo que convoca a los invitados) Destacar la presencia del personaje que da realce a la ceremonia y demás miembros de la mesa principal o de honor. Despedida Banderas: La banderas deben ir ubicadas a mano derecha de la mesa principal. Para los actos institucionales se utilizan las banderas de Colombia, Valle del Cauca y Santiago de Cali. La bandera institucional debe ubicarse al lado izquierdo de la mesa principal. Atril: Ubicarse a la derecha de la mesa principal. Presentador o Maestro de Ceremonia: Es quien orienta el acto. Debe contar con habilidad para manejar cualquier imprevisto o cambio que se presente de momento. Himnos: En los actos institucionales se deben entonar los himnos de Colombia y a Santiago de Cali, si asiste el gobernador o un Diputado es obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca. Sumado a este, el himno institucional en actos académicos y protocolarios. Porta nombres: son los membretes se utilizan para identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal. Solo el nombre y el cargo (no doctor, no señor). Pueden elaborarse en papel Kimberly Blanco, dobladas al centro y con la información por ambas caras y así puedan ser leídas por los miembros de la mesa principal al momento de sentarse y evitar confusiones. Agenda: Se desarrolla a medida que transcurre el evento (no es correcto leer todo el programa al inicio del acto). De acuerdo a la agenda se tendrá en cuenta el orden: Los himnos (mayor a menor), los discursos de menor a mayor (primero habla el anfitrión y por último, la persona más importante o el homenajeado).

4 Mesa Principal: Según el acto, habrá una mesa de honor cubierta con el mantel azul (institucional). En esta mesa se ubican las personas que presiden el acto y el invitado especial si lo hay. Siempre debe ser número impar y máximo siete (7) personas. Las invitaciones: Cada acto es único, con sus singularidades, que permiten modificar las partes, pero sin que se vean adulteradas las líneas generales de la universidad. LOGÍSTICA: El éxito de toda actividad requiere de una buena logística y para ello hay que tener en cuenta los siguientes elementos al momento de organizar y desarrollar la logística del evento. Menaje: Silla, mesas, manteles, platos, cubiertos, vasos, jarras, bandejas, otros. Depende del número de invitados y de la actividad que se va a desarrollar. Catering: Servicio de alimentación que provee una cantidad determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diferente índole. Éste dependen del horario, la duración del evento y la cantidad de invitados. Asegurarnos que la empresa que atiende el servicio de catering cumpla con los requisitos legales como es el Registro Sanitario y las Buenas Prácticas de Manipulación y, sobre todo, disponer de un buen sistema de autocontrol que garantice la calidad y la salubridad de los productos. Lista de invitados: Determinar a quién queremos invitar o sea el público objetivo. Es muy importante confirmar la recepción de la tarjeta y asistencia al evento. Tarjeta de Invitación: El diseño deberá respetar el Manual de Identidad Visual de la Universidad, usando siempre los colores corporativos. El diseño de la tarjeta debe tener el visto bueno de la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo. Por cortesía, la tarjeta de invitación deben enviarse 15 días antes del evento. Medios audiovisuales: Debemos conoce el tipo de evento que vamos a producir y dónde se va a realizar (exterior o interior) son datos indispensables para el equipo técnico. La comunicación audiovisual se refiere al intercambio de mensajes entre personas a través de un sistema tecnológico sonoro o visual. Verificar de acuerdo al tipo de evento que ayudas audiovisuales se necesitan. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas el día anterior y antes de dar inicio al evento.

