PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN SERVICIO DE GESTION DE LA INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE LA TECNOLOGÍA (SGITT-OTRI)

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1 PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN SERVICIO DE GESTION DE LA INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE LA TECNOLOGÍA (SGITT-OTRI)

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN...3 MISIÓN...4 VALORES...4 EJES ESTRATÉGICOS...5 ANÁLISIS DAFO...6 VISIÓN...7 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS...9 INDICADORES...11 ACCIONES

3 INTRODUCCIÓN Según el Estatuto de la Universidad de Alicante, la investigación, como proceso creador de nuevos conocimientos, es condición indispensable para el pleno ejercicio de la función docente y ha de ser parte fundamental de la actividad universitaria. El SGITT-OTRI, en el marco de la autonomía universitaria, es la unidad de difusión, valorización y transferencia del conocimiento al servicio de la cultura de la calidad de la vida y del desarrollo económico. Como entidad de soporte en la gestión de tales procesos y potenciando el acceso de las empresas a la universidad proporcionamos la asistencia técnica y el asesoramiento necesario que garanticen el cumplimiento de los fines propios de la universidad. Asimismo en este contexto y dada la importancia de la investigación en el desarrollo competitivo de la universidad, procuramos el soporte necesario a la gestión de la investigación. En el sentido más amplio del término, la función transferencia abarca todas aquellas actividades encaminadas a facilitar el aprovechamiento de los resultados producidos por la actividad de I+D+i universitaria, ya sea a través de contratos de licencia de patentes, ya sea mediante contratos universidad-empresa o bien promocionando de forma proactiva y eficiente la creación de empresas basadas en el conocimiento originado en las universidades (empresas de base tecnológica). Inmersos en pleno proceso de elaboración del Plan Estratégico de la Universidad, tenemos que aprovechar la coyuntura, para fijar directrices y estrategias que dinamicen e impulsen la transferencia y la aplicación del conocimiento al desarrollo social y asimismo, garanticen una adecuada explotación del potencial que acopia la universidad. SGITT-OTRI 3

4 MISIÓN La misión del SGITT-OTRI es proporcionar a los usuarios internos y externos de forma proactiva y eficiente, la información, el asesoramiento y la gestión en el ámbito de la investigación y la transferencia de conocimiento, con el fin de incrementar y optimizar los recursos destinados a ellas, aumentar la competitividad de las empresas y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos. VALORES FLEXIBILIDAD EFICIENCIA TRANSPARENCIA RESPONSABILIDAD IDENTIFICACIÓN CON LA INSTITUCIÓN ADAPTACIÓN AL CAMBIO COORDINACIÓN 4

5 EJES ESTRATÉGICOS DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN INFRAESTRUCTURA, TECNOLOGÍA Y SERVICIOS COMPONENTE HUMANO COMUNICACIÓN PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN FINANCIACIÓN ECONÓMICA 5

6 ANÁLISIS DAFO 6 F1 F2 F3 FORTALEZAS Componente humano formado y alineado con los valores institucionales Dirección estratégica y participativa Gestión responsable y transparente O1 O2 O3 OPORTUNIDADES Puesta en marcha del Parque Científico Mayor sensibilidad de la sociedad a la importancia de la I+D Integración en redes profesionales e interacción con otros agentes que faciliten el cumplimiento de la misión F4 Conocimiento del entorno y Sensibilidad institucional al O4 adaptación al cambio cambio F5 Estructura flexible O5 Posibilidad de captar recursos F6 Identificación con las directrices de la Universidad DEBILIDADES AMENAZAS D1 D2 D3 D4 D5 Inexistencia de planificación en la dotación de recursos tecnológicos de gestión Falta de coordinación entre las distintas subunidades del Servicio Ausencia de un plan de comunicación Falta de coordinación con otros Servicios de la institución Carencia de un manual de procedimientos A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 Ausencia de un Plan Estratégico institucional que oriente las actuaciones del Servicio Gran competencia en la captación de recursos Posible fragmentación de funciones sin participar en su planificación Toma de decisiones no basadas en criterios técnicos Falta de sistemas de reconocimiento a las tareas de gestión Cambios del marco legal Falta de espacio físico adecuado

