Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación de los trabajos de tratamiento de las fotografías del Archivo del Banco de España.

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1 Secretaría General Marzo 2015 Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación de los trabajos de tratamiento de las fotografías del Archivo del Banco de España. 1/11

2 INDICE 1. Antecedentes 3 2. Objeto de la contratación 3 3. Ámbito y Alcance 4 4. Documentación y Manuales 5 5. Planificación de los trabajos 6 6. Metodología y Control del Proyecto 6 7. Equipo de Trabajo 8 8. Lugar de Ejecución del Proyecto y Medios Materiales 9 9. Conformidad con la Imagen Institucional del Banco de España Estructura de la Oferta Técnica Anejo 1. Cuestionarios 11 2/11

3 1. Antecedentes En el ámbito de las actuaciones que el Archivo del Banco de España está llevando a cabo para adecuar las condiciones de custodia y conservación de su patrimonio documental a las normas publicadas en la Circular Interna 5/2007, de Patrimonio Histórico Artístico del Banco de España, en el año 2014, y en el presente 2015, se está desarrollando un Proyecto de Formación de la Colección de Fotografías que se custodian en su Archivo. A lo largo del tiempo a partir del momento en el que se populariza el uso de la fotografíaal Archivo han ido llegando fotografías creadas como documentos gráficos de los expedientes administrativos, que todavía hoy se encuentran diseminadas entre ellos. Además, como lugar al que se encomienda la custodia y conservación de los documentos producidos por la institución, el Archivo ha sido el lugar al que se ha confiado la custodia de toda otra serie de fotografías que, sin formar parte de expedientes, se han ido realizando y coleccionando de modo creciente tanto por las unidades administrativas como por las personas de la organización. De ello se desprende que el origen de todas las fotografías se enmarcan en el desarrollo de las funciones encomendadas al Banco de España y todas ellas son consecuencia de las actividades que realiza. Tienen en común que siempre están relacionadas con acontecimientos, personas y lugares de la entidad. A través del presente proyecto y en cumplimiento de las funciones que tiene encomendadas, el Archivo se ha propuesto formar y organizar una colección de fotografías, mejorar sus condiciones de conservación a través de una instalación adecuada y aumentar el control y el conocimiento sobre ellas. 2. Objeto de la contratación 2.1. Aspectos generales El objeto principal del proyecto es la formación de la Colección de Fotografías mediante el desarrollo y la implementación de un proceso técnico que permita localizar, contabilizar, identificar, catalogar e instalar fotografías de un conjunto de , así como crear un instrumento de descripción y control que facilite la gestión de la información resultante de dicho proceso. Igualmente, dentro del objeto de la contratación, se contempla el rastreo y localización de fondos fotográficos en unidades de instalación Objetivos i. Consultoría, valoración y estudio, tanto previo como paralelo a los trabajos. ii. Diseño y desarrollo de instrumentos de descripción y control. iii. Rastreo y localización de los fondos fotográficos, cuando proceda. iv. Identificación y descripción detallada de cada fotografía. v. Acondicionamiento físico y preventivo. vi. Elaboración del Plan de Control de Calidad, implementación, cumplimentación y registro de los controles. Elaboración de informes de seguimiento y Memoria Final. 3/11

4 2.3. Resultados esperados La consecución de los objetivos del proyecto se logrará a través de los trabajos siguientes: Inventario detallado de fotografías. Proceso técnico completo que asegure la trazabilidad de las operaciones. Fotografías instaladas en material específico de conservación. Instrumento de descripción y control que permita gestionar la información que resulte del tratamiento. Informes de seguimiento. Memoria final. 3. Ámbito y Alcance Para la consecución del proceso técnico se distinguirán cuatro grupos de fotografías: Grupo 1. Fotografías que no forman parte de expedientes administrativos. Fotografías de diversa procedencia transferidas al Archivo. Su cronología está en torno a Se custodian en 4 cajas de archivo. Se encuentran contabilizadas y se trataría de un total de 900 fotografías. No están identificadas, catalogadas ni instaladas en material de conservación. No hay ninguna referencia a su contenido en los instrumentos de descripción del Archivo. Los trabajos a realizar serán: identificar, catalogar, instalar en material de conservación 900 fotografías, así como normalizar la información resultante en el instrumento de descripción y control. Grupo 2. Fotografías identificadas y catalogadas Las fotografías de este grupo, contabilizadas en 4.145, se encuentran identificadas y catalogadas en un instrumento específico de descripción y parcialmente instaladas en material de conservación. Se custodian en 25 cajas de conservación. Su cronología está entre 1880 y 1980 Los trabajos a realizar serán: instalación completa en material de conservación y normalización de la información contenida en el instrumento de descripción para su adecuación a la normalización del resto de las fotografías que se traten en el proyecto. El Banco de España proporcionará todos los inventarios e instrumentos de control disponibles para la ejecución de los trabajos. 4/11

