Con la interacción de tus empleados mejorará la productividad de tu negocio

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2 1. Introducción Con la interacción de tus empleados mejorará la productividad de tu negocio Los empleados de cualquier compañía precisan numerosos accesos en su trabajo diario, además de interaccionar con el resto de compañeros para poder compartir información, acceder a noticias de interés, poder gestionar o solicitar sus vacaciones o, incluso, poder tener un espacio abierto para poder comentar situaciones laborales que sirvan como experiencias para otros compañeros. Un espacio completamente integrado, en donde los empleados puedan acceder de manera rápida y eficiente, con una imagen totalmente corporativa, repercute claramente en la mejora de la productividad del negocio. tu intranet es la solución más sencilla, rápida y económica para la puesta en marcha de una intranet corporativa, incluyendo aquellas funcionalidades básicas necesarias, tiempo de instalación definido y un precio del producto instalado realmente asequible. Descubre tu intranet Para llevar a cabo esta puesta en marcha, se utiliza el producto de Microsoft denominado SharePoint Foundation 2010, en conjunción con la experiencia acumulada desde 1991 de Alhambra-Eidos, que ha desembocado en la creación de soluciones software paquetizadas de instalación rápida denominada AESS (Alhambra-Eidos SharePoint Solutions). 2. Características de los Módulos A continuación, se detalla el conjunto de posibles módulos disponibles en tu intranet:

3 Programación de ausencias y vacaciones Centro de llamadas (Helpdesk) Control de Proyectos Administración de contactos empresariales Biblioteca de documentos Planificación de eventos Administración de ofertas de empleos y entrevistas Base de conocimientos Reserva de salas y equipos Gestión de noticias Notas de Gastos Redes sociales Multilenguaje Actualmente AESS 2010 está disponible en varios idiomas. Esto incluye tanto la versión web como la versión Android. Para disponer de esta capacidad multilenguaje, el servidor donde se instale este paquete debe tener instalado los productos de Microsoft (Windows Server, SharePoint Foundation y SQLServer) en el lenguaje deseado. Seguridad de la conexión y control de acceso Para garantizar que las conexiones se realizan de forma segura desde el dispositivo móvil se puede configurar para realizarlas por medio del protocolo seguro HTTPS. Además se ha integrado un sistema de control de licencias y acceso para habilitar individualmente a los usuarios que accedan desde dispositivos móviles:

4 Desde este servicio se puede administrar el acceso a la aplicación, así como los permisos individuales, niveles de acceso, etc. Programación de ausencias y vacaciones Descripción del módulo Permite gestionar las ausencias y vacaciones de los empleados, incluyendo listados con los días que cada empleado estará. Funcionalidad Gestión de ausencias y permisos o Solicitud de permisos o Workflow de Aprobación/Rechazo de peticiones a dos niveles (jefe de departamento y RRHH) o Calendario de ausencias o Listado de solicitudes pendientes Listado de anuncios y noticias Captura de pantalla Este módulo dispone de una aplicación Android, opcional (de pago, no es parte del paquete de la Intranet), que permite interactuar entre las dos plataformas, creando, editando y consultando las notas y filtrando por cada uno de los cuatro estados disponibles desde dispositivos móviles Smartphone o Tablets con Android.

5 Centro de llamadas (Helpdesk) Descripción del módulo Ayuda a gestionar el proceso de tramitación de las peticiones de servicio de los clientes o usuarios internos, en todo lo relacionado con la identificación y solución de problemas, así como permitir realizar el seguimiento posterior de su estado. Funcionalidad Gestión de incidencias de soporte, ya sea de cliente o internas Lista de clientes Base de conocimiento con artículos y documentos de interés Anuncios y Noticias Preguntas más frecuentes Estadísticas e indicadores del estado actual Capturas de pantalla Este site dispone también de un módulo Android opcional (de pago, no es parte del paquete de la Intranet), que permite consultar y cerrar las incidencias asignadas al usuario identificado en el dispositivo Android.

