LICITACIÓN PÚBLICA n. LP DE 2015 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES REPÚBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

Transcripción

1 REPÚBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR 1 OBJETO: Contratar el diseño y la implementación del Programa de Gestión Documental PGD, para la Superintendencia del Subsidio Familiar. BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2015

2 RECOMENDACIONES Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: a) Verificar que no se encuentren incursos en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones, constitucionales y legalmente establecidas para participar en el proceso de selección. b) Examinar rigurosamente el contenido del pliego de condiciones, de los documentos que hacen parte del mismo y de las normas que regulan la contratación administrativa con entidades (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas reglamentarias y complementarias). 2 c) Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben llegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos, en la Ley y en el pliego de condiciones. d) Examinar que las fechas de expedición de los documentos, se encuentren dentro de los plazos exigidos en el pliego de condiciones. e) Suministrar toda la información requerida a través del pliego. f) Analizar en su integridad y detenidamente el contenido del pliego de condiciones, antes de la fecha de la celebración de la audiencia prevista para precisar el contenido y alcance del mismo y de asignación y distribución de riesgos, diligencia que se llevará a cabo por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, para que en ella se formulen de manera clara y precisa las aclaraciones o precisiones que requiera este documento. g) Diligenciar de manera clara y precisa los anexos y formatos contenidos en el pliego. h) Elaborar la oferta técnica y económica de la propuesta con estricto acatamiento de lo dispuesto en el pliego, verificando la integridad y coherencia de los ofrecimientos.

3 CAPÍTULO 1 INFORMACIÓN GENERAL 1.1 OBJETO Contratar el diseño y la implementación del Programa de Gestión Documental PGD, para la Superintendencia del Subsidio Familiar ALCANCE: 3 En desarrollo del objeto del contrato, el contratista deberá: 1. Diseñar e implementar el programa de gestión documental. 2. Elaborar y Aplicar las Tablas de Valoración, y aplicar las Tablas de Retención Documental de la Entidad. 3. Organizar y digitalizar 300 metros lineales de documentos físicos de archivo de la entidad CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR: Diseño e implementación del Programa de Gestión Documental PGD. Para el diseño e implementación del programa de gestión documental PGD, el proponente deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos: 1. Realizar un diagnóstico integral que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad. 2. Identificar los requerimientos de la gestión documental en aspectos: administrativos, económicos, tecnológicos, normativos y gestión del cambio. 3. Formular los procesos de gestión documental, según las etapas, principios, características, requisitos y metadatos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación, con el contexto funcional de la SSF; se deben formular los siguientes procesos: Planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencias, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración Definir las fases de implementación del PGD: Elaboración: Realizar un análisis y contextualizar las estrategias y recomendaciones identificadas en el diagnóstico, para realizarlas como actividades que deberán alinearse con el plan de acción de la SSF. Se deberá presentar un plan de trabajo que contenga un cronograma de tiempos, metas, hitos, actividades, roles y responsabilidades. Ejecución y puesta en marcha: El oferente debe contar con un lugar donde se ejecutarán las tareas de organización del archivo, el cual deberá estar provista por los equipos, insumos y la infraestructura necesaria para ejecutar el contrato. Los costos de logística (bodegaje, transporte embalaje, traslado, ubicación, entre otros), de la documentación, correrá por cuenta del oferente.

4 Elaborar un protocolo de sensibilización y capacitación con el Grupo de Gestión del Talento Humano de la SSF, como mecanismo de apropiación del PGD. Seguimiento: Deberá validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo definido, con el supervisor designado. Establecer un plan de mejora, orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos de gestión documental y prever acciones correctivas, preventivas relacionadas con los cambios significativos de la SSF. De Igual forma deberá definir los programas específicos que la SSF tenga estructurados. 4 La presentación del Programa de Gestión Documental PGD, deberá estar acorde con el Decreto No de 2012 del Archivo General de la Nación, -Capítulo II, artículo 13, donde se definen los elementos mínimos para la presentación. El proponente deberá entregar tanto los manuales de archivo y correspondencia, como el Programa de Gestión Documental PGD de la Entidad, presentarlos ante el Comité Interadministrativo para su aprobación, y deberán estar acorde con la plataforma de Gestión de Trámites y Servicio de la Superintendencia del Subsidio Familiar (GTSS) Elaboración y Aplicación de las Tablas de Valoración Documental En desarrollo de esta actividad el proponente deberá tener en cuenta: 1. En el momento la Entidad cuenta con un inventario documental general de los documentos que se tienen en custodia y a los cuales se va realizar la valoración documental. 2. Deberá presentar un cronograma de trabajo sobre las acciones a realizar con los documentos que se encuentran en custodia como: Metas, objetivos, tiempos, hitos y actividades a desarrollar. 3. Identificar los organigramas en cada etapa de la vida institucional y su evolución de la estructura orgánica de la documentación que va ser objeto de la organización. 4. Realizar la reconstrucción de la historia institucional, donde se identifique las líneas de tiempos de la SSF; cambios, supresiones, fusiones e incorporación de las dependencias, cargos y funciones. 5. Presentar un plan de trabajo archivístico integral que valore el estado en que se encuentren los procesos de identificación, clasificación, ordenación y descripción, que serán las actividades que tendrán que realizarse en el proceso de organización. 6. Presentar un objetivo general y unos objetivos específicos en cuanto al tratamiento integral de la organización y conservación de la documentación. 7. Realizar la identificación de entes productores, dependencias y asuntos para cada etapa establecida. 8. Realizar la clasificación y la correspondiente elaboración de los cuadros de clasificación con base en las gráficas de la historia institucional y sus diferentes estructuras, confrontación de la documentación que se va a organizar con las gráficas de la historia institucional y los actos administrativos que las sustentan.

