30 septiembre 2014 Municipio de Apodaca / Advanzer

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1 30 septiembre 2014 Municipio de Apodaca / Advanzer

2 Índice Creación de Datos Maestros Modificación de Datos Maestros Cancelación de Datos Maestros... 9 HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 2 de 11

3 2. Activo Fijo: Administración de Datos Maestros Creación de Datos Maestros Definición Descripción del Proceso: Las múltiples demandas acerca de la gestión de datos maestros para la Contabilidad de activos fijos se satisfacen en el componente de FI-AA del Sistema mediante los registros maestros de activo fijo que estarán estructurados según los requisitos funcionales y de objetivos, así como su actualización o modificación que estará organizada según dicha estructura y que permitirá una adaptación personal. Objetivo del Proceso: Establecer un proceso de control para la creación de activos fijos donde la dirección de Patrimonio sea el ente central para su correcta administración. Así como determinar las clases de activos fijos que se estarán utilizando para la creación y control, tanto de datos como financieramente. Disparador: La solicitud de creación de datos maestros proveniente de la parte de Adquisiciones o por parte de Obra pública para llevar a cabo la capitalización de las obras en Activos Fijos o una solicitud de la Dirección de Patrimonio para dar entrada a Bienes que procedan de un proceso diferente al de compras. Áreas involucradas: Patrimonio o Dirección de Patrimonio o Coordinación de Inventarios o Auxiliar de Patrimonio Proceso: Paso 1. Solicitar la Creación del Activo Fijo Quién: Usuario/Área de Obras/Área de Patrimonio Que: Solicitan de Creación de Activos Fijos en los siguientes casos: Usuario: Para llevar a cabo la adquisición de un Bien. Área de Obra: Al necesitar la creación de uno o varios activos fijos a los cuales las obras serán capitalizadas y se convertirán en activos fijos. Área de Patrimonio: Para llevar a cabo las altas de activos fijos que se adquieren por un medio diferente a compras (donación o adjudicación). HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 3 de 11

4 A quién: Área de Desarrollo Patrimonial. Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico u oficio). Paso 2. Recibir solicitud de creación de Activos Fijos: Quién: Coordinación de Bienes Muebles Que: Recibe la solicitud para llevar a cabo la creación del dato maestro del activo fijo. A quién: Dirección de Patrimonio Cómo: Actividad Manual Paso 3. Rechazar Solicitud Quién: Área de Desarrollo Patrimonial Que: No aprueba la creación del dato maestro del activo fijo, notifica al usuario del rechazo para que inicie nuevamente el proceso de solicitud. A quién: Usuario Cómo: Actividad Manual Paso 4. Creación de Activo Fijo Quién: Dirección de Patrimonio usuario encargado de alta de datos maestros Que: Crea el dato maestro de acuerdo a las características descritas puede ser activo fijo o activo fijo con sub-números. Se asigna un responsable del Activo Fijo. Cómo: Ejecutando las transacciones: AS01 Activo Fijo principal AS11 Activo Fijo con sub-números. Paso 5. Recibir Número de Activo Fijo Quién: El usuario solicitante Que: Recibe el número de activo fijo que fue creado en SAP para continuar con el proceso correspondiente. Cómo: Actividad Manual Paso 6. Visualización de Dato Maestro Creado Quién: Usuario responsable de Datos Maestros y Usuarios con acceso a visualización Que: Visualiza Activo Fijo creado para verificar información. Cómo: Ejecutando la transacción AS03 Importancia del Proceso Este proceso es importante ya que se crea el cascarón del activo fijo, ya que sin este no se podrá adquirir un bien inmueble o mueble. HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 4 de 11

