ESTUDIO PREVIO 1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

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1 ESTUDIO PREVIO ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM de noviembre de ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que actúa como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas. Con el fin de dar cumplimiento a la misión, visión, objetivos y políticas institucionales, la Dirección General dirige y apoya la oportuna y eficiente ejecución de los planes, programas y proyectos que contribuyen al desarrollo y mejoramiento continuo de la entidad. Así las cosas, es importante aprovechar los avances de la tecnología para garantizar una mejor comunicación e interacción con la ciudadanía, de forma que permita además, la prestación de servicios más eficientes por parte del estado, protegiendo y optimizando los recursos públicos y mejorando la gestión pública. La implementación de servicios de comunicaciones modernos, eficientes y efectivos como el internet e intranet se convierten en un soporte primordial a la hora de informar, orientar y asesorar eficientemente a los usuarios, así mismo, se garantiza en la entidad una comunicación constante y fluida entre las diferentes sedes ubicadas en todo el territorio nacional. La Estrategia de Gobierno en Línea establece: El acceso a la información es un derecho constitucional y una condición básica para la reducción de los riesgos de corrupción, pues eleva los niveles de transparencia en la gestión pública. La transparencia a su vez aporta elementos al cuidado de los recursos públicos y genera condiciones de fortalecimiento de la confianza de los diferentes actores en su relación con la administración pública, la cual se convierte en un elemento clave para la gobernabilidad y la creación de capital social. Adicionalmente la información que poseen las entidades conforma un bien público, el cual puede ser utilizado por terceros en la creación de valor para la ciudadanía en general a través de esquemas de datos abiertos, los cuales ofrecen una ventana de oportunidad para la generación de más y mejores servicios apalancados en las condiciones del mercado. Objetivo: Garantizar, a través de la sede electrónica, el acceso de la ciudadanía a toda la información relativa a temas institucionales, misionales, de planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general observando las reservas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estándares de seguridad. La información mencionada estará dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar y utilizar. Para lograr lo anterior, es indispensable que el COPNIA cuente con una infraestructura tecnológica que le permita ofrecer sus servicios en línea a través de la página web, mitigando posibles riesgos de gestión en cuanto a la seguridad de su infraestructura o disponibilidad del servicio a la ciudadanía, lo que implica que debe contar con un servicio de hosting, como herramienta fundamental para el alojamiento de los archivos inherentes a la página web, la operatividad de correos institucionales, consultas, trámites en línea, divulgación de la información institucional, etc. 1

2 Por las razones expuestas, se requiere adelantar proceso de contratación del servicio de Hosting u hospedaje WEB para la página institucional y las cuentas de correo electrónico, a través de un operador especializado que garantice la infraestructura tecnológica y cuente con el personal idóneo requerido conforme a las especificaciones técnicas del área de sistemas del COPNIA. Así mismo, dada la función que tiene el área de cumplir con el Plan de Contratación de la Entidad, se considera necesario, conveniente y por lo tanto oportuno, atender el requerimiento efectuado por el área de Gestión de Sistemas mediante memorando NAL-CI , y para ello, se adelantará proceso de selección de mínima cuantía. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: 2.1 OBJETO Prestación del servicio de hosting u hospedaje WEB por medio de dos (2) servidores VPS, para el funcionamiento del sitio web y de los correos electrónicos del COPNIA. 3. ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE HOSTING PARA EL SITIO WEB 1.1 Servicio de Hosting / Un Servidor VPS compartido por un (1) año para el sitio web en sistema operativo Ubuntu Server LTS o Debian 7.4, REDHAT, sin CPANEL. 1.2 Servidores Blade con 8 CPU o superior 2Ghz o superior 1.3 RAM 4 GB GB de espacio en disco, discos tipo SAS comprobables con test de lectura. Arreglo de discos en RAID 6 con mínimo 4 discos. 1.5 Backups diario del estado de la máquina por sanpshot con VEEAM BAKUP, manteniendo copias por los últimos 10 días para la recuperación de incidencias. 1.6 Capacidad de transferencia de datos mensual hasta 8TB 1.7 Soporte para Bases de Datos MySQL 1.8 Disponibilidad mensual del servicio mínimo del 99%. 1.9 Incluye módulo de estadísticas gráficas del sitio Web 1.10 Soporte a extensiones Frontpage 1.11 Copias de seguridad almacenadas en un STORAGE externo, con arreglo de discos en RAID Soporte Javascript/Ajax/DHTM/PHP 1.13 Soporte para conectividad con Webservices y cuentas FTP 1.14 Acceso SSH 1.15 Soporte Flash & Shockwave, MIDI File 1.16 Soporte Audio y Video Streaming (via Soporte Real Audio & Video (via Garantizar el servicio prestado durante el plazo de ejecución y seis (6) meses más Migración del Hosting (aplicativo y BD) 1.20 Infraestructura de mitigación de ataques DDos que desvíe automáticamente el tráfico, filtrando el ataque y permitiendo solo el tráfico legitimo hacia los servidores. 2

