ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS JUDICIALES

Transcripción

1 Secretaría Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina Coordinación de Archivos ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS JUDICIALES Mtro. Jorge Núñez Chávez Coordinador de Archivos San Luis Potosí, S.L.P., 7 al 14 de marzo de 2011

2 TEMARIO Presentación Temario Objetivos I.- Situación actual de los archivos judiciales - Ámbito internacional - Ámbito nacional II.- MARCO JURÍDICO QUE REGULA LOS ARCHIVOS JUDICIALES - Federal - Estatal III.- NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA EN EL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ - Acuerdos Generales - Reglamentos - Circulares

3 TEMARIO IV.- PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES - Clasificación de expedientes judiciales y administrativos - Registro de expedientes (manual y electrónico) - Control del archivo de trámite del juzgado - Envío de expedientes al Archivo Judicial - Devolución de expedientes - Préstamo y consulta de expedientes - Depuración y baja de expedientes - Utilización del Sistema de Información de Juzgados V. RECURSOS CON LOS QUE DEBE CONTAR UN ARCHIVO - Recursos Humanos - Recursos Materiales CONCLUSIONES

4 OBJETIVOS Proporcionar a los participantes los conocimientos básicos de organización de archivos judiciales conforme a la legislación archivística vigente.

5 I.- Situación actual de los archivos Judiciales. Ámbito internacional España: Falta de espacio Falta de personal Gestión del patrimonio histórico judicial Francia: Política de sistematización y desmaterialización de los archivos del Ministerio de Justicia Conservación del patrimonio cultural

6 Situación de los archivos judiciales Ámbito nacional Atender los procesos de valoración documental Resguardo y conservación de documentos con valor histórico Optimización de espacios para los archivos Transparencia y acceso a la información

7 Situación actual de los archivos judiciales

8 Conferencia 2 Encuentro Nacional de Archivos Judiciales ArchivosJudiciales2.aspx

9 MARCO JURIDICO FEDERAL LEYES Y CÓDIGOS Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Código Penal Federal ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN Acuerdo General Conjunto número 1/2001 que establece los lineamientos para el flujo documental, depuración y digitalización del acervo archivístico de los Juzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito. Acuerdo Complementario al Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de agosto de dos mil uno que establece los lineamientos para el flujo documental...

10 MARCO JURIDICO FEDERAL Acuerdo de la S.C.J.N Acuerdo General Conjunto número 1/2009, de veintiocho de septiembre de dos mil nueve de los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal, relativo a la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes generados en los Juzgados de Distrito. Lineamientos Generales relativos a la Transferencia, Valoración y Depuración de los Archivos Judiciales. Lineamientos Generales sobre la conservación de la documentación que resguardan los Archivos Judiciales. Lineamientos Generales sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública bajo Resguardo de los Archivos Judiciales. Antecedentes y fundamentos del Proyecto de Estatutos del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.

11 MARCO JURIDICO ESTATAL 1.- Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí. 2.- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. 3.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí 4.- Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado. 5.- Código Penal del Estado

12 LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, SLP Capítulo II De las obligaciones de los servidores públicos Art Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento será causa de responsabilidad administrativa, la que dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan:

13 Obligaciones de los servidores públicos Art. 56, frac. IV.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar su mal uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas;

14 CÓDIGO PENAL DEL ESTADO Art Comete el delito de ejercicio indebido de las funciones públicas quien: Frac. V.- Sustrae, destruye, oculta, utiliza o inutiliza ilícitamente por sí o por interpósita persona, información o documentación que se encuentra bajo su custodia o a la cual tiene acceso o de la que tiene conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

15 NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA EN EL PODER JUDICIAL DEL ESTADO Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura Reglamento del Archivo Judicial Acuerdo General del Consejo de la Judicatura Número Quincuagésimo Primero que delega en la Secretaría Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina la Organización, Coordinación, Vigilancia, Supervisión y Control de las Funciones que corresponden al Archivo Judicial, Central de Actuarios, el Servicio Médico Legal y al Coordinador de Archivos. Acuerdo General Quincuagésimo Segundo por el cual se dota de atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado. Acuerdo General Quincuagésimo Noveno que establece criterios para la depuración del acervo documental del Archivo Judicial

16 qué es un archivo judicial? El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares generados en los órganos jurisdiccionales en ejercicio de sus funciones sustantivas.

17 Expediente El conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas La serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio (Compilación de Manuales de Tipología Documental de los Municipios, Consejería de Cultura y Deportes. Comunidad de Madrid, 2007, p. 27)

18 qué es un expediente judicial? Aquel que recoge las actuaciones que dan origen o se generan dentro de un procedimiento judicial hasta su resolución. (Acuerdo General Conjunto número 1/2009 de 28/09/2009 de los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal...)

