4.1 E TRADA Y SALIDA DE EXISTE CIAS

Transcripción

1 IV Unidad Registro y Control de Existencias 4.1 E TRADA Y SALIDA DE EXISTE CIAS Cuando hablamos de entradas y salidas de existencias, nos referimos al proceso de compra y venta o utilización de los distintos materiales que son requeridos en un proceso productivo, o en el cotidiano desempeño de una empresa, el cual está relacionado directamente con el giro del negocio. Las existencias, son los bienes tangibles de propiedad de la empresa y cuyo destino es su venta, transformación o incorporación al proceso productivo, es decir, pueden ser productos adquiridos para producir otros bienes, o para revenderlos. Por lo anterior, la acumulación de existencias en niveles adecuados es una necesidad para el funcionamiento normal del sistema productivo, lo cual implica llevar un control adecuado de los stocks de materiales y productos que posee una empresa en un momento determinado. En el control y manejo de existencias podemos encontrar distintas modalidades para registrar el movimiento de éstas en una empresa, las cuales son implementadas por cada organización según sea la relevancia que le otorguen. EJEMPLO: Productos para la venta, ropa, libros, comida, etc. Productos para transformación, la madera es un ejemplo de este tipo de existencia, ya que es utilizada en la producción de otros bienes, como es el caso de las hojas de cuadernos. Incorporación a otro proceso productivo, generalmente para producir cualquier bien se requiere de maquinarias que permitan elaborar las materias primas que darán paso a un nuevo producto, por lo tanto éstas son productos fundamentales para la producción de un nuevo bien.

2 Importancia de las existencias: Las existencias garantizan el abastecimiento de materiales a la empresa, disminuyendo los riesgos de demora o atraso en el suministro de materiales. Permiten disminuir los costos de producción a través de descuentos por compras en grandes cantidades TARJETAS BI CARD Son un conjunto de documentos e informaciones que sirven para informar, analizar y controlar las existencias de materiales. Cuando estas tarjetas ocupan un archivo normal, su procesamiento es manual. Cada empresa define el tipo de documento de registro de existencias que sea más apropiado a sus necesidades y al grado de complejidad que pretendan. Esta última, se define a través de la cantidad de información que abarque. Este tipo de registro es utilizado en negocios donde la cantidad de artículos controlados no es muy grande.

3 Actividades de Aprendizaje Crea tarjetas Bin-Card, utilizando los cuatro niveles de información especificados anteriormente, dando ejemplos para qué tipo de empresas la aplicaría y por qué REGISTRO COMPUTACIONAL Posee la misma finalidad que las Tarjetas Bin-card, sólo que en el procesamiento de los datos es utilizada una computadora, y debido a sus capacidades puede contener mayor cantidad de información, sin importar el número de artículos que se controle. Es posible tener acceso a la información en forma rápida y simultanea. Se utiliza en grandes empresas, debido a que es en éstas donde el manejo de información es más complejo y en mayor cantidad. Normalmente, las fichas de existencias deben contener las siguientes informaciones sobre los materiales, indistintamente si se trata de bases de datos computacionales o manuales: 1. Identificación del artículo: Nombre del artículo Número o código del artículo Especificación o descripción del artículo Unidad de medida (kilo, metro, litro, unidad) Tipo de utilización (a qué se destina el artículo) 2. Control del artículo: Existencia mínima Demanda de consumo Días de espera para llegada de su reposición Proveedores del artículo Porcentaje de pérdida o rechazo en la producción 72

4 3. Entradas de material en existencias: Recepción de materiales (cantidades) Precio unitario Valor monetario de cada lote (precio por cantidad) 4. Salidas de material de existencias: Salidas de material en cantidades Precio unitario de cada lote de salida Valor monetario de cada lote 5. Saldo en existencias: Saldo en existencias (cantidad de existencias); Saldo disponible (cantidad existente + cantidad encargada y no recibida); Saldo de los encargos; Saldo de las reservas. 6. Valor del saldo en existencias: Costo unitario de cada lote de entrada en la bodega; Costo unitario medio; Costo unitario de cada salida; Valor monetario del saldo en existencia (unidades por costo unitario). 7. Rotación de existencias: Suma de las entradas; Suma de las salidas; Porcentaje de las entradas sobre las salidas.

