BPMS y ERP. La convergencia entre la tecnología BPMS y ERP. Un White Paper ofrecido por: AuraPortal

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1 BPMS y ERP La convergencia entre la tecnología BPMS y ERP. Un White Paper ofrecido por: AuraPortal André Menezes, Coordinador de Ventas/Consultoría AuraPortal Junio, 2011

2 Tabla de Contenidos Resumen Ejecutivo 2 El BPMS de hoy 3 El ERP de hoy 6 La Convergencia entre BPMS y ERP 0 BPMS, ERP o ambos?... 9 Es el software BPMS diferente al ERP? Orquestación de procesos de negocio Visibilidad de los procesos y del negocio Estandarización contra Diferenciación Integrando BPMS y ERP en la Práctica 13 Un Ejemplo: Caso Real de Integración con AuraPortal Conclusiones 18 Sobre el Autor 19 Sobre AuraPortal 19 U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 1

3 La convergencia entre la tecnología BPMS y ERP permite alcanzar la integración de las áreas estratégicas de negocio, y constituye una oportunidad única para alcanzar un consistente retorno de la inversión en TI. Resumen Ejecutivo El propósito del presente documento es demostrar cómo se integran los sistemas BPMS (Business Process Management Suite) y el ERP (Enterprise Resource Planning) para proporcionar el alcance de un negocio dirigido, en definitiva, por procesos interfuncionales e interconectados. Se explicará cómo el BPMS puede orquestar, automatizar y optimizar procesos integrando personas, roles y sistemas aislados, de modo que proporcione una visión más exacta de negocio y permita una reducción real de costes, así como un aumento de la eficiencia y agilidad, tan necesaria en los tiempos que corren. Se analizará el enfoque del ERP como tecnología clave que se encarga de todas las transacciones de negocio y de la visión única de los datos estratégicos de la empresa. La convergencia entre las dos tecnologías será también objeto de estudio, estableciendo diferentes situaciones en las que ambas mantienen una relación intrínseca. Finalmente, se presentará un caso práctico de aplicación de integración entre BPMS y ERP, mostrando todas las actividades encadenadas según el enfoque de procesos y la interacción entre ambas soluciones, seguido de las conclusiones del estudio. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 2

4 El BPMS de hoy La Gestión por Procesos existe desde 1911, cuando Frederick Taylor se empeñó en forjar lo que denominó como la administración científica. El mercado está repleto de soluciones de TI, y conocer cuál es el valor que realmente proporcionan, su aplicación exacta y cómo integrarlas al portafolio actual de la organización constituye todo un desafío. En ese sentido, la tecnología BPM es disruptiva, pues representa un nuevo paradigma en la gestión por procesos. Es evidente que la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) como disciplina no constituye ninguna novedad para las organizaciones, pues va seguida de una evolución notable, especialmente en las Tecnologías de la Información (TI) orientadas a la automatización de procesos. Entre los años 1980 y 1990, Hammer y Champy dedicaron especial atención a la gestión de procesos, reingeniería radical y gestión de workflow, y se produjo un crecimiento de los habilitadores de TI, TQM, computación distribuida, sistemas ERP, roles compartidos y aplicaciones distribuidas. A partir del siglo XXI, el núcleo de la TI se concentra en procesos, validación de procesos para la ejecución, agilidad y alta capacidad de adaptación a los constantes cambios marcados por el nuevo siglo. En resumen, estaríamos aludiendo a cambios incrementales y radicales de procesos, hasta llegar a lo que se define como el ciclo de vida de los mismos, representados en la Figura 1. Desde un punto de vista puramente tecnológico, pasamos de los sistemas de gestión de base de datos y distribución de datos, a la computación distribuida y roles compartidos. En la actualidad, los Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) abarcan procesos compartidos y distribuidos. Las soluciones BPMS ofrecidas actualmente incorporan tanto la Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI) como la Integración de Procesos de Negocio (BPI), además de agregar funcionalidades tales como la gestión de workflow, monitorización de la actividad de negocio, Servicios Web, reglas de negocio y funcionalidades típicas de los portales de Internet. En definitiva, los sistemas BPM son una tecnología crítica para la automatización de procesos. Es muy importante entender el papel que tienen las diferentes aplicaciones de negocio ampliamente difundidas, comparado con los sistemas BPM. Las empresas implantan ERPs, CRMs, SCMs para integrar funciones de negocio tales como la gestión comercial, gestión de stocks o el ciclo de vida del producto, con el objetivo de priorizar áreas y funciones específicas dirigidas verticalmente, que se traducen en sistemas expertos. Lo que buscan en estos momentos las organizaciones es la integración horizontal para satisfacer las necesidades de los procesos que denominamos interfuncionales y alcanzar así la verdadera automatización de procesos, potenciar y mejorar la capacidad de procesamiento de las transacciones de negocio. Los sistemas BPMS constituyen el más moderno y ambicioso esfuerzo de la técnica de software empresarial para abordar la automatización y optimización del funcionamiento de todo tipo de empresas y organizaciones, ante la necesidad de obtener la eficacia que permita sobrevivir, prosperar y prestar un adecuado servicio al cliente en este mundo sujeto a intensa competición y continuos cambios. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 3

