MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO FINANCIERO

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1 MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL Proceso Financiero Bucaramanga 2015

2 Revisó: Jefe División Financiera Jefes de Sección Aprobó: Rector Página 2 de 51 Fecha de Aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS NORMATIVIDAD DIVISIÓN FINANCIERA SECCIÓN DE PRESUPUESTO SECCIÓN DE TESORERÍA SECCIÓN DE CONTABILIDAD SECCIÓN DE INVENTARIOS SECCIÓN DE RECAUDOS SECCIÓN DE PRESUPUESTO GENERALIDADES CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ADICIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN PRESUPUESTAL TRASLADO PRESUPUESTAL RESERVAS PRESUPUESTALES CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS ORDENADORES DEL GASTO VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE TERRESTRE VALOR DE LOS VIÁTICOS AL EXTERIOR OTROS SECCIÓN DE TESORERÍA DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA (APLICABLES AL SEMESTRE MATRICULADO) VENTA DE SERVICIOS FACTURA DE VENTA FORMATO DE RECAUDO GENERAL RECAUDOS CON VENTA DE PIN VENTA WEB DE SERVICIOS RECAUDOS POR CAJA REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA CUENTAS POR PAGAR TRÁMITE DE CUENTAS POR PAGAR PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA TRÁMITE DE PAGO CUANDO NO SE RECLAMA LA TIRILLA DE PAGO... 25

3 Página 3 de LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR CONCEPTO DE PRÁCTICAS DOCENTES Y SALIDAS DE CAMPO ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN LA FUENTE E IVA CIERRE DE VIGENCIA PASAJES OTROS REINTEGROS DE NÓMINA CAJAS MENORES Y FONDOS FIJOS RENOVABLES SECCIÓN DE INVENTARIOS RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE LOS BIENES CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES MÓDULO DE INVENTARIOS INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO MARCACIÓN FÍSICA BAJAS TRASLADOS PRÉSTAMOS DETERIORO, ROBO Y HURTO DE LOS BIENES PÓLIZAS SECCIÓN DE CONTABILIDAD SECCIÓN DE RECAUDOS LIQUIDACIONES CRÉDITOS PARA MATRÍCULAS DE PREGRADO RELIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA HOMOLOGACIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA SOLICITUD DE DESCUENTO POR EJERCICIO DEL SUFRAGIO CARTERA PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS EN QUÉ SE UTILIZAN LOS RECURSOS PROVENIENTES DE LA ESTAMPILLA PRO-UIS? CONTROL DE CAMBIOS... 50

4 Página 4 de OBJETIVO Documentar, desarrollar y fortalecer las habilidades administrativas del personal de las Unidades Académicas y/o Administrativas. 2. ALCANCE Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas y proyectos de la Universidad Industrial de Santander. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Apropiación presupuestal: Partida aprobada en el presupuesto de gastos que señala los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia correspondiente. Certificado de disponibilidad de los recursos: Documento expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto que indica la fuente de financiación del presupuesto y debe estar soportado en el instrumento que dé lugar al ingreso, debidamente perfeccionado. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Código de UAA o proyecto: Código por medio del cual las UAA y proyectos administran sus recursos; está conformado por cuatro dígitos. Dación en pago: Es un acto en virtud del cual el deudor transmite bienes de su propiedad a fin de que el acreedor receptor los aplique al pago de su crédito. Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta llamada DONATARIO o BENEFICIARIO. DSI: División de Servicios de Información. Ejecución presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. Inventario físico: Consiste en la verificación de la existencia de los bienes de propiedad de la Universidad que se encuentran bajo la responsabilidad de los servidores. Modificación presupuestal: Cambios realizados al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados. Módulo de Planta Física: Módulo creado por la División de Planta Física disponible en la intranet de la Universidad, en el cual se debe registrar la salida de los elementos fuera de los predios de la Universidad. Orden de contratación: Se refiere a las órdenes de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría y de suministro que soportan la adquisición de un bien o servicio. Recurso de reposición: Apelación a una decisión tomada por el Comité de Matrículas. SIF: Sistema de Información Financiero.

5 Página 5 de 51 Smlmv: Salario mínimo legal mensual vigente. Subasta: Venta de los bienes muebles dados de baja de los Inventarios de la Universidad, los cuales se adjudican al proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. 4. NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado. Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992, por el cual se fija el valor de los viáticos diarios que rigen para los Servidores de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 032 de 1996, por el cual se aprueba el Sistema de Liquidación del valor de la matrícula para los estudiantes de programas académicos presenciales de pregrado, de la UIS. Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 1998, por el cual se modifica el valor de los viáticos diarios que rigen para los Empleados Públicos no profesionales de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 090 de 1998, por el cual se aprueba la unificación del sistema de liquidación del valor de la matrícula para los estudiantes de programas académicos presenciales de pregrado de las seccionales y sedes. Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2000, por el cual se modifica la conformación del Comité de Matrículas. Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. Acuerdo del Consejo Superior 071 de 2014, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado. Acuerdo del Consejo Superior No. 070 de 2006, por el cual se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. Resolución de Rectoría No. 809 de 2001 de Rectoría, por la cual se aprueba el Plan de Cuentas Presupuestales de la Universidad Industrial de Santander. Resolución de Rectoría No. 418 de 2003 de Rectoría, por la cual se crea el Fondo Fijo Renovable para adquisición de pasajes terrestres y aéreos nacionales e internacionales de la Universidad Industrial de Santander. Resolución de Rectoría No. 249 de 2004, en la cual se delega la autorización de egresos según los cargos de dirección.

