Manual de Usuario del Sistema de control de Turnos

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1 Manual de Usuario del Sistema de control de Turnos Versión del Manual

2 Índice 1. Introducción Requerimientos Dirección electrónica del sistema Proceso general de operación del sistema Soporte técnico del sistema Registro del Exportador Iniciar sesión en el Sistema de Turnos Opciones de usuario administrador exportador Datos Generales Creación usuarios para el exportador Administración de Usuarios para Exportador Operaciones de un usuario exportador final Crear Permiso de Salida Búsqueda, Reimpresión y eliminación de Permisos de Salida Versión del Manual

3 1. Introducción El presente manual de uso, tiene como finalidad dar a conocer de una manera detallada y sencilla las opciones para los exportadores, creación y mantenimiento de los Permisos de Salidas del Depósito, opción alojada en el sitio Web Aretina Online. Esta opción Sistema de Turnos está diseñada para que los exportadores detallen el horario en el cual van retirar contenedores en las instalaciones del depósito de Aretina, detallen los datos de salida de un contenedor asignados en un booking determinado, cada Permiso de Salida solo será para la salida de un solo contenedor y estará controlado por un ticket en el cual se detalla la hora disponible para retirar, de esta forma podemos dar al cliente una mayor facilidad al retirar sus contenedores evitando las colas innecesarias de parte de los transportistas. 2. Requerimientos 1) El sitio esta diseñado solo para ser visto por el Navegador Internet Explorer versión 6 o superior. 2) La resolución mínima de la pantalla debe ser 768x1024. Versión del Manual

4 3. Dirección electrónica del sistema A través de la página web de la Empresa en la sección On-Line y eligiendo el recuadro Sistema Turnos DEPOT Como se detalla en la siguiente imagen Versión del Manual

5 4. Proceso general de operación del sistema Para que un exportador pueda emitir permisos de salida para el depósito de Aretina debe pasar por una serie de pasos, los cuales se detalla a continuación. 1. Registrar sus datos como exportador en el sistema de Aretina. 2. Autorización por parte de las Agencias con las cuales el exportador especifico que trabaja. 3. Al autorizar recibir el Usuario y contraseña para acceder al sistema. 4. Registrar, buscar, modificar, eliminar permisos de salida. 5. Soporte técnico del sistema cuenta sistemas: Teléfono de contacto: Nombre de Contacto: Bolívar Barragán En las siguientes secciones de este manual se detallarán cada uno de los procesos mencionados en el literal 4. Versión del Manual

6 6. Registro del Exportador/ Importador Para ingresar a la opción de registro de un exportador se inicia desde la página de ingreso al sitio, y en la parte central hay un link que lleva por escrito Registrar Exportador/Importador, o puede ingresar a través del portal web de Aretina entrando a la opción On-Line y seleccionando la opción de Sistema de Turno DEPOT ítem Registrase, esto no es necesario que el visitante tenga una cuenta dentro del sistema, esto permite que cualquier exportador sin necesidad de pasar primero una solicitud de parte de Aretina o de la Agencia se pueda registrar. Habiendo accedido a la página de registro y habiendo ingresado los datos principales para los exportadores, en donde además de registrar sus datos deberán seleccionar las agencias con las cuales trabajan para de este modo al registrarse se envie un mail de notificación a las Agencias seleccionadas para su posterior aprobación de ingreso al sistema y creación de usuario administrador de sus datos. La página donde se procesa todo estos datos es la siguiente: Link acceso al registro de nuevo exportador/importador Versión del Manual

7 Finalmente se da clic en guardar e inmediatamente se enviará un mail tanto a la dirección de correo especificado en esta sección como un mail de notificación a cada agencia seleccionada para que esta se encargue a través del mismo sistema ingresen con sus usuarios y autoricen la emisión de los permisos para sus respectivos booking o simplemente para registrar los contenedores a entregar, hay que detallar que en el momento que la primera agencia en habilitar el ingreso al sistema a un exportador inmediatamente se envía un mail al exportador con los datos del nuevo usuario siempre y cuando el exportador/importador no cuente aún con un usuario para ingresar al sistema, caso contrario si ya cuenta con un usuario solo se enviará un mail de notificación especificando la agencia que ha habilitado para trabajar con sus booking o entrega de contenedores. El nuevo usuario creado automáticamente por el sistema tendrá un perfil de Administrador de exportador/importador con acceso a todas las opciones del exportador/importador, más adelante se detallará una herramienta para crear varios usuarios al mando de este usuario Administrador con el cual solo podrán registrar, buscar y eliminar permisos de salida. Versión del Manual

8 7. Iniciar sesión en el Sistema de Turnos Teniendo ya la autorización de al menos una agencia y envido el correspondiente usuario provisto por el sistema, se procede a ingresar con los datos especificados en el mail de notificación recibido a partir de la autorización de ingreso por parte de una agencia, esto se lo hace desde la página de inicio. Ingresado al sistema se presenta la página a continuación con todas las opciones disponibles para un usuario exportador, tales opciones se presentan a continuación: Opciones para un usuario exportador/importador no administrador Versión del Manual

