Guía rápida para agendar y moderar una reunión en Línea

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1 Guía rápida para agendar y moderar una reunión en Línea Esta Guía describe los conceptos básicos de la comunicación mediante el uso del software de comunicaciones Microsoft Lync Aquí se explica cómo usar Lync 2013 para interactuar y colaborar con facilidad con las personas con las que trabaja.

2 Convocatoria 1. Las convocatorias se deberán generar desde el calendario de Microsoft Outlook del usuario que va a fungir como moderador, haciendo clic en la opción de Nueva reunión en línea.

3 2. La convocatoria deberá ser enviada con los elementos siguientes: a) Lista de invitados (conferencista, participantes y asistente de los participantes). b) Asunto de la reunión. c) Ubicación (Reunión en Línea - Dato que se genera automáticamente). d) Fecha y hora de comienzo y finalización de la reunión. e) Orden del día con los temas a tratar y tiempo dispuesto para cada tema. f) Nombre del conferencista. a) b) d) c) e) f)

4 Se deberá configurar la sesión para que el moderador sea el único que administre la reunión, en la pestaña Reunión -> Opciones de reunión En Dónde quiere celebrar la reunión en línea? seleccionamos Una nueva área de reunión (donde controlo los permisos) : En Estas personas no tiene que esperar en la sala de espera: seleccionar la opción Cualquiera de mi empresa y En Quién es moderador? seleccionamos Solo yo, organizador de la reunión y Aceptar.

5 En caso de que se requiera que algún otro usuario sea moderador de la sesión, en la pestaña Reunión -> Opciones de reunión, en la opción Quién es moderador? : Seleccionamos La gente que yo invite Damos clic en Elegir moderadores

6 Una ves que abre la ventana Opciones de reunión para seleccionar moderadores, del lado izquierdo nos muestra la lista de los asistentes, donde seleccionamos al usuario que queremos darle el rol de moderador, enseguida damos clic en el botón Agregar >> y el usuario se agrega a la columna de moderadores, posteriormente damos clic en Aceptar.

7 Al concluir la captura de los datos y configurar la sesión, se deberá dar clic en el botón Enviar de la convocatoria.

8 3. A los invitados a participar en la videoconferencia, se les mostrará en su bandeja de entrada de Outlook, un correo electrónico con la invitación a la reunión en línea, los invitados deberán admitir o refutar la convocatoria haciendo clic en la opción Aceptar o Rechazar.

9 Desarrollo de la Videoconferencia 4. El moderador y los participantes deberán unirse a la videoconferencia con un mínimo de 10 minutos de anticipación, haciendo clic en el vínculo: a) Unirse a la reunión de Lync de la pestaña Reuniones dentro de la misma. b) Unirse a la reunión de Lync que aparece en el cuerpo de la convocatoria. a) b)

10 5. El moderador y los asistentes deberán verificar que se encuentre configurada la cámara de video y micrófono, para lo cual en esta versión solo hay una formas de revisarlo: En la pantalla principal del LYNC, dando clic en el botón de Opciones,o en el combo de al lado, en el menú Herramientas en la opción Configuración del dispositivo de vídeo.

11 En la opción Dispositivo de video, seleccionar la cámara web que desea utilizar para la video llamada:

12 Y en el Dispositivo de audio, seleccionar el dispositivo, el micrófono y los altavoces.

13 6. El moderador deberá activar su video para visualizar la videoconferencia, colocando el cursor en el icono de Video y haciendo clic en el botón Iniciar mi vídeo.

14 7. Una vez dentro de la videoconferencia, los asistentes deberán iniciar su video colocando el cursor en el icono de Video y haciendo clic en el botón Iniciar mi vídeo..

15 A continuación, el moderador deberá maximizar la pantalla dando clic en el ángulo superior derecho de la ventana. Cuando hay más de cinco participantes en una videoconferencia, las ventanas de video de los cinco usuarios más activos aparecen en la fila superior y las imágenes de los demás participantes aparecen abajo

16 Para cambiar la vista a Vista de orador se debe colocar el cursos sobre el icono de Vistas y damos clic en la opción Vista de orador.

