PROCEDIMIENTO REGISTRO DE DOCUMENTOS DEL PROCESO GESTION SERVICIO REGISTRAL

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1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del servicio registral de la propiedad inmobiliaria en Colombia, en lo pertinente al Registro del Documento relacionado con las actividades de radicar, calificar, inscribir y notificar los actos jurídicos sujetos a registro, entregar el documento y gestionar los recursos de valor agregado requeridos, garantizando la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio del Estado y la Sociedad en General. El Registro de Documentos se realiza en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, ubicadas en los respectivos círculos registrales del país, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. 1.1 ALCANCE: Inicia: Solicitud por parte del usuario del registro del documento. Qué hace?: Radicar documento, liquidar los derechos de registro, Confrontar las matrículas asociadas de los documentos, Asignar el reparto a cada uno de los calificadores, Realizar estudio jurídico de los actos sujetos a registro del documento, Firmar los formularios de Calificación: Constancias de inscripción o Notas Devolutivas, señalando claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución del documento, Organizar los documentos. Termina: Notificación y Entregar del documento. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable Estratégico: Registrador(a) de Instrumentos Públicos 2.2. Responsable Operativo: Coordinador Jurídico o quien haga sus veces, Coordinador Operativo o quien haga sus veces, El Cajero liquidador o quien haga sus veces, El funcionario encargado de realizar la confrontación y el reparto, El funcionario calificador o quien haga sus veces, El funcionario encargado de la

2 Página: 2 mesa de control, El funcionario encargado de digitalizar, organizar y distribuir los documentos, El funcionario encargado de la ventanilla de entrega de documentos o quien haga sus veces. 3. DEFINICIONES: Oficina de Registro de Instrumentos Públicos: Dependencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, encargada del registro de la tradición jurídica de los bienes inmuebles en Colombia. (Folio de matrícula inmobiliaria). Folio de matrícula inmobiliaria: Número único de identificación registral del bien inmueble. Registrar: Inscribir el acto o contrato jurídico en el respectivo folio de matrícula inmobiliaria. Escritura Pública: Documento hecho en notarías en el que se acredita la propiedad sobre un bien raíz para ser llevada a una oficina de registro para registrar el acto que haya realizado el propietario del bien. Actos y Contratos Jurídicos: Actos: Hechos que realizan las partes que producen efectos jurídicos. Contratos: El acuerdo de voluntades encaminada a producir efectos jurídicos sobre la propiedad inmobiliaria. Impuesto de Registro: Valor del tributo de la imposición legal causada en la transacción inmobiliaria, destinado a los Departamentos. Derechos de Registro: Valor conforme a la ley, que se debe cancelar para obtener el registro de la propiedad inmobiliaria, destinado a la Superintendencia de Notariado y Registro. Papel de Seguridad: Papel marca de agua amarillo y rosado, para uso exclusivo de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano para la expedición de las copias de las escrituras públicas. Liquidar: Determinar el valor a pagar de acuerdo a la ley, de los derechos e impuestos de registro causados para la inscripción del documento. Radicar: Asignación numérica que se le da a los documentos contentivos, de transacciones inmobiliarias. Calificar: Confrontar, estudiar y revisar la transacción jurídica contenido en el documento objeto de registro. Certificado de Tradición y Libertad: Documento que publicita la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria. Registrar: Inscribir en el folio de matrícula inmobiliaria la transacción de los bienes inmuebles. Antiguo Sistema: Son las matrículas que se encuentran contenidas en los tomos y folios anteriores a Anotación: Orden numérico de registros contenidos en cada folio.

3 Página: 3 4 Control Estadístico del Procedimiento: Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento registro de documentos Hojas de cálculo: Es una herramienta muy útil que almacena y organiza la información, formado por un número determinado de filas y columnas, permite realizar cálculos matemáticos para ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en los resultados esperados Histogramas: En estadística, es una representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados, ya sea en forma diferencial o acumulada. Sirven para obtener una "primera vista" general, respecto a una característica cuantitativa y continua, permite evidenciar comportamientos y el grado de variabilidad de los valores. 5. PHVA: Planear: Los recursos logísticos, financieros, humanos y tecnológicos del procedimiento, para las actividades de radicar, calificar, inscribir y notificar los actos jurídicos sujetos a registro, entregar el documento y gestionar los recursos de valor agregado requeridos para el tiempo de respuesta y la satisfacción del ciudadano, garantizando la guarda de la fe pública. Hacer: Radicar documento, liquidar los derechos de registro, Confrontar las matrículas asociadas de los documentos, Asignar el reparto a cada uno de los calificadores, Realizar estudio jurídico de los actos sujetos a registro del documento, Firmar los formularios de Calificación: Constancias de inscripción o Notas Devolutivas, señalando claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución del documento, Organizar los documentos, Notificar y Entregar el documento. Verificar: Verificar las copias y el papel de seguridad, Verificar que el folio o los folios de matrícula inmobiliaria correspondan al círculo registral, Verificar que el documento contenga el comprobante de pago del Impuesto de Registro, Verificar que los números de las matrículas inmobiliarias asociadas de los documentos se encuentren registradas correctamente, Registrar en el formato Control del Producto No Conforme, las correcciones, inclusiones, complementaciones, turnos de documentos que vinculan más de 10 matrículas inmobiliarias o que por su

4 Página: 4 naturaleza merecen un estudio especial, Verificar el valor cobrado y cancelado por Impuesto de Registro, Verificar el valor cobrado y cancelado por Derechos de Registro, Revisar en estado temporal la decisión tomada, Revisión por parte del Registrador (a) de la inscripción de los actos sujetos a registro, Registrar en el formato Control del Producto No Conforme los errores de digitación de la calificación, previo registro de la salvedad en el aplicativo. Actuar: Definir estrategias de mejoramiento continuo para el registro de los documentos que coadyuven a mejorar el índice de satisfacción del ciudadano. 6. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

