ANEXO A- MANUAL DE REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS PARA EMPRESAS

Transcripción

1 Versión: 002 Página 1 de 5 Vigencia: Septiembre INTRODUCCIÓN Las empresas prestadoras de servicios que suministren servicios a AngloGold Ashanti Colombia S.A., en adelante AGA y que deban contratar personal para llevar a cabo el objeto de dicho(s) contrato(s), bien sea de manera temporal o permanente, deben cumplir con los requerimientos aquí enumerados y explicados, con el fin de asegurar: Es obligación de las empresas prestadoras de servicios cumplir a cabalidad todas sus obligaciones y deberes laborales con sus empleados directos e indirectos, conforme a la legislación laboral colombiana vigente y los requerimientos y políticas de AGA., tales como Código de Ética, Política de Obsequios y Regalos y Conflicto de Intereses, además de las normas de anticorrupción y otras. La aplicación práctica de dicha voluntad y convicción en los procesos de planeación de Recursos Humanos, reclutamiento, selección, contratación, nómina, administración de personal, seguridad social, salud ocupacional y medicina del trabajo, terminación de las relaciones laborales, así como todo otro proceso asociado con la contratación de mano de obra para la ejecución del contrato con AGA en la que se debe preferir a la mano de obra local de acuerdo con la legislación minera, ley 685 de 2001 y sus reformas. La disponibilidad permanente por parte de la empresa prestadora de servicios para que los procesos de personal enunciados arriba puedan ser auditados, por parte de AGA, de manera periódica, rutinaria o por excepción, y que las desviaciones sean identificadas y reportadas, a fin de tomar las acciones aclaratorias, correctivas y de reparación que se derivan del contrato celebrado entre las partes. Sin perjuicio del literal anterior, el compromiso de la empresa prestadora de servicios de reportar de buena fe y oportunamente aquellas desviaciones al cumplimiento de la ley laboral y/o los compromisos derivados de las auditorias previas, así como los correctivos tomados para subsanar la desviación como también los mecanismos para evitar su futura ocurrencia. 2. REQUERIMIENTOS A continuación de enumeran y describen los requerimientos a cumplir: 2.1 Reclutamiento y Selección de Personal Los proveedores de servicios deben garantizar un proceso transparente en la selección del personal, realizándolo bien sea a través de convocatorias públicas ante la comunidad o de la base de datos de hojas de vida de la empresa contratante (publicación en puntos establecidos por el Departamento de Recursos Humanos AGA del Proyecto

2 Versión: 002 Página 2 de 5 Vigencia: Septiembre 2011 Únicamente se vincularán las personas que hayan participado del proceso de selección diseñado por el respectivo proveedor de servicios, el cual debe garantizar la transparencia y confiabilidad. El proveedor de servicios debe garantizar que el personal vinculado no tenga problemas judiciales. Los proveedores de servicios prestarán sus servicios con un equipo de trabajo especializado e idóneo, debiendo reemplazar de inmediato al personal que por cualquier circunstancia no pueda estar disponible, sin que se llegase a afectar el normal desarrollo del servicio. En caso de contar con candidatos que anteriormente hayan trabajado para AGA, el proveedor de servicios deberá informar su postulación al Departamento de Recursos Humanos, con el fin de verificar los motivos de retiro y revisar si es posible o no el reingreso a través de terceros a los proyectos de AGA. Ninguna persona que haya sido retirada de AGA por pruebas positivas de alcoholimetría, podrá ser vinculada a través de una empresa prestadora de servicios. En caso de que la empresa prestadora de servicios requiera visitas o vincular personal extranjero, es responsabilidad de la ésta realizar los trámites de visas y demás procesos inherentes que exija las leyes Colombianas que regulan el ingreso de extranjeros a nuestro país. 2.2 Contratación de Personal Antes de iniciar el trabajo, los proveedores de servicios deberán entregar al administrador de contrato, copias de afiliación al sistema integral de seguridad social y actualizarlo periódicamente, no se permite el ingreso de personal a ninguna de las áreas de trabajo sin el soporte de estas afiliaciones. Los proveedores de servicios se encargarán de entregar al inicio de cada actividad el listado del personal que se desempeñará en la prestación de los servicios especificando lugar de origen. Adicional a lo anterior se debe incluir al personal de reemplazo e indicar quienes van a ser los Supervisores a cargo. Los proveedores de servicios adelantarán todas las actividades que estén a su alcance, tendientes a garantizar que el personal a su cargo reciba atención médica, en caso de requerirlo, en el hospital de la región donde estén prestando sus servicios. Todo el personal vinculado a través de los proveedores de servicios de AGA deberán participar de la inducción general de nuestra compañía, en las áreas que se haga necesario como requisito para poder ingresar a prestar los servicios. Las respectivas inducciones deben ser llevadas a cabo antes de dar inicio a la prestación de los servicios. Para tal propósito, los proveedores de servicio deben diligenciar el formato de Solicitud de Inducción a Empresas Prestadoras Servicios (Anexo 1) y coordinar con una semana de

