Existen tres tipos de claves principales que pueden ser definidas por Microsoft Access: Auto numérico, Campo simple y Campos múltiples.

Transcripción

1 1. Clave principal Cada tabla debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de forma única cada registro almacenado en ella. Esta información se denomina clave principal de una tabla. En esta sesión utilizaremos la base de datos pedidos. 1 Existen tres tipos de claves principales que pueden ser definidas por Microsoft Access: Auto numérico, Campo simple y Campos múltiples. Por ejemplo, la TABLA DetallesDePedidos debe tener una llave de campos multiples A continuacion se explica como debes colocarla, no olvides hacerlo...

2 Cómo asignar una clave principal? 1. Asignar clave a la tabla Detalles de pedidos 2. Desde el panel explorador hacer clic sobre la tabla detalles de pedidos 3. Hacer clic en el botón diseño

3 4. Desde la vista diseño de tabla, seleccionar los campos idpedido, idproducto 5. Hacer clic en la ficha Hacer clic en el botón clave principal 6. Se muestran las llaves asignadas, que indican que estos campos forman la clave principal en esta tabla.

4 Eliminar la clave principal Este procedimiento no elimina el campo o campos designados como la clave principal, simplemente elimina las características de la clave principal de la tabla. Cómo eliminar una clave principal? 1. Eliminar la clave a la tabla Detalles de pedidos 2. Desde el panel explorador hacer clic sobre la tabla detalles de pedidos 3. Hacer clic en el botón diseño 4. Desde la vista diseño de tabla, seleccionar los campos idpedido, idproducto

5 5. Hacer clic en la ficha Hacer clic en el botón clave principal 6. Se muestran los campos sin las llaves asignadas, que indican que estos campos ya no forman la clave principal en esta tabla. 2. Índice Un índice mejora la búsqueda y ordenación de registros. Pueden crearse índices basados en un campo sencillo o en múltiples campos. Decidir sobre qué campos deben Indexarse Indexar los campos que se buscan con mayor frecuencia, campos que se ordenen o campos que se combinen para campos en otras tablas durante consultas.

6 Los índices pueden ralentizar algunas acciones de consulta, tales como consultas agregadas No es posible indexar un campo cuyo tipo de dato es de Memo u objeto OLE. Índices de campos múltiples Si se piensa buscar u ordenar a menudo dos o más campos al mismo tiempo, puede crearse un índice para esa combinación de campos. Cómo crear un índice de campo sencillo? 1. De la tabla clientes, asignar un índice al campo nombrecontacto 2. Hacer doble clic en la tabla clientes 3. Hacer clic en el botón diseño de la tabla

7 4. Se muestra la ventana diseño de tabla Hacer clic para seleccionar el campo Hacer clic para elegir Indexado: Si(con duplicados) Cómo crear un índice de campo múltiple? 1. De la tabla productos, asignar un índice al campo nombreproducto e idproveedor 2. Hacer doble clic en la tabla productos 3. Hacer clic en el botón diseño de la tabla

8 4. Se muestra la ventana diseño de tabla 5. Hacer clic en el botón índices 6. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo Escribir ProducProvee como nombre de índice Seleccionar nombreproducto como primer campo del índice múltiple

9 Seleccionar idproveedor como segundo campo del índice múltiple 7. Hacer clic en el botón guardar 8. Cerrar las ventana para terminar Eliminación de un índice Los índices aumentan la velocidad de búsqueda, pero también pueden ralentizar la actualización masiva de registros como en consultas de datos agregados. La eliminación de un índice no elimina ni el campo ni los datos de campo.

10 Cómo eliminar un índice? 1. Eliminar el índice ProducProvee 2. Hacer doble clic en la tabla productos 3. Hacer clic en el botón diseño de la tabla 4. Se muestra la ventana diseño de tabla 5. Hacer clic en el botón índices 6. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo Seleccionar ProducProvee Presionar la tecla eliminar

11 Debes seleccionar las dos filas a suprimir.. 7. Cerrar las ventana para terminar 3. Relacionar tablas Una relación trabaja haciendo coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). Clave principal Clave foránea En la mayoría de los casos, esta será la "clave principal" de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro y que coincide con una entrada de la "clave foránea" de la otra tabla.

