Instrucciones generales para el registro de horas en el sistema Optimus

Instrucciones generales para el registro de horas en el sistema Optimus DIRECCIÓN GENERAL DE ESTRATEGIA Y EVALUACIÓN Noviembre, 2015 Versión 2

Contenido 1. Introducción... 2 2. Contenido... 2 2.1 Propósito... 2 2.2 Alcance... 3 2.3 Documentos relacionados... 3 3. Consideraciones generales:... 3 3.1 Tiempo máximo para el registro... 3 3.2 Cantidad de horas permitidas en registro... 3 3.3 Generación de alertas... 4 3.4 Registros generales... 4 4. Procesos institucionales... 5 4.1 Procesos por dependencia... 5 4.2 Procesos comunes... 6 4.2.1... 6 4.2.2 Proyectos... 7 4.3 Procesos compartidos... 8 5. Responsabilidades... 9 5.1 Áreas ejecutoras- Jefaturas y/o encargados de administrar el sistema a nivel de área... 9 5.2 Dirección de Recursos Humanos... 9 5.3 Dirección General de Estrategia y Evaluación... 9 5.4 Funcionarios... 9 5.5 Administrador técnico del Sistema... 10 6. Cambios actualmente en el sistema 10 7. Anexos... 11

1. Introducción El presente instructivo se realiza con el propósito de dar a conocer la nueva estructura del sistema de registro de horas basado en procesos y actividades para facilitar a los funcionarios de la Aresep la labor de registro de las labores diarias en el Sistema Optimus. Dentro del instructivo se brinda una breve explicación de las diferentes categorías en las cuales pueden realizar sus registros, como lo son: labores administrativas, proyectos y procesos, tal como se muestra en la siguiente imagen. 2. Contenido 2.1 Propósito La ley 7593 en su artículo 82 - Cálculos del canon- inciso a) indica que La Autoridad Reguladora calculará el canon de cada actividad, de acuerdo con el principio de servicio al costo y deberá establecer un sistema de costeo apropiado para cada actividad regulada. Con el propósito de realizar una asignación del tiempo de los funcionarios de cada área, todos los funcionarios de la Aresep, a partir del 1 de junio de 2015, iniciarán un proceso de registro de las horas laboradas de acuerdo a su destino ya sea en procesos, proyectos o actividades administrativas. Este registro será un insumo muy importante que contribuirá a distribuir un porcentaje significativo de los costos institucionales, lo anterior, considerando que por ejemplo en el año 2015 las remuneraciones representan el 62% del presupuesto ordinario y los proyectos el 14% del presupuesto total.

2.2 Alcance Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de las diferentes dependencias de la Aresep y el registro de horas en el sistema es de carácter obligatorio. 2.3 Documentos relacionados Para elaborar este sistema se utilizó como insumos lo siguiente: Ley N 7593: Ley de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos Metodología de Costos, versión 4.0 SAF Reglamento 7593 de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) Reglamento interno de organización y funciones de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos y su Órgano Desconcentrado (RIOF). Mapa de procesos elaborado por la UCR, mediante contratación Directa 2012-CD-000345- Aresep, con sus respectivas actualizaciones a cargo de la DGEE. Procesos levantados y validados por cada una de las jefaturas de cada área. 3. Consideraciones generales: Todos los funcionarios deberán reportar sus horas laboradas en el sistema OPTIMUS, incluyendo las jefaturas (Jefes, Directores, Directores Generales e Intendentes) de conformidad con el oficio 446-RG-2015 remitido por parte del Regulador General. El registro deberá realizarse diariamente de acuerdo a los procesos y proyectos en los cuales fue matriculado por parte de la jefatura del área en la cual está ubicado. Para llevar a cabo los registros de horas debe considerarse lo siguiente: 3.1 Tiempo máximo para el registro El registro de horas deber ser realizado en forma diaria y no debe exceder los tres días hábiles anteriores a la fecha en la cual se efectúa el registro, ya que el sistema fue configurado para tal fin. Lo anterior con el objetivo de realizar la asignación lo más certera posible a cada uno de los procesos y/o proyectos, y por ende una correcta asignación de las horas. 3.2 Cantidad de horas permitidas en registro Como mínimo, cada funcionario debe registrar 8 horas en el sistema Óptimus, tiempo que contempla el tiempo de alimentación bajo el proceso con el subnivel número «[2680] Almuerzo y café» y las restantes 7 horas para las demás actividades realizadas.