5 Página: 5 ACTIVIDADES REQUISITO. RADICAR DOCUMENTO DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Verificación de la Documentación: El Cajero liquidador o quien haga sus veces debe verificar: 1.1. Copias y Papel de Seguridad: Primera copia de la escritura con destino al usuario Segunda copia de la escritura con sello, con destino a la Oficina de Registro.. (Artículo 14. Parágrafo 1 Ley 1579 de 2012). Verificar que todas las copias vengan en papel de seguridad, y que contengan el formulario de calificación. Para el caso de las oficinas de Registro que reciban la copia con destino a la oficina de Catastro deben verificar que venga en papel de seguridad y que contengan el formulario de calificación. (Artículos 1 y 5 del Decreto 188 de 2013, Resolución No.3046 del 2013, Resolución 0465/2013. Art. 8 par.4 Ley 1579/2012. En caso de que el usuario no presente la documentación en el papel de seguridad reglamentado y si no presenta la copia con destino al archivo de la Oficina de Registro, no se podrá recibir la documentación, previo aviso al usuario. 1.2 Folio(s) de Matrícula Inmobiliaria del Círculo Registral:. Verificar que el folio o los folios de matrícula inmobiliaria correspondan al círculo registral. En donde se está realizando la radicación.(articulo 5, Ley 1579 de 2012) En caso de identificar que el folio o los folios de matrícula inmobiliaria no correspondan al círculo registral, es deber del liquidador informarle al usuario sobre la Oficina de Registro a la cual debe dirigirse para realizar el trámite de inscripción del documento. 1.3 Comprobante del pago del Impuesto de Registro:

6 Página: 6 Verificar que el documento contenga el comprobante de pago del Impuesto de Registro (Boleta Fiscal). (Ley 223 de 1995, el Decreto 650 de y el Art. 15, Ley 1579 de 2012). En el comprobante de pago debe verificar los siguientes datos: Fecha de pago, actos liquidados, Número de liquidación, intervinientes y total. En caso de encontrar alguna inconsistencia en el comprobante de pago del Impuesto de Registro, las Oficinas de Registro que cuenten con módulos o ventanillas de recaudo de la Gobernación deben reportar la novedad al fiscalizador de recaudo, realizando una transferencia de turno. Para el caso de las Oficinas de Registro que no cuenten con módulos o ventanillas de recaudo de la Gobernación, el liquidador debe devolver la documentación al usuario, para que le realicen el ajuste en la liquidación del Impuesto de Registro. En caso de presentarse una extemporaneidad en la solicitud de registro, a partir de la fecha de la escritura - 2 meses, se debe direccionar al área de liquidación del impuesto de registro o informarle al usuario sobre la oficina de recaudo para que efectúe el pago de los intereses moratorios. En caso de que los usuarios presenten el comprobante de pago del impuesto de registro cancelado en otro municipio y no aparezca en el aplicativo para la respectiva verificación se debe informar al fiscalizador de recaudo para que confirme el pago. (Convenio Oficinas Bancolombia del país, excepto si el pago es del Banco Agrario o Davivienda.) Cuando la información del pago de Impuesto de Registro es consistente, deben proceder a realizar la liquidación de los Derechos de Registro. 2 Pre-Liquidación y Liquidación de los de Derechos de Registro: 2.1 Pre-Liquidación:

7 Página: 7 En el caso de pre-liquidación, deben registrar de manera temporal los actos, los certificados asociados y las reproducciones de sello necesarias, si el usuario así lo desea, e informarle el valor total a cancelar por derechos de registro, el banco o la ventanilla donde puede realizar el respectivo pago. Para el caso de las Oficinas de Registro que cuentan con módulos o ventanillas de Banco, deben informar al usuario que primero tienen que acercarse a los módulos o ventanillas de liquidación para la generación del recibo de caja de los derechos de registro, luego dirigirse al módulo o ventanilla del banco para realizar el pago. Para el caso de las Oficinas de Registro que recaudan los derechos de registro, deben informarle al usuario el valor a cancelar y posteriormente generar el recibo de caja. 2.2 Liquidación: Registrar en los aplicativos FOLIO o SIR los datos básicos contenidos en la escritura pública, providencia judicial, administrativa o arbitral: número de la escritura, fecha de la escritura, Número de la Notaria, Ciudad de origen de la Notaria, Número de la Matricula Inmobiliaria, Nombre de los intervinientes, Cédula o Nit. De la providencia judicial, administrativa o arbitral, se debe registrar: Nombre y código de la entidad, fecha, Número de la matrícula Inmobiliaria, nombre intervinientes, cédula de ciudadanía o Nit, medida cautelar. (Art. 31, 32,33, 61, 62, 63, 64 Ley 1579 del 2012.). En las providencias judiciales, administrativas o arbitrales verificar que el documento contenga la carta de autorización o cancelación de gravamen, expedida por la Secretaría de Infraestructura y Valorización, o las entidades competentes de cada ciudad. En caso de evidenciar la omisión de la carta de autorización o cancelación de gravamen, deben devolver el documento al usuario, para que en la entidad competente de cada ciudad le aporten dicho documento. En caso de que por cada uno de los actos que por su naturaleza se carezca de cuantía, se debe liquidar la mínima cuantía, el valor por cada folio de matrícula adicional y el certificado asociado, donde se debe

8 Página: 8 inscribir el documento. Los actos o negocios jurídicos que por su naturaleza tengan cuantía, se aplicará la tarifa del (5 x 1000). Si la cuantía del acto consignada en el documento fuere inferior al avalúo catastral o al autoavalúo, se debe liquidar sobre el valor de este último. Los actos por Liquidación del contrato de transferencia de derechos de cuota a cualquier título o de una porción segregada de otro inmueble, se tendrá en cuenta el porcentaje del derecho o del área enajenada, en caso de no estipular dicho porcentaje o área, se debe liquidar sobre el 100% del avalúo catastral y se debe adicionar el valor de una matrícula. Los contratos de arrendamiento, se deben liquidar sobre la cuantía total de las prestaciones, y si el plazo es indeterminado, la base de la liquidación será el monto de la misma en cinco (5) años. Las declaraciones de mejoras o de construcción, así como los de transferencia de la nuda propiedad, se debe liquidar sobre el valor consignado en el documento y a falta de éste, por el avalúo o autoavalúo catastral del inmueble. De la Vivienda de interés social y Reforma Agraria se debe liquidar, la mitad de los derechos registrales por cada acto, incluyendo la reproducción de sellos, siempre y cuando el bien inmueble se encuentre comprendido hasta el rango 3 de Estratificación, y la expedición del certificado de tradición y libertad causará derechos registrales. Por la Constitución de Usufructo, se debe liquidar la mínima cuantía. En la Constitución o ampliación de hipotecas abiertas sin límite de cuantía, cuyo valor garantizado en la carta de la entidad acreedora sea inferior al que se constituya para garantizar las obligaciones surgidas, se debe liquidar sobre el valor consignado en la carta de la entidad acreedora en donde está fijada de manera precisa el valor del cupo o monto del crédito total que garantiza la constitución de la hipoteca. En la constitución de gravámenes hipotecarios bajo la

