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1 2013 del 1. Índice 1. ÍNDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES OBJETIVO: ALCANCE: EXCLUSIONES: CONTENIDO SOBRE LA JUNTA DIRECTIVA SOBRE LOS COMITÉS DE APOYO POLÍTICAS CORPORATIVAS SOBRE LOS INCUMPLIMIENTOS A LAS POLÍTICAS DEL GRUPO FINANCIERO MEDIOS DE CONTROL PARA ACREDITAR EL CUMPLIMIENTO SOBRE LAS MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES AL PRESENTE MANUAL DOCUMENTOS RELACIONADOS.... CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA ANEXOS CAMBIOS EN EL DOCUMENTO...8 Formato GC Pág. 1 de 8 V: 1 / SC: O-4718

2 2013 del 2. Introducción El Gobierno Corporativo se define como el conjunto de políticas, normas y órganos internos mediante los cuales se dirige y controla la gestión de una entidad. El mismo comprende las relaciones entre los grupos de interés: accionistas, la Junta Directiva, los ejecutivos, los comités de apoyo, las unidades de control, los colaboradores, clientes y las auditorías tanto interna como externa. Un gobierno corporativo adecuado garantiza la existencia de mecanismos que permitan el balance entre la gestión y el control de cada uno de los grupos de interés interesados mencionados anteriormente. De esta forma, la empresa se cerciora que las decisiones adoptadas se toman de conformidad con sus mejores intereses, los de sus accionistas y demás grupos de interés. Por ello, a través del presente Manual la empresa busca plasmar sus mejores prácticas con relación a: La estructura de propiedad Las interrelaciones con los distintos grupos de interés El papel de la Junta Directiva y comités de apoyo La divulgación de la información La gestión del recurso humano El proceso de autorregulación del gobierno corporativo Adicionalmente, como parte del compromiso de la empresa de mantener una política de transparencia, el presente Manual se acompañará de un informe anual. En el mismo, se le detallará a los accionistas y demás grupos de interés el estado de la aplicación de estas prácticas. En cumplimiento de lo anterior, las modificaciones de forma de este documento serán autorizadas por la Vicepresidenta Ejecutiva y las modificaciones al presente documento con carácter de fondo deberá ser aprobado en Junta Directiva. 3. Objetivo, Alcance y Exclusiones Formato GC Pág. 2 de 8 V: 1 / SC: O-4718

3 2013 del 3.1 Objetivo: El presente Manual compila la estructura de gobierno que se ha establecido para la dirección del Grupo Financiero Mercado de Valores de C.R 1. Adicionalmente, busca plasmar las políticas que rigen la gestión de la entidad en acatamiento a la normativa y mejores prácticas internacionales asociadas a este tema. 3.2 Alcance: El Código de Gobierno Corporativo es de cumplimiento obligatorio para todos los grupos de interés de Mercado de Valores de C.R. 3.3 Exclusiones: No aplican. 4. Contenido 4.1 Sobre la Junta Directiva La Junta Directiva de Mercado de Valores es el máximo órgano de dirección, sobre el cual los accionistas han encargado la tarea de dirigir y controlar la empresa, en función de los intereses de los grupos de interés y con la finalidad de asegurar el crecimiento y sostenibilidad de la compañía. La integración, atribuciones y operativa de la Junta Directiva de Mercado de Valores se encuentran definidos en el RG-PE-01 Reglamento de Junta Directiva. 4.2 Sobre los Comités de Apoyo La Junta Directiva de Mercado de Valores cuenta con el apoyo de varios comités internos que se encargarán de velar por la adecuada ejecución de las operaciones de la entidad, la observancia de la normativa y el cumplimiento de los estándares definidos a través del Gobierno Corporativo y la legislación que le aplique a cada uno de ellos. En la empresa se conformarán al menos los siguientes comités: Auditoría Ejecutivo 1 En adelante se denominará Mercado de Valores. Formato GC Pág. 3 de 8 V: 1 / SC: O-4718