5 Medios de Comunicación: es importante convocar a los Medios de Comunicación cuando el acto amerite difusión con medios externos y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, se debe diseñar el acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios: prensa escrita, fotógrafos, radio, televisión. Cada uno tiene sus propias exigencias. Todo acto tiene que interesar a los medios, buscando eso sí, que el máximo interés se concentre, desde el punto de vista gráfico, en aquello que recoja los objetivos y mensajes del evento y la venta de nuestra imagen. Comprensión visual: Hace referencia a la comunicación no verbal. No olvidemos que los elementos son transmisores de información y deben complementar a las técnicas orales. En ocasiones lo visual impacta más que la palabra. Por ejemplo: la iluminación como valor descriptivo, expresivo y simbólico. El reflejo, las sombras, la temperatura. Todos ellos son elementos que nos obligan a plantearnos los materiales, las texturas, las formas de evitar distorsionar la imagen. Decoración integral: Hay que ocuparse de todos los espacios: la zona del público, el catering, de la entrada, de la fachada del salón, de cualquier lugar que forme parte del evento. La decoración y diseño del escenario debe ser sobria, sencilla, cuidar los detalles como la iluminación o sombra, decoración floral, uso de medios tecnológicos y audiovisuales, imágenes corporativas en tres dimensiones: predominio de los colores corporativos, sensación de amplitud, uso de elementos que transmitan acercamiento y transparencia, ausencia de imágenes que por su amplitud o características desvíen la atención del motivo central. Hoy no se decora por gusto personal, sino de acuerdo a las técnicas de diseño y los objetivos del acto. Atril: Deben ser estilizados y sencillos. Se recomienda usar los institucionales que están a cargo de la Coordinación de Relaciones Públicas y Protocolo. Flores: No se deben ubicar encima de la mesa principal, sino en el suelo o delante del atril en el piso. Se pueden utilizar para decorar el salón. Debe ser sencilla y sobria, pero muy solemne y muy corporativa al mismo tiempo. Tarima: Si se requiere, se debe verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de acuerdo a la actividad a desarrollar. Es importante que los escenarios o plataformas sean seguros y prácticos para evitar accidentes. La Universidad cuenta con una tarima que administra la Oficina de Servicios Operacionales.

6 Sonido: Contratar o solicitar el sonido necesario para amplificar. Si el espacio es cerrado o abierto deben tener en cuenta las especificaciones de mayor o menor potencia. Hacer pruebas antes de dar inicio al evento. Material POP: Garantizar la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, lapiceros, etc. Si es el caso debe prepararse material de apoyo (cartillas, carpetas, volantes, etc.). Seguridad y equipos de emergencia: La planificación de este tipo de dispositivos ésta directamente vinculada con las dimensiones del acto que tenemos entre manos. Un espacio seguro no solo es el que está protegido, sino aquel en que se han puesto las medidas necesarias para que nada malo suceda. Eventos como una visita del Presidente, Ministro, Embajador y otros, están condicionados al diseño de un dispositivo de seguridad. Transporte: Si se requiere para expositores, invitados o asistentes en general. Se debe coordinar las rutas, nombres del conductor responsable de transportar, placas y marca del vehículo. Hay que tener en cuenta las personas, las edades y condiciones físicas para elegir la clase de transporte. No olvidar que los vehículos cumplan con las normas de seguridad requeridas con el estamento público local.

7 Tipos de eventos Por carácter: Tipo Características Designación Actos sociales y culturales Asociaciones Cátedras Internacionales Corporativos Empresariales Es un acontecimiento importante que puede abarcar cualquier área social, artística, deportiva. Los mismos pueden presentarse como seminarios, conferencias, inauguraciones, talleres, exposiciones. Cada uno tiene su interés. Agrupación de personas que ejercen una misma profesión, actividad o especialidad, organizadas para realizar una actividad colectiva en forma estable, sin ánimo de lucro y democrática. Es de carácter voluntario. Espacio propio para el análisis de temas coyunturales y construcción de relaciones interinstitucionales. Gira en torno a temas de gran impacto internacional. Pueden ser del sector gubernamental, empresarial y académico. La Cátedras Internacionales tienen una duración de 2 a 5 días. Herramienta fundamental que las empresas utilizan para motivar, capacitar, fidelizar y reconocer tanto clientes internos como externos. Su carácter es obligatorio. Son eventos corporativos esenciales para los negocios de hoy, Tienen como objetivo impulsar el crecimiento desde adentro, enfocado a reforzar y lograr de las metas propuestas. Comida de trabajo (desayuno, almuerzos o cenas), cocteles, bufés, banquetes. Se reúnen cada año Hacen parte de esta categoría: simposios, congresos, mesas redondas, panel, seminarios, muestras gastronómicas, actividades culturales, deportivas, encuentros. Encuentros, seminarios, juntas, convenciones, convivencias, etc. Ferias, conferencias, actividades inter-empresas

8 Por su objetivo: Seminario Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo De naturaleza técnica o académica, integrada por un grupo de ponentes con dominio de un tema donde aportan sus conocimientos y experiencias. A su vez comparten un interés en el tema que se trate. Es una forma de docencia e investigación al mismo tiempo. Realizar estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas. Tiene como fin actualizar, capacitar e integrar días Local, regional, nacional e internaciona l Similar a las de un foro, coloquios o simposios. Se considera seminario a las reuniones que presentan estas características siempre que tengan un mínimo de 50 participantes. De 3 a 5 expositores. Científico. Abierto o cerrado, técnico. Antes iniciar un evento debe apagar su celular o ponerlo en silencio o vibración. No utilizar cámara fotográfica ni videos, si no está autorizado. Asegurarse no dejar el celular a la vista de otros. En reuniones debe mantenerlo apagado. llamadas mientras está en reunión. Si es necesario contestar la llamada en medio de una reunión, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

