De acuerdo con el numeral 3.3. CAPACIDAD FINANCIERA la entidad requiere los siguientes indicadores financieros:

Transcripción

1 Bogotá, Marzo 18 de 2015 Señores PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Atn., División Administrativa Carrera 5 No Piso 3 Fax Ext / administrativa@procuraduria.gov.co Ciudad ASUNTO: Observaciones al Proyecto de pliego de condiciones Licitación Publica No. 03 de 2015, cuyo objeto es: CONTRATA LA ADQUISICION DELLICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARALAIMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION. Apreciados señores, RICOH Colombia S.A. empresa interesada en participar en el proceso descrito en el asunto; acorde con los plazos estipulados para tal fin, comedidamente solicita sean tenidas en cuenta y acogidas las siguientes observaciones: 1. Respecto a la capacidad financiera: De acuerdo con el numeral 3.3. CAPACIDAD FINANCIERA la entidad requiere los siguientes indicadores financieros: Rentabilidad Patrimonio del El proponente deberá acreditar una rentabilidad del patrimonio mayor o igual a 14%. A este respecto solicitamos modificar este indicador el cual debería quedar de la siguiente manera: Rentabilidad Patrimonio del El proponente deberá acreditar una rentabilidad del patrimonio mayor o igual a 6%. Lo anterior apalancado en lo siguiente: Luego de consultar el SISTEMA DE INFORMACION Y REPORTE EMPRESARIAL SIREM de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES los índices financieros:

2 Endeudamiento, Liquidez, Cobertura de Intereses y los indices de capacidad organizacional, esto es, la rentabilidad del activo (ROA) y la Rentabilidad del patrimonio (ROE) del año 2013 de la actividad económica requerida por el presente proceso, el indicador Rentabilidad del patrimonio (ROE) arrojo el siguiente resultado: ROE - Rentabilidad del Patrimonio 0.06 Los pliegos establecen como Rentabilidad del Patrimonio con un valor del 14%, Basados en nuestro interés de presentar oferta en el presente proceso de contratación, nos permitimos solicitarle a la entidad reevaluar este numeral ya que como está planteado castiga la participación de las empresas que arrojan un resultado operacional inferior a este valor sin considerar el conjunto de indicadores que evidencian de forma más completa la real situación de las compañías y por lo tanto si es o no idónea para ejecutar el servicio contratado. Un resultado operacional inferior al requerido no significa por si solo un síntoma de alarma, ni incapacidad para cumplir las obligaciones contraídas, puesto que se deben analizar en conjunto todos los indicadores y dependiendo del bien o servicio a contratar, para evaluar la capacidad de contratación de los oferentes, es decir con la solvencia, liquidez, endeudamiento y patrimonio adecuado positivo. Si bien el cierto la Ley 80, el articulo 20 Dec 1510 de 2013 establece entre otros lo siguiente: Artículo 16. Determinación de los requisitos Habilitantes. La entidad estatal debe establecer los requisitos habilitantes en los pliegos de condiciones o en la invitación, teniendo en cuenta: (a) el riesgo del proceso de contratación; (b) el valor del contrato objeto del proceso de contratación. (c) el análisis del sector respectivo y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. La Entidad Estatal no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes. (Destacado fuera de texto). Es importante tener en cuenta que empresas como la nuestra dedicadas al suministro de tecnología se enfrentan a altos niveles de competencia en el mercado por lo tanto las utilidades operacionales se encuentran generalmente en un nivel bajo, por lo que se hace difícil que cualquier oferente pueda cumplir con lo requerido por la entidad. Aunado a lo anterior es de tener en cuenta que para el presente proceso no se están efectuando anticipos por lo tanto esto NO implica ningún riesgo financiero para la Procuraduría General de la Nación, y todos los riesgos están cubiertos mediante las pólizas requeridas por la entidad. Adicionalmente en procesos adelantados por la entidad en la que su objeto principal es la prestación de servicios, este indicador en especial es mucho mas bajo que el requerido actualmente, acorde con el cuadro adjunto. Adicionalmente entidades con valores de contratación muy superiores a este como

3 COMPUTADORES Para Educar con adquisición de mas de $ millones ha establecido este indicador Rentabilidad de Patrimonio positivo es decir mayor a cero. Hacemos esta PETICION en aras de permitir pluralidad de oferentes en el presente proceso, que los indicadores sectoriales cumplan con el principio de objetividad y se permita una amplia concurrencia. Principios regentes en las leyes de contratación colombiana.