5 Grupo 3. Fotografías que forman parte de expedientes administrativos I: Expedientes personales de la Sección de Secretaría. Su cronología va en torno al periodo Se trata de fotografías, están conservadas en sus expedientes de origen, guardadas en 260 cajas de archivo. Se encuentran localizadas, señaladas con un testigo visible y referenciado el número de fotografías por caja en el instrumento de control correspondiente. Los trabajos a realizar serán: contabilización, identificación, catalogación e instalación en material de conservación de las fotografías correspondientes a las 260 cajas, y normalización de la información resultante en el instrumento de descripción y control. Grupo 4. Fotografías que forman parte de expedientes administrativos II: otras series Las series documentales de este grupo son: a) Bienes Muebles e Inmuebles de las Secciones de Secretaría, Dirección General de Sucursales, Administración y Obras, y Sucursales. Se trata de expedientes de obras de los edificios del Banco de España de Madrid y de sus sucursales. b) Expedientes Personales de la Sección de Personal. Su cronología va en torno al periodo , aunque puede haber aproximadamente un 2% de fechas anteriores, entre Todas las fotografías se encuentran conservadas en sus expedientes de origen, guardadas en cajas de archivo, en las que se ha estimado que existen unas fotografías. En los instrumentos de control del Archivo sólo consta la existencia de fotografías en un 16% de las cajas, aunque existen en un porcentaje mayor. Los trabajos consistirán en localizar fotografías en las cajas, en las cuales se señalizará con un testigo su situación, y asimismo, se dejará constancia por escrito en el instrumento de control correspondiente. 4. Documentación y Manuales Durante la realización del proyecto se deberán elaborar los siguientes documentos en relación a los objetivos del proyecto: Inventario detallado de las fotografías, descripción y ejecución del proceso técnico completo que asegure la trazabilidad de las operaciones e Instrumento de descripción y control de gestión de la información resultante del 5/11

6 tratamiento. Asimismo se elaborarán los informes de seguimiento del proyecto según la periodicidad que se acuerde y la Memoria final. Esta documentación debe ser aprobada dentro de su ámbito de competencias por los diferentes perfiles del Banco de España que intervienen en el proyecto. Toda la documentación será entregada al Banco de España, como mínimo, en formato compatible con las herramientas Microsoft Office 2007, sin ninguna restricción sobre la información. La propiedad intelectual de toda la documentación generada en el proyecto, pertenecerá al Banco de España, que podrá utilizarla según sus necesidades. La Oferta Técnica deberá detallar toda la documentación a entregar; además, dentro de la metodología especificada por el adjudicatario, se describirá y detallará para cada etapa y fase, los entregables a proporcionar. 5. Planificación de los trabajos En la Oferta Técnica se describirán las fases o etapas que se consideren adecuadas para la realización del proyecto, especificando la vinculación temporal entre las mismas, el plazo de realización de cada una de ellas y el plazo total de ejecución del proyecto, que se estima en 9 meses. 6. Metodología y Control del Proyecto 6.1. Metodología La Oferta Técnica deberá detallar la metodología a emplear en la realización del proyecto. Se deberán incluir de forma detallada los diferentes hitos y entregables, así como los sistemas de aprobación de cada una de las fases que se definan y de la documentación entregada. Concretamente, deberá haber un apartado diferenciado, que describa las características técnicas de los entregables, estos son, inventario detallado de fotografías, proceso técnico completo donde se asegure la trazabilidad de las operaciones realizadas, fotografías instaladas en material específico de conservación, instrumento de descripción y control que permita gestionar la información que resulte del tratamiento y la memoria final. Como complemento la empresa deberá aportar ejemplos de entregables que hayan realizado en proyectos similares. Preferentemente contendrá, entre otros: Inventario, Cuadro de clasificación, catalogación, descripción multinivel, ejemplos de proyectos de catalogación y descripción de fondos documentales y fotográficos, metodologías de normalización desarrolladas, etc. También se definirá el sistema de intercambio y gestión de la documentación, así como el procedimiento para el seguimiento y control de las distintas versiones de los documentos hasta obtener las definitivas. Toda la documentación clasificada como definitiva será entregada en formato papel y electrónico compatible con Microsoft Office /11