7 VISIÓN Plan Estratégico SGITT-OTRI El Parque Científico es una realidad. El Servicio está estrechamente vinculado a la estructura de gestión del Parque con la que trabaja de forma coordinada. Las funciones y competencias del Servicio están claramente definidas y se han logrado cotas relevantes de valorización de los resultados de la investigación. Se ha consolidado un sistema de dirección estratégica y participativa. Periódicamente se celebran reuniones de coordinación entre las distintas subunidades del Servicio. El personal está implicado en el modelo de organización y asume autónomamente el desempeño de sus funciones de manera coordinada, eficaz, responsable y permanente. El entorno laboral es óptimo y se dispone de unas buenas condiciones ambientales, ergonómicas y de espacios adecuados y accesibles que permiten desempeñar las tareas de forma coordinada. Los equipos informáticos son adecuados y la intranet propia permite el uso compartido de recursos e información. Se fomenta el trabajo en equipo, se estimula la creatividad y la autonomía todo ello buscando la solución ágil a los problemas planteados. Existe un sistema de comunicación tanto a nivel interno como externo que permite tanto la difusión ágil y completa de la información, así como la coordinación entre las distintas subunidades del Servicio. La página web se actualiza puntualmente y permite la realización de una gran cantidad de procesos. La integración en redes profesionales permite una actualización permanente de la información. La existencia de un sistema estructurado de acciones y estrategias de promoción y comercialización permite tener un alto potencial de captación de recursos externos para el desarrollo de actividades complementarias. 7

8 Se dispone de los recursos económicos suficientes que se distribuyen de manera racional, buscando siempre su optimización. El Servicio planifica de forma anticipada sus gastos e ingresos. 8

9 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN Implantar un sistema de dirección apoyado en una estructura de gestión adecuada y con los procedimientos que permitan el desempeño efectivo y responsable del trabajo incorporando mecanismos de evaluación de la calidad. INFRAESTRUCTURA, TECNOLOGÍA Y SERVICIOS Definir y trasladar las necesidades de espacio, infraestructuras y servicios, que permita el desarrollo del trabajo de forma coordinada, eficiente, eficaz y en condiciones laborales adecuadas. Implantar un sistema informático integral que soporte métodos de gestión asociados al Servicio y que permita, definiendo perfiles, el acceso a la información según el tipo de usuario. COMPONENTE HUMANO Crear un sistema de gestión de desarrollo humano, con personal suficientemente formado, motivado, capacitado y experto, adaptado a las necesidades de cada momento, que puedan asumir nuevas responsabilidades y tareas y al que se pueda reforzar en momentos concretos con personal de apoyo. COMUNICACIÓN Desarrollar un sistema de comunicación que permita una coordinación efectiva entre las subunidades del Servicio, así como una difusión eficaz a nivel interno y externo de las acciones realizadas y de los resultados obtenidos. PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN Identificar, estructurar y normalizar toda la oferta científicotecnológica de la universidad y hacerla llegar al entorno de forma eficaz y en función de sus necesidades. Implementar una serie de mecanismos que permitan la valorización de la investigación desarrollada en la universidad. 9

10 FINANCIACIÓN ECONÓMICA Conseguir los recursos económicos necesarios para desarrollar plenamente la misión del Servicio, bien mediante el presupuesto de la universidad o mediante captación de recursos externos. Habilitar mecanismos de asignación del presupuesto y racionalización del gasto con el fin de optimizar los resultados obtenidos con los recursos económicos disponibles. 10

11 INDICADORES: Plan Estratégico SGITT-OTRI EJE ESTRATÉGICO: DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN VALOR INDICADOR OBJETIVO Porcentaje de participación del personal en la toma de decisiones Resultado obtenido de las encuestas internas a los efectos de medir la dirección participativa Porcentaje de cumplimiento del calendario de reuniones periódicas de coordinación con las subunidades del Servicio Porcentaje de procedimientos realizados en el Servicio que tienen elaborados los manuales correspondientes Porcentaje de personal del Servicio que desempeña su trabajo autónomamente Porcentaje de subunidades del Servicio que tienen establecidos sistemas de evaluación de la satisfacción de los usuarios Plazo para definir una estructura de la organización Porcentaje de procesos que tienen implantado un sistema de quejas y sugerencias Grado de implantación del Cuadro de Mando Integral 70% 4 sobre 7 90% 100% 100% 90% 2 años 80% 4 sobre 7 Grado de cumplimiento del Sistema de Calidad 5 sobre 7 EJE ESTRATÉGICO: INFRAESTRUCTURAS, TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS INDICADOR VALOR OBJETIVO Grado de satisfacción del personal con el entorno sociolaboral 5 sobre 7 Porcentaje del personal que trabaja en espacios accesibles y adecuados 100% Porcentaje de equipos informáticos actualizados 80% 11

