U IDAD ADMI ISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL UAECD I FORME PORME ORIZADO DEL ESTADO DEL CO TROL I TER O. Ley 1474 DE 2011

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1 U IDAD ADMI ISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL UAECD I FORME PORME ORIZADO DEL ESTADO DEL CO TROL I TER O Ley 1474 DE 2011

2 La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital es la entidad oficial encargada de las actividades relacionadas con la formación, conservación y actualización del inventario de los bienes inmuebles situados dentro del Distrito a partir del estudio de sus elementos físico, económico y jurídico. Los procesos de Actualización y Conservación Catastral, el primero realizado de manera masiva y el segundo por solicitud de los ciudadanos, censan la información de cada predio y la inscriben en sus bases de datos de forma textual y gráfica (cartografía). Así, Catastro dispone de una base única y oficial de información georreferenciada que de forma dinámica registra los cambios experimentados en la propiedad inmueble, desde la cual también asigna y fija oficialmente los indicadores prediales (chip, código de sector, cédula catastral) e igualmente la Nomenclatura Vial y domiciliaria. Esta información es un aporte fundamental para las diferentes instituciones públicas y privadas para la toma de decisiones relacionadas con la planeación y la administración de la ciudad.

3 Ser la entidad líder en información catastral, geográfica y espacial con fines multipropósito de la Ciudad. Nuestra prioridad: Construir relaciones con el ciudadano a la medida de sus necesidades para lograr su satisfacción Nuestros recursos: Un capital humano en permanente desarrollo, dotado con tecnología y procesos de punta para entregar información con altos estándares de calidad. Un capital humano integral, el Catastro de Bogotá mantiene al día el censo inmobiliario y facilita el acceso a la información geográfica y espacial para contribuir a la toma de decisiones de ciudad. Respeto: Reconocemos al ser humano como único e irrepetible y garantizamos que todo colaborador sea valorado en su dignidad e individualidad. Trabajo en equipo: Compartimos ideas, resolvemos problemas y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes. Compromiso con el cliente: Trabajamos para desarrollar y construir relaciones duraderas con nuestros clientes basadas en la calidad, confianza y credibilidad frente a los productos y servicios de la Unidad. Aprendizaje e innovación: Valoramos el conocimiento, experiencia y el aporte de los colaboradores y creemos en el mejoramiento de los procesos, a partir de la adopción de mejores prácticas y herramientas tecnológicas Solidaridad: Creamos permanentemente ambientes de colaboración para fomentar un mejor clima laboral.

4 La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital se compromete a: Mantener al día el censo inmobiliario y facilitar el acceso a la información geográfica y espacial para contribuir a la toma de decisiones de ciudad. Satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios y partes interesadas. Contar con los recursos de autoridad y legitimidad requeridos para garantizar el cumplimiento de la misión. Potencializar el desarrollo integral del recurso humano. Fomentar una cultura ambiental que permita la apropiación de hábitos responsable y la generación de entornos sanos y sostenibles, que conlleven la mitigación de los impactos ambientales significativos. Garantizar la confidencialidad, integridad y disposición de la información. Fortalecer la cultura organizacional como elemento fundamental para asegurar la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la Unidad.

5 Gestión por Procesos Objetivos Estratégicos 2013 Para alcanzar la misión institucional de Catastro en el año 2013, se definieron tres objetivos estratégicos con sus líneas de acción y los productos esperados, sustentados en la implementación de la Transformación Institucional, y teniendo como base las diferentes perspectivas que van desde la gestión propia del negocio, el fortalecimiento del Recurso Humano, los procesos, la tecnología, encaminadas a lograr un enfoque de negocio generador de valor y con ello el aporte de información para la toma de decisiones de Ciudad y la satisfacción de los Clientes y los Usuarios.

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7 Avances Subsistema de Control Estratégico 1.1 Componente: Ambiente de Control Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos La entidad cuenta con un Manual de Ética aprobado mediante la Resolución 357 del 27 julio de 2007, en cuya construcción participaron los servidores públicos. Este Manual se realizó con base en el ideario ético del Distrito, los cuales se encuentran publicados en la página web de a UAECD (Decreto 489/2009). El equipo de gestores de ética, realizó reuniones y establecieron el plan de Acción para la presente vigencia, el cual programó las actividades para promover y sensibilizar la cultura el tema de ética en la Entidad. Se realizaron las siguientes actividades de socialización e interiorización de los valores éticos: -Campañas de Divulgación de los Valores Éticos, Transformación de la Cultura de Servicio, publicadas en las pantallas LCD y enviadas por correo electrónico en diferentes capacitaciones y publicaciones. -Jornadas de inducción para los servidores públicos nuevos que ingresan a la entidad. -Se está desarrollando una Campaña anticorrupción: Temas publicados a través del correo institucional por Comunicaciones. -Seminario La Función Pública: Vocación de servicio y lucha anticorrupción, organizado por la Veeduría Distrital y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en desarrollo del proyecto prioritario Bogotá promueve una cultura ciudadana y de la legalidad. - Conversatorio sobre los Lineamientos de la Política Pública de Transparencia Integridad y No tolerancia con la Corrupción para la Ciudad de Bogotá, organizado por la Veeduría Distrital. -La Alcaldía Mayor, a través de la Dirección de Desarrollo Institucional, y la Veeduría Distrital acorde con su importancia procedió a la socialización de las directrices generales y la propuesta de las actividades definidas para desarrollar el tema de Transparencia, rechazo a la corrupción y sentido de lo público, las cuales deben desarrollar la entidad; expuso la encuesta elaborada para el primer paso, la cual fue sometida a evaluación y objeto de observaciones por parte de los participantes a este taller, el cual se llevó a cabo en la Alcaldía Mayor. Para lo anterior, se desarrollaron tres (3) actividades a realizar, las cuales son: Conformación del equipo de mediadores Diligenciamiento de la Encuesta sobre Transparencia, rechazo a la corrupción y sentido de lo público, por parte de los servidores de la UAECD y