3 2 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE HOSTING PARA LOS CORREOS ELECTRÓNICOS DEL COPNIA 2.1 Servicio de Hosting / Un Servidor VPS compartido por un (1) año para el sitio web en sistema operativo Ubuntu Server LTS o Debian 7.4, REDHAT, sin CPANEL. 2.2 Servidores Blade con 8 CPU o superior 2Ghz o superior 2.3 RAM 4 GB GB de espacio en disco, discos tipo SAS comprobables con test de lectura. Arreglo de discos en RAID 6 con mínimo 4 discos. Backups diario del estado de la máquina por sanpshot con VEEAM BAKUP, manteniendo copias por los últimos 10 días para la recuperación de incidencias. 2.6 Capacidad de transferencia de datos mensual hasta 8TB 2.7 Soporte para Bases de Datos MySQL 2.8 Disponibilidad mensual del servicio mínimo del 99%. 2.9 Incluye módulo de estadísticas gráficas del sitio Web 2.10 Soporte a extensiones Frontpage 2.11 Copias de seguridad almacenadas en un STORAGE externo, con arreglo de discos en RAID Soporte Javascript/Ajax/DHTM/PHP 2.13 Garantizar el servicio prestado durante el plazo de ejecución y seis (6) meses más Migración del Hosting (aplicativo y BD) 2.15 Infraestructura de mitigación de ataques DDos que desvíe automáticamente el tráfico, filtrando el ataque y permitiendo solo el tráfico legitimo hacia los servidores. 3 DESCRIPCIÓN DEL DATACENTER 3.1 Datacenter Tipo Nivel III, redundantes en equipos, capacidad y enlace. 3.2 Software requerido instalado: Servidor Apache 2.x, PHP 5.X, motor de base de datos Mysql 5.x o superior 3.3 Soporte de 24 horas al día x 7 días a la semana. 3.4 Herramientas incluidas para realización de tareas de soporte. Cpanel para el servidor de correos únicamente y PhpMyAdmin 3.5 Posibilidad de realización de backups remotos 3.6 Configuración necesaria incluyendo DNS y Certificaciones Digitales 3.7 Soporte: 5x8 y monitoreo de estabilidad respecto a uptime, administración de configuración, rotación de log, monitoreo de seguridad de la plataforma, recursos, memoria y disco. 3.8 Actualización de paquetes: administración de usuarios, monitoreo del consumo de recursos. Mantener la aplicación correctamente desplegada después de las actualizaciones de paquetes, limitado a 4 horas mes. 3.9 Redundancia: Generador dicel, ups, Raid, fuentes DC power, Enrutadores Cisco y Foundry con protocolo BGP Seguridad: Cortafuegos redundantes (Firewalls), sistema para detección y extinción de incendios, guardias armados 24/7 y circuito cerrado de cámaras para la vigilancia. 4 CONDICIONES ADICIONALES 4.1 Presentar al supervisor del contrato el plan de instalación y migración de datos. 4.2 Sitio publicado con el dominio de acuerdo a la configuración técnica solicitada. 4.3 Copia de las licencias VMware y VEEAM BACKUP 4.4 Monitoreo 7/24/365 sobre el uptime de los servidores a nivel HTTP / ICMP 4.5 Dos ingenieros de sistemas con no menos de 1 año de experiencia. 4.6 Proveedor con mínimo 3 años de antigüedad. 4.7 Demostrar mínimo 3 contratos con entidad pública. 4.8 Entregar en medio digital copia de la información alojada una vez terminado el contrato 3