6 Control de Proyectos Descripción del módulo Permite a los responsables de proyecto gestionar el cumplimiento de los proyectos, mediante la especificación de tareas y gestionando las librerías de documentos asociados al proyecto. Funcionalidad Creación y modificación de proyectos Asignación de tareas a diferentes usuarios dentro de un determinado proyecto Seguimiento personalizado de las tareas asignadas a cada usuario Biblioteca compartida de documentos Capturas de pantalla Este módulo dispone de una aplicación Android, opcional (de pago, no es parte del paquete de la Intranet), que permite interactuar entre las dos plataformas en función del rol (Responsable de departamento, Jefe de proyecto o Participante) del usuario identificado en el dispositivo.

7 Administración de contactos Descripción del módulo Sitio que ayuda a los equipos de trabajo a gestionar información de los contactos empresariales. Funcionalidad Alta y mantenimiento de información de contactos o Datos personales o Información de contacto o Información profesional o Anotaciones... Búsqueda de contactos Listado de noticias y anuncios Vista de contactos agrupados por organización Captura de pantalla

8 Biblioteca de documentos Descripción del módulo Sitio que permite a los equipos gestionar el ciclo de revisiones de un documento mediante una librería de almacenamiento de versiones, incluyendo además la posibilidad de crear hilos de discusión, favoreciendo así la retroalimentación. Funcionalidad Biblioteca de documentos compartidos Protección y desprotección de documentos, manteniendo un historial de versiones comentadas. Listado con los documentos modificados recientemente Lista de los últimos documentos agregados a la biblioteca Listado con los documentos subidos por cada usuario Posibilidad de iniciar hilos de discusión asociados a cada versión de un documento Captura de pantalla

9 Planificación de eventos Descripción del módulo Ayuda a los equipos a organizar eventos y proporciona herramientas para compartir documentación y mejorar la comunicación. Funcionalidad Programación de eventos o Eventos Personales: eventos privados para cada usuario o Eventos Públicos: eventos visibles para todos los usuarios del portal Listado de tareas Listado de anuncios y noticias Biblioteca de documentos compartidos para eventos públicos Capturas de pantalla

10 Administración de ofertas de empleo y entrevistas Descripción del módulo Ayuda al equipo de recursos humanos a hacer más eficaz el proceso de contratación de nuevos empleados: gestión de vacantes, generación de ofertas, manejo de currículums y preparación de entrevistas. Funcionalidad Gestión de ofertas de empleo o Relacionadas con un determinado departamento o Asignadas a un determinado usuario como responsable Mantenimiento de una lista con información de los diferentes candidatos Calendario de entrevistas. Permite dar de alta nuevas entrevistas, asociarlas a un determinado candidato y seleccionar los posibles entrevistadores Lista de noticias y anuncios Captura de pantalla

11 Base de conocimientos Descripción del módulo Permite capturar, organizar y almacenar la información y experiencias de los empleados de una organización o departamento y hacerlas disponibles para otros miembros. Funcionalidad Biblioteca en la que se pueden cargar diferentes tipos de contenido, que se pueden relacionar entre sí o Artículos o Documentos Múltiples vistas de los elementos de la biblioteca o Últimos elementos añadidos o Últimas modificaciones o Mis Documentos Lista de anuncios y noticias Captura de pantalla

12 Reserva de salas y equipamiento Descripción del módulo Permite a los equipos gestionar la utilización de salas de reuniones y equipamiento compartido. Funcionalidad Administración de tipos de recursos Administración de recursos Reserva de recursos o El sistema se encarga de asegurar que un recurso no pueda ser reservado por más de un usuario para el mismo periodo de tiempo Listado de reservas propias Listado de anuncios y noticias Capturas de pantalla

13 Gestión de noticias Descripción del módulo Permite unificar las noticias generales de la empresa en un único sitio. Funcionalidad Creación de noticias Categorización de noticias en varias clasificaciones. Asignación de fechas de caducidad para controlar la visibilidad de las noticias. Publicación directa en Facebook y twitter, siempre que se hayan definido las cuentas asociadas a la compañía en el módulo de Redes sociales y que el usuario validado tenga permisos para realizar esta actividad. Capturas de pantalla

