Guía de administración de Huddle Versión 2.3

Transcripción

1 Guía de administración de Huddle Versión 2.3

2 Contenido: Explicando las Licencias de Administrador de Huddle 3 Administradores de Espacio de trabajo: Pestaña de propiedades 4 Propiedades de Espacio de trabajo Equipos y Permisos Usuarios Invitaciones Funcionalidad Creando un Nuevo fólder 9 Administradores de Cuenta: Creando un Nuevo Espacio de trabajo 10 Propiedades de Cuenta 11 Panorama Espacio de trabajo Adaptación Detalles de Paquete Pagos Centro de Asistencia 16 2

3 Explicando las Licencias de Administrador de Huddle: Cada cuenta de Huddle es administrada por los dueños de Licencia, quienes tienen derechos de acceso como se describe a continuación: Administradores de Cuenta: Crear nuevos Espacios de trabajo Bloquear, Finalizar o Eliminar Espacios de trabajo existentes Determinar propiedades de seguridad avanzadas (cuentas corporativas solamente) Asignar nuevos administradores de Espacio de trabajo (cuentas corporativas solamente) Unirse a un Espacio de trabajo existente como administrador Administradores de Espacio de trabajo: Controlar Espacios de trabajo individuales desde la pestaña de Propiedades Asignar permisos entre Espacios de trabajo Restringir acceso a ciertas pestañas / funcionalidades (cuentas corporativas solamente) Eliminar usuarios de un Espacio de trabajo Paquetes Gratis / Web: Todos los paquetes web y gratis vienen con una licencia única de administrador, permitiendo que un usuario tenga tanto los derechos de administración de cuenta como los de administrador de Espacio de trabajo como se enlista en la parte superior. Si desea transferir la licencia de administrador a un usuario diferente, por favor contacte a Soporte. Paquetes Corporativos: Los paquetes corporativos le permiten adquirir múltiples licencias de administrador - estas pueden ser divididas entre los administradores de cuentas y administradores de Espacio de trabajo hasta el límite de licencias disponibles. Ej. En un paquete con 5 licencias, usted podría tener 2 usuarios con derechos de Administrador de Cuenta para crear y manejar los Espacios de trabajo bajo esa cuenta. Usted podría después nombrar a 3 usuarios más como Administradores de Espacios de trabajo en Espacios de trabajo individuales con control sobre estos Espacios específicamente. Esto utilizaría las 5 licencias adquiridas. Así que un administrador o equipo de IT puede tener un control central sobre una cuenta, permitiendo a diferentes departamentos o usuarios el administrar sus propios Espacios de trabajo privados en Huddle. Se pueden agregar licencias de administrador a una cuenta en cualquier momento según sea necesario. 3

4 Administradores de Espacio de trabajo: Pestaña de propiedades Solamente los Administradores de Espacio de trabajo pueden ver la pestaña de aquí es donde usted se puede asegurar que el Espacio de trabajo está operando adecuadamente y también cambiar cualquier propiedad cuando sea necesario. La primera pestaña es Propiedades de Espacio de trabajo: Esto le muestra la configuración básica del Espacio de trabajo; el título, descripción, tema de color, etc. Si hace click en "Editar propiedades del Espacio de Trabajo" puede cambiar cualquiera de estas opciones También hay opciones para configurar si los usuarios están autorizados a enviar documentos fuera del Espacio de trabajo, si pueden crear fólders, crear discusiones o invitar a nuevos miembros. 4