4 4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Por tratarse del desarrollo de actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, según lo establecido en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de OBJETO SEGÚN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Acorde con lo dispuesto en el artículo del Decreto 1082 de 2015, la clasificación de bienes y servicios requeridos para el objeto del presente proceso de selección es la siguiente: SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO NOMBRE Servicios de hospedaje de operación de sitios web Servicios de diseño de sitios web www 6. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR Prestación del servicio de hosting u hospedaje WEB por medio de dos (2) 1.Objeto servidores VPS, para el funcionamiento del sitio web y de los correos electrónicos del COPNIA. 2.Plazo de ejecución Doce (12) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio. 3. Plazo instalación Diez (10) días hábiles contados a partir de la suscripción del acta de inicio. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y cuatro (4) meses 4.Vigencia del Contrato más. El valor total del presente contrato corresponde a la suma de XXXXXXX ($XXXXXX) Incluido IVA y todos los costos directos e indirectos que se 5. Valor del contrato deriven del contrato, así como cualquier obligación tributaria a que pudiera estar sujeto. 6.Apropiación Presupuestal 7.Lugar de Ejecución 8. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. 9.Forma de pago Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 693 del 25 de noviembre de COPNIA NACIONAL: Calle 78 No.9-57 Piso 2 en la ciudad de Bogotá. Para el perfeccionamiento, se requiere la firma de las partes; para su legalización, la expedición del registro presupuestal, y para su ejecución, la acreditación por parte del contratista del pago de aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral, y la suscripción del acta de inicio. El COPNIA cancelará el valor del objeto contratado en dos (2) pagos que se realizarán dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura y la certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de los empleados del contratista. 1) Un primer pago correspondiente al cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato, una vez se realice la instalación y alojamiento en cada uno de los servidores, respecto a información y archivos del sitio web y de las cuentas de correo electrónico del COPNIA. 4

5 2) Un segundo pago correspondiente al cincuenta por ciento (50%) del valor restante, una vez se cumpla el sexto (6) mes de ejecución del contrato. 10.Interventor Supervisor 11.Obligaciones contratista: y/o de Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, diligenciará y suscribirá el formato de Control de supervisión y aprobación de pago, como constancia de recibo a satisfacción. El COPNIA solo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de las obligaciones inherentes a su naturaleza y las derivadas de las disposiciones legales sobre la materia, debe cumplir las siguientes obligaciones: a) Presentar al supervisor del contrato el plan de instalación y migración de datos. b) Publicar en el sitio con el dominio de acuerdo con la configuración técnica solicitada. c) Entregar en medio digital copia de la información alojada una vez terminado el contrato. d) Cumplir con las condiciones técnicas establecidas para la prestación del servicio. e) Tramitar las licencias, permisos, habilitaciones y autorizaciones necesarios para la oportuna prestación del servicio contratado. f) Atender con oportunidad y diligencia las solicitudes, reclamos y sugerencias que realice el COPNIA con relación a la prestación del servicio, y adoptar las medidas preventivas y correctivas a que haya lugar de manera inmediata. g) Mantener durante la ejecución del contrato los precios ofertados en la propuesta. h) Informar de manera inmediata al COPNIA sobre las eventualidades que se presenten durante la prestación del servicio. i) Disponer del recurso humano y tecnológico necesario para garantizar la efectiva prestación del servicio y el soporte técnico que se requiera. 5