4 2013 del Cumplimiento Inversiones de Fondos financieros Inversiones de Fondos no financieros Gestión de Riesgos Tecnología de la información Responsabilidad social Inversiones propias Respuesta Estratégica La integración, atribuciones y operativa de cada uno de ellos, se define en los siguientes documentos: RG-AI-01 Reglamento Comité de Auditoría RG-PE-02 Reglamento Comité Ejecutivo RG-UC-01 Reglamento Comité de Cumplimiento RG-F-01 Reglamento Comité de Inversiones RG-R-01 Reglamento Comité de Riesgos RG-TI-01 Reglamento Comité de Tecnología de Información RG-PE-03 Reglamento Comité de Responsabilidad Social Empresarial RG-PE-03 Reglamento Comité de Inversiones Propias RG-PE-05 Reglamento Comité Respuesta Estratégica 4.3 Políticas Corporativas Manejo de conflictos de interés y normas éticas Mercado de Valores cuenta con una política para la administración de los conflictos de interés que se puedan presentar en la empresa o con los diferentes grupos de interés. Adicionalmente, abarca las normas de conducta que se esperan de los colaboradores. Estos puntos se encuentran documentados en la PT-R-03 Políticas sobre manejo de conflictos de interés y normas éticas Selección, retribución, calificación y capacitación La empresa cuenta con una política sobre selección y retribución a los colaboradores de Mercado de Valores, la misma se puede consultar en el documento PT-RH-01 Políticas sobre Selección, Calificación y Capacitación Relación con los clientes Estas políticas buscan asegurar un trato equitativo y un acceso transparente a la información para los inversionistas, las mismas se encuentran en PT-VT-01 Política sobre la relación con los clientes. Formato GC Pág. 4 de 8 V: 1 / SC: O-4718

5 2013 del Relación con proveedores La PT-C-01 Políticas sobre la relación con los proveedores tiene como objetivo plantear los lineamientos necesarios para garantizar que las contrataciones obedecen a las necesidades de la empresa y la adquisición se realiza en las mejores condiciones de mercado Relaciones intragrupo La política de relaciones intragrupo procura que la labor entre las diferentes áreas del negocio se realice de forma transparente, bajo una adecuada formación de precios y una debida competencia. Estas se pueden consultar en el documento PT-FA-0 Políticas sobre las relaciones intragrupo Trato con los accionistas, asociados o similares Mercado de Valores documentó en PT-PE-0 Políticas sobre el trato con los accionistas los lineamientos relacionados con el trato equitativo y el acceso transparente a la información de la entidad para los accionistas de la empresa Revelación y acceso a la información Esta política busca fomentar la transparencia y confiabilidad en el suministro y acceso a la información de la empresa. Estas directrices se pueden consultar en el documento PT-PE-05 Políticas de revelación y acceso a la información Rotación Las políticas de rotación de los miembros de Junta Directiva y de cada comité se encuentran documentadas en los reglamentos respectivos Prevención de uso indebido de información privilegiada Esta política establece las directrices para realizar un manejo adecuado de la información privilegiada. Las mismas se pueden consultar en el documento PT-R-05 Políticas de prevención de uso indebido de información privilegiada. 4.4 Sobre los incumplimientos a las políticas del Grupo Financiero El Comité de Ejecutivo será el encargado de estudiar cualquier eventual violación al Código de Gobierno Corporativo por parte de un colaborador. Para ello, se seguirá el procedimiento establecido en la PT-R-03 Políticas sobre el manejo de conflictos de interés y normas éticas.. Formato GC Pág. 5 de 8 V: 1 / SC: O-4718