4 Proceso Objeto Presupuesto Selección Abreviada Subasta Inversa 4 de 2014 Seleccion Abreviada de Menor Cuantia 08 de 2014 Selección Abreviada Subasta Inversa 17 de 2014 SELECCIONAR AL OFERENTE QUE SUMINISTRE Y DISTRIBUYA, POR EL SISTEMA DE PROVEEDURIA INTEGRAL (OUTSORCING), A PRECIOS UNITARIOS FIJOS A LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: PAPELERIA, TONERS, UTILES DE OFICINA, PRODUCTOS DE ASEO Y LIMPIEZA, UTENSILIOS Y PRODUCTOS DE CAFETERIA. SELECCIONAR AL CONTRATISTA QUE BRINDE LA ATENCIÓN DE LA MESA DE SERVICIOS A TODO COSTO, PRESTANDO EL SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO INTEGRAL A LOS ACTIVOS INFORMÁTICOS QUE POSEE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN TANTO EN EL NIVEL CENTRAL COMO EN EL NIVEL TERRITORIAL. SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A TÍTULO DE ARRENDAMIENTO A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN EQUIPOS DE FOTOCOPIADO MULTIFUNCIONALES CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS A NIVEL NACIONAL. Indicador ROE - Rentabilidad del Patrimonio $ % $ % $ % Licitacion 8 de 2014 SELECCIONAR AL CONTRATISTA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE $ % APOYO TÉCNICO, FUNCIONAL Y LOGÍSTICO EN LA CONVOCATORIA, RECLUTAMIENTO (INSCRIPCIÓN Y ASPECTOS TÉCNICOS DEL PROCESO, Y VERIFICACIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS), DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS ESCRITAS DE CONOCIMIENTOS Y DE COMPETENCIAS Y LA DE ANÁLISIS DE ANTECEDENTES, HASTA LA DETERMINACIÓN DE LAS PERSONAS QUE INTEGRAN LAS LISTAS DE ELEGIBLES EN EL CONCURSO ABIERTO PARA EL INGRESO DE PERSONAL IDÓNEO A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN A NIVEL NACIONAL, EN CARGOS DE PROCURADOR JUDICIAL I Y II. Seleccion SELECCIONAR AL CONTRATISTA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE $ % Abreviada de APOYO TÉCNICO, FUNCIONAL Y LOGÍSTICO EN LA Menor Cuantia 2 de CONVOCATORIA, RECLUTAMIENTO (INSCRIPCIÓN Y ASPECTOS 2015 TÉCNICOS DEL PROCESO, Y VERIFICACIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS), DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS ESCRITAS DE CONOCIMIENTOS Y DE COMPETENCIAS Y LA DE ANÁLISIS DE ANTECEDENTES, HASTA LA DETERMINACIÓN DE LAS PERSONAS QUE INTEGRAN LAS LISTAS DE ELEGIBLES EN EL CONCURSO ABIERTO PARA EL INGRESO DE PERSONAL IDÓNEO A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN A NIVEL NACIONAL, EN EMPLEOS DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS: ASESOR, PROFESIONAL, TÉCNICO, ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO.

5 a. Respecto a Uniones Temporales y/o Consorcios La entidad en el mismo numeral especifica lo siguiente: ( ) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, los indicadores de Rentabilidad del Activo y Rentabilidad del Patrimonio, cada uno de los integrantes de la asociación deberá cumplir con el mínimo requerido. ( ). Es claro que la Unión Temporal o Consorcio son Agrupaciones de personas naturales o jurídicas que ejercen una actividad económica similar, conexa o complementaria, que unen esfuerzos con ánimo de colaboración para la gestión de un interés común, como puede ser la participación en contratos, principalmente con el estado., figura que como COMPLEMENTOS QUE AUNAN ESFUERZOS se debería ponderar los componentes de los indicadores. Situación que contempla el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en el proceso de contratación (Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación M-DVRHPC-04 Colombia Compra Eficiente Capitulo VII Proponentes Plurales. _manual_requisitos_habilitantes_4_web.pdf). De acuerdo con lo anterior comedidamente solicitamos a la entidad evaluar las ofertas presentadas por UNION TEMPORAL o CONSORCIO con respecto a sus indicadores de capacidad financiera de acuerdo con su participación en la Unión Temporal, Consorcio o promesa de sociedad futura.