6 j) Garantizar que la conexión esté monitoreada por un equipo técnico altamente calificado las 24 horas del día los 7 días a la semana. k) Acatar las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato y las demás que sean inherentes al objeto de la presente contratación. l) Proporcionar una herramienta que permita realizar la generación de los backups remotos de la base de datos, para que se pueda tener la seguridad de contar con las copias de seguridad en instalaciones adicionales al Datacenter. m) Prestar el servicio de hosting con las especificaciones técnicas mínimas exigidas en la ficha técnica y las características generales requeridas del datacenter en cuanto a seguridad, redundancia y soporte técnico. n) Informar de manera inmediata a la entidad cualquier irregularidad que se presente durante el desarrollo del objeto contractual. o) Mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato. 12.Cesión del contrato 13.Suspensión del contrato 14.Sanciones p) Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el presente contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA. Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato, por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten. EL COPNIA, podrá imponer sanciones conforme a lo estipulado en el Art. 17 de la Ley 1150 de 2007 y acorde con el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de a) MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo, se impondrán multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día de retardo o incumplimiento y hasta por un plazo máximo de quince (15) días calendario en calidad de sanción. b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento grave y definitivo del contrato, se causará a cargo del CONTRATISTA una pena pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que cause al COPNIA. El pago de la pena no extingue para el CONTRATISTA, el cumplimiento de la obligación principal. El COPNIA se reserva el derecho de cobrar perjuicios 6

7 15.Interpretación, modificación, terminación y liquidación unilaterales 16.Terminación contrato del adicionales por encima del monto pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser exigido directamente al contratista descontándolo de los saldos a su favor, si los hubiere, o reclamando de la garantía constituida y, si nada de ello fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. Expirado el plazo para la ejecución del contrato o cumplido el objeto o terminado anticipadamente, se procederá a su liquidación final, en el término de los dos (2) meses siguientes, cuando así se requiera. 7. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a servicios cuyo presupuesto oficial no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2015, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo y siguientes del Decreto 1082 de 2015; para ello, la Entidad formulará Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección. 8. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Se realizó un estudio económico con empresas que prestan servicios de hosting. DESCRIPCION Prestación del servicio de hosting u hospedaje WEB por medio de dos (2) servidores VPS, para el funcionamiento del sitio web y de los correos electrónicos del COPNIA. COTIZACION 1 COTIZACION 2 COTIZACION 3 VALOR INCLUIDO IVA VALOR INCLUIDO IVA VALOR INCLUIDO IVA PROMEDIO $ ,00 $ ,00 $ ,00 $ El presupuesto oficial está determinado por el promedio de las cotizaciones recibidas, acorde con lo anterior se establece como presupuesto oficial para el presente proceso de selección, la suma de DOCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ oo) Incluido IVA, suma esta que se encuentra amparada con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 693 del 25 de noviembre de 2015, expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto. 7