9 Página: 9 Ley 546 de 1999, Sistema especializado para adquisición de vivienda la liquidación se tomará como base el 70% de la tarifa aplicable, para las viviendas de interés social no subsidiable se liquidará con el 40% de la tarifa ordinaria aplicable y para las viviendas de interés social objeto del subsidio directo se liquidará al 10% de la tarifa ordinaria. ( En la cancelación o liberación cuando sobre una vivienda se hayan constituido múltiples hipotecas, para la cancelación de cada una de estas, se debe liquidar conforme al valor de su constitución o el valor a prorrata de la parte liberada. (Art.62 Ley 1579 de 2012). Si la cancelación se enmarca dentro de lo previsto en la Ley 546 de 1999, la liquidación se debe tomar como un acto sin cuantía siempre y cuando en el texto de constitución y aclaración del gravamen hipotecario se especifique que la entidad acreedora hace parte del sistema especializado de financiación de vivienda. (Art.62 Ley 1579 de 2012). Indagar al usuario si va a cancelar el valor de los certificados asociados y la reproducción de sellos a que hubiere lugar, en caso de ser positivo debe informarle sobre el valor total a cancelar o de lo contrario le informara únicamente el valor total de los actos sujetos a registro. 3. Forma de Pago de los derechos de Registro: Efectivo, Consignación previa en el banco, Cheque de Gerencia y Datafono: 3.1 Efectivo: Registrar en el aplicativo el valor total a cancelar. Indicándole el modulo o ventanilla de banco en la que puede efectuar el pago de los derechos de registro. 3.2 Consignación previa en el banco Una vez el usuario tenga la consignación del pago de los derechos de registro, se debe verificar la fecha de la consignación, registrando en el aplicativo el número del comprobante y el valor.

10 Página: Cheque de Gerencia: Para el caso de las Oficinas donde se reciben el o los cheques de gerencia se debe verificar: el destinatario, fecha del cheque, número de cuenta, código del banco, NIT o cédula de ciudadanía. Registrar en el aplicativo el monto del Cheque de Gerencia, el cual debe coincidir con el valor generado por los aplicativos. Para el caso de los Círculos Registrales donde existe la Ventanilla Única de Registro, los usuarios consignan en los respectivos Bancos, los cheques de gerencia en las cuentas corrientes de las Oficinas de Registro, con el fin de llevar con el documento el comprobante de pago. 3.4 Datafono: Requisitos a tener en cuenta: La presencia del titular y la tarjetahabiente. Solicitar el documento de identidad antes de la transacción. Verificar la información de la tarjeta Crédito con el documento de identidad nacional o extranjero del cliente. Verificar si la tarjeta es de chip o de banda. La tarjeta debe estar firmada si no es así solicite al cliente que lo haga. (Circular No 747 / 2012 de la DIRECCION FINANCIERA) Validar en el comprobante diligenciado los últimos cuatro dígitos de la tarjeta; fecha de vencimiento, Tipo de la tarjeta (CR= Crédito, DB= Débito AH= Ahorros. CC = Cuenta Corriente); Franquicia o marca (Visa, MasterCard, Amex) que coincidan con los que se observan en el plástico, si la tarjeta tiene Chip, este se encuentra ubicado en el lado superior izquierdo. Digitar el monto en el datafono. Si la tarjeta tiene chip la transacción siempre se debe realizar introduciendo el chip en el lector

11 Página: 11 correspondiente y dejarla allí hasta que termine la transacción. Si es de ahorro o corriente el usuario debe digitar la clave de seguridad. Si es de crédito preguntar al usuario en cuantas cuotas se difiere la cuantía. Al salir la tirilla de comercio, se entrega al usuario para que diligencie los siguientes datos: Número de Identificación, Teléfono y firma del usuario, el cual queda como soporte en la ORIP, imprimiendo una copia para el banco y otra para el documento. Verificar que la firma registrada en la tirilla coincida con la que se encuentre en la tarjeta de crédito o debito. Tener en cuenta que la autorización únicamente garantiza que la transacción sea legítima, y la capacidad crediticia de la tarjeta usada. Es deber del liquidador informarle al usuario en cuantos días hábiles puede acercarse a reclamar su documentación. (Art. 27 de la Ley 1579 de 2012.) 4 Recibos de Caja: 4.1 Las Oficinas de Registro que cuentan con módulos o ventanillas del banco, proceden de la siguiente manera: La copia que tenga impreso el aviso de: Oficina de Registro se debe anexar a la segunda copia con destino a la oficina. La copia que tenga impreso el aviso de: Banco y Usuario, van a los módulos o ventanillas del banco, donde el cajero debe entregarle el recibo que tenga impreso la palabra usuario, y el otro que tiene impreso la palabra Banco la deja como soporte para la contabilidad diaria. 4.2 Las Oficinas de Registro que no cuentan con módulos o ventanillas del banco, proceden de la siguiente manera: La copia que tenga impreso el aviso de: Oficina de Registro se debe anexar a la segunda copia con destino a la oficina.

