Informe Final sobre Examen de Cuentas en la Universidad de Talea

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1 REGIONAL DEL MAULE Informe Final sobre Examen de Cuentas en la Universidad de Talea Fecha 21 de diciembre de 2009 N0 Informe: 137, de 2009

2 CONTRAtORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN Al N 837/09 REF. N 5156/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. TAlCA, z 3. O le o 9 * O08'715 Se remite, para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final N 137/F, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado del examen realizado a los gastos y cuentas corrientes de la Universidad de Talca, en el periodo comprendido entre el 1 0 de junio de 2008 al 31 de marzo de Al respecto, es necesario señalar que por tratarse de un Informe Final corresponde que se adopten las medidas necesarias para subsanar las observaciones pendientes, las que serán objeto de revisión por este Organismo de Control en futuras visitas. Saluda atentamente a Ud., ~,./~ :J,/,...,.--_../..../.. / ~./ ~ -. JUANROl:l51 CAB:::iil- CONTRALOR REGIONAL SUBROGAN TE CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA REGlON DEL MAULE Al SEÑOR RECTOR UNIVERSIDAD PRESENTE DE TAleA Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talca - Fono:

3 UNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCIÓN PREG N 7026 REF. N 5156/09 INFORME DE CONCLUSIONES N 137, DE 2009, RELATIVO AL EXAMEN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS Y GASTOS. TALCA, 2 2 DIC En virtud de las facultades establecidas en la ley N , Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República y en cumplimiento de la Planificación Operativa Nacional Anual del año 2009, una fiscalizadora de esta Contraloría Regional se constituyó en la Universidad de Talca, con el objeto de efectuar un examen de las conciliaciones bancarias centralizadas y de los gastos de los bienes y servicios, para el período comprendido entre el 1 de junio de 2008 y el 31 de marzo de Objetivo El trabajo tuvo como propósito, la revision general a las conciliaciones de cuentas corrientes y de los gastos relativos a los bienes y servicios, verificándose, que el actuar de la Entidad para estos efectos se ajustara a las políticas y procedimientos de control interno establecidos sobre la materia así como a las disposiciones contables, legales y reglamentarias atingentes. Metodología El examen se realizó de acuerdo con las políticas, pnncipios y normas de control aprobados por esta Contraloría General, mediante las resoluciones N s y 1.486, de 1996, efectuándose un análisis y validación selectiva de registros contables, de documentación sustentante y la aplicación de otros procedimientos técnicos que se estimó necesarios en las circunstancias.

4 - 2 - Universo De acuerdo con los antecedentes recabados para el período examinado al 31 de diciembre de 2008 y 31 de marzo de 2009, tanto de los saldos de las cuentas corrientes como de las transacciones imputadas al subtítulo 22 en la cuenta compra de bienes y servicios, se consideró un monto total de $ Y $ , respectivamente, conforme al detalle que se señala en las muestras consideradas en la revisión. Muestra Examinada Para la revisión de las cuentas corrientes centralizadas, el examen de las conciliaciones cuyo monto alcanzó a $ , lo que significó un porcentaje de revisión de 59,4%, del total considerado para el período de revisión, situación que se expone en el siguiente cuadro: TIPO CTA CTE N TOTAL UNIVERSO MUESTRA PORCENTAJE CTASCTES $ $ REVISADO A DICIEMBRE ,8% A MARZO ,6% Total ,4% Para el caso de la revisron de las transacciones imputadas al subtítulo 22 en la cuenta compra de bienes y servicios, conforme los registros existentes en el Balance de Ejecución Presupuestaria de fechas 31 de diciembre 2008 y 31 de marzo 2009, el examen se realizó, sobre un monto que alcanzó a $ , lo que significó un porcentaje de revisión de 21,1%, como se resume en cuadro adjunto: DENOMINACIÓN AÑO UNIVERSO MUESTRA PORCENTAJE REVISIÓN COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ,6% COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ,5% Total ,1% En este contexto, se remitió para su conocimiento al Rector de la Universidad, el Preinforme de Observaciones N 137, de 2009, el que contenía las consideraciones más relevantes comprobadas durante la visita, con la finalidad que se formularan los alcances y precisiones que se estimaren pertinentes, el que fue respondido por esa Corporación de Educación Superior "-' mediante Ord. Ext. N 42, de 2009, documento que se ha considerado para la emisión Cf' de este informe. GIO-1r. e ~... (o ~A~ ORIA~ ~ fff!speccion ~,?., ~ '" ~, I"AlCjII.'