8 9. ANÁLISIS DE LA DEMANDA Se procedió a realizar un análisis de la demanda sobre procesos similares en otras entidades estatales del país, a través de la información que se puede extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP. Vale la pena aclarar, que el término procesos similares hace relación a que se han tratado de identificar similitudes en cuanto al objeto, especificaciones técnicas y entregables en cada entidad pública analizada, y aunque el resultado pueda ser muy parecido, siempre existirán variables que son particulares de cada proceso. No obstante, de la búsqueda realizada se identificaron los contratos que se relacionan en la siguiente tabla. Tabla No. 1 ANO ENTIDAD OBJETO 2014 ALCALDÍA DE PASTO 2013 CORPOGUAVIO Prestación de servicios de un Hosting Dedicado, para la página Web institucional de la Alcaldía Municipal de Pasto y demás aplicaciones Web enmarcadas dentro de los lineamientos del programa de Gobierno en Línea del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Contratación de alojamiento, seguridad, y soporte técnico página web corporativa PLAZO DE EJECUCIÓN VALOR 12 MESES $ MESES $ DEFENSORÍA DEL PUEBLO Servicio de Hosting para el alojamiento / de la página web de la Entidad (Internet /Intranet), acorde con las especificaciones' - técnicas descritas. 12 MESES $ ANÁLISIS DEL SECTOR De acuerdo con lo dispuesto en el artículo del Decreto 1082 de 2015 y la Guía de la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios previos del sector, G-EES-02, se procedió a realizar el análisis del sector económico y de los posibles oferentes. Con el fin de establecer el contexto del proceso de selección que se adelantará, mediante el presente análisis se identifican algunos aspectos del mercado, de la demanda, los posibles oferentes, los riesgos probables y los requisitos habilitantes que permitan la selección objetiva del contratista que efectivamente satisfaga la necesidad planteada por la Entidad, así como, la verificación del cumplimiento de los principios que rigen la contratación administrativa Qué es Hosting? Hosting, significa alojamiento y si lo trasladamos a la era de Internet, cuando se habla de Web Hosting no es otra cosa que alojamiento web. El alojamiento web propiamente dicho se puede definir como un servicio prestado por un ISP (proveedor), que permite a los usuarios de internet tener un sistema integrado para poder almacenar información. No siempre es necesario alojar páginas webs, sino que también puede alojar archivos de imágenes, video, documentos, correo electrónico, etc. En otras palabras, es un servicio que otorga un lugar para hospedar aplicaciones, s, y archivos en general. 8

9 10.2 Tipos de Hosting Hosting Gratuito Hosting Multidominio Reseller Servidores VPS Servidores Dedicados Cloud Hosting 10.3 Características de un proveedor de Hosting Varían dependiendo del proveedor y del enfoque del servicio que se requiera, sin embargo, estas son las características generales: Soporte Técnico: Es un elemento vital en el evento de que se presenten fallas. Paneles de Control: Permiten manejar características de los sitios: cpanel, Plesk, Helm, Ensim, Webmin, etc. Múltiples plataformas de Sistemas Operativos: Windows, Linux, Unix y derivados. Almacenamiento de los datos: En centros de datos profesionales. 1 Conectividad multibanda. 9.2 ASPECTO ECONÓMICO A continuación se relaciona el balance de estados financieros de algunas empresas que se encuentran en el sector de actividades de informática del año 2013:

10 En el caso de las TI, se trata de un sector de alto crecimiento, sobre el cual el Gobierno en razón a su enorme potencial, ha depositado gran confianza creando el Viceministerio de Tecnologías y Sistemas de la Información con el objetivo de hacer un seguimiento detallado a la evolución de dicho sector, al tiempo que el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo tiene como meta convertirlo en un sector de talla mundial. Dentro de los obstáculos que debe resolver la industria TI se encuentra la mejora en la infraestructura necesaria para la provisión de bienes y servicios de alto valor agregado; la incorporación de mayores niveles de capital humano calificado; la migración desde modelos de negocio tradicionales basados en la producción de bienes y servicios a petición del consumidor final, hacia otros más innovadores y la especialización por parte de las empresas en sectores productivos específicos, de manera que aumente su productividad. Cifras y estadísticas del sector TIC durante los últimos años: Entre 2011 y 2012 los ingresos del sector TIC se incrementaron un 20%, lo que es equivalente a un aumento de 0,6 puntos porcentuales como proporción del PIB. El aumento estuvo liderado por los mayores ingresos provenientes de Internet de banda ancha y del sector de TI. La telefonía móvil ha aumentado, mientras que la de telefonía fija se ha reducido sistemáticamente. No obstante, el crecimiento en la telefonía móvil se ha desacelerado desde Durante los últimos diez años, la mayor generación de empleo de los sectores asociados a las TIC se ha concentrado en las actividades relacionadas a las TI. Cabe resaltar que el sector TI está compuesto principalmente por pymes, las cuales representan el 80% del número de empresas de la industria. La brecha entre internet fijo en Colombia y los países desarrollados se ha incrementado, pasando de 17,2 abonados por cada 100 habitantes en 2011 a 18 en MARCO NORMATIVO El Copnia como entidad pública debe dar aplicación a la siguiente normatividad: Decreto 2693 de 2012 del ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones MinTIC. Señala el cumplimiento de acciones relacionadas con la implementación de medidas que garanticen la seguridad, conservación y correcta administración de los mensajes de datos y documentos electrónicos garantizando la integridad, coherencia y confiabilidad en la información y los servicios que se realicen a través de medios electrónicos. Manual 3.1 para el cumplimiento de la estrategia de gobierno en línea para las entidades del orden nacional. Las entidades contaran con sedes electrónicas, en donde se dispondrá el acceso multicanal a toda la información, así como la gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. La protección de datos personales, el manejo de reserva, la gestión segura de la tecnología son elementos cruciales en la protección de la relación del Estado con sus usuarios, razón por la cual las entidades requieren la implementación de sistemas de seguridad de la información que les permita manejar los riesgos identificados