12 Página: 12 La copia que tenga impreso el aviso de: Banco, se debe anexar a la primera copia con destino al usuario. La copia que tenga impreso el aviso de: Usuario se debe entregar a la persona que está realizando el trámite de registro. 5 Consignación del Recaudo del día en el Banco: Para el caso de las Oficinas de Registro que aún reciben los derechos de registro, al finalizar el día, deben: Diligenciar la consignación del recaudo del día en la cuenta corriente de la Oficina de Registro a la que pertenece. Realizar la consignación en el respectivo banco. Registrar el valor del recaudo del día en el libro de Bancos e Ingresos. Entregar la consignación al Registrador (a). El Registrador (a), debe verificar con el reporte del recaudo del liquidador la cantidad consignada con el fin de evitar posibles descuadres de caja. Anexar la consignación en el boletín de cuadre de caja del día. Responsable: Funcionario Cajero liquidador o quien haga sus veces, Registrador (a). Valor agregado: Protección de los recursos. Conocimiento: Resolución de tarifas, actos a registrar, manejo del sistema de información, servicio al cliente. Recursos esenciales: Sistemas de información (Folio - SIR) impresora, recibos, cosedora, calculadora, cinta para impresora, puntos de recaudo del Banco y Datafono. Normatividad: Decreto de tarifas, Código de actos, Ley 1579 de 2012, Ley 960/70 y demás normatividad Registral y Notarial vigente. Herramientas de control: 1. Verificar las copias y el papel de seguridad de cada una de las copias sujetas a registro. 2. Verificar que el o los folios de matrícula inmobiliaria correspondan al círculo registral.

13 Página: Verificar que el documento contenga el comprobante de pago del Impuesto de Registro. 4. Realizar preliquidación de los derechos de registro, si el usuario así lo desea. 5. Realizar liquidación definitiva de los derechos de registro, teniendo en cuenta la forma de pago: Efectivo, Cheque de Gerencia y Datafono (Actividad 3 Radicar Documento). Frecuencia: diaria Tecnología (M.A.S): Manual y Sistematizado.

14 Página: 14 CONFRONTA- CION, REPARTO Y REASIGNACION DE TURNOS Descripción de actividades: 1. CONFRONTACION: El funcionario encargado de realizar la confrontación debe: 1.1 Verificar de cada turno radicado en el aplicativo vs la imagen de los documentos, de acuerdo al principio de Prioridad o Rango (Art.3 Literal c Ley 1579 de 2012), que los números de las matriculas Inmobiliarias asociadas de los documentos se encuentren registradas correctamente, en caso de encontrar inconsistencias, debe corregir o incluir los números de las matrículas Inmobiliarias asociadas, si se evidencia matriculas Inmobiliarias faltantes, debe completar la asociación en el turno correspondiente. 1.2 Identificar los turnos de documentos que vinculan más de diez (10) matrículas inmobiliarias, o que por su naturaleza jurídica, merecen un estudio especial como: Constitución, Aclaraciones y/o adiciones de Reglamentos de Propiedad Horizontal; Loteos; Reloteos; Englobes; Desenglobes; Testamentos; Parques Cementerios; Medidas cautelares, y cancelaciones IDU. 1.3 Registrar en el formato Control del Producto No Conforme, las correcciones, inclusiones, complementaciones y turnos que vinculan más de 10 matrículas inmobiliarias o que por su naturaleza jurídica merecen un estudio especial, con el fin de establecer acciones necesarias para corrección o reasignación de turno o acciones de mejora continua. 1.4 Entregar semanalmente el formato Control del Producto No Conforme al Facilitador de Calidad, para que éste consolide y tabule la información. (Numeral 8.3 Control del Producto No Conforme NTCGP1000:2009) 1.5 Recibir y repartir las relaciones del reparto que le hace entrega el Coordinador Operativo o quien haga sus veces, las cuales las debe distribuir de la siguiente manera:

15 Página: 15 Una copia a cada calificador. Una copia para el Registrador (a), la cual debe quedar con las constancias de inscripción y/o notas devolutivas firmadas y organizadas. Una copia para Línea de Producción, la cual debe quedar con los documentos de cada reparto. 1.6 Informar al Registrador (a) sobre aquellos documentos que por su naturaleza merecen un estudio registral especial, con el fin de obtener la autorización de reasignación de turnos, a los calificadores designados. 1.7 Una vez se tenga la autorización del Registrador (a), debe registrar en el aplicativo SIR - Folio la nota explicativa sobre la causal de reasignación. 1.8 Informar al (los) Calificador(es) sobre los turnos de documentos que por su naturaleza merecen un estudio registral especial, los cuales les fueron reasignados por autorización explícita del Registrador (a). 2. REPARTO: 2.1 El Coordinador Operativo o quien haga sus veces debe tener el rol de Jefe Operativo en el aplicativo misional SIR o Folio Magnético. 2.2 El Coordinador Jurídico o quien haga sus veces debe diariamente diligenciar el formato Listado Calificadores para asignación de Reparto y entregarlo al Coordinador Operativo o quien haga sus veces, para la asignación del reparto del día. 3. El Coordinador Operativo o quien haga sus veces debe asignar el reparto a cada uno de los calificadores, registrando el último turno de documento radicado del día en el aplicativo SIR - Folio. 4. Imprimir tres (3) copias de las relaciones de reparto, las cuales las debe entregar al funcionario encargado de la confrontación, el cual las debe distribuir de la siguiente manera:

16 Página: 16 Una copia a cada calificador. Una copia para el Registrador (a), la cual debe quedar con las constancias de inscripción y/o notas devolutivas firmadas y organizadas. Una copia para Línea de Producción, la cual debe quedar con los documentos por cada calificador. 5. REASIGNACION DE TURNOS: Se puede dar con autorización explícita del Registrador (a) en los siguientes casos: Cuando se evidencie que existen documentos remanentes. Cuando el documento está en estado Firma y Sello o en estado Digitación y se evidencie que se deben volver a imprimir las constancias o que hubiere sido mal enviado a otro estado el documento. Cuando se evidencie que no todos los documentos que tienen los calificadores a su cargo fueron debidamente procesados, es decir calificados y no hubieren presentado el permiso debidamente autorizado por calamidad doméstica, cita médica e incapacidad. Responsables: Funcionario encargado de la confrontación y el reparto, Coordinador Operativo o quien haga sus veces, Coordinador Jurídico o quien haga sus veces, Registrador(a) Principal y Seccional. Conocimiento: Manejo del sistema de información aplicativo SIR Folio Magnético. Valor agregado: Confrontación veraz y efectiva, Oportunidad en el reparto y reasignación de los turnos, con el fin de dar cumplimiento a los términos establecidos en el Art.27 de la Ley 1579 de Recursos esenciales: Sistemas de información (Folio - SIR) impresora, papel de formas continuas tamaño carta, cinta para impresora. Normatividad: Ley 1579 de 2012, Ley 960/70 y demás normatividad Registral y Notarial vigente.