5 -3 - Del examen practicado y de acuerdo con las respuestas al preinforme entregadas por la Universidad de Talca, las situaciones observadas y objetadas son las siguientes: 1. EVALUACiÓN DEL CONTROL INTERNO En la evaluación del control interno de la Dirección de Finanzas de la Universidad se pudo establecer las siguientes deficiencias: 1.1. La Dirección de Finanzas no cuenta con un manual de funciones, formalmente establecido. En efecto, se constató que faltan instrucciones escritas que orienten y delimiten responsabilidades de las personas que ejecutan, aprueban y autorizan las distintas operaciones que deben desarrollar los funcionarios que cumplen labores contables y financieras, contraviniendo lo señalado en el numeral 30 de la resolución N 1.486, de 1996, de esta Contraloría. En su respuesta el Rector expresa que la Dirección de Finanzas tiene descripción de funciones para las jefaturas responsables, tales como: Dirección de Finanzas, Departamento de Contabilidad, Departamento de Tesorería, Departamento de Cobranzas y Departamento de Adquisiciones. Agrega más adelante que cada cargo en cada uno de los distintos departamentos, tiene un levantamiento de competencias, que da cuenta de las funciones principales a desarrollar. Expresa que existen en la Universidad procesos establecidos, dando como ejemplo: los procesos de ventas internas, conciliaciones bancarias, emisión de certificados, emisión de facturas de compras de terceros, ingresos de compras al libro de compras y bienes inventariables. Asimismo, adjunta en su oficio respuesta una serie de antecedentes que dicen relación específicamente con la descripción de funciones de las jefaturas, el levantamiento de competencias de los cargos y el levantamiento de procesos principales. Al efecto, cabe precisar que de la documentación anexada por la Universidad en su oficio respuesta, se advierte que las acciones reseñadas obedecen a una propuesta de modificación de la estructura organizacional, en lo que dice relación a la descripción de funciones de las jefaturas ~.Jde los departamentos que componen la Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo (J' Administrativo.

6 -4- Además, se puede apreciar que los principales procesos levantados están en etapa de revisión y aprobación y, no se adjunta un decreto universitario que los apruebe, como asimismo, la manera en que se darán a conocer a los distintos profesionales o administrativos que intervienen en ellos. Por consiguiente, si bien esa Casa de Estudios está tomando acciones relacionadas con la materia informada, dichas medidas no se han aprobado formalmente ni se han implementado, por lo que no se da por subsanada la observación Se comprobó que la Dirección de Finanzas no cuenta con un organigrama actualizado y formalmente establecido, con el fin de tener una claridad sobre su estructura administrativa. Al respecto, el Rector manifiesta en su respuesta que la Estructura Orgánica de la Universidad de Talca se establece en el decreto universitario N 335 de fecha 07 de agosto de 2009, que incluye a la Dirección de Finanzas y a sus Departamentos, en el artículo 26, como unidades dependientes de la Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo, para lo cual adjunta copia de dicho documento en su respuesta. Analizados los antecedentes, se puede apreciar que esa Casa de Estudios Superiores, adoptó las medidas necesarias al aprobar con fecha posterior a la visita de esta Contraloría el decreto universitario, lo que permite en esta ocasión dar por subsanada la observación No existe una adecuada segregación de funciones, toda vez que un funcionario, el Jefe de Contabilidad, es el encargado de preparar, elaborar y revisar las transacciones de las cuentas corrientes, en la Unidad de Vicerrectoría de Administración y Finanzas, lo que no permite un control por oposición. Se verificó que las conciliaciones bancarias no son revisadas, mensualmente, por otro funcionario. Al efecto, la Universidad de Talca manifiesta en su respuesta que la segregación de funciones para el caso del uso de cuentas corrientes centralizadas se encontraría a cargo de la preparación y elaboración doña Sara Norambuena, Administrativo Contable y Para el caso de la revisión don Rogelio Rodríguez, Jefe del Departamento de Contabilidad.

