ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Transcripción

1 ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fase I: Evaluación Preliminar La Evaluación Preliminar permite realizar una identificación adecuada de cómo se encuentra la organización en relación a los requisitos determinados por las normas ISO14001:2004 y OHSAS18001:2007, de tal manera de establecer en que nivel de implementación se encuentra la organización y por ende determinar el nivel de esfuerzo que se necesita para cumplir con los requerimientos de las normas y como consecuencia proceder a un proceso de certificación exitoso, estableciendo un sistema de gestión eficiente y que se base principalmente en la prevención. Fase II: Planificación del Sistema Integrado de Gestión La Fase de Planificación consiste en estructurar la base del sistema de gestión sobre la cual se apoya el proceso de implementación y control del mismo. Ello involucra lo siguiente: Criterios de elaboración de la Política Integrada y mecanismos de difusión a nivel del personal que labora para la organización y en nombre de ella, considerando los criterios de poner la política a disposición del público que lo requiera. Validación de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba voluntariamente, determinando los criterios para la difusión de los mismos al personal involucrado en el cumplimiento de la normativa definida. Desarrollo de la identificación y evaluación de aspectos ambientales significativos Desarrollo de la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos Determinación de los objetivos y metas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

2 Determinación del Programa de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Generación de los procedimientos de gestión solicitados por las normas ISO14001:2004 y OHSAS18001:2007. Generación del Manual de Gestión Integrado. Generación de la estructura y responsabilidad de la organización en relación al sistema integrado de gestión Determinación de la plataforma documentaria del sistema bajo la siguiente estructura: o Nivel I - Requerimientos Generales, Manual y Política Integrada o Nivel II - Procedimientos o Nivel III - Instrucciones de Trabajo o Nivel IV - Registros La Fase de Planificación permite que el sistema pueda ser capaz de: Incorporar la Mejora Continua y la auto-auditabilidad del Sistema de Gestión en todas y cada una de sus etapas. Incorporar el sistema de gestión, a la totalidad de actividades de la organización. Sensibilizar al recurso humano de la organización en la gestión destacando los lineamientos comunes, así como especificando los criterios independientes de acuerdo a lo planificado. Involucrar a la dirección de la organización para llevar adelante este esfuerzo. Fase III: Implementación del Sistema de Gestión La implantación del sistema de gestión, requiere lo siguiente: Desarrollar e implementar Planes de Sensibilización, Formación, Capacitación y Entrenamiento al personal involucrado, relacionado a los aspectos y riesgos significativos determinados por la organización,

3 de tal manera de lograr la competencia especialmente sobre el personal que esta asociado a tareas críticas. Generación de una plataforma de consultas y participación al personal, así como de comunicaciones internas y externas para el alcance del sistema integrado. Implementar el Control de Documentos para el alcance del sistema. Desarrollar e implementar el control operacional sobre los procesos críticos, aspectos ambientales y riesgos significativos identificados en el alcance del sistema integrado de gestión. Verificar la efectividad de los Planes de Contingencias, a través de simulacros sobre los tipos posibles de emergencias que se pueden presentar en el alcance del sistema. La correcta implantación del control operacional permite evidenciar en los registros la gestión efectiva en función a la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, ello requiere de la participación directa del personal involucrado en los procesos y las áreas de trabajo, tratando de incorporar los procesos actuales de operación bajo los criterios y formatos que exige la implantación del Sistema Integrado de Gestión con la flexibilidad adecuada para integrar las operaciones desarrolladas en la organización. Es importante destacar la necesidad de verificar el avance de la implantación y la facilidad que el sistema pueda proveer para generar cambios y tomar medidas correctivas. La documentación de cada uno de estos cambios permitirá lograr evidencias de singular importancia con lo cual se promueve la consistencia de la mejora continua que es el elemento dinamizador en los sistemas de gestión. Es necesario precisar que el éxito de la fase de implantación tiene un pilar fundamental en los programas de sensibilización, formación, capacitación y entrenamiento los cuales deben ser implementados en programas de cadena que permitan la auto-capacitación continúa guiada por el asesor estratégico al interior de la organización. Ello permitirá una retroalimentación constante del nivel de comprensión de los criterios operacionales, así como el uso mismo del sistema en todas las etapas dentro de la organización.

4 Fase IV: Evaluación SIG La Evaluación del Sistema Integrado de Gestión involucra los siguientes procesos: Seguimiento, Monitoreo y Medición del Sistema Integrado Evaluación de cumplimiento legal Investigación de Incidentes Determinación de No Conformidades Creación de Acciones Correctivas / Preventivas Control de Registros Preparación de auditores internos y desarrollo de la Auditoria Interna Revisión por la Dirección Los requisitos especificados para el Seguimiento, Monitoreo y Medición están basados en un sistema de inspecciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, los cuales estarán planteados de acuerdo a los formatos y check list que se desarrollen de acuerdo a las necesidades de la organización. La investigación de incidentes permite a la organización prevenir los accidentes o al menos que no se vuelvan a presentar bajo las mismas circunstancias, en tal sentido se propone verificar el nivel de eficiencia sobre este tema en relación a la gestión que actualmente realiza la organización. La preparación de auditores internos y la del personal involucrado permite que en forma constante y planeada identifiquen sus peligros y puedan evaluar los riesgos inherentes a las actividades evaluadas, con lo cual el sistema de gestión involucrará las nuevas necesidades dentro de la mejora continua. La herramienta de acciones correctivas y/o preventivas permite a la organización analizar la raíz de la causa de las no conformidades presentadas estableciendo las correspondientes acciones correctivas o preventivas según el caso y verificar la eficacia de las acciones tomadas. El proceso de Auditoria Interna requiere la formación de un equipo de auditores al interior de la organización para lo cual se efectuará el curso Formación de Auditores Internos, en donde se calificará aquellos que cuenten con los requisitos requeridos para el sistema de gestión. De igual forma la fase de evaluación del sistema de gestión requiere la Revisión por la Dirección que involucra procesos de revisión de la política, objetivos y metas, evaluación del desempeño, revisión de las auditorias internas y revisión de las respuestas a partes interesadas, siendo una revisión planeada, sistemática y

5 documentada. Para ello se procederá a capacitar a la dirección para el cumplimiento exitoso de este requisito del sistema integrado. NOTA: Es importante destacar que dentro del proceso de consultoría se realizan los siguientes cursos: Dictado de curso "Interpretación de las normas ISO14001:2004 y OHSAS18001:2007". Dictado del curso "Manejo de Plataforma Documentaria". Dictado del curso "Gestión y Análisis de Eficacia, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas". Dictado del curso "Investigación de Accidentes e Incidentes". Dictado del curso "Formación de Auditores Internos bajo los requerimientos de la norma de auditoría ISO19011". Capacitación a la Gerencia para el proceso de certificación