19 cómo se clasifica un expediente judicial? Por materia: Civil Familiar Penal Se asigna número consecutivo y el año de apertura, nombres de las partes, tipo de juicio.

20 TIPOS DE ARCHIVOS JUDICIALES En España: De gestión Territoriales Central (Tribunal Supremo) Suprema Corte de Justicia de la Nación, México: Archivo reciente Archivo medio Archivo de valor jurídico Archivo histórico y de relevancia documental

21 TIPOS DE ARCHIVOS EN STJE-SLP Archivo activo Archivo inactivo Archivo concluido por: Sentencia definitiva Inactividad procesal (más de seis meses) Desistimiento

22 Tipos de Archivos en el Poder Judicial del Estado de México Por su organización territorial Archivo Central Archivos Regionales Archivos Locales Por su trámite Archivos de trámite Archivo de concentración Archivo histórico

23 PROCESOS ARCHIVISTICOS Clasificación de expedientes judiciales y administrativos - Registro de expedientes (manual y electrónico) - Control del archivo de trámite del juzgado - Envío de expedientes al Archivo Judicial - Devolución de expedientes - Préstamo y consulta de expedientes - Depuración y baja - Utilización del Sistema de Información de Juzgados

24 Descripción de procesos archivísticos a cargo de los participantes Se clasifica de la misma manera Existe duplicidad de registros manual y electrónico Diversos controles para promociones, préstamo y consulta de expedientes, a través de boletas, libros manuales y electrónicos. Envío de expedientes a través de inventarios Devolución de expedientes a petición de las partes directamente en el archivo judicial o a través del juzgado El préstamo y consulta se divide en interno y externo. El préstamo externo se realiza a las partes que acrediten su interés jurídico. El interno no tiene plazo para su devolución al archivo. La central de actuarios tiene el mayor porcentaje de expedientes prestados.

25 cómo se clasifica un expediente judicial? Por materia: Civil Familiar Penal Se asigna número consecutivo y el año de apertura, nombres de las partes, tipo de juicio.

26 Archivo de Trámite o archivo de gestión Conjunto de documentos que son el soporte de la gestión administrativa, técnica, económica, fiscal, etc., de una oficina y son asimismo, el reflejo documental de una serie de funciones y actividades que desarrolla esa oficina. Estos documentos incluyen los que han sido producidos en formatos electrónicos y telemáticos. (Núñez Fernández, Eduardo. Organización y gestión de archivos. p.166)

27 Archivos de concentración, generales o centrales Concepto: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.

28 Archivo Judicial Querétaro

29 Archivo Histórico Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

30 Archivo Histórico

31 Diferencia entre un almacén y un archivo ALMACEN DE PAPEL Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias. Pocas personas saben lo que hay. Los documentos llegan como pueden. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. Es difícil encontrar y consultar un documento. Todo el mundo puede acceder. No hay normas de archivo ni de clasificación. ARCHIVO DE DOCUMENTOS 1. Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados. 2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente. 3. Traslado organizado. 4. Criterios únicos de conservación y eliminación. 5. Consulta y préstamo de la documentación. 6. Acceso para el personal autorizado. 7. Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo

32 FUNCIONES DE LOS SERVIDORES ADSCRITOS A LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES Jueces: Supervisar y verificar que el secretario de acuerdos resguarde con el debido control, los documentos y valores que obran en el órgano jurisdiccional, debiendo dejar constancia de esto en autos; así como los expedientes que se encuentren en trámite o en el archivo del juzgado. (Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura, Art. 142, frac. II)

33 FUNCIONES DE LOS SERVIDORES ADSCRITOS A LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES Secretarios de Acuerdos Después de ser publicadas las listas de acuerdos, poner a disposición de las partes para que conozcan su contenido (Art. 144, fracc. II) Tener a su cargo el archivo del Órgano jurisdiccional, cuidando que se mantenga ordenado, asimismo, previo acuerdo con el titular, remitir los expedientes que corresponda al Archivo Judicial (fracc. VI) Impedir la salida de expedientes del local del órgano jurisdiccional, salvo casos plenamente justificados; Llevar control de los expedientes; Supervisar que el préstamo de expedientes para consulta se realice conforme a lo establecido en este reglamento; Agregar a los expedientes, los oficios recibidos y glosar en el minutario copia de los mismos, y en los casos en que proceda, llevar el control de éstos en forma sistematizada

34 Funciones del Secretario de Acuerdos Vigilar que los expedientes que se envíen al Archivo Judicial se encuentren debidamente firmados, rubricados, foliados y sellados; Enviar al Archivo Judicial, mediante el sistema establecido en el reglamento respectivo, los expedientes y vigilar que el subsecretario asiente en el libro correspondiente su envío