12 Tipos de relaciones entre tablas. Uno a varios. Un registro de la tabla A, puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B tiene como máximo un registro coincidente en la tabla A. Tabla A Tabla B Un registro de la tabla pedidos se relaciona con uno o muchos registros de la tabla detalles de pedidos Varios a varios. Un registro de la tabla A, puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, y un registro de la tabla B también puede tener más de un registro coincidente en la tabla A. Es recomendable crear una tercera tabla que divida la relación de uno a varios.

13 Uno a uno. Un registro de la tabla A no puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, un registro de la tabla B no puede tener más de un registro coincidente en la tabla A. En este caso es recomendable juntar las dos tablas en una sola tabla. Por qué conviene definir relaciones Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye información de cinco tablas: Cómo funcionan las relaciones En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo

14 pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos a través de los campos Id. de empleado. Cómo crear relaciones entre tablas? 1. Hacer clic sobre la ficha 2. Relacionar la tabla clientes con la tabla pedidos 3. Arrastrar el campo Idcliente de la tabla clientes hacia idcliejntes de la tabla pedidos

15 4. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo 5. Activar la casilla Exigir integridad referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que Microsoft Access utiliza para asegurarse de que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y de que no se eliminan o cambian accidentalmente datos relacionados. 6. Hacer clic en el botón Condiciones para aplicar la integridad referencial: El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Ojo con esto... Comente lo siguiente con sus compañeros.. 1. En que momento se forma en Access una relacion Uno a Varios? 2. En que momento se forma en Access una relacion Uno a Uno? 3. En que momento se forma en Access una relacion Varios a Varios

16 Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas están vinculadas, deben ser tablas de Microsoft Access. La integridad referencial no se puede aplicar a las tablas vinculadas de bases de datos de otros formatos. 4. Combinación Una asociación entre un campo de una tabla o consulta y un campo del mismo tipo de datos en otra tabla o consulta. Las combinaciones le indican a Microsoft Access cómo están relacionados los datos. Cuando a una consulta se le agregan tablas para las que ya se han definido relaciones, Microsoft Access crea automáticamente una combinación interna que selecciona registros de ambas tablas cuando los valores en los campos combinados son iguales. Incluso si las relaciones no estaban previamente definidas, Microsoft Access crea automáticamente una combinación interna entre dos campos con el mismo nombre y tipo de datos si uno de los campos es una clave principal. También pueden crearse combinaciones de manera manual. Microsoft Access le permite crear combinaciones internas, combinaciones externas y auto combinaciones. Cómo definir el tipo de combinación? 1. Hacer clic sobre la ficha 2. Revisaremos la combinación entre la tabla clientes y pedidos.

17 3. Hacer doble clic en la línea que une a la tabla clientes y pedidos 4. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón 5. Seleccionar el tipo de combinación y hacer clic en el botón Ejercicio Establesca las relaciones entre todas la tablas de la BD Pedidos que se puede observar en el esquema de relaciones. Tambien establesca el tipo de combinacion en cada relacion. Actualizar en cascada los campos relacionados Si activa la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relación, cada vez que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access actualizará automáticamente la clave principal al nuevo valor en todos los registros relacionados.

18 Por ejemplo, si cambia un identificador de cliente en la tabla Clientes, el campo Id de cliente en la tabla Pedidos es actualizado automáticamente para cada uno de los pedidos de ese cliente de forma que la relación no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin presentar ningún mensaje. Eliminar en cascada los campos relacionados Al definir una relación, cada vez que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará automáticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos de ese cliente son eliminados automáticamente de la tabla Pedidos (incluidos los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros de Pedidos). Actualizar/Eliminar en cascada? 1. Hacer clic sobre la ficha 2. Revisaremos la actualización/eliminación en cascada entre la tabla clientes y pedidos. 3. Hacer doble clic en la línea que une a la tabla clientes y pedidos

19 4. Del cuadro de diálogo presentado activar la casilla de verificación actualizar y eliminar en cascada los campos relacionados 5. Finalmente hacer clic en el botón ACEPTAR Ejercicio Haga lo mismo para todas las relaciones de la BD Pedidos