5 9. Realizar la depuración de copias, duplicados y documentos de apoyo, de igual forma la ordenación de series o asuntos, para cada dependencia de la Entidad, según cada etapa de evolución administrativa. 10. Realizar la descripción o elaboración del inventario. Diligenciar el formato único de inventario documental, teniendo en cuenta etapas o vigencia de cada estructura. 11. Realizar la valoración con base en el inventario de las series o asuntos que se registran en cada una de las dependencias de la entidad Elaborar la propuesta de las Tablas de Valoración Documental para cada etapa de desarrollo institucional. 13. Realizar la organización documental, teniendo en cuenta los procesos archivísticos como: Identificación, clasificación, depuración y ordenación; de igual forma realizar la descripción, y la valoración de la documentación. 14. Presentar la elaboración de la propuesta de las Tabla de Valoración Documental, ante el Comité Interadministrativo de la SSF, sustentada y acompañada de todos los actos administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales y demás normas internas y externas que afecten la producción documental y que determinen su restricción o su disposición final. 15. La aplicación de las Tablas de Valoración Documental será inmediata a la aprobación del comité Interadministrativo de la SSF Organización y digitalización de 300 metros lineales de documentos físicos de archivo de la Entidad. Para la organización de la documentación, el proponente deberá tener en cuenta los siguientes ítems: Ordenación: 1. Se le debe dar la disposición física adecuada y coherente a los documentos principales y sus anexos o soportes en cada expediente, de manera tal, que permita ser testimonio de la gestión y de los trámites que dieron origen a los documentos allí consignados, que refleje la dinámica administrativa que generó dichos documentos en un lapso de tiempo. La ordenación debe facilitar el acceso a los documentos y su información, su ubicación en el expediente como prueba para su estudio o el análisis de su contenido. 2. Cuando se identifique un documento que no hace parte del expediente, éste deberá retirarse del mismo para su posterior ubicación en el expediente que le corresponda. De igual forma, se deberá describir los expedientes que han sido revisados y hacer las actualizaciones cuando no corresponda al expediente. 3. Una vez cumplida la ordenación y se organicen los expedientes se deben foliar, atendiendo lo establecido por el Archivo General de la Nación sobre este tema. 4. Retirar el material adhesivo, metálico y fotocopias que tengan los expedientes, para su posterior digitalización. 5. Realizar un inventario documental de los expedientes, en el formato único de inventario documental FUID, con todos los campos diligenciados.

6 6. Los documentos debidamente revisados y alistados se digitalizarán a una resolución mínima de 300 DPI, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises. 7. El proponente deberá contemplar la infraestructura necesaria de hadware y software para realizar la actividad de la digitalización de los documentos. 8. Realizar el proceso de inventario documental de las imágenes capturadas de los expedientes. 9. Los expedientes completos debidamente digitalizados en el formato estándar establecido y agrupados en archivos por expedientes deben ser almacenados en la plataforma GTSS. El formato de salida para las imágenes será PDF/A OCR, y los documentos digitalizados se realizará con una indexación, mínima de ocho (8) metadatos De los 300 metros lineales, deberá aplicar el protocolo de digitalización con fines probatorios establecido por el AGN al menos al 5% del volumen total, según lo defina la Superintendencia del Subsidio Familiar al inicio del proyecto. 2. PLAZO El proceso de digitalización deberá permitir la visualización óptima de los documentos, las especificaciones técnicas descritas para los documentos legibles y documentos ilegibles se harán según estándar ISO :2008 y el estándar de la Circular 004 de 2010 sobre Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos de COINFO y el Archivo General de la Nación. El plazo de ejecución del contrato se contará a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (suscripción del contrato) y ejecución (registro presupuestal y aprobación de las garantías), sin exceder del 31 de diciembre de PRESUPUESTO OFICIAL Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL El presupuesto oficial estimado para la presente contratación es hasta la suma de SEISCIENTOS SETENTA Y TRES MILLONES DE PESOS ($ ) M/CTE, incluidos todos los costos a que haya lugar. Para atender los gastos de la presente contratación, la Superintendencia cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 7315 del 28 de abril de FORMA DE PAGO: El valor del contrato será pagado de la siguiente forma: 1) Un primer pago correspondiente al 20% del valor del contrato, previa aprobación del Cronograma y Plan de Trabajo, junto con el diagnóstico integral del archivo de la entidad, acompañada de la certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y acreditación del pago de sus obligaciones en Seguridad Social y Pensiones y Parafiscales, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes. 2) Un segundo pago correspondiente al 20% del valor del contrato previa entrega del Diseño y formulación del Programa de Gestión Documental con base al Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación, acompañada de la certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y acreditación del pago de sus obligaciones en Seguridad Social y Pensiones y Parafiscales, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes.