17 Página: 17 Herramientas de control: Registro en el formato Control del Producto No Conforme, las correcciones, inclusiones, complementaciones, turnos de documentos con imágenes mal digitalizadas y turnos que vinculan más de 10 matrículas inmobiliarias o que por su naturaleza jurídica merecen un estudio especial, con el fin de establecer acciones necesarias para corrección, reasignación de turno o acciones de mejora continua. Diligenciamiento diario del formato Listado Calificadores para asignación de Reparto por parte del Coordinador Jurídico o quien haga sus veces, el cual lo debe entregar al Coordinador Operativo o quien haga sus veces, para que éste pueda realizar la asignación del reparto. Obtención de la autorización parte del Registrador (a) para la reasignación de turnos, que por su naturaleza merecen un estudio registral especial. Frecuencia: diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada.

18 Página: 18 CALIFICACION DE DOCUMENTOS Descripción de actividades: El funcionario calificador o quien haga sus veces debe: 1. Recibir diariamente del funcionario de confrontación o quien haga sus veces, la relación de documentos para calificación, y debe ser informado sobre los turnos que le fueron reasignados. 2. Para efectos de la calificación de documentos debe tener en cuenta la siguiente descripción por naturaleza jurídica de los actos sujetos a registro: Tradición: Para inscribir los títulos que conlleven modos de adquisición, precisando el acto, contrato o providencia. Gravámenes: Para inscribir gravámenes: hipotecas, actos de movilización, decretos que concedan el beneficio de separación, valorizaciones, liquidación del efecto de plusvalía. Limitaciones y Afectaciones: Para la anotación de las limitaciones y afectaciones del dominio: usufructo, uso y habitación, servidumbres, condiciones, relaciones de vecindad, condominio, propiedad horizontal, patrimonio de familia inembargable, afectación a vivienda familiar, declaratorias de inminencia de desplazamiento o desplazamiento forzado. Medidas Cautelares: Para la anotación de medidas cautelares: embargos, demandas civiles, prohibiciones, valorizaciones que afecten la enajenabilidad, prohibiciones judiciales y administrativas. Tenencia: Para inscribir títulos de tenencia constituídos por escritura pública o decisión judicial: arrendamientos, comodatos, anticresis, leasing, derechos de retención. Falsa Tradición: Para la inscripción de títulos que conlleven la llamada falsa tradición, tales como la enajenación de la cosa ajena o la transferencia de derecho incompleto o sin antecedente propio, de conformidad con el parágrafo 2 de

19 Página: 19 la Ley 1579 de Cancelaciones: Para la inscripción de títulos, documentos o actos que conlleven la cancelación de las inscripciones contempladas en el literal b) del artículo 4 de la Ley 1579 de Otros: Para todos aquellos actos jurídicos que no se encuentran en la anterior codificación y que requieren de publicidad por afectar el derecho real de dominio. (Ley 1579 de 2012 Art.8 Parágrafo 3º). 3. Estudio Jurídico del Documento: 3.1 Folio(s) de Matrícula Inmobiliaria del Círculo Registral: Verificar que el folio o los folios de matrícula inmobiliaria correspondan al círculo registral. (Artículo 5, Ley 1579 de 2012). En caso de evidenciar que al inmueble no se le ha asignado matrícula por encontrarse inscrito en los libros de antiguo sistema, se debe remitir al funcionario encargado de Antiguo Sistema, con el fin de que éste verifique los datos y realice la apertura de la matrícula inmobiliaria. Una vez se tenga la matrícula inmobiliaria, el funcionario encargado de Antiguo Sistema, debe remitirlo al calificador para que se continúe con el proceso de calificación. 3.2 Copias y formulario de calificación: Verificar en orden consecutivo de acuerdo al principio de Prioridad o Rango (Art.3 Literal c Ley 1579 de 2012), las imágenes de los documentos digitalizados, primera copia de la escritura con destino al usuario y segunda copia de la escritura con sello, con destino a la Oficina de Registro. (Artículo 16. Parágrafo 2 Ley 1579 de 2012). En caso de no contar con aplicativo IRIS Documental, deben de igual forma verificar que las copias vengan en papel de seguridad junto con el formulario de calificación. (Artículos 1 y 5 del Decreto 188 de 2013, Resolución No.3046 del 2013, Resolución 0465/2013. Art. 8 par.4 Ley 1579/2012 y el Artículo 14. Parágrafo 1 Ley 1579 de 2012).

20 Página: Comprobante de pago del Impuesto de Registro: Verificar que el comprobante de pago del impuesto de registro, haya sido escaneado e indexado a la imagen del documento. En caso de no contar con aplicativo IRIS Documental, verificar que se encuentre anexo al documento. Verificar los siguientes datos del comprobante de pago del impuesto de registro: Fecha de pago, actos liquidados, Número de liquidación, intervinientes y total cancelado. En caso de presentar alguna inconsistencia, sobre todo con relación al pago de lo debido, debe surtir el trámite de emisión de Nota Devolutiva, señalando claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución. En caso de ser consistente y haberse pagado lo debido, proceder con la verificación de los derechos de registro. 3.4 Valor cobrado y cancelado por Derechos de Registro: Verificar que el recibo de caja de los derechos de registro, haya sido escaneado e indexado a la imagen del documento. En caso de no contar con aplicativo IRIS Documental, verificar que se encuentre el Recibo de Caja anexo al documento. Verificar que los datos del encabezado de la escritura, estén conforme a lo registrado en el recibo de caja: Número de la escritura, fecha de la escritura, Número de la Notaria, Ciudad de origen de la Notaria, Número de la Matricula Inmobiliaria y matrículas asociadas, departamento, municipio, corregimiento o vereda, Nombre de los intervinientes, Cédula o Nit, naturaleza jurídica del documento, actos sometidos a registro y naturaleza del título. En caso de evidenciar errores en el encabezado, y que no afecten la naturaleza jurídica del acto, o el contenido