8 Organización del taller en el mes de noviembre de Este último a fin de que cada entidad adelante acciones para apoyar la formulación e implementación de la estrategia Elemento: Desarrollo del Talento Humano. En la vigencia de 2012 fue actualizado el Manual Específico de Funciones y Competencias laborales de la planta de cargos mediante Resolución 0560, de acuerdo a la nueva planta de cargos aprobada mediante acuerdo 005 de Se han realizaron modificaciones mediante Resolución 0762, 1733, 007 de 2012 y 1420 de 2013; estos documentos están publicados en la intranet. Mediante Resolución 0147 de febrero 28 de 2013 se aprobó el Plan Institucional de Capacitación (PIC) correspondiente a la vigencia de 2013, documento Publicado en la Intranet. El nivel de cobertura de las capacitaciones fue del 69%, del total de las capacitaciones gestionadas han participado (por lo menos en una) 286 servidores, de un total de 410 que se encuentran en planta (con vinculación de libre nombramiento, carrera administrativa y provisional). Algunas de las capacitaciones con inversión de recursos realizadas en el 2013, se encontraban contratadas desde la vigencia anterior, las demás capacitaciones externas que requirieron presupuesto, fueron gestionadas a través del Departamento Administrativo del Servicio Civil DASCD, dado que esta Entidad a partir del 2013 son los responsables de administrar el rubro de capacitación para el Distrito. Es importante anotar que en las capacitaciones que requirieron inversión de recursos, solo asistieron los servidores con vinculación de libre nombramiento y carrera administrativa. De igual forma se logró un cumplimiento del 100% de las capacitaciones programadas como internas sin inversión de recursos. El nivel de cumplimiento del Programa de Inducción es del 82% de un total de 107 servidores públicos que ingresaron a la entidad con corte al 31 de octubre de Es de aclarar, que se realizaron las invitaciones a las jornadas de Inducción al número total de los servidores que ingresaron a la Unidad, sin embargo por razones de trabajo (caso específico de conductores) e incapacidades no se logró reunir el 100% de servidores. Por lo anterior en el mes de noviembre de la presente vigencia, se tiene programado realizar la última jornada de Inducción para los servidores restantes. Las re-inducciones y la retroalimentación del tema de Rediseño institucional se realizaron de manera permanente, por parte del Director y la Subgerencia de Recursos Humanos, la última se realizó en el mes de octubre de Además, se actualizó el instructivo de Inducción y Re-inducción a servidores, publicado en el Sistema de Gestión Integral el 02 de abril de Mediante Resolución 0255 de marzo 23 de 2013 se aprobó del Programa de Bienestar y Estímulos correspondiente a la vigencia de 201, documento Publicado en la Intranet.

9 El nivel de cumplimiento del Programa de Bienestar es del 100%, para el total de las 32 actividades programadas. Dicho programa, está enfocado a los funcionarios y sus familias a fin de lograr una mejor interrelación en su campo laboral, aumento en su autoestima, el trabajo en equipo, bienestar y de desarrollo personal. Mediante Resolución 1016 de 1989 se adoptó Programa de Salud Ocupacional y mediante Resolución 0613 del 6 de junio de 2013se actualizó ahora denominado el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) articulado al Proyecto Estratégico de Integración de Subsistemas a cargo de la Oficina de Planeación y Aseguramiento de Procesos; información publicada en la Intranet. El nivel de cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional es del 100%, para el total de las 33 actividades programadas; ha venido realizando la gestión de acuerdo a las actividades programadas en el cronograma del Proyecto. Las actividades realizadas, entre otras, son: - Reuniones Mensuales de COPASO - Documento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo UAECD 2013, formulado y ajustado - Documento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo UAECD 2013, socializado y publicado - Valoraciones Médicas a los servidores de la UAECD - Inspecciones de Puestos de Trabajo y Capacitaciones de Higiene Postural - Realización de Talleres de Estilos de Vida Saludable realizados con la Universidad Nacional - Informes trimestrales de ausentismo - Proceso precontractual de servicios y de la compra de elementos de salud ocupacional - Diagnóstico de Riesgo Psicosocial - Tomas de Exámenes de laboratorio - Valoraciones de Optometría - Exámenes Médicos Ocupacional El Plan de Incentivos se reglamentó mediante Resolución 0316 de abril 15 de 2013 para los mejores empleados de carrera administrativa y los mejores Equipos de trabajo, información publicada en la intranet y correo institucional de la entidad El Nivel de cumplimiento es del 100%, toda vez que el mes de septiembre de 2013 se realizó la premiación de los mejores funcionarios de la UAECD. La Entidad adoptó el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño (STEDL) mediante Resolución 0093 de febrero 1 de 2013 para los empleados de carrera administrativa, en periodo de prueba y de libre nombramiento y remoción para el año laboral comprendido entre el 1 de febrero de 2013 y el 31 de enero de Los actos administrativos inherentes a este tema y los formatos STEDL, están publicados en la intranet y el correo institucional de la entidad.