7 REVISiÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS Al examinar las conciliaciones de las cuentas corrientes se observaron las siguientes situaciones: 2.1. Cuentas sin movimiento por más de un año Se constató al realizar la revisten de los documentos, que existen cuentas corrientes, sin movimiento por más de 2 años, las que suman la cantidad de $ Al respecto, en el cuadro siguiente se señala las cuentas corrientes con saldo según cartolas bancarias, sin movimientos: Año, último Cta Cte Banco Monto $ movimiento SANTANDER SANTANDER ESTADO SANTANDER SANTANDER SANTANDER SANTANDER ESTADO Cabe indicar que la existencia y aplicación de una política sana de manejo de disponible, permite determinar que las cuentas corrientes de la Institución sean consignadas con fines específicos y evitan situaciones de riesgo de mal uso y costos innecesarios de apertura de cuentas corrientes que no se utilicen. Sobre la materia el Rector de la Universidad reconoce en su respuesta que efectivamente estas cuentas corrientes, no presentan movimientos a la fecha de la auditoría, debido a que controlan recursos externos para proyectos específicos, en su mayoría proyectos del MINEDUC del Programa de Mejoramiento de la Calidad y Equidad en la Educación Superior (MECESUP), por lo que el cierre de dichas cuentas corrientes, sólo se hace una vez que se concluyen las actividades del proyecto específico, se rinden la totalidad de sus fondos y se recibe a satisfacción tal rendición por la contraparte, por consiguiente, la totalidad de las "'-.J aludidas cuentas corrientes deberían estar vigentes a pesar de no tener movimientos (J"-.. en la fecha de la auditoría por tratarse de proyectos específicos.

8 -6- Esta Contraloría Regional, procede a mantener la observación de la especie, toda vez que esa Casa de Estudios Superiores no ha aportado antecedentes respecto al estado de esos proyectos y si han cumplido los convenios en relación con las rendiciones de cuenta y proceder a la devolución de los recursos no aplicados Cuenta Corriente en Dólares Se observó que la cuenta corriente mantenida por la Universidad en dólares se encuentra reconocida al tipo de cambio promedio de cada mes, situación que contraviene la normativa contable actualizada de este Organismo de Control que señala en su oficio N , de 2005, que las disponibilidades en moneda extranjera deben actualizarse mensualmente, de acuerdo al tipo de cambio observado que determina el Banco Central de Chile para las respectivas monedas, vigente al último día hábil bancario del mes. Asimismo, se constató que dicha cuenta corriente en dólares, presentaba un saldo contable acreedor al 31 de marzo 2009 de $ Sobre el particular, cabe señalar que por tratarse de una cuenta contable del rubro del activo, debe presentar un saldo deudor o en su defecto estar saldada. En su oficio respuesta, la autoridad de la Universidad manifiesta que, el saldo de la cuenta corriente en dólares, de fecha 31 de marzo de 2009, presenta un sobre giro contable, debido a que ese mes hubo un giro excepcional de US$ para el ganador del premio José Donoso. Añade que, por un descuido involuntario se giró tal cheque habiendo saldo en la cuenta corriente, pero sin prevenir la existencia de otros cheques por cobrar. Finalmente reconoce que efectivamente en la conciliación bancaria, este cheque corresponde a un cheque girado y no cobrado dentro del mismo mes. Debido a este control se compraron los dólares necesarios en el período siguiente (abril de 2009), evitando así el sobregiro de esa cuenta corriente. Por lo anteriormente expuesto, esta Contraloría da por subsanada la objeción, sin perjuicio de que en lo sucesivo se ~ adopten las medidas para controlar oportunamente la disponibilidad de fondos a fin de \..t evitar que se incurra en situaciones similares.

9 Cargos no contabilizados durante el período Se constató que existen cargos por talonarios de cheques, no registrados contablemente, de algunas cuentas corrientes del BancoEstado, a saber, N s y , por las sumas de $ Y $ , respectivamente. Además, seis cuentas que pertenecen a proyectos MECESUP denominados UCH0610, UCN0607, UCV0611, ULS0601, ULS0602 y USA0604, del número 22 al 27, abiertas en el Banco Santander, presentan cargos no regularizados por $ cada una. Al efecto, la Universidad expresa en su respuesta que, estos cargos por talonarios de cheques no se encuentran regularizados, debido a que los respectivos bancos no han reintegrado estos montos. Agregado a lo anterior, informa que la situación se produce pues las cuentas corrientes Institucionales están exentas del cargo por talonarios de cheques. Pero, los sistemas informáticos internos de los bancos lo cargan automáticamente, adjuntando al respecto s en los que se solicita al Banco regularizar tal situación. Si bien esa Casa de Educación Superior ha demostrado realizar las acciones pertinentes para solucionar esta situación, esta Contraloría General, procede levantar la observación, sin perjuicio de confirmar en futuras visitas que no se repita en lo sucesivo EXAMEN DE GASTOS Del examen practicado a la muestra de transacciones seleccionada para esta ocasión, la Universidad no facilitó a esta Contraloría 57 comprobantes de egresos, situación que debe ser regularizada por esa entidad a la brevedad posible. La no presentación de los comprobantes de ~ egresos impide a este Organismo Contralor efectuar el examen y juzgamiento de las ly' cuentas, conforme al artículo 95 y siguientes de la Ley N