21 Página: 21 esencial del mismo, informar al Coordinador Jurídico o quien haga sus veces y en las Oficinas de Registro Seccionales, informar al Registrador (a) para realizar la corrección de dichos errores, registrándolos en el formato Control del Producto y/o Servicio No Conforme. (Art.59 inciso 2 Ley 1579 de 2012, Numeral 8.3 Control del Producto No Conforme NTCGP1000:2009). En caso de evidenciar que faltan matrículas asociadas por: Englobes, desenglobes, ventas parciales entre otros, se pasa a mesa de confrontación el turno del documento objeto de estudio, para que el funcionario que tenga el roll, incluya las matrículas inmobiliarias faltantes, previo registro de la complementación por parte del funcionario de confrontación, en el formato Control del Producto y/o Servicio No Conforme (Art.59 inciso 2 Ley 1579 de 2012, Numeral 8.3 Control del Producto No Conforme NTCGP1000:2009). En caso de evidenciar que el inmueble no se encuentra plenamente identificado, por: Número de matrícula y matrículas asociadas, nomenclatura o nombre, linderos, área en el sistema métrico decimal, intervinientes por su documento de identidad, emitir Nota Devolutiva, señalando claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución. (Artículo 16 parágrafo 1 Ley 1579 de 2012). Verificar el valor cobrado y cancelado por derechos de registro, realizando precalificación de los actos sometidos a registro. En caso de encontrar inconsistencia en el valor cobrado, es decir, que falte algún acto o actos por cobrar, se debe diligenciar el formato Solicitud Diferencia por Recaudar, imprimir el reporte de Mayores Valores y remitirlo a mesa de control, con el fin de ser entregados al Despacho para su posterior revisión por parte del Registrador (a) e indexado en su respectivo turno. Una vez cancelada la diferencia por recaudar de derechos de registro, y entregado el recibo de caja en el Despacho del Registrador(a), el funcionario encargado de mesa de control, informa al área jurídica, con el fin de que el calificador proceda a la inscripción del respectivo documento. En caso de encontrar inconsistencia en el valor cobrado, es

22 Página: 22 decir, exceso por derechos de registro, se debe diligenciar el formato Autorización de devolución por exceso de Derechos de Registro, con el fin que el usuario en el momento de reclamar el documento, pueda realizar la solicitud de devolución de dinero. 3.5 Inscripción Jurídica: Verificar la tradición de dominio del inmueble con el propósito de identificar el tipo de dominio y la fecha de apertura de la matrícula, la escritura (número, fecha); los aspectos físicos del predio (área, linderos y ubicación) y las partes (vendedor y comprador). Una vez verificados los linderos, se debe realizar el estudio de títulos antecedentes para comprobar el justo título o derecho real. En el caso que se trate de derechos y acciones se debe buscar en los índices de propietario, hasta ubicar el derecho real (Ej: compra venta), con el fin de tomarlo como punto de referencia para hacer la apertura de folio y hacer la respectiva complementación, indicando los antecedentes de adquisición del predio. Registrar los datos en el aplicativo Folio Magnético o SIR, con indicación de la naturaleza jurídica de los actos a inscribir; fecha de la inscripción, naturaleza del título: Escritura, Sentencia, Oficio, Resolución, entre otros; número distintivo si lo tuviere, oficina de origen, fecha y partes interesadas, en forma breve y clara de fácil lectura, con la característica de ser perdurable. (Artículo 20 Ley 1579 de 2012). 3.6 Apertura de Matrícula (Principio de Especialidad Art.3 Ley 1579 de 2012). En caso de presentarse división material, englobe, segregación, parcelación, urbanización o se constituya propiedad horizontal, se dará apertura a cada unidad inmobiliaria con su registro catastral correspondiente, registrando la salvedad de donde se derivan, trasladando los gravámenes, limitaciones y afectaciones vigentes de los folios de mayor extensión. El incumplimiento de este deber, constituye falta disciplinaria del Registrador (a). (Art.50, 51 y

23 Página: Ley 1579 de 2012). En caso de que el inmueble se encuentre ubicado en dos o más círculos registrales, se debe identificar la mayor parte del terreno y al círculo registral que corresponde, para proceder a realizar la respectiva apertura de la unidad inmobiliaria. Si el área del inmueble se encuentra en proporciones iguales, será el titular del derecho del dominio quien decida en cuál Oficina de Registro se mantiene la matrícula inmobiliaria. (Art.49 parágrafo Ley 1579 de 2012). Si en los bienes adjudicados en proceso de prescripción adquisitiva del dominio, la matrícula inmobiliaria no se encuentra abierta o la determinación del bien no coincide con lo expreso en la sentencia, se debe dar apertura o renovar la respectiva matrícula inmobiliaria, ajustándola a las especificaciones establecidas en la presente ley. (Art.56 inciso 2 Ley 1579 de 2012). Si la ubicación de los bienes baldíos, está en áreas que conforman el Sistema de Parques Nacionales Naturales de Colombia, se debe dar apertura de la matrícula inmobiliaria a nombre de la Nación Parques Nacionales Naturales de Colombia, con fundamento en el acto administrativo proferido por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. (Art.57 Inciso 2 Ley 1579 de 2012). Una vez abierto el folio de matrícula inmobiliaria, solo procederá la inscripción de cualquier acto sujeto a registro, de conformidad con lo expuesto en la autorización del Incoder, protocolizada en la respectiva escritura pública o con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. (Art.57 parágrafo y Art.58 parágrafo Ley 1579 de 2012). En caso de encontrar duplicidad de matrículas se deben unificar los folios por medio de un Acto Administrativo (Resolución), la cual debe ir firmada por el Registrador (a) y para las ORIPS de la ciudad de Bogotá irá con la firma del Coordinador Jurídico o quien haga sus veces. 3.7 Reconstrucción, Unificación y Cierre de Matrícula: Se procede a reconstrucción de folio de matrícula