5 Si se ha suscrito a un paquete que ofrece adaptación de Espacios de trabajo a su imagen corporativa, también encontrará una opción para cambiar el logotipo que aparece en el lado izquierdo del Espacio de trabajo. Pestaña de Equipos: La pestaña de Equipos es utilizada para configurar equipos con permisos específicos dentro de cada Espacio de trabajo. Los permisos se pueden establecer en cada carpeta dentro del área de Archivos para restringir el acceso de una carpeta completa o también para ajustar permisos de sólo lectura para cada equipo - esto es especialmente útil cuando se trabaja con clientes o proveedores y no desea que todos sean capaces de ver toda la documentación sensible o confidencial en el Espacio de trabajo. Primeramente usted necesita asegurar que sus equipos hayan sido configurados. Al invitar a los usuarios en un Espacio de trabajo usted necesita asegurarse de que han sido invitados al equipo correcto, de esta manera, su configuración de los permisos será la correcta. Haga click en el botón de 'Nuevo equipo' para crear un nuevo nombre del equipo, o haga click en Editar para cambiar el nombre de un equipo ya existente. Su equipo default se crea de forma automática cuando el Espacio de trabajo ha sido creado. Recuerde, sólo es necesario crear Equipos de trabajo si desea configurar permisos, de lo contrario, puede dejar el Espacio de trabajo abierto a la colaboración. Cada usuario sólo puede ser miembro de un Equipo dentro de cada Espacio de trabajo (para que la configuración de permisos no sea confusa) - así que por favor tenga esto en cuenta cuando se crean los Equipos y cuando invita gente a ellos. No hay necesidad de dar de alta varios Equipos a menos que necesite establecer permisos - cada uno puede ser invitado a un solo equipo, si así lo desea. 5

6 Dele un nombre al Equipo (ej. Administración, cliente, proveedor etc.) y después dele click en el botón de Crear Los Equipos sólo pueden ser eliminados si no hay miembros existentes o invitaciones vigentes La opción de eliminar estará habilitada si esto es posible. Para establecer los permisos vaya a la pestaña de Archivos y de click en el botón de en el fólder relevante. Después de click en la pestaña de le enseñará en pantalla: la cual Para impedir que un Equipo tenga acceso, o pueda ver un folder específico, simplemente marque la casilla de Ninguno a un lado del nombre del Equipo en cuestión. Para impedir que un Equipo pueda editar los documentos dentro de un folder, sin restringir su derecho a ver estos documentos, simplemente remueva la marca en la casilla de Editar, dejando la casilla de Ver marcada a un lado del nombre del Equipo en cuestión. Por default, todos los equipos están configurados para ver y editar cada fólder de documentos. Los cambios se realizan tan pronto como se han marcado las casillas, sin embargo, si ha creado sub-carpetas, entonces también puede hacer click en el botón de "Heredar estos permisos a los subfólders y todas las subcarpetas automáticamente tendrán sus permisos replicados. Cualquier sub-fólder que posteriormente cree, automáticamente heredará la estructura de la carpeta principal del permiso. Pestaña de Usuarios: 6

7 La pestaña de usuarios muestra los detalles de cada usuario que se ha registrado en este Espacio de trabajo. Aquí usted verá cuándo fue la última fecha en que un usuario inició sesión, y el equipo al cual pertenecen. Para cambiar a un miembro de equipo, simplemente seleccione el equipo correspondiente en el cuadro desplegable junto a cada nombre de usuario. También puede eliminar a los miembros completamente del Espacio de trabajo con la opción al lado derecho de la pantalla. Usted también podrá elegir a quién asignar una licencia de administrador en su cuenta (nivel profesional y corporativo solamente) para convertirlo en un Administrador de Espacio de trabajo al igual que usted. Pestaña de invitaciones: Al hacer click en la pestaña de invitaciones, se desplegará la siguiente pantalla: 7

8 Las invitaciones que se muestran en esta lista o bien no han sido entregadas (por favor revise la dirección de correo electrónico) o no han sido aceptadas por el usuario todavía, así que tal vez hay que darles un recordatorio! Haga click en 'Enviar de nuevo' si necesita hacerlo. Hay dos maneras de invitar a nuevos usuarios a un Espacio de trabajo. Usted verá un acceso directo encima de las pestañas en cada Espacio de trabajo que dice: De manera alternativa, usted puede dar click en el botón de Nueva invitación desde la pestaña de invitaciones. Si usted da click en cualquiera de estos botones, se abrirá una pantalla que luce como la siguiente: Usted puede introducir varias direcciones de correo electrónico separadas por comas, o haga click en la liga para importar automáticamente las direcciones de correo electrónico de Outlook o su cuenta de webmail. 8

