TMRA I Curso 2003/2004 FACTURAPLUS

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Héctor Soto Carmona
hace 8 años
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1 TMRA I Curso 2003/2004 FACTURAPLUS 1

2 Pedido Administración Facturas + Recibos Albarán Proveedor X Artículos + Albarán Almacén físico X PEDIDO ALBARÁN FACTURA RECIBO PAGO Comienzo Vamos a desglosar el proceso de facturación en dos: - De un lado analizaremos el proceso relacionado con los PROVEEDORES - De otro el proceso de facturación relacionado con los CLIENTES PROCESOS DE FACTURACIÓN: PROVEEDORES En una empresa cualquiera podemos encontrar dos elementos fundamentales: 1. El almacén físico de materias, que puede ser uno o varios (de ahí que le hayamos denominado X ). Que en algunas pequeñas empresas coincide con la misma empresa. 2. Proveedores, que al igual que en el caso anterior, puede ser uno o varios. De otro lado, incluiremos a efectos didácticos, el elemento Administración, que se corresponde con los alumnos o personal encargado de introducir los datos en el programa de facturación. Una vez definidos los elementos del sistema comenzamos el proceso de facturación. Este comienza cuando el departamento de administración elabora un pedido a proveedores. Una vez recibido éste los proveedores envían las mercancías contenidas en el pedido (o parte de éstas). Cualquier entrega de mercancías viene acompañado del correspondiente ALBARÁN. De esta forma, en el ALMACÉN FÍSICO se reciben las mercancías junto con el albarán, y el personal del almacén enviará el documento ALBARÁN a administración (para que lo registre en el programa de Facturación). Posteriormente, los PROVEEDORES enviarán las facturas (documento oficial que origina la obligación de pago) junto con los recibos para realizar el pago de las mercancías adquiridas. De esta forma, el proceso puede comenzar con: - EL PEDIDO: Que cuando el proveedor envía la mercancía se transforma en ALBARÁN (que indica la entrega física del material) y posteriormente en FACTURA junto con sus RECIBOS DE PAGO. Este caso es habitual cuando firmamos un contrato de suministro con nuestros proveedores. - EL ALBARÁN, tras el cual se recibirá la factura junto con los recibos de pago. Imagínese que se acude a un mayorista para la adquisición de material. En este caso, prescindiremos del pedido, compramos la mercancía y la retiramos, luego nos entregarán un albarán y la factura se puede retirar en este momento o en un momento posterior. - LA FACTURA. Directamente, sin necesidad de obtener los documentos anteriores. Dependiendo de la forma de trabajo del proveedor, en el caso anterior podíamos haber retirado la mercancía, con lo que el proveedor nos hubiera emitido la correspondiente factura donde se indicaría la forma de cancelar la deuda. 2

encontrar dos elementos fundamentales: 1. El almacén físico de materias, que puede ser uno o varios (de ahí que le hayamos denominado X ).

3 Administración Abonos Pedido Facturas + Recibos Presupuesto Albarán Cliente X Artículos Almacén físico X Artículos + Albarán PRESUPUESTO PEDIDO ALBARÁN FACTURA RECIBO COBRO Comienzo En este caso los elementos del proceso lo constituyen los CLIENTES y el ALMACÉN FÍSICO. Al igual que en el caso anterior, denominaremos Administración al departamento encargado de la introducción de los datos relacionados con el proceso de facturación. No obstante, en este caso el proceso comienza cuando el cliente nos solicita un PRESUPUESTO. En el caso de que éste sea aprobado se transformará un un PEDIDO. Seguidamente, se enviará al ALMACÉN un albarán, es decir, una orden de entrega de la mercancía a los CLIENTES, para que el ALMACÉN envíe las mercancías correspondientes. A continuación, se le envía al CLIENTE la FACTURA junto con sus RECIBOS DE COBRO. PERO imaginemos que el cliente no está conforme con la mercancía recibida. En este caso, éste la devolverá al ALMACÉN FÍSICO el que lo notificará a ADMINISTRACIÓN, y ésta última enviará una factura de ABONO al cliente, que anula la obligación de pago contenida en la FACTURA que cancela el ABONO. Por eso, en este caso el proceso puede comenzar con la petición de un PRESUPUESTO por parte del cliente, o por un PEDIDO, ALBARÁN o directamente con la emisión de una FACTURA junto con sus correspondientes recibos de pago. 3

Al igual que en el caso anterior, denominaremos Administración al departamento encargado de la introducción de los datos relacionados con el proceso de facturación.