17 8. Los participantes podrán solicitar la palabra, para lo cual se deberá dar clic en el icono de Chat que se encuentra en la parte inferior izquierda y escribir la petición en el área de mensajería instantánea y pulsar la tecla Enter ; los participantes deberán esperar la aprobación del conferencista.

18 9. Una vez otorgada la palabra, el moderador activará el micrófono del participante, dando clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre y seleccionando la opción Reactivar audio.

19 El asistente, recibirá el mensaje Un moderador desea que reactive su audio, el cual deberá aceptar para que el participante exponga sus comentarios, dudas o aportaciones.

20 Cuando el participante termine su intervención, el moderador deberá desactivar el micrófono, dando clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre y seleccionando la opción Desactivar audio.

21 10. Una vez que se concluya con el desahogo de los puntos de la Orden del día, el conferencista dará por terminada la videoconferencia y se cerrara la sesión.

22 Guía rápida para compartir información durante la Videoconferencia. Esta Guía describe los conceptos básicos de la comunicación mediante el uso del software de comunicaciones Microsoft Lync Aquí se explica cómo usar Lync 2013 para interactuar y colaborar con facilidad con las personas con las que trabaja.

23 El conferencista cuenta con la opción de compartir información con los participantes en la videoconferencia. Para lograr lo anterior, se deberán seguir los siguientes pasos: El moderador deberá colocar el cursor sobre el icono de Compartir, seleccionando alguna de las opciones siguientes: 1. Escritorio 2. Programa 3. PowerPoint 4. Pizarra 5. Sondeo

24 Escritorio: Muestra el escritorio del equipo del moderador, donde los participantes podrán observar las actividades que se estén realizando en dicho equipo. 1

25 Una vez seleccionada la opción Escritorio si por alguna razón no se visualiza, se deberá dar clic en el botón Mostrar región para poder visualizar lo que será presentado a los participantes. 1

26 Programa: Muestra un programa el cual debe de estar ya abierto en el escritorio del moderador (Word, Excel, PDF, etc.), donde los participantes podrán observar las actividades que se realice en dicho programa. Una vez seleccionada la opción Programa, se deberá elegir el programa que se encuentre abierto, dando clic sobre el mismo y hacer clic en el botón Moderar. 2

27 PowerPoint: Muestra una presentación en PowerPoint. Una vez seleccionada la opción PowerPoint deberá buscar y seleccionar el archivo, después damos clic en el botón Abrir y automáticamente se desplegara el documento en la región de presentación. 3

28 Pizarra: Muestra un pizarrón para realizar anotaciones, los participantes observarán un área denominada pizarra (hoja en blanco) en la cual podrán realizar anotaciones. 4

29 Una vez seleccionada la opción Pizarra aparecerá una pantalla, en donde el moderador podrá presentar las anotaciones a los participantes, seleccionando cualquiera de las siguientes opciones: 4 1. Puntero láser 2. Seleccionar y escribir 3. Pluma 4. Marcador de resaltado 5. Borrador 6. Sello 7. Forma 8. Insertar Imagen 9. Eliminar las anotaciones seleccionadas

30 En caso de requerir limpiar la pizarra, deberá dar clic en el icono de Más opciones y seleccionar Eliminar todas las anotaciones de esta página o si requiere deshacer o rehacer la última acción deberá oprimir el conjunto de teclas Ctrl+Z o Ctrl+Y respectivamente. 4

31 Sondeo: Esta funcionalidad permite al conferencista generar opiniones rápidas con una pregunta y hasta 7 posibles respuestas. Una vez seleccionada la opción Sondeo aparecerá un pantalla, mediante la cual el moderador deberá escribir una pregunta, plantear las diferentes opciones de respuesta y dar clic en el botón Crear. 5

32 Para que los participantes puedan contestar la pregunta y el conferencista pueda visualizar el resultado del sondeo, los participantes del sondeo seleccionaran alguna de las respuestas a la pregunta, y el conferencista visualizara el resultado de las respuestas sin saber cuál es la selección de cada participante (respuesta anónima). 5

33 Direccion General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Direccion de Infraestructura Tecnológica Subdirección de Infraestructura de Computo Apoyo Departamento de Servicios de Computo Central Ricardo Enrique Vélez Jiménez Profesional Técnico en Innovación Tecnológica Ext y 70408

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