6 Página 6 de 51 Resolución de Rectoría No de 2007, por la cual se establece el pago por transferencia electrónica a los proveedores de la Universidad Industrial de Santander. Resolución de Rectoría No de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS. Resolución de Rectoría No de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 Salida de bienes del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad. Resolución de Rectoría No. 868 de 2008, en la cual se modifica el artículo 6 de la Resolución No. 249 de Resolución de Rectoría No de 2008, por la cual se aprueba el Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS y se delega en el Vicerrector Administrativo las facultades para adelantar el procedimiento de cobro coactivo administrativo por concepto de cuotas partes pensiónales. Resolución de Rectoría No de 2008, en la cual se modifica el artículo único de la Resolución 868 de Resolución de Rectoría No de 2014, por la cual se realizan delegaciones en personal de la Dirección de la Universidad Industrial de Santander, y se adoptan otras disposiciones. Resolución de Rectoría No. 22 de 2015, por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2012, Por el cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, adoptado mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 67 del 21 de Octubre de DIVISIÓN FINANCIERA La División Financiera es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa cuyo objetivo es administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad mediante la ejecución de las políticas institucionales y normas fiscales, creando mecanismos de proyección y desarrollo económico general. La División Financiera está constituida por las Secciones de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Inventarios y Recaudos, y forman parte de última el programa de Estampilla Pro-UIS, Cartera y liquidaciones. El área de Pasajes está adscrita a la Sección de Tesorería. Figura 1. Estructura Organizacional División Financiera DIVISIÓN FINANCIERA SECCIÓN PRESUPUESTO SECCIÓN TESORERÍA SECCIÓN CONTABILIDAD SECCIÓN INVENTARIOS SECCIÓN RECAUDOS Pasajes Estampilla PRO-UIS Cartera Liquidaciones

7 Página 7 de SECCIÓN DE PRESUPUESTO Es la encargada de verificar el manejo y la ejecución presupuestal de la Universidad de acuerdo con la normatividad vigente. Entre sus actividades está la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registros Presupuestales (RP) y la preparación, consolidación y revisión de la ejecución presupuestal tanto de Ingresos como de Egresos SECCIÓN DE TESORERÍA Es la encargada de verificar y realizar las actividades de recaudo de ingresos y pago de bienes y servicios en forma oportuna SECCIÓN DE CONTABILIDAD Es la encargada de coordinar, verificar, preparar y consolidar la información contable requerida para la elaboración, presentación y análisis de los estados y reportes contables de la Universidad para la toma de decisiones SECCIÓN DE INVENTARIOS Es la encargada de coordinar y realizar seguimiento a las actividades de administración de los inventarios y gestión de las pólizas de seguros de los bienes de la Universidad SECCIÓN DE RECAUDOS Es la encargada de apoyar a las UAA en el seguimiento de los compromisos de pago generados por la prestación de bienes y/o servicios a terceros, la gestión ante la Gobernación de Santander para el pago a la Universidad de lo recaudado por el programa Estampilla ProUIS, y la recepción y verificación de la información socioeconómica de los estudiantes y la generación de la correspondiente liquidación. 6. SECCIÓN DE PRESUPUESTO 6.1. GENERALIDADES Cuál es la normatividad que regula el manejo de la ejecución presupuestal? La normatividad que regula el manejo de la ejecución presupuestal es la siguiente: Constitución Política de 1991 Ley 30 de 1992, artículo 3, Autonomía Universitaria) Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto Mayor información sobre presupuesto: presup@uis.edu.co

8 Página 8 de 51 Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la UIS Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. Acuerdo Consejo Superior No. 019 de 2005, Reglamento de Contratación de la UIS Resolución No. 809 de 2005, Manual de Normas y Procedimientos de Contratación Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal Acuerdo del Consejo Superior No. 025 de 2008, por el cual se modifica el Acuerdo No. 009 de Resolución No. 249 de 2004, artículo 6, Delegación en los procesos de contratación y para autorizar egresos. Resolución 1858 de 2007 y Resoluciones No. 546 y 1019 de 2008, Actualización y creación de Procedimientos Financieros Acuerdo del Consejo Superior No. 046 de 2013, por el cual se realiza una delegación al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia Presupuestal. Acuerdo del Consejo Superior No. 061 de 2013, por el cual se modifica el parágrafo del artículo 1 del Acuerdo del Consejo Superior No. 046 de Cuál es la vigencia del presupuesto? La vigencia del presupuesto es de un año fiscal, el cual comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después de esta fecha no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa vigencia y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. Cómo se administra el presupuesto de la Universidad? El presupuesto de la Universidad se administra a través de cinco (5) fondos, con el fin de hacer más eficiente su manejo y mantener un mayor control sobre la destinación de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente manera: Fondo 1 Fondo Común: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones ordinarias de la Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del Departamento de Santander y las Rentas Propias. Fondo 3 Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigación y proyectos especiales, con destinación específica. Fondo 5 Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones orientadas a financiar a estudiantes que presentan una difícil situación económica y desarrollar proyectos de educación, ciencia y tecnología.