6 Lo anterior en aras que la entidad brinde la posibilidad que haya pluralidad de oferentes en virtud de la garantía constitucional a la igualdad, los principios de legalidad, libre acceso a la contratación pública, selección objetiva y transparencia. 2. Respecto a las especificaciones técnicas. Acorde con las especificaciones técnicas del proceso descrito en el asunto, comedidamente solicitamos sean aclarados los siguientes aspectos: a) La integración con los sistemas de la entidad y los sistemas externos tiene como única forma de integración los WebServices?. Es decir, mecanismos como integración por archivos, enlaces directos entre base de datos, servicios REST no son consideradas?, o se propone según el diseño y la arquitectura de la solución a plantear por cada proponente. b) Toda la documentación recibida en los puntos de radicación que cumplen el rol de ventanilla única son enviados a un repositorio físico centralizado de la PGN o se mantienen en las centrales de radicación (esto por el requerimiento de SIGDEA para reseñar la unificación física). c) El expediente electrónico virtual constará solo de documentos digitales o se compone de documentos XMLs que definen la "hoja de vida" de la persona que representa el expediente?. Es decir, debe integrarse el expediente virtual con algún sistema del estado?, como la Registraduría General de la Nación. d) En su totalidad, todos los temas concernientes a Notificaciones que involucren envío de s deben realizarse por correo electrónico certificado?. e) Los correos electrónicos que deben convertirse a formatos XMLs tienen un estándar definido o el proponente puede seleccionarlo? f) En la sección que indica: "El SIGDEA debe permitir catalogar y clasificar la información recibida por Fax electrónico, según las políticas de gestión documental y las tablas de retención de la organización." Se refiere a realizar reconocimiento ICR-OCR y extracción automática?. g) Con cual solución FAX Server cuenta la PGN?. h) En la sección: "Digitalización: Armonizar con lineamiento de digitalización AGN", se indica que: "El módulo de digitalización integrado del SIGDEA debe definir la descripción para validar y controlar la entrada de los metadatos (indexación) mínimos obligatorios e incluir otros metadatos asociados a los documentos digitalizados. Debe permitir definir múltiples

7 formatos de imágenes (pdf/a, pdf/a-1, tif y jpg), permitir rotarlas, definir modos de digitalización, eliminar páginas y cambiarlas de posición."( ). Según esto, al Eliminar o modificar las imágenes (ejemplo: rotación) no se estaría infringiendo la ley?. Podría tratarse de un documento con fines Probatorios. i) En la sección "Gestión de archivo" se indica que: "El SIGDEA debe permitir manejar varias versiones de tablas de retención". Es decir que pueden existir varias versiones activas o solo una lo varias están activas cómo se maneja la jerarquía de aplicación?. j) En la sección "Modelador de procesos, flujos documentales y trámites", la entidad a que hace referencia en los ítems que funcionan con notificación, alertas, asignación y aprobación RELATIVA (según disposición geográfica)?. k) En la sección "Especificaciones técnicas" ítem "Traductor". Se refiere a internacionalización de la aplicación?. O por ejemplo un plugin en JS que traduce palabras/frases seleccionadas en páginas web?. l) En lo referente a esquemas de capacitación, a nivel nacional. Esta debe ser presencial o puede ser remoto?. m) Página 15 de Anexo 2 Solicitamos aclarar lo referente a Ampliar la referencia a múltiples niveles: El SIGDEA debe proveer un sistema de definición de ubicaciones a múltiples niveles. n) Página 16 de Anexo 2 Qué tipos de alerta se requieren, correo, SMS..?. o) Página 18 de Anexo 2 A qué servidor de aplicaciones se hace referencia cuando se menciona la siguiente: La herramienta del SIGDEA debe estar en capacidad de integrarse con el servidor de aplicaciones y poder publicar los procesos y administrar la implementación de los mismos. p) Página 18 de Anexo 2 A qué tipo de dispositivos locales se hace referencia cuando se menciona lo siguiente: debe permitir almacenar localmente los diagramas de modelamiento de procesos, sin requerir conexión directa con el servidor de aplicaciones. q) Los horarios de trabajo con los documentos son diferentes por cada ciudad/sucursal, como se divide la carga de trabajo en procesos, ventana de tiempo de utilización del SIGDEA?. r) Cuál es la cantidad aproximada de documentos que se procesará a través del SIGDEA, estimar volumen/tiempo.

8 s) Se cuenta con tipificación documental y tablas de retención documental definida?, si es así cuál es la cantidad de tipos documentales?. t) Cuál sería la cantidad de usuarios que interactúan con el SIGDEA simultáneamente?, si existe una relación de usuarios y roles estimado, se podría obtener?. u) Cuál es el Fax Server al que se integrará el SIGDEA?.