5 Integrar personas y sistemas en una visión de procesos es el objetivo primordial de la tecnología BPMS y constituye un paso fundamental para alcanzar la visibilidad del negocio que permite dar mayor agilidad ante un ambiente de caos en la dinámica de los negocios actuales. Cada día surge una nueva sigla o definición en el mundo BPM. Lo más importante para las empresas es contar con una tecnología que pueda ser gestionada por personas de negocio, más allá del área de TI. Al repasar las características de un BPMS destacamos que se trata de una suite de herramientas y servicios que dan soporte a la interacción humana y de aplicaciones, a través de los diferentes departamentos y sistemas de una organización. Permite descomponer la actividad global de una organización en su conjunto de procesos, los cuales pueden ser analizados en detalle y cuyas acciones repetitivas pueden ser automatizadas, tanto en lo que atañe a las personas como a las aplicaciones que intervienen. Tiene como objetivo optimizar tiempos, oportunidades y costes, sin perder la constante y rápida capacidad de adaptación a los cambios. Los sistemas BPM automatizan las tareas manuales, eliminan las actividades que no agregan valor, tales como decisiones de rutina, datos y transferencia de formularios y controles específicos, que no se realizan con los sistemas verticales tradicionales, sino a través de controles manuales no integrados. Posibilitan la creación de una serie de tareas específicas que siguen un workflow predefinido horizontal y que permite el control de las actividades en tiempo real de cada implicado en el proceso. Los sistemas BPM representan una oportunidad jamás vista en cuanto al cumplimiento de normas específicas de los distintos sectores de la industria y servicios, como las normas ISO, TS, FSA, entre otras, ya que se trata de una herramienta de valor en la creación y publicación de procedimientos, controles de revisión y versión, aprobación y workflow de difusión. Una suite BPMS debe contener una gestión documental con altas prestaciones. Por lo que respecta a la integración de cadenas de valor, los sistemas BPM pueden constituir una verdadera opción de interacción real con clientes, proveedores y empleados, de sistemas y de personas, puesto que las plataformas de Internet permiten la creación de portales específicos e integrados en cuanto a procesos, extrapolando los límites internos de la organización. Es decir, a través de la creación de los portales B2B o B2C se pueden crear procesos con generación automática de workflow, en tanto que los eventos generados de este workflow van desde la compra de una materia prima hasta los servicios de posventa al cliente. Todo ello a través de lo que llamamos integración horizontal. Anteriormente comentamos que la gestión moderna de los procesos de negocio significa también la gestión del ciclo de vida del proceso. Este ciclo contiene la estructura principal que debe tener una suite BPMS, conforme a la Figura 1: Modelización, Ejecución (Orquestación), Monitorización y Optimización. La Modelización (conocida también como BPM Business Process Modeling, que no debe confundirse con BPM Business Process Management), analiza los procesos y reglas de negocio y utiliza un modelador gráfico para diseñar la estructura y flujo de los procesos, mediante el uso de patrones internacionales como, por ejemplo, el tan difundido BPMN (Business Process Modeling Notation). Esta notación permite ser mapeada por BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services), también llamada BPEL, el lenguaje XML patrón para la ejecución de procesos. No obstante, para los usuarios de BPMS, dicho U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 4

6 Una característica crítica del BPMS que deben tener en cuenta las empresas es la capacidad de generar el código de ejecución del workflow del proceso, directamente desde el modelo, sin uso de código, incluso cuando se aplican los cambios en el ciclo de vida de los procesos. lenguaje requería pura programación a la hora de generar la ejecución automática de los procesos. Aquí reside, tal vez, la cuestión fundamental que impacta directamente en las variables de decisión de una solución BPMS: son muy pocos los fabricantes capaces de ofrecer una generación automática de ejecución de procesos, y dicha cuestión se convierte en capital cuando se decide implantar un sistema de esa naturaleza. No podemos transformar la iniciativa BPM en un sin fin de códigos de programación y reprogramación para la ejecución de procesos. El concepto de ciclo de vida, representado en la Figura 1, se aplica en las diferentes fases de una iniciativa de automatización de procesos. La Ejecución u Orquestación regula el inicio y fin de los procesos que funcionan de manera simultánea, controlando cada uno de ellos con su propio motor de Ejecución. Los motores se basan en las Reglas de Negocio (otra característica relevante de los BPMS), activando el workflow de los usuarios para que cada uno reciba la información necesaria para realizar las tareas pertinentes. Es en ese momento cuando entraría en acción el generador automático de los motores de control sin la susodicha necesidad de programación. Figura 1: El ciclo de vida de la automatización de procesos de negocio. La Monitorización (llamada también BAM Business Activity Monitoring) se encarga de registrar y mostrar a los responsables de procesos y a la dirección de la empresa, las situaciones reales (tiempos, retrasos, adelantamientos, desvíos, patrones, costes, etc.) de todos los procesos mientras estos son ejecutados. La información se muestra en un Balanced Scorecard, que puede integrarse además con aplicaciones específicas de BI. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 5