10 Se realizó acompañamiento con conversatorios y jornadas pedagógicas a los responsables de dependencias y servidores públicos de la Unidad. Se efectuó Seguimiento a la Evaluación de Desempeño Laboral, que da cuenta del ejercicio realizado por los evaluadores, en coordinación con los evaluados. Se elaboraron memorandos entre los meses de marzo, abril y mayo de la presente vigencia, dirigidos a los responsables de dependencias, con el fin de que realizarán los ajustes a las Evaluaciones de Desempeño Laboral de los servidores públicos. Así mismo, en el mes de agosto se envió la Circular 013 del 12 de agosto de 2013, a los jefes de dependencia estableciendo los lineamientos internos sobre el proceso de Evaluación y Calificación de Desempeño laboral , primera evaluación parcial semestral. Con respecto al proceso de evaluación de los asesores de libre nombramiento y remoción, la Subgerencia de Recursos Humanos, realizo acompañamiento en el diligenciamiento de los formatos de Evaluación de Desempeño Laboral, durante los meses de enero y febrero, al señor Director, Gerente de Gestión Corporativa, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, y el Jefe del Observatorio Técnico Inmobiliario, para lo cual se les suministró los formatos del Sistema Tipo de Evaluación de Desempeño; ejercicio que se realizó, también en el mes de junio y julio de la presente vigencia, con algunos servidores públicos de este nivel jerárquico. En los meses de agosto, septiembre y octubre, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, se realizó verificación de las carpetas de la evaluación del desempeño, de los asesores de libre nombramiento y remoción, las cuales a la fecha se encuentran bajo custodia de los responsables de las dependencias. Se implementó, a partir del 16 de julio de 2012, el sistema de evaluación del desempeño para los servidores públicos nombrados en provisionalidad; los formatos para tal fin fueron diseñados por la Subgerencia de Recursos Humanos, avalados por la Comisión de Personal, se están revisando para ajustarlos conforme las necesidades encontradas durante esta primer etapa de implementación Elemento: Estilo de Dirección El Estilo de Dirección, se evidencia en los lineamientos expedidos por la Alcaldía de Bogotá en el Programa de Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente establecidos en el Plan de Desarrollo Bogotá Humana tercer eje Una Bogotá que defiende y fortalece lo público, que actualmente está desarrollando proyectos prioritarios para fortalecer los elementos de control preventivo como implementación de herramientas de medición, Sistema de Gestión Integral (SGI), Evaluación y mejoramiento de la gestión pública, promoción de la implementación del control social, entre otras. De otra parte el estilo de Dirección de la UAECD, se evidencia en la aplicación de las políticas de mejoramiento y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, integración de los Subsistemas de Gestión; se adoptó el modelo de gestión con enfoque por procesos con mejores prácticas de operación y tecnología de punta, con el propósito de mejorar el desempeño y generar productos y servicios con altos estándares de calidad.

11 El Comité Directivo realiza seguimiento y control a las políticas adoptadas del Sistema Integrado de Gestión a través de la revisión gerencial y el Comité del sistema de Gestión Integral. En estas reuniones se establecen compromisos de gestión. De los Comités Directivos realizados se elaboran las actas correspondientes, las cuales están a cargo de la Oficina de Planeación y Aseguramiento de Procesos El Director de la Entidad realizó la evaluación de los acuerdos de gestión de gerentes y subgerentes correspondiente a la vigencia de 2012, con base en los resultados de los proyectos estratégicos y de gestión. Dicha evaluación se realizó de acuerdo a los resultados obtenidos de los hitos asociados a los proyectos, los cuales se verificaron a través de la herramienta de control en Project. Además, se observó que suscribieron los acuerdos de gestión correspondiente a la vigencia de Componente : Direccionamiento Estratégico Elemento: Planes y Programas. La entidad definió el Plan Estratégico y contiene: Misión, visión, valores, propuesta de valor, líneas de acción y objetivos estratégicos; documentos publicados en la intranet micro-sitio de gestión de proyectos, para consulta de los servidores de la entidad. Para la socialización y apropiación del Marco Estratégico , se realizaron las siguientes actividades: -Elaboración del documento marco de la estrategia , que contiene el alcance de las iniciativas que desarrollara la Unidad en los objetivos estratégicos establecidos. -Sesiones de comprensión y apropiación de la estrategia por parte del Grupo Directivo. -Despliegue de la estrategia a los equipos de trabajo por parte del Grupo Directivo. -Diseño e implementación de una actividad lúdica orientada a fortalecer el conocimiento y compresión de la estrategia por cada uno de los funcionarios de la Unidad. Esta actividad se denominó Gana la Estrategia Ganadora, donde a través de una plataforma similar a Quien Quiere ser Millonario, los servidores repasaron cada uno de los elementos constitutivos de la Estrategia. -Medición del nivel de apropiación inicial y final a través de la aplicación de una encuesta online. -Por otra parte, a través de los medios de comunicación interna como son la Revista Vive, los plasmas, entre otros se generaron mensajes y publicaciones específicas sobre la estrategia, para apalancar las actividades antes mencionadas. Según informe de seguimiento expedido por la Oficina Asesora de Planeación, con corte a septiembre 30 de 2013, reporta el siguiente avance:

12 El Plan estratégico está programado para ejecutarse en su totalidad al final de la vigencia 2013 y la Oficina Asesora de Planeación ha orientado a los procesos en su ejecución y cierre efectivo. - Se realiza control y seguimiento de las acciones, cronogramas y metas de los proyectos, a través de la herramienta Project Server, bajo la metodología PMI, disponible en la intranet, en el siguiente link: y en la herramienta PWA: -En cuanto a los proyectos estratégicos se realiza un seguimiento mensual y la medición se realiza de acuerdo con los hitos programados, estableciendo el porcentaje de avance en cada corte, el cual es publicado en la intranet, se realiza presentación al Comité Directivo de los resultados obtenidos y de igual manera se envían vía correo electrónico a los Gestores de Programa, adicionalmente el subproceso de Gestión de Proyectos cuenta con indicadores de eficiencia eficacia y efectividad Elemento: Modelo de operación por procesos El mapa de procesos adoptado desde la vigencia de 2007 mediante Resolución 0334 de julio 4 de 2007 y modificado a finales de la vigencia de 2012 con la transformación institucional fue sensibilizado a los servidores públicos de la entidad y está acorde a la cadena de valor de la entidad. Se encuentra publicado en el Sistema de gestión Integral de la entidad y todos los servidores tienen acceso a dicho mapa y los procedimientos establecidos para cada proceso. Con relación a la recomendación formulada por la Oficina de Control Interno de actualizar la Resolución 0334 de 2007, se observó que se estableció la acción correctiva en el Sistema de Gestión Integral (SGI) el 1 de agosto de 2013 y está en ejecución el plan de acción. Con relación a la Resolución 0334 de 2007, se observó que está en ejecución la acción correctiva registrada en el en el Sistema de Gestión Integral (SGI) el 1 de agosto de 2013.

