MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y POLÍTICA ECONÓMICA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

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2 Contenido 1.- INFORMACIÓN GENERAL Nombre del Estudio Justificación Objetivo General y Específicos Naturaleza y Alcance Principales Normas Aplicables ASPECTOS JURÍDICOS Y GENERALES DE LA OGEREH Aspectos Jurídicos y Reglamentarios Aspectos de Estructura Organizativa RESULTADOS OBTENIDOS DEL ESTUDIO Control Interno SEVRI Avance, cumplimiento, programación de Planes de Trabajo y Gestión de Procesos OGEREH Estudios de Reasignación de Puestos, Cambios Especialidad, Estudios Integrales Parciales de Puestos Carrera Profesional y Dedicación Exclusiva Reporte de Asistencia y Vacaciones del personal del Ministerio Reporte de Incapacidad, Planilla CCSS, Riesgos Profesionales, Relación de Puestos, Nombramientos Plan Institucional y Presupuesto para Capacitaciones Pago Horas Extra Servicios Médicos y Salud Ocupacional Otras Consideraciones 13 4 CONCLUSIONES 14 5 RECOMENDACIONES 15 Anexos 18 1

3 1.1 Nombre del Estudio 1.- INFORMACIÓN GENERAL Auditoría Interna Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH). 1.2 Justificación La importancia de verificar los controles en pro de la salvaguarda de los recursos del Ministerio, ya que la labor de la OGEREH es integral en todas sus áreas, comprende la realización de actividades para que se formalice y active el sistema de Recursos Humanos, considerándose en la organización a las personas como elemento básico en la administración del personal, dotados de habilidades, capacidades, destrezas y conocimientos necesarios para coadyuvar al desarrollo de la misión de la institución. 1.3 Objetivo General y Específicos Evaluar los controles de los procesos relacionados con la OGEREH, a fin de determinar si los mismos son adecuados para garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en la operaciones, el cumplimiento normativo y la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones Específicamente: Verificar lo concerniente al Control Interno. Evaluar los procesos de capacitación acorde al Plan Institucional. Y comprobar cumplimiento de disposiciones de los nombramientos, recalificaciones, reasignaciones, vacaciones entre otros aspectos relacionados con el personal del Ministerio 1.4 Naturaleza y Alcance Naturaleza Este es un Estudio de Auditoría Interna, se considera de prioridad media, incorporado en el Plan Estratégico y el Plan Anual Operativo de la Auditoría Interna Alcance Este estudio se realiza considerando lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, R-DCO Se evalúa el periodo de Principales Normas Aplicables Las actividades consideradas en este estudio, se evaluaron con amparo a las siguientes disposiciones: Ley General de Control Interno, Nº 8292, publicada en La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Decreto Ejecutivo Nº MP, publicado en la gaceta Nº 75 del 20 abril del

4 Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a Fiscalización, publicado en La Gaceta Nº 107 del 5 de junio del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, decreto Ejecutivo Nº 21 del , y su Reglamento. Reglamento Autónomo de Servicio decreto Ejecutivo Nº PLAN del y sus reformas. Ley de la Administración Publica Nº Gaceta Nº 102 del del 2 de mayo de 1978 publicada en la Ley 8220 sobre Protección al ciudadano administrativos del 4 de marzo del 2002 del exceso de requisitos y trámites Resolución DG y Resolución DG , sobre las normas del incentivo en carrera Profesional. Resolución DG de la Dirección General de Servicio Civil, del 11 de febrero de 1998, delega en los Directores de Recursos Humanos la firma del Director General del Servicio Civil Resolución DG Dirección General de Servicio Civil del día primero de mayo de dos mil siete. Dictamen: 125 del 18 de marzo del 2008, Procuraduría General de la República. Directriz R-CO-61 de la Contraloría General de la República, según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno D CO-DFOE, publicada en la gaceta Nº 131 del 2 de julio del ASPECTOS JURÍDICOS Y GENERALES DE LA OGERH 2.1 Aspectos Jurídicos y Reglamentarios La Resolución DG de la Dirección General de Servicio Civil, del 11 de febrero de 1998, delega en los Jefes Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos, la firma del Director General del Servicio Civil, para diferentes trámites y actos administrativos, según el artículo 10 de dicha resolución dice: Al Director de Recursos Humanos Facultado (Art. 4º inciso c) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil), le ha sido delegada la firma del Director General de Servicio Civil, para los siguientes trámites y actos administrativos: Asimismo la Resolución DG Dirección General de Servicio Civil. San José, del día veintitrés de julio del dos mil diez ratifica la potestad que tiene la Oficina de Gestión 3