7 La Optimización es un conjunto de acciones que forman un plano de optimización basado en los resultados de la Monitorización y determinan los cambios a realizar en los procesos para su mejoramiento. Si nos preguntamos por qué utilizar un sistema BPM, las respuestas estarán relacionadas, por un lado, con la reducción de costes gracias a la automatización de actividades y tareas de todos los empleados de la empresa, eliminando las que no adquieran valor y, por otro, con la reducción de tiempos gracias a los rápidos cambios de los procesos en función de los requerimientos de competitividad, gubernamentales, o tecnológicos, una vez que el mismo haya sido diseminado y comunicado en tiempo real. Otra razón que fomenta el uso de un sistema BPM es la transformación real de la empresa en una organización de gestión por procesos, en la que los clientes participan directamente de esa interacción y buscan reducir los tiempos de respuesta y proporcionar un servicio de alto nivel. Finalmente podemos afirmar que en la mayoría de las empresas los procesos ya han sido definidos previamente, aunque no todos están automatizados. Los sistemas ERP automatizan actividades transaccionales en base a las mejoras prácticas. El ERP de Hoy Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) fueron diseñados para solucionar actividades como la cadena de abastecimiento, gestión de pedidos o gestión de almacenes, en base a las mejoras prácticas generalizadas de cada sector en una visión funcional del negocio, dejando en segundo plano la naturaleza interfuncional de la actividad empresarial, Figura 2: Visión modular de los componentes del ERP. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 6

8 Los sistemas ERP exigen importantes recursos para una implantación adecuada. La adherencia de la solución es un factor crítico, ya que al no existir la misma, la personalización puede suponer un mayor tiempo de implantación y de costes para el mantenimiento del sistema. es decir, procesos que van más allá de los departamentos, personas y roles. En consecuencia, podemos afirmar que los sistemas BPMS son la clave para llenar definitivamente los vacíos que puedan existir fruto de la naturaleza del ERP o de cualquier otra solución vertical transaccional dedicada a resolver actividades específicas de las diferentes áreas de negocio, puesto que el BPMS permite que todas las aplicaciones, personas y departamentos trabajen bajo un enfoque de procesos definidos de inicio a fin y con objetivos comunes. La Figura 2 muestra las facetas del ERP como aplicación transaccional para el mercado. Se puede observar que el ERP cubre áreas de negocio tales como gestión financiera y de contabilidad, gestión de producción y gestión comercial. Los módulos analíticos y de planificación amplian la capacidad de explorar datos únicos con una visión unificada, facilitando el análisis y las previsiones ante la toma de decisiones. La implantación de un sistema ERP implica importantes esfuerzos en cuanto a recursos e inversión, ya que pretende organizar, en cierta medida, toda la arquitectura transaccional de las empresas, concentrando los datos e información en un único banco de datos, ofreciendo una visión única de cada elemento organizacional crítico, tales como los clientes. Por esa razón, elegir el sistema adecuado y agrupar los recursos clave para lograr la perfecta sintonía entre áreas funcionales durante la implantación constituye un gran desafío. Los sistemas ERP implantados con éxito ofrecen beneficios que se concentran en la optimización de recursos, reducción de inventario y mejora substancial de cantidad y calidad de los datos administrados día a día en la empresa. Permiten alcanzar una mayor estandarización y eficacia en la respuesta al cliente y en cuanto a los resultados de las transacciones realizadas. Los sistemas ERP requieren importantes esfuerzos de inversión, ya que se trata de una tecnología con cierto nivel de complejidad. En efecto, hasta su personalización puede incurrir en desarrollos tradicionales de software con problemas de integración derivados de la necesidad de mantener versiones de diferentes aplicaciones que se comunican entre sí sin errores. Por ese motivo, disponer de consultores especialistas y un proyecto de implantación bien definido se convierte en un factor más crítico que nunca para que el ERP tenga éxito. Otra consecuencia de la complejidad de la implantación del ERP es el hecho de que muchas empresas consideran que no exploran lo suficiente su sistema. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 7

9 La Convergencia entre BPMS y ERP El BPMS complementa ligeramente el ERP, pero promueve la integración de personas y sistemas con total visibilidad de negocio y sin fisuras. No es ninguna novedad que las soluciones BPMS y ERP caminen de la mano en la actividad diaria de las organizaciones. Dentro de un proyecto de implantación de un ERP, hablar de BPMS será redundante, y viceversa. Tal vez la cuestión sobre el papel que desempeñan ambas tecnologías queda bastante clara para los directores de sistemas. En cambio, para los directores financieros y ejecutivos es habitual que les asalte la duda: si ya contamos con un sistema de información (por ejemplo, un ERP) que gestiona todos los procesos de la empresa, por qué necesitamos un BPMS? Dejando a un lado cualquier apelación o énfasis hacia una tecnología u otra, proponemos evaluar al detalle la importancia que tienen ambas soluciones para la integración total de las actividades de negocio. Figura 3: La convergencia entre BPMS y ERP. El BPMS irá llenando los vacíos que dejen las aplicaciones transaccionales, como el ERP que, dado su carácter generalista aunque en ocasiones específico, no cubre como es natural todas las áreas de negocio y todos los procesos en sí. La Figura 3 representa la convergencia entre BPMS y ERP. En ella se reflejan aquellas áreas de negocio en las que tanto el BPMS como el ERP cuentan con una presencia mayor. Se puede observar que los procesos de negocio que buscan atender al cliente son procesos que, por su naturaleza dinámica, con cambios constantes en función de la demanda del cliente, son más factibles de ser dominados por un BPMS como tecnología de apoyo a esas actividades críticas. Del mismo modo se desprende en el otro extremo del gráfico la cuestión de los proveedores. El BPMS se comunica permanentemente con los módulos transaccionales del ERP, en concreto, se produce una coordinación a través de un workflow de procesos, donde el BPMS pasa a ser un orquestador. En la sección que U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 8