13 En cumplimiento del Objetivo Estratégico N 2 Consolidación del Modelo Sistémico del Negocio, se definió el proyecto estratégico Implementación de 3 subsistemas de gestión donde se busca articular con el Sistema de Gestión Integral existente en la Unidad, los Subsistemas de: Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Gestión Ambiental y Responsabilidad Social, de acuerdo con los lineamientos de la norma NTD SIG 001:2011; para lo cual se realizó el diagnostico situacional y la definición de las brechas existentes, utilizando las herramientas creadas por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, con esta información los procesos crearon sus planes de acción, los cuáles se encuentran en proceso de ejecución para lograr cerrar las brechas detectadas, es importante resaltar que algunas de las actividades definidas fueron programadas para el año 2014 y Elemento: Estructura organizacional Mediante Acuerdo 004 de 2012 la UAECD modificó los objetivos, la estructura organizacional y las funciones de acuerdo a la nueva cadena de valor implementada en la transformación institucional; publicado en la intranet y en la página web. Así mismo existe un link en la intranet que permite acceder a la toda la documentación y avances del proceso de rediseño institucional que puede ser consultado por todos los servidores de la entidad. 1.3 Componente: Administración del Riesgo En la Administración del riesgo de la Entidad, se finalizó la actualización del mapa de riesgos de los procesos, identificando un total de 303 riesgos de los cuales el 53% se encuentran en una zona baja evidenciando el control que tiene la Entidad sobre estos, para lo que no es necesario generar acciones sobre su gestión en la presente vigencia. -En la zona de riesgo moderada se encuentran ubicado el 30% de los riesgos, los cuales deben mantenerse en observación para evitar que pueda subir a un nivel superior, monitoreando que no se materialicen o que el impacto que causen si se llegan a presentar se encuentre en el umbral de tolerancia, para la Entidad. -En la Zona de Riesgo alta se ubicó el 16% de los riesgos, lo que indica un porcentaje relativamente bajo y dentro de los márgenes recomendados para el nivel de riesgo que debe manjar una Entidad con un modelo Fortalecido para esta Gestión, a estos riesgos se debe realizar un seguimiento trimestral y mantener una evaluación permanente sobre los controles utilizados así como la generación de nuevos controles de un alto nivel de efectividad. -Y finalmente solo el 1% de los riesgos se encuentran en una zona extrema, para los cuál el seguimiento a desarrollar debe realizarse al menos de forma mensual definiendo controles mucho más efectivos con acciones de mejoramiento que garanticen inicialmente la disminución de las causas y planes de acción y continuidad frente a las consecuencias que pueda causar. De esta forma se establece la Gestión de riesgos por procesos, estando bajo la responsabilidad de cada responsable de proceso de la Entidad la aplicación de los planes de mejoramiento de Controles y de manejo de riesgos.

14 Con este nuevo panorama de riesgos se realizó el análisis y la identificación en todos los riesgos de aquellos que se consideran de tipo institucional y donde su principal impacto está en la imagen de la Entidad frente a la ciudadanía en general, la opinión pública y los organismos de control y la protección del principal activo de la Unidad que es la Información Catastral del Distrito, en este mapa Institucional se establecieron un total de 26 riesgos que serán publicados en el sitio principal de la Entidad para su conocimiento por todo el público. Así mismo, se está terminando la definición de los riesgos que son gestionados mediante el plan Anticorrupción de la Unidad en los cuales se busca identificar que delitos contra la administración pueden estar asociados a cada uno de sus riesgos. Dificultades En la presente vigencia, por directriz de Orden Distrital los recursos de capacitación son administrados por el DASCD, lo que significó que la Unidad gestionara directamente con esta Entidad las solicitudes de capacitación, para la participación de los servidores en capacitación que requerían inversión de recursos. Por lo anterior, no se logró el cumplimiento del cien por ciento de las capacitaciones externas (Inversión de recursos), identificadas en el diagnóstico de Capacitación; además que dicha Entidad solo hasta el 27 de agosto de 2013 entregó los lineamientos y procedimientos para el trámite de solicitudes de capacitación. Subsistema de Control de Gestión Avances 2.1 Componente: Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación Se han realizado actualización en forma permanente a las políticas de operación, la última se realizó con los cambios surgidos con la nueva estructura organizacional, en las Generalidades de Procesos y las caracterizaciones de los Subprocesos, se establecieron las necesidades institucionales y en el modelo de operación por procesos, orientados a la satisfacción de los usuarios. Fueron socializados por parte de los responsables de los procesos, adicionalmente se publicaron en el Sistema de Gestión Integral, correo electrónico e Intranet Elemento: Procedimientos Los procedimientos de la entidad han sido permanente actualizados, se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Gestión Integral (SGI), se realizó actualización teniendo en cuenta los cambios de la nueva cadena de valor y cambios surgidos con la nueva estructura organizacional. En el proceso Medición, Análisis y Mejora, Subproceso Mejoramiento Continuo de Procesos, se documentó el procedimiento Control de Documentos, donde se especifica la escala documental y como realizar la elaboración, modificación y anulación de los documentos del Sistema de Gestión Integral, esto contando con la herramienta para la publicación y consulta de documentos, el software ISODOC, que en la Entidad se denomina aplicativo Sistema de Gestión Integral (SGI). La aplicación de este procedimiento es realizada por los Líderes del SGI, los Responsables de Proceso y los Asesores de Procesos, de acuerdo con el desempeño de las actividades ejecutadas por el proceso y las mejores prácticas aplicables a cada proceso.