5 Institucional de Recursos Humanos para asumir tal responsabilidad, y artículo Nº1 de dicha Resolución dice: - Delegar en la funcionaria LIGIA MARÍA ACUÑA RODRÍGUEZ, cédula quien ocupa la Jefatura de la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, como responsable designada en esa Institución, y en tanto ocupe el cargo de Jefe de Recursos Humanos, la suscripción de los distintos trámites y actos que esta Dirección General debe aprobar en materia de Administración de Recursos Humanos, todo en concordancia con lo que disponen las Resoluciones DG , DG y DG Aspectos de Estructura Organizativa La Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos se encuentra bajo la dependencia y control del Área Administrativa cuyo jerarca es el Director (a) Ejecutivo (a) de MIDEPLAN, asimismo. Esta Oficina cuenta con 9 funcionarios, donde se incluye la Coordinadora y la Secretaria. Para el año 2013 el puesto clasificado como trabajador Misceláneo 2 en la Unidad de Servicios Médicos; a la fecha de este estudio este puesto que fue reasignado para un profesional encargado en Salud Ocupacional. Por otra parte la Oficina en la actualidad está dividida por las siguientes secciones de Gestión: Cuadro: Módulos de Gestión OGEREH Gestión Objetivo Empleo Compensación Relaciones Humanas y Sociales Servicios del Personal Desarrollo Organización del Trabajo Dirigir un conjunto de políticas y prácticas orientadas a gestionar un flujo adecuado, mediante el cual las personas logran ingresar a la institución, continúan en forma permanente para finalmente salir de ella. Intervenir en actividades relativas al conjunto de compensaciones retributivas y no retributivas que la organización dispensa a sus funcionarios por concepto de la prestación de servicios y contribución de éstos a los propósitos de la Organización, reflejados por su relación de trabajo. Procurar que las relaciones establecidas entre la organización y sus funcionarios perfilen en un sentido colectivo y cohesionado Influir sobre el rendimiento de las personas en el trabajo con el fin de lograr la alineación con las prioridades de la organización. Estimular el crecimiento profesional de las personas, promoviendo el aprendizaje que se requiera y que permitan interrelacionar diversos perfiles, expectativas y preferencias individuales con los requerimientos y necesidades prioritarias y estratégicas de la organización. Determinar el nivel ocupacional de los puestos del MIDEPLAN, mediante la utilización del sistema de clasificación propuesto por la Dirección General de Servicio Civil a fin de que se ajusten a los requerimientos institucionales. Origen: Datos SEVRI por gestión junio

6 En síntesis, la OGEREH definió los objetivos y funciones de cada Módulo de Gestión acorde al artículo 133 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil, el cual se espera que cumplan a cabalidad con las operaciones propuestas. Por otra parte, en lo que respecta al personal, se reasignó el puesto de Miscelánea de Servicios Médicos a un puesto de Salud Ocupacional y que colabore con los demás procesos de gestión, puesto que ya fue asignado. 3.1 Control Interno SEVRI 3.- RESULTADOS OBTENIDOS DEL ESTUDIO Con respecto al SEVRI, la Oficina estableció por cada gestión los riegos posibles que pueden incidir en la buena marcha de dicha Unidad, los objetivos, riesgos y medidas correctivas coinciden con las funciones que desarrolla Recursos Humanos, además todos los riesgos fueron asumidos por la OGEREH. En el siguiente cuadro se muestra por Gestión, el número de objetivos, riesgos, medidas correctivas y fecha de aplicación, como una estadística de cómo está conformado el SEVRI a saber: CUADRO ESTADÍSTICO SEVRI 2013 GESTIÓN Nº OBJETIVOS Nº RIESGOS Nº MEDIDAS FECHA APLICACIÓN Gestión Empleo I y II semestre Gestión Compensación II semestre R. Humanas y Sociales II semestre Servicios Personales II semestre Gestión de Desarrollo II semestre Organización Trabajo II semestre Totales Esta Auditoría Interna sugiere revisar el cuadro de SEVRI con las nuevas disposiciones emitidas, con el objetivo de ir actualizándolo, conjuntamente con la asesoría de la Unidad de Planificación Institucional encargada del llevar lo referente al Control Interno, ya que el análisis constante de valoración asegura un adecuado funcionamiento de la OGEREH. 3.2 Avance, cumplimiento, programación de Planes de Trabajo y Gestión de Procesos OGEREH Planes de Trabajo Con respecto al cumplimiento del Plan de trabajo de la Oficina se muestra lo siguiente: 5