14 Notas de Gastos Descripción del módulo Este módulo permite la creación de notas asociados a gastos relacionados con una serie de conceptos, que pueden variar desde kilometraje, viajes, parking, etc. Existen dos perfiles principales (solicitante y aprobador), el primero puede crear y consultar sus notas de gastos y el aprobador puede devolver, rechazar o aprobar las notas. Funcionalidad Creación y edición de notas de gastos Mantenimiento de los conceptos disponibles a los que asociar cada nota Mantenimiento de proyectos/clientes Establecimiento de un precio por kilómetro recorrido en rangos de fechas dependiendo del precio del combustible. Mantenimiento automático del flujo de estados de cada nota: Solicitada Aceptada Rechazada Devuelta para más información Captura de pantalla Este módulo dispone de una aplicación Android opcional (de pago, no es parte del paquete de la Intranet), que permite interactuar entre las dos plataformas, creando, editando y consultando las notas y filtrando por cada uno de los cuatro estados disponibles desde dispositivos móviles Smartphone o Tablets Android.

15 Redes sociales Descripción del módulo Unifique en un único sitio la actividad de su compañía en Facebook, youtube y twitter Funcionalidad Configuración de las cuentas de Facebook, youtube y twitter para usuarios administradores. Cuadro de mandos con la actividad de las cuentas empresariales de Facebook y twitter Posibilidad de publicación directa en Facebook y twitter, consulte el sitio de Gestión de Noticias Captura de pantalla

16 3. Tiempo necesario para la instalación El tiempo establecido para realizar la puesta en marcha de tu intranet en el servidor del cliente es de 2 jornadas para la versión SharePoint Foundation 2010 sobre SQLServer Express en una única máquina. Para agilizar el despliegue, el cliente debe proporcionar las máquinas ya instaladas con Windows Server 2008 y un entorno con Directorio Activo ya preparado. Se incluye la personalización de la imagen corporativa de la intranet (Logo y colores corporativos de la empresa), según defina el cliente 4. Aplicaciones Android Los módulos de Programación de Ausencias y Vacaciones, Helpdesk, Proyectos y de Notas de Gastos permiten interactuar desde aplicaciones Android con la Intranet. Estas soluciones móviles están disponibles por separado. Todos estos módulos están disponibles en múltiples idiomas, cambiando automáticamente en función del idioma del dispositivo utilizado. Además de estas aplicaciones nativas tiene la posibilidad de navegar desde el dispositivo directamente a la versión web, por supuesto no se garantiza la misma experiencia de usuario al no estar adaptada a las dimensiones de un dispositivo móvil. Para poder navegar por la versión web desde Android, puede usar Firefox para Android 2.3.x y el navegador por defecto para Android 4.x. Desde las aplicaciones, los usuarios pueden solicitar vacaciones y notas así como consultarlas, y dar como resueltas las incidencias asignadas. La aprobación de dichas solicitudes se realizará desde la aplicación web AESS2010. La aplicación Android dispone de un sistema de actualización automática para que los dispositivos siempre estén actualizados a la última versión. Para poder instalar esta aplicación debe estar permitida la instalación de aplicaciones de orígenes desconocidos, desde la pantalla de configuración de Android: Existe la posibilidad de configurar el logo que se mostrará por defecto desde la aplicación móvil, especificando el fichero adecuado desde la biblioteca de imágenes del sitio web. Algunas de las pantallas de las aplicaciones son:

17 Pantalla de acceso una vez validado el usuario Para conocer la información sobre las medidas de seguridad disponibles puede consultar en este mismo documento Seguridad de la conexión y control de acceso.

18 Creación de una nota de gasto Consulta de vacaciones en la vista mensual

19 Solicitud de vacaciones o ausencias 5. Precio de tu intranet Instalada Aplicación web 3.800,00 + IVA Este precio se refiere a la combinación de SharePoint Foundation 2010 sobre SQLServer Express. Para otras posibles combinaciones de productos consulte con el comercial. No están incluidas las licencias de Windows Server 2008, SQLServer Standard/Enterprise ni la de SharePoint Server Standard/Enterprise Aplicaciones Android En este precio no están incluidas las aplicaciones Android, que son optativas y que se venden por separado. El precio de cada aplicación Android es de 300,00 o de 255,00 cada aplicación si se compran conjuntamente.