7 La metodología propuesta por el adjudicatario deberá ser aprobada por el Banco de España Ejecución y Seguimiento del Proyecto Se deberán establecer los mecanismos de control y seguimiento del proyecto de acuerdo a la metodología definida. Con tal fin, se establecerán reuniones de evaluación y seguimiento del proyecto con una periodicidad mínima mensual, que serán precedidas por una convocatoria en la que se incluya la Agenda de puntos a tratar y el informe de avance del proyecto. Se describirán las medidas dispuestas por el oferente para garantizar la seguridad y confidencialidad. El Banco de España nombrará un Jefe de Proyecto que asumirá la responsabilidad directa de la ejecución del proyecto. La empresa proveedora nombrará a su vez un Jefe de Proyecto que asumirá la responsabilidad directa del proyecto por parte de la empresa contratada. También se establecerán los mecanismos de aprobación de los hitos y entregables marcados en las diferentes fases definidas. Asimismo, se establecerán los mecanismos de control de cambios e incidencias, tanto para la información de los mismos como para su resolución. Los planes de acción sobre los cambios e incidencias que se produzcan en la realización del proyecto serán aprobados conjuntamente por el adjudicatario y el Banco de España Aseguramiento de la Calidad Para el aseguramiento de la calidad en la ejecución del proyecto, el adjudicatario dedicará recursos específicos que garanticen: El control de calidad durante todas las fases del proyecto. La revisión y control de los hitos y entregables. 7. Acuerdo de Nivel de Servicio En relación con los trabajos de tratamiento de las fotografías incluidas dentro del Grupo 4, los licitadores deberán ofertar un nivel de servicio basado en el número total de cajas que se propone tratar, especificando el número mensual de cajas a tratar., de acuerdo a los trabajos mínimos exigidos en el presente pliego de prescripciones técnicas Para el Grupo 4, se entiende por tratamiento: rastrear, fotográficos en cajas. localizar y señalar fondos A efectos de establecer el nivel de servicio para el grupo 4 los meses en los que se deben realizar los trabajos, se estima que el período de servicio es de 9 meses. Las estimaciones que aseguren el referido nivel de servicio son las siguientes: 7/11

8 - El Banco de España estima que mensualmente una persona trate 320 cajas, si bien, la empresa adjudicataria definirá en su oferta técnica, en el apartado metodología y organización de los trabajos, el número de tratamiento de cajas que se compromete a realizar. - Si la empresa adjudicataria cumple con la ejecución planteada en su oferta técnica, facturará el porcentaje total aplicado a este tratamiento. En el caso de no cumplirlo, se facturará en proporción al trabajo realizado de conformidad. De cualquier forma, durante la ejecución real del tratamiento, se podrá valorar en las reuniones de seguimiento, de mutuo acuerdo entre ambas partes, si es necesario modificar algún término del acuerdo de nivel de servicio. 8. Equipo de Trabajo Los licitadores formularán libremente su propuesta de composición del equipo de trabajo, pero deberá incluir como mínimo un perfil de Jefe de Proyecto con conocimientos acreditados y amplia experiencia en organización, catalogación y tratamiento de archivos y colecciones fotográficas, en gestión de proyectos y metodología de control de calidad que dirija in situ, con carácter permanente, el proyecto y el equipo de trabajo. Este perfil será determinante a la hora de realizar la valoración del equipo de trabajo. Además presentará un perfil de Archivero profesional, especializado en organización y catalogación de colecciones fotográficas, que tendrá título universitario, con conocimientos acreditados en archivística, experiencia en tratamiento de fondos históricos y fotográficos y conocimientos en bases de datos documentales y relacionales. El control de calidad podrá ser desempeñado por un controlador de calidad independiente Composición y Experiencia del Equipo Se describirá detalladamente la composición del equipo de proyecto, incluyéndose en ella la siguiente información: Descripción de perfiles. Para cada tipo de documentación a tratar: Perfiles que participarían. Funciones a desempeñar por cada persona componente del equipo. Número de personas de cada perfil. Tiempo de participación de cada persona componente del equipo. Se deberá adjuntar el Historial Profesional (según modelo recogido en el anejo 1. Cuestionarios) de todas las personas que compongan el equipo de proyecto, detallando trayectoria profesional, experiencia, proyectos en los que ha participado, funciones realizadas y tecnologías utilizadas. 8/11