7 INFORME ANUAL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL 2013 OGEREH PROCESO META ANUAL 2013 AVANCE 2013 Gestión Organización Realizar al 100% los estudios de Trabajo los puestos solicitados Gestión de Empleo Gestión Servicios de Personal Gestión Compensación Gestión RH y Sociales Realizar al 100% los subprocesos de Reclutamiento, Selección, Desvinculación y Planificación de los Recursos Humanos Cumplir en un 100% el subproceso de Planificación, Seguimiento y Evaluación del Rendimiento y el Registro y Control. Realizar en un 100% el pago de compensaciones retributivas. Atender al 100% las necesidades de Salud física y Mental de los funcionarios de MIDEPLAN 100% 100% 100% 100% 100% JUSTIFICACIÓN Se presupuestaron 42 puestos para estudiar en el 2013, de los cuales únicamente 32 cumplieron requisitos, los otros 10 restantes no tienen requisitos académicos o de experiencia y además no presentaron solicitudes para estudio por tanto se cumplió con el 100% de los que si cumplieron con todos los procedimientos establecidos es decir 32 puestos actualizados. 1. No se dieron concursos 2. Se realizaron 471movimientos (Nombramientos en Propiedad, Prorrogas de Nombramientos Interinos, Reajustes por Carrera Profesional, Anualidades, Dedicación Exclusiva y Prohibición) 3. Se resuelven 6 ternas y una en proceso, logrando 12 nombramientos en propiedad; se aplican 25 entrevistas de selección. 4. No se dieron Estudios de preingreso. 5. Se tramitaron 13 períodos de prueba. 6. En el Programa de prejubilados son 12 charlas al año, se realizaron Queda pendiente para trabajarlo con los procesos institucionales. 2. Realizado en Anteproyecto de Presupuesto para Se realizaron 1604 movimientos de personal.( acciones de personal que incluyen reajustes de salario, permisos, constancias de salario, incapacidades) 4. Se revisó 175 registros mensuales con justificaciones (350) y se registraron900 boletas de vacaciones y se tramitaron. 5. Expedientes con registros completos se archivaron 1097 Acciones de Personal, 104 Incapacidades y en un 95% se han archivado los oficios varios que van al expediente como lo son por ejemplo: cambios de horario, 29 declaraciones juradas, títulos, certificados y otras notas que competen con los funcionarios. 6. Se realizaron 1008certificaciones. 1. Se tramitaron 7 contratos de Dedicación Exclusiva, todos tramitados para el respectivo pago. 2. Se ajustaron 174 expedientes de Carrera Profesional y se pagaron los montos. 3. Se aplica y verifica las anualidades correspondientes a enero-diciembre. En octubre se dieron sumas pagadas de mas ( y recuperado el 100% en octubre 2013). Se dan 11 inducciones. Se atienden 3 unidades de trabajo y estudio en una de las áreas de MIDEPLAN y se dio terapia a 13 funcionarios (de consultas entre los 15). 3. Se dieron 3066 consultas médicas, 84 vacunas, 90EKG, 165 ultrasonidos, 9 campañas sobre salud y 5 idoneidades físicas, Densitometrías Oseas 58. Exámenes de la vista 54 y 28 Exámenes de detección de lípidos y glicemia. 2. No se dan Procedimientos Disciplinarios. 6

8 Tal y como se muestra en el cuadro anterior, la OGEREH reporta el cumplimiento de un 100% de las metas propuestas, si bien es cierto estás metas se refieren a las actividades normales de la Oficina, con la excepción de la Capacitaciones que se consideran estratégicas dentro del Plan de Trabajo, se ejecutan en una forma eficiente y eficaz. Un aspecto importante es que esta Oficina no tiene acciones estratégicas en el Plan Nacional de Desarrollo (PND), en lo que respecta esta Auditoría Interna reconoce el esfuerzo realizada para la consecución de las metas Procesos OGEREH La Unidad de Planificación Institucional (UPI) en colaboración con el Área de Modernización del Estado (AME), han organizado un Taller Participativo que tiene como objetivo principal Promover la identificación, actualización y oficialización de los procesos institucionales cómo fundamento para orientar la gestión interna del Ministerio de Planificación y Política Económica. Además como objetivos específicos: Promover la metodología de Gestión por Procesos; Actualizar los procesos internos de las distintas Áreas y/o Unidades funcionales e Incentivar el seguimiento para la detección de oportunidades de mejora. La OGEREH como parte integral del Ministerio confeccionó la gestión de los procesos y el cuadro transversal cuyo preliminar fue entregado a la UPI y al AME, el cual se les sugirió las siguientes recomendaciones: Observaciones Recursos Humanos - Qué es? Por qué lo hacemos Cual es la importancia? Debe quedar más explícito. - En el objetivo general debe agruparse el cómo y para qué? - En insumos ser más explícitos. - En usuarios describir actores claves - Desarrollar las funciones y proceso de Unidad de Servicios Médicos. Dichos cambios los procedieron a realizar enviando los datos finales a la UPI y AME, el cual ya fueron elevados al Sistema ALFRESCO del Ministerio donde se pueden consultar por parte de los funcionarios de MIDEPLAN con facilidad terminando la primera fase del proceso de gestión. Aspecto que esta Auditoría Interna reconoce positivamente. 3.3 Estudios de Reasignación de Puestos, Cambios de Especialidad, Estudios Integral Parciales de Puestos y Homologaciones Para el 2013 se procedieron a realizar 30 reasignaciones, 3 cambios de especialidad, 6 estudios integrales parcial de Inversiones Públicas, 1 estudio de homologación de clase vacante en el Área de Planificación Regional y 3 estudios de reestructuración en diferentes áreas del Ministerio, mismos a cargo de la Mag. Hellen Méndez Zeledón, en las muestras analizadas por esta Auditoría Interna no se dieron observaciones, que hicieran 7