Para aquellos funcionarios que cuenten con «Jornadas Ampliadas» o «Tiempo Extraordinario» o que circunstancialmente trabajen horas adicionales con respecto a su jornada habitual deben reportar el total de horas trabajadas por día. Cada dependencia podrá disponer para cada funcionario de un tope de registro máximo de 12 horas por día. Sin embargo, en aquellos casos especiales y fundamentados, el Superior inmediato podrá autorizar un registro mayor a 12 horas diarias. 3.3 Generación de alertas El sistema enviará alertas de recordatorio a los funcionarios que han no hayan realizado el registro de horas. De igual forma, una vez pasada el tiempo límite máximo para el registro (3 días) enviará alerta a la jefatura inmediata para que proceda según corresponda. 3.4 Registros generales Los funcionarios que se hayan encontrado en situaciones como: licencias por maternidad, paternidad, enfermedad con comprobante de incapacidad, entre otros de este tipo, deben registrar ese tiempo en el proceso, en el subnivel con número «[154] Incapacidades». Los funcionarios que se hayan encontrado en situaciones como permisos laborales y sindicales, días feriados, asuetos, entre otros de este tipo, deben registrar ese tiempo en el proceso y subnivel número «[306] Permisos/Feriados/Asuetos». Toda tarea de carácter administrativo (reuniones, trámites, oficios, términos de referencia, capacitaciones, etc.), vinculada a un proyecto, debe registrarse como parte del proyecto y no dentro de la casilla de procesos s. De ahora en adelante, estas tareas administrativas contempladas dentro de un proyecto recibirán el nombre de Gestión administrativa, para su adecuado registro y se ubicará como un subnivel dentro de los proyectos. Las licencias no remuneradas (permisos sin goce de salario) no se reportan, ya que en estos casos no existe costo para la Institución por ese funcionario. En ese tiempo el funcionario en cuestión tendrá un registro de Inactivo en el sistema OPTIMUS. Todo funcionario contratado por servicios especiales debe registrar horas en el proceso o proyecto correspondiente. El registro de vacaciones, es la única actividad que se puede registrar previo al disfrute de las mismas y no hay límite en la cantidad de días a registrar.

4. Procesos institucionales 4.1 Procesos por dependencia Se deberán registrar todas las horas invertidas en la ejecución de los procesos, desde el inicio hasta final de año. Cada área cuenta con diferentes procesos, propios de la labor que cada una desempeña. Para el levantamiento de los mismos, se tomaron varios insumos, tales como los procesos levantados mediante estudio realizado por la UCR, así como las funciones de cada área, establecidas en el RIOF. Cada uno de los procesos por dependencia han sido previamente validadas por las jefaturas correspondientes (detalle de procesos por dependencia en anexo N 1). A manera de ejemplo, la siguiente pantalla muestra cómo se visualizan los procesos en el Optimus. Procesos Proyectos Adicionalmente existen otros procesos que son comunes a todas las dependencias, así como otros que se comparten entre diferentes áreas. A continuación el detalle.

4.2 Procesos comunes Corresponde a aquellos procesos en los que todas las áreas se ven involucradas, tal como el. 4.2.1 Se deberán registrar todas las horas invertidas en la ejecución de las labores administrativas que no estén relacionadas con ningún proceso o proyecto inscrito por la dependencia como tal. Todas las dependencias, tanto los del programa 1 como los del programa 2, tienen registrado en Optimus el Proceso. En este se registran todas las tareas o actividades que no pertenezcan a un proceso y/o proyecto específico. El siguiente diagrama muestra las diferentes tareas que se pueden registrar, considerando lo indicado en el párrafo anterior y en el punto 3.4. Este puede variar en mayor nivel de desagregación en algunas áreas, de acuerdo a la necesidad que las jefaturas hayan planteado, previo a la validación final. Como se puede observar en el desglose, en este proceso hay varias casillas que independientemente del cargo, en algún momento todos los funcionarios debemos registrar tiempos en él, como las vacaciones, incapacidades y feriados, por lo que todos los funcionarios deben estar matriculados en este proceso.

