Mensario 2: Manual de importación

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Víctor Morales Naranjo
hace 8 años
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1 Mensario 2: Manual de importación

Estimado cliente: Le agradecemos la confianza depositada en nuestros productos y servicios de mensajería profesional Mensario, y le damos la bienvenida a nuestra empresa Xilon Solutions.

2 Estimado cliente: Le agradecemos la confianza depositada en nuestros productos y servicios de mensajería profesional Mensario, y le damos la bienvenida a nuestra empresa Xilon Solutions. A lo largo de este documento le ofrecemos una detallada explicación de cómo realizar una importación de los contactos a partir de un listado en Excel previamente exportado de su aplicación de gestión. Veamos primero una imagen de un modelo de archivo en Excel que utilizaremos como ejemplo para ilustrar los pasos de este manual: Como vemos es un documento con múltiples campos (Código, Nombre, Apellidos, Teléfono y Mail). El objetivo es dejar el archivo con los campos que se desean pasar a Mensario (en el ejemplo lo haremos con Nombre, Apellidos y Teléfono), y con el formato adecuado para ello. Mensario 2: Manual de importación 2

3 Primero seleccionaremos las columnas de las que vamos a prescindir, por ejemplo Código. Para seleccionar la columna entera pincharemos con el botón izquierdo del ratón en la letra que aparece encima de la columna (en este caso la A): Mensario 2: Manual de importación 3

Con la columna seleccionada, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre la letra de la columna y aparecerá el siguiente menú desplegable: Seleccionamos la

4 Con la columna seleccionada, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre la letra de la columna y aparecerá el siguiente menú desplegable: Seleccionamos la opción Eliminar para borrar la columna seleccionada. Repita el proceso con todas las columnas que no necesite importar a Mensario. Mensario 2: Manual de importación 4

Ahora seleccionaremos todas las columnas y las ordenaremos por el campo del número de teléfono con el objetivo de separar los teléfonos válidos de los inválidos.

5 Ahora seleccionaremos todas las columnas y las ordenaremos por el campo del número de teléfono con el objetivo de separar los teléfonos válidos de los inválidos. Pincharemos en el menú Datos > Ordenar. En Ordenar por seleccionamos la columna del Teléfono: Una vez hecho esto los datos se mostrarán ordenados por el valor de la columna de teléfonos. Mensario 2: Manual de importación 5

Al estar los datos ordenados por teléfonos, todos los registros que no tengan teléfono o tengan contenido no numérico aparecerán al final de la lista.

6 Al estar los datos ordenados por teléfonos, todos los registros que no tengan teléfono o tengan contenido no numérico aparecerán al final de la lista. Seleccionamos las filas que no tienen teléfono pulsando con el botón izquierdo del ratón sobre los números de fila de la izquierda: Mensario 2: Manual de importación 6

7 Con las filas seleccionadas pulsamos con el botón derecho del ratón sobre uno de los números de fila de la izquierda y aparecerá el siguiente menú desplegable: Seleccionamos la opción Eliminar para borrar las filas seleccionadas. Mensario 2: Manual de importación 7

8 Se puede observar que algunos números contienen separadores (puntos, guiones, ). Habrá que eliminar estos separadores para poder importar los contactos a Mensario. En primer lugar seleccionamos la columna de los teléfonos: Mensario 2: Manual de importación 8

Vamos a la opción Buscar y seleccionar > Reemplazar (en antiguas versiones de Office estará en Edición > Reemplazar) Se abre un recuadro en el que hay que indicar el carácter a buscar, en este caso

9 Vamos a la opción Buscar y seleccionar > Reemplazar (en antiguas versiones de Office estará en Edición > Reemplazar) Se abre un recuadro en el que hay que indicar el carácter a buscar, en este caso el punto (.), y el carácter con el que se reemplazará, que se dejará vacío. Pulse el botón Reemplazar todos y el programa hará la sustitución de los caracteres. Repetir el proceso para todos los separadores (en el ejemplo el punto, el guión y el espacio). Existen ciertos caracteres no válidos en el alfabeto GSM que Mensario no aceptará en la importación. En este ejemplo vemos que el superíndice º aparece en las columnas del nombre, por lo que será necesario reemplazarlo por otro o eliminarlo del documento. Los caracteres más comunes que no se permiten son: (ª y º) Mensario 2: Manual de importación 9