9 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Antes iniciar un evento debe apagar su celular o ponerlo en silencio o vibración. Simposio Grupo selecto de personas expertas en determinadas ramas del saber, exponen diversos aspectos o problemáticas sobre un tema central. Intercambiar, aportar y enseñar 2 a 3 días Andina, Iberoamerica no, Latinoameric ano, mundial, internacional. Ponentes expertos en un tema. Los participantes pueden intervenir, con el fin de refutar o apoyar las tesis expuestas, (no polemizar sino informar los diferentes puntos de vista). El coordinador es quien debe introducir el tema, presentar a los ponentes enunciar algunos datos de su vida profesional y académica, No utilizar cámara fotográfica ni videos, si no está autorizado. Asegurarse no dejar el celular a la vista de otros. En reuniones debe mantenerlo apagado. reunión. Si es necesario contestar la llamada en medio de una reunión, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

10 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Mesa Redonda Reunión informal y periódica de personas interesadas en un tema concreto con el fin de intercambiar ideas, sus experiencias, conocimiento, dirigidos por un moderador. Definir conclusiones de un tema. 1-2 horas De acuerdo al carácter geográfico Es un debate sin mayor apoyo empírico. Puede hacer parte de un seminario y al final se sacan conclusiones. Puede ser una herramienta usada para una teleconferencia. reunión. Si es necesario contestar la llamada, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público. Foro Reunión de distintas personas que conversan entorno a un tema de interés común. Guiado por un moderador. 1 a 5 días Regional, Nacional Internacional Libre expresión, informal (casi siempre), limita el tiempo de exposiciones, se controla la participación espontánea, imprevisible, y heterogénea de un público numeroso desconocido. reunión. Si es necesario contestar, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

11 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Panel Reunión entre varias personas sobre un tema específico. Es un debate en que cada expositor presenta su opinión y punto de vista sobre el tema. Los panelistas conocen el tema a profundidad. Actualizar e intercambiar 1 a 5 días Regional, Nacional Internacional Suele tener de tres a cinco miembros; máximo, siete es el número aceptable en un panel de expertos para que la reunión sea operativa. El equipo de expertos discute el tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo. reunión. Si es necesario contestar, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público. Congreso Es la difusión e intercambio de conocimientos, mostrándo tendencias. Académico, científico, técnico, gremial, conferencias magistrales, producción de memorias. 2 a 3 días Andina, Iberoamerica no, Latinoameric ana Internacional. Agrupa una serie de eventos dentro del mismo congreso. Se identifican por el hecho de que los asistentes desempeñan un rol interactivo participando activamente en debates, foros, ponencias. reunión. Si es necesario contestar, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

12 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Conferencia Exponente destacado que debate o que expone sobre un determinado asunto. Analizar una o varias soluciones de un problema. Proporcionar información experta con continuidad 1 hora 1/2 Andina, Iberoamerica no, Latinoameric ana Internacional. Exposición magistral. Público abierto. No se deben hacer preguntas. Se recogen resúmenes abstractos o actas. reunión. Si es necesario contestar, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público. Convención La manera de tomar decisiones alrededor de un tema específico (económico, político, industrial) y otros. Interés colectivo Imagen, integración, actualización, intercambio, recomendación 3 a 8 días Andina, Iberoamerica no, Latinoaméric a Internacional. Carácter geográfico. Económico, político, técnico, académico, comercial. reunión. Si es necesario contestar, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público. Debate Es un acto de comunicación, el cual se vuelve más complejo y completo a medida que las ideas expuestas van aumentando en cantidad y solides de argumentos. Exponer y conocer posturas, bases y argumentos funcionales de distintas partes. Cumplen un rol de aprendizaje y enriquecimiento para quienes participan. 2 horas Local, Departament al, Nacional, Latinoameric ano Internacional,. Público activo y pasivo. Máximo 6 personas. No se trata de imponer el punto de vista personal, sino de convencer usando la exposición, la argumentación y la contra-argumentación. reunión. Si es necesario, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

