MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. Servicio Gobierno Regional Magallanes y Antártica Chilena

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Diciembre 2009

2 Ley Promulgada el 11 de agosto de 2008 por la Presidenta de la República Michelle Bachelet Jeria. A partir de

3 INDICE DE CONTENIDOS 1. DIRECTRICES GENERALES 4 2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CATALOGACIÓN E INSTALACIÓN TRASPASO DE DOCUMENTOS SITUACIONES ESPECIALES SOLICITUD DE DOCUMENTOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS TRANSFERENCIA AL ARCHIVO NACIONAL.19

4 1.- DIRECTRICES GENERALES 1.1 Los documentos generados por mandato del Servicio de Gobierno de a personas naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio. 1.2 Los documentos son únicos, en tanto cada trámite es producto de una acción administrativa. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación. 1.3 Para hablar efectivamente de archivos, los documentos deben estar organizados y la información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina habitualmente como encargado de archivos. Esta persona tendrá un equipo de apoyo, que en este caso son los responsables de cada División, Departamento o Unidad.

5 1.4 Es imprescindible que a partir del 01 de enero de 2010, todos los documentos oficiales ORIGINALES, generados por el Servicio, deben ser archivados en la Oficina de Partes. No obstante en conocimiento que la División de Análisis y Control de Gestión confecciona sus propios Oficios, denominados Oficios DAC, éstos (originales) deben quedar en manos de dicha División. Así mismo las Actas de Sesiones Ordinarias, Actas de Sesiones Extraordinarias y Oficios Despachados confeccionados por el Consejo, todos originales, deben quedar en manos de dicho Consejo. 1.5 Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales.

6 2. Organización documental CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 2.1 Se deben clasificar las unidades documentales estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Esta clasificación documental debe responder en primera instancia al organigrama institucional y en segunda, a la serie documental, trátese de oficios, memorandos, cartas, ingresos, egresos, resoluciones exentas, resoluciones DAM, resoluciones DAF, resoluciones TR, resoluciones GR, resoluciones DAC, actas, proyectos, balances, bienestar, convenios, contratos, comunicaciones, estados de pago, recibos, solicitud de materiales, personal gore, etc. ORDENAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS: 2.2 Definidas las series documentales y ordenadas internamente, es fundamental proceder a identificarlas externamente. Para ello establézcase un rotulado que permita acceder a los documentos en forma rápida y ágil, aplicándose a todo tipo de almacenamiento, entiéndase como empaste, archivador y cajas multiuso¹ con legajo (1) En las cajas multiuso se recibirá solamente documentación legajada.

7 ROTULADO FONDO SUB-FONDO SUB-SUB FONDO SERIE DOCUMENTAL CRONOLOGÍA Ejemplo: FONDO SUB-FONDO DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUB-SUB FONDO OFICINA DE PARTES SERIE DOCUMENTAL RESOLUCIONES EXENTAS CRONOLOGÍA 01/01/ /12/2003

8 FONDO SUB FONDO SUB SUB FONDO División Administración y Finanzas División Administración y Finanzas División Administración y Finanzas División Administración y Finanzas División Administración y Finanzas División de Análisis y Control de Gestión División de Análisis y Control de Gestión División Desarrollo División Desarrollo Gabinete Gabinete Gabinete Depto. Administrativo Unidad Recursos Humanos Unidad de Abastecimiento Oficina de Partes Depto. Gestión Financiera Depto. de Inversión y Control Depto. Seguimiento y Control de Proyectos Unidad Gestión Territorial Unidad de Protocolo Unidad de Seguimiento de Políticas Públicas Gabinete Unidad de Comunicaciones Gabinete Depto. Jurídico Gabinete Unidad de Tecnología, Información y Telecomunicaciones Consejo Unidad Auditoría Interna

9 2.3 En el caso de los empastes, se deberá utilizar de ahora en adelante el color que se señala a continuación: Oficina de Partes : color gris División Análisis y Control de Gestión : Gama de color verde División Administración y Finanzas : Gama de color rojo Gabinete y dependientes como es el caso de Unidad de Protocolo, Unidad Políticas Públicas, Comunicaciones, Dpto. Jurídico : Gama de color amarillo. División Desarrollo : Gama color Café Consejo : color damasco Unidad Auditoría Interna : celeste 2.4 La escritura del rotulado que no sea empaste se confeccionará en letra arial negrita, Nº 20, mayúscula. 2.5 La escritura del rotulado que sea empaste se confeccionará en letra arial negrita, Nº 14, mayúscula. 2.6 El Archivo Administrativo Central no recibirá documentación suelta.

10 3.-Catalogación e Instalación 3.1 En cada Archivo de oficina habrá un encargado, el cual se hará cargo de reunir toda la documentación para archivarla en su dependencia. Los Archivos de Oficina se encuentran en: -DAC -DAF -Oficina de Partes -Gabinete -Comunicaciones -DDR -RR.HH. -Gabinete -Protocolo -Políticas Públicas -Dpto. Jurídico -Consejo -Unidad Auditoría Interna Abastecimiento 3.2 Al traspasar la documentación desde los archivos de Oficina al Archivo Administrativo Central del Servicio, cada responsable de Archivo debe considerar las siguientes acciones: Limpieza de las unidades documentales. Retiro de notas y materiales que no formen parte de la documentación.

11 Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores metálicos y otros. La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el original). Verificar que la documentación se encuentre completa, incluyendo los antecedentes. Descripción del contenido de los documentos en una base de datos digitalizada. Instalación de la documentación en empastes, archivadores, o cajas multiuso. El empaste de los documentos oficiales que serán enviados al Archivo Nacional, deberán estar respectivamente cosidos y adaptados al rotulado oficial de la DIBAM.