9 Las personas propuestas como Jefe de Proyecto y controlador de calidad tendrán que cubrir los requerimientos del proyecto en materia de dirección técnica, gestión, dirección de equipos, coordinación y control de calidad. Se valorarán muy especialmente sus referencias, formación y experiencia Evaluación del Personal La empresa adjudicataria deberá remitir al Banco de España, en el plazo máximo de 10 días desde la recepción de la comunicación de la adjudicación, una relación definitiva de los integrantes del equipo asignado a la prestación del servicio, que deberá ser aceptado por el Banco de España. El Banco de España se reserva el derecho de evaluar, en cualquier momento, tanto la experiencia y conocimientos como las capacidades humanas del personal del adjudicatario que preste y vaya a prestar el servicio, pudiendo rechazar a dicho personal en el caso de que, a su juicio, esta evaluación no fuese satisfactoria. El equipo quedará adscrito al citado trabajo en tanto se esté realizando el mismo, del que no podrán ser sustituidos por la empresa adjudicataria sin autorización previa del Banco de España, salvo en el caso de incapacidad laboral, vacaciones u otras licencias o permisos debidamente justificados. De acuerdo con su normativa interna, el Banco, por razones de seguridad u otras debidamente justificadas, podrá proponer la sustitución de los trabajadores que estén desarrollando los trabajos contratados. El adjudicatario deberá sustituir todas las ausencias que se produzcan entre el personal que presta el servicio. Las sustituciones deberán efectuarse por personal de iguales características que el sustituido, y también deberá ser aprobado por el Banco de España. 9. Lugar de Ejecución del Proyecto y Medios Materiales El equipo de trabajo aportado por el adjudicatario, durante la ejecución de las diferentes tareas del proyecto, realizará su labor principalmente en las ubicaciones del Banco de España en Madrid. A este fin, el Banco de España proporcionará el espacio físico para el equipo de trabajo y estaciones de trabajo con la configuración estándar del Banco de España. El adjudicatario proporcionará al equipo de trabajo aquellas herramientas que necesite para el correcto desarrollo de sus tareas, y que no se correspondan con la configuración estándar de los equipos del Banco de España. El material de conservación para la instalación del fondo fotográfico será proporcionado por el Banco de España. 10. Conformidad con la Imagen Institucional del Banco de España Toda la documentación del proyecto guardará correspondencia con la Imagen Institucional del Banco de España. 11. Estructura de la Oferta Técnica 9/11

10 Con independencia de que el licitador pueda adjuntar cuanta información complementaria considere de interés, la Oferta Técnica deberá estar obligatoriamente estructurada de la siguiente forma: Índice Características generales Identificación de la Oferta Técnica Descripción, metodología y organización de los trabajos Se incorporará al inicio de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes de la solución ofertada. Se deberá incluir información detallada de la Oferta Técnica en relación con los requisitos de este pliego. Definición del acuerdo de servicio. Se deberá valorar e incluir en la propuesta metodológica la colaboración requeridadel equipo del Banco de España según los requerimientos del pliego. Planificación Fases y plazos Se indicarán los distintos procedimientos utilizados para definir las fases del proyecto, sus actividades, entregables y el cronograma de trabajos. Ejecución y seguimiento Mecanismos de control seguimiento y aprobación Garantías de seguridad y confidencialidad Control de calidad Personal encargado del control de calidad Procedimientos Específicos controles de calidad y porcentajes garantizados Equipo de trabajo Composición y experiencia del equipo de trabajo según los requerimientos del pliego. Perfiles Historial profesional de cada componente del equipo según el modelo recogido en el anexo de Cuestionario de personal /11

11 12. Anejo 1. Cuestionarios CUESTIONARIO DE PERSONAL Nombre Titulación académica Historial profesional Empresa Fecha de Fecha de Perman Categoría alta baja (Meses) Categoría ofertada Formación relacionada con el ámbito del proyecto Título del curso Horas Empresa Fecha inicio Entorno tecnológico del proyecto (S/N) Datos relativos a proyectos Proyecto denominación / Entidad usuaria Meses Categoría Funcionalidad (Breve descripción de la/s funcionalidades del proyecto) Este cuestionario debe cumplimentarse por cada integrante del equipo de proyecto propuesto. 11/11

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