5 Diagrama de Flujo Creación de Datos Maestros Fecha de Creación: 10 junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: Aprobado Revisado por: David Colunga - Líder AA Macroproceso: 2. Activos Fijos Proceso: 2.1 Administración de Datos Maestros Subproceso: Creación de Datos Maestros Adquisiciones MM-PUR Solicitante Inicio 1. Solicitar Creación de Activo Fijo Fin 5. Recibir número de Activo(s) Fijo(s) Nuevo(s) Área Solicitante Obras Públicas Capitalizar proyecto a activo(s) fijo(s) PS Fin Coordinación de Inventarios (Bienes Muebles)/ Auxiliar de Patrimonio (Bienes Inmuebles) 2. Recibir solicitud de Creación de Activos Fijos Solicitud 3. Rechazar solicitud 4. Crear Activo Fijo AS01 / AS11 6. Visualizar el Dato Maestro creado AS03 No Patrimonio Se autoriza la creación del Activo Fijo? Si Transacciones AS01 AS11 AS03 HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 5 de 11

6 2.1.2 Modificación de Datos Maestros Definición Descripción del Proceso: La Modificación de los Datos Maestros estará controlada por medio de permisos en el sistema y solo las personas responsables asignadas por la coordinación de bienes muebles serán las responsables de llevar a cabo los cambios necesarios en los datos maestros; estos cambios se pueden derivar de los siguientes escenarios: Inventarios: Cuando se vaya a inventariar por primera vez el bien adquirido y sea necesario agregar el número de inventario físico, o cuando debido al inventario físico se encuentren información faltante o sobrante para complementar los datos maestros de activos fijos. Resguardos: Cuando se levante el resguardo por primera vez del bien adquirido, añadiendo el responsable del bien, o cuando se haga cambio de resguardo. Transferencias: Cuando el activo fijo o bien vaya a ser transferido entre dependencias o secretarías, así como cuando se transfiera al área de Almacén de Patrimonio (causando cambio de lugar localizado, cambio de área responsable y cambio de centro de costos). Objetivo del Proceso: Establecer un control en los cambios de los datos maestros de activos fijos para cumplir con una administración adecuada de los mismos, que reflejen información actualizada, el área de Patrimonio el actor principal. Disparador: La Coordinación de Bienes Muebles recibe una solicitud para realizar cambios en los datos maestros de activos fijos, ya sea del área de Inventarios, Resguardos o de la Coordinación de Desarrollo Patrimonial (transferencias). Áreas involucradas: Dirección Patrimonio o Coordinación de Inventarios Área de Bienes Muebles o Auxiliar de Patrimonio Área de Bienes Inmuebles Proceso: Paso 1. Recibir Solicitud de Cambio de Datos Maestros Que: Recibe solicitud para realizar cambios en los datos maestros de activos fijos. La solicitud puede provenir de Inventarios, Resguardos o Transferencias. Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico/ Oficio). HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 6 de 11

7 Nota: Cuando ocurra una transferencia entre dependencias o secretarías, así como transferencia al área de almacén de patrimonio, deberán ser aprobadas por la Coordinación de Desarrollo Patrimonial, si es aprobada la Coordinación enviará la solicitud de cambio Paso 2. Realizar Cambios en el Dato Maestro Que: Realiza los cambios indicados en los datos maestros de los activos fijos en el sistema. Cómo: Ejecutando la transacción AS02 Paso 3. Comunicar el Cambio o Rechazo Que: Comunicará cuando los cambios se hayan realizado. En caso de no ser aprobados se comunicará al área involucrada para que gestione nuevamente los cambios. A quién: Área solicitante del cambio Cómo: Vía correo electrónico Paso 4. Visualizar Cambio en Dato Maestro Que: Pueden visualizar los cambios en los datos maestros para verificarlos. A quién: Coordinación de Bienes Inmuebles y usuarios con permiso a la transacción de visualización Cómo: Ejecutando la transacción AS03 Paso 5. Bloqueo de Activo Fijo Que: Bloquear los datos maestros de activo fijos para que estos no puedan ser utilizados para contabilización ni modificados Cómo: Ejecutando la transacción AS05 Importancia del Proceso La modificación se tiene que llevar a cabo siempre y cuando exista una previa autorización para cambiar la denominación del activo, centro de costos, número de inventario, etc. Es importante porque puede afectar un inventario o incluso otro centro de costos, vida útil, y poder llevar diferentes contabilizaciones. HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 7 de 11