7 3) El tercer pago, correspondiente al 60% del valor del contrato se pagará en mensualidades vencidas, de acuerdo a los productos entregados y al avance descrito en el plan de trabajo, acompañada de la certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y acreditación del pago de sus obligaciones en Seguridad Social y Pensiones y Parafiscales, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes. Requisitos para el Pago: a) El contratista deberá entregar al supervisor del contrato los siguientes soportes: 7 - Informe de actividades correspondiente al período para el que se va a solicitar el pago. - Constancia de encontrarse al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, así: * Persona jurídica: certificación expedida por el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o por el representante legal y el contador público, en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal. * Persona natural: Copia de la planilla de pago a EPS, pensión y Administradora de Riesgos Laborales. b) El supervisor del contrato deberá: - Expedir la certificación de cumplimiento, previa revisión de los documentos indicados en el literal a) anterior y entregar al contratista. - Remitir al Grupo de Gestión Contractual, para que obren en la carpeta del contrato, fotocopia de la certificación de cumplimiento, junto con la relacionados en el literal a), según aplique para cada pago. - Elaborar el acta de liquidación del contrato, si esta se requiere, para tramitar el pago final, y adjuntar el certificado de pagos y saldos expedida por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera. c) Para solicitar el pago, el contratista deberá radicar en el Grupo de Gestión Financiera: - Factura original, si aplica - Fotocopia de la correspondiente certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, junto con el formato de ingreso de los bienes al almacén, cuando se trate de bienes. Nota: La factura deberá cumplir los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y demás normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren. El término para el pago sólo podrá contarse desde el momento en que los documentos que soportan dicho pago estén completos y correctamente elaborados. Las demoras que se presenten en los pagos, por causas imputables al contratista, serán responsabilidad del contratista. d) Programación del pago en el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC - El Grupo de Gestión Financiera programará el pago en el P.A.C., de acuerdo con el calendario fijado para cada vigencia, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El PAC se programará con las cuentas que hayan sido radicadas hasta el último día hábil de cada mes.

8 - Pago: el pago se realizará dentro del mes siguiente al de su programación en el PAC. El comprobante de la realización del pago, debe ser remitida al Grupo de Gestión Contractual para que obre en la carpeta del contrato. 4. FUNDAMENTO JURÍDICO DEL PROCESO DE SELECCIÓN Al presente proceso de contratación le son aplicables la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública), la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y las demás normas concordantes y complementarias sobre la materia. 8 Así mismo, se aplicará lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, que establece que la "Selección es objetiva cuando la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés, y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación. 2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello [...] La modalidad de selección es Licitación Pública, sustentada en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el Artículo 2 Numeral 1º de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 38 y ss del Decreto 1510 de 2013 y normas concordantes. Conforme a la complejidad, condiciones, características técnicas y resultados esperados del objeto a contratar, la modalidad antes descrita desarrolla cada uno de los principios de la selección objetiva para la mejor escogencia del contratista. La Superintendencia del Subsidio Familiar atenderá los principios consagrados en la Ley 80 de 1993, los de la Función Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), en la Ley 489 de 1998, las disposiciones del Código Civil y de Comercio que le sean aplicables. Adicionalmente, adopta como principios particulares del presente proceso de selección la calidad, planeación y responsabilidad integral DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN a. Análisis del sector b. Estudios previos c. Proyecto del pliego de condiciones d. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones, si las hubiere e. Respuestas a las observaciones presentadas al proyecto del pliego de condiciones.