9 Página 9 de 51 Fondo 6 Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA a través de la venta de servicios a la comunidad en general, tales como: consultorías, asesorías, convenios, programas de extensión, educación a distancia y matrículas de posgrado, entre otros. Fondo 8 Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinación es financiar proyectos de inversión CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Qué es el certificado de disponibilidad presupuestal? Documento mediante el cual se garantiza al Ordenador del Gasto, que existe la respetiva Apropiación Presupuestal para atender los diferentes gastos que se originan en el cumplimiento de dicho compromiso. Recuerde!! Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar previamente con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender dichos gastos (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 37). No podrán contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 38). Cualquier compromiso que se adquiera con violación a este precepto, creará la responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones, es decir, el Ordenador del Gasto respectivo. Cómo solicitar el CDP? La UAA o proyecto debe solicitar a través del SIF el respectivo CDP por el valor requerido, previa verificación de apropiación presupuestal suficiente y especificando plenamente el concepto por el cual se solicita REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) Qué es el registro presupuestal? Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el Art. 38 del Estatuto Presupuestal: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin. Cómo se genera el registro presupuestal? El registro presupuestal se genera automáticamente, cuando la UAA o proyecto registra en el SIF los compromisos previamente legalizados de las órdenes de contratación y órdenes de pago manual.

10 Página 10 de 51 Recuerde!! No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los Ordenadores de Gasto responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma (Estatuto presupuestal UIS Art. 39) MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO Cómo puede modificarse el presupuesto? El presupuesto puede modificarse a través de adiciones, reducciones y traslados. (Estatuto Presupuestal, Art. 40) ADICIÓN PRESUPUESTAL Qué es la adición presupuestal? Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla, para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. (Estatuto Presupuestal, Art. 41). Quién autoriza las adiciones presupuestales? Según el Acuerdo No de 2004 del Consejo Superior, el Rector está facultado para autorizar mediante resolución motivada, las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos Ajenos (3) y Especial (6), en los casos en los que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. En los demás casos, con respecto a los Fondos Común (1), Patrimonial (5) y Estampilla Pro-UIS (8), las adiciones al Presupuesto deben ser aprobadas por el Consejo Superior. Cuándo se presentan los casos de adición presupuestal? Cuando la Nación, el Departamento, el Municipio y/o las entidades públicas o privadas asignan recursos adicionales a los inicialmente aprobados. Cuando se supera el monto estimado de los ingresos que se han presupuestado inicialmente o se obtienen nuevas rentas debidamente soportadas. Cuando se aprueban empréstitos. Qué requisitos se deben cumplir para realizar una adición presupuestal? Las adiciones requieren certificado de disponibilidad de los recursos expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto donde se indique la fuente de financiación, el cual deberá estar soportado en el instrumento que de lugar al ingreso, debidamente perfeccionado. (Estatuto Presupuestal, Art. 45).

11 Página 11 de REDUCCIÓN PRESUPUESTAL Qué es la reducción presupuestal? Es la disminución de la apropiación inicial, aprobada por el Consejo Superior (Estatuto Presupuestal, Art. 42), que puede originarse por: No prestación de un servicio o no ejecución de un gasto. Insuficiencia en el recaudo de los ingresos. Aplicación de políticas de austeridad en el gasto. Disminución de los aportes asignados. Quién autoriza las reducciones presupuestales? El Rector de la Universidad tiene la facultad de autorizar, mediante resolución motivada, las reducciones presupuestales respecto de los Fondos Ajenos (3) y Especial (6), en los casos que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. (Acuerdo No. 025 de 2008). En los demás fondos: Común (1), Patrimonial (5) y Estampilla (8), las reducciones presupuestales deben ser aprobadas por el Consejo Superior. Qué requisitos se deben cumplir para realizar una reducción presupuestal? Las reducciones requieren certificado expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 45) TRASLADO PRESUPUESTAL Qué es el traslado presupuestal? Es la operación simultánea de reducir un rubro presupuestal (contracrédito) y la adición de otro (crédito) ya previsto. Qué requisitos se deben cumplir para realizar un traslado presupuestal? Los traslados requerirán de certificado donde haga constar que las apropiaciones que se pretende contracreditar y que servirán de base para abrir un crédito, se encuentran libres de afectación presupuestal. (Estatuto Presupuestal, Art. 45). Cómo solicitar un traslado presupuestal? El Jefe o Director de la UAA o proyecto debe solicitar por escrito a la Sección de Presupuesto, con la debida justificación, el traslado presupuestal, previa verificación de disponibilidad presupuestal en el rubro que se quiere afectar. La solicitud debe ser firmada por el Jefe o Director de la UAA o proyecto.

12 Página 12 de 51 Quién autoriza los traslados presupuestales? El Rector está facultado para autorizar las adiciones y los traslados presupuestales respecto de los Fondos 3 (Ajenos) y 6 (Rentas Especiales), en los casos en que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. (Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004). El Rector está facultado para autorizar, mediante resolución motivada, los traslados presupuestales respecto al Fondo 1 (Común) de los rubros de Funcionamiento a los de Inversión, hasta por 25 smlmv, en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Universidad. (Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007). Las operaciones de traslados presupuestales que modifiquen el valor total de los Gastos de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la deuda, a excepción de los Fondos 3 (Ajenos) y 6 (Especial), serán aprobados por el Consejo Superior. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 44). Toda adición y traslado presupuestal que afecte el presupuesto del Fondo 8 (Estampilla Pro-UIS), debe ser aprobado por el Consejo Superior. Los traslados entre rubros de Gastos de Funcionamiento, entre rubros de Inversión y entre rubros de Servicio de la Deuda que afecten el presupuesto del Fondo Común (1), Fondos Ajenos (3), Fondo Patrimonial (5) y Fondo Especial (6), deben ser aprobados por el Rector. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 43) Tabla 1. Autorización de los traslados presupuestales *Traslados entre diferentes Proyectos de Investigación incluidos en el Banco de Proyectos, debe ser autorizado por el Consejo Superior. SITUACIÓN FONDO APROBACIÓN NORMATIVIDAD Reducción de un rubro presupuestal (Contracrédito) y la adición de otro (Crédito) ya previsto, sin modificar los valores totales de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la Deuda COMÚN (1) AJENO (3) PATRIMONIAL (5) ESPECIAL (6) Rectoría Art. 43 Estatuto Presupuestal, Acuerdo Consejo Superior No. 67 de 2003 Traslados que modifiquen o no el valor total de los gastos de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la Deuda AJENO (3) ESPECIAL (6) Rectoría Acuerdo Consejo Superior No. 009 de 2004 Traslados de los rubros de Funcionamiento a los rubros de Inversión, hasta por 25smmlv COMÚN (1) Rectoría Acuerdo Consejo Superior No. 034 de 2007 Traslados que modifiquen el valor total de los gastos de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la Deuda COMÚN (1) PATRIMONIAL (5) Consejo Superior Art. 44 Estatuto Presupuestal, Acuerdo Consejo Superior No. 67 de 2003 Todos los traslados presupuestales ESTAMPILLA PRO- UIS (8) Consejo Superior Acuerdo Consejo Superior No. 078 de 1994

