Sistema de Control Presupuestario para el Departamento de P.M.U. de la Ciudad de Talca

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1 Sistema de Control Presupuestario para el Departamento de P.M.U. de la Ciudad de Talca Alumnos: Año Académico: 2011 ANAHÍ DEL CARMEN MAR FIGUEROA SOTO IVÁN ANTONIO CAMPOS DIAZ Profesores Guías: RODOLFO SCHMAL Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Universidad de Talca, Talca, Chile Contraparte: GIOVANNI VEGA Municipalidad de Talca Talca, Chile Resumen. Los P.M.U. son Programas de Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal con una fuente de financiamiento del Ministerio del Interior, administrado por la SUBDERE, para proyectos de inversión en infraestructura menor urbana y equipamiento comunal, con el fin de colaborar con la generación de empleo y el mejoramiento de la calidad de vida de la población más pobre del país. El proyecto a realizar consiste en desarrollar una aplicación informática para monitorear y controlar los factores claves de un proyecto P.M.U. como las notas de compra, sueldos de los trabajadores, licitaciones públicas del material a utilizar; y junto con ello generar los informes necesarios según corresponda, incorporando la eficiencia en el proceso de toma de decisiones y control. Palabras claves: P.M.U., SUBDERE, Aplicación informática. 1. INTRODUCCIÓN La Municipalidad de Talca, a través de su Departamento de Fomento Productivo, periódicamente postula proyectos de inversión en infraestructura urbana y equipamiento comunal a través de los Programas de Mejoramiento Urbano (P.M.U.). Estos programas son la principal fuente de financiamiento que creó el Estado con esta finalidad, además de colaborar con la generación de empleo. Estos proyectos incluyen con una gran cantidad de información y documentación de interés desde su elaboración hasta su recepción, desde los antecedentes generales (descripción, justificación, ubicación, etc.) hasta presupuestos y rendiciones de dineros, que deben ser monitoreados y controlados durante el ciclo de vida del proyecto. En la actualidad no puede efectuarse el monitoreo y control de los proyectos de forma oportuna por encontrarse la documentación en papel haciendo ineficiente la entrega de dicha información a las personas que la 2011 UTALCA requieren para su monitoreo o control. Lo que deriva en una mala administración del departamento de fomento productivo El problema detectado en el Departamento de P.M.U. surge una vez asignado el proyecto de mejoramiento urbano y equipamiento comunal, los administradores deben gestionar la compra de materiales, de herramientas; y la contratación de personal, para esto la Municipalidad le da acceso a un software en al cuál se establece el proyecto, el monto total asignado a éste y el monto asignado a cada una de las cuentas, cuentas que están destinadas para materiales, herramientas y personal, pero este sistema que provee la Municipalidad de Talca al departamento P.M.U. no se actualiza periódicamente, ya que para que esto suceda se debe seguir un conducto regular, dónde las facturas, cheques y liberaciones de los recursos deben pasar por distintos departamentos dentro de la Ilustre Municipalidad de Talca, por lo que no se muestra la información actual o real del gasto. Adicional a esto el departamento de P.M.U. desearía poseer un historial calificativo del personal que ha trabajado en los proyectos asignados anteriormente, con el fin de tener información sobre el comportamiento y desempeño laboral de los trabajadores, para asignarlos a la labor que mejor realizan en el caso de trabajar en proyectos futuros. De esta situación se desprenden los siguientes problemas: Inexactitud en la información: La inexactitud en la información se presenta porque el sistema que utilizan para llevar un control de las cuentas asignadas al proyecto, se actualiza con semanas y hasta meses después de comprometido y/o pagado el dinero, situación que entorpece la panorámica de gastos y recursos restantes en cada una de las cuentas.