10 Importante: El ERP ofrece posibilidades de gestión de workflow. Sin embargo, queda lejos de las posibilidades del BPMS que van mas allá de las áreas funcionales e integración de sistemas. El BPMS es más ágil que el ERP: el primero requiere una media de 3 meses para implementaciones complejas, mientras que el último necesita hasta 20 meses, como se especifica en la Tabla 1, por ejemplo. El ERP precisa del BPM para ayudar a realizar y potenciar todo su valor esperado. Todos los proveedores BPMS o ERP disponen desde siempre de los mecanismos de integración, lo que indica cuán consolidada está la necesidad de su uso en conjunto. Un BPMS válido, por ejemplo, ofrece arquitectura orientada a servicios (SOA) como filosofía de integración, y facilita todas las herramientas para ello. habla sobre la aplicación práctica de dicha convergencia se puede ver con claridad esta funcionalidad. Las tecnologías más modernas trasladan toda la lógica del negocio y del diseño a la ejecución, pasando por la mejora continua de los procesos, de mano de las personas que de forma rutinaria están más próximas al proceso; mientras, el área de TI se encarga de gestionar dicha orquestación bajo la óptica de la integración y arquitectura orientada a los servicios (Service Oriented Arquitecture SOA) donde, entre otras actividades de misión crítica, se definen los puntos de integración, se crean y se mantienen los servicios webs encargados de realizar acciones entre ambos sistemas. Es evidente que el ERP es importante y las empresas deben considerarlo como una estrategia en su portafolio de TI. Sin embargo, examinan detenidamente ambas tecnologías debido a las dificultades y la complejidad en sí de su adopción. En reiteradas ocasiones, mostrar un BPMS es más fácil que explicarlo; de ahí la necesidad de conocer mejor esa categoría de software, tal y como se comentó en la sección de El BPMS de Hoy. Incluso para aquellos procesos que funcionan bajo la dinámica de un ERP, sería conveniente su automatización con un BPMS, debido a la reducción en los ciclos de implantación y a la total adherencia entre negocio y solución TI, tan demandada por las empresas a la hora de evitar cualquier trabajo realizado fuera del sistema, o de forma manual. El BPMS es capaz de integrarse en su totalidad con el ERP proporcionando una visión única de negocio, tanto internamente como para los clientes y proveedores. BPMS, ERP o Ambos? Las cuestiones típicas que surgen al hablar de estas dos tecnologías incluyen: Cuál es el valor del BPM para mi negocio? Cómo se compara el BPM con el ERP? El BPMS, compite, sustituye o convive con el ERP? Cuál debería adoptarse primero? El BPMS puede adoptarse como alternativa al ERP, sobre todo en aquellas áreas de negocio donde se exija una alta flexibilidad de la tecnología adoptada. El sector o tipo de negocio influye en dicha elección, ya que se desarrollan diferentes iniciativas BPM en prácticamente cualquier sector de la industria, incluyendo la administración pública. En ese caso, el concepto ERP pasa a tener un alcance mayor, el de la coexistencia e integración de cualquier aplicación transaccional de cualquier tipo de negocio. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 9

11 Qué se ha visto en la práctica? - Empresas que implantaron una solución ERP se centran ahora en la integración, orquestación y optimización de sus procesos a través de la tecnología BPMS. - Empresas que no implantaron una solución ERP empiezan a implantar BPMS para procesos estratégicos. La Tabla 1 resume la distinta naturaleza de cada tecnología y la complejidad exigida en su adopción e implementación. Al mismo tiempo, se hace patente la característica interfuncional del BPMS, que une todas las áreas de negocio, departamentos y roles, y se compone de herramientas orientadas a la automatización de procesos, mientras que el ERP se concentra en las transacciones a través de módulos implementados en cada área funcional. El BPM también cubre procesos que difícilmente entran en el alcance del ERP, como por ejemplo, la gestión de un Help Desk, Gestión de Contratos o Gestión de Proyectos. Tabla 1 Comparando BPMS con ERP BPMS Enfoca una estructura organizacional orientada a procesos. ERP Orientado a estructuras organizacionales funcionales. Engloban procesos de negocio de toda la organización, además de procesos patrón Algunos flujos de trabajo (workflow) listos para usar, tanto a nivel funcional como absorbidos en la aplicación a nivel funcional. de toda la corporación. Automatiza procesos de negocio interconectados y definidos de inicio a fin (interfuncionales). Automatiza transacciones e integra funcionalidades específicas de negocio. Se caracteriza por la agilidad y flexibilidad, con 100% de adherencia a la realidad del negocio en cada momento. Es más rígido, no permite cambios en la lógica de negocio sin pasar por el desarrollo tradicional. Un BPMS moderno permite la automatización de procesos de negocio complejos sin la necesidad de desarrollar código. Los componentes básicos son: herramientas de modelado y simulación, editor de Hformularios web, sistema de reglas de Se divide en módulos básicos: onegocio independientes y de proceso, Contabilidad/Finanzas, Gestión Comercial, herramientas de integración, generador de Planificación/Gestión Producción, Gestión de wportales de colaboración, un administrador Existencias, entre otros. de workflow ( Motor BPMS), gestión de contenido, Comercio Online, entre otros. i s Tiempo medio de implementación: 3 meses Tiempo medio de implementación: 20 meses Es el software BPMS diferente al ERP? Un argumento que podría utilizarse a favor del BPM es el hecho de que los sistemas ERP, al estar basados en las mejores prácticas y permitir cierto nivel de parametrización en función de las mismas, no requieren desarrollos ni recursos a largo plazo para materializar un proyecto. Este argumento tiene apenas validez para aquellas tecnologías BPM que siguen requiriendo grandes esfuerzos de programación, ya que, actualmente, tecnologías como U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 10