8 Diagrama de Flujo Modificación de Datos Maestros Fecha de Creación: 10 junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: Aprobado Revisado por: David Colunga - Líder AA Macroproceso: 2. Activos Fijos Proceso: 2.1 Administración de Datos Maestros Subproceso: Modificación de Datos Maestros Dependencia o Secretarías INICIO Transferencia Patrimonio SI Se aprueba transferencia? No Fin Se autoriza el cambio? No Si Coordinación de Inventarios (Bienes Muebles)/Auxiliar de Patrimonio (Bienes Inmuebles) INICIO INICIO 1. Recibir solicitud de cambios a los datos maestros Inventariar bien o inventario fisico Primer Resguardo o Cambio de Resguardo Solicitud SI Cambio por inventario inicial o fisico? Se aprueba resguardo o cambio de resguardo? SI No 2. Realizar cambios en el dato maestro AS02 No Fin Confirmación 3. Comunicar del cambio o rechazo 4. Visualizar el cambio hecho AS03 Se capitaliza el activo? NO 5. Se bloquea el activo AS05 SI FIN Transacciones AS02 AS03 AS05 HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 8 de 11

9 2.1.3 Cancelación de Datos Maestros Definición Descripción del Proceso: La cancelación de Datos Maestros se dará cuando algún activo fijo no se vaya a capitalizar, a manera de evitar tener una base de datos muy grande donde gran parte de los activos no estén capitalizados. De esta forma se tiene una base de datos bien administrada para hacer más eficiente el control de los datos maestros. Objetivo del Proceso: Establecer una administración correcta de los datos maestros, manteniendo limpia la base de datos de los activos fijos, cancelando datos maestros que no serán utilizados y por lo tanto no capitalizarán o no se darán de alta en el sistema. Disparador: La Coordinación de Bienes Muebles recibe una solicitud para realizar la cancelación de los activos fijos. Áreas involucradas: Dirección Patrimonio o Coordinación de Inventarios Área de Bienes Muebles o Auxiliar de Patrimonio Área de Bienes Inmuebles Proceso: Paso 1. Recibir Solicitud de Cancelación de Activo Fijo Que: Recibe la solicitud de cancelación del Activo Fijo esta solicitud tiene que contener el número de Activo Fijo con el que está registrado en el sistema SAP, la solicitud se puede presentar por alguna de las siguientes situaciones: Solicitud de Usuario por proceso de compras: En caso de que el presupuesto para la compra no fuese aprobado. Solicitud de Obra Pública por capitalización de obra terminada: En caso de que la obra finalmente no fuese capitalizada al activo fijo o si el prorrateo de la obra no tomase en cuenta a algún activo fijo. Solicitud por Usuario en Patrimonio: En caso de que algún proceso de alta de activos fijos diferente a compra, no requiera o no concluya en la capitalización del activo fijo. Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico/ Oficio). Paso 2. Cancelar Activo Fijo HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 9 de 11

10 Que: Realiza la cancelación del dato maestro del activo fijo que no será capitalizado utilizando el número de activo fijo proporcionado anteriormente. Cómo: Ejecutando la transacción AS06 Paso 3. Comunicar la Cancelación o Rechazo Que: Comunicará cuando la cancelación se hayan realizado. En caso de no ser aprobados por falta de información se comunicará al área involucrada para que gestione nuevamente la cancelación A quién: Área solicitante del la cancelación Cómo: Vía correo electrónico Paso 4. Visualizar Cancelación en Dato Maestro Que: Visualiza el activo fijo (datos maestros). Si fue cancelado el sistema mencionará que el activo fijo fue cancelado o borrado. A quién: Coordinación de Bienes Muebles y usuarios con permiso a la transacción de visualización Cómo: Ejecutando la transacción AS03 Importancia del Proceso Una cancelación o la eliminación de Activo fijo es importante ya que se borrara por completo del sistema SAP y afectara inventario, este proceso solo se puede llevar a cabo siempre y cuando el activo no tenga contabilizaciones activas. Diagrama de Flujo HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 10 de 11

11 Transacciones AS06 AS03 HMAPS_TEMP_Manual De Usuario_HMAPS_AA_Administración De Datos Maestros Página 11 de 11