2 Universidad de Talca Ausencia de historial calificativo de personal: Al no poseer un historial calificativo del personal que ha trabajado en cada uno de los proyectos ejecutados se dificulta la tarea a la hora de ver el desempeño de los trabajadores que re-postulan para trabajar en alguno de los proyectos. Demoras en entrega de información: Al poseer sólo un sistema con datos desactualizados, no se puede obtener la información necesaria al instante a la hora de tomar decisiones como la contratación de más personal o la compra de materiales o herramientas faltantes, porque no se cuenta con la información actual de dinero utilizado y por lo tanto no se sabe la cantidad exacta de dinero disponible aún para gastar en cada una de las cuentas. 2. ENFOQUE TÉCNICO 2.1. Objetivo General. El objetivo general de este proyecto es: Desarrollar un Sistema de Control Presupuestario para los administradores de los Proyectos de Mejoramiento Urbano de la ciudad de Talca, que agilice en un 30% la entrega de información, del estado de las distintas cuentas asignadas a cada uno de los proyectos adjudicados y que además lleve un registro del historial calificativo del personal Objetivos Específicos. Los objetivos específicos de este proyecto son: Como objetivos específicos se propuso desarrollar un sistema que satisface al menos las siguientes características. Controlar el estado y detalle de las solicitudes de pedido de materiales y herramientas. Controlar el estado de las cuentas por pagar. Desplegar los saldos de presupuesto. Desplegar informes de historial calificativo de personal que haya trabajado en algún proyecto Propósito y Alcance del Proyecto. El propósito del proyecto es mediante un Sistema de Control Presupuestario ofrecer a las personas que trabajan en el departamento de P.M.U. una plataforma dónde ellos puedan llevar un registro detallado y actualizado de todas las transacciones que se realizan con los dineros asignados a cada una de las cuentas y en cada uno de los proyectos adjudicados. Con el fin de dar solución a las problemáticas actualmente presentes como lo son la inexactitud en la información, la ausencia de historial calificativo de los trabajadores que prestan servicios a alguno de los proyectos que se adjudica el departamento de P.M.U. de la ciudad de Talca. La solución a la problemática planteada se traduce en un Sistema de Control Presupuestario de los programas de mejoramiento urbano, en dónde se tenga un mejor control de las distintas cuentas, como son herramientas, materiales y sueldos, ayudando así a saber cuál es el saldo de cada una de ellas y los pagos que están comprometidos y en qué fecha. Además de esto se da una capacitación a los usuarios del sistema, en dónde se les explicará cómo interactuar con él, Cómo crear usuarios, cuentas, cómo ir ingresando los Escuela de Ingeniería Informática Empresarial montos de las facturas y cambiando su estado de solicitado, pendiente o pagado, cómo dar privilegios a cada uno de los sus usuarios y qué pueden y no pueden hacer cada tipo de usuario; un manual de usuarios y un documento de especificación del sistema. La problemática comienza con el poco acceso y restricciones que se tiene para manejar los distintos tipos de cuenta, ya que, el sistema existente actualmente es muy burocrático, y el manejo depende de varios departamentos de la Municipalidad, es por esto que en el sistema de cuentas que existe no lleva la cuenta exacta de los montos actuales, ya que sólo se ingresan las facturas una vez pagadas y verificadas por distintos estamentos, lo que hace que no se cuente con el valor real de saldo en cada una de las cuentas, es por esta razón que el sistema de administración de P.M.U., será utilizado exclusivamente por el departamento de fomento productivo, y se ingresarán las facturas una vez realizadas, para tener una estimación real de los recursos utilizados, comprometidos y pagados. El cumplimiento de objetivos va directamente relacionado con el sistema de administración, ya que con éste se tendrá el control que se espera tener, además de la claridad, orden y rigurosidad en los pagos a los proveedores de herramientas y materiales. El sistema posee una parte que lleva el monto estimado, es decir, el monto de las facturas que se han despachado pero que por la burocracia gubernamental existente actualmente no se pagan inmediatamente. 3. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 3.1. Descripción General del Producto Final. El Software da solución a la problemática plateada, y realiza las siguientes tareas: o Agiliza la obtención de información de las distintas cuentas asignadas al proyecto. o Lleva un control del presupuesto, es decir, el dinero gastado, comprometido y disponible. o Lleva un control de personal en cuanto a los sueldos que se les paga y en cuanto a las evaluaciones de desempeño que se realizan al finalizar las labores Requerimientos Funcionales. Los requerimientos funcionales del producto final son: El sistema web posee 3 niveles de usuarios, quienes poseen acceso a diferentes módulos del sitio. El visitante y el trabajador sólo accederán a las páginas (módulos) que son de carácter general donde se entrega información sobre los Proyectos de MU. Así mismo, ambos podrán ingresar el módulo de registro de trabajador, pero a diferencia del visitante, el trabajador que desee hacer uso de este formulario de registro podrá hacer uso de éste y así tiene la posibilidad de ser contactado cuando se necesite personal en algún proyecto. En cuanto al usuario P.M.U., éste al iniciar sesión en el sitio web tiene acceso a todo el sistema web en donde podrá hacer uso de los Sistema de Control Presupuestario 210 Anahí Figueroa y Iván Campos

3 Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Universidad de Talca FIGURA 1: Muestra que hay una sesión abierta (logueado) para hacer uso del sistema. FIGURA 2: Indica que no hay ningún usuario conectado para hacer uso del sistema y se desea se puede loguear. módulos generales de Trabajador, Presupuesto, Solicitud de pedidos y órdenes de compra, c/u con una serie de submenús que dan la funcionalidad del sitio. Permitir el ingreso de órdenes de compra, materiales, personas etc. Mostrar la situación actual del presupuesto asignado por cada uno de los proyectos. Monitorear el presupuesto asignado a cada una de cuentas (materiales, herramientas, personal) Requerimientos no Funcionales. Los requerimientos no funcionales del producto final son: Sistema debe implementarse en la web, por lo que debe ser un sitio web. El sistema debe ser compatible con al menos el navegador Microsoft internet explorer 7 o superior. Utilizar plataforma de desarrollo compatible con web y que sean de uso gratis o que el municipio posea las licencias. Poseer acceso limitado para los diferentes tipos de usuarios. El sistema debe evitar posibles ataques de hackers Descripción General de la Construcción del Software. La creación del sistema de administración de los programas de mejoramiento urbano consta de distintas etapas, entre las cuales se pueden contar: o Investigación: Esta etapa define la problemática y solución; se diagraman los procesos relevantes dentro del departamento de Fomento Productivo y fuera de éste cuando la interacción así lo indique, para así tener una perspectiva general del escenario en el cual se encuentran, y poder con esto diseñar el plan el trabajo y las directrices a seguir. o Formulación del software: Identifica los requerimientos del software tanto funcionales como no funcionales, análisis y diseño lógico, análisis y diseño físico. FIGURA 3: Solicitud de pedido donde hay que poner el número de la solicitud, el proyecto, la fecha y el detalle como esta en la imagen, al presionar el botón calcular se llenan los campos de los totales. o Desarrollo del software: Programa, verifica y valida la aplicación informática. o Implementación: Instala el software en los servidores de la Municipalidad de Talca y pruebas de funcionamiento. o Finalización: Confecciona el manual de usuarios, realiza las sesiones de capacitación y confecciona el informe final del proyecto informático. 4. RESULTADOS 4.1. Descripción del Plan de Pruebas. El plan de pruebas tiene como objetivo validar y verificar que el sitio web cumpla con los requisitos funcionales establecidos por la organización con la finalidad de que el producto final tenga la calidad y aceptabilidad de la empresa. Para ello, se implementará un set de casos de pruebas (los cuáles sólo considerarán aspectos generales de cada módulo del sitio web) los que tendrán el siguiente formato: 1. Identificación del caso de pruebas: Se registrará el nombre del módulo, el nombre del caso de pruebas y el número correlativo que corresponda. 2. Descripción: Breve detalle de la funcionalidad a probar. 3. Requisitos previos: Detalla las condiciones que se tienen o deben tener antes de ejecutar el caso de prueba. 4. Entradas: Representa una descripción paso a paso de las acciones que un usuario debe realizar para ejecutar el caso de prueba. 5. Salidas esperadas: Detalla los resultados esperados del usuario. Anahí Figueroa y Iván Campos 211 Sistema de Control Presupuestario