9 Para los usuarios Administrador del Exportador se tienen a más de las opciones resaltadas en la figura anterior, los usuarios administradores exportador pueden tener acceso a cambiar los datos que se creó en el registro del exportador, crear usuarios con perfil Emisor de permisos de salidas y administrar a los usuarios creados por el mismo Opciones de usuario administrador exportador/importador Las opciones del usuario Administrador del Exportador/Importador, se detallan los siguientes Datos Generales En esta sección se da mantenimiento a los datos propios del Exportador/Importador puede modificar cualquier información, en esta sección también se puede agregar vínculos con más agencias o a su bien quitar los mismo a una o varias agencias de esta forma puede controlar no emitir permisos a agencias por las cuales no comparte información. Versión del Manual

10 Creación usuarios para el exportador/importador En esta sección el usuario administrador exportador/importador podrá crear usuarios con perfil solo para registrar, modificar, buscar y eliminar permisos de salida o ingreso al depósito, son usuarios con fines solo para la administración de los permisos sea de entrada o salida, cabe recalcar que la información mostrada para realizar las operaciones de mantenimiento solo corresponde a la información generada por este tipo de usuario a diferencia del usuario Administrador que podrá disponer de todos los datos registrados de todos los usuarios creados por el usuario administrador exportador/importador. Versión del Manual

11 Administración de Usuarios para Exportador/Importador Como el título lo indica en esta sección se podrá modificar los datos de los usuarios creados por el usuario administrador exportador/importador, la información de los usuarios existentes que pueden ser modificadas son: Nombre Apellido Para realizar una modificación el usuario solo debe dar clic en el botón que se encuentra al inicio de cada registro de usuario, habiendo dado un clic el icono de modificación se cambia a y se habilitan en el mismo cuadro los datos anteriormente mencionados(nombre, Apellido, ), se modifican los datos deseados e inmediatamente debe dar un clic sobre la palabra Actualizar para que los datos queden registrados, inmediatamente se muestra los resultados de esta actualización en la misma página. Versión del Manual

12 7.2. Operaciones de un usuario exportador/importador final Crear Permiso de Salida En esta opción el usuario exportador podrá detallar los datos necesarios para la elaboración de un permiso de salida. El objetivo de esta opción es para poder crear el Permiso y que el usuario al final del proceso imprima el Permiso para su posterior entrega al Transportista, este permiso debe ser entregado en el Gate al momento de que el transportista llegue a las instalaciones de Aretina para recoger un contenedor. A continuación se presenta la página donde se puede realizar este proceso: Versión del Manual

13 Cuando se haya finalizado de ingresar los datos lo siguiente es guardar la información para luego imprimir el documento del Permiso de Salida, la página da dos opciones: Botón Guardar.- Guarda el Permiso pero no se muestra la hoja que debe imprimirse por el Permiso, cuando se desee imprimir finalmente el Permiso se lo podrá hacer desde la opción Reimpresión que se encuentra debajo de la opción que elegimos para que se presente la pagina de la imagen. Botón Guardar e Imprimir.- Este botón ejecuta el mismo proceso que el botón Guardar con la diferencia que al final carga una nueva pagina mostrando la hoja para impresión del Permiso de Salida del Deposito con la opción de exportar la pagina a PDF, a continuación mostramos un ejemplo de la página de impresión final. Al momento de registrar un nuevo permiso este enviará un mail de notificación a la agencia y al personal de Aretina correspondiente para estar preparados al momento de la llegada del vehículo para retiro del contenedor. Versión del Manual

14 Versión del Manual

15 Búsqueda, Reimpresión y eliminación de Permisos de Salida En esta sección del sitio web se visualizan los permisos que no han sido vinculados con ningún EIR de salida. Las operaciones que se nos permite ejecutar son tres, los cuales se ejecutan dependiendo del icono sobre el cual se de un clic, estos iconos pueden ser los siguientes: Eliminación del Permiso Impresión del Permiso de Salida Habilitar datos para modificación del Permiso de Salida Opción para guardar o cancelar la modificación. A continuación detallaremos la función de cada icono: Versión del Manual

16 Modificar datos.- La opción de modificación de datos se encuentra en cada fila de la tabla que detalla los Permisos de Salidas, al dar un clic sobre el icono se habilitan las columnas Fecha Salida, Hora Salida, Conductor, Identidad, Placa para modificación, en el momento que se da un clic en el icono de habilitación se cambia el icono por, esto da a entender que el registro puede cambiarse, cuando ya se haya cambiado los datos del permiso se procede a dar un clic en la palabra Actualizar que se presenta en la misma columna donde se mostraba el ícono. En caso contrario si ya no se desea modificar el Permiso se debe de dar un clic sobre la palabra Cancelar que esta contigua a la palabra Actualizar, esto deshabilitará las cajas de textos en la fila donde se estaba cambiando los datos. Versión del Manual

17 Eliminación de Permisos.- La opción de eliminación, de la misma forma que la modificación esta disponible en cada fila de la tabla de Permisos de Salida, dando un clic en el icono de eliminación en alguna de las filas de la tabla, se presenta un mensaje preguntando para confirmar la eliminación con dos opciones Aceptar y Cancelar, si elije Aceptar el Permiso de Salida queda eliminado y se refresca la ventana y por consiguiente la tabla, para percatarse que el Permiso de Salida no aparece el registro eliminado, además solo se pueden eliminar permisos que no hayan sido vinculados a un EIR de salida en nuestros depósitos. Finalmente se elige Aceptar y se elimina el permiso, de esta manera puede volver a hacer uno en el mismo turno dependiendo del cupo disponible en el mismo. Versión del Manual

18 Impresión.- En la opción impresión solo se da clic sobre el icono en una fila o Permiso de Salida determinado, y nos enviará a una pagina donde se muestra la hoja para imprimir del Permiso, este impresión es la misma que nos presenta desde la pagina donde registramos Permisos de Salida nuevos Crear Permiso de Ingreso En esta opción el usuario importador podrá detallar los datos necesarios para la elaboración de un permiso de ingreso. El objetivo de esta opción es para poder crear el Permiso y que el usuario al final del proceso imprima el Permiso para su posterior entrega al Transportista, este permiso debe ser entregado en el Gate al momento de que el transportista llegue a las instalaciones de Aretina para entregar un contenedor. A continuación se presenta la página donde se puede realizar este proceso: Cuando se haya finalizado de ingresar los datos lo siguiente es guardar la información para luego imprimir el documento del Permiso de Ingreso, la página da dos opciones: Botón Guardar.- Guarda el Permiso pero no se muestra la hoja que debe imprimirse por el Permiso, cuando se desee imprimir finalmente el Permiso se lo podrá hacer desde la opción Versión del Manual

19 Reimpresión que se encuentra debajo de la opción que elegimos para que se presente la página de la imagen. Botón Guardar e Imprimir.- Este botón ejecuta el mismo proceso que el botón Guardar con la diferencia que al final carga una nueva página mostrando la hoja para impresión del Permiso de Ingreso al Deposito con la opción de exportar la página a PDF, a continuación mostramos un ejemplo de la página de impresión final. Al momento de registrar un nuevo permiso este enviará un mail de notificación a la agencia y al personal de Aretina correspondiente para estar preparados al momento de la llegada del vehículo para la entrega del contenedor. Versión del Manual

20 Versión del Manual

21 Búsqueda, Reimpresión y eliminación de Permisos de Ingreso En esta sección del sitio web se visualizan los permisos que no han sido vinculados con ningún EIR de ingreso. Las operaciones que se nos permite ejecutar son tres, los cuales se ejecutan dependiendo del siguientes: icono sobre el cual se dé un clic, estos iconos pueden ser los Eliminación del Permiso Impresión del Permiso de Ingreso Habilitar datos para modificación del Permiso de Ingreso Opción para guardar o cancelar la modificación. Versión del Manual

22 A continuación detallaremos la función de cada icono: Modificar datos.- La opción de modificación de datos se encuentra en cada fila de la tabla que detalla los Permisos de Ingresos, al dar un clic sobre el icono se habilitan las columnas Fecha Entrega, Conductor, Identidad, Placa para modificación, en el momento que se da un clic en el icono de habilitación se cambia el icono por, esto da a entender que el registro puede cambiarse, cuando ya se haya cambiado los datos del permiso se procede a dar un clic en la palabra Actualizar que se presenta en la misma columna donde se mostraba el ícono. En caso contrario si ya no se desea modificar el Permiso se debe de dar un clic sobre la palabra Cancelar que esta contigua a la palabra Actualizar, esto deshabilitará las cajas de textos en la fila donde se estaba cambiando los datos. Eliminación de Permisos.- La opción de eliminación, de la misma forma que la modificación está disponible en cada fila de la tabla de Permisos de Ingreso, dando un clic en el icono de eliminación en alguna de las filas de la tabla, se presenta un mensaje preguntando para confirmar la eliminación con dos opciones Aceptar y Cancelar, si elige Aceptar el Permiso de Ingreso queda eliminado y se refresca la ventana y por consiguiente la tabla, para percatarse que el Permiso de Ingreso no aparece el registro Versión del Manual

23 eliminado, además solo se pueden eliminar permisos que no hayan sido vinculados a un EIR de ingreso en nuestros depósitos. Finalmente se elige Aceptar y se elimina el permiso, de esta manera puede volver a hacer uno en el mismo turno dependiendo del cupo disponible en el mismo. Impresión.- En la opción impresión solo se da clic sobre el icono en una fila o Permiso de Ingreso determinado, y nos enviará a una página donde se muestra la hoja para imprimir del Permiso, este impresión es la misma que nos presenta desde la página donde registramos Permisos de Ingreso nuevos. Versión del Manual

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