4 Pedido Facturas + Recibos Administración Albarán a clientes Abonos Pedido Facturas + Recibos Presupuesto Proveedor X Albarán de proveedores Artículos Cliente X Artículos + Albarán de proveedores Almacén físico X Ficha Artículos + Albarán a clientes A continuación recogemos el proceso de facturación completo, es decir, el que contempla la relación tanto con CLIENTES como con PROVEEDORES. Pues bien, realizando una comparación con el programa FACTURAPLUS, y recordando que denominábamos ADMINISTRACIÓN al departamento encargado de la introducción de datos en el programa, tendremos que dar de alta los siguientes datos: -ALMACÉN FÍSICO - PROVEEDORES -CLIENTES -ARTÍCULOS A excepción del ALMACÉN FÍSICO es lo que se conoce en la empresa como fichas, es decir, daremos de alta las fichas de artículos, proveedores y clientes. Una vez hecho esto, comenzaremos con lo que hemos descrito como proceso de facturación, es decir, realizaremos pedidos a proveedores que posteriormente se transformarán en albaranes, cuando el proveedor nos envíe la mercancía pedida y finalmente nos emitirá la factura, girándonos los recibos correspondientes. Estos documentos a pesar de ser emitidos por el proveedor nosotros lo registraremos en el programa de FACTURAPLUS puesto que uno de los objetivos que pretendemos con el mismo es controlar toda la documentación derivada del proceso de facturación. 4

Pues bien, realizando una comparación con el programa FACTURAPLUS, y recordando que denominábamos ADMINISTRACIÓN al departamento encargado de la introducción de datos en el programa, tendremos que

5 1 2 Controlar toda la documentación derivada del proceso de facturación: Presupuestos Pedidos Albaranes Facturas Abonos Recibos Gestionar el inventario Ordenes de producción? 5

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7 Números que aparecen en los documentos de proveedores, clientes u otros. Permite la modificación manual de éstos pero...!cuidado!: Podemos duplicar documentos 7

8 Proporcionamos los datos necesarios para enlazar Contaplus y Facturaplus Indicamos donde tenemos instalado el programa Contaplus: C:\GRUPOSP\CONTAELI 8

9 Seleccionamos la/s empresa/s en Contaplus con la/s que queremos enlazar los datos de Facturaplus.!CUIDADO! La empresa de Contaplus debe estar dada de alta Número de dígitos 9

10 Definimos los códigos de subcuentas utilizadas en Contaplus. Por defecto aparecen los del PGC. 10

11 Se activa cuando hemos realizado el enlace con Contaplus. Definimos los códigos de subcuentas DE COMPRAS utilizadas en Contaplus. Por defecto aparecen los del PGC. 11

12 Definimos los valores que aparecerán por defecto en relación con los conceptos que se citan. Por tanto, estos valores se pueden modificar en los documentos. 12

13 Definimos los valores que aparecerán por defecto en relación con los conceptos que se citan. Estos valores se pueden modificar en los documentos. 13

14 !CUIDADO! Elegimos como va a operar el programa en relación con los aspectos: Variables de control Stocks Actualizaciones automáticas LEER BIEN CADA OPCIÓN Y DECIDIR 14

15 Aspectos relacionados con la forma en que aparecerán los datos en los documentos: pedidos, albaranes, facturas y abonos 15

16 !CUIDADO! Elegimos una serie de opciones de trabajo para el programa en relación con los aspectos: Control de ubicaciones Control de almacén Forma de cálculo de: Coste promedio Recargo financiero Base comisionable Propiedades de los artículos LEER BIEN CADA OPCIÓN Y DECIDIR 16

17 Configuramos los formatos de presentación de los campos numéricos 17

18 Configuramos otros valores por defecto como la divisa por defecto. 18

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