9 suponer un mal proceder por parte del analista encargado (Anexo1). En reunión con la señora Méndez, nos remitió el informe de labores periodo 2013, donde detalla lo realizado en ese periodo, documento muy oportuno e incluso acusa recomendaciones que debe seguir la OGEREH, las cuales detallamos a continuación: Solicitar a las jefaturas en el Plan de Compras realicen la previsión real de posibles puestos que durante el siguiente año requieran ser estudiados, con el fin de realizar una previsión presupuestaria acorde con las necesidades institucionales y evitar saldos elevados. Que la OGEREH realice una revisión anticipada de las solicitudes de estudios de reasignación para año siguiente según el plan de compras, para verificar en forma general requisitos que poseen los ocupantes de los puestos solicitados por las jefaturas y presupuestar el tiempo real que requerirá cada puesto dentro del contenido económico a ejecutar en el siguiente año. Que la OGEREH presupueste las solicitudes de los puestos a un máximo de 10 meses y no a 12 meses Las anteriores recomendaciones expuestas por la encargada en mención, tienen una particular aceptación por parte de esta Auditoría Interna, por el hecho de ser emitidas directamente de la propia Oficina de Recursos Humanos. 3.4 Carrera Profesional y Dedicación Exclusiva Se verificó lo siguiente: la Oficina auditada cuenta con tres archivos, uno con los llamados Sobres del Personal donde se encuentra las reasignaciones, homologaciones, cambios de especialidad y otros que ya fueron tratados en el punto anterior; otro con los expedientes de Carrera Profesional divididos en dos partes primer semestre y segundo semestre; y el archivo de los Expedientes Personales donde se guarda lo referente al pago de Dedicación Exclusiva y Prohibición, y todo lo relacionado con la trayectoria del funcionario. De las muestras revisadas tanto en los expedientes de Carrera Profesional como de Dedicación Exclusiva se obtuvo lo siguiente: Detalle Revisión Incentivo Salarial Incentivo No. Cumple No Cumple Porcentaje Expedientes Requisitos Requisitos Carrera Profesional 20 X N/A 100% Dedicación Exclusiva 16 X N/A 100% Totales % Tal y como se enuncia en el cuadro anterior, no se encuentra ninguna anomalía que haga dudar de la acreditación de dichos incentivos. 8

10 Por otra parte, se constató las confección de las RESOLUCIONES OGEREH del año 2013 donde se concede el reconocimiento del reajuste por Carrera Profesional primer y segundo semestre 2013, documentos que están bajo la custodia, revisión y confección del señor Mario Vindas León, además este funcionario retoma dichas funciones por cambios efectuados a lo interno de la OGEREH, es importante que las funciones asignadas al personal de dicha Oficina cuenten con el debido acompañamiento y capacitación adecuada para evitar errores o equivocaciones que perjudiquen en la acreditación de los incentivos salariales según la normativa aplicable; dicho acompañamiento debe efectuarse por un tiempo prudencial no más de dos meses para el adecuado adestramiento del funcionario. 3.5 Reporte de Asistencia y Vacaciones del Personal del Ministerio a-esta Auditoría Interna corroboró que el Reporte Asistencia se emite al segundo o tercer día hábil después de terminado el mes, el encargo de la revisión y control de la asistencia del personal del Ministerio es el señor Mario Vindas León, al respecto nos comentó que: Se procede a emitir al segundo o tercer día de terminado el mes, se archiva el informe digitalmente, en caso de presentarse problemas con algún funcionario se le informa verbalmente y se le concede tres días hábiles para que justifique de forma total la falta, en caso contrario se aplica el reglamento, en la actualidad no se ha presentado problemas que ameriten la aplicación de la normativa y el inicio de un Proceso Administrativo. b-con respecto al Control de Vacaciones cuya supervisión es realizada por el señor Vindas, existen varios puntos importantes de citar tales como: Se recibió documento elaborado por el funcionario a cargo donde detalla la existencia de 25 funcionarios con acumulación de vacaciones en un rango de 26.5 a 83.5 días, además, el número de oficio donde se le indica al superior que programe las vacaciones del funcionario en cuestión para que las disfrute, principalmente las acumuladas. El señor Mario Vindas muy diligentemente nos comenta que: Estoy a las espera en una semana de la programación de las vacaciones de estos funcionarios que tienen muchos días acumulados, en caso contrario, aplicaremos la normativa y exigiremos que tomen las vacaciones, según oficios presentados por la Oficina se le sugiere al superior de las Unidades y/o Áreas del Ministerio, tomar acciones a más tardar el primer semestre de 2014 para la programación de las vacaciones e informe a la OGEREH en la 1ª semana de febrero, misma que ya se está venciendo el plazo. Esta Auditoria Interna sugiere a la OGEREH tomar las acciones pertinentes en aplicación a la normativa una vez vencido el plazo detallado en dichos oficios y que no se haya programado las vacaciones a los funcionarios que presentan dicho problema. Por otra parte, se tomó una muestra de 14 funcionarios con el objetivo de verificar el número de días de vacaciones (Anexo 2), el cual reveló que el puesto No presenta -6 días de vacaciones, situación que no es prudente para el Ministerio ya que tener un déficit de vacaciones contradice la normativa aplicable. Considera esta Unidad de Auditoría Interna que es esos casos se debe proceder con otras figuras reglamentadas como es el caso de Permisos sin Goce de Salario, por consiguiente se sugiere no autorizar vacaciones que exceden los días de disfrute que le corresponda a cada funcionario. 9