12 4. Traspaso de Documentos al Archivo Central 4.1 La documentación señalada, se remitirá a comienzos del segundo año calendario de haber sido generada, por ejemplo, la correspondencia del año 2006 se traspasa a comienzos del año 2008; la del 2007, a comienzos del año La documentación técnica¹, se remite a partir del segundo año calendario de haber finalizado la ejecución de los proyectos. En estos casos, la documentación que forma parte del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo de oficina² bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta que el proyecto esté finalizado. Sólo entonces, es traspasable al Archivo administrativo Central del Servicio. Una vez traspasado el documento al Archivo Administrativo Central es de responsabilidad de este último la conservación y la disponibilidad para su consulta. 4.3 El Encargado del Archivo Administrativo Central entregará a cada responsable de archivo un formulario de Fichas de Traspaso, donde se especificará la División, Departamento, Unidad y el funcionario que está realizando dicha tarea, el catastro de los documentos en papel y en formato digital³ la fecha del traspaso y nombre del funcionario responsable del Archivo Administrativo Central que recibe la documentación (1) Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos. (2) Se entiende como archivo de oficina, el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición. (3) No serán recibidas fichas de traspaso sin el correspondiente formato digital, además de papel.

13 FICHA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL División, Departamento, Unidad Nombre responsable Archivo Local Fecha de Transferencia Tipo Documental Rango de numeración de los documentos Catastro de los documentos Indicar la cantidad de hojas anexadas. Número total de archivadores, empastes o cajas multiuso Calidad de conservación de los documentos Buena Regular Mala Observaciones Funcionario Responsable de Archivo Administrativo Central que recibe la documentación

14 5. Situaciones Especiales Traslado de Oficinas 5.1 Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del Servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelación y acondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado y/o almacenamiento provisorio de la documentación, de manera secuencial a la numeración de las unidades documentales, con el propósito de mantener la organización de la documentación y evitar pérdidas. En el caso de la documentación instalada en cajas multiuso, éstas se deben mantener almacenadas, en orden secuencial. Cese de funciones del personal 5.2 Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentación asociada a la gestión del funcionario que se retira. 5.3 En los casos de documentación correspondiente a procesos cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporación al Archivo Central, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso correspondiente.

15 6. Solicitud de Documentos 6.1 La solicitud de documentos directa al Archivo Administrativo Central, la puede realizar cualquier funcionario del Servicio. 6.2 Se entregará una fotocopia por cada documento solicitado, hasta un máximo de Cuando se trate un legajo completo de documentos, planos, empastes, este Archivo Administrativo Central no entregará fotocopias, sino que hará entrega de la documentación única. 6.4 El funcionario deberá firmar la correspondiente Ficha de Entrega Documental numerada. 6.5 La devolución de la documentación única al Archivo Administrativo Central, por parte del funcionario, tendrá un plazo máximo de tres días hábiles. En caso que el funcionario no entregara la documentación dentro del plazo, al cuarto día se informará a su jefe directo mediante Memo.

16 FICHA DE ENTREGA DOCUMENTAL Nº 01 División, Departamento, Unidad Nombre Funcionario que solicita la documentación Fecha de solicitud Descripción del documento solicitado Fecha de entrega del documento de parte del Archivo Administrativo Central Fecha de devolución Observaciones Funcionario Responsable de Archivo Administrativo Central que recibe la documentación

17 7. Eliminación de Documentos 7.1 Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de documentos están contenidas en el Oficio Circular N (1981)6 de la Contraloría General de la República. Dicha norma señala que la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado, en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa, procede que dicha autorización la confiera el Intendente que se encuentre en funciones, dictándose para ello la correspondiente resolución. 7.2 El encargado del Archivo Administrativo Central, notificará a la respectiva División, Departamento o Unidad de la documentación no oficial que pudiera ser eliminada y se encuentre en el Archivo Central. 7.3 La eliminación de documentos¹ es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destrucción física, proceso que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas, comunicando cuál es el motivo de la destrucción. El Archivo Administrativo Central, se encargará de confeccionar la respectiva Resolución. 7.4 Entregada ésta al Archivo Administrativo Central, se procederá a destruir el material enviado para dicho efecto en una trituradora (1) Material que se puede destruir es la documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil.

18 7.5 Para la eliminación de documentos, deben considerarse los siguientes aspectos por parte del Archivo Administrativo Central: Coordinar un cronograma de eliminación anual con cada una de las unidades que forman parte del Servicio Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoración de los documentos con las áreas involucradas en su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentación puede haber adquirido con el transcurso del tiempo Realizar un catastro de los documentos que serán eliminados Hacer un Acta de Eliminación, donde se expongan los procedimientos llevados a cabo. El Acta debe ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoración y selección Confeccionar Resolución de eliminación de los documentos, la cual será firmada por la máxima autoridad regional.

19 8.- Transferencia al Archivo Nacional 8.1 De acuerdo a lo establecido en el Art. Nº 14, Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200, los organismos de Gobierno, deben remitir anualmente al Archivo Nacional, los documentos que hayan cumplido 5 años de antigüedad en sus archivos de origen. 8.2 Estos documentos deberán ser originales y estar debidamente empastados y cosidos. 8.3 Los empastes deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente y de acuerdo a su disposición numérica interna y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje. 8.4 El funcionario responsable del traslado debe remitir un oficio dirigido al Conservador del Archivo Nacional, documento en el cual se indicarán los años extremos y volumen de la documentación. 8.5 Para acordar la definición del día y hora en que se efectuará el traslado de los documentos, el Servicio debe contactarse con la Oficina de Archivo respectivo. 8.6 El traslado y la descarga de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional serán de responsabilidad de este Servicio.

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