12 la de AuraPortal BPMS, por ejemplo, permiten la automatización de procesos de negocio sin la generación de código, es decir, todo código de ejecución es generado automáticamente por su motor BPM partiendo del modelo del proceso. Solo una tecnología BPMS flexible y dinámica puede ser capaz de gestionar tanto las actividades de negocio repetitivas, como aquellas basadas en el conocimiento de las personas y que, por tanto, no son predictibles. Otro factor importante a favor del BPM es su habilidad de proporcionar análisis antes y después de ejecutar los procesos, debido a sus capacidades analíticas y de simulación. De este modo se promueve la capacidad de dar un paso atrás en el negocio diario para analizar problemas e ineficiencias, lo cual culmina en la búsqueda y realización real de un retorno de inversión esperado de ese tipo de iniciativa de TI. Orquestación de procesos de negocio Un sistema BPMS ejecuta procesos de negocio, tanto los repetitivos como aquellos basados en el conocimiento, que se apoyan en modelos (plantillas); ofrece alternativas a las ejecuciones que vayan surgiendo y a la vez controla el cumplimiento de las políticas de negocio, que en el ámbito del BPMS se define como reglas de negocio. Un ejemplo sería el caso de un proceso de posventa de apoyo/ayuda al cliente. Si el dependiente recibe una consulta de un cliente sobre un producto o servicio adquirido, las posibles incidencias ya habrán sido registradas y los pasos orientativos para la solución habrán sido definidos, con mayor o menor precisión y repetitividad, lo cual ofrece al dependiente una total flexibilidad de actuación según su conocimiento y perspectiva, como resultado de un caso único del que se origina la consulta. En un ERP, ese tipo de gestión es bastante más rígida e implicaría el uso por parte del dependiente de otros sistemas y herramientas para poder cumplir con su trabajo. Esta acción provocaría una ruptura de la secuencia de actividades, ya que no existe una conexión directa entre los hechos, es decir, si el dependiente utiliza el sistema de correo electrónico para dirigirse al departamento técnico, porque necesita conocer más información del caso, ese correo seguirá, bien aislado del sistema que lo controla y, por tanto, perderá toda la conexión de los hechos, o bien el dependiente puede utilizar otro sistema separado para registrar o actuar en la solución del caso. Todas esas acciones están integradas en una solución BPMS moderna, la cual permite tanto la gestión de aquellas actividades repetitivas como las exclusivas y características en trabajadores del conocimiento. La información está siempre disponible para todos los involucrados, con acompañamiento de las acciones en tiempo real. Los flujos de trabajo permiten la orquestación de las actividades diarias llevadas a cabo por todos los participantes de los procesos. De ese modo, cada participante conoce exactamente en todo momento las tareas que debe realizar y cuando deben realizarlas, ya que la plataforma cuenta también con un sistema automático de carga de actividades de acuerdo con reglas y U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 11

13 expectativas de tiempo previamente definidas. En ese sentido, el ERP es pasivo y depende de los participantes actuar o no. No coordina las actividades porque su enfoque está más orientado al procesamiento de transacciones entre funciones y no entre la orquestación en sí. Visibilidad de los procesos y del negocio Con la visibilidad en tiempo real del negocio, la toma de decisiones se realiza de forma rápida y precisa. En la actualidad, dicha capacidad es crucial para que los líderes de la empresa logren la agilidad del negocio y es factor clave para medir el retorno de la inversión en la tecnología de información que apoya a los procesos de negocio estratégicos. Los procesos, tanto rígidos como abiertos, no ejecutados a través de un BPMS, no permiten ni a los participantes ni a los responsables de los mismos obtener visibilidad en tiempo real. Del mismo modo que tanto participantes como responsables de procesos son conscientes en cada momento de las tareas a realizar, existe también la capacidad de monitorización tanto de los procesos a nivel global como de cada caso o instancia en cuestión, en la que se establecen indicadores de tiempos, costes y todo lo que refleje o impacte en los objetivos o metas estratégicas de negocio. Cuando se usa un BPMS, las decisiones a tomar tendrán siempre un carácter proactivo: equilibrar cargas de trabajo, alertas sobre actividades, rutas alternativas al flujo de las tareas, reducción o eliminación de problemas, control de retrasos o cualquier excepción en todas las fases del proceso en ejecución. En el ERP, la proactividad es más compleja, ya que la concepción en sí de esa tecnología no está diseñada para tal propósito. Por esta razón, normalmente se actúa de forma reactiva como, por ejemplo, cuando el cliente contacta reclamando un retraso en la entrega, o en pagos a terceros. El ERP confía plenamente en los usuarios, cualquier acción sobre los resultados de las transacciones. Estandarización contra Diferenciación El ERP está enfocado a las transacciones, como se ha mencionado anteriormente en varias ocasiones. Se centra en el control de las transacciones de stocks, ventas, contabilidad/finanzas y producción, entre otras. Normalmente se basan en las mejores prácticas de cada sector de la industria, con lo que se puede afirmar que no son capaces de diferenciarse dentro de un sector determinado. Como consecuencia de ello, no hay espacio para una diferenciación respecto a los procesos de negocio. Dado que el BPMS funciona totalmente al contrario, cada empresa dispone de la capacidad para plasmar de forma exacta la lógica de su negocio dentro de la tecnología BPM, en la que los procesos de negocio U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 12

14 Es importante entender que la forma de trabajar con un BPMS es mucho más efectiva de lo que se viene anunciando tradicionalmente. considerados como estratégicos y diferenciadores son parte fundamental de la solución final automatizada con el BPMS. Esto permite, sin esfuerzo de personalización, alcanzar una adherencia total entre el sistema de información y la lógica de negocio. Al mismo tiempo, dicha lógica requiere una dinámica de cambios característica de todos los sectores de la industria, gracias a la cual la empresa podrá en todo momento modificar su solución de forma dinámica según la necesidad que exista. Al extender los procesos de negocio fuera de los límites de la empresa, aumenta la necesidad de utilizar aplicaciones que automaticen actividades y que a la vez sean dinámicas, de modo que los propios responsables del proceso podrán realizar y conservar las modificaciones. Integrando BPMS y ERP en la Práctica 1 El funcionamiento de una empresa queda definido por sus Actividades, siendo los Procesos la secuencia de Actividades que se realizan para conseguir un determinado fin. Siendo así que el alcance de un BPMS (que es el software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos) cubre todas las actividades de una empresa, dónde encajan el resto de aplicaciones que utiliza la organización? El BPMS no implica ningún cambio radical en la forma de trabajar de la organización, ya que se comunica e integra con las aplicaciones actuales, además de todos los beneficios que justifican su adopción. En un BPMS estas actividades dentro de los Procesos son realizadas por personas (Tareas Personales), pero hay algunas que están perfectamente definidas y son lo suficientemente repetitivas para su automatización mediante Tareas de Sistema, que son ejecutadas directamente por BPMS a través de Motores de los Procesos sin intervención humana. Por supuesto, cuantas más actividades puedan dejarse al control de mecanismos automáticos, mayor reducción de tiempos y costes se obtiene y menos posibilidades de error. Y estas automatizaciones también alcanzan a las Tareas Personales. Cada usuario recibe sus tareas asignadas, en una mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar. Así pues, la manera de trabajar con un BPMS simplifica y optimiza sustancialmente los trabajos, pero además proporciona un control exhaustivo mediante sus herramientas de Inteligencia de Procesos: BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Cuadro de Mandos, KPIs (Key Performance Indicators), etc. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las empresas en funcionamiento ya disponen de unas aplicaciones con las que están trabajando y de las que, en su mayor parte, no pueden prescindir. 1 Este ejemplo práctico es una cortesía de AuraPortal, fruto de un trabajo publicado por Manel Orovio, Director Técnico de AuraPortal, disponible también en: 04/27/integracion-del-erp-en-el-bpms/ U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 13

15 Dadas las características del BPMS, es natural pensar que dicha tecnología se convierte en la primera opción para aquellas empresas que estén trasladando sus sistemas heredados o mejorando las capacidades de su actual portafolio de aplicaciones existentes. La fórmula idónea es integrar estas aplicaciones en el BPMS para poder realizar la mayor cantidad de trabajos posibles desde BPMS. De esta forma, cuando un determinado evento ponga en marcha un proceso, las acciones a realizar hasta su completa resolución se irán realizando de forma automática (Tareas de Sistema) o manual (Tareas Personales) incluidas las que correspondan a los inputs y consultas del resto de aplicaciones. Por ejemplo, en una tarea en la que para tomar una decisión interesa consultar unos datos contables (contenidos en una aplicación financiera), estos se encontrarán allí mismo sin necesidad de ir a buscarlos. O bien, si un cliente reclama (desde su propia oficina) que le hemos cobrado de más, el propio BPMS comprobaría si es correcta su solicitud (con los datos del ERP) y, o bien le enviaría una notificación con los detalles del porqué no tiene razón, o bien realizaría las acciones de corrección sobre el ERP: abono contable, orden de pago al banco, etc. así como otras acciones como notificación al cliente, creación automática de una No Conformidad de Calidad, etc. En este caso, el proceso completo se solucionaría en segundos y sin intervención humana, contando con los datos de las aplicaciones integradas. De cualquier forma, aunque los procesos diseñados dentro del BPMS pueden trabajar cómodamente de manera integrada con software de gestión previamente existente en la empresa, es previsible que las empresas irán gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las actividades de las aplicaciones de ERP, Legacy, etc. de que disponen, sustituyendo dichas aplicaciones por los procesos modelizados y consiguiendo así mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa empresarial. Un Ejemplo: Caso Real de Integración con AuraPortal En el siguiente esquema (Figura 4) se muestra un caso real de integración con diversas áreas de una empresa. Se trata de un proceso completo de Preventa, Venta, Compra, Entrega y Facturación de productos a clientes. Se observan 10 puntos de integración, numerados del 1 al 10, señalados con un círculo azul con el número rojo dentro. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 14

16 Figura 4: Ejemplo de un proceso real de integración de la plataforma AuraPortal BPMS con un sistema ERP. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 15

17 1. Servicio Importador de Datos: Se trata de un servicio Windows que realiza importaciones de datos desde programas externos hacia AuraPortal. Por un lado, el Servicio Importador se conecta con ODBC a la base de datos externa, y por otro a AuraPortal a través de Web Services. En este ejemplo se importan las cuentas de clientes desde el ERP hacia AuraPortal. 2. Servicios Web (SOA): AuraPortal dispone de numerosos Web Services para integración SOA (Arquitectura Orientada a los Servicios) con aplicaciones externas.. En este ejemplo, cuando desde el ERP un usuario crea una Preventa, automáticamente se inicia un Proceso en AuraPortal invocando el Web Service diseñado a propósito para su Mensaje de Inicio. El enfoque de la arquitectura orientada a servicios (Service Oriented Architecture SOA) cobra sentido cuando cuenta con las herramientas de integración disponibles en la plataforma BPMS y con el manejo además de la misma dentro de la plataforma BPMS. 3. AuraPortal Adapters Server: Con este sistema, desde los procesos de AuraPortal se pueden consultar o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, etc.), sin necesidad de programación. En este ejemplo, una vez el SubProceso Preventa ha concluido, una compuerta (DX.82) ha de valorar si el saldo de este cliente es deudor o no. Para ello, a través de AuraPortal Adapters Server, se consulta el dato en la base de datos del ERP y según sea el valor obtenido se dirigirá la corriente en un sentido u otro. 4. AuraPortal Adapters Server: Además de la funcionalidad descrita en el punto anterior, donde la Compuerta utiliza Adapters Server para consultar datos en un programa externo, también es posible utilizar Adapters Server para mostrar datos del programa externo en un Formulario de Tarea Personal de AuraPortal. En este ejemplo, cuando el cliente tiene saldo deudor, llega una Tarea Personal a un empleado responsable para que autorice o rechace la venta. Para tomar la decisión correcta, cuando este empleado abra la tarea TP.124 (Autorización Venta?), podrá ver la lista de facturas pendientes de pago del cliente, consulta que se realizará automáticamente a través de Adapters Server al ERP. 5. Tarea de Sistema de Tipo Notificación ( ): AuraPortal dispone de diversas tareas de Sistema para realizar acciones de forma automática, sin intervención de usuarios. Una de ellas es la de envío de notificaciones a través de correos electrónicos ( ) a usuarios que no tienen acceso a AuraPortal (llamados Usuarios Invitados). En este ejemplo, si el cliente tenía saldo deudor y no fue autorizada la venta en la Tarea Personal TP.124 (Autorización Venta?), una Tarea de Sistema envía automáticamente un al cliente notificándole la anulación de su pedido. 6. AuraPortal Adapters Server: De forma parecida al punto 3, cuando la Venta ha sido autorizada, una compuerta necesita saber si hay Stock del U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 16

18 La Suite BPM es la responsable de orquestar todas las actividades que atañen a personas y sistemas, con tareas personales y de sistema respectivamente. Es importante contar con la habilidad de referenciar las integraciones en el modelo del proceso y gestionarlas desde el diseño en sí del mismo. producto vendido. Para ello, a través de AuraPortal Adapters Server se comprueba si hay stock, consultándolo en el ERP, y así se dirige la corriente del workflow hacia la entrega de material (TP.146, Entrega Material a Cliente) o hacia la realización de una compra (TS, IM de Proceso de Compras). 7. Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos): A través de una Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos), desde un Proceso de AuraPortal se puede desviar la corriente a otro Proceso para, por ejemplo, iniciarlo. En este ejemplo, desde una Tarea de Sistema del Proceso principal, se inicia un Proceso de Compra. El Proceso principal se queda detenido en un Evento de Mensaje Intermedio (EM), en espera de que el Proceso de Compra finalice. 8. Tarea de Sistema de Tipo Invocador (De Servicio Web): A través de una Tarea de Sistema de AuraPortal se pueden invocar Web Services externos. En este ejemplo, desde una Tarea de Sistema (TS.33, TS Invocar WS para comprar a Proveedor) el Proceso de compras realiza el pedido al proveedor invocando sus Web Services. 9. Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos): A través de una Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos), además de iniciar procesos como ya hemos visto en el punto 7, también se pueden activar Eventos de Mensaje Intermedio de otros procesos de AuraPortal. En este ejemplo, cuando se recibe el material del proveedor, una Tarea de Sistema (TS.45, TS EM en Proceso de Ventas) activa el Evento de Mensaje Intermedio donde se había quedado detenida la corriente del Proceso original, para que continúe y se entregue el material al cliente. 10. Tarea de Sistema de Tipo Ejecutor (De Script): A través de una Tarea de Sistema de Tipo Ejecutor (De Script), se pueden invocar Procedimientos Almacenados de MS SQL para ejecutar Scripts o programas externos. En este ejemplo, una Tarea de Sistema (TS.29, TS-Ejecución Script en ERP) invoca un Procedimiento Almacenado de MS SQL que ejecuta un programa que envía la información necesaria del Proceso de Ventas para crear la factura al cliente en el ERP. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 17

19 Conclusiones Los sistemas BPMS y ERP siguen creciendo dentro de su propósito, como se ha explicado anteriormente. En la actualidad, se calcula que los fabricantes líder seguirán potenciando, por un lado, sus soluciones BPMS y por otro los ERPs. Muchas de las empresas de distintos sectores que adoptaron un ERP están empezando a obtener sus resultados tras varios años de uso; otras, en cambio, no lo consiguieron. Los BPMS representan la mejor herramienta para optimizar los ERPs, gracias a su concepción orientada a procesos y por su facilidad de implementación e integración. La agilidad del negocio y el consiguiente retorno de la inversión por los beneficios obtenidos con la reducción de tiempos y costes se ve potenciada por la convergencia que existe entre las dos tecnologías, ya que una se concentra en las transacciones y consolidación de todo tipo de datos, mientras que la otra se centra en la orquestación, a través de un enfoque orientado a procesos con tecnologías ágiles y sencillas para el usuario de negocio, la cual toma decisiones y las refleja en la lógica del BPMS, realizando cambios de forma dinámica en la aplicación de procesos resultante de su automatización, en tiempo real y sin necesidad de código. Esas capacidades del BPMS deben ser comprobadas con exactitud por las empresas que buscan llenar vacíos y evitar graneros con aplicaciones aisladas que representan procesos interrumpidos y rompen cualquier posibilidad de agregar valor a los procesos de negocio de forma sistemática y consistente. Además, la tecnología BPMS debe ser flexible, orientada a gente de negocio y debe disponer de funcionalidades que permitan gestionar no sólo los procesos repetitivos, sino también aquellas actividades imposibles de prever por su naturaleza única, que en el mundo de la TI empieza a definirse como Case Management. Un porcentaje significativo del trabajo de cualquier empresa de hoy en día queda en manos de profesionales del conocimiento, cuyo poder de actuación en cada caso condiciona los pasos a seguir en un determinado proceso y los BPMS modernos son capaces de permitir tal cambio en tiempo real y proporcionar modelos a seguir como punto de partida. El futuro podría ser una fusión de las tecnologías BPMS y ERP, aunque a día de hoy es algo totalmente utópico, pues las empresas se concentran en alcanzar retornos de inversión con su portafolio actual de TI, en el que el BPMS puede contribuir de forma decisiva sin implicar un cambio radical de las estrategias desarrolladas, ya que el BPMS permite integrar, dar visibilidad en tiempo real y reducir tiempos y costes según la disciplina de los procesos. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 18

20 Sobre el Autor André Menezes es licenciado en Administración y Dirección de Empresas, y posgraduado en Gestión de Negocio y Marketing. En Brasil, asistió a cursos sobre Gestión de Calidad y Business Process Management (BPM), trabajó como responsable de calidad en la industria automovilística y actualmente forma parte del equipo de AuraPortal, donde ha sido responsable de importantes proyectos con clientes destacados y supervisa la estrecha colaboración y sinergia entre las acciones comerciales y de consultoría. Es profesor asociado en el curso de Doctorado de la Universidad Politécnica de Valencia (UPV), en el área de TI, y doctorando del programa ITIO (Integración de las Tecnologías de Información en las Organizaciones) de la misma universidad. Sobre AuraPortal AURA es un fabricante de BPMS (Business Process Management Suite) a nivel global, que ofrece una solución, AuraPortal, para crear Modelos de Ejecución de Workflow y Procesos de Negocio sin la necesidad de programación. AuraPortal es 100% Internet (Web-based) y complementa a los sistemas ERP y CRM existentes. AURA tiene más de 350 clientes en 41 países, incluyendo: Coca-Cola, Grupo Pepsico, Frito-Lay, Toyota, Yamaha, Pemex, ArcelorMittal, Eletrobrás, Saras Energy, Royal KPN, Bristol-Myers Squibb, etc. Además, está presente en distintas Agencias y Departamentos Gubernamentales de varios países. Las Oficinas Centrales de AuraPortal se localizan en Norte América (Boston) y Europa (Holanda) y su centro de desarrollo está situado en España e India. Además, hay oficinas en Brasil, China y Egipto. AuraPortal es conocida sobre todo por sus características innovadoras como la creación automática de Procesos directamente del diagrama de modelización, sin necesidad de programación por parte del personal de TI. Como resultado, AuraPortal permite a las entidades la posibilidad de construir y desplegar soluciones que mejoran los procesos empresariales de manera más rápida que con los métodos tradicionales de programación personalizada. Las personas más próximas a los procesos se encargan de desarrollar, gestionar y controlar con facilidad todas las actividades del negocio sin intervención de desarrollos específicos. U n W h i t e Pap er P u b l i c a d o p or A u r a P o r t a l 19

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