10 Ahora que los campos tienen el formato correcto volveremos a seleccionar todas las columnas y ordenar por teléfono. Debemos detectar si hay algún teléfono no válido (que falten o sobren dígitos o que sean números de teléfono fijo): Todos los teléfonos a los que les falten dígitos estarán arriba (en el ejemplo la fila 1) y los que sean fijos o les sobren dígitos estarán debajo (en el ejemplo desde la fila 23 a la 29). Seleccionaremos todas las filas con números incorrectos y las eliminaremos. Mensario 2: Manual de importación 10

Una vez eliminados todos estos números que no necesitamos para Mensario ordenaremos de nuevo todo el listado en función de la columna que nos interese, en el ejemplo lo haremos en función

11 Una vez eliminados todos estos números que no necesitamos para Mensario ordenaremos de nuevo todo el listado en función de la columna que nos interese, en el ejemplo lo haremos en función del nombre del cliente: Llegados a este punto procederemos a guardar el archivo para realizar la importación. Pinchamos en el menú Archivo > Guardar Como Mensario 2: Manual de importación 11

En el cuadro de dialogo que nos aparece asignaremos un nombre al documento y en el apartado Guardar como tipo seleccionamos la opción CSV (delimitado por comas), seleccionamos también la ubicación

12 En el cuadro de dialogo que nos aparece asignaremos un nombre al documento y en el apartado Guardar como tipo seleccionamos la opción CSV (delimitado por comas), seleccionamos también la ubicación donde se guardará y pinchamos en el botón Guardar. Antes de guardarlo es posible que se nos muestren unas advertencias como estas: Pulsaremos los botones Si y Aceptar respectivamente. Ahora iremos a Mensario para realizar la importación de contactos. Mensario 2: Manual de importación 12

13 Abrimos el programa, pinchamos en la pestaña Herramientas y seguidamente en el botón Gestión de contactos: Ahora iremos añadiendo todos los campos que contiene el archivo que hemos preparado, para ello pulsamos en el botón Añadir campo. Mensario 2: Manual de importación 13

14 En este ejemplo solo debemos añadir Apellidos ya que el campo Nombre está creado por defecto y el Teléfono, aunque no aparece en la lista de campos, también está creado por defecto. Seleccionamos el Nombre y Tipo del campo y pulsamos Aceptar. Una vez que tengamos todos los campos creados pulsamos en el botón Volver para regresar al menú Herramientas. Mensario 2: Manual de importación 14

15 Por último vamos a la sección Herramientas > Importar contactos: Lo primero que haremos será pinchar en el botón Examinar para cargar el archivo que hemos creado anteriormente: Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir. Mensario 2: Manual de importación 15

16 Se mostrará el contenido del archivo en la zona superior. Debajo a la izquierda hay que seleccionar los separadores, por defecto está seleccionado Punto y coma (es correcto si hemos guardado el archivo como CSV). Por último indicaremos al programa el orden de los campos en el archivo que hemos cargado. Para ello pasamos los Campos definidos a Campos a importar en el mismo orden que aparecen en el archivo cargado. En el ejemplo el orden es Nombre Apellidos Móvil: Pulsamos en Continuar y comenzará la carga de los contactos. Mensario 2: Manual de importación 16

Una vez llegados a este punto se nos mostrará un resumen de la importación: En la zona inferior derecha se muestran 3 casillas de verificación: Contactos repetidos: si se marca esta opción los

17 Una vez llegados a este punto se nos mostrará un resumen de la importación: En la zona inferior derecha se muestran 3 casillas de verificación: Contactos repetidos: si se marca esta opción los contactos que tengan el número de teléfono repetido se importarán, sino solo se importará el primero de ellos. Contactos sin teléfono: si se marca esta opción los contactos que tengan nombre pero no teléfono se importarán, sino solo se importarán los contactos que tengan un teléfono asociado. Contactos con campos vacíos: si se marca esta opción los contactos que tengan algún campo vacío se importarán, sino solo se importarán los contactos que tengan datos en todos los campos. Mensario 2: Manual de importación 17

Pulsamos Aceptar y se mostrarán las carpetas disponibles para ubicar los contactos: Seleccionamos el grupo elegido y pulsamos Aceptar para comenzar la importación.

18 Pulsamos Aceptar y se mostrarán las carpetas disponibles para ubicar los contactos: Seleccionamos el grupo elegido y pulsamos Aceptar para comenzar la importación. Una vez terminada vamos a la pestaña Contactos y comprobamos que todo esté correcto. Esperamos que este Manual le haya sido de ayuda para realizar la importación. En caso contrario no dude en ponerse en contacto con nuestro servicio de Soporte Técnico de Mensario a través de la cuenta de correo-e soporte@mensario.com o bien a través del teléfono Mensario 2: Manual de importación 18

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