13 Página 13 de RESERVAS PRESUPUESTALES Qué son las reservas presupuestales? Son compromisos legalmente contraídos que al cierre de la vigencia fiscal no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago. (Estatuto Presupuestal, Art. 52). Los gastos que se programan y autorizan se deben ejecutar en su totalidad en el transcurso de la vigencia, de manera que a 31 de diciembre no existan bienes o servicios pendientes de ser recibidos, es decir que no queden compromisos pendientes por constituir reserva. La Universidad establecerá las directrices o lineamientos que se deben seguir para las reservas presupuestales de cada vigencia. Qué sucede si la reserva presupuestal no se ejecuta o desaparece el compromiso que la originó? Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS ORDENADORES DEL GASTO Cómo se ha delegado la facultad para representar legalmente a la Universidad en los procesos de contratación y para autorizar egresos? La facultad para representar legalmente a la Universidad en la apertura y trámite de los procesos de selección, adjudicación, suscripción, modificación, terminación y liquidación de contratos que la Universidad celebre y para autorizar egresos, incluidos los que correspondan al Fondo de Estampilla Pro-UIS, está delegada en los titulares de los cargos de dirección relacionados en la siguiente tabla hasta por las correspondientes cuantías, para el año 2012 se fijo como nuevo SMMLV la suma de Quinientos Sesenta y Seis Mil Setecientos Pesos ($ ). Las cuantías de gastos y de pagos que pueden autorizar los Ordenadores del Gasto actualizados para el año 2012 aparecen en la siguiente tabla: Tabla 2. Cargos de dirección y cuantías máximas de contratación NIVEL CARGO CUANTÍA (Hasta) I II III Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Vicerrector de Investigación y Extensión. Decano, Director del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División Director de Escuela, Director de Departamento, Director de Investigación y Extensión de Facultad, Coordinador de Programa Especial, Director de Instituto, Subdirectores Académico y Administrativo del Instituto de Proyección Regional y Educación a 2000 smmlv 1000 smmlv 500 smmlv

14 Página 14 de 51 Distancia, Director de Contratación y Proyectos de Inversión. IV Jefes de Sección y Coordinador de Programas y Proyectos. 100 smmlv Fuente: Reglamentación según Resolución No. 249 de 2004, y actualizado de acuerdo con la Resolución No. 037 de 2006, Art 1; y Reforma al Estatuto General, Acuerdo No. 073 de 2005 del Consejo Superior, Resolución No. 868 de 2008, actualizada según Resolución No de Resolución No 2527 de VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE TERRESTRE Cómo se determina el valor de los viáticos diarios que rigen para los empleados de planta (docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra? Para determinar el valor de los viáticos, se han establecido dos categorías de acuerdo con el lugar donde el funcionario deba cumplir la comisión asignada: Categoría A: Corresponde a las capitales de los departamentos y a las siguientes ciudades: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, Barrancabermeja, Palmira y Rionegro (Antioquia). Categoría B: Corresponde a las ciudades que no están incluidas en la categoría A. Tabla 3. Valores de viáticos para empleados de planta (docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra NIVEL DESCRIPCIÓN DEL NIVEL PERNOCTA / NO PERNOCTA CATEGORÍA A CATEGORÍA B I Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Vicerrector de Investigación y Extensión, Decanos, Director Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General, Asesor Jurídico, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División Valor por día si pernocta Valor por día si no pernocta 18 smmlv / smmlv / 30 (18smmlv/30) x 60% (10smmlv/30) x 60% II Los que no están en el nivel I ni en el III Valor por día si pernocta Valor por día si no pernocta 16 smmlv / 30 9 smmlv / 30 (16smmlv/30) x 60% (9smmlv/30) x 60% III Empleados no profesionales Valor por día si pernocta Valor por día si no pernocta 9.5 smmlv / 30 7 smmlv / 30 (9.5smmlv/30) x 60% (7smmlv/30) x 60% Fuente: Reglamentación según Acuerdo Superior No. 072 de 1992, No. 033 de 1998 y No. 045 de Nota:

15 Página 15 de 51 Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado. Los viáticos se cancelan 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino, y si regresa en el mismo día se le reconoce el 60% Cuáles son los valores del componente terrestre de los gastos de viaje? Mediante la Resolución N 1719 de 2006 (Diciembre 20), se establecieron los valores del componente terrestre de los gastos de viaje correspondientes a los traslados de las ciudades a los respectivos aeropuertos (los valores ya contemplan los traslados de ida y regreso al aeropuerto de cada ciudad). Estos valores actualizados con el IPC del año anterior para la vigencia del 2012 se relacionan en la siguiente tabla: Nota: Tabla 4. Valores del componente terrestre para la vigencia del 2015 CARGO VALOR* Bucaramanga $ Bogotá $ Cali $ Medellín Aeropuerto de Rionegro $ Aeropuerto Olaya Herrera $ Barranquilla $ Cúcuta $ Cartagena $ Santa Marta $ Pereira $ Otras Ciudades $ *La variación anual del IPC en 2014 fue 3.66 % (Fuente: DANE) Cuando el transporte de Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la Universidad, no habrá lugar al pago del valor del Componente Terrestre para esta ciudad. Los valores del componente Terrestre se incrementarán anualmente en un porcentaje igual a la variación anual del IPC, certificado por el DANE (Resolución N 1719 Dic 20/2006) El Componente Terrestre será pagado con cargo al rubro Gastos de Viaje, de la unidad ordenadora del gasto, ya sea personal de planta o personal docentes cátedra VALOR DE LOS VIÁTICOS AL EXTERIOR Cómo se determina la escala de viáticos diarios, para los empleados públicos de la Universidad Industrial de Santander que deban cumplir comisiones de servicio en el exterior del país?

16 Página 16 de 51 Tabla 5. Comisiones de servicio en el exterior Viáticos Diarios en Dólares Estadounidenses (T.R.M del día que se realice la orden en el sistema de información financiero) para Comisiones en: NIVEL I Descripción del nivel Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Vicerrector de Investigación y Extensión, Decanos, Director Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División. Centro América, el Caribe y Suramérica excepto Brasil, Chile, Argentina y Puerto Rico Estados Unidos, Canadá, México, Brasil, Chile, Argentina y Puerto Rico Europa, Asia y Oceanía Hasta 210 Hasta 275 Hasta 390 II Los que no están en el nivel I ni en el III Hasta 200 Hasta 265 Hasta 380 III Empleados no profesionales Hasta 150 Hasta 210 Hasta 320 Nota: Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado. Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda OTROS Qué contribuciones generan los ingresos por venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA? Como política institucional, toda actividad relacionada con la venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA, deberá generar una contribución para la Universidad equivalente a un porcentaje del valor del contrato, orden, convenio o actividad, la cual se discrimina en la siguiente tabla: Tabla 6. Contribución por venta de servicios de los Fondos Especiales FONDO PORCENTAJE Fondo Especial de la Rectoría 1% Fondo Especial de la Vicerrectoría Académica 1% Fondo Especial de la Vicerrectoría Administrativa 2% Fondo Especial de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión 1%

17 Página 17 de 51 Fondo Especial de la Decanatura 1% 1% Fondo Común de la Universidad 5% TOTAL 11% Fuente: Reglamentación según Acuerdo Superior No. 065 de 2003; Acuerdo No. 067 de 2008 Tabla 7. Contribución por Venta de Servicios de las Sedes FONDO PORCENTAJE Fondo Especial de la Respectiva Sede 4% Fondo Especial del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Fondo Especial de la Vicerrectoria de Investigación 1% Fondo Común de la Universidad 5% TOTAL 11% Fuente: Acuerdo No. 067 de 2008 Todas las UAA que están adscritas a un Decanato y a una Sede contribuyen con el 11%. Las demás UAA contribuyen con el 10% sobre los ingresos que generan (menos el 1 % del Fondo Especial de la Decanatura). Cuál es el trámite para la asignación de un nuevo código presupuestal a una UAA o proyecto? El Jefe de la UAA o proyecto debe solicitar a la Sección de Presupuesto por medio de un memorando, debidamente firmado por el ordenador del gasto, la asignación de un código para la UAA o para el proyecto respectivo. Si el proyecto pertenece al Fondo Ajeno (3) o a Proyectos de Investigación financiados por la Vicerrectoría de Investigaciones del Fondo Común (1), el código es asignado según el Decanato al que pertenece. A los fondos Especial (6), Estampilla (8) y Patrimonial (5) se asignan de acuerdo al disponible en el SIF. Cuando termina la ejecución del proyecto, a excepción del Fondo Ajeno y proyectos de Investigación del Fondo Común (1), el Jefe de la UAA o proyecto debe enviar un memorando informando la novedad para que la Sección de Presupuesto realice la cancelación respectiva. En los demás fondos la vigencia del mismo se determina según la fecha estipulada en el convenio, contrato, etc. Recuerde!! La solicitud de asignación de un código presupuestal debe ser autorizada por el ordenador del gasto debidamente nombrado mediante resolución. 1% 7. SECCIÓN DE TESORERÍA 7.1. DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA (Aplicables al Semestre Matriculado)