6 2013 del 4.5 Medios de control para acreditar el cumplimiento El Proceso de Gestión de Riesgos realizará una revisión al Código de Gobierno Corporativo y todos sus documentos relacionados al menos una vez al año. En caso de que se detecte algún incumplimiento, se procederá según lo establecido en el P-GC-03 Procedimiento para la aplicación de acciones correctivas, preventivas y control del producto no conforme. 4. Sobre las modificaciones y actualizaciones al presente Manual Las modificaciones y actualizaciones al presente Manual se regirán bajo las siguientes directrices: El Proceso de Gestión de Riesgos será el encargado de realizar las actualizaciones al documento. La aprobación del mismo será una función de la Junta Directiva de Mercado de Valores. El documento será revisado integralmente una vez al año y cualquier cambio será comunicado mediante correo electrónico a todo el personal. Los colaboradores de la empresa se comprometerán a revisar y cumplir con las políticas establecidas en este Manual, según lo acordado en sus obligaciones al firmar el R23-P-RH-04 Contrato Empleado Nuevo, el R22-P-RH-04 Contrato Empleado Actual ó el R34-P-RH-04 Contrato de Empleado con Credencial de Corredor La versión oficial del Código de Gobierno Corporativo y documentos relacionados se mantendrá en el Sistema de Calidad y en la página web (www.mvalores.fi.cr) para su consulta. La Presidencia será el encargado de mantener actualizados dichos documentos en los sitios oficiales. La versión oficial de las políticas asociadas a este manual se mantendrán en el Sistema de Calidad. Cada proceso será el responsable de mantener dichos documentos actualizados. Cada proceso de la empresa será el encargado de impartir las capacitaciones asociadas a cambios en sus políticas. 5. Documentos Relacionados Formato GC Pág. de 8 V: 1 / SC: O-4718

7 2013 del CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO (INTERNO/EXTER NO) EMISOR (SOLO PARA DOCUMENTOS EXTERNOS) n/a Reglamento de Gobierno Corporativo Externo CONASSIF RG-PE-01 Reglamento de Junta Directiva Interno RG-AI-01 Reglamento Comité de Auditoría Interno RG-PE-02 Reglamento Comité Ejecutivo Interno RG-UC-01 Reglamento Comité de Cumplimiento Interno RG-F-01 Reglamento Comité de Inversiones Interno RG-R-01 Reglamento Comité de Riesgos Interno RG-TI-01 Reglamento Comité de Tecnología de Interno Información RG-PE-03 Reglamento Comité de Responsabilidad Interno Social Empresarial RG-PE-03 Reglamento Comité de Inversiones Propias Interno RG-PE-05 Reglamento Respuesta Estratégica Interno PT-R-03 Políticas sobre manejo de conflictos de Interno interés y normas éticas PT-RH-03 Políticas sobre Selección, Calificación y Interno Capacitación PT-VT-01 Política sobre la relación con los clientes Interno PT-C-01 Políticas sobre la relación con los Interno proveedores PT-FA-0 Políticas sobre las relaciones intragrupo Interno PT-PE-0 Políticas sobre el trato con los accionistas Interno PT-PE-05 Políticas de revelación y acceso a la Interno información PT-R-05 Políticas de prevención de uso indebido Interno de información privilegiada P-GC-03 Procedimiento para la aplicación de Interno acciones correctivas, preventivas y control del producto no conforme. Control de los registros del Sistema Formato GC Pág. 7 de 8 V: 1 / SC: O-4718

8 2013 del CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO Y RESPONSABLE DE SU ARCHIVO MODO INDIZACIÓN ARCHIVO DE Y ACCESO AUTORIZADO N/A N/A N/A N/A N/A 7. Anexos TIEMPO CONSERVACIÓN CÓDIGO N/A NOMBRE N/A 8. Cambios en el documento REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSION MODIFICADA 4. Se modifica la redacción del tercer punto para ajustarlo a la documentación utilizada en el Proceso de Recursos Humanos 5 Documentos Relacionados se modificó referencia de RG-PE- 05 Reglamento de Respuesta Estratégica 4 5 Formato GC Pág. 8 de 8 V: 1 / SC: O-4718

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