20 6. Servicios Profesionales/Características incluidas en la instalación de tu intranet La adquisición de la Intranet lleva implícita los siguientes servicios: Instalación de SharePoint Foundation 2010 Instalación de los módulos de la intranet de AESS 2010 Personalización de la imagen corporativa de la intranet (Logo y colores corporativos de la empresa), según defina el cliente. Configuración básica de SharePoint Foundation, en base a la infraestructura hardware y entorno de servidores del cliente. Definición junto con el cliente de los permisos que van a tener los diferentes grupos de usuarios (se importan directamente desde el dominio del cliente) en los diferentes módulos AESS implantados Una navegación demostrativa, junto al cliente, por todas las opciones de tu intranet para mostrar las funcionalidades de la misma. 7. Infraestructura necesaria de Software y Hardware Requisitos para las aplicaciones web Introducción Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona diversos escenarios de instalación. Actualmente, la instalación recomendada está basada en un único servidor con base de datos integrado, aunque en un futuro estarán disponibles las instalaciones en un conjunto o granja de servidores que incluyen un solo servidor o varios servidores. Para más información:

21 Requisitos de hardware: Servidores web, servidores de aplicaciones e instalaciones de un solo servidor Los requisitos de la tabla siguiente se aplican a instalaciones en un único servidor con una base de datos integrada y a servidores que ejecutan SharePoint Foundation 2010 en una instalación de varias granjas de servidores. Requisitos de hardware: Servidores de bases de datos Los requisitos de la siguiente tabla se aplican a servidores de bases de datos de entornos de producción con varios servidores en la granja. Requisitos de software Los requisitos de la siguiente tabla se aplican a las instalaciones de un solo servidor con base de datos integrada y a las instalaciones de una granja de servidores que incluyan un solo servidor o varios servidores.

22 La Herramienta de preparación de Productos de Microsoft SharePoint (a la que se puede obtener acceso desde la página de inicio de SharePoint Foundation 2010) puede facilitar la instalación de los requisitos previos de software para SharePoint Foundation Los navegadores actualmente recomendados por Microsoft para aplicaciones implementas en la plataforma SharePoint 2010 son Internet Explorer 7, 8 o 9 de 32 bits, el resto de navegadores son compatibles pero pueden tener ciertas limitaciones. (http://technet.microsoft.com/eses/library/cc aspx) La resolución recomendada para la correcta visualización de las pantallas es 1280x800 o superior. Requisitos para las aplicaciones Android Para que las aplicaciones móviles funcionen correctamente, el Smartphone utilizado debe tener instalado Android versión o superior y conectividad Wifi o 3G (la utilización del 3G puede ocasionar cargos adicionales de la compañía de telefonía por servicios de datos). Para establecer la comunicación entre AESS2010 y estas aplicaciones será necesario permitir el acceso a una serie de Servicios Web por medio de una ruta por la que se realizarán las comunicaciones de una forma segura. Microsoft SharePoint 2010 SharePoint Foundation 2010 es la tecnología básica de SharePoint Server. SharePoint Foundation está pensada para pequeñas empresas o departamentos que necesiten una solución económica básica o inicial para colaborar de forma segura en la Web. Use SharePoint Foundation para coordinar programas, organizar documentos y participar en discusiones a través de las áreas de trabajo, blogs, wikis y bibliotecas de documentos de su equipo presentes en la plataforma, que es la infraestructura en la que se basa SharePoint Server. Proporciona la infraestructura necesaria para los trabajos en equipo y una base para desarrollar aplicaciones web.