18 Página 18 de 51 En qué casos se puede solicitar devolución del pago de la matrícula? El estudiante puede solicitar devolución del pago de la matrícula en los siguientes casos: No realizó matrícula académica del semestre que solicita devolución. Casos autorizados por el Consejo de Matriculas en los cuales se da lugar a un excedente. Quedó excluido de la Universidad por bajo rendimiento académico y canceló el valor de la matrícula del siguiente semestre. Tiene asociados dos pagos a la liquidación (ICETEX y efectivo u otro). Canceló un mayor valor al establecido en su liquidación. La Universidad recibió pago proveniente de subsidio de una Cooperativa y el estudiante cancela con recursos propios y es autorizado por la Cooperativa. Reconocimiento por excelencia en el puntaje de ECAES. Autorizado por el Consejo Académico. Cuando el programa no alcanza el punto de equilibrio. Cuando el programa/curso, no inicia por cuestiones Institucionales o del estudiante (no decide estudiar). Qué documentos se requieren para tramitar la devolución del pago de la matrícula? Para tramitar la devolución del pago de la matrícula el estudiante debe presentar en la Sección de Tesorería o UAA respectiva, los siguientes documentos: a. Carta de solicitud de devolución del pago total o parcial de la matrícula, según el caso, debidamente firmada por el estudiante. En esta carta debe especificarse claramente: Datos del estudiante: Nombre, documento de identidad, dirección, teléfono, correo electrónico y número de cuenta bancaria a la cual se le hará efectiva la devolución (el titular debe ser el beneficiario de la devolución). Motivo de la devolución. b. Fotocopia del carné estudiantil y del documento de identidad. c. Recibo original del pago. d. De acuerdo con la situación presentada, debe anexar el documento requerido: Certificación de la Dirección de Admisiones y Registro Académico en donde conste que no realizó matrícula académica del periodo para el cual solicita la devolución. Copia del Acta del Comité de Matrículas. En este caso se debe anexar el recibo de la liquidación inicial y el de la reliquidación. Certificación de condición de PFU expedida por la Dirección de Admisiones y Registro Académico, correspondiente al periodo pagado que no ha sido matriculado y del cual solicita devolución. Carta de la cooperativa donde se autorice entregar el excedente al estudiante, si así lo permiten los estatutos de la misma.

19 Página 19 de 51 Acta del Consejo Académico en el evento en que el estudiante haya realizado matrícula académica. Carta de la UAA autorizando la devolución (IPRED, Posgrados, Maestría, Especializaciones, Decanatura de Ciencias). Qué cuantía se reintegra por devolución del pago de matrícula? Cuando la devolución se solicite por no haber realizado matrícula académica, la Universidad reintegra el 85%. Si el estudiante queda en condición de PFU en un periodo académico y ha cancelado el valor de la matrícula del siguiente semestre, se reintegra el 100% del valor de la matrícula. Cuando el descuento obedece a una decisión del Comité de Matrículas, se devuelve la diferencia entre la liquidación original y la reliquidación. Cuando se haya cancelado un mayor valor al del costo de la matrícula, se reintegra el excedente. Lo autorizado por el Consejo Académico. Mayor información sobre facturas de venta: tesorer1@uis.edu.co 7.2. VENTA DE SERVICIOS Quiénes están autorizados para recibir los ingresos por venta de servicios? Los ingresos por venta de servicios sólo podrán recibirse a través de las cajas autorizadas y entidades bancarias donde la Universidad posea cuentas. Ninguna persona está autorizada para recibir recursos de terceros a favor de la Universidad. A continuación se presentan los tipos de recaudo a utilizar en la Universidad Industrial de Santander FACTURA DE VENTA Cómo generar una factura de venta? a. Para generar una factura de venta, en primer lugar la UAA debe verificar que el cliente se encuentre registrado en el SIF. Si el cliente no está registrado, debe diligenciar el formato Registro de Proveedores de Bienes y Servicios y enviarlo al auxiliar encargado en la División Financiera para que efectúe el respectivo registro. b. Es importante definir las fechas de pago de la factura (FECHA DE VENCIMIENTO DE LOS PAGOS), para realizar su debido registro en el SIF. c. Ingresar al módulo MANEJO DE INGRESOS FACTURACIÓN

20 Página 20 de 51 DE SERVICIOS y diligenciar la información solicitada por el SIF. registrados sean correctos. La UAA debe verificar que los datos Recuerde!! Se debe registrar la fecha o fechas de vencimiento de los pagos, de lo contrario el SIF asume por defecto la fecha de elaboración de la factura, y ésta entraría en mora a partir del día siguiente a su elaboración. La factura de venta tiene código de barras, su impresión debe realizarse en impresora y papel especial asignados para tal fin. Envíe a la oficina de Cartera la factura de venta en original debidamente firmada por el Jefe de la UAA y por el cliente. Si no está seguro de haber adicionado la factura de venta, NO ingrese nuevamente la información. Verifique que ésta haya sido grabada, ingresando a la opción CONSULTAR disponible en este mismo módulo. Siempre que se preste un servicio a una persona jurídica se debe generar una factura de venta. Una vez prestado el servicio se debe generar el respectivo documento de cobro. Mayor información sobre facturas de venta: bancos@uis.edu.co No se debe recibir pagos sin haber prestado el servicio y haberse generado el respectivo documento FORMATO DE RECAUDO GENERAL Cuándo se utiliza el formato de recaudo general? El formato de recaudo general se utiliza cuando la UAA ofrece un servicio pero no tiene la certeza de que el interesado finalmente lo utilice o no, por ejemplo inscripciones a cursos, diplomados, congresos, etc. y exámenes de laboratorio, análisis de ingeniería y demás servicios ofrecidos por los laboratorios de la universidad. La principal ventaja del Formato de Recaudo General es que permite identificar el concepto de ingreso, el fondo al que deben ingresar los recursos y los datos del interesado requeridos por la UAA y no genera contablemente una cuenta por cobrar si no es pagado por el cliente cuando éste decide no tomar el servicio, es decir, dirigido especialmente a personas naturales y jurídicas sin certeza de pago. Cómo generar el formato de recaudo general? Mayor información sobre formatos de recaudo general: bancos@uis.edu.co a. Verifique que el cliente se encuentre registrado en el SIF. En caso contrario, usted debe ingresar al SIF a través de la siguiente ruta: INGRESOS RECAUDO GENERAL UIS ADICIONAR y registrar la información del cliente (Documento de identidad, nombres, apellidos, departamento, municipio, dirección y teléfono). b. Ingrese al módulo MANEJO DE INGRESOS RECAUDO GENERAL UIS y diligencie la información solicitada por el SIF RECAUDOS CON VENTA DE PIN