9 f. Acto de apertura del proceso de selección g. Pliego de condiciones definitivo h. Propuestas presentadas i. Informe de evaluación j. Observaciones al informe de evaluación k. Respuestas a las observaciones al informe de evaluación l. Informe de evaluación definitivo m. Acta de audiencia de adjudicación n. Resolución de adjudicación ESTUDIOS PREVIOS Los estudios previos y los documentos que soportan el proceso de selección, pueden ser consultados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, a través del Portal Único de Contratación, cuyo sitio web es: HOY y/o en la Secretaría General de la Superintendencia del Subsidio Familiar ubicada en el piso 5 de la Calle 45 A No Bogotá. 6. PRÓRROGA El plazo del proceso de selección, podrá ser prorrogado atendiendo lo dispuesto en los artículos 25 del Decreto 1510 de 2013 siempre y cuando la administración lo considere conveniente en los términos de la ley. 7. COMITÉ EVALUADOR De conformidad con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 que estipula "DEL DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA" y el artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, LA SUPERINTENDENCIA conformará el comité evaluador, el cual verificará, evaluará y calificará las ofertas presentadas conforme a los criterios establecidos en el presente pliego de condiciones. 8. PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN De conformidad con lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993, LA SUPERINTENDENCIA, convoca a las veedurías ciudadanas para que ejerzan vigilancia y control ciudadano sobre el presente proceso público y el contrato que él se desprenda OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Las observaciones deberán ser presentadas durante el término y lugar establecidos en el Cronograma y Trámite del Proceso consignado en el presente documento. La Superintendencia podrá acoger las sugerencias y/o observaciones presentadas por los oferentes al pliego de condiciones y publicará las respectivas respuestas en el lugar establecido en el cronograma antes mencionado. 9. RECIPROCIDAD Para efectos de la asignación de puntaje por el factor protección a la industria nacional, a efectos de lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 20 de la Ley 80 de 1993 y el parágrafo del artículo 1º de la Ley 816 de 2003 modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019 de 2012, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos de origen extranjero en procesos de selección nacionales, siempre que cumplan con alguna de estas condiciones:

10 A) Que Colombia haya negociado trato nacional en materia de compras estatales con dicho país, o B) Que en el país del proponente extranjero, con el que no se hubiere negociado trato nacional, las ofertas de bienes y servicios colombianas, reciban el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. La acreditación del trato nacional otorgado a bienes y servicios nacionales en países con los cuales Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras públicas se realizará mediante certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual contendrá lo siguiente: 10 (i) (ii) (iii) (iv) (v) Lugar y fecha de expedición de la certificación; Número y fecha del tratado; Objeto del tratado; Vigencia del tratado, Proceso de selección al cual va dirigido. En ausencia de negociación de trato nacional, la certificación deberá indicar si existe trato nacional en virtud del principio de reciprocidad. En el último caso, el Ministerio de Relaciones Exteriores solicitará la publicación en el SECOP de las certificaciones referidas y de mantener dicha información actualizada coordinadamente con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente. Artículo 150 del Decreto 1510 de 2013: existencia de trato nacional: La entidad estatal debe conceder trato nacional a: (a) Los oferentes, bienes y servicios provenientes de estados con los cuales Colombia tenga acuerdos comerciales, en los términos establecidos en tales acuerdos comerciales; (b) A los bienes y servicios provenientes de estados con los cuales no exista un acuerdo comercial pero respecto de los cuales el gobierno nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho estado; y (c) A los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia. El Ministerio de Relaciones Exteriores debe expedir el certificado por medio del cual se acredite la situación mencionada en el literal (b) anterior en relación con un estado en particular, lo cual no es requerido para acreditar las situaciones a las que se refieren los literales (a) y (c) anteriores. Para constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional en un Estado, el Ministerio de Relaciones Exteriores debe revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública del respectivo Estado para lo cual puede solicitar el apoyo técnico del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y de Colombia Compra Eficiente, dentro de sus competencias legales. Los certificados para acreditar la condición a la que se refiere el literal (b) anterior deben ser publicados en la forma y oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. La vigencia de los certificados será de dos años contados a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o Colombia Compra Eficiente soliciten al

11 Ministerio de Relaciones Exteriores su revisión con ocasión de la expedición de nueva normativa en el Estado sobre el cual se expide el certificado. Colombia Compra Eficiente puede determinar vía circular la forma como el Ministerio de Relaciones Exteriores debe constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional y de revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública para la expedición del certificado. 10. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos otorgados en el extranjero que no estén en idioma castellano deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 251, del Código General del Proceso y 480 del Código de Comercio Colombiano y en la Resolución 4300 del 24 de julio de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o con el requisito de la apostille contemplado en la Ley 455 de 1998, según sea el caso, siempre que de conformidad con dichas disposiciones así se requiera. 11 CONSULARIZACIÓN (Documentos privados) De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el Cónsul colombiano o a falta de éste por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en los convenios internacionales sobre el régimen de poderes. Tratándose de sociedades, de conformidad con el citado artículo, al autenticar los documentos referidos, los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país (art. 65 C.P.C.). Surtido este trámite estos documentos deberán ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Oficina de legalizaciones, Av. 19 No Edificio TORRE 100, interior 2, Bogotá, D.C.) para la correspondiente legalización de la firma del Cónsul y demás pertinentes. APOSTILLA (Documentos Públicos) Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización señalado en este numeral, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, aprobada por la Ley 455 de En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Lo documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Español proveniente de países signatarios de la Convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual podrá ser oficial en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso o efectuada por traductor o intérprete no oficial pero cumpliendo el trámite del Apostille. Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español y que provengan de países NO signatarios de la Convención de La Haya deberán presentarse acompañados de una traducción oficial a este idioma, en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso. Nota: En el evento en que los documentos otorgados en el exterior que no cumplan con lo señalado en el presente numeral, no serán tenidos en cuenta. CONVALIDACIÓN DE TÍTULOS En ejercicio de lo señalado en el Artículo 26 de la Constitución Política de Colombia, el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes de Colombia Compra Eficiente, en los procesos de contratación, los proponentes que presenten dentro de su equipo de trabajo personas que hayan

12 cursado carreras profesionales o postgrados en el exterior, deberán presentar los títulos debidamente convalidados de acuerdo con lo establecido en la Resolución 5547 de NOTA 1: De conformidad con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 842 de 2003, podrán ser matriculados en el Registro Profesional de Ingenieros y obtener tarjeta profesional, para poder ejercer la profesión en el territorio nacional, quienes hayan obtenido el título académico de Ingeniero en cualquiera de sus ramas, otorgado por Instituciones de Educación Superior que funcionen en países con los cuales Colombia haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de títulos, situación que debe ser avalada por el ICFES o por el organismo que se determine para tal efecto. Así mismo, quienes hayan adquirido el título académico de Ingeniero en cualquiera de sus ramas, otorgado por Instituciones de Educación Superior que funcionen en países con los cuales Colombia no haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de títulos; siempre y cuando hayan obtenido la homologación o convalidación del título académico ante las autoridades competentes, conforme con las normas vigentes sobre la materia. 12 NOTA 2: Los títulos académicos de postgrado de los profesionales matriculados no serán susceptibles de inscripción en el registro profesional de ingeniería, por lo tanto, cuando se necesite acreditar tal calidad, bastará con la presentación del título de postgrado respectivo, debidamente otorgado por universidad o institución autorizada por el Estado para tal efecto. Si el título de postgrado fue otorgado en el exterior, solo se aceptará debidamente consularizado o apostillado de acuerdo con las normas que rigen la materia. NOTA 3: De acuerdo con lo señalado en el artículo 23 de la Ley 842 de 2003, quien ostente el título académico de ingeniero o de profesión auxiliar afín de las profesiones aquí reglamentadas, esté domiciliado en el exterior y pretenda vincularse bajo cualquier modalidad contractual para ejercer temporalmente la profesión en el territorio nacional, deberá obtener del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, COPNIA, un permiso temporal para ejercer sin matrícula, según el caso, el cual tendrá validez por un año. En este evento, únicamente para estas personas no será obligatorio presentar la convalidación de los títulos obtenidos en el exterior. NOTA 4: Todos los títulos obtenidos en el extranjero deberán ser convalidados ante el Ministerio de Educación Nacional, toda vez que de conformidad con lo señalado en la Guía Práctica para la Convalidación de Títulos Profesionales en Colombia publicada en la página WEB del Ministerio de Educación Nacional, La existencia de convenios internacionales no exonera al interesado del trámite correspondiente. Así mismo, la Resolución 5547 del 1 de diciembre de 2005, señala en el Capítulo II DE LOS CRITERIOS APLICABLES PARA LA CONVALIDACIÓN DE TÍTULOS, que para efectos de la convalidación de títulos de pregrado y de postgrado se deberá hacer una evaluación de la información y en su orden verificar cuál de los siguientes criterios se aplica para de esta forma proceder al trámite correspondiente: CONVENIO DE RECONOCIMIENTO DE TÍTULOS: Si el título procede de alguno de los países con los cuales el Estado colombiano ha ratificado convenios de convalidación de títulos, éstos serán convalidados en un término no mayor a dos (2) meses contados a partir del recibo en debida forma de la documentación requerida. NOTA 5: En el evento en que los documentos otorgados en el exterior que no cumplan con lo señalado en el presente numeral, no serán tenidos en cuenta, y si son de aquellos aportados para obtener puntaje, no podrán ser reemplazados, por lo que para el ítem presentado tendrá cero (0) puntos. 11. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Toda persona que conozca casos de corrupción con ocasión del proceso, debe reportar el hecho al Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción a los números telefónicos: (1) , (1) , (1) ; vía fax al número telefónico: (1) ; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: o (1) ; correo electrónico, en la

13 dirección: al sitio de denuncias del programa, en la página web: correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8ª Nº 7 27 Bogotá D.C PACTO DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD. El oferente que resulte favorecido con la adjudicación, se compromete a suscribir el pacto de transparencia e integridad consignado en el capítulo 8 del presente pliego CONVOCATORIAS A VEEDURÍAS 13 En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 66 de la Ley 80 de 1993, la SUPERINTENDENCIA convoca a las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, interesadas en realizar el control social al presente proceso de contratación, para que de considerar pertinente formulen sus recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios, quienes podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso, en las etapas precontractual, contractual y pos contractual. 12. CONVOCATORIA MIPYMES De conformidad con lo dispuesto en el artículo 152 del Decreto 1510 de 2013, se informa a las MIPYMES, que el presente proceso NO se enmarca dentro de la cuantía establecida en las normas antes citadas, para limitar su participación, por cuanto, el presupuesto asignado supera los USD , establecido por la norma para limitar la participación exclusivamente a Mipymes 13. SOBRE LAS COMUNICACIONES LA SUPERINTENDENCIA, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 1º del parágrafo 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el numeral 2º del artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 y con el fin de facilitar la comunicación con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso de selección, ha dispuesto la dirección electrónica contratos@ssf.gov.co a través de la cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones. Así mismo, se podrán consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación así como en la sede administrativa de la Superintendencia ubicada en la Calle 45 A No de Bogotá, D.C., Grupo de Gestión Contractual, en donde siempre estará disponible toda la información del proceso para los oferentes, a fin de garantizar la transparencia del mismo. En cuanto a las aclaraciones y envío de documentos requeridos con ocasión de la verificación y evaluación de las propuestas, sólo serán tenidas en cuenta aquellas que se entreguen en tiempo, identifiquen el proceso de selección al que se refieren, indiquen el nombre y firma de la persona natural y/o del representante legal de la persona jurídica que la remite, indiquen la dirección física, fax y de correo electrónico del remitente y dirigidas al Grupo de Gestión Contractual o se remitan a la dirección física o de internet indicadas anteriormente. La SUPERINTENDENCIA, por su parte, enviará la correspondencia a las direcciones, números de fax o correos electrónicos registrados por los interesados o proponentes y las publicará en el SECOP. Las horas señaladas en el presente pliego de condiciones para la expedición de documentos por parte de la Superintendencia y/o para la recepción de aquellos que deben ser presentados por los interesados o proponentes, se sujetarán a la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los términos fijados en el presente pliego de condiciones, se entenderán en días y horas hábiles, salvo que se indique textualmente que son calendario.

14 Entiéndase por hora hábil, la comprendida entre las 08:00 A.M. hasta las 05:00 P.M. de lunes a viernes, excepto festivos, por lo tanto, cualquier comunicación, documento, etc., recibido o radicado en un horario posterior, se tendrá como recibido en el día hábil siguiente. Las comunicaciones por medio electrónico podrán remitirse durante el término del día, salvo que este pliego indique lo contrario para la respectiva actuación. La SUPERINTENDENCIA atenderá oportunamente todas las peticiones que se reciban según lo establecido en este pliego de condiciones. La correspondencia entregada en oficina, dependencia de la entidad o cualquier otra dirección de correo diferentes a las señaladas anteriormente, no será considerada para efectos del presente proceso, a menos que se radique en el Grupo de Gestión Contractual dentro de los términos señalados para la etapa o trámite respectivo, por consiguiente será responsabilidad de los interesados y proponentes verificar que la dirección o lugar sean los indicados en el presente pliego de condiciones. Ninguna aclaración verbal por parte de personal de la Superintendencia podrá afectar el alcance y condiciones del pliego de condiciones y sus adendas si las hubiere. Para estos efectos sólo se tendrán como válidas las comunicaciones escritas por parte de los funcionarios competentes INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES O CONFLICTO DE INTERESES PARA PROPONER Y/O CONTRATAR. Los proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones o conflicto de intereses consagrados en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, artículo 40 de la Ley 734 de 2002, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, en el artículo 29 del Decreto 1510 de 2013 y en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad en un proponente sobrevenga dentro del proceso de selección o durante la ejecución del contrato o sobre alguno de los miembros de un consorcio o unión temporal, se dará aplicación al artículo 9 de la Ley 80 de 1993 y normas concordantes y complementarias. Acerca de las excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades, se observarán las indicadas en el artículo 10 de la Ley 80 de 1993 y disposiciones concordantes y complementarias. La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta. Igualmente, los interesados en participar en este proceso deberán tener en cuenta el contenido del artículo 5o. de la Ley 828 de 2003 "Sanciones Administrativas", en cuyo tercer inciso se establece: "El no pago de las multas aquí señaladas inhabilitará a la persona natural o jurídica para contratar con el Estado mientras persista tal deuda, salvo que se trate de procesos concursales y existan acuerdos de pago según la Ley 550 de 1999". El proponente o cada uno de sus integrantes, cuando el mismo sea un consorcio o una unión temporal, no deben estar relacionado(s) en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la Republica, a no ser que se acredite la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pago. El proponente deberá efectuar la manifestación en tal sentido en la carta de presentación de la propuesta por lo tanto, La manifestación se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta. 15. ASIGNACIÓN DE RIESGOS De acuerdo con las disposiciones del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y de los artículos 3, 15, 17 y el numeral 2 del artículo 159 del Decreto 1510 de 2013 y con base en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente, la Superintendencia

15 procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos de la presente contratación. Seguidamente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos. En el siguiente cuadro se incluye la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: n. 1 2 Clase Especifico Especifico Fuente Externa Externa Etapa Ejecución Ejecución Tipo Operacional Operacional Descripción Consecuencia de la ocurrencia del evento No cumplir con las obligaciones establecidas en el contrato No desarrollar el proyecto de acuerdo a lo establecido. Falta de personal en el momento de requerirse un reemplazo 1. Falta de calidad y oportunidad en el servicio. Sanciones legales Probabilidad 2 2 Impacto 3 3 Valoración 5 5 Categoría Riesgo medio Riesgo medio A quién se le asigna? Contratista Contratista y Supervisor del contrato Tratamiento / Control a ser implementado Seguimiento del supervisor del contrato Solicitar al contratista personal para dicha eventualidad Impacto después Probabilidad 1 1 del tratamiento Impacto 2 2 Valoración 3 3 Categoría Riesgo bajo Riesgo bajo Afecta la ejecución del contrato? SI SI Responsable de implementar el tratamiento Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamiento Monitoreo y Cómo se realiza revisión el monitoreo? Supervisor del contrato Inicio del contrato. Al finalizar el contrato. Filtros establecidos por el Supervisor del contrato con el apoyo del Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y documental Supervisor del contrato Inicio del contrato. Al finalizar el contrato. Dejar establecido los reemplazos Periodicidad Cada mes Cada vez que se requiera el servicio APLICACIÓN DE LOS ACUERDOS INTERNACIONALES En cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 148 y 149 del Decreto 1510 de 2013 y en atención al Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, expedido por

16 Colombia Compra Eficiente, 1, para la presente contratación aplican los siguientes tratados de Libre Comercio: DENOMINACION DEL TRATADO APLICACIÓN SI NO 16 TLC COLOMBIA CHILE TLC COLOMBIA EL SALVADOR, GUATEMALA Y HONDURAS TLC MÉXICO TLC LIECHTNSTEIN Y SUIZA TLC UNION EUROPEA TLC CANADA TLC ESTADOS UNIDOS X X x x x x x COMUNIDAD ANDINA DE NACIONES x x 1 Ver manual en Colombia compra eficiente y adecuar según aplique o n o a los diferentes tratados allí indicados.

17 CAPÍTULO CRONOGRAMA Y TRÁMITE DEL PROCESO ACTIVIDAD FECHA LUGAR Publicación del Primer Aviso de Convocatoria Pública, Estudios Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones y Recepción de las observaciones al proyecto de pliegos Publicación del Segundo Aviso de Convocatoria APERTURA DEL PROCESO: Publicación de la Resolución de Apertura de la Licitación, publicación de pliegos definitivos y de las respuesta a las observaciones recibidas al proyecto de pliegos de condiciones. Desde el 27 de mayo al 10 de junio de Páginas Web de la Entidad y SECOP: 02 de junio de 2015 Páginas Web de la Entidad y SECOP: 16 de junio de 2015 Página SECOP: 17 Audiencia pública de aclaración de pliegos y de fijación de riesgos 19 de junio de 2015 a partir de las 09:00 A M Grupo de Gestión Contractual y Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la SUPERINTENDENCIA Calle 45 A No. 9-46, Bogotá Respuesta a las observaciones y fecha límite para expedición de adendas. Cierre del proceso y recepción de propuestas Evaluación de propuestas y conformación de lista de oferentes habilitados. Publicación informe de evaluación de propuestas y lista de oferentes habilitados 24 de junio de 2015 Páginas Web de la Entidad y SECOP: 30 de junio de 2015 Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la SUPERINTENDENCIA Calle 45 A No. 9-46, primer piso, Bogotá. Del 01 al 03 de julio de de julio de 2015 Página SECOP:

18 ACTIVIDAD FECHA LUGAR Término para que los proponentes subsanen la no presentación de documentos y/o ausencia de requisitos habilitantes, establecidos en el informe de evaluación de propuestas, así como para la recepción de observaciones a dicho informe. Del 06 al 10 de julio de 2015 MAIL: contratos@ssf.gov.co o presentación física en el Grupo de Gestión Contractual de la SUPERINTENDENCIA Calle 45 A No. 9-46, Bogotá 18 Publicación de observaciones recibidas al informe de evaluación de propuestas y las correspondientes respuestas, así como publicación del informe final de evaluación de propuestas con la respectiva lista definitiva de oferentes habilitados y su orden de elegibilidad. 14 de julio de 2015 Páginas Web de la Entidad y SECOP: Audiencia Pública de Adjudicación 15 de julio de 2015 a las 09: A M En el Auditorio de la SUPERINTENDENCIA Calle 45 A No. 9-46, primer piso Bogotá. Suscripción del Contrato Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación. Grupo de Gestión Contractual, de la SUPERINTENDENCIA, Calle 45 A No. 9-46, Bogotá AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA De conformidad con lo dispuesto por el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, la SUPERINTENDENCIA publicará en la página web de la Superintendencia y en el SECOP: el aviso de convocatoria del proceso de selección, con sus particularidades EXPEDICIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN El ordenador del gasto expedirá el acto administrativo que ordena la apertura del proceso, el cual debe contener toda la información indicada en el artículo 24 del Decreto 1510 de PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA De conformidad con lo señalado por el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el pliego de condiciones definitivo se publicará en la página web del SECOP: al momento de la apertura del proceso de selección OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Y RESPUESTAS Las observaciones deberán ser presentadas en el lugar y dentro del término y lugar establecidos en el cronograma y trámite del proceso.