15 Uno de los mayores logros radica en la total aplicación del procedimiento para la creación, modificación y anulación de documentos, lo cual se evidencia en el aplicativo SGI, donde se puede visualizar la información en cada una de las fases de elaboración de los documentos de los procesos. Adicionalmente los Servidores Públicos consultan la última versión de los documentos en dicho aplicativo. Las acciones que se encuentran en proceso de implementación, están relacionadas con el proyecto de implementación de la nueva versión del software ISODOC, con lo cual se espera optimizar el flujo de trabajo para la elaboración de los documentos del Sistema de Gestión integral de la Entidad Elemento: Controles Una de la mejoras aplicadas en la definición de la documentación de los procedimientos es la identificación de controles en las actividades tanto en los flujogramas como en la descripción de las mismas, adicionalmente estos controles son evaluados de acuerdo con la metodología definida en el Subproceso Gestión del Riesgo y según los resultados obtenidos se definen las acciones de mejora correspondientes, de acuerdo con lo definido en el procedimiento Acciones de Mejora definido en el subproceso Mejoramiento Continuo de Procesos Elemento: Indicadores En el segundo trimestre del año 2013, la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos desarrolló herramienta para la evaluación de la funcionalidad de los indicadores de los procesos, adicionalmente capacitó a los líderes de calidad, explicando los conceptos básicos para la definición de indicadores y sobre la aplicación de la herramienta. Posteriormente los procesos revaluaron indicadores, de tal forma que una vez se implemente el nuevo el módulo de indicadores en el Sistema de Gestión Integral SGI se incluirá esta información y se iniciará la medición desde este aplicativo Manual de Operación El manual de operación, consolida, referencia y regula las actividades de los diferentes procesos, se maneja en el aplicativo ISODOC - Sistema de Gestión Integral; es de fácil acceso para todos los servidores de la Entidad y es utilizado como herramienta de consulta. En proceso de implementación la nueva versión del aplicativo (ISODOC) - Sistema de Gestión Integral, los lineamientos para la entrada en funcionamiento se establecieron en el Boletín 001 de 2013, incluyendo el cronograma y especificaciones, fecha de inicio el 28 de octubre de 2013, fecha de terminación el 5 de febrero de 2014.

16 2. 2. Componente: Información Elemento: Información Primaria Los requerimientos presentados por la ciudadanía son registrados en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones SQDS de la Alcaldía Mayor, allí son clasificadas en solicitud, felicitación, queja, sugerencia, denuncia o reclamo, de acuerdo al tipo de petición presentada por el ciudadano. Para prestar una oportuna atención a las Quejas, Reclamos, sugerencias, recomendaciones, peticiones y garantizar su respuesta, se implementó el procedimiento de La voz del Ciudadano ; se determinaron las actividades requeridas para atenderlas y hacer seguimiento, así como para realizar su respectivo análisis y toma de acciones de mejora en los casos que corresponda. Adicionalmente, la Gerencia Comercial y de Atención al Usuario, cuenta con los procedimientos, instructivos y formatos publicados en el Sistema de Gestión Integral, los cuales son conocidos por todos los servidores públicos encargados de atender los diferentes canales de atención, garantizando con ello la unificación y estandarización de las actividades El ivel de participación de las solicitudes por canal de atención En la siguiente tabla se muestra que el canal de mayor preferencia de los usuarios es el canal virtual, seguido del canal presencial y canal escrito: CANAL DE ATENCION A LOS USUARIO TOTAL % Número de Solicitudes Atendidas Canal Presencial % Número de Solicitudes Atendidas Canal Escrito % Número de Solicitudes Atendidas Canal Telefónico % Número de Solicitudes Atendidas Canal Virtual % Total Solicitudes atendidas) % Fuente: Gerencia Comercial y de atención al Usuario Modulo Estadístico SIIC-Septiembre 30/2013 La UAECD, tiene dispuesto los siguientes canales de comunicación y recepción de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos: Canal virtual: En el correo electrónico contactenos@catastrobogota.gov.co, en link contáctenos o buzón virtual de la página o directamente en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones - SDQS. La Gerencia Comercial y de Atención al Usuario, dispone de un funcionario para atender las dificultades que se presentan con el olvido de las claves o el acceso a Catastro en Línea Canal escrito: El ciudadano puede radicar en la ventanilla de correspondencia de Catastro Distrital su

17 comunicación. Canal telefónico: En las líneas de atención extensión 7600 o gratuita , se informará al ciudadano que la su petición, queja, reclamo o felicitación la debe realizar a través de los canales, virtual, escrito o presencial. Canal presencial: En los CADES y SUPERCADES, donde el ciudadano registra directamente en el formato establecido por la Unidad su comunicación. En la siguiente tabla se muestra, los trámites inmediatos y no inmediatos recibidos en la UAECD, a través de la Red CADE y SUPERCADE: Los trámites inmediatos fueron atendidos el 100% de los trámites recibidos que fueron en total Los trámites no inmediatos fueron solucionados el 69% de los trámites recibidos que suman en total En el siguiente tabla resumen y gráfico se muestra la reducción del 9% de los Tramites Inmediatos (TI) durante las vigencias 2011, 2012 y 2013: Año Total recibidos (TI) Reducción (enero a diciembre) (enero a diciembre) % (enero a octubre)