5 4.2. Criterios de valorización de existencia Anteriormente aprendiste que las existencias pueden registrarse manualmente o por computador, para así controlar la cantidad de materiales almacenados tanto en volumen físico como en valores financieros. Esta última se define como la estadística del valor financiero de los materiales, tomando como base el precio de costo o el precio de mercado. Sin embargo, a lo largo del ejercicio pueden producirse múltiples oscilaciones en el precio, de tal forma que la adopción de uno u otro criterio puede alterar levemente los resultados de la empresa. Los criterios de valorización más difundidos por la literatura, son: LIFO FIFO PMP FIFO (PEPS) Las siglas PEPS corresponden a la abreviatura de la frase: primero en entrar, primero en salir, la cual en inglés se denomina como FIFO: first in, first out. En este método, independientemente de lo que haya sucedido con el material desde el punto de vista físico, se considera que las unidades de diferentes partidas de compra van saliendo de acuerdo a un estricto orden de entrada, es decir, primero salen las unidades de la partida más antigua. Agotadas éstas, se da la salida a la siguiente partida de compra, y así, sucesivamente. En consecuencia, puede darse el caso de que la existencia de un artículo esté constituida por unidades de diferentes precios, hecho que deberá reflejarse en la tarjeta de control correspondiente LIFO (UEPS) Este método considera que las últimas unidades de materiales ingresadas deben ser las primeras en salir, por lo tanto, el orden en que salen los productos es inverso al que han ido apareciendo cronológicamente. El valor de las existencias se calcula al costo del último precio, el cual normalmente es el más elevado. Ello produce una supervaloración del precio del material. La ventaja de esta modalidad es que el valor de las existencias, generalmente, queda actualizado con relación al valor de la última entrada. Esto significa que el valor de las existencias se aproxime al de los precios del mercado.

6 PMP (Precio Medio Ponderado) Este es el método de valorización más utilizado. Cada vez que ocurre una nueva compra de un material del que aún quedan en existencia unidades adquiridas anteriormente, se procede a calcular un precio único a la existencia total, que es resultante de ponderar el valor y la cantidad. COMPARACIÓN DE LAS TRES MODALIDADES DE VALORIZACIÓ DE EXISTE NCIAS A través de un ejemplo práctico, analizaremos las diferencias que existen entre las 3 metodologías de valorización de existencias de inventarios. Este método asigna a cada una de las unidades existentes en stock, un único valor, independientemente del valor al cual hubieran ingresado. Este valor se calcula como el promedio del costo de las unidades ingresadas. Ejemplo: Consideremos el almacén de materias primas de una empresa industrial, donde al 30/11/03 hay 4000 unidades. Se sabe que las mismas fueron compradas en distintas partidas, a precios diferentes: Compra del 25/10/ u $100/u $ Compra del 25/11/ u $103/u $ Compra del 28/11/ u $120/u $ Las 4000 u de existencias se compraron a $ El costo promedio por unidad resulta: $ / 4000 u = $104 / u Supongamos que se retiran o venden 2000 u, el valor de las mismas será: 2000 u * $104 / u = $ El valor promedio sigue siendo $104 /u ya que el mismo sólo se modifica al ingresar una partida. Si se compraran 1200 u más a $125 /u el nuevo promedio sería: (2000 u * $104/u u * $125 /u) /3200 u = $111,88 /u, y las existencias valorizadas resultarían 3200 u a $111,88/u = $358000

7 Este método valoriza la unidad a su precio de compra, identificando las partidas a las cuales pertenecen. Volviendo al ejemplo anterior: Compra del 25/10/ u $100/u $ Compra del 25/11/ u $103/u $ Compra del 28/11/ u $120/u $ u $ En cuanto al valor que debe asignarse a una unidad retirada, el método FIFO establece que l as que salen primero lo hacen al valor de las más antiguas. Repitiendo los movimientos del ejemplo anterior tendremos: Salida de 2000 u del almacén: 1500 u $100/u = $ u $103/u = $ u $2015

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