23 Es una descarga gratuita. Las empresas que usen SharePoint Foundation también deben contar con una licencia adecuada de Windows Server. SharePoint Server 2010 está pensado para aquellas organizaciones que deseen implementar una plataforma de colaboración empresarial para todos sus tipos de contenido. Proporciona una única plataforma integrada desde la que los usuarios pueden colaborar de forma eficaz con los miembros de su equipo, localizar recursos de la organización, buscar expertos y datos corporativos, administrar los contenidos y flujos de trabajo, y usar la información detallada que ofrece acerca de la empresa para tomar mejores decisiones. Microsoft SharePoint Server 2010 requiere Windows Server y SQL Server, pero no incluye licencias de estos productos. Por tanto, debe adquirir las licencias pertinentes de Windows Server y SQL Server como requisito previo para usarlo, y por supuesto las necesarias de SharePoint Server. Más información: Microsoft SharePoint Foundation 2010 tiene las siguientes limitaciones distintivas respecto a las versiones de licenciamiento de pago (SharePoint Server 2010). No se pueden tener servidores de índices y de consultas independientes en una implementación de Search Server 2010 Express. En el caso de utilizar SQLServer 2008 Express hay que tener en cuenta que sólo usa 1 procesador, la máxima cantidad de memoria que puede manejar es de 1 GB y el tamaño máximo de base de datos es 4GB. Esto impacta en el rendimiento de la solución, cuando tengamos un número alto de usuarios concurrentes (por encima de 30 usuarios concurrentes se recomienda la versión licenciada), ya que habría que licenciar la versión de pago (bien Search Server 2010 o SharePoint Server). En resumen, no existe balanceo de carga ni redundancia. El soporte proporcionado por Microsoft tratándose de productos gratuitos, es más deficiente en calidad y tiempo de respuesta, que tratándose de los productos con licenciamiento de pago. Las extensiones (o tipos) de documentos que se pueden indexar, están contemplados los formatos de la familia Office (Word, Excel etc.) y el formato PDF, siempre que esté renderizado en modo texto y no digitalizado como una imagen. No soporta ningún tipo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El tipo de búsquedas está restringido a búsquedas básicas, basadas en una cadena de texto, y en las que por defecto no se soporta la búsqueda parcial basada en comodines (utilizando caracteres como % o * ). Los errores o bugs que acontecieran relativos a SharePoint 2010, únicamente serán competencia de su fabricante (Microsoft) resolverlos y son ajenos a la responsabilidad de Alhambra-Eidos.

24 Definición del alcance de la implantación de tu intranet Queda fuera del alcance de tu intranet: Instalar tu intranet en cualquier otra combinación de productos que no sea SharePoint Foundation 2010 sobre SQLServer Express en una única máquina Realizar ningún desarrollo a medida, ni ninguna otra personalización/configuración extra. La realización de documentación técnica (análisis funcional, diseño técnico, casos de uso y plan de pruebas, ni manuales de usuarios). La migración de ningún tipo de información hacia SharePoint. Más de un único despliegue de la Intranet. Cursos o formación asociada al producto. Integración con MS Outlook u otros productos de Microsoft o de terceros Cualquier funcionalidad no contemplada explícitamente en este documento. Modificar o incluir nuevas funcionalidades en las aplicaciones Android Igualmente, se puede realizar una implementación a medida de alguna de estas funcionalidades. Para ello, debe consultarnos primero las necesidades de su negocio y haremos una estimación. Descripción del mantenimiento Una vez realizada la implantación anteriormente mencionada de la intranet, con el conjunto de módulos o soluciones AESS que el cliente haya determinado, es habitual continuar trabajando para adaptar y mejorar cada una de las soluciones anteriores, adaptándolas al modo de funcionamiento y metodología interna del cliente. Estas tareas se abordan en base a una bolsa de horas que se valorará independientemente, que permitirá: Mantener reunión de trabajo con cada una de las áreas del cliente. Refinar el comportamiento de las soluciones AESS según el funcionamiento interno del cliente. Definir e instalar un entorno de pruebas, para no hacer cambios directamente en el entorno de producción. Todos los errores o incidencias que presenten las soluciones AESS serán abordados sin coste alguno para el cliente por parte de Alhambra-Eidos. Para consultas y contratación de tu Intranet, contacta con nosotros a través de nuestro formulario.

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