11 3.6 Reporte de Incapacidades, Planilla de la CCSS y Riesgos Profesionales, Relación de Puestos y Nombramientos en Propiedad a-con respecto al Reporte de Incapacidades del 2013 se procedió a revisarlo y se extrajo los puestos que tuvieron una incapacidad entre 32 a 103 días (Anexo 3), se corroboró el reporte con las boletas de incapacidad sin presentarse anomalía alguna que haga dudar de la veracidad de la información. b-la Planilla de la CCSS y Riesgos Profesionales: No se detectó anomalías o desviaciones en la información brindada y el pago realizado a la Caja Costarricense de Seguro Social y al Instituto Nacional de Seguros. c-reporte de Relación de Puestos: Se verificó que el reporte se envió a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, tanto el primer como el segundo semestre Además, en el apartado Reasignaciones es concordante con lo descrito en el Informe de Labores presentado por la funcionaria Hellen Méndez de la OGEREH. d-nombramientos en Propiedad: Se revisó los 11 expedientes de los nombramientos en propiedad en el 2013, sin presentar anomalías o distorsiones que hagan dudar el proceso de efectuado. 3.7 Plan Institucional y Presupuesto para Capacitaciones En lo concerniente al Plan Institucional de Capacitaciones lo siguiente: Cuadro: Presupuesto Total y Ejecutado para MIDEPLAN Capacitaciones 2013 (Millones de colones) Partida Presupuesto Total Ejecutado Porcentaje Capacitaciones 18300, ,0 85% La ejecución del presupuesto de Capacitaciones fue de un 85%, se observó que en el 2013 el presupuesto sufrió tres modificaciones, un aumento ( 15.0 millones) y dos disminuciones ( 12.0 y 10.0 millones). En la revisión física de las boletas no se encontró anomalías tales como tachaduras, borrones, papeles traslapados, entrecortados que hicieran dudar de la veracidad de los documentos. Sin embargo, si se evidenció que varios funcionarios, unidades y áreas del Ministerio, cuentan con más de tres capacitaciones en el año, tales como Unidad Jurídica, Unidad de 10

12 Planificación, Unidad de Proveeduría, entre otras; al respecto la funcionaria encargada de llevar el reporte e información de la Capacitaciones Institucionales nos comenta que: Son repetitivos porque son temas muy sustantivos y de actualización constantes, como por ejemplo: Cuestiones legales, jurisprudencia, materia de contratación administrativa, proveeduría, control interno, que hacen que se estén actualizando constantemente, lo anterior se considera una justificación razonable, no obstante los encargados de otorgar la autorización de las capacitaciones deben de considerar los cursos, seminarios, talleres, simposios que sean de mucho peso que pueda abarcar los temas requeridos y también una mejor rotación de los funcionarios, áreas y unidades del Ministerio a capacitar. 3.8 Pago Horas Extra Se verificó las existencia de dos ampos con los documentos de respaldo de las Horas Extras, en revisión realizada se verificó el pago a funcionarios de confianza los cuales cuentan con el respaldo del superior jerárquico del Ministerio y sobre la base del Dictamen No.C Procuraduría General de la República, que permite el pago de dichos funcionarios de confianza que laboren de manera excepcional y no habitual, más de doce horas diarias tal y como lo establece el artículo 143 del Código de Trabajo. Por otra parte, al confrontar las boletas de Informe de Tiempo Extraordinario con las Bitácoras de los funcionarios de confianza son concordantes; sin embargo, estas boletas de reporte no se consigna las horas como medio de prueba, como algo verdaderamente sano y de transparencia en la función pública, debería consignarse dicha información, ya que todos los funcionarios que se le renumera horas extras detallan dichos datos. Esta auditoría recabo información del comportamiento del presupuesto en Horas Extras del trienio dando como resultado lo siguiente: Cuadro y Gráfico Comportamiento Presupuesto Horas Extras (Millones de colones) 11