12 (antigüedad< 4 años) Porcentaje de personal que conocen los recursos tecnológicos disponibles para llevar a cabo sus respectivas labores 90% Grado de implantación de la intranet del Servicio 6 sobre 7 Grado de aprovechamiento de la intranet por el personal del Servicio en la realización de tareas rutinarias Porcentaje de necesidades básicas de información cubiertas por el Sistema de Información Porcentaje de documentos de archivo importantes para la gestión y transferencia de la investigación digitalizados Porcentaje de reuniones cambiadas por falta de sala de reuniones o en las que se ha tenido que atender asuntos confidenciales en zona común Superficie media por persona destinada en el Servicio 6 sobre 7 100% 80% 20% 10 m 2 EJE ESTRATÉGICO: COMPONENTE HUMANO INDICADOR Porcentaje de cumplimiento del calendario de reuniones periódicas de cada subunidad. Porcentaje de trabajo y de toma de decisiones que se hacen en equipo Horas anuales de formación recibida por el personal del Servicio/ Horas anuales totales de trabajo Grado de satisfacción del personal en su entorno de trabajo Grado de satisfacción del personal en la valoración de sus aportaciones Grado de implicación del personal en la misión del Servicio VALOR OBJETIVO 80% 80% 7% 5 sobre 7 5 sobre 7 6 sobre 7 12

13 Índice de rotación de personal del Servicio < 10% Antigüedad media del personal en el Servicio Horas anuales de formación interna impartidas en el Servicio > 5 años 100 EJE ESTRATÉGICO: COMUNICACIÓN INDICADOR Tiempo promedio de respuestas a las consultas planteadas vía por los usuarios del Servicio Tiempo promedio de feed-back a los diferentes Servicios de la Universidad de A Tiempo promedio de resolución de las reclamaciones VALOR OBJETIVO 2 días lab. 3 días lab. 4 días lab. Grado de fluidez de la comunicación interna 6 sobre 7 Porcentaje semanas de actualización de la web 100% Grado de satisfacción de la comunidad universitaria con el servicio ofrecido Grado de integración en redes profesionales que permite una actualización permanente de la información Porcentaje de procesos que se gestionan vía internet o Intervenciones y comunicaciones públicas efectuadas por año Número de redes/asociaciones profesionales a las que se pertenece 5 sobre 7 5 sobre 7 80% 50 5 EJE ESTRATÉGICO: PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN VALOR INDICADOR OBJETIVO Grado de posicionamiento del Servicio en la gestión del Parque Científico 80% Número de patentes/año solicitadas 10 Porcentaje de patentes concedidas de las solicitadas 80% 13

14 Porcentaje de patentes licenciadas 40% Ingresos medios por patente Porcentaje de patentes con extensión internacional 30% Porcentaje de otras tecnologías protegidas (software, modelos de seguridad, etc) Porcentaje de ingresos por contratos respecto a ingresos totales de investigación Tiempo medio de gestión de un contrato Número medio de contratos año por grupo de investigación Número medio de proyectos con financiación pública en colaboración con empresas por grupo de investigación 30% 40% 20 días Número de EBTs promovidas y creadas al año 3 Porcentaje de contratos conseguidos en base a la promoción Porcentaje de empresas que ha firmado más de 3 contratos al año % 30% EJE ESTRATÉGICO: FINANCIACIÓN ECONÓMICA VALOR INDICADOR OBJETIVO Asignación de presupuesto capítulo 2 por persona Porcentaje de ejecución y cumplimiento del presupuesto Porcentaje de desviación de la planificación de gastos e ingresos Tiempo medio de tramitación de un gasto Porcentaje del presupuesto fijo que se destina a actividades no presupuestadas Porcentaje de los recursos externos destinados a actividades complementarias Porcentaje de recursos externos captados respecto del total de recursos gestionados 14 90% 10% 7 días lab. 10% 90% 50%

