PROCEDIMIENTO

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1 1 5 22/09/2015 8:49 a. m. VERSION: 0 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEUDAS PRESUNTAS Y REALES DE LOS FONDOS DE SALUD Y PENSIÓN. CODIGO: P-GGH-025 FECHA: 24/Jun/ LISTA DE VERSIONES VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 0 18/Jun/ OBJETIVO Efectuar la conciliación y puración uda real y presunta generada a nombre l Ministerio Cultura, antes COLCULTURA, con los diferentes fondos salud y pensión, causadas por la no aplicación y/o actualización las novedas en las planillas aportes, con algunos funcionarios; s la creación l mismo. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solitud el estado cuenta, cobros, los diferentes fondos salud o pensión; y finaliza con el envío y/o entrega los soportes (planillas, actos administrativos, y otros que n lugar a la conciliación la uda); a los diferentes fondos ó con el reconocimiento y pago la uda por parte l Ministerio Cultura. 3. DEFINICIONES Deuda Real: Período aportes no efectuado por parte l empleador durante los tiempos establecidos para realizarlos. Deuda Presunta: Deuda registrada por omisión l empleador en lo referente a Novedas (retiros, cambios salario, actualizaciones). 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Solicitar estado cuenta a los diferentes fondos salud y pensión Realizar la solicitud l estado cuenta l Funcionario al fondo salud o pensión o a la empresa cobranza asignada. - Oficio remisorio. 1.2 Recibir la información suministrada por los diferentes fondos o Empresa privada cobranza. y/o carta Revisar y re-organizar la información suministrada por los diferentes fondos. Base datos Estado

2 2 5 22/09/2015 8:49 a. m. cuenta. 2. Examinar el estado cuenta suministrado por el fondo o empresa cobranza. 2.1 Consultar en el Programa nomina, HUMANO, si la persona tiene o tuvo vínculo laboral con el Ministerio Cultura, antes Colcultura, y el tiempo servicio La persona presenta o presentó vínculo laboral? y/o carta. Si: Continuar con la actividad No. 2.3 No: Continuar con la actividad No informar al Fondo correspondiente para que proceda con la verificación y eliminación l periodo o persona que está generando la uda, l estado cuenta. y/o carta solicitud. Nota: En ocasiones el Fondo al validar la información suministrada termina que la persona realizó pagos bajo la razón social l Ministerio, lo que impi que sea eliminado; para ello es importante terminar, con la historia laboral, si la persona trabajo por prestación servicios, y si realizó aportes como inpendiente, e informar la novedad nuevamente para procer con la eliminación la uda. 2.3 Alimentar la base datos con la información suministrada por los Fondos, según corresponda. Base datos Ubicar las planillas con las que se pagaron los periodos que presenta uda, se verifica que la liquidación la planilla este correcta, que se haya pagado en los plazos establecidos. asignado Nota: Luego hacer la verificación la planilla, el Ministerio termina si reconoce la uda, como real y proce

3 3 5 22/09/2015 8:49 a. m. con el pago, o solicita al fondo la puración la misma. 2.5 PC: Verificar si se genera uda a nombre Ministerio Cultura. Se genera uda a nombre l Ministerio Cultura? Si: Continuar con la Actividad No No: Continuar con la Actividad No Proyectar la comunicación al coordinador l Humana, informando a cerca la uda real proyectada 2.7 PC: Revisar y firmar el oficio proyectado con el fin autorizar el pago Humana. firmada por el Humana 3. Conciliación y/o reconocimiento la duda Solicitar al operador la generación las planillas para el pago. Informe que evincia la uda Proyectar comunicación dirigida al Financiera l Ministerio Cultura, solicitando el respectivo pago. 3.3 Efectuar el respectivo pago y notificar a Humana junto con los soportes pago respectivos. Financiera. Soporte pago. 3.4 Validar en la planilla SOI que el pago se efectuó. Planilla pago SOI

4 4 5 22/09/2015 8:49 a. m. 3.5 Enviar soporte pago a los Fondos. Nota: De esta forma garantizar que los Fondos actualicen y apliquen las novedas correspondientes. o carta. 3.6 Informar mediante correo o carta remisoria al fondo salud o pensión anexando copia planillas u otras evincias; sobre las novedas no aplicadas por el fondo, para que proceda con la conciliación y eliminación la uda. o carta remisoria Nota: Para solicitar al fondo la puración la uda, se be justificar muy bien la solicitud, y dar respuesta a la causal que este generando la uda; ya que el fondo luego validar la información suministrada, pue rechazar la solicitud y se ben volver a enviar evincias, conforme a lo solicitado por el fondo. 3.7 Realizar seguimiento a la documentación radicada con el Asesor o Empresa cobranza Nota: Para realizar este seguimiento es indispensable que cada fondo actualice y envíe constantemente al Ministerio Cultura el estado cuenta Solicitar al fondo una certificación paz y salvo con los periodos conciliados 5. REFERENCIAS FLUJOGRAMA 6. ANEXOS

5 5 5 22/09/2015 8:49 a. m. Nombre: ELABORO REVISO APROBO Humana Fecha: 08/May/2015 Nombre: Jefe Oficina Planeación Fecha: 19/Jun/2015 Nombre: Secretario General Fecha: 24/Jun/2015