9 Asegúrese de añadir a los invitados nuevos en el equipo correcto (es decir, tener la configuración de permisos correctos) mediante la selección de este equipo en el menú desplegable. También puede agregar un mensaje personal a la invitación por correo electrónico si quiere decirle a la gente porqué les está invitando a su Espacio de trabajo. Simplemente haga click en Enviar invitación y los correos electrónicos se enviarán de inmediato. Pestaña de Funciones: (funcionalidad profesional y corporativa solamente) La pestaña de Funciones permite a los administradores con nivel profesional o corporativo el deshabilitar las herramientas dentro del Espacio de trabajo - por ejemplo, restringir el acceso de los usuarios a la Pestañas de archivos, de las discusiones, pizarras, las actividades y la de reuniones por completo. Para hacer esto basta con que desmarque las pestañas que no desea ver y haga click en Guardar. Creando un nuevo fólder Los Administradores pueden restringir a los usuarios la habilidad para crear un fólder dentro del área de archivosde tal manera que solo los administradores puedan crear fólders. Usted verá la opción de el menú de. Si usted hace click aquí, verá la siguiente pantalla: 9

10 Dele un título al nuevo fólder después asegúrese que selecciona el Fólder superior correcto del menú desplegable (ejemplo a continuación): Si usted selecciona "Nombre Espacio de trabajo Archivos entonces el nuevo fólder aparecerá como el fólder principal en la lista. Si usted selecciona alguno de los fólders ya creados, el nuevo fólder será un subfólder de otro. Si usted necesita cambiar la posición de un fólder en cualquier momento, haga click en la liga de y luego en Administradores de Cuenta: Creando un nuevo Espacio de trabajo Solamente los propietarios de Licencia tienen los botones de y en su Widget de Espacio central/espacio de trabajo. Dándole click en estos botones despliega la siguiente pantalla: 10

11 Simplemente dé a su nuevo Espacio de trabajo un título y una descripción. Una vez que le de click en Crear un Espacio de trabajo usted será llevado al panorama del Espacio de trabajo y designado como administrador. Usted verá un Instructivo de instalación que lo llevará a través del proceso de empezar a trabajar con sus equipos (esto puede ser deshabilitado desde el área de Mi Perfil) Propiedades de Cuenta Cuando usted es el propietario de Licencia de una cuenta de Huddle, usted verá la liga en la parte superior de la página. Desde aquí usted tiene una serie de funciones disponibles como se explica a continuación: Panorama: 11

12 La pestaña de Panorama muestra el paquete al que está suscrito, cuántos Espacios de trabajo y usuarios tiene en ese momento? (y cuál es su límite), así como el Espacio de almacenamiento utilizado. Esto se refiere a Espacios de trabajo dados de alta desde su cuenta y no a los Espacios de trabajo a los que ha sido invitado como usuario. En esta sección podrá ver también si usted tiene un nombre de dominio personalizado (es decir, la dirección de acceso será http: / / sucompañía.huddle.net) Esta información está disponible en los paquetes profesional y corporativos solamente. Adaptación: 12

13 Si su empresa ha seleccionado esta opción, entonces esta pestaña es donde usted puede personalizar la apariencia de la aplicación y reemplazar los Logos de Tunube y Huddle en todo el sitio. Usted puede seleccionar un esquema general de color para todo el sitio, para adaptarlo a su imagen corporativa, así como adaptar los logotipos para la página de inicio de sesión, para la parte superior derecha de la aplicación en cada página y para cada Espacio de trabajo individual. Todos los logos se cambian de tamaño automáticamente para ajustarse al espacio disponible - por favor póngase en contacto con el Centro de Asistencia Técnica, si usted necesita cualquier ayuda con esta funcionalidad. Espacios de trabajo: 13