13 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Jornada Presentación magistral por parte de varios expositores sobre algunos puntos de un tema Profundizar sobre un tema específico 1 a 5 días Internacional, Nacional, Regional, Municipal. Público que tenga conocimiento del tema a profundidad. reunión. Si es necesario, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público. Taller Lugar donde se realiza un trabajo práctico. Desarrollo de una metodología de aprendizaje. Aplicar una metodología para luego comprobar lo aprendido Depende del tema Puede ser a nivel interno o local. También hacer parte de un seminario o congreso. Carácter práctico, público variado y reducido para logro del objetivo. Pocas personas (grupos de 4 a 5) reunión. Si es necesario, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público. Asamblea Reunión de numerosas personas con un objetivo común, convocadas con tiempo. Considerar principios de cooperación, promover estudios o hacer recomendaciones, examinar y aprobar presupuestos, elegir miembros no permanentes, adopción de medidas colectivas. 2 a 4 horas De acuerdo al carácter geográfico Sistema de votación reunión. Si es necesario, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

14 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Al iniciar un evento debe apagar su celular o ponerlo en silencio o vibración. Actos Sociales Se realizan en el marco de las anteriores Depende de la clase de evento Interno, local. Desayuno: 1 hora, Refrigerio: 20 min., Almuerzo; 2 horas, vino de honor: 1 hora, coctel: 2 horas, lanzamientos: 1 hora, Exposiciones artísticas: 1 a 2 horas. No utilizar cámara fotográfica ni videos, si no está autorizado. Asegurarse no dejar el celular a la vista de otros. En reuniones debe mantenerlo apagado. reunión. Si es necesario contestar la llamada en medio de una r almuerzo o cena, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público.

15 Tipo Descripción Objetivo Duración Entorno Características Protocolo Actos Académicos y Administrativos Aquellos que se desarrollan al interior de la institución, en el marco de un acontecimiento de gran significado académico, con el fin de dar visibilidad a la dinámica académica o administrativo de la misma. Depende del acto o evento -Ceremonia de Grados: 1 a 2 horas. -Nombramientos o Actos de Posesión: 30 a 45 min. -Reconocimientos: 1 hora. -Inauguraciones: 1 hora. - Conferencias de prensa: 30 a 40 min. -Reuniones de trabajo: 1 a 2 horas. -Recorridos: 15 a 25 min. -Visitas protocolarias: 30 min. a 1 hora y media. -Firmas de convenios: 30 min. -Develación de placas: de 30 a 60 min. -Ceremonia de bienvenida a estudiantes: sujeto al programa Al iniciar un evento debe apagar su celular o ponerlo en silencio o vibración. No utilizar cámara fotográfica ni videos, si no está autorizado. Asegurarse no dejar el celular a la vista de otros. En reuniones debe mantenerlo apagado. reunión. Si es necesario contestar la llamada en medio de una r almuerzo o cena, discúlpese y retírese a hablar, no lo haga en público

16 Nombre del evento: Lugar: Lista de chequeo ITEM REQUERIMIENTO 1. Objetivo TENER MUY EN CLARO QUE SE PRETENDE CON LOS EVENTOS, SU FILOSOFÍA, SU FINALIDAD Y SUS OBJETIVOS. 2. Número de invitados 3. Características del sitio 4. Actividades a desarrollar 5. Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia. 6. Hora 7. Fecha 8. Eventos que requieran organización protocolaria

17 PROTOCOLO El protocolo no sólo se centra en la comunicación ( qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo. Lista de chequeo Nombre del evento: Lugar: ITEM REQUERIMIENTO 1. Objetivo 2. Número de invitados 3. Características del sitio 4. Actividades a desarrollar TENER MUY EN CLARO QUE SE PRETENDE CON LOS EVENTOS, SU FILOSOFÍA, SU FINALIDAD Y SUS OBJETIVOS. 5. Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia. 6. Hora 7. Fecha 8. El evento requiere protocolo 9. Reserva del lugar 10. Revisar las condiciones locativas del lugar reservado: Luz, aire acondicionado, goteras, sillas, mesas.

18 PROTOCOLO El protocolo no solo se centra en la comunicación ( qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo. 1. Guion 2. Banderas 3. Atril 4. Presentador 5. Himnos 6. Porta nombres 7. Programa 8. Mesa Principal 9. Elaboración de base de datos 10. Texto para tarjeta aprobado 11. Diseño e impresión de tarjeta 1. Envío de invitaciones LOGÍSTICA 2. Confirmación de invitados 3. Menaje

19 4. 5 Catering: Almuerzos, refrigerios, comida. Medios audiovisuales (video beam, televisor, pantallas, grabación, streaming) 6. Medios de comunicación Sonido Decoración integral: Atril Flores Tarima 9. Material POP 10. Seguridad y equipos de emergencia (avanzadas, ambulancia, brigadistas y Defensa Civil) 11. Transporte 12. Aseo del espacio donde se realizará el evento 13. Personal de apoyo: técnico y acomodadores.