4.2.2 Proyectos Se deberán registrar todas las horas invertidas por el funcionario en la ejecución de los proyectos matriculados en el POI, ya sea de su área o de otra área para la cual participa, desde su aprobación hasta su conclusión. Esta casilla si bien es cierto, aparece habilitada para todas las dependencias cada uno tiene sus propios proyectos y o actividades. En este están matriculados todos los proyectos que han sido debidamente aprobados e incorporados en el POI. Adicionalmente, se registran otros que si bien es cierto las áreas no tienen la asignación presupuestaria en su centro de costos, participan activamente. Por ejemplo, el SIFA, los recursos presupuestarios están cargados en la Dirección Financiera, no obstante gran cantidad de funcionarios de otras dependencias invierten tiempo en el desarrollo del mismo, por lo que aparece en las diferentes áreas también. Lo anterior, con la finalidad de poder determinar el tiempo real invertido y por ende el costo real del proyecto. Este apartado por las características propias, anualmente varía de acuerdo a los proyectos y actividades que se incorporen en el POI. La DGEE será la encargada de realizar el cambio correspondiente, con información que suministres las diferentes dependencias. Actualmente aparece el código, si se posesiona con el mouse sobre cada uno de ellos puede ver el nombre o la referencia del proyecto, así: PY2-DGEE-2015: Sistema automatizado de Planificación, Presupuesto, Cánones y Control Interno (SIP) A continuación se enlistas algunas de las funciones que se deberán registrar como parte de los proyectos inscritos en el POI, de acuerdo a las diferentes etapas de los mismos.

relacionado con el proyecto Reuniones, trámites, elaboración de oficios, entre otros, relacionados directamente con el proyecto, una vez que este ha sido aprobado. Planeación Elaboración de cronograma Plan de adquisiciones de bienes y servicios para el proyecto. Asignación del equipo contraparte del proyecto Elaboración de términos de referencia. Gestión de adquisiciones Elaboración de Carta de decisión inicial Reuniones, o actividades propias para realizar la contratación Ejecución Seguimientos de cronograma Revisión de entregables Valoración de resultados Informe final Cierre Elaboración de formularios Nota de aviso a la DGEE 4.3 Procesos compartidos Existen procesos que a pesar de que han sido asignados a un área como encargada de su ejecución, cuentan con el apoyo o participación de otras áreas, por lo que es importante que los tiempos invertidos en este tipo de proyectos por otras áreas sean contabilizados como parte del mismo. Algunos ejemplos: Proceso Área responsable del Compartido con proceso Metodologías y Normativas CDR IE, IA, IT Sistema de compensación DRH DF Contratación Administrativa DEP DGAJR Por tanto, los procesos compartidos aparecen en todas las áreas que intervienen, por lo que hay personal que debe asignar o registrar horas en ellos.

El área responsable del proceso o proyecto indicará a la DGEE las áreas participantes y cada una se encargará de matricular los funcionarios, de la misma forma que lo realiza para sus propios proyectos y procesos. 5. Responsabilidades 5.1 Áreas ejecutoras- Jefaturas y/o encargados de administrar el sistema a nivel de área Los encargados de todas las áreas ejecutoras son responsables de: Realizar la matrícula de los funcionarios en cada uno de los procesos y proyectos en los que participa sean propios o de otras áreas. Verificar que todos y cada uno de los funcionarios del área estén inscritos a los diferentes procesos y proyectos del área. Mantener actualizada la base de funcionarios de su dependencia. En caso de requerir cualquier cambio en la base de los colaboradores (salida, ingresos o trasladados de personal) debe informarlo a la DGEE para que se tramite el cambio respectivo. Velar porque se cumpla con el registro diario de todos los funcionarios a su cargo, incluyendo las labores que él mismo realiza. Verificar que todas las actividades que realiza el área estén contenidos o formen parte de un proceso o proyecto para asegurar que se lleve a cabo el registro de horas correspondiente 5.2 Dirección de Recursos Humanos Que le corresponde a la DRH informar a la DGEE, los nombres de los funcionarios que se les otorgue jornada ampliada y autorización de pago de tiempos extraordinarios, así como los funcionarios a los cuales se les aprueba permiso sin goce de salario, o traslados a otras áreas internas de la Institución. 5.3 Dirección General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Corresponde la matrícula anual de los proyectos de cada dependencia, de acuerdo a los aprobados en el POI de cada año. Tramitar los cambios en la base de datos del personal, de acuerdo a lo que soliciten las áreas. Atender solicitudes de asignación de claves a personal de nuevo ingreso. 5.4 Funcionarios Es responsabilidad de todos los funcionarios de Aresep, realizar el registro de horas diariamente, de acuerdo a los procesos y proyectos en los que haya sido matriculado por parte de su jefatura e indicar si está realizando labores para un proceso y no está incorporado como parte del mismo.

5.5 Administrador técnico del Sistema Velar por el correcto funcionamiento del Sistema y atender los requerimientos técnicos solicitados por funcionarios de la Administración. Elaborar los reportes necesarios que permitan evidenciar la cantidad de horas asignadas, por funcionario, área por proceso y proyectos según sea requerido. 6. Cambios actualmente en el sistema Se agrega el subnivel de alimentación dentro del proceso administrativo. Se modifica el Óptimus para que el registro de horas se pueda llevar a cabo: por proceso o proyecto o por fecha independientemente de la cantidad de procesos y servicios que el funcionario quiera registrar por día. Que los funcionarios que cuenten con jornada ampliada y autorización de pago de tiempos extraordinarios deben registrar como mínimo las horas laboradas de acuerdo a lo aprobado. Todo funcionario contratado por servicios especiales debe registrar horas en el proceso o proyecto correspondiente.