13 año % año % año % Tal y como se muestra en las gráficas, la ejecución por horas extras se aumentó en el 2013, tanto así que en el Programa 863 se realizó una modificación aumentado el presupuesto, lo anterior da un parámetro para que Recursos Humanos conjuntamente con la Unidad de Presupuesto analicen las causas que mediaron y establecer los rubros y autorización de horas extras necesarias para los años venideros. 3.9 Servicios Médicos y Salud Ocupacional a-concerniente a los Servicios Médicos que se brinda en el Ministerio se procedió a reunirse con la Doctora Flory Asís Castillo, se evidenció que se hacen los exámenes clínicos de pre-elaborados a servidores por ingresar, con respecto a los exámenes que se brindan no se están realizando los papanicolaou, cirugías menores, lavados de oídos, entre otros, además, el archivo de documentos tiene un tiempo entre seis a nueve meses de atraso, la doctora nos comenta que: Producto de la ausencia de una asistente, no se ha podido brindar los servicios casi en su totalidad, y con el archivo no puedo dedicar el tiempo suficiente a labores administrativas porque dejaría las médicas por hacer continua diciendo que Antes tenía un puesto de miscelánea en funciones de asistente, una vez que se pensionó no asignaron a nadie, un tiempo me estuvo ayudando la secretaria de RH pero ya no lo hace, y requiero al menos una persona con conocimientos de enfermería para poder brindar los servicios óptimos, también se verificó que si se envía el Reporte a la CCSS de atención a pacientes y recetas, que debe remitirse cada mes, pero nos comenta la señora Asís que Me demanda tiempo valioso que puede ser ocupado en la atención médica. Por otra parte la Licda. Ligia Acuña Coordinadora de la OGEREH nos comenta que se han estado evaluando alternativas para darle la mejor solución a esta situación. Esta Auditoría Interna considera como fundamental, razonable y aceptable, el servicio médico que se brinda a la institución, tanto a los funcionarios como a sus familiares; por lo que se recomienda que en el menor tiempo posible, se vuelva al estado actual anterior o situación similar que contaba la Unidad de Servicios Médicos. b-con respecto a la Salud Ocupacional acorde al artículo 300 del Código de Trabajo, se le encargo a la señorita Karen Campos Rojas de Recursos Humanos. En la auditoria efectuada se verificó la existencia de un ampo con información de memorandos, oficios de reuniones, copias de reglamentos, quejas y averiguaciones, normativa y manuales sobre salud ocupacional. La señorita Campos por medio de correo electrónico del 11 de febrero del corriente, nos detalla que para el 2013 se realizó reuniones con brigadas, inspecciones de riesgos en todo el edificio, reporte contra dengue, atención de quejas 12

14 puntuales, reportes de accidente por medio de boletas para llevar un control; quedando pendiente el plan de evacuación, simulacros de evacuación, croquis del edifico, inspección de iluminación, ruido y temperatura, campañas de salud y capacitaciones a funcionarios en diversos temas. Este último punto es de mucha importancia para el Ministerio, por el hecho de tener o contar con funcionarios capacitados en conocimientos diversos por ejemplo: primeros auxilios, brigadas contra incendios, en caso de terremotos y otros eventos naturales. Se le insta programar las actividades pendientes e irlas ejecutando por lo menos cada tres meses por la seguridad y bien de todos los funcionarios y visitantes de MIDEPLAN. c-en lo referente al seguimiento del Clima Organizacional, se verificó la creación del informe en el Área de Evaluación y Seguimiento, tal y como se les había sugerido a Recursos Humanos y al Área, en el Informe AUD de noviembre 2012 emitido por esta Unidad de Auditoría Interna; en reunión con la encargada señora Sandra Moraga, nos comenta que: Para continuar con estudios de clima organizacional de las distintas Áreas y/o Unidades del Ministerio debe haber una solicitud expresa, de esa forma procedemos a realizar el análisis e informe, al respecto esta Auditoria Interna ve con satisfacción la labor realizada, e insta a OGEREH que publicite e informe que está en disposición de asistir a las Unidades o Áreas que requieran un nuevo análisis del clima organizacional Otras consideraciones: Apoyo de la Psicóloga: En dicha labor se encarga la Licda. Sandra Moraga, la ejerce con la discreción del caso, manteniendo sus expedientes archivados y custodiados solamente por ella a fin de que nadie pueda enterarse del tratamiento clínico requerido por sus pacientes, otro aspecto importante es que el Consultorio/Oficina se trasladó al primer piso, área adecuada para atender a los pacientes, nos comenta la Doctora que: Este espacio asignado no es mío, sino del paciente que lo requiera para su beneficio, la Auditoría Interna ve con beneplácito la gestión realizada por la OGEREH de trasladar a un lugar adecuado el consultorio de la Psicóloga. Apoyo Secretaria de Recursos Humanos: Se verificó que el registro de la correspondencia se encuentra actualizado y se archiva digitalmente. También el archivo físico se encentra al día y en buen estado, los documentos se pueden encontrar con facilidad. Por otra parte, la asistencia al Consultorio Médico no se está brindando, se considera que para solucionar esta situación es conveniente analizar la posibilidad de la contratación de una asistente con conocimientos de enfermería, punto que ya se enunció en apartados anteriores. Informes Finales de Gestión: En el Informe AUD emitido por esta Unidad de Auditoría Interna, se les sugirió tomar las acciones necesarias para que los informes finales de gestión cumplan con la normativa aplicable, lo anterior se recalca porque el periodo Presidencial está a punto de vencer, esto nos indica que funcionarios de confianza, directivos, jerarcas y otros deben de presentar sus informes finales, es por esto que la OGEREH le corresponde prevenir por escrito a los jerarcas o titulares subordinados -antes de que dejen su cargo- sobre la obligación de cumplir con lo indicado en esta Directriz, con el objetivo de una rendición de cuentas satisfactoria de su función. 13