35 Subsecretarios Recibir y registrar las promociones y correspondencia; Agregar las promociones a los expedientes y turnarlas oportunamente al secretario de acuerdos Prestar a las partes, a sus representantes o autorizados, a sus defensores o a quienes tengan interés siempre que se cubran los requisitos que exige este reglamento

36 Secretarios de estudio y cuenta Resguardar bajo su estricta responsabilidad los expedientes que se le hayan turnado

37 Actuarios de los órganos jurisdiccionales Llevar un libro de registro de expedientes a su cargo, debidamente autorizado por el secretario de acuerdos, donde asentarán diariamente las actuaciones y notificaciones Entregar al secretario de acuerdos o al subsecretario los expedientes que tuviera en su poder, a más tardar al día siguiente a aquél en que hubiere practicado las diligencias respectivas; Tener a disposición del órgano jurisdiccional, del secretario de acuerdos o del subsecretario, los expedientes que estén bajo su control.

38 Incremento del volumen documental en los archivos El Programa Recicla para leer impulsado por la CONALITEG aporta los siguientes datos: en el periodo enero diciembre de 2006 se habían hecho donaciones de papel por un total de 15, toneladas de papel para su reciclaje; en el periodo enero diciembre de 2007, aumentó a 17, toneladas; al mes de diciembre de 2009 se habían recibido 22,110,047 toneladas de papel para reciclaje procedentes de 122 instituciones públicas.

39 Equivalencias de 22,110,047 toneladas de papel la tala de hectáreas de árboles equivalente a 254, árboles la emisión de toneladas de contaminantes; el uso de millones de litros cúbicos de agua; el consumo de millones de kw/h de energía eléctrica.

40 167,327 demandas de amparo contra la ley del ISSSTE, (mayo 2007)

41 Existencia de expedientes en el Archivo Judicial S.L.P. Diciembre de 2009: 880,255 Diciembre de 2010: 920,205 Incremento: 39, 950 (fuente: página web del PJE. SLP. Estadística Judicial)

42 Transparencia, acceso a la información y archivos Proyección de video 10/03/11

43 RECURSOS CON LOS QUE DEBE CONTAR UN ARCHIVO - Recursos Humanos - Recursos Materiales

44 Recursos materiales Tablas para coser expedientes Leznas Hilo Archiveros

45 Local Edificio Archivo de Bogotá, Col. Alejado de mercados, baños, cocinas, zonas con riesgo de inundaciones, terremotos, incendios, vandalismo. Cerca de las oficinas tramitadoras

46 Local adecuado Estantería fija

47 Mobiliario Estantería móvil

48 Personal Personal capacitado

49 Proyección de video C:\Users\COORDINACION\Documents\TRIFE\video archivo institucional.htm

50 Información, archivos, justicia Si la circulación de los documentos procesales es fluida, la Justicia puede caminar ágil y rauda... Es preciso por tanto, organizar los archivos judiciales de la mejor forma que la técnica archivística permita en cada momento. (Magistrado Abel Villicaña Estrada, Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de México, ) en: Francisco Puy Muñoz, La teoría de la justicia del Magistrado Villicaña, Universidad de Santiago de Compostela, España, 2005.

51 Fin del archivo El fin que todo archivo debe perseguir es el de poder ofrecer un servicio. El que el archivo de gestión debe prestar es doble: a la propia institución y a los ciudadanos.

52 Concepto de cultura archivística Sin embargo, el mayor problema con el que nos enfrentamos es la ausencia de una verdadera cultura del archivo de oficina, al menos en el sentido archivístico del término, es decir aplicando y poniendo en práctica......los criterios, las técnicas y los métodos archivísticos necesarios para una adecuada organización y gestión documental.

53 Hacia una nueva cultura archivística en el Poder Judicial de San Luis Potosí La implantación de una cultura de esas características en una organización requiere años de práctica en los que se vayan introduciendo paulatinamente criterios de objetividad, de normalización y de organización, desalojando poco a poco formas de hacer y mentalidades ancladas en la subjetividad, la discrecionalidad, la arbitrariedad, o simplemente la ignorancia o la negligencia de quien no estando obligado a explicar ante terceros, ya sean internos a la organización o externos a ella, como es el caso de los ciudadanos ante la administración pública o los clientes en la empresa privada, cómo se organiza y conserva sus documentos o su archivo, esquiva esta obligación impunemente. (Juan Ramón De la Calle Gotor, Archivos de Oficina y Gestión. Primer Encuentro Nacional de Archivos, Santo Domingo, República Dominicana, 16 al 18 de noviembre 2006)

54 GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN!