SIIGO STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION ACTIVOS FIJOS

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1 SIIGO Versión 6.1 STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION ACTIVOS FIJOS 7

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION CUENTAS CONTABLES CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS CREACION DE ACTIVOS FIJOS DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES PROCESOS DE ACTIVOS AJUSTES POR INFLACIÓN Captura De Índices Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G Proceso De Los Ajustes Por Inflación Diferidos Proceso De Los Ajustes Por Diferencia En Cambio DEPRECIACION Depreciación Línea Recta Depreciación Suma de Dígitos COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO VALORES NO AJUSTABLES MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Mantenimiento De Requisiciones ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS Mantenimiento de Órdenes de Compra APERTURA DE REGISTRO DE COMPRAS OTROS INFORMES REPORTE POR DEPENDENCIA REPORTE DE ACTIVO DEPRECIABLES COMPLETAMENTE REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE REPORTE SALDOS POR DEPRECIAR... 69

3 1. INTRODUCCION Los activos fijos de una compañía representan los bienes tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción con el fin de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico. Por lo anterior el módulo de Activos Fijos de SIIGO brinda una herramienta eficiente para el control y administración de los activos fijos de la empresa, optimizando los procesos de ajustes por inflación y depreciación de los mimos.

4 2. CUENTAS CONTABLES Las cuentas contables que intervienen en el proceso de activos fijos se relacionan a continuación Activo: La primera cuenta contable que se debe definir es la de los activos fijos. Los signos de interrogación hacen referencia a la clasificación de las diferentes cuentas que corresponden al grupo 15 Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la estructura indicada en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Flota y Equipo de Transporte, etc. Depreciación Acumulada: Los activos fijos sufren un proceso de desgaste llamado depreciación que se origina por el uso, obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de bienes productivos o de los servicios prestados. Para el manejo contable es necesario definir la cuenta 1592 Depreciación Acumulada, donde los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas, ejemplo: Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres, Depreciación Acumulada de Maquinaria y equipo, Depreciación Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc. Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160 Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas Ajuste por Inflación: Cuenta para reconocer el efecto de la inflación y los signos de interrogación corresponden a los diferentes tipos de activos del grupo 15 Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la clasificación establecida en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: Ajustes por Inflación de Muebles y Enseres, Ajustes por Inflación de Maquinaria y Equipo, etc.

5 Ajustes por Inflación a la Depreciación Acumulada: Cuenta de la depreciación acumulada ajustada por inflación de acuerdo a lo establecido en las normas legales vigentes. Esta cuenta debe ser de naturaleza crédito. Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Los signos de interrogación hacen referencia a las Subcuentas Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada. Esta última cuenta debe ser de naturaleza débito. IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación.

6 3. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Creación de Grupos. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos Catálogo Apertura de Grupos En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos a través de los siguientes campos: Código Grupo: En este campo se debe digitar un código y una descripción para identificar a cada uno de los grupos de activos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a los activos que posea. El programa permite crear hasta 9999 grupos de activos Cuenta Activo: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde al grupo de activos que se esta creando (15????). Cuenta Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta de depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está creando (1592??). Cuenta Gasto: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto de depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está creando (5160??).

7 Cuenta Ajuste Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de ajuste por inflación al costo histórico que corresponde al grupo de activos que se está creando (15??99). Cuenta Contrapartida Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de la corrección monetaria que corresponde a la contrapartida del ajuste por inflación al activo fijo (470515). Cuenta Ajuste Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación a la depreciación acumulada (159299). Cuenta Contrapartida Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta corrección monetaria del ajuste por inflación a la depreciación (470545). Cuentas Garantía: En este campo se deben digitar las cuentas correspondientes a cada opción siempre y cuando el activo se encuentre en garantía. Recuerde que estas cuentas solo serán utilizadas en los procesos de Ajustes por Inflación y Depreciación. Cuentas Para dar de Baja Activos : En estos campos deberá digitar las cuentas correspondientes para que el sistema realice el proceso automático para dar de baja un activo teniendo en cuenta la causa por la cual se esta dando de baja el activo en este caso usted podrá utilizar la cuenta del gasto correspondiente 5310?? Perdida en venta y retiro de bienes

8 4. CREACION DE ACTIVOS FIJOS En esta opción se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los grupos de activos creados anteriormente. Aquí se detallarán las características principales de los activos. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Creación de Activos Apertura de Activos Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos Catálogo Apertura de Activos Para la creación de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación: Grupo: Hace referencia a la tabla de activos fijos creada Código: En los cuatro primeros dígitos se debe colocar el código del grupo creado y automáticamente aparecerá el nombre correspondiente al grupo. En los siguientes cinco dígitos se debe colocar el código que se desea asignar al activo fijo que se va a crear, posteriormente el programa habilitará un campo para el nombre del activo fijo. El programa permite crear hasta activos fijos por cada grupo y este código será la identificación del activo en SIIGO. Responsable: En este campo se debe digitar el número de cédula del responsable del manejo del activo fijo que en este caso será uno de los empleados de la empresa. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de los empleados creados o se podrá crear desde esta opción en el caso de que no exista en SIIGO el Nit del responsable. Esta opción permitirá mantener un informe histórico de los

9 diferentes responsables que ha tenido este activo. La modificación se debe realizar por la opción activos fijos - catalogo - mantenimiento responsables. Fecha de Compra: En este campo se debe digitar el año (4 dígitos), el mes (dos dígitos) y el día (2 dígitos) en que se adquirió el activo fijo. Es importante digitar la fecha correcta de compra para efectos del cálculo de la depreciación. Asegurado: Si se tiene constituida una póliza de seguros para el activo fijo se debe marcar esta pregunta y el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se podrá efectuar la capturar los datos de la póliza y la compañía de seguros, la fecha de vencimiento de la póliza y el monto por el que se aseguró el activo fijo. En caso de no contar con una póliza de seguros para el activo fijo se debe dejar el campo en blanco. Activar/Desactivar: Cuando se esta creando un activo fijo se debe digitar A para activar el activo fijo y se tenga en cuenta en los procesos e informes relacionados con los ajustes por inflación y depreciación. Si el activo ya no pertenece a la compañía o fue dado de baja se debe desactivar digitando D, porque no podrá ser eliminado si posee movimiento. No. De Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están identificados con un número de serial asignado por el fabricante. Normalmente aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina como calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc. Nor. De Placa: Este campo es utilizado para colocar el número del serial del propietario del activo.

10 Método de Depreciación: En este campo se debe escoger el método de depreciación a utilizar en el activo, para línea recta escoja la letra "L" y para la suma de dígitos escoja la letra " S". Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos para realizar el proceso de depreciación; en caso de no ser depreciable el activo este campo se deja en blanco Centro de Costo y Subcentro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada uno de los movimientos contables como compras, saldos iniciales, ajustes por inflación y depreciación por centro de costo. El subcentro de costo lo solicitará el programa en caso de que el centro de costo lo maneje, en caso contrario el programa no habilitará este campo. Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el número de veces a depreciar que se aplicará al activo fijo para que cumpla su vida útil. La vida útil de los activos fijos esta dada en años y para calcular número de veces a depreciar se debe multiplicar el tiempo en años por 12 meses y el resultado es el que se debe ingresar en este campo. El decreto 3019/89, determina la vida en años de los activos fijos de la siguiente manera: ACTIVO VIDA UTIL No. De Veces a Depreciar Inmuebles 20 años 240 meses Barcos, trenes, aviones, maquinaría, equipo y bienes 10 años 120 meses muebles Vehículos automotores y computadores 5 años 60 meses RECUERDE. De acuerdo a lo establecido en la dinámica de la cuenta 1592 Depreciación Acumulada del Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 no se debe calcular depreciación a los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y a la maquinaria en montaje. Así mismo contempla que cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente económico deberá depreciarlo, teniendo en cuenta la vida útil restante.

11 Ultima Fecha Depreciación: El programa calcula de forma automática la fecha en la que se aplicará la última depreciación al activo fijo, es decir, cuando el activo cumple su vida útil. Esta fecha la calcula tomando como base la fecha de compra y el número de veces a depreciar. Ubicación: En este campo se debe digitar el área exacta en la que se encuentra ubicado el activo fijo. Código de Barras: En este campo se debe diligenciar si el activo que se está creando esta identificado por un código de barras. Ajustable Inflación: Este campo se marcar para que el programa ajuste por inflación el activo fijo que se está creando. IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en tres estados que son A Activo, L- Leasing, G Garantía. A Activo: se debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. L Leasing: Se marcará esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. G Garantía: Se debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a la compañía, por lo tanto este activo no será ajustado por inflación ni depreciado. T Montaje utilizada para el control de activos en montaje. Observación: En este campo se puede especificar alguna característica particular del activo que se esta creando. Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o se controlan los mantenimientos efectuados al activo se debe marcar este campo. El programa desplegará la siguiente pantalla en la que se deben digitar el Nit de la compañía que realiza el mantenimiento del activo, el nombre del contacto y la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento. Con la tecla de función F3 o con el icono se pueden consultar los tres últimos mantenimientos realizados al activo. Si no se maneja mantenimiento para el activo se debe dejar el campo en blanco.

12 Foto: El sistema permite incluir fotografías en los catalogo de productos, activos y terceros. Para ello el sistema al actualizar a la nueva versión 5.1 en la carpeta de la empresa se crea una carpeta adicional llamada IMÁGENES y en ella se habilita una subcarpeta: Activos. En la carpeta de la empresa \Siiwi01\Imagenes\Activos, se deberá guardar las imágenes del activo fijo con formato BMP y de tamaño 156 por 156 máximos en una resolución 800 * 600. Para que la imagen se visualice en el catalogo; el nombre de la imagen deberá ingresarse de la siguiente manera: Código Moneda + Grupo del activo - Código del activo fijo. La moneda debe ser 00 por defecto. El nombre de la foto del activo quedara así: BMP

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14 5. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben contabilizar en un documento tipo P Compras. Antes de efectuar el registro de compra, el activo debe estar previamente creado de acuerdo a los procedimientos establecidos anteriormente. En la compra de activos el valor del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable. Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de los activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L 999 (Saldos iniciales) en el que se debe contabilizar el valor del costo histórico del activo fijo en la cuenta 15???? Propiedad Planta y Equipo y el valor de la depreciación acumulada en la cuenta 1592?? Depreciación Acumulada. Depreciación (Tipo L): Para contabilizar la depreciación acumulada de los activos fijos se debe definir un documentos tipo L Otros. Ajustes por Inflación (Tipo A): La contabilización de los ajustes por inflación al costo histórico del activo fijo y el ajuste por inflación de la depreciación quedará en un documento tipo A Ajustes por Inflación. En un documento tipo A 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales de los ajustes por inflación al costo histórico del activo y el ajuste por inflación a la depreciación acumulada. IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al anterior punto. Requisición (Tipo I ): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada en contabilidad - definición de documentos. Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Contabilidad - definición de documentos y debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada.

15 6. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS Ruta Menú Nuevo: Contabilidad procesos - Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo: Se debe escoger el documento L para el ingreso de los saldos iniciales. Numero : Seleccionar el L 999 parametrizado para el ingreso de saldos iniciales Vendedor: En este tipo de documento es informativo Fecha: Corresponde a la fecha de saldos iniciales Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se contabilizará el costo histórico del activo fijo, la cuenta de la depreciación acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante deben dar sumas iguales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de las cuentas. se puede efectuar

16 Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo, (esta opción solo se habilita si la cuenta esta marcada como centro de costos). Después de digitar el centro de costo el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono fijos creados. se puede efectuar la búsqueda de los activos Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del movimiento que se esta realizando, en caso de ser la misma descripción en todos los ítems se puede copiar con la tecla de función F2 Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas de la de depreciación y de la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito. Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histórico del activo fijo y en la cuenta de depreciación se debe registrar el valor de la depreciación acumulada del activo fijo. Después de ingresar los saldos iniciales del costo histórico y la depreciación acumulada se deben ingresar los saldos iniciales del ajuste por inflación del activo a través de un documento tipo A Ajustes por Inflación, que contiene los siguientes campos:

17 Tipo: Se debe escoger el documento A 999 para el ingreso de los saldos iniciales. Numero : Seleccionar el L 999 parametrizado para el ingreso de saldos iniciales Vendedor: En este tipo de documento es informativo Fecha: Corresponde a la fecha de saldos iniciales Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación al costo histórico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflación a la depreciación acumulada y la cuenta puente en la que se harán las contabilizaciones correspondientes. Con las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de las cuentas. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo, (esta opción solo se habilita si la cuenta esta marcada como centro de costos). Después de digitar el centro de costo el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos creados.

18 Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del movimiento que se esta realizando, en caso de ser la misma descripción en todos los ítems se puede copiar con la tecla de función F2 Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del ajuste por inflación del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas del ajuste por inflación a la depreciación y a la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito. Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflación al costo histórico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflación de la depreciación se debe registrar el valor correspondiente. IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al anterior punto.

19 7. CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES En esta Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de los activos fijos en la requisición (Documento tipo I). Estos códigos se deben crear debido a que en el momento de realizar una requisición no se tiene creado el código del activo fijo. Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de los activos fijos en la requisición (Documento tipo I ). Los conceptos de requisición son conceptos asignados al sistema para poder realizar el documento requisición (tipo I) debido a que aun no se tiene creado el código para ser asignado al activo fijo. Por ejemplo: 001 COMPUTADORES 002 ESCRITORIOS 003 MAQUINA PLANA Una vez registrada la compra del activo fijo se le asignara y creara el código del activo y posteriormente se realizara un mantenimiento al documento inicialmente elaborado (tipo I - M).Este mantenimiento corresponde a cambiar el concepto de la requisición por el código asignado al Activo fijo. Para crear los conceptos diligencie los siguientes campos en la siguiente ruta: Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Descripción Interna de Activos Fijos Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Catálogos - Conceptos Requisiciones. Código: Asigne el número al concepto máximo hasta 999 conceptos Nombre: Escriba el nombre del concepto, con enter asume la grabación.

20 8. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE Esta opción permite asociar los componentes que pueden llegar a tener un activo, al cual se le esta realizando su determinado montaje. Tanto el código en montaje como sus componentes deben ser códigos de activos creados en la apertura de activos fijos y que sufren procesos de ajustes por inflación. El montaje de un activo fijo se da porque no hay ningún proveedor que lo venda completo como la empresa lo desea o simplemente porque al realizar su montaje es más económico. En el momento en que el activo esta completo se debe realizar su entrada con el registro de compras, donde los valores incurridos en ajustes por inflación a sus componentes deben ser un mayor valor de compra para el mismo. Para realizar dicha asignación se debe ingresar a: Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos Ensamble de activos. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Catálogos - Asignación de Activos en Montaje. Donde solicitara los siguientes datos: MONTAJE - CODIGO: Permite buscar el código previamente creado en el catalogo de activos fijos. Valida que este código no este en ceros y que exista en la tabla de activos. COMPONENTES - CODIGO: Solicita el código de Activos que se utilizan como componentes de Montaje. Permitir buscar el código (s) previamente creado(s) en el catalogo de activos fijos. Se valida que este código no este en ceros y que exista en la tabla de activos. Permite grabar con el icono de la bandera cuando ya no se deseen incorporar más componentes.

21 Nota: El ingreso de estos activos se realiza en la Elaboración del registro de compras y allí se valida y se cargan los costos de ajustes por inflación y posibles depreciaciones que hayan sufrido cada uno de los componente del activo en montaje. Estos valores asignados por el activo deben ser mayores al valor de compra.

22 9. CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO Opción que se utiliza para crear los conceptos que se utilizaran para cargar los costos en que incurre un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra. Para realizar dicha parametrización se debe ingresar a: Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Concepto de Activos Fijos en Transito. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Catálogos - Conceptos de Gastos de Activos Fijos en Montaje Donde solicitara los siguientes datos: CODIGO: Asigne el numero al código que desee crear DESCRIPCION: Solicita descripción del concepto CUENTA: Solicita cuenta a la cual se debe enviar dicho concepto. Puede ser una de gasto o de Activos en transito.

23 10. ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS Esta opción permite cambiar el nombre del responsable a los activos fijos conservando el historial por fecha y nit que lo tuvo y lo tiene en la actualidad para realizar dicho cambio se debe realizar por la opción de: Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Creación de Activos Cambio de Responsables. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos Catálogo Mantenimiento responsable activos Donde solicitara los siguientes datos: Grupo: Corresponde al grupo del activo que se desea cambiar de responsable. Código: Corresponde al código del activo que se desea cambiar de responsable. Responsable: Tercero que posee en la actualidad el activo fijo. Complementando con el nombre del responsable Centro de costo: Asignado al tercero Subcentro costos: Solamente lo solicita si el centro de costos maneja subcentros Fecha de Asignación: esta fecha se debe tomar automáticamente según la fecha que tenga SIIGO en este momento. Al cambiar el NIT del responsable se mantendrá en su historia.

24 11. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para posteriormente realizar el proceso de los ajustes por inflación. El sistema solamente realizara el proceso de ajustes por inflación a los activos que se encuentren marcados como Ajustables. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Creación de Activos - Marcación en bloque como ajustables. Ruta Menú Tipo explorador: Activos - Catálogos - Mantenimiento de activos como ajustables Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente información: Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar para el proceso de ajustes por inflación. Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar para el proceso de ajustes por inflación. Solicita si Desea aplicar Ajustable S/N?

25 12. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para realizar el proceso de depreciación. El sistema solamente realizara el proceso de depreciación a los activos que se encuentren marcados como depreciables. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Creación de Activos - Marcación en bloque como Depreciables. Ruta Menú Tipo explorador: Activos - Catálogos -Mantenimiento de activos como depreciables Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente información: Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar los activos para el proceso de depreciación. Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar para el proceso de depreciación. Solicita si Desea aplicar Depreciación S/N?.

26 13. PROCESOS DE ACTIVOS 13.1 AJUSTES POR INFLACIÓN IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto Captura De Índices Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Captura de Índices Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Ajustes Por Inflación - Captura de Índices Los activos fijos se deben ajustar por inflación mensualmente el primer día de cada mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística). Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

27 P.A.A.G: En esta opción se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del año. Con la tecla de función F1 o con el icono finaliza la captura. ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto.

28 Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajustes por Inflación A Activos Fijos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Ajustes Por Inflación Activos Fijos RECUERDE. Si el activo esta marcado como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, la contabilización se envía a las cuentas de garantía.

29 Para ajustar por inflación los activos fijos se deben diligenciar los siguientes campos: Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para los ajustes por inflación de los activos fijos. Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. RECUERDE. Los activos fijos no se ajustan por inflación en el mes de compra, sino hasta el siguiente mes. La ejecución de los ajustes por inflación al P.A.A.G, Diferido y Diferencia en cambio tienen un procedimiento similar al de los Activos fijos y se describe a continuación:

30 Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajustes por Inflación Al Acuerdo. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Ajustes Por Inflación P.A.A.G A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían las cuentas del Patrimonio.

31 Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG. Nit a Usar: En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. RECUERDE. Cuando no se cuenta con el módulo de Activos Fijos o Inventarios y dentro de la contabilidad se manejan estas cuentas se ajustarán en el proceso descrito anteriormente.

32 Proceso De Los Ajustes Por Inflación Diferidos IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajustes por Inflación A Diferidos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Ajustes Por Inflación Diferidos. A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a las cuentas de los diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento de su creación.

33 Del Nro: En este campo se debe digitar el número inicial del diferido que se quiere ajustar por inflación Al Nro: En este campo se debe digitar el número final del diferido que se quiere ajustar por inflación. Tipo Documento: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de Diferidos Proceso De Los Ajustes Por Diferencia En Cambio Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Ajustes por Inflación Por Diferencia en Cambio. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Ajustes Por Inflación Diferencia en Cambio

34 El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente. Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio. Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes: Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en Cambio.

35 Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. RECUERDE: Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización de las cuentas contables DEPRECIACION Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos Depreciación

36 Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos Procesos de Activos Comprobante de Depreciación De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de Diciembre 29 de 2003 la depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación Depreciación Línea Recta Al generar este proceso de debe tener en cuenta Para la ejecución de la depreciación en línea recta el sistema tomara únicamente los activos que estén marcados con la letra "L" en la pregunta Método de Depreciación que se encuentra en el catalogo de apertura de activos fijos. Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de garantía El método de línea recta para la depreciación de los activos fijos se debe ejecutar el último día de cada mes. Se aplica de la siguiente manera: Depreciación Mensual Costo Histórico + Ajuste por Inflación = Número de veces a Depreciar

37 IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Para la correcta ejecución del proceso de depreciación en SIIGO se deben tener en cuenta los siguientes pasos: Desea correr la depreciación incluidos los ajustes? Si no se marca esta opción solo se realizará el Proceso de Depreciación, teniendo en cuenta únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la depreciación acumulada y terminará el proceso de depreciación. Si se marca el campo, el programa calculará la depreciación acumulada sobre el costo histórico más el ajuste por inflación del activo fijo. Si la opción anterior fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla. Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al P.A.A.G. del presente mes?. El proceso de ajustes por inflación se debe ejecutar el primer día de cada mes y el proceso de depreciación se realiza el

38 último día del mes. Si no se marca el esta opción, el proceso de depreciación no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes en el que se realizará el proceso de depreciación. Si se marca el campo el programa incluirá el ajuste por inflación de mes en el que se esta efectuando el proceso de depreciación. Si la opción anterior fue seleccionada el programa mostrará la siguiente pantalla. Desea que la depreciación del ajuste por inflación se contabilice en la cuenta de depreciación? Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. Si se marca esta opción el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la cuenta 1592?? Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del activo será negativo. Si no se marca esta opción el programa contabilizará la depreciación del ajuste por inflación en la cuenta Ajuste por Inflación a la Depreciación y al final de la vida útil el valor en libros del activo será cero (0). Después de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la última, el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación al costo histórico de cada uno de los activos fijos.

39 Tipo: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo A (Ajustes por Inflación), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se calcule al ajuste por inflación. Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla: Activo Desde: En este campo se debe digitar el código inicial del activo desde el que se desea ejecutar el proceso de depreciación. Activo Hasta: En este campo se debe digitar el código final del activo hasta el que se desea ejecutar el proceso de depreciación. Posteriormente el programa mostrará pantalla para asignar la moneda y cambio Depreciación Suma de Dígitos. Al generar este proceso de debe tener en cuenta: Para la ejecución de la depreciación por suma de dígitos el sistema tomara únicamente los activos que estén marcados con la letra "S" en la pregunta Método de Depreciación que se encuentra en el catalogo de apertura de activos fijos. Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de garantía. Para los activos que utilizan el método de Suma de dígitos se realizará sobre la siguiente formula:

40 Para el cálculo de la depreciación por suma de dígitos se realizara anualmente mediante una fracción que tiene como numerador el último año de vida que le queda y como denominador la suma de los años. Ejemplo: Costo del activo depreciable $ ; vida Útil 10 años. Se calcula la suma de los dígitos de los años = 55 La suma se convierte en una suma de fracciones que debe ser igual a la unidad: 1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1 La depreciación de cada año se calcula así: AÑO FRACCION VALOR DEPRECIABLE ($) DEPRECIACIÓN ANUAL ($) 1 10/ / / / / / / / / / Se debe tener en cuenta que si un activo estaba en un método (Ejemplo línea recta) y se cambia a otro (Ejemplo Suma de dígitos) el valor que debe tomar como costo histórico es el costo neto (saldo actual) dejado en el método anterior, depreciando las veces que le hacen falta al anterior. En el movimiento se debe dejar la marca de que método de depreciación fue utilizado y si esta en garantía o no. RECUERDE. Los pasos para la ejecución del comprobante para la depreciación por la suma de dígitos tomara las mismas opciones del método de línea recta.

41 13.3. COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos Dar de Baja Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Procesos De Activos - Baja De Activos Para realizar el proceso de baja a un activo fijo, el sistema traerá automáticamente los saldos de las cuentas de activos, depreciación, ajuste y ajuste a la depreciación, generando un comprobante tipo L y uno tipo A. IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciación con su correspondiente contrapartida. El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a la depreciación.

42 Solicita el tipo y comprobante del documento tipo L y A para ser utilizado en el proceso. Solicita el código del activo a dar de baja. Para esto se debe habilitar el icono de ayuda para poder buscar el código del mismo.

43 Solicita las cuentas contrapartidas para el cuadre del comprobante L y A de baja del activo. Estas cuentas serán: Contrapartida del Histórico Contrapartida de la depreciación Contrapartida del Ajuste al Activo Contrapartida del Ajuste a la Depreciación. Para este proceso el sistema toma el saldo que pose el activo como Valor Histórico, Valor de Depreciación, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciación, generando el comprobante correspondiente y su debida contrapartida solicitada al correr este proceso. Ejemplo: Se posee un activo con los siguientes saldos: Valor Histórico 1540?? DB $ Valor Depreciación 1592?? CR $ Valor Ajuste activo DB $ Valor Ajuste Depreciación CR $ Con el documento tipo L se deben afectar: Valor Histórico CR $ Contrapartida del Histórico DB $ Valor Depreciación BD $ Contrapartida depreciación CR $ Con el documento tipo A se deben afectar: Valor Ajuste Activo CR $ Contrapartida del Ajuste o DB $ Valor Ajuste Depreciación DB $ Contrapartida Ajuste depreciación CR $ CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos - Procesos Cargue de Gastos a Activos Fijos.

44 Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Procesos de activos Liquidación de activos fijos en montaje Opción donde se cargaran los gastos en que puede incurrir un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra. En esta opción se causaran los gastos con cargue a un activo fijo creado previamente, generando un documento contable con el que se afecte la cuenta por pagar a proveedores y una cuenta de activos en transito. Estas cuentas serán las que se hayan parametrizado en los conceptos de gastos. Solicita el comprobante tipo P (Compras) que se utilizara para el descargue contable del valor del gasto causado.

45 Activo: Solicita el código del activo al cual se debe cargar el gasto. Código del gasto: Digite el código del gasto en que incurrió para el activo, permite ingresar más de un código a la vez y habilitar el botón de terminar para cuando el usuario no desee ingresar más gastos. Valor del Gasto: Digite el valor del gasto Forma de Pago: Seleccione la forma de pago con los binóculos obtendrá la ayuda de las formas de pago ya creadas. Se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago seleccionada.

46 Se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago seleccionada. Ejemplo Se utiliza el concepto 001 FLETES Cuenta 23???? Activos en Transito por un valor de $1.000 Al realizar el comprobante contable debe quedar así: IMPORTANTE El ingreso de estos activos se realiza en la Elaboración del registro de compras y allí se valida y se cargan los gastos incurridos por el activo como mayor valor de compra.

47 13.5. VALORES NO AJUSTABLES Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los ajustes por inflación de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019/89. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos Valores No Ajustables. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos Valores no Ajustables Captura de Datos Para efectuar la captura de estos datos se deben ingresar los siguientes datos:

48 Año: En este campo se debe digita el año en el que se va a capturar la información. Valor: En este campo se digita el valor tope establecido por cada uno de los años, para excluir los activos fijos de los ajustes por inflación por cada uno de los años MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO A través de esta opción el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Parámetros Creación de Activos Actualizar Fechas de Seguros y dada de Baja. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos Manejo Fechas de Vencimiento Actualización Fechas Fecha Baja Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:

49 Grupo: En este campo se debe digitar el grupo del activo Código: En este campo se debe digitar el código del activo que se quiere dar de baja. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos de la empresa. Posteriormente el programa mostrará la información general del activo como el responsable del activo, fecha de compra, centro de costo, ubicación, valor de compra, valor de la depreciación y observaciones. Estado Actual: El estado A - Activo indica que el activo fijo aún permanece vigente dentro de la compañía. B Dado de Baja permite dar de baja al activo. M Malogrado indica que el activo fijo está deteriorado y se dará de baja.

50 14. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS Los nuevos documentos para ser utilizados en el modulo de activos fijos son: Requisición (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada en contabilidad - definición de documentos. Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Contabilidad - definición de documentos y debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Con esta opción se crean las solicitudes de los diferentes departamentos de la empresa para la compra de un activo o bien material. Una vez aprobado este documento en la empresa se realizara la orden de compra a un proveedor especifico, estos documentos anteriores pueden trabajar el cruce de documentos, si se desea. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos Solicitud Interna Elaboración de la Requisición. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Manejo documentos de activos Requisiciones Elaboración de la requisición Al ingresar a la opción Requisiciones el sistema mostrara la siguiente pantalla donde se debe seleccionar el tipo de requisición a utilizar. Una vez seleccionada la requisición el sistema presenta la siguiente pantalla

51 CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la requisición. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, el icono de los binóculos permite consultarlos. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de la posible entrega del activo fijo por parte de nuestro proveedor. Vendedor: Campo informativo Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. RECUERDE. El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el numero de Nit o C.C del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar el icono de los binóculos para consulta. CAMPOS DE TRANSACCIONES Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los códigos que están creados con el icono de los binóculos.

52 Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la requisición. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la parametrización de la requisición. Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizó en el momento de la creación de la requisición Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la requisición. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la requisición. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya solicitado. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

53 RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe grabar con la tecla El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traerá automáticamente el número de la requisición si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

54 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función

55 Mantenimiento De Requisiciones Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del solicitante, Centro de costo, en un determinado numero de requisición. De igual forma, esta opción permitirá borrar o anular todo el documento, para realizar dicho proceso se debe ingresar a la opción. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos Solicitud Interna Modificación de la Requisición. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Manejo documentos de activos Requisiciones Mantenimiento de la requisición Donde se deberá digitar el número de la orden de compra que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en la requisición, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.

56 14.2. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS Con esta opción se busca realizar las solicitudes de compra de activos fijos a los proveedores respectivos indicando el código asociado de requisición (01 Computador) y su respectiva cantidad, La orden de Compra debe estar previamente parametrizada en (Contabilidad - Definición de documentos) debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos - Orden de compra - Elaboración Orden de Compra. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Manejo documentos de activos - Orden de compra de activos Elaboración ordenes de compra

57 Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema pregunta los siguientes campos: RECUERDE. Si en la parametrización de la orden de compra marco la pregunta cruce de documentos y obliga cruce, necesariamente tendrá que llamar el documento de la requisición para poder elaborar la orden de compra. Cuando se desea llamar el documento cruce utilice el icono y el sistema mostrara la siguiente pantalla para seleccionar el doc umento requisición que se desee:

58 Para seleccionar el documento ubíquese con el Mouse encima y clic posteriormente marque la opción FIN SELECCIÓN. De esta manera el sistema tomará toda la información de la requisición y los pasara a la orden de compra, digitando Enter, esto permitirá realizar la modificación que se desee. Cuando no se utilice el cruce de los documentos se deberá registrar cada uno de los campos de la orden de compra así: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono es posible consultarlos. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercancía por parte de nuestro proveedor. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

59 RECUERDE. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el numero de Nit o C.C del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla consulta. Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada con el proveedor. CAMPOS DE TRANSACCIONES Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los códigos que están creados con el icono de los binóculos. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el último valor de compra. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra.

60 Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya solicitado. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje. RECUERDE. Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe grabar con la tecla El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados x cada código de requisición y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traerá automáticamente el número de la orden de compra si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

61 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función

62 Mantenimiento de Órdenes de Compra Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, nit del proveedor, Centro de costo en un determinado numero de requisición. En esta opción permite borrar, modificar o Anular el documento. Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos Procesos- Orden de compra Modificación Orden de compra Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Manejo documentos de activos Orden de compra de activos - Mantenimiento Ordenes de compra

63 14.3 APERTURA DE REGISTRO DE COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos - Registro de compra. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos - Registro de compra El Registro de compras se utiliza para dar el ingreso contable de los diferentes activos fijos que la empresa pueda adquirir. Con el Registro de compras se puede dar el caso que se ingrese un código de Activo que esta en Montaje o en Transito. Si esta en montaje el activo tiene una formulación de sus componentes que también son activos fijos y sufren procesos de ajustes por inflación, que deben ser un mayor valor para el activo en montaje. Si el activo esta en transito, este pudo haber tenido gastos o costos adicionales que igual que el anterior deben ser un mayor valor para el mismo. Permite el cruce con una orden de compra de activos previamente elaborada. Siempre que en la parametrización se haya marcado cruce. Si no cruza con la orden de compras deberá digitar los activos que se requieren. Si cruza debe traer automáticamente los activos grabados en la orden de compras con enter asume los activos. En esta pantalla se permite la búsqueda de órdenes de compra de artículos sin cruzar para lo cual al invocar el icono de consulta de búsqueda de comprobantes se llama la ayuda para tal fin, que fue creada en el punto anterior. El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el catalogo de activos fijos solicitará si corresponde a una compra nueva o a una mejora del mismo

64 Mejora: Si se marca esta opción solicita el número de veces que se adicionan para depreciar. 15. OTROS INFORMES REPORTE POR DEPENDENCIA Ruta Menú Nuevo: Activos Informes y Consultas Parámetros - Informe de activos por centro de costo Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes de Activos Informe Activos por Dependencia Este informe permite generar el listado de los activos fijos asignados por cada centro de costos, para generar este informe se deberá llenar las siguientes preguntas:

65 Rango de Meses: Digite el numero del mes inicio y fin a consultar el informe. Rango de Activos: digite el código del activo desde y hasta el que se desea consultar el informe. Centro de costos: Digite El código del Centro de costos desde y hasta el que se desea generar el informe. Rango de Cuentas: si desea consultar por cuenta digite el código inicial y final de la cuenta. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Centro de Costo Nombre del Centro de Costo Cuenta contable Código del Activo Nombre del activo

66 Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histórico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciación Valor Actual Totales a nivel de las columnas numéricas REPORTE DE ACTIVO DEPRECIABLES COMPLETAMENTE Este informe permite generar el listado de los activos que se encuentran completamente depreciados. Ruta Menú Nuevo: Activos Informes y Consultas Depreciación - Informe activos totalmente depreciados. Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes Activos - Informe activos depreciados completamente. Este informe solicita: Rango de activos: Activos a consultar (desde y hasta) Rango de fechas: Rango de fecha (desde y hasta). Para tomar únicamente los activos que han ingresado en este rango de fechas. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Código del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histórico del activo Valor del Ajuste

67 Valor de la Depreciación Totales a nivel de las columnas numéricas En este listado se deben mostrar únicamente los activos cuya depreciación en veces es cero, ósea están solamente depreciados REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO Este informe permite generar la plantilla para el conteo físico de los activos que se encuentran dentro o fuera de la empresa. Ruta Menú Nuevo: Activos Informes y Consultas Inventario Físico de Activos - Informe Planilla inventario físico Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes Activos - Informe Planilla inventario físico Rango de activos: Solicita un rango de activos a consultas (desde y hasta) Centro de costos: Solicita un rango de Centros de Costo (desde y hasta) Subcentro de costos: Solicita un rango de sub-centros de Costo (desde y hasta), solo si el centro de costos esta marcado con sub-centro Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Centro de costo Nombre del centro de Costo Código del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso Estado del bien (Espacios para llenar a mano)