15 4.- CONCLUSIONES En la Auditoría Interna realizada en esta Unidad y acorde al Objetivo General propuesto, se concluye que los controles de los procesos relacionados con la OGEREH, son adecuados para garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en la operaciones, el cumplimiento normativo y la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones. En lo que respecta al Control Interno la Oficina de Recursos Humanos cumple con los datos solicitados por la Unidad de Planificación Institucional-Control Interno. Con el SEVRI están procediendo con reuniones periódicas para poner en aplicación las nuevas disposiciones que emanaron de la UPI con el objetivo de ir actualizándolo. Se sugiere a Recursos Humanos, entregar a la UPI el Cuadro de SEVRI en un plazo adecuado sin extenderse al término del primer semestre de este año ya que el análisis constante de valoración riesgos asegura un adecuado funcionamiento de la OGEREH. Con los Planes de Trabajo los datos suministrados detallan el cumplimiento del 100% en las metas propuestas. Es importante recalcar que la OGEREH no tiene acciones dentro del PND, pero con sus funciones coadyuva enormemente al cumplimiento de los objetivos institucionales. También, el Mapa de Procesos, gestión realizada por la UPI/Área de Modernización fue entregada satisfactoriamente acatando los cambios solicitados por los organizadores. En lo que respecta al objetivo específico de comprobar cumplimiento de disposiciones de los nombramientos, recalificaciones, reasignaciones, vacaciones entre otros aspectos relacionados con el personal del Ministerio, la OGEREH establece su aplicación sobre los lineamientos, directrices y procedimientos emanados de la Dirección General de Servicio Civil. En detalle de cada aspecto, se debe tomar en consideración lo siguiente: a- Estudios de Reasignación, Cambios de Especialidad, Estudios Parciales Integrales, aplicar las recomendaciones realizadas por la funcionaria señora Hellen Méndez, mismas que tienen un impacto muy positivo por el conocimiento de causa por las cuales fueron enunciadas, ésta Auditoría Interna se allana de dichas recomendaciones y espera que se cumplan en tiempo y forma b- En referencia a las vacaciones se lleva un control adecuado, sin embargo existen funcionarios que tienes varios periodos acumulados, en estos casos OGEREH debe dar el tiempo prudencial para que los jefes y/o coordinadores programen las vacaciones de los funcionarios en esta situación, en caso contrario RH debe actuar de oficio. Por otra parte, se verificó que un funcionario tiene -6 días de vacaciones, siendo contrario la normativa aplicable se sugiere aplicar otra figura reglamentada, como sería el permiso sin goce de salario para que el funcionario pueda atender su diligencia. c- Con el Reporte de Incapacidades, Planilla de la CCSS y Riesgos Profesionales, Relación de Puestos y Nombramientos en Propiedad no se presentó anomalía alguna. El Plan de Capacitación Institucional, algunas Unidades y funcionarios repiten en más de tres ocasiones, lo anterior producto de la materia que se trata y la actualización de la misma, por ejemplo: Materia Legal, Proveeduría, Contratación 14