10 -8 - En relación a este tema, la Autoridad Universitaria manifiesta que, los egresos no entregados en su momento no se encontraban en ese plantel académico pues había una gran cantidad de ellos en empaste y otros en uso por diversas Unidades, lo que no justifica bajo ninguna perspectiva la no entrega de documentación a este Organismo de Control. Por otra parte, del examen legal y financiero practicado a los gastos, de la documentación entregada por ese plantel académicos, se constató lo siguiente: 3.1. Respaldo documental de los egresos Los egresos N s. 531 y 783 del 2008, no presentan las facturas N s y de Gamma Service Ltda., por un monto de $ cada una. Además, los comprobantes N s. 2538, 2712 de 2008 y 560 de 2009 no adjuntaban las facturas N s por $ , por $ Y por $ de Cía. de Seguros de Vida Euroamerica S.A., que acrediten los pagos efectuados por los servicios contratados, transgrediendo con ello los artículos 95 y siguientes, de la ley N Dicha situación, dificulta la revisión y el seguimiento de validación del pago de los respectivos gastos por servicios de vigilancia y seguros. Sobre este punto, el oficio de respuesta acompaña los egresos N s. 531, 783, 2538 Y 2712 de 2008 y N 560 de 2009, advirtiéndose que tienen todas las facturas no presentadas en su oportunidad. De acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista y la validación de ellos, esta Contraloría procede por esta vez a dar por subsanada la observación, sin perjuicio, de que en las próximas visitas que se realice, la documentación sea proporcionada conforme lo establecen las disposiciones legales pertinentes Autenticidad de la documentación Se encontró como respaldo del egreso \,.JN por un total de $ fotocopia legalizada ante notario, de las facturas CJ7'- N s y de Gamma Service Ltda.

11 -9- Dicha situación vulnera lo establecido en la ley N , Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, que señala en el artículo 98 que para el examen de gastos deberá comprobarse, según la letra a) que "la documentación sea auténtica". En relación al egreso N 1838, la Universidad menciona que, no se encuentra la factura original, debido a que la Empresa proveedora tuvo desórdenes internos y envió la documentación original (factura) a cobro a través de factoring, realizándose un cobro ejecutivo, por lo que se enteró el pago según orden notarial a la empresa Factoring Mercantil S. A. Rut N Agrega además que, para realizar el pago se solicitó a la Unidad de Control de Contratos, indicar mediante un documento (adjunto en la respuesta), que los servicios fueron recibidos conforme. Al efecto, dicha Casa de Estudio adjunta a su respuesta fotocopia de las facturas "original cliente". En razón de lo planteado y analizada la documentación original remitida a este Organismo de Control, sin que de su examen se adviertan situaciones que ameriten objeciones, por lo tanto, corresponde dar por subsanada la observación de la especie. IV. CONCLUSIONES En merito de la fiscalización efectuada, corresponde que el Servicio arbitre a la brevedad las siguientes medidas: 1. Le asiste a la Universidad, formalizar e implementar las medias y acciones propuestas en las observaciones señaladas en los números 1.1 y 1.3, del presente informe, relacionadas con la implementación formal de procedimientos y la creación de instancias que permitan dejar constancia de los funcionarios que intervienen en las etapas de elaboración y revisión de las conciliaciones bancarias. 2. En lo sucesivo implementar políticas que le permitan manejar y controlar el disponible y el giro de los fondos considerando la variable de riesgo del uso inapropiado de fondos, conforme se dispone en la resolución N 1.485, de 1996, de esta Contraloría General, como asimismo reconocer ~~' la paridad cambiaria conforme a las disposiciones legales lo disponen, situaciones CJ--- objetadas en el numeral 2, de este informe.

12 - 10- Al tenor de lo expuesto, procede remitir el presente Informe Final a la Universidad de Talca, para que adopte las medidas necesarias tendientes a subsanar las situaciones pendientes, cuya efectividad será ~ revisada y evaluada en la próxima visita que se realice conforme a las políticas de ot' este Organismo de Control sobre seguimiento de sus programas de fiscalización. SALUDA ATENTAMENTE A UD., J 1~/ XIMENA MURA ÁL~ Jefa Unidad de Auditoría e Inspección Contraloría Regional,~aule

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