14 En la pestaña de Espacios de trabajo podrá ver una lista de todos los Espacios de trabajo que han sido dados de alta utilizando su cuenta, el número de usuarios y qué capacidad de almacenamiento se está utilizando en cada uno. Hay también diversas opciones al lado de cada Espacio de trabajo en la lista: - Esto le permite hacer los mismos cambios disponibles desde la ruta Propiedades de cuenta / Panorama /Editar propiedades de Espacio de trabajo descrita anteriormente. - Si usted como Administrador de cuenta no es actualmente un Administrador de Espacio de trabajo para esta Espacio, usted puede agregarse instantáneamente por medio de esta liga. - Esto le permite ver una lista de usuarios existentes en su cuenta. Si usted tiene más licencias disponibles, pude hacer de cada usuario un Administrador de Espacio de trabajo. - Esto permite hacer una pausa en el Espacio de trabajo y mantener todas las actividades abiertas. Usted puede desbloquear el Espacio de trabajo de nuevo desde este lugar cuando el proyecto está listo para reactivarse. - Esta opción archiva el Espacio de trabajo. Esta opción solamente guarda las versiones más recientes de cada documento y cierra cualquier actividad abierta. Este Espacio de trabajo es después archivado con un ícono de candado en su Espacio central y estará disponible a los usuarios para accesarse en caso de ser necesario. No se pueden emitir nuevas invitaciones con este estatus. - Esto elimina toda la documentación, actividades y remueve a los usuarios cuando un proyecto ha sido terminado y entregado. Esto también elimina el Espacio de trabajo de su cuenta. 14

15 Detalles de su paquete: Esta pestaña está solamente disponible para los propietarios de cuentas web y le permite agregar recursos a su paquete (extra almacenamiento, Espacios de trabajo etc.) o aumentar / reducir su nivel de subscripción. Si usted tiene un paquete profesional o corporativo no podrá ver esta pantalla. Pagos: Esta pestaña solo está disponible para los propietarios de cuentas Web y muestra sus detalles de pago y dirección de facturación registrada. Este lugar también es donde usted puede modificar sus datos de tarjeta de crédito en caso de ser necesario. Si usted tiene un Paquete profesional o corporativo, no verá ningún detalle en esta sección. 15

16 Centro de Asistencia Al dar click en la liga de Centro de Soporte en la parte superior de la pantalla, usted será llevado al Centro de Asistencia Técnica de Huddle en una nueva ventana: Puede navegar por el sistema de ayuda por tema, utilizando la estructura de "árbol" en el menú de la izquierda. Al elegir un tema se desplegarán todos los artículos de ayuda disponibles que coinciden con ese tema. Simplemente haga click en el nombre de un artículo en la lista para accesarlo. Como alternativa, puede buscar los artículos que coincidan con lo que está buscando como ayuda haciendo click en "Search" en la parte superior de la pantalla. Simplemente escriba su búsqueda en la caja y elija buscar en todas las categorías o en un tema en particular. También disponemos de tutoriales en vídeo, guías del usuario e información útil disponible en la sección de vídeos y descargas. El centro de asistencia técnica está disponible en español en la página en la sección de Asistencia. Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, los propietarios de licencia pueden hacer una llamada a su proveedor de servicio o escribir un correo electrónico a Su pregunta será dirigida a la persona relevante y el centro de soporte le dará una respuesta. Paquetes corporativos o profesionales - Respuesta de Asistencia a las 5 horas en horario laboral (es decir, el mismo día o al siguiente día hábil) Paquetes Web - Respuesta de apoyo dentro de las siguientes 24 horas hábiles (es decir, 1-2 días laborables) 16