16 Administrativa, Control Interno, es de merecimiento que los encargados de otorgar la autorización de las capacitaciones deben de considerar los cursos, seminarios, talleres, simposios que sean de mucho peso que puedan abarcar los temas requeridos, a la vez contar con una mejor rotación de los funcionarios, áreas y unidades del Ministerio a capacitar. d- Con el Pago de Horas Extras la documentación está bien custodiada, de fácil accesibilidad y ordenada. Se debe solicitar a los puestos de confianza que se les renumera este rubro, detallar en los Formularios de Reporte de Horas Extras, las horas diarias laboradas extraordinariamente, además de los días y el total, tal y como lo hacen los demás funcionarios del Ministerio, lo anterior por el control y la transparencia de la función pública. e- En lo concerniente a los Servicios Médicos se brindan adecuadamente, sin embargo no todos los servicios se aplican, se han dejado de lado algunos porque el profesional en medicina no cuenta con un asistente tanto en cuestiones de enfermería como secretariales, la OGEREH conjuntamente con la doctora y los altos jerarcas, se les sugiere analizar la posibilidad de suplir un funcionario a esta Unidad, ya sea en nombramiento en propiedad u otra forma que la normativa permita o la proposición de una alternativa adecuada para la solución de dicha situación. Con Salud Ocupacional realizaron reuniones con brigadas, inspecciones de riesgos en todo el edificio, reporte contra dengue, atención de quejas puntuales, reportes de accidente por medio de boletas para llevar un control; quedando pendiente el plan de evacuación, simulacros de evacuación, croquis del edifico, inspección de iluminación, ruido y temperatura, campañas de salud y capacitaciones a funcionarios en diversos temas, se espera que al final del año se concluya con lo planificado, siendo de mucha importancia realizar un calendario para ir concluyendo con cada uno de los aspectos antes mencionados al menos cada dos meses de este año. f- La OGEREH traslado de oficina para brindar los servicios en psicología, siendo un lugar más adecuado y confortable. Asimismo, los servicios secretariales brindados por la funcionario a cargo, están al día en archivo, recolección de datos y registro de correspondencia, esta Auditoría Interna manifiesta conformidad en lo actuado Otro aspecto preventivo a tomar en consideración, se refiere a los Informes Finales de Gestión de los funcionarios responsables de realizarlos, por la época que se avecina, cambio de poder gubernamental, la OGEREH debe ir gestionando e informando de la forma de presentación de los mismos acorde a la normativa vigente. 5.- RECOMENDACIONES Con fundamento en los artículos 22 y 35 de la Ley General de Control Interno 8292, se emiten recomendaciones relacionadas con los hallazgos detectados en este Estudio de Auditoria. Al Director (a) Ejecutivo (a) y Oficial Mayor del Ministerio de Planificación Y Política Económica, 15

17 Girar las instrucciones que correspondan al Coordinadora de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos, para que se le dé cumplimiento a las siguientes recomendaciones: Sistema de Control Interno-SEVRI: Actualizar los datos correspondientes al SEVRI y proceder a la presentación de la matriz a la Unidad encargada de Control Interno del Ministerio, lo anterior antes de la finalización del primer semestre (Último párrafo, punto 3.1 de este informe) Para la consecución de la recomendación anterior, enviar las acciones a realizar y los datos del SEVRI a la Unidad de Planificación y Control Interno de MIDEPLAN, que a su vez prestará la debida asesoría y colaboración para su cabal cumplimiento. Funciones sustantivas OGEREH lo siguiente: Tomar las acciones necesarias para ejecutar en tiempo y forma las recomendaciones presentadas por la señora Hellen Méndez a la OGEREH, se queda a la espera de la consecución de las mismas en este año (2º, 3º y 4º párrafo, punto 3.3 de este informe) En lo referente a la programación de vacaciones de los funcionarios con periodos acumulados, estimar como límite al final de marzo, para que los jefes y/o coordinadores emanen la respectiva programación, en caso contrario programar de oficio el disfrute de las vacaciones de los funcionarios en cuestión. (Inciso b-, punto 3.5 de este informe) Por evidenciarse un funcionario con vacaciones deficitarias (-6 días), siendo contrario a la normativa aplicable, establecer otro mecanismo legal que le permita al funcionario en caso de emergencia tomar los días que considere pertinentes, por ejemplo: Permiso sin goce. (Inciso b-, punto 3.5 de este informe) En lo concerniente a la capacitaciones del personal, se recomienda a Recursos Humanos que al menos en tres ocasiones al año cada Unidad y/o Área que conforma la Estructura Organizativa reciba las capacitaciones requeridas, de manera tal que se dé una mejor participación a los funcionarios del Ministerio. (Último párrafo, punto 3.7 de este informe) Referido al Pago de Horas Extras, pedir el detalle de las horas laboradas en Formulario de Reporte de Horas Extras al personal de confianza que se les paga de este rubro, acorde a los requisitos que se les exige a los demás funcionarios del Ministerio; lo anterior por la rendición cuentas y la transparencia en la función pública. (2º párrafo, punto 3.8 de este informe) Con el propósito de suplir la necesidad de recurso humano en la Unidad de Servicios Médicos, la OGEREH, los jerarcas superiores y la doctora a cargo, analizar la posibilidad de crear la plaza, cambiar de nomenclatura alguna vacante o en su defecto buscar un traslado horizontal u otra alternativa que permita una solución viable para que se fortalezca el servicio médico institucional. Lo anterior se concrete a más tardar en el segundo trimestre del año en curso. (Inciso a-, punto 3.9 de este informe) 16

18 En lo que respecta a Salud Ocupacional, programar las actividades pendientes las cuales se vayan ejecutando por lo menos cado dos meses hasta alcanzar la conclusión definitiva de las mismas al final del periodo (Inciso b-, punto 3.9 de este informe) Recomendación Preventoria La OGEREH preventivamente debe comunicar en tiempo a los funcionarios que corresponda, lo relativo a la presentación de los Informes Finales de Gestión, lo anterior producto de que el periodo Presidencial está por vencer, con el objetivo de brindar la transparencia y rendición de cuentas en la función pública, acorde a la normativa vigente. (Último párrafo, punto Otras Consideraciones de este informe) 17

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