7. Anexo Procesos definidos por las áreas para el registro de i. Auditoría Interna (AI) Auditoría Interna Dirección y Control Servicios de Auditoría ii. Departamento de Comunicación Institucional (DECI) Administración de imagen institucional Comunicación externa Comunicación interna Organización de actividades especiales iii. Dirección General de Operaciones (DGO) Tareas técnicas y jurídicas iv. Departamento de Gestión y Documentación (DEGD) Administración de archivo central Asesoría de archivos de gestión Atención de consultas documentales Centro de Información Técnica (CIT) Gestión documental v. Departamento de Servicios Generales (DESG) Control de activos Suministros de servicios generales vi. Departamento de Proveeduría (DEP) Almacenamiento de suministros Contratación administrativa Control de activos

vii. Dirección de Finanzas (DF) Administración de activos fijos Administración de inversiones Administración de valores Generación de estados financieros Generación de información financiera Gestión de cobros e ingresos Gestión de egresos Presupuesto institucional Registro y control de transacciones Sistemas de compensación viii. Dirección de Recursos Humanos (DRH) Cultura y clima organizacional Diseño de procedimiento de evaluación de desempeño de ARESEP Estructura organizacional Evaluación del desempeño Gestión del conocimiento Planeación y evaluación del capital humano Responsabilidad social Salud ocupacional Sistemas de compensación ix. Dirección de Tecnologías de información (DTI) Auditoría de Sistemas Seguridad informática Sistemas de información Soporte técnico e infraestructura x. Despacho del Regulador General (RG) Admon. Audiencias públicas Admon. Sesiones Junta Directiva Asesoría especializada Atención de consultas y no conformidades Atención de procedimientos administrativos Atención de resoluciones Atención procesos judiciales Atención recursos administrativos Contratación administrativa Educación y consejería a usuarios Lineamientos, directrices y disposiciones varias Metodologías y normativas Normativa administrativa Planeación y evaluación del capital humano Proyecto presupuesto y cánones Regulación de entrada y sanción de operadores Seguimiento acuerdos Junta Directiva

xi. Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria (DGAJR) Atención consultas jurídicas Atención recursos administrativos Atención procedimientos administrativos Atención procesos judiciales Contratación administrativa Elaboración de normativa interna administrativa xii. Dirección General de Atención al Usuario (DGAU) Administración de audiencias públicas Atención de consultas y no conformidades de los usuarios Atención de procedimientos administrativos Determinación de requerimientos de usuarios Educación y consejería a usuarios Monitoreo de satisfacción del usuario Simplificación de trámites xiii. Dirección General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Análisis Proyecto Cánones CTP Control interno y valoración de riesgos Estructura organizacional Gestión calidad de procesos Información y análisis Planificación, seguimiento y evaluación Presupuesto institucional Proyecto de cánones de regulación xiv. Dirección General Centro de Desarrollo de la Regulación (CDR) Gestión de convenios interinstitucional / internacionales Gestión del conocimiento Información y análisis Investigaciones para la regulación Metodologías y normativas xv. Intendencia de Agua (IA) Atención de procedimientos administrativos Atención a procesos judiciales Atención de consultas y no conformidades Fiscalización de la calidad de los servicios Metodologías y normativas Regulación de entrada operadores Regulación económica de los servicios Seguimiento de mercado del sector regulado

xvi. Intendencia de Energía (IE) Atención de procedimientos administrativos Atención a procesos judiciales Atención de consultas y no conformidades Calidad electricidad Calidad gas Calidad hidrocarburos Fiscalización de la calidad de los servicios Metodologías y normativas Proyectos y estudios especiales Regulación de entrada operadores Regulación económica de los servicios Seguimiento de mercado del sector regulado xvii. Intendencia de Transporte (IT) Atención a procedimientos administrativos Atención a procesos judiciales Atención de consultas y no conformidades Fiscalización de la calidad de los servicios Metodologías y normativas Regulación de entrada operadores Regulación económica de los servicios Seguimiento de mercado del sector regulado xviii. Secretaría de Junta Directiva (SJD) Administración sesiones Junta Directiva Comunicación agenda y correspondencia Control de agenda y correspondencia Formalización, comunicación y seguimiento de acuerdos Junta Directiva Levantamiento de actas Junta Directiva