21 Página 21 de 51 Cuándo se utiliza el recaudo con venta de PIN? Cuando la demanda de un determinado servicio es alta, las UAA pueden optar por el recaudo mediante PIN el cual consiste en un código que el Banco le vende al interesado y que corresponde a un bien o servicio que ofrece la Universidad. Cómo programar recaudos con venta de PIN? Para recaudar con PIN, el Jefe de la UAA debe solicitar este servicio mediante comunicación escrita a la Sección de Tesorería, informando el concepto de recaudo, el valor a recaudar y la fecha durante la cual se deben vender los pines. La Sección de Tesorería hace la respectiva solicitud al Banco y comunica a la UAA para que proceda a utilizar este sistema de recaudo. Después de adquirir el PIN en la entidad bancaria, es necesario que el cliente entregue el soporte en la UAA respectiva verificando el concepto por el cual se realizó el pago, el nombre y el documento de identidad de la persona interesada en adquirir el respectivo servicio VENTA WEB DE SERVICIOS Mayor información sobre venta Cuándo se utiliza la venta web de servicios? web de servicios: divfinan5@uis.edu.co Se utiliza cuando la UAA ofrece un servicio pero no tiene la certeza de que el interesado finalmente lo utilice o no, por ejemplo inscripciones a cursos, diplomados, congresos, exámenes de laboratorio, análisis de ingeniería, entre otros. La principal ventaja de la Venta Web de Servicios es que permite a los interesados realizar el pago de los servicios ofrecidos por las UAA mediante transferencia electrónica (Herramienta PSE) o impresión del formato y pago en las entidades bancarias, y a las UAA identificar el concepto de ingreso, el fondo al que deben ingresar los recursos. Recuerde!! Para realizar el pago mediante trasferencia electrónica, las personas naturales y jurídicas deben contar con una cuenta en una entidad financiera. Cómo generar la Venta Web de Servicios? c. Usted debe ingresar al SIF a través de la siguiente ruta: MANEJO DE INGRESOS RECAUDO GENERAL UIS ADICIONAR, y registrar la siguiente información: Tipo de Documento de identidad: 8 (Correspondiente a UAA) Número de documento: Código de la UAA Conceptos de ingresos por formato de recaudo general Código del servicio: Código de la UAA

22 Página 22 de 51 Descripción del servicio: Nombre del servicio Valor unitario y valor total del servicio Recuerde!! Tomar nota del número del formato de recaudo generado. d. Ingrese al módulo: MANEJO DE INGRESOS VENTAS WEB SERVICIOS OFRECIDOS WEB ADICIONAR, y registrar la siguiente información: Descripción: Nombre del servicio Fecha hasta: Fecha límite de activación del servicio en la Página Web de la Universidad Número de recaudo: Número del recaudo generado en el ítem a. Cómo acceden los interesados a la VENTA WEB DE SERVICIOS? Los interesados en el pago de los servicios ofrecidos mediante transferencia electrónica deben realizar el siguiente proceso: e. Realizar el registro a través de la siguiente ruta: PAG. WEB UIS TRÁMITES Y SERVICIOS REGISTRO f. Acceder al servicio: PAG. WEB UIS TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIOS ADQUIRIR Recuerde!! La generación de servicios a través de la Venta Web de Servicios es responsabilidad de cada UAA. La Venta Web de Servicios no sustituye el Formato de Recaudo General El reporte del pago del servicio a través de transferencia electrónica, por parte de la Entidad Bancaria a la Universidad se realiza el día hábil siguiente al día del pago RECAUDOS POR CAJA Qué se debe tener en cuenta para realizar recaudos por caja? Cuando se requiera recaudar un concepto por caja, la UAA debe tener en cuenta que éste debe realizarse únicamente para cuantías pequeñas, hasta el tope autorizado por la Universidad (un salario mínimo legal mensual vigente). En caja se reciben cheques por concepto de recaudos de matriculas en general y pago de servicios, cumpliendo con los siguientes requisitos: Todo cheque debe estar girado a nombre de la Universidad Industrial de Santander

23 Página 23 de 51 Los cheques deben ser de gerencia, fondo de cesantías, empresas legalmente constituidas, NO se aceptan cheques personales. Teniendo en cuenta el alto volumen de servicios que ofrece la Universidad, y para evitar la congestión en las cajas de la misma, se han establecido formatos de recaudo con el objetivo de que los clientes realicen los pagos en las entidades bancarias respectivas. Cómo recaudar un concepto por caja? En los casos que se requiera recibir varios pagos de una misma UAA, el Jefe de la misma puede solicitar por escrito el recaudo por caja a la Sección de Tesorería especificando la siguiente información: Concepto del recaudo Justificación Valor Fondo al cual deben ingresarse los pagos Fechas en que se debe recibir los pagos 7.3. REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA Qué ingresos se deben reportar a la Sección de Tesorería? Cualquier ingreso o recaudo que se haya realizado sin lectura de código de barras y no se encuentre descargado en el SIF, debe reportarse a la Sección de Tesorería para que los dineros ingresen el concepto del mismo a la UAA o proyecto al que pertenecen. La ausencia de reporte de ingresos por parte de las diferentes UAA, ocasiona que no se puedan asignar los recursos a la UAA respectiva y que éstas a su vez presenten iliquidez y retrasos al momento de realizar los pagos a los proveedores. Cómo consultar los pagos por Código de Barras? Manejo de Ingresos Consulta recaudo barras Consultar Opción detalles movimiento Detalles Descuentos Pagados. Mayor información sobre recaudos por caja: gerochoa@uis.edu.co Mayor información sobre reporte de ingresos a Tesorería: bancos@uis.edu.co 7.4. CUENTAS POR PAGAR TRÁMITE DE CUENTAS POR PAGAR Cuál es el trámite para el pago de una cuenta?

