Gestión por Procesos o BPM Mitos y realidades sobre su aplicación en nuestras organizaciones

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1 Gestión por Procesos o BPM Mitos y realidades sobre su aplicación en nuestras organizaciones Cra. Isabel Rodríguez Ing. Daniela Vila 16 de Setiembre 2014

2 Creamos valor si aplicamos Gestión por Procesos?

3 En todas las organizaciones sus integrantes se esfuerzan por comunicarse entre sí y realizar el trabajo de la mejor forma y es en ese esfuerzo, que muchas veces surgen estas preguntas: Qué actividades son realmente necesarias para operar el negocio? Cómo deberían ser realizadas? Quién debería realizarlas? Qué soporte, recursos se necesitan para su adecuada ejecución? Qué resultados se deben esperar? Cómo deberían ser monitoreados esos resultados? Cómo lograr que a través de la ejecución de estas actividades se logre crear valor para clientes y otros actores claves?

4 Surgen dilemas estratégicos cuando Gestionamos por Procesos Qué hacer? Por qué hacerlo? Luego de definida una estrategia, entendiendo la misma como qué cosas hacer y cómo hacerlas para diferenciarse de la competencia en la búsqueda de la creación de mayor valor las empresas se enfrentan todos los días al desafío de alcanzar sus objetivos estratégicos. para ellos las empresas deben innovar en el qué y el cómo generar valor. Esta definición se realiza a alto nivel y el desafío consiste en tomar las decisiones correctas para alinear a la empresa bajando al plano operacional los objetivos planteados a nivel estratégico. Para esto es clave asegurar la alineación entre la estrategia, los procesos y la tecnología.

5 Es la estructura un problema para gestionar por procesos? Cómo hacerlo? Quién lo hace? Áreas de negocio Si bien las empresas tienen estructuras organizacionales por función, unidades de negocio, proyectos o matriciales, los procesos son el mapa de las actividades de toda organización, definiendo todas y cada una de las actividades que ésta realiza, que resultados se deben obtener y con que insumos debemos contar. El alcance y complejidad de los procesos en la organización hace que su adecuada gestión sea una herramienta clave para potenciar los resultados del negocio. Los procesos de negocio atraviesan la organización, la gestión por procesos se encarga de gestionar esta integración y optimizar el resultado. Procesos

6 BPM debe integrar eficientemente procesos, sistemas y gente para crear valor Procesos tradicionales de una Organización Procesos modelados sobre BPM

7 Existe un camino a seguir para llegar a Gestionar por Procesos mi organización?

8 Nivel de Madurez Las organizaciones recorren un camino de madurez para la adopción de BPM como disciplina La organización identifica sus procesos principales. Nivel 1 Iniciación Los procesos están automatizados y montados sobre una herramienta BPMS. Nivel 3 Automatización Nivel 2 Definición Los procesos son conocidos y están documentados. Nivel 4 Integración y Monitoreo Los procesos están integrados y se monitorea su desempeño. Nivel 5 Optimización y Mejora continua Se trabaja en la optimización y mejora continua de los procesos. La organización no piensa en Procesos. Nivel 0 Inicial Tiempo Madurar en la gestión a través de los procesos es un desafío incremental que requiere compromiso de la organización entera, no sólo implica cambios operativos y tecnológicos sino también culturales que deben ser absorbidos por la gente.

9 Cómo implementar BPM en forma exitosa?

10 Algunas lecciones aprendidas Con demasiada frecuencia las iniciativas de BPM proponen automatizar un caos existente. Como resultado, la organización puede encontrarse con más problemas que cuando comenzó La iniciativa BPM debe tener una visión de afuera hacia adentro, y el diseño de procesos operativos en torno a las necesidades de los clientes y el negocio Es importante tener un patrocinio fuerte del proyecto y asegurar el involucramiento de los actores claves de la organización Teniendo en cuenta los diferentes puntos de inicio de las diferentes organizaciones, el desarrollo de la disciplina BPM implicará diferentes metas y objetivos

11 Algunas lecciones aprendidas Los proyectos BPM deben aportar beneficios a través de una amplia variedad de dimensiones, reduciendo costos, redefiniendo el trabajo, y mejorando la experiencia del negocio y los clientes. Generar indicadores que muestren resultados favorece la continuidad del proyecto La mejor forma de embarcarse en un proyecto de este tipo es recurrir a un enfoque incremental tomando un proceso relativamente simple aunque visible y que permita mostrar un beneficios concretos para el negocio. En el proceso, la comunicación, capacitación y gestión del cambio se vuelven aspectos fundamentales para el éxito del proyecto

12 Ejemplos de aplicación

13 Ejemplos de aplicación y sus principales beneficios ABM de contratos Consultas y reclamos Otorgamiento de créditos Estandarización de tareas Actualización y mantenimiento de datos Gestión documental Seguimiento y control de plazos en tiempo real Reducción de trabajo manual y disminución de errores Inicio del proceso desde fuera de la organización Notificaciones y respuestas al cliente en tiempo real Control de plazos y vencimientos automatizado Tipificación de consultas y reclamos Rutas predefinidas según reclamo Integración con sistemas externos a la organización (interfaces) Cumplimiento de las regulaciones y reglas del negocio vigentes Implementación de cadena de autorizaciones Optimización de tiempos y recursos.

14 Preguntas?

15 Muchas Gracias

16 Sobre Deloitte Deloitte se refiere a una o más de las firmas miembros de Deloitte Touche Tohmatsu Limited, una compañía privada del Reino Unido limitada por garantía, y su red de firmas miembros, cada una como una entidad única e independiente y legalmente separada. Una descripción detallada de la estructura legal de Deloitte Touche Tohmatsu Limited y sus firmas miembros puede verse en el sitio web Deloitte presta servicios de auditoría, impuestos, consultoría y asesoramiento financiero a organizaciones públicas y privadas de diversas industrias. Con una red global de firmas miembros en más de 150 países, Deloitte brinda sus capacidades de clase mundial y su profunda experiencia local para ayudar a sus clientes a tener éxito donde sea que operen. Aproximadamente profesionales de Deloitte se han comprometido a convertirse en estándar de excelencia Deloitte S.C.

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