19 La Superintendencia dará respuesta a las observaciones dentro del plazo indicado en el cronograma del proceso y la publicará en el lugar allí señalado MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Dentro del término establecido y en el lugar indicado en el cronograma del proceso, la Superintendencia, de conformidad con lo señalado en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, podrá expedir Adendas, mediante las cuales podrá modificar el pliego de condiciones. Los oferentes deberán estar atentos a los documentos que se expidan en el presente proceso de selección y todos los demás que hagan parte del mismo e informarse de todas las circunstancias que puedan afectar en alguna forma el objeto, el valor o el plazo requerido para su cumplimiento. 19 Todas las adendas que publique la SUPERINTENDENCIA en relación con el pliego de condiciones, pasarán a formar parte integrante del proceso y serán de obligatorio cumplimiento por parte de los proponentes. El pliego y las adendas deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada de lo que se indica en su contexto general. Ninguna aclaración verbal podrá afectar el pliego de condiciones ni sus adendas y no se atenderán solicitudes por fuera del término establecido, ni se absolverán consultas efectuadas telefónicamente o en forma personal RECEPCIÓN DE OFERTAS, CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE PROPUESTAS Las ofertas serán entregadas en el lugar y plazo indicado en el cronograma del proceso de contratación, el día y hora señalados para el cierre del proceso. En acto público se abrirán los sobres que contienen las propuestas que se llegaren a presentar. En caso de requerirse, la Superintendencia consultara en la página oficial de la Superintendencia de Industria y Comercio, o en su defecto en la línea telefónica 117, la hora legal colombiana, para verificar la hora máxima permitida para la recepción de las ofertas. Las propuestas presentadas en un lugar diferente o en día y hora posterior, a los establecidos en el cronograma del presente proceso, no serán tenidas en cuenta y serán devueltas a los proponentes por correo certificado, en caso de que estos no estén presentes. De las devoluciones de propuestas se dejará constancia en el acta de cierre del proceso y apertura de ofertas. En el acta de cierre del proceso y apertura de ofertas, que se suscribirá por los funcionarios que participen en la sesión, se consignará por lo menos la siguiente información de cada oferta: - Nombre del oferente. - Número de folios de la oferta. - Datos básicos de la garantía de seriedad de la oferta ( aseguradora, número de póliza y vigencia) - Valor de la propuesta En el evento que la propuesta se encuentre sin foliar, la entidad procederá a foliarla, dejando constancia de esta circunstancia en la respectiva acta COMITÉ EVALUADOR De conformidad con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 que estipula del deber de selección objetiva y el artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, la Superintendencia conformará un comité evaluador, el cual verificará, evaluará y calificará las ofertas presentadas conforme a los criterios establecidos en el pliego de condiciones definitivo de condiciones y sus adendas si las hay.

20 2.9. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS El comité evaluador realizará la verificación, habilitación y evaluación de las ofertas dentro del término establecido en el cronograma. El informe de evaluación, que será publicado en el lugar y fecha señalados en el cronograma del proceso, indicará los proponentes habilitados y los no habilitados, así como el orden de elegibilidad de los mismos que le dará la puntuación arrojada en la evaluación y señalara los requisitos subsanables. El comité evaluador se reserva el derecho de verificar la veracidad de la información suministrada por los proponentes en sus ofertas PRECIOS ARTIFICIALMENTE BAJOS Si de acuerdo con la información obtenida por la Superintendencia en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Superintendencia debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas. Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Superintendencia tuvo dudas sobre su valor, responde a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si este es adjudicado a tal oferente, la Superintendencia debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación de ofertas TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y TÉRMINO PARA SUBSANAR En la fecha y lugar establecidos en el cronograma del proceso, la entidad publicará el informe de evaluación de las propuestas. Los proponentes, dentro del plazo y lugar establecidos en dicho cronograma, podrán presentar observaciones al informe de evaluación de las ofertas, así como los documentos faltantes o que requieren ser subsanados para habilitarse. Los oferentes no podrán subsanar los documentos exigidos como factor de calificación, es decir, los utilizados para la asignación de puntaje. Según lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el cual establece: Parágrafo 1. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización ADJUDICACIÓN Una vez conformado el orden de elegibilidad definitivo o resuelto el desempate cuando ello aplique, la Superintendencia dará a conocer el orden de calificación de las propuestas mediante acto administrativo motivado. La publicación del acto de adjudicación se realizara en la fecha y lugar señalados en el cronograma del proceso. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, artículo 77, parágrafo 1º, en concordancia con la Ley 1150 de 2007, artículo 9, el acto de adjudicación es irrevocable, obliga a la entidad y al adjudicatario y no tendrá recursos por la vía gubernativa. Su impugnación procede mediante el ejercicio de las acciones judiciales que correspondan.