11 Directiva Presidencial No. 4. Eficiencia administrativa y licenciamiento de la política cero papel en la administración pública, seguridad y confianza en los tramites electrónicos asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad. Ley 1437 de Código Contencioso Administrativo. Regula la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo garantizando condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Decreto 19 de Ley Anti trámites. Contribuir a la mejora y funcionamiento interno de las entidades públicas, incrementando la eficiencia y la eficacia mediante el uso de las tecnologías de información cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propias de la comunicación electrónica. Ley 1581 de Protección de Datos. Determina las características de conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 9.4 ANÁLISIS DE LA OFERTA En este sector se pudo determinar que existen empresas con personal profesional y técnico idóneo, que ofrecen el servicio de hosting web y de correos electrónicos. Como resultado del anterior estudio, se identificó un grupo de empresas representativas del mercado que se dedica a la prestación de este servicio, las cuales se toman como referencia y constituyen el insumo que permite determinar las condiciones económicas del sector el cual es objeto del proceso de selección que nos ocupa. Para el presente análisis se solicitaron cotizaciones a diferentes empresas con sede en Bogotá; de las cuales se obtuvo respuesta de tres (3) de ellas, que acreditan trayectoria en el mercado y que tienen la infraestructura necesaria y el personal calificado por lo tanto resultan idóneas para la prestación del servicio requerido. EMPRESA GOPHER GROUP COLOMBIA CLOUD GRUPO VECTOR CONTACTO soluciones@gophergroup.com.co contacto@colombiacloud.com.co mercadeo@grupovector.com 11. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo del Decreto 1082 de 2015, la Entidad tendrá en cuenta los siguientes criterios para la selección en el presente proceso de contratación: La entidad verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes con el concepto de CUMPLE o NO CUMPLE, únicamente para el oferente que presente el precio más bajo, luego de la corrección aritmética (Evaluación Económica). En caso que este proponente no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la Invitación de Mínima Cuantía, se verificará el cumplimiento de los requisitos de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. 11

12 En todo caso, la oferta debe encontrarse dentro de las condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la Entidad. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso de selección Evaluación Económica Para efectos de establecer el valor de la oferta, el proponente debe diligenciar y firmar el Anexo Nº 1 de la Invitación, de conformidad con las exigencias y condiciones establecidas por el COPNIA. El proponente debe calcular su propuesta teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos, tales como, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación del valor de su propuesta económica. Los requisitos mínimos habilitantes a calificar y/o evaluar dentro del proceso de contratación, son los que establecen en la Invitación Pública y que se dividen en: REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES Verificación requisitos de carácter jurídico Verificación de especificaciones técnicas CALIFICACIÓN CUMPLE / NO CUMPLE CUMPLE / NO CUMPLE 11.2 Verificación de requisitos habilitantes: La verificación de los requisitos de carácter jurídico y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, se realizará mediante el cotejo de los documentos presentados por el oferente para dar cumplimiento a los requisitos de la Invitación Pública y a las disposiciones legales vigentes. Estos aspectos no otorgan puntaje, pero habilitan o no la oferta, y el concepto será de CUMPLE o NO CUMPLE. El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones y requisitos habilitantes y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO La presente contratación NO se encuentra cobijada por acuerdo o tratado Internacional, suscrito por el Estado Colombiano. 13. ANÁLISIS DEL RIESGO Conforme lo establece el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, que indica: Evaluación del Riesgo : La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, se procedió a realizar el respectivo análisis con base en la matriz de riesgos del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (M-ICR-01) que se encuentra publicado en la página web Colombia Compra Eficiente. Así las cosas, para el presente proceso de selección de contratista hemos establecido la siguiente matriz: 12