24 Página 24 de 51 La UAA debe enviar la cuenta y los documentos soporte correspondientes a la Sección de Presupuesto, la cual se encargará de revisar que se cumplan los requisitos en relación con el rubro presupuestal, la orden de contratación, y los documentos soporte. Por ningún motivo se deben generar cuentas en el SIF y no ser entregadas físicamente en la División Financiera. Si no se presentan inconsistencias, las cuentas se envían a la Sección de Tesorería, la cual se encarga de verificar la información del beneficiario del pago: nombre, dirección, teléfono, tipo de documento y número de documento de identificación; que los descuentos se hayan efectuado en el SIF de acuerdo al detalle del servicio y que los valores a descontar sean correctos. Igualmente verifica que se registren en el SIF únicamente los pagos que se vayan a realizar de acuerdo con la orden de pago respectiva, Una vez verificada la información anterior, el auxiliar de Tesorería activa la cuenta para que el ordenador del gasto la autorice; se aclara que el Ordenador del Gasto no podrá autorizar el documento de contratación a cancelar si la unidad no cuenta con la disponibilidad de efectivo suficiente para su pago. Qué condiciones se deben cumplir para activar una cuenta? Las cuentas se activan para que se autorice el pago correspondiente cuando se cumplen las siguientes condiciones EN SU TOTALIDAD: Se ha utilizado el formato de orden de contratación apropiado. Las firmas corresponden al ordenador de gasto. Se han anexado los documentos soporte requeridos según el caso. Mayor información sobre trámite de cuentas por pagar: sedesinfo@uis.edu.co La información correspondiente al proveedor: nombre, dirección, teléfono, tipo de documento y número de documento de identidad es correcta. El registro inexacto del tipo y número de documento de identificación ocasiona demoras en el trámite del pago pues la cuenta debe ser devuelta a la UAA para su corrección. Los descuentos se han realizado correctamente (Retención en la fuente, retención de IVA, Estampilla Pro- UIS y demás a que haya lugar) y corresponden realmente al servicio prestado. Se ha registrado correctamente el número de factura de venta, cuando haya lugar a ésta, por ejemplo en las órdenes de compra. Recuerde!! El registro incorrecto de la información en las órdenes de contratación y órdenes de pago ocasiona demora en el pago de las mismas. Es importante que verifique la información antes de enviar las cuentas a la División Financiera PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA Qué se requiere para realizar el pago por transferencia electrónica?

25 Página 25 de 51 Cuando las UAA contraten la prestación de un bien o un servicio, deben solicitar al proveedor que diligencie el formato AUTORIZACIÓN PARA PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA, el cual se encuentra en la página banner Gestión Administrativa, Link División Financiera, Documentos de interés, Formatos, Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05. Dicho formato debe ser firmado por el beneficiario del pago. Cuando se trate de persona jurídica debe anexar el Certificado de Constitución y Gerencia, documento expedido por la Cámara de Comercio. Recuerde!! La cuenta bancaria relacionada debe estar a nombre de la persona o entidad que presta el servicio, dado que sólo se realizará transferencia al primer beneficiario de los pagos. Mayor información transferencia electrónica: proveedores@uis.edu.co Todos los pagos se realizarán a la cuenta reportada, por tanto ante cualquier modificación de la información, se debe remitir nuevamente la documentación respectiva a la Sección de Tesorería, haciendo referencia a que es actualización de datos para pago por transferencia electrónica TRÁMITE DE PAGO CUANDO NO SE RECLAMA LA TIRILLA DE PAGO Qué es la tirilla de pago y dónde se reclama? La tirilla de pago es un documento que se puede utilizar para pago de auxiliaturas, becas, personal planta, cátedra y subsidios. El beneficiario debe reclamarla oportunamente (en un plazo no mayor a 60 días) en la caja principal de la Sección de Tesorería presentando su documento de identidad. Qué trámite se realiza cuándo los beneficiarios no reclaman la tirilla de pago? Inicialmente se informa telefónicamente directamente al Beneficiario, en caso de no ubicarlo se contacta con la UAA o a través del correo electrónico. El beneficiario del pago debe acercarse a la Sección a solicitar la devolución diligenciando el formato establecido para ello, adjuntando fotocopia del documento de identidad. Una vez diligencia el formato se realiza el trámite para pago a través de transferencia electrónica. En casos especiales en que la persona no disponga de cuenta bancaria, la Jefe de la Sección podrá autorizar el pago mediante cheque. Recuerde!! Es responsabilidad del beneficiario, reclamar oportunamente la tirilla de pago. De esta manera, recibe un servicio eficiente y evita demoras en su pago. Mayor información sobre tirillas de pago: tesorer5@uis.edu.co LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR CONCEPTO DE PRÁCTICAS DOCENTES Y SALIDAS DE CAMPO