3 Versión: 002 Página 3 de 5 Vigencia: Septiembre 2011 antelación la realización de las inducciones del personal con el Departamento de Recursos Humanos de AGA del proyecto. 2.3 Exámenes Médicos Ocupacionales de Ingreso, Periódicos y de Retiro Los proveedores de servicios deberán garantizar la realización de los exámenes médicos de ingreso de sus trabajadores según de las necesidades de los cargos requeridos. En caso de que los exámenes médicos de ingreso indiquen alguna contraindicación, los proveedores de servicios se asegurarán de notificarlo al área SISO y de Recursos Humanos de AGA. En caso de retiro, los proveedores de servicio deberán ordenar los exámenes de egreso a los trabajadores Los proveedores debe garantizar que los exámenes de ingreso sean realizados por un Médico especialista en Salud Ocupacional. El Médico debe conocer con anticipación, las funciones que realizara el personal, para asegurar el nivel de aptitud de acuerdo a las tareas a ejecutar. Es deber de la empresa prestadora de servicios llevar a cabo el programa de exámenes médicos periódicos. 2.4 Dotación El personal vinculado a través de los proveedores de servicios, debe contar con la dotación adecuada para el desempeño de sus labores, la cual debe entregarse de acuerdo con los parámetros exigidos en la legislación colombiana (3 entregas anuales, cada 4 meses). Los proveedores de servicios, se comprometen a que la dotación que entreguen a sus trabajadores este debidamente marcada con el nombre del su empleador y la referencia de la fecha de entrega de la misma. 2.5 Pagos de Nómina Los proveedores de servicios deben garantizar que los pagos de nómina del personal a su cargo se hagan en las fechas estipuladas y tomando en consideración el tiempo real trabajado (incluyendo horas extras, dominicales y festivos). De igual forma, los proveedores de servicios deben asegurarse que su personal cuente con los desprendibles de pago un día después del pago de nómina. Los proveedores de servicios deberán acreditar mensualmente los pagos al sistema integral de seguridad social en los subsistemas de pensiones, salud, riesgos profesionales y parafiscales.

4 Versión: 002 Página 4 de 5 Vigencia: Septiembre 2011 Todos los proveedores de servicios de AGA, deben garantizar procesos de pago de nómina transparentes, prohibiéndose desviaciones en los pagos o practicas indebidas de remuneración. 2.6 Procesos Disciplinarios Los proveedores de servicios manejarán los procesos disciplinarios del personal a su cargo, con total autonomía y con sujeción a su reglamento interno de trabajo. 2.7 Liquidación de Personal Los proveedores de servicios deben garantizar un proceso oportuno y claro en lo concerniente al retiro de personal, el cual debe ser de conocimiento de los trabajadores de éste. 2.8 Informes Los proveedores de servicios deben enviar mensualmente (según fecha estipulada en cada Proyecto) al Departamento de Recursos Humanos del Proyecto y al Administrador del Contrato el consolidado del personal activo, el cual incluye el certificado de pago de salarios y las demás obligaciones laborales a su cargo, así como los certificados de pagos de los aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. Los proveedores de servicios bridaran información adicional, que requiera AGA de manera oportuna. 2.9 Auditorías Los proveedores de servicios autorizan a AGA a realizar auditorías sobre el contrato suscrito entre las partes en cualquier momento que se requiera, para lo cual deberá contar con la información actualizada. Cualquier anomalía será reportada al Administrador del Contrato Seguridad Industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente Los proveedores de servicio tendrán en cuenta todo lo dispuesto en el Anexo SISO. Los proveedores de servicio mantendrán actualizado su Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y su Programa de Salud Ocupacional. Los proveedores de servicios se asegurarán de prohibir el uso o posesión de bebidas alcohólicas o sustancias psicoactivas, en las instalaciones de AGA.

5 Versión: 002 Página 5 de 5 Vigencia: Septiembre 2011 Todos los incidentes de trabajo deben ser informados al área SISO y de Recursos Humanos de AGA en un periodo no superior a las 48 horas después de ocurrido el accidente o suceso. Los reportes de los incidentes del personal Contratista, deben ser realizados por las mismas empresas proveedoras de servicios y no por AGA. Las tareas de limpieza y mantenimiento del lugar de trabajo entregado al contratista a titulo de comodato precario por parte de AGA, son responsabilidad de los proveedores de servicios. Los lugares de trabajo entregado al contratista a titulo de comodato precario por parte de AGA deben estar limpios y ordenados. Está prohibido que el personal de los proveedores de servicios fumen dentro de las instalaciones de AGA. Los trabajadores de los proveedores de servicios se abstendrán de tomar fotos de las instalaciones de AGA. El uso de cualquier equipo fotográfico en las instalaciones de AGA, debe estar aprobado por el Administrador de Contrato con el aval del Departamento de Control de Riesgos de AGA Proveedores Locales Los proveedores de servicios deben en lo posible, garantizar las compras a proveedores de la región de influencia del Proyecto, y llevar registro de la inversión realizada en dicha zona Inducción a los Proveedores de Servicios Los proveedores de servicios deben participar de las jornadas de inducción realizadas por AGA, con el fin de socializar y aclarar dudas frente a los Anexos a proveedores. Para Anglogold Ashanti es importante que nuestros proveedores de servicios sean Social, Ambiental y Laboralmente Responsables.