24 Página: 24 inmobiliaria, con fundamento en los documentos auténticos, duplicados y anotaciones que reposen en la Oficina o en poder de los interesados, previo el trámite de actuación administrativa contemplada en el Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo. (Art.53 Ley 1579 de 2012). Se procede a unificación de folio de matrícula, cuando a solicitud de parte o de oficio se encuentren dos o más folios de matrícula inmobiliaria asignados a un mismo inmueble. (Art.54 Ley 1579 de 2012). Se procede a cierre de folios de matrícula inmobiliaria, por orden judicial o administrativa que la sustenten jurídicamente y que no existan anotaciones vigentes, registrando en el aplicativo la anotación FOLIO CERRADO. (Art.55 Ley 1579 de 2012). 4 Revisión de la Inscripción Jurídica: Revisar la decisión tomada del documento, siempre y cuando este en Estado Temporal, con el fin de guardar en el aplicativo la versión final y definitiva, remitiendo la constancia de inscripción o nota devolutiva a mesa de control. En caso de evidenciar error en la calificación, una vez se hubiese guardado la versión final, se debe solicitar al Coordinador Jurídico o quien haga sus veces y en las Oficinas de Registro Seccionales, informar al Registrador (a) para proceder nuevamente a la correcta calificación del documento.. 5 Registro Parcial: Inscribir uno o algunos de los actos o contratos del título o si el objeto del acto o del contrato es una pluralidad de inmuebles y alguno de ellos está fuera del comercio, o si existe algún impedimento de orden legal, por el cual se rechazase la inscripción, se procederá al registro parcial, por solicitud motivada por escrito de todos los intervinientes. (Art.17 Ley 1579 de 2012).

25 Página: 25 6 Suspensión del Trámite de Registro: En caso de evidenciar en el estudio jurídico que el documento proveniente de la autoridad judicial o administrativa con funciones judiciales, no se ajusta a derecho de acuerdo a la normatividad vigente, se suspenderá el trámite de registro, mediante acto administrativo motivado y por el término de 30 días a partir de la fecha de remisión de la comunicación. (Art.18 Ley 1579 de En caso de evidenciar en el estudio jurídico del documento que dentro del escrito del título, se advierte sobre la existencia de una posible falsedad de un título o documento que se encuentre en proceso de registro, se suspenderá el trámite de registro, mediante acto administrativo motivado de cúmplase hasta por 30 días, contra lo cual no procederá recurso alguno. (Art.19 Ley 1579 de 2012). 7 Inadmisibilidad del Registro: Si en la calificación del título o documento no se dan los presupuestos legales para ordenar su inscripción, se debe emitir Nota Devolutiva, señalando claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución con el detalle pertinente, registrando la salvedad en el aplicativo Folio Magnético o SIR. (Art.22 Ley 1579 de 2012). 8 Firmar y entregar Constancias de Inscripción o Notas Devolutivas: Entiéndase por Constancia de Incripción al formato especial que emite el aplicativo, toda vez que se registre la fecha de inscripción, el número de radicación, la matrícula inmobiliaria y la especificación jurídica de los actos inscritos con la firma del(a) Registrador(a) que se anexará tanto en el ejemplar del documento como en la copia con destino a la Oficina. (Art. 21 Ley 1579 de 2012). Firmar los formularios de calificación: Constancias de

26 Página: 26 Inscripción y Notas Devolutivas, como ratificación de su concepto y decisión tomada sobre el acto registrado. Anexar los formularios de calificación firmados a la relación de documentos para calificación. Remitir las relaciones y los formularios a mesa de control, con el fin de ser entregados al Despacho para su posterior revisión por parte del Registrador (a) e indexados en su respectivo turno. Responsable: Funcionarios Calificadores, Coordinador Jurídico o quien haga sus veces y Registradores (as) Principales y Seccionales. Conocimiento: Manejo del aplicativo SIR FOLIO, Actos de registro, Derecho Constitucional, Derecho Notarial y Registral, Derecho Civil, Procedimiento Civil, Derecho Administrativo, Procedimiento Administrativo, Código Disciplinario Único, Administración Pública. Valor agregado: Estudio veraz y eficiente con el que se concreta la efectividad de la inscripción del título en cuanto a su formalidad y capacidad de los otorgantes. Recursos esenciales: Sistema de información, impresora, equipo de oficina. Normatividad: Decreto Ley 1579 de 2012; Ley 1537 de 2012, Ley 960 / 70 y demás normatividad registral y notarial vigente. Herramientas de control: 1. Verificar que el o los folios de matrícula inmobiliaria correspondan al círculo registral. 2. Verificar las copias y el papel de seguridad de cada una de las copias sujetas a registro. 3. Verificar que el documento contenga el comprobante de pago del Impuesto de Registro y se encuentre bien liquidado. 4. Verificar que el documento contenga el pago de los derechos de registro (Recibo de Caja con timbre del banco) y se encuentre bien liquidado. 5. Verificar que los datos básicos del encabezado de la escritura, se encuentren bien registrados en el recibo de caja. 6. Verificar la tradición de dominio del inmueble con el propósito de identificar: Tipo de dominio, fecha de apertura de la matrícula, No. de la Escritura, aspectos físicos del

27 Página: 27 predio, y las partes intervinientes. 7. Revisar la decisión tomada del documento, siempre y cuando este en Estado Temporal. 8. Firmar los formularios de calificación: Constancias de Inscripción y Notas Devolutivas, como ratificación de su concepto y decisión tomada sobre el acto registrado. F Frecuencia: diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada, Folio Magnético SIR y en las que aplique el Sistema Manual.