4 Universidad de Talca Escuela de Ingeniería Informática Empresarial FIGURA 4: muestra los proyectos que están en ejecución a nivel general con los montos asignados, comprometidos, etc. FIGURA 5: Seleccionar un proyecto (en este caso el que está en negrito y con el óvalo rojo) te muestra el detalle de las cuentas del proyecto con sus montos disponibles, ejecutados, etc. 6. Post-condiciones: Define las condiciones que se tendrán después de ejecutar el caso de prueba. 7. Salidas: Especifica el efecto real causado por la ejecución del caso de pruebas Presentación de los Datos. El objetivo general del proyecto fue desarrollar un Sistema de Control Presupuestario para los administradores de los Proyectos de Mejoramiento Urbano de la ciudad de Talca, que agilice en un 30% la entrega de información, del estado de las distintas cuentas asignadas a cada uno de los proyectos adjudicados y que además lleve un registro del historial calificativo del personal. Objetivo que se cumplió con la creación del Software y los distintos módulos que abarcan la solución de las problemáticas planteadas. Uno de los objetivos específicos principales era controlar el estado y detalle de las solicitudes de pedido de materiales y herramientas. Objetivo que se ve cumplido como lo muestra la siguiente pantalla. Otro punto importante dentro del proyecto era desplegar el estado de cada una de las cuentas, en cada uno de los proyectos, lo que se muestra a continuación. Dar solución al registro de historial calificativo del personal era parte también del objetivo general y se ve cumplido en las siguientes pantallas, dónde se puede ver el ingreso de los trabajadores, el tipo de mano de obra al que pertenece. FIGURA 6: Registro de trabajadores: Módulo en el cual los trabajadores que desean participar de la ejecución de alguno de los proyectos de mejoramiento urbano debe inscribirse. 5. CONTRIBUCIÓN A LA GESTIÓN 5.1. Aportes en la Organización. Eficiencia en el trabajo: Mediante la implementación del software de control de presupuesto se elimina uno de los grandes problemas que presentaba la organización y que era el desorden de documentación, con el presente software se tiene todo ordenado, al alcance de un clic y se reduce entre un 25% y un 30% la búsqueda de información. Todo esto porque toda la información se encuentra almacenada en un sólo lugar. Disponibilidad de la información: El 100% de la información actual se encuentra almacenada en el Sistema de Control Presupuestario y al estar todo ordenado en un mismo sitio virtual se accede de manera rápida y confiable a cualquier tipo de información concerniente al departamento y las funcionalidades de éste, como cualquier dato relacionado a los trabajadores, a los materiales comprados, pagados y faltantes, además de tener en forma inmediata los resultados de la situación actual de las distintas cuentas, sabiendo así si están sobrepasados en el monto Sistema de Control Presupuestario 212 Anahí Figueroa y Iván Campos

5 Escuela de Ingeniería Informática Empresarial presupuestado o todavía tienen holgura para seguir contratando personal o comprando insumos. Aportes en la planificación y toma de decisiones: Al poseer este sistema que lleva con exactitud los movimientos de cada una de las cuentas asignadas a cada uno de los proyectos que se estén ejecutando por parte de los P.M.U., lo que da libertad para pedir una reasignación de presupuesto si es que este se considera necesario, ya que se cuenta con la información actualizada. Aportes en el Control: Tal como su nombre lo indica, el Sistema de Control Presupuestario, da a los administradores de P.M.U. un arma para controlar al