15 ACCIONES: Plan Estratégico SGITT-OTRI EJE ESTRATÉGICO: DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN Definir una estructura de la organización. Implantar un Cuadro de Mando Integral. Analizar los diferentes procesos de gestión administrativa. Elaborar manuales de procedimiento y fijar la metodología para su seguimiento y evaluación. Diseñar un sistema de evaluación de la calidad y analizar su evolución. Realizar reuniones periódicas de coordinación con las subunidades del Servicio (1 al mes) Elaborar y realizar encuestas periódicas de satisfacción del personal del Servicio con el modelo de dirección establecido. Fijar un sistema de recogida y evaluación de las quejas y sugerencias de los usuarios del Servicio a los procesos establecidos. Fijar un modelo de contabilización y evaluación homogéneo a todos los procesos de recogida de datos con el fin de incrementar la fiabilidad y la agilidad en la elaboración de estadísticas. Ampliar el alcance y contenido del cuadro resumen de estadísticas anuales de las actividades del Servicio. EJE ESTRATÉGICO: INFRAESTRUCTURA, TECNOLOGÍA Y SERVICIOS Cuantificar y definir las necesidades de espacio físico, suficiente para el desempeño de una actividad coordinada eliminando las barreras físicas que lo impiden. Realizar con la colaboración del Servicio de Prevención de la Universidad de Alicante un estudio de seguridad e higiene. Diseñar e implantar en base a las necesidades reales del Servicio una intranet que permita un uso compartido de recursos e información. 15

16 16 Establecer procedimientos de evaluación del grado de aprovechamiento de la intranet en la realización de tareas rutinarias. Diseñar y digitalizar una plantilla de documentos de archivo para la gestión y transferencia de la investigación. Diseñar y ofertar en la web, herramientas, pautas y procedimiento de trabajo a los usuarios del Servicio. Desarrollar un sistema informático, accesible vía web, que permita realizar trámites administrativos y gestionar los diferentes procesos a través de este cauce con la finalidad de agilizar plazos y procedimientos. EJE ESTRATÉGICO: COMPONENTE HUMANO Definir las necesidades específicas de formación del personal del Servicio y trasladarlas al Servicio de Selección y Formación. Fijar un calendario de reuniones periódicas por subunidades. Propiciar la elaboración de grupos de trabajo e implicar al personal del Servicio en la misión, con la realización de aportaciones que contribuyan a su cumplimiento. EJE ESTRATÉGICO: COMUNICACIÓN Elaborar una Carta de Servicios. Establecer criterios que garanticen un modelo de web más accesible y completa y fijar procesos de actualización. Homogeneizar la información que podemos ofrecer con la del resto de Servicios de la Universidad de Alicante. Compatibilizar nuestra información con la de las redes/asociaciones profesionales a las que se pertenece, para agilizar el proceso de intercambio de información, actualización de datos y emisión de informes. Realizar encuestas de satisfacción por tipo de usuario. Instaurar un Sistema de Comunicación Interna. Rentabilizar el uso que se hace del correo institucional para disminuir el tiempo de respuesta a las consultas y

17 dudas planteadas por los usuarios así como para difundir actividades que puedan resultarles de interés. Fijar criterios para contabilizar los contratos, intervenciones y comunicaciones efectuadas al año que optimicen la posterior elaboración de estadísticas y evaluación de resultados EJE ESTRATÉGICO: PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN Diseñar un Sistema de Valoración y Comercialización. Definir y ejecutar estrategias concretas para rentabilizar los gastos derivados de la solicitud de patentes o registro de propiedad. Contabilizar los contratos promovidos y conseguidos en base a la promoción. Reducir el tiempo medio de gestión de contratos y convenios. Colaborar con el Parque Científico en la preparación y difusión de un programa de estímulo a la creación de EBTs. Aumentar el número de proyectos, con financiación pública, en colaboración con empresas por grupo de investigación. Coordinar las actividades de promoción del Servicio con las desarrolladas desde el Parque. EJE ESTRATÉGICO: FINANCIACIÓN ECONÓMICA Intentar incrementar el presupuesto disponible. Planificar desde la dirección del Servicio la ejecución del gasto. Evaluar mensualmente las posibles desviaciones en la planificación. Captar fuentes de ingreso externas. 17

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