28 Página: 28 FIRMA Y SELLOS, MESA DE CONTROL Descripción de actividades: El funcionario encargado de la mesa de control debe: 1. Recibir los formularios de calificación: Constancias de Inscripción y Notas Devolutivas, debidamente firmadas por los funcionarios calificadores. 2. Entiéndase por Constancia de Incripción el formato especial que emite el aplicativo, toda vez que se registre la fecha de inscripción, el número de radicación, la matrícula inmobiliaria y la especificación jurídica de los actos inscritos con la firma del(a) Registrador(a) que se anexará tanto en el ejemplar del documento como en la copia con destino a la Oficina. (Art. 21 Ley 1579 de 2012). 3. Clasificar los formularios de calificación por Constancias de Inscripción y Notas Devolutivas junto con los respectivos documentos, en orden ascendente por consecutivos de turnos. 4. Cambiar el estado de cada uno de los documentos inscritos a: "Firma y Sellos. 5. En caso de encontrar errores de digitación en la calificación, debe: a) Emitir nota informativa en el aplicativo devolviendo el turno al calificador para que este realice la respectiva corrección con la autorización del Coordinador Jurídico o quien haga sus veces y en las Oficinas de Registro Seccionales, del Registrador (a) para proceder nuevamente a la correcta calificación del documento. b) Registrar el error evidenciado en el formato Control del Producto y/o Servicio No Conforme (Art.59 inciso 2 Ley 1579 de 2012, Numeral 8.3 Control del Producto No Conforme NTCGP1000:2009). 6. Generar relación de documentos a desanotación, e imprimir dos (2) copias, las cuales se deben entregar de la siguiente forma:

29 Página: 29 a) Primera copia para el Registrador (a), la cual debe quedar con las constancias de inscripción y/o notas devolutivas firmadas y organizadas, en orden ascendente por consecutivos de turnos. b) Segunda copia para Línea de Producción, la cual debe quedar con los documentos por cada calificador. 7. Informar al área jurídica, sobre los mayores valores cancelados, una vez el usuario haga entrega del recibo de caja con timbre del banco, con el fin de que el calificador pueda proceder a la inscripción del respectivo documento. 8. Una vez el Registrador (a) firme los formularios de calificación: Constancias de Inscripción y Notas Devolutivas, el funcionario encargado de la mesa de control, debe cambiar al estado Desanotado o Desanotado Devuelto, cada turno de documento según relación. Responsable: Funcionario encargado de la mesa de control Conocimiento: Manejo del aplicativo SIR FOLIO, actos de registro. Valor agregado: Correcta organización de la información, cambio de estado de los documentos y detección de errores en el tiempo oportuno. Recursos esenciales: Sistema de información, impresora, equipo de oficina. Normatividad: Decreto Ley 1579 de 2012; Ley 1537 de 2012, Ley 960 / 70 y demás normatividad registral y notarial vigente Herramientas de control: Clasificar los formularios de calificación: Constancias de Inscripción y Notas Devolutivas junto con los respectivos documentos en orden ascendente por consecutivos de turnos, cambiando su estado a Firma y Sellos. Emitir nota informativa en el aplicativo devolviendo el turno del documento al calificador, en caso de encontrar errores de digitación en la calificación, para que éste proceda a realizar la respectiva corrección, previo registro en el formato Control del Producto y/o Servicio No Conforme. Informe al área jurídica sobre los mayores valores cancelados. Frecuencia: diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada (SIR FOLIO).

30 Página: 30 RESPONSABILI- DAD DEL REGISTRADOR (A) Descripción de actividades: Es responsabilidad del Registrador(a) (Capítulo XXII artículos 92,93,94,95 Ley 1579 de 2012): 1. Revisar la inscripción jurídica de los documentos sujetos a registro, con el fin de garantizar la idoneidad del registro. 2. En caso de ser correcta la calificación, firmar los formularios de calificación: Constancias de Inscripción y Notas Devolutivas, remitiéndolos nuevamente a mesa de control. 3. En caso de evidenciar error en la calificación: Inscrita o Devuelta, debe devolver el documento al funcionario calificador, registrando la salvedad en el aplicativo Folio Magnético o SIR. 4. La no inscripción jurídica registral de los documentos sujetos a registro sin justa causa, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda atribuirse a los funcionarios que intervienen en el proceso registral. 5. Verificar que los bloqueos de los folios de matrícula inmobiliaria sean por: a) Folios bloqueados y cerrados que pertenecen a otro Círculo Registral. b) Correcciones dadas según el artículo 59 Ley 1579 de 2012 y Actuaciones Administrativas. c) Folios bloqueados por solicitud de Juzgados, Fiscalías, Procuradurías. d) Proferir acto administrativo en caso de encontrar folios bloqueados y cerrados que pertenecen a otras circunscripciones territoriales, con el fin de excluirlos del archivo registral de la Oficina a su cargo. e) Elaborar listado de los folios que aún continúan bloqueados con turno de corrección, para incorporarlos en la migración de datos al nuevo aplicativo sistema de información registral

31 Página: 31 SIR, con el fin de evitar la pérdida de la información. 6. En materia patrimonial, por los hechos, acciones y omisiones demandados ante la jurisdicción contenciosa administrativa cuando esta profiera condena en contra de la Entidad, mediante sentencia debidamente ejecutoriada y haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del Registrador (a). 7. No podrán autorizar sus propios actos o contratos ni aquellos en que tengan interés directo o figuren como otorgantes su cónyuge, compañero(a) permanente, o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Responsable: Registrador(a) de Instrumentos Públicos. Conocimiento: Manejo del aplicativo SIR FOLIO, Actos de registro, Derecho Constitucional, Derecho Notarial y Registral, Derecho Civil, Procedimiento Civil, Derecho Administrativo, Procedimiento Administrativo, Código Disciplinario Único, Administración Pública, Planeación Estratégica. Valor agregado: Ser flexible ante los cambios; Estar orientado a los Resultados; Enfocalizar su misión en lo Importante; Comunicarse constantemente; Motivar y reconocer a su equipo de trabajo y promover y custodiar los valores de la entidad. Recursos esenciales: Sistema de información, impresora, equipo de oficina. Normatividad: Decreto Ley 1579 de 2012; Ley 1537 de 2012, Ley 960 / 70 y demás normatividad registral y notarial vigente Herramientas de control: Revisar la inscripción jurídica de los documentos sujetos a registro, con el fin de garantizar la idoneidad del registro. Verificar que los bloqueos de folios de matrícula inmobiliaria se den por las causales descritas en el punto 5. Frecuencia: diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada Folio Magnético - SIR.

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