instante si el presupuesto inicial se está cumpliendo a cabalidad o si hay que realizar alguna reasignación presupuestaria de una cuenta a otra en el proyecto. El problema planteado al comienzo del proyecto era el tardío control del presupuesto, debido principalmente a la burocracia existentes en los departamentos públicos, por esta razón sólo podían llevar un estimativo del dinero gastado y disponible en cada proyecto, el actual Sistema de Control Presupuestario muestra al instante el detalle de los estados de las distintas cuentas involucradas en cada uno de los proyectos, y todo esto porque el mismo sistema permite tener los montos de las solicitudes de pedido, con su estimativo correspondiente y luego cuando las compras son efectuadas se ingresan inmediatamente al sistema, lo que da al departamento P.M.U., la tranquilidad de contar con información verídica y actualizada de los proyectos que se ejecutan. 6. TRABAJOS FUTUROS Como trabajos futuros se desea integrar el sistema interno de P.M.U. con el sistema general que posee la Municipalidad de Talca, además de integrar también la página web de la OMIL, para así ir registrando directamente en el sistema P.M.U. las personas interesadas en trabajar, ya que es un requisito fundamental para trabajar en algún proyecto de mejoramiento urbano estar inscrito en la página oficial de la OMIL. 7. CONCLUSIONES Con la implementación del Sistema de Control Presupuestario de Proyectos de Mejoramiento Urbano de la comuna de Talca se ha contribuido a dar solución a un problema de un departamento que no tiene acceso a mayores tecnologías que las que proporciona el Gobierno, tanto local como nacional, tecnologías que no pueden ser manipuladas a las necesidades específicas del departo y a la hora de trabajar hacen mucho más fácil y rápido el desarrollo de su gestión. Se dio solución a los problemas presentes y se cumplió con los objetivos iniciales, facilitando así la revisión de información, la búsqueda de historial calificativo para poder tener más armas a la hora de contratar personal para la ejecución de los diferentes proyectos. Con el software también lleva el control presupuestario, parte importante de las necesidades del departamento, porque con las planillas manuales que usaban no daban una solución exacta a sus necesidades. Universidad de Talca AGRADECIMIENTOS A: El departamento de Proyectos de Mejoramiento Urbano de la ciudad de Talca, que nos acogieron y nos brindaron toda la información necesaria para llevar a cabo nuestro proyecto, especialmente a nuestra contraparte Giovanni Vega, administrador departamento P.M.U.. Nuestros profesores que contribuyeron a nuestra formación universitaria a lo largo de toda la carrera. De manera especial a nuestro profesor guía Rodolfo Schmal, por la dedicación de su tiempo a resolver nuestras dudas y guiarnos para dar buen término a la última patita de esta vida universitaria. REFERENCIAS [1] [Sommerville, 2005] SOMERVILLE, I. Ingeniería del software. Séptima edición. Editorial [2] Pearson Edication Limited, Madrid [3] CATALDI, Zulma. Metodología de diseño, desarrollo y evaluación de software educativo. Tesis de Magíster en Informática (versión resumida). Facultad de informática UNLP. Extraído el 11 de abril de 2011 de [4] FERRE GRAU, Xavier; SANCHEZ SEGURA, María Isabel. Desarrollo Orientado a Objetos con UML. Facultad de Informática, Universidad Politécnica de Madrid. [5] HAVEY, Mike. Essential business process modeling. Editorial O Reilly [6] JOYENES, Luis. Programación Orientada a Objetos. 2ª edición. Editorial McGraw-Hill / Osborne, Madrid [7] ROSS, Mistry; STACIA, Misner. Introducing Microsoft SQLServer 2008 R2. Microsoft Press [8] SCHMAL, Simon. Modelamiento de datos y el modelo entidadrelación. Universidad de Talca (Chile). Facultad de Ciencias Empresariales AUTORES Anahí Del Carmen Mar Figueroa Soto es Ingeniero en Informática Empresarial egresada de la Universidad de Talca. Actualmente se desempeña en el área de tecnología de información en Santiago de Chile. Iván Antonio Campos Diaz es Ingeniero en Informática Empresarial egresada de la Universidad de Talca. Actualmente se desempeña en el área de tecnología de información en Santiago de Chile. Anahí Figueroa y Iván Campos 213 Sistema de Control Presupuestario