18 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic En el siguiente tabla resumen y gráfico se muestra la reducción del 2% de los Tramites No Inmediatos (TNI) durante las vigencias 2011, 2012 y 2013: Total recibidos ( Año T I) (enero a diciembre) (enero a diciembre) Sin Ola Invernal (enero a diciembre) Con Ola invernal (enero a octubre) Reducción -2% Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Nota: El decreto 673 de 2011, reglamentó la exención del impuesto predial unificado por ola invernal

19 ivel de atención de las quejas recibidas, cuantas fueron atendidas y cuantas fueron recibidas por el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS), con corte a octubre 31 de TIPO CANTIDAD ATENDIDOS EN TRÁMITE QUEJA ivel de atención de los reclamos recibidos y atendidos por el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, con corte a con corte a octubre 31 de 2013: TIPO CANTIDAD ATENDIDOS EN TRÁMITE RECLAMOS El Defensor del Ciudadano presentó su informe semestral en cumplimiento de lo dispuesto en la resolución 0243 de 2011,entre el 1 y 30 de junio de 2013, en el cual se cita: De igual forma en dicho informe se expresa:

20 Elemento: Información Secundaria La unidad cuenta con archivos de Gestión y Central normalizados, en aplicación del Programa de Gestión Documental y seguimiento con el SIGA (Subsistema Interno de Gestión documental y Archivos), se actualizaron las Tablas de Retención Documental con base en los requerimientos del Archivo de Bogotá y el rediseño institucional, en cumplimiento de la circular 001 de 2013, se enviaron al Archivo de Bogotá para viabilidad técnica y proceder a su implementación. Los archivos de gestión son monitoreados trimestralmente, por medio de una encuesta de seguimiento que permite medir el cumplimiento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental en cada área; así mismo, controla la aplicación de las políticas de Gestión Documental definidas en la Caracterización del Proceso de Gestión Documental en el Sistema de Gestión Integral, como son: el uso adecuado de formatos, el diligenciamiento del inventario documental, el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales, entre otros. El archivo histórico de la Unidad fue entregado en custodia al Archivo de Bogotá, ya que la información contenida en aquellos expedientes hace parte del patrimonio y la investigación de la Nación Sistemas de Información La correspondencia de la Unidad, es gestionada a través del aplicativo CORDIS, que permite controlar las comunicaciones oficiales que entran y salen de la Unidad a través de un número de radicación, permite medir la trazabilidad y el tiempo de respuesta de la correspondencia. Asimismo la Unidad cuenta con un Outsoursing especializado en la materia que es el encargado de la administración, distribución y entrega, tanto interna como externa de la correspondencia de la Unidad. El Procedimiento de Administración de correspondencia interna y externa, se establecieron los controles para los registros asociados como las planillas de envío y entrega de correspondencia, los formatos de memorando

21 y oficio y controles de entrega y distribución de correspondencia. En la presente vigencia se actualizó el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (PETIC), se realiza control, seguimiento a las acciones, cronogramas y metas del proyecto a través de la herramienta Project Server - Oficina Asesora de Planeación. Están en ejecución otros proyectos para mejorar la calidad de la información del Censo Inmobiliario Catastral como la Actualización de la información predial urbana con calidad y oportunidad, la línea de acción Estabilización del proceso Custodio de la Información Catastral. En lo referente a la mejora de los sistemas de información, la Gerencia de Tecnología programó realizar dos proyectos de gestión que buscan mejorar la gestión de la información a través de sus sistemas de información, estos proyectos son: Mejoramiento del SIIC y Mejoramiento de LPC La UAECD cuenta con Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC) que captura, procesa, administra y distribuye la información catastral el cuál soporta los procesos misionales. Aplicativos en producción : CABIDA Y LINDEROS CAF CATASTRO EN LINEA CONSULTA DESPRENDIBLE DE PAGO NOMINA CORDIS FACTURACION IDECA LPC MESA DE SERVICIO PAC PERNO NUEVA VERSION PORTAL IDECA PREDIS SAIF SAI/SAE SIIC SISCO SISTEMA DE REGISTRO DE ITEMS GEOGRAFICOS PARA BOGOTA D.C VISOR CARTOGRAFICO UAECD OPGET Aplicaciones en desarrollo LIMAY

22 SISTEMA DE GESTION DE METADATOS GEOGRAFICOS EN LINEA SISTEMA DE INFORMACION GEOGRAFICO CATASTRAL-SIGC 2.3. Componente: Comunicación Pública Elemento: Comunicación Organizacional En cumplimiento de la Política de Comunicaciones expresa en el Proceso Gestión de Comunicaciones de la entidad, se definió un plan para la vigencia 2013, producto de la priorización de proyectos de toda la entidad y acorde con sus necesidades de comunicación así como con los temas estratégicos para Catastro. En desarrollo de este Plan de Comunicaciones para la vigencia 2013, se han adelantado las siguientes acciones: -Amplia promoción y divulgación de los resultados del Censo 2013 mediante una campaña divulgada de acuerdo a plan de medios externos, Unidad Móvil, reuniones con grupos de interés, y en medios internos. -Acompañamiento en la puesta en marcha de una estrategia de divulgación, interna y externa, que busca el fortalecimiento de la institucionalidad de IDECA (relanzamiento del portal de mapas en acto presidido por el Alcalde Mayor; divulgación a través de comunicado de prensa, redes sociales, La Revista, pantallas e intranet). -Conceptualización de una campaña Interna de promoción de objetivos comerciales para la Gerencia de Comercialización y Atención al Usuario. Esta hará parte de la estrategia integral de la estrategia para las tres áreas misionales de la entidad. - En el marco de la implementación del Modelo de Gestión del Cambio se conceptualizó, diseñó y se publicó la primera fase de la campaña Servicio con Actitud, siendo ésta la gran sombrilla comunicacional que se empleará durante el año, enmarcada dentro del slogan Hacia una cultura del servicio. La primera fase promocionó una Actitud de servicio entre los funcionarios, a partir de actitudes positivas que empezaron con los valores institucionales. A partir de julio se desarrollará la segunda fase con casos positivos personalizados bajo el slogan de Esa es la actitud. -Respecto al desarrollo de estudios e investigaciones como apoyo a la gestión misional y a la toma de decisiones de ciudad, se realizó la propuesta de diseñar y promover los estudios realizados por Observatorio Técnico Catastral y publicados en los medios web para permitir el acceso de ciudadanos a éstos. Se han publicado dos durante el primer semestre del En cuanto a Implementación PMO básica, se diseñó en comunicaciones un micro-sitio exclusivo dentro de la intranet, que facilita la búsqueda de toda la información de los proyectos adelantados por la entidad en desarrollo de esta metodología. -Diseño, conceptualización y Realización de Gana la estrategia ganadora. Se han desarrollado también actividades de acompañamiento a otras áreas y temáticas como:

23 Campaña de seguridad de la información (La Clave) Campaña de asuntos disciplinarios complementaria de la campaña de seguridad de la información (trámites gratuitos) Promoción de valores institucionales, asociada a la campaña de cambio Divulgación a través de la página web de temas jurídicos y promoción iniciativas de la Oficina como el Boletín Jurídico. Información y piezas comunicacionales alusivas a servicios generales de la entidad. Piezas y campañas para temas de Recursos Humanos (Teletrabajo, Convivencia, vacaciones recreativas, Viernes cultural etc. Los canales de comunicación establecidos entre la Dirección y los servidores públicos de la UAECD, son: Intranet, Pantallas LCD, Sistema de audio, grafitero, correos electrónicos institucionales y la cuenta de correo director@catastrobogota.gov.co y el correo contactenos@catastrobogota.gov.co Elemento: Comunicación Informativa En la presente vigencia, se realizó audiencia pública de Rendición de Cuentas a la ciudadanía organizada por la Alcaldía de Bogotá y la Secretaria Distrital de Hacienda, quien como cabeza de sector consolida y presenta los informes de la Gestión realizados por la Entidad. En la página web de la Unidad, esta publica la información inherente a la gestión de la entidad en cumplimiento a los lineamientos del Plan Anticorrupción. Los trámites de la UAECD son divulgados a través de medios tecnológicos o electrónicos y están actualizados, tales como: Guía de Trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Gobierno en Línea, página Web de la UAECD y página Web de la Secretaria Distrital de Hacienda. La UAECD ha facilitado la divulgación de la información a la ciudadanía, a través de diferentes medios, se utilizan los medios masivos y alternativos para canalizar la comunicación informativa que se realiza a través de campañas y son manejados por una central de medios o agencia, son: Pauta de Radio, Prensa, Oficina móvil y vallas. En la página web de la entidad, esta publicada la información inherente a su funcionamiento, gestión y resultados, a continuación se relaciona: -Rendición de cuenta e informes de Gestión. -Misión, visión, historia, organigrama (escala salarial) -Estados Financieros. -Gestión por procesos. -Plan de acción en cumplimiento a la 1474 de Plan anticorrupción en cumplimiento al Decreto 2641 de Elemento: medio de Comunicación.

24 La UAECD facilita el acceso a la información sobre sus servicios, ha implementado mecanismos de captura de información para conocer las necesidades del usuario, así: -La Línea 195 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se da información de los requisitos y trámites, se agenda citas para atención personalizada en los puntos de atención, entre otras: -Guía de trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá, despliega trámites y servicios de la UAECD. -Página Web, se consulta los trámites en línea de avaluó, certificado catastral, certificado de vivienda y consulta del estado del trámite. -Línea extensión 7600 ó 7518, se da información de trámites, requisitos y estado del trámite. -Recepción de solicitudes por escrito de parte del usuario. -Convenios de integración institucional para compartir la base de datos. -Puntos de servicio presencial, conformado por CADES y SUPER CADES de la ciudad. -Link contacte al Defensor del Ciudadano y línea gratuita Canal virtual, correo institucional y página Web -Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS). Además, cuenta con herramientas de comunicación como la Oficina móvil y Ferias de servicios, Redes sociales, Comités de seguimiento. En la página Web se tiene dispuesta información que facilita la participación ciudadana, se mantienen canales y relaciones de comunicación con los grupos de interés Los trámites de la UAECD son divulgados a través de medios tecnológicos o electrónicos y están actualizados, tales como: Guía de Trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Gobierno en Línea, página Web de la UAECD y página Web de la Secretaria Distrital de Hacienda Los grupos de interés de la UAECD están formados por ciudadanos organizados, gremios de asociaciones y fuerzas políticas, especialmente del nivel local; así como universidades, entidades públicas, entre otros. En desarrollo del trabajo realizado por este proceso, se han atendido cerca de 34 grupos de interés con objetivos de atención específicos: Se socializaron los resultados de la actualización catastral con vigencia 2012; promover alianzas estratégicas; se presentó el nuevo Observatorio Técnico Catastral (OTC), entre otros. Es de destacar que este año, la entidad trabajó especialmente por participar, de manera activa, en las sesiones de 17 Juntas Administradoras Locales de la ciudad donde se expusieron los resultados del Censo Inmobiliario de Bogotá con vigencia 2013 frente a los ediles y a la comunidad. Adicionalmente, se visitaron las Juntas Directivas de los principales Gremios y otras organizaciones destacadas de la ciudad. Como novedad, vale la pena destacar que por primera vez se contó con el apoyo y colaboración permanente de la Dirección de Impuestos Distritales, lo que permitió no sólo llevar a las JAL, a las Juntas Directivas y a las reuniones puntuales con organizaciones privadas y públicas, los resultados de la Actualización Catastral, sino la complementarla con la explicación de cómo se cobra el Impuesto Predial y en qué se invierte ese dinero. De esta manera, los grupos de interés, obtuvieron una capacitación completa de cuál es el trabajo que desarrolla la Secretaría de Hacienda y Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. Los siguientes son los Grupos de Interés atendidos durante el primer semestre del 2013, se les dio a conocer los Resultados Censo Inmobiliario 2013:

25 Funcionarios de la Secretaría de Hacienda y de la Dirección de Impuestos Distritales Centros Comerciales y Almacenes de Cadena asociados a FENALCO Junta Directiva CAMACOL Instituto Colombiano de Derecho Tributario - Calle 75 con 8 Cámara de Propiedad Raíz Junta Directiva - Unicentro Reunión Comunidad de Cedritos Reunión en Compensar con funcionarios del Distrito JAL Usaquén JAL Chapinero JAL Suba JAL Fontibón JAL Barrios Unidos JAL Los Mártires JAL Candelaria JAL Santa Fe JAL Puente Aranda JAL Teusaquillo JAL San Cristóbal JAL Engativá JAL Kennedy JAL Antonio Nariño JAL Ciudad Bolívar JAL Rafael Uribe Uribe JAL Bosa JAL Usme Se realizó Comité de Seguimiento y Participación Ciudadana, con el propósito de socializar el marco del Censo Inmobiliario que Catastro adelanta permanentemente en la ciudad, avances en la dinámica del mercado inmobiliario de la ciudad, la metodología empleada en el cálculo de los avalúos, valores de suelo, identificación de nuevas construcciones, entre otros temas. En dicho comité, asistieron funcionarios de la Alcaldía Mayor, las Secretaría de Hacienda, el Ambiente, Hábitat, DADEP, Planeación, Educación, Metro-vivienda, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, IDPC, Departamento Nacional de Planeación, Empresa Nacional de renovación y Desarrollo Urbano, Superintendencia de Notariado y Registro, Unión Colegiada del Notariado Colombiano, Sociedad Colombiana de Ingenieros, Ministerio de Cultura - Dirección de Patrimonio, Lonja de Propiedad Raíz de Bogotá, ANDI, Federación Comunal de Bogotá, Cámara de Comercio, Mesa Distrital Ciudadana de Propiedad Horizontal, Curadurías Urbanas 1, 2 y 5; Instituto de Estudios Urbanos; Universidades de Los Andes, Distrital y Sergio Arboleda; Diario La República; GERURB (firma de consultoría que vincula el territorio y la gestión urbana y región), Centro Estadístico Nacional de la Construcción, Cámara Colombiana de Propiedad Raíz, Fede- Vivienda, Sociedad Colombiana de Valuadores, entre otros. -Reunión con Universidades: Sergio Arboleda, Nacional y Santo Tomás, para hablar de convenios

26 interinstitucionales, revisión de avances, planeación de nuevas tareas y alianzas, y presentación del Observatorio Técnico Catastral. -Reunión con FENALCO para revisar el convenio de colaboración e intercambio de información. -Reunión con el Fondo Nacional del Ahorro para exponer el trabajo que realiza Catastro en la ciudad, la calidad de su información y su nuevo Observatorio Técnico Catastral. -Reunión con la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, con el objetivo de explicar qué es el Observatorio Técnico Catastral y qué tipo de información posee Catastro. En la presente vigencia, ha adelantado las siguientes actividades encaminadas a visibilizar los trámites y servicios ofrecidos por la UAECD a través de las siguientes herramientas: -Actualización mensual de la información de trámites y servicios de la UAECD en la Guía de Trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del portal en cumplimiento del Decreto 335 de 2006 y la Circular No. 034 del Adicionalmente, de manera periódica remite a la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano un certificado de confiabilidad de la información que figura en este aplicativo. -El servicio de la Unidad Móvil en el presente año ha hecho presencia en diferentes localidades, atendiendo directamente los requerimientos de los ciudadanos, suministrando información catastral de interés, y promocionando los servicios prestados, los puntos de atención. -Se han suscrito treinta y tres (33) autorizaciones de acceso de integración de servicios al Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC), y se encuentran en proceso de estudio técnico y jurídico otras seis (6) entidades. En cuanto al tema de racionalización, simplificación y eliminación de trámites fueron expedidos actos administrativos para modificar trámites innecesarios; a continuación se relacionan: -Mediante la Resolución 022 de 2012: Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 1597 del 29 de Noviembre de Articulo Segundo, Parágrafo 3: En virtud de lo dispuesto en el Parágrafo del Articulo 9 del Decreto Ley 019 de A partir del 1 de Enero de 2013, la UAUECD, no exigió más la presentación del certificado de tradición y libertad del inmueble, para adelantar trámites o procedimiento catastrales.. -Mediante la Resolución 416 de 2013: Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 1597 del 29 de Noviembre de Artículo 1: En el caso de las personas jurídicas se consultará el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, en la Ventanilla Única de la Construcción (VUC), cuando pueda ser consultado directamente -Mediante la Resolución 1539 de 2012: Por medio de la cual se autoriza el uso de firma mecánica en algunos documentos expedido por la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital UAECD-. Artículo 1 Autorícese el uso de la firma mecánica en la expedición de certificados catastrales, registro alfanuméricos, certificados de estado de trámite, actos administrativos de naturaleza catastral o topográficos, respuesta a