13 NÚMERO CLASE FUENTE ETAPA TIPO DESCRIPCIÓN (QUE PUEDE PASAR Y COMO PUEDE OCURRIR) MATRIZ DE RIESGOS GENERAL GENERAL ESPECÍFICO ESPECIFICO INTERNO EXTERNO EXTERNO EXTERNO PLANEACIÓN CONTRATACIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL Se presenta cuando el presupuesto oficial, la definición de la necesidad y/o el objeto establecido en el estudio previo, no se ajusta a la modalidad de selección aplicable. Se presenta cuando la empresa seleccionada no suscribe el contrato en el plazo establecido y/o no presenta o se retrasa en la constitución de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato. Se presenta por fluctuación o incremento en los costos de la materia prima que afecte gravemente la producción y cumplimiento del contrato. Se presenta cuando el objeto contratado no cumple con las especificaciones mínimas exigidas por la entidad. CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO Retrasos en el proceso de selección y ajuste del estudio previo por parte de la persona a cargo del tema Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y por ende, afectación del cumplimiento del objetivo Incremento en el valor del contrato propuesto para la satisfacción de la necesidad. Se retrasan las entregas y por ende, el cronorama establecido para la ejecucion del contrato PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN DEL RIESGO CATEGORÍA A QUIÉN SE LE ASIGNA? RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO ALTO COPNIA CONTRATISTA CONTRATISTA CONTRATISTA TRATAMIENTO / CONTROLES A SER IMPLEMENTADOS DESPUÉS DEL TRATAMIENTO Revisión y apoyo técnico del área que solicita el proceso de selección, para definir claramente los aspectos relevantes de la necesidad a satisfacer y determinar la modalidad de selección aplicable. Establecer plazos perentorios en el cronograma del proceso para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. El proponente en el valor ofertado debe tener en cuenta y asumir las fluctuaciones económicas que se puedan presentar durante la ejecución del contrato. Requerir al contratista para el cumplimiento del contrato y/o aplicación de multas y/o aplicación de garantías. PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN DEL RIESGO CATEGORÍA RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO MEDIO AFECTA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO? RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN SI SI NO SI ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN MONITOREO Y REVISIÓN COMO SE REALIZA EL MONITOREO? Revisión jurídico técnica y actualización normativa a los estudios previos Verificación del cumplimiento del cronograma del proceso Verificación de los costos ofertados frente a los cobros realizados por el contratista Supervisión adecuada para la verificación del cumplimiento de las condiciones técnicas y cantidades exigidas por la entidad. PERIODICIDAD CUÁNDO? Cada vez que se reciba una solicitud de contratación Cada vez que se adelante un proceso de contratación Siempre durante la ejecución del contrato Siempre durante la ejecución del contrato 13

14 13. RECOMENDACIÓN Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, con relación al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, técnica, análisis de mercado y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la presente contratación de Mínima Cuantía. Atentamente, (Original Firmado) ISAAC JOSE PEREIRA MORALES Ingeniero de Sistemas (Original Firmado) NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación (Original Firmado) Vo. Bo. CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLO Profesional de Gestión de Sistemas (Original Firmado) Vo